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INSTRUCTIVO PARA REALIZAR AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTION

CONOCIMIENTO DE LAS OPERACIONES Y


ACTIVIDADES DE LA EMPRESA.

ANALISIS PRELIMINAR DE LA EMPRESA.

ELABORACION DEL PLAN DE AUDITORIA.

APLICACIN

DEL

PROGRAMA

FASE DE
EJECUCION

FASE DE
INFORME

DE

AUDITORIA.

FASE DE
PLANEAMIENTO

APLICACIN DE PRUEBAS Y OBTENCION


DE EVIDENCIAS DE AUDITORIA.

FORMULACION

DEL

INFORME

DE

AUDITORIA.

SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS


ADOPTADAS.

CONTENIDO DEL PLAN DE AUDITORIA


I.

II.
III.
IV.
V.

VI.

DATOS GENERALES DE LA EMPRESA


Antecedentes
Organigrama
iii.
Misin
OBJETIVO (De la Auditoria)
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
PROGRAMACION (GRAFICO DE GANTT)
METODO DE INVESTIGACION, (PARA OBTENER
i.
ii.

EVIDENCIAS Y REALIZAR
PRUEBAS DE VLIDEZ, SE DEBE APLICAR TECNICAS DE INVESTIGACIN QUE PERMITA
SUSTENTAR LA AUDITORIA).

AUDITORA ADMINISTRATIVA
i. Planeacin
ii. Organizacin.
iii. Integracin
iv. Direccin.
v. Control.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
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VII.

INFORME

1. DATA

:( CONSIGNAR FECHA EN LA QUE SE EMITE EL INFORME).

2. NOMBRE Y NMERO DEL DOCUMENTO: EJEM. (INFORME N 0025-2011/OAI)


3. DESTINATARIO

: (NOMBRE Y CARGO DE LA AUTORIDAD A QUIEN SE


DIRIGE EL INFORME: EJEMPLO: (LIC. XXXXXX GERENTE GENERAL EMPRESA DE SERVICIOS
EMPRESARIALES S.A. PRESIDENTE EJECUTIVO; EN LAS ENTIDADES PUBLICAS ES DIRIGIDO AL TITULAR
DE LA ENTIDAD)

4. INTRODUCCION: (BREVE COMENTARIO SOBRE LA FINALIDAD DE LA AUDITORIA).


5. ANALISIS

Planeacin
Hallazgos
Causas
Recomendaciones
Organizacin.
Hallazgos
Causas
Recomendaciones
Integracin
Hallazgos
Causas
Recomendaciones
Direccin.
Hallazgos
Causas
Recomendaciones
Control
Hallazgos
Causas
Recomendaciones
I. CONCLUSIONES

ALCANCES PARA LA EJECUCION DEL TRABAJO DE


AUDITORIA
PROCEDIMIENTOS
La auditora de gestin consiste en las revisiones y evaluacin de dos elementos
mayores de la administracin:

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POLTICA DE LA EMPRESA. Determinacin de la existencia, lo adecuado y


comprensivo de la poltica as como el significado de sus instructivos como
elementos de control en reas funcionales. Valorizacin de los efectos de la
ausencia de polticas; o recomendaciones para la adopcin o modificacin de
los instructivos formalizados.

CONTROLES ADMINISTRATIVOS. Determinacin de la existencia, y lo


adecuado de controles administrativos u operacionales como tales, y como
respaldo a los objetivos de productividad de la gerencia; el grado de
cumplimiento en las reas de funcionabilidad mayor; y la coordinacin de
controles de operacin con los instructivos de la poltica de la empresa.
evaluacin

administrativos

de los efectos de la ejecucin de controles


u

operacionales

en

reas

significativas,

recomendaciones para la adopcin o modificacin de tales controles.


la

ndole y funcin de los controles administrativos u

operacionales, por lo tanto, para el efectivo control administrativo son


fundamentales, ellos representan procedimientos, rutinas, y otros
requisitos obligatorios, o lineamientos especficos, que indican cmo y
por qu medio debe de ejercerse o canalizarse la auditora operativa.
Tambin puede tomar la forma de documentos o informe que acten
como controles de s mismos, o que estn diseados como medida de la
efectividad como funcionan otros controles operacionales.
desde un punto de vista funcional, son los medios de implantar los

objetivos de polticas de una empresa.


a la inversa, la ausencia de instructivos de poltica vital, o de

controles operacionales efectivos en reas funcionales significativas


puede ejercer un enorme efecto adverso en la productividad global.
al iniciar una auditora de gestin, el auditor prepara datos

importantes que le sirven como antecedentes respecto al cliente, entre


los cuales se tiene las utilidades histricas, recuperacin sobre
inversin, clases de productos usuales de distribucin, caractersticas
mercantiles inusitadas en el ramo del mercado, el volumen aproximado
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de ventas anuales, el activo y la influencia de pedidos a la orden o


contratos para la diferencia sobre la planeacin y operaciones
generales.
Estos datos pueden suplir con inspecciones a las plantas y otros
servicios, a fin de evaluar las condiciones fsicas, y localizar indicios de
posibles reas de problemas.
el auditor tambin puede aplicar tcnicas de anlisis financiero

para estadsticas de operacin, que tambin puede sugerir reas de


problemas,

condiciones

que

influencian

una

recuperacin

desfavorable sobre la inversin, o estadstica de operacin adversa.


CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.-

ACTIVIDADES PARA AUDITAR

TIEMPO

MES DE

MES DE MARZO

FEBRERO
23

26

28

DETERMINACION

DE

LA

ESTIMADO

EMPRESA QUE SE AUDITARA

REAL

PLAN

ESTIMADO

DE

ADMINISTRATIVA

AUDITORIA
Y

DATOS

REAL

EVALUACION

PREPARACION PARA LA AUDITORIA

GENERALES
ELABORACION DE MATERIAL

ESTIMADO

DE EVALUACION

REAL

APLICACIN
CUESTIONARIOS

DE

ESTIMADO
REAL

PLANEACION,
ORGANIZACIN

NOTA: 14 Y 21 DE MARZO, REVISION DE AVANCES DE ACUERDO A


CRONOGRAMA

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RESPONSABLES

ACTIVIDADES PARA AUDITAR

TIEMPO

MES DE ABRIL
4

11

13

18

RESPONSABLES
25

30

APLICACIN DE CUESTIONARIOS
DIRECCION Y CONTROL

ESTIMADO
REAL
ESTIMADO

ANLISIS DE LA INFORMACIN

REAL

PREPARACION DEL INFORME DETERMINACION DE HECHOS


REDACCION

DE

RECOMENDACIONES E INFORME

ESTIMADO
REAL

FINAL
PRESENTACION DE INFORME DE
AUDITORIA

ESTIMADO

TODOS

REAL

GRUPOS

A.

ACTIVIDADES

TIEMPO

MES DE MAYO
2

11

14

RESPONSABLES
24

EXPOSICIONES
GRUPOS 1 Y 2

GRUPOS 3 Y 4

GRUPOS 5 Y 6

A.

GRUPOS 7 Y 8
GRUPOS 9 Y 10
EVALUACION IV UNIDAD

LOS INSTRUMENTOS A UTILIZAR SON:


INTRUMENTO
S
PARA
INVESTIGAR

LOS

EL CUESTIONARIO.

LA ENTREVISTA.

LA OBSERVACION DIRECTA.

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SE DEBE RECOPILAR INFORMACION DE LOS ANTECEDENTES


COMO DATOS VINCULADOS A LA SITUACION ACTUAL, ENTRE
LOS ANTECEDENTES TENEMOS:

DATOS QUE
SE PRECISAN
RECOPILAR

REQUISITOS
PARA LA
RECOPILACION

ANALISIS DE
LA
INFORMACION

ASPECTOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS.

AUDITORIAS, CONTROLES O ESTUDIOS REALIZADOS ANTES.

RESULTADOS OBTENIDOS POR SU APLICACION.

CON RELACION A LA SITUACION ACTUAL

OBJETIVOS METAS DEL AREA AUDITADA

FUNCIONES DEL AREA AUDITADA

NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD.

PROCEDIMIENTOS QUE SE EFECTUAN.

FUNCIONES O ACTIVIDADES DE CADA CARGO.

LA INFORMACION DEBE SER PRECISA.

EVITAR INFORMACION INSUFICIENTE, INCONSISTENTE U


OBSOLETA QUE CONLLEVE AL AUDITOR A EFECTUAR UN
ANALISIS SIN FUNDAMENTO ORIGINANDO CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES INCORRECTAS.

LA INFORMACION DEBE SER REVISADA Y VALIDADA POR EL


AUDITOR MEDIANTE CRUCES CON OTRA INFORMACION QUE
HAYA PODIDO OBTENER.

CUANDO SE ENCUENTRE INFORMACION CONTRADICTORIA


EL AUDITOR DEBERA PROFUNDIZAR LA INVESTIGACION

LA INFORMACION RECOPILADA DEBE SOMETERSE A UN


ANALISIS O EXAMEN CRTICO QUE PERMITA DESCUBRIR LAS
DEFICIENCIAS E INEFICACIAS, POR LO TANTO DEBILIDADES
DENTRO DE LA ORGANIZACION.

LAS
DEFICIENCIAS
OPERACIONAL.

LAS INEFICACIAS CORRESPONDEN AL AMBITO DE LOS

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CORRESPONDEN

AL

AMBITO

SE DETECTAN POR:
DEFICIENCIAS

DEMORAS.

DESPERDICIOS.

ERRORES OPERATIVOS.

DESPILFARROS.

SE DETECTAN POR:

INEFICACIAS

DECISIONES LENTAS.

DECISIONES INADECUADAS.

REITERACION DE CONTROLES.

INCUMPLIMIENTO DE POLITICAS.

SIN EMBARGO INDEPENDIENTEMENTE DE ESTAS RESPONSABILIDADES


ADMINISTRATIVAS, EL AUDITOR PUEDE DETECTAR INDICIOS O PRUEBAS QUE
INCIDEN EN LA COMISION DE DELITOS COMO SON:
1. SUSTRACCIONES.
2. MALVERSACIONES
3. SUBVALUACIONES
4. SOBREVALUACIONES
5. ADULTERACION DE VALORES O REGISTROS.

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ANALISIS

DESCOMPONER EL TODO EN PARTES.

TENER
EN
CUENTA
QUE
CADA
PARTE
ESTA
INTERCONECTADA CON OTRA DENTRO DE UN AMBIENTE
QUE PUEDE COMPREMETER AL ENTORNO INTERNO O
EXTERNO DE LA ORGANIZACIN.

EJEMPLO: VENTAS, UN COMPONENTE ES LA VENTA DIRECTA


AL PUBLICO, ESTE SE VINCULA CON ALMACEN Y CAJA
DENTRO DE LA ORGANIZACIN, PERO CON EL AMBIENTE
EXTERNO SE VINCULA CON EL PUBLICO QUE ESTA
ADQUIRIENDO LOS PRODUCTOS OFERTADOS.

EL AUDITOR EXPONE SEGN EL ORDEN DE IMPORTANCIA


LOS HECHOS DESFAVORABLES Y QUE NECESITAN DE UNA
ACCION CORRECTIVA.

SE PRESENTA UNA A UNA EN FORMA BREVE Y


FUNDAMENTADA
LAS
SITUACIONES
QUE
VIENEN
AFECTANDO A LA ORGANIZACIN.

DEBERA INDICAR SEALES QUE LLEVEN AL LECTOR A


BUSCAR DETALLES SOBRE EL TEMA TRATADO.

ACOMPAAR ANEXOS, PARA COMPLEMENTAR, ACLARAR O


PRECISAR AUN MAS EL OBJETO DE ANALISIS.

ES NECESARIO ALUDIR A LAS REUNIONES SOSTENIDAS CON


EL
PERSONAL,
SUPERVISORES
COMPROMETIDOS,
MENCIONANDO LOS RESULTADOS OBTENIDOS, VINCULADOS
A:
CANTIDADES FALTANTES.

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FLUCTUACIONES DE VALOR
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AUSENCIA DE HECHOS O CIFRAS SIGNIFICATIVAS.

PREGUNTA
QU?
PARA QUE?

PREGUNTAS
QUE
SE
EMPLEAN
PARA
EL
ANALISIS

DNDE?
CUNDO?
QUIN?

ACTIVIDAD QUE SE DESARROLLA


PROPOSITO U OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD
LUGAR O AMBIENTE EN QUE SE DESARROLLA LA
ACTIVIDAD
MOMENTO PERIODO O FECHA EN QUE SE EFECTUA LA
ACTIVIDAD
PERSONA COMPROMETIDA O EJECUTANTE DE LA
ACTIVIDAD
MEDIOS QUE SON EMPLEADOS Y FORMA COMO SE
REALIZA LA ACTIVIDAD, PRECISANDO NIVEL DE
SUPERVISION Y LINEAS DE COORDINACION QUE SON
EMPLEADAS.

CMO?

CUNTO?

INTERROGANTES
CUESTIONARIOS:

RESPUESTA QUE SE DEBE OBTENER

CANTIDAD Y/O VALORIZACION DE LOS RECURSOS


EMPLEADOS

PARA

LA

PLANES Y OBJETIVOS
1. Ha formulado planes y objetivos el Departamento?
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ELABORACION

DE

2. Son armnicos los planes formulados con relacin a los dems departamentos de la
organizacin? (vea la organizacin como un todo).
3. Tienen tiempo para planificar sus actividades?
4. Se logran los objetivos planificados, en que porcentaje?
5. Existe un sistema de verificacin de cumplimiento de objetivos?
6. Estos objetivos son adecuados y prcticos?
7. Los Planes y objetivos del rea fueron aprobados por su jefe inmediato superior y la
Gerencia General?
8. Qu aspectos se podra mejorar en el rea?.

ESTRUCTURA DE LA EMPRESA

1. Existe un organigrama actualizado? (si no hubiera el auditor deber elaborar uno).


2. Es adecuada la estructura?
3. Est de acuerdo con los objetivos de la organizacin?
4. Estn debidamente definidos los deberes y responsabilidades de cada uno de los
miembros del rea?
5. Son efectivas las lneas de autoridad desde el punto de vista del control?
6. Existe duplicidad de funciones?
7. Pueden ser eliminadas algunas funciones o ser transferidas a otras reas?
8.

Se pueden realizar cambios en la organizacin para mejorar la coordinacin de


actividades interna?

9. Las funciones encomendadas guardan relacin con la funcin que desempean?


10. Conoce el personal cules son sus responsabilidades y autoridad sobre que personal
debe ejercer?
11. Entiende el personal su propia autoridad y responsabilidad?
12. Qu debe hacerse para mejorar la efectividad de la organizacin?
13. Entienden los subordinados la estructura de la empresa?
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14. Existe un plan de revisin continua de la estructura? Con la supervisin? con el


personal?

POLITICAS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.


1. Cmo se establecen las polticas del rea auditada?
2. Estn escritas y actualizadas?
3. Reflejan las metas y objetivos de la Administracin y/o Direccin?
4. se entienden y son positivas?
5. Las conoce el personal del rea auditada?
6. Qu controles se tiene para verificar su cumplimiento?
7. Qu polticas existen para el reclutamiento, seleccin, evaluacin, induccin,
capacitacin y desarrollo del personal?
8. Qu polticas existen relacionadas a rotacin de personal, transferencias, trminos
de contrato, etc?
9. Se ha centralizado la funcin de entrevistas y seleccin?
10. Se ha designado un funcionario en particular para las solicitudes de nuevo personal?
11. Posee la organizacin una escala salarial?
12. Existen polticas para asegurar el clima laboral en la organizacin?
13. Existe un procedimiento de quejas de parte del personal?
14. Qu polticas existen relacionadas con seguros, pensiones, servicio mdico,
cafetera, seguridad industrial y/o prevencin de accidentes de personal?
15. El actual sistema satisface las necesidades en general? ( empresa trabajador)
16. Puede variarse la rutina de trabajo, procesos?
17. Puede lograrse reducciones en costos o mejoras en los procesos actuales?
18. Se tiene procedimientos escritos?
19. Se han establecidos controles en el sistema de administracin de sueldos y salarios?
20. Se le da importancia al programa de entrenamiento que tiene la organizacin?
21. Cul es la condicin de los registros?
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22. Pueden eliminarse registros mediante la sistematizacin de operaciones,


integracin o con la participacin de otras reas?

mayor

23. Se ha establecido una lnea de conducta para los funcionarios y trabajadores en


general?
24. Se acatan los procedimientos?
25. Qu procedimientos requieren de un estudio y evaluacin urgente?
26. Qu reglamentos, directivas, normas existen relacionadas al area y de carcter
general?
27. Existe un sistema de seguimiento para verificar el cumplimiento de normas,
directivas, procedimientos?
28. Existen mtodos adecuados para el anlisis y evaluacin de puestos?
29. Son adecuados los procedimientos para la proteccin del local institucional?.

TRATO AL PERSONAL
1. Existe un estudio de las actividades que ejecuta cada trabajador?
2. Qu condiciones de trabajo existen?Cuales se pueden mejorar?
3. El trabajador es ubicado de acuerdo a sus competencias? Si no es as Qu debera
hacerse?
4. El personal en general tiene oportunidades de promocin a cargos ejecutivos?
5. Se les da suficiente entrenamiento sobre el cargo ha desempear a los nuevos
trabajadores?
6. Se tiene especialistas en el rea de Recursos Humanos?
7. Qu estrategias desarrollan los especialistas de recursos humanos relacionados con
el clima laboral, integracin del personal, motivacin?
8. Cul es el porcentaje de rotacin de personal?
9. Qu recomendaciones se puede dar para mejorar el accionar del rea de Recursos
Humanos?
10. Qu comentarios puede darnos sobre el rea de Recursos Humanos?

EQUIPO Y SU DISPOSICION
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1. Existen esquemas de distribucin de los equipos y de su uso adecuado?


2. Se utiliza racionalmente el espacio disponible? Qu sugiere al respecto?
3. Existe un espacio adecuado para la ejecucin de entrevistas, recepcin de
candidatos a puestos de trabajo?
4. Cules son las condiciones de los equipos?
5. Existe una descripcin del equipo y de sus accesorios especiales?
6. Existe equipos excedentes?
7. Se usa alternadamente los equipos?
8. Existen equipos almacenados inactivo?
9. Existe un procedimiento para determinar que hacer con equipos en desuso?
10. Cul es el perodo que deben estar almacenados los equipos en desuso?
11. Informan al rea de contabilidad sobre la existencia de estos equipos en desuso?
12. Puede y/o debe mejorarse los equipos?.

METODOS Y OPERACIONES DE CONTROL


1. Se ha considerado los procedimientos de claridad y oportunidad de los informes
administrativos?
2. Existen canales de comunicacin adecuados para satisfacer las demandas del
personal?
3. Cules son los procedimientos establecidos para el tratamiento de candidatos a un
puesto de trabajo?
4. Qu procedimientos existen para el tratamiento de personal obrero?
5. Cul es el proceso para el tratamiento de problemas por revisiones de contratos?
6. Existe un sistema de sugerencias? satisface este medio de comunicacin?
7. Cmo pueden mejorarse las actividades mencionadas lneas arriba?
8. Existe un sistema de control de faltas, enfermedades, y puntualidad?
9. Existe un sistema o procedimiento para proteger los archivos confidenciales?
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10. Que medidas se toman para asegurar la calidad de trabajo del personal de planta?
11. Hay necesidad de controles estrictos con relacin a seguridad? En cuanto a
personal? En cuanto a reas de ingreso restringido?
12. Puede eliminarse operaciones?simplificarse?combinarse?mejorarse?
13. Existe un control presupuestal para los gastos?
14. Se realizan proyecciones para conocer las tendencias a futuro?
15. Se realizan comparaciones con perodos anteriores y con objetivos prefijados?
16. Puede realizarse mejoras en los mtodos usados por el Departamento, rea o
unidad?
17. Existe algn programa de medicin en el trabajo de oficina? si existe se est
trabajando en l?
18. Qu controles sobre los gastos de oficina deben establecerse? O adicionarse.
19. Qu se necesita para aumentar la eficiencia del Dpto.
20. Qu puede hacerse para mejorar la calidad de trabajo?

NORMAS QUE SERVIRAN DE GUIAS DE SEGURIDAD PARA CUANDO SE


HAGAN LAS COMPARACIONES DE DESEMPEOS
PLANES
1. PLANES ESTRATEGICOS.
2. OBJETIVOS EXTERNOS
3. OBJETIVOS INTERNOS
4. PROGRAMAS A CORTO PLAZO
POLITICAS
1. POLITICAS DE INNOVACIN Y DESARROLLO
2. POLITICAS FINANCIERAS
3. POLITICAS DE PERSONAL
4. POLITICAS DE LOGISTICA
5. POLITICAS DE COMERCIALIZACIN
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6. POLITICAS DE PRODUCCION O SERVICIOS.


ORGANIZACIN
1. FUNCIONES GENERALES DE CADA ORGANO
2. FUNCIONES ESPECIFICAS A NIVEL DE CARGO
3. DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES
4. ORGANIGRAMAS
5. FLUJOS DE COMUNICACIN
6. DELEGACION
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
1. MANUALES DE SISTEMAS
2. MANUALES DE METODOS DE TRABAJO
3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
4. GUIAS DE ORIENTACION
5. CARTILLAS DE INSTRUCCIN
6. TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (TUPA)

CONTROLES DE OPERACIN
1. PRESUPUESTOS
2. NORMAS DE COSTOS
3. ESTANDARES DE TRABAJO
4. CONTROL DE INVENTARIOS
5. CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL
PERSONAL
1. EVALUACIN DEL TRABAJO
2. CAPACITACION Y PERFECCIONAMIENTO
3. VALORES
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INSTALACIONES
1. MAQUINARIA EQUIPO Y HERRAMIENTAS
2. EQUIPOS DE OFICINA
3. EDIFICIOS
4. OTROS ACTIVOS.

LAS
NORMAS
ADMINISTRATIVAS
PUEDEN
SER
APLICADAS A TODOS LOS NIVELES DE OPERACIN,
DESDE EL NIVEL MAS BAJO DE RESPONSABILIDAD
HASTA EL CORRESPONDIENTE AL EJECUTIVO MAS ALTO
DE LA ORGANIZACIN.

CONSIDERACIONES
GENERALES

EL USO DE GRAFICOS PARA ILUSTRAR LAS MEDICIONES


Y EL DESEMPEO, CUANDO SON CONCISAS Y CLARAS
SON DE GRAN AYUDA PARA EL AUDITOR EN:

LA PRESENTACIN DE SU INFORME FINAL, YA QUE


PUEDE MOSTRAR LA EXPERIENCIA DEL PASADO, LA
TENDENCIA DEL PRESENTE Y LAS NECESIDADES DEL
FUTURO.

SEALA OBJETIVOS Y DESMENUZA LA INFORMACION


Y HACE NOTORIO ASPECTOS IMPORTANTES EN LAS
FUNCIONES O SUB DIVISIONES

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FEBRERO 2011

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
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