2018

Asignatura:

AUTOMATIZACIÓN DE
LA INFORMACIÓN
Autor: Marco Antonio Espinoza Suazo

1
 OBJETIVO GENERAL DE LA ASIGNATURA

Lograr al término de la asignatura que los alumnos y alumnas estén en condiciones y sean
capaces de:

1. Identificar, comprender y aplicar a nivel de usuario, diferentes instrumentos de

automatización de datos, que sirven de apoyo a su formación profesional.

OBJETIVO GENERAL DE LA UNIDAD

Al término de la asignatura, el alumno será capaz de:

Unidad I:

Reconocer y describir los diferentes elementos que participan en un proceso de

automatización de la información

Unidad II:

Describir y diferenciar la topología de redes más usadas en la sociedad actual

Unidad III:

Describir las etapas en el desarrollo de un Sistema de Información, reconociendo las

alternativas en su desarrollo.

Unidad IV:

Reconocer y aplicar a nivel de usuario, los diferentes elementos que integran un

Sistema de Gestión de Base de Datos

Unidad V:

Reconocer y describir los elementos de un Sistema Integrado de Gestión de

Bibliotecas, automatizado.

Unidad VI:

Describir los elementos de una sociedad digital.

2
 Índice
I-Unidad – Automatización……………………………………………………….. 6

Introducción…………………………………………………………………… 7

1.- Automatizar la información……………………………………………......... 9

1.1. Lugares donde existe automatización……………………………….. 10
1.2. Principales objetivos del proceso de automatización……...……… 11
1.3. Cuando es necesario Automatizar ……………………………………… 11
1.4. Clasificación de los sistemas automatizados…………………………..... 12

2. Elementos para la Entrada y/o Salida de datos ……………………………. 14

2.1. Códigos de barra………………………………………………………… 14

2.2. Códigos Bidi ……………………………………………………………… 16
2.3. Código QR………………………………………………………………… 17
2.4. RFID………………………………………………………………………. 20
2.5. Otros Sistemas de Códigos utilizados en Sistemas Automatizado…….. 22

3. Dispositivos para la captura de datos………………………………………... 23

4. Verificación de errores en la digitación de datos……………………………. 24

Autoevaluación de la Unidad…………………………………………………. 25

II Unidad - Redes Informáticas…………………………………………………... 26

1. Introducción…………………………………………………………………... 27

2. Tipos de redes de datos………………………………………………………. 27

Autoevaluación de la Unidad………………………………………………. 32

3
III Unidad - Los Sistemas de Información……………………………………. 33

1. Introducción…………………………………………………………………... 34

2. Objetivos principales de los Sistema de Información……………………... 36

3. Tipologías de sistemas de Información……………………………………… 37

4. Evolución de los sistemas de información…………………………………... 38

5. Desarrollo de los Sistemas de Información…………………………………. 39

6. Éxito y fracaso de los sistemas de información…………………………...... 43

Autoevaluación de la Unidad………………………………………………. 44

IV-Unidad - Bases de Datos……………………………………………………… 45

1. Introducción a las Bases de Datos……..……………………………………... 46

2. Topología de Bases de Datos…………………………………………………. 47

2.1. Base de datos jerárquica…………………………………………………. 47

2.2. Base de datos en red……………………………………………………… 47
2.3. Base de datos relacional………………………………………………….. 48

3. Componentes de un Sistema de gestión de Base de Datos (Access)………... 48

3.1. Tablas de datos…………………………………………………………… 49

3.2. Consultas………………………………………………………………….. 49
3.3. Informes…………………………………………………………………… 50
3.4. Macros…………………………………………………………………….. 50
3.5. Módulos…………………………………………………………………… 50
3.6. Aplicaciones……………………………………………………………….. 50

4. Tipos de datos…………………………………………………………….. 51

4.1.1. Propiedades de los campos………………………………………... 53

Autoevaluación de la Unidad…………………………………………… 56

4
V- Unidad - Sistemas Integrados de automatización de Bibliotecas…………… 57

1. Introducción…………………………………………………………………… 58

2. Automatización de Bibliotecas, concepto y evolución……………………….. 58

3. Sistemas Integrados de Gestión Bibliotecaria (SIGB)…………………......... 60

3.1. Características de los SIGB……………………………………………… 60

3.2. Módulos y Funciones……………………………………………………... 61
Autoevaluación de la Unidad………………………………………………… 63

VI - Unidad - Acceso a la Información en la Era Digital……………………… 64

1. Introducción…………………………………………………………………… 65

2. Digitalización del mundo real…………………………………………………

66
3. Medios móviles………………………………………………………………… 68
4. Contenidos digitales y modelos de negocio Digital………………………….. 69
Autoevaluación de la Unidad………………………………………………... 71

Bibliografía…………………………………………………………………… 72

Anexo: Resumen Manual de Operaciones Software Bibliotecario ALEPH. . 75

5
 I-Unidad

Automatización

6
Introducción

La automatización de los procesos documentales es ya una realidad en muchas

organizaciones. Los sistemas de gestión documental basados en software utilizan
tecnologías que permiten que las tareas repetitivas, que pueden llegar a resultar tediosas en
el día a día del trabajo, sean realizadas por máquinas. Ello libera más tiempo para que los
trabajadores de la empresa se concentren en idear vías de negocio más creativas y la
entidad ahorra en costos de personal innecesarios o bien puede redistribuir a los
trabajadores en otras tareas que necesiten realmente la intervención humana.
En este contexto, que algunos llaman la sociedad de la información o la era digital, muchas
empresas e instituciones están caminando hacia la Oficina sin Papeles, que en la práctica
implica poder seguir trabajando como hasta ahora pero consultando la documentación en el
computador en lugar de acudir a los archivadores A-Z de toda la vida. Para empezar el
ahorro de acudir al archivo y de búsqueda manual es uno de los posibles argumentos a
favor del cambio.
La digitalización no es un proceso simple como parece, para ello se suelen emplear
escáneres profesionales, y va unida a las operaciones de indexación del contenido de los
documentos y de clasificación de los documentos en el sistema, con mayor o menor grado
de automatización según las tecnologías implicadas

Una vez en el sistema, el trabajo previo de captura inteligente ofrece mayores garantías de
recuperación de los documentos y en la mayoría de los casos con búsquedas a texto
completo, lo cual facilita en gran medida el trabajo con los documentos en el día a día de la
organización, reduce su duplicidad y permite aprovechar el valor de su información.

La automatización aplicada a la organización de documentos y archivos parece ser el

camino más acertado para gestionar con eficacia el valor de las instituciones o empresas en
el siglo XXI y cada vez con más frecuencia las soluciones de gestión lo están incluyendo; la
eficacia en la gestión de instituciones o empresas en la era digital se traduce en la
inmediatez aplicada a la segmentación y aprovechamiento del valor de la información
producida, en cualquier momento y lugar.
El primer objetivo de la automatización de los datos, es de evitar equivocaciones durante su
ingreso, haciendo que el mismo comience lo más automáticamente posible. En diferentes
situaciones se requerirán diferentes métodos y equipos y un segundo objetivo es evitar
reingresar los mismos datos para ejecutar una tarea diferente con ellos.
Automatizar se refiere a mejorar y simplificar procesos, integrando procesos internos para
ahorrar tiempo, dinero, acceder y recuperar información. La palabra automatización
proviene de la palabra griega automatos, que significa “semejante a la forma en que tu
mente trabaja” o actuación propia.
7
La automatización es un proceso en cual intervienen maquinas o mecanismos (software,
hardware..etc) con unas instrucciones determinadas, para decidir qué información
automatizar, se debe realizar un exhaustivo estudio de necesidades y de puntos críticos, que
se deben tener en cuenta a la hora de dar prioridades para realizar este proceso.
Consideraciones a tener en cuenta en la Automatización de Información:
1. Necesidades reales
2. Costos de implementación
3. Beneficios del proceso
4. El desarrollo o elección del software a utilizar que supla las necesidades
5. Contar con la información a tiempo
6. Capacitación y personal idóneo
7. Necesidades, Beneficios y Objetivos

8
1. Automatizar la información

La automatización de unidades de información es la disciplina responsable de plasmar en la

práctica técnico-informática la definición y planificación de los procesos y actividades que
se desempeñan en archivos, bibliotecas, centros de documentación y museos. Esta tarea de
definición y planificación es la base para la creación de los sistemas informáticos y
tecnológicos sobre los que se asientan los actuales servicios de los centros de información.
Dicho de otra forma, la automatización es la materialización de un proceso previamente
definido, con la finalidad de normalizarlo, organizarlo y obtener valor añadido en los
servicios que dependen del mismo, obteniendo como resultado una aplicación informática
que responde a todos los parámetros y premisas que se formularon y diseñaron.

Un ejemplo sencillo de automatización, es el servicio de préstamo de una biblioteca. Como

bien se sabe, cualquier unidad de información y en especial las bibliotecas, poseen una
cadena de procesos, actividades y servicios que están debidamente articulados, por lo que
se conoce como Cadena Documental. Desde la gestión y adquisición de documentos para
las colecciones, pasando por su recepción, registro, precatalogación, clasificación,
catalogación, preparación física y organización física en las estanterías, hasta el momento
en el que el documento se presta a un usuario. Todas estas actividades, incluyendo el
servicio de préstamo, son totalmente automatizables, en lo que se denomina, Sistema de
Gestión de Bibliotecas.

9
Esto quiere decir, que existe un sistema informatizado que permite elaborar un listado de
adquisiciones, de acuerdo con la política de ampliación y mejora de un fondo bibliográfico
de la biblioteca. También la existencia de un sistema que permite traspasar esos listados
para ser tratados a modo de registro tras su recepción y compra, así como para ser
exportados para su precatalogación, clasificación y final catalogación, de manera que
consten en el catálogo colectivo correspondiente. Todo el proceso del documento, queda
reflejado en este tipo de sistemas y suponen el mejor método de coordinación de las
actividades y servicios de un centro.

1.1. Lugares donde existe automatización

 Procesos de producción o automatización industrial

 Diseño de unidades de ingeniería, circuitos y sistemas electrónicos,

arquitecturas complejas, etc.
 Organización y planificación de actividades de producción y económicas

 Actividades y operaciones militares

 Investigación y experimentos

 Medicina y técnicas de diagnóstico

 Bibliotecas Públicas y Privadas

 Redacción y procesamiento de datos estadísticos

 Programación

 Cálculos de ingeniería, etc.

La automatización de un determinado proceso está siempre precedida de

una investigación previa con el fin de determinar con precisión que se solicita
y estudiar la factibilidad técnica (existencia de equipos), económica (rentabilidad de la
inversión) y operacional (implantación del sistema). De este modo, antes de
implantar la automatización necesaria de un proceso deberemos conocer bien
si existe el equipamiento necesario en el mercado y evaluar su utilidad en la
automatización necesaria. Además, debe realizarse también el correspondiente estudio
económico para comprobar que realimente compensa la inversión necesaria para
obtener beneficios en la producción. Finalmente debe evaluarse si realmente
compensa todo lo que supone la automatización para el sistema en cuestión.
10
 Uno de los ejemplos en los que la automatización de procesos es especialmente
útil son las investigaciones científicas. Se define investigación científica como el
largo y complejo proceso en el cual los avances científicos son el resultado de la
aplicación del método científico para resolver problemas o tratar de explicar
determinadas observaciones. Se denomina “investigación básica” o investigación
fundamental a aquella realizada en los laboratorios y que cuyo objetivo es
contribuir a la ampliación del conocimiento científico, creando nuevas tecnologías
o modifica las ya existentes. Sin embargo, la “investigación aplicada” utiliza los
conocimientos en la práctica para aplicarlo, en la mayoría de los casos, en
provecho de la sociedad.

1.2. Principales Objetivos del Proceso de Automatización

1. Mejorar la productividad y eficiencia, reduciendo los costos de producción

y mejorando la calidad y precisión del producto final.
2. Optimizar la planificación y el control.

3. Mejorar las condiciones de trabajo del personal, suprimiendo las tareas más
tediosas e incrementando su seguridad.
4. Realizar aquellas operaciones imposibles de controlar intelectual o
manualmente.

1.3. Cuando es necesario Automatizar

No siempre es necesario automatizar un proceso. Lo primero que nos debemos

preguntar es si es realmente necesario. Aunque técnicamente sea factible, los
costos de la implantación y ejecución del proyecto pueden no ser asumibles. Añadir
complejidad al sistema no aumenta la eficiencia sino costo de diseño,
implantación y mantenimiento. Por norma general, la solución más simple para un
problema es la más adecuada. Sin embargo, no siempre la potencia física y
mental del ser humano es suficiente para la realización del proceso. La
automatización en muchos casos consigue soluciones de elevada precisión y exactitud,
imposibles con la intervención exclusivamente humana. Además, en aquellos casos
en las que el entorno es demasiado complicado y peligroso, la automatización es
una buena opción. Otros casos en los que es necesaria es cuando el proceso
requiere tal nivel de cualificación que no existen especialistas o son únicos para
determinada tarea. Además, la automatización de un proceso no es subjetiva y

11
puede reducir aquellas situaciones críticas y emergencias debidas a reacciones
inesperadas del ser humano.
La implementación de sistemas de automatización, no siempre se justifica pero existen
ciertas señales indicadoras que hacen necesario la implementación de estos sistemas,
los indicadores principales son los siguientes:
• Requerimientos de un aumento en la producción
• Requerimientos de una mejora en la calidad de los productos
• Necesidad de bajar los costos de producción
• Escasez de energía
• Encarecimiento de la materia prima
• Necesidad de protección ambiental
• Necesidad de brindar seguridad al personal
• Desarrollo de nuevas tecnologías
La automatización solo es viable si al evaluar los beneficios económicos y
sociales de las mejoras que se podrían obtener al automatizar, estas son
mayores a los costos de operación y mantenimiento del sistema.

1.4. Clasificación de los sistemas automatizados, según los parámetros característicos

Los Sistemas Automatizados son sistemas de información hechos por el hombre. Aunque
hay diferentes tipos de sistemas automatizados, todos tienden a tener componentes en
común (hardware, software, personas, datos y procedimientos). Podemos encontrar
distintos tipos de sistemas automatizados:
• Sistema en línea, la información se teclea desde el lugar de origen y la salida se
transmite a donde es requerida.

Fig. Sistema en línea

12
• Sistema de tiempo real, aquel que controla un ambiente recibiendo datos,
procesándolos y devolviéndolos con la suficiente rapidez como para influir en dicho
ambiente en ese momento.

Fig. Sistema en tiempo real

• Sistema de apoyo a decisiones, que consolida información, generalmente de otros

sistemas, para mostrar un resumen ordenado de indicadores que se utilizan en la
toma de decisiones.
• Sistemas basados en el conocimiento, que contienen el conocimiento y la
capacidad para desempeñar un apoyo de alto nivel para el experto humano con
algoritmos no numéricos en la resolución de problemas complejos.

13
2. Elementos para la Entrada y/o Salida de datos

La web móvil está presente en nuestras vidas y las bibliotecas, no están ajenas a ello. La
W3C1 al hablar de Web móvil hace referencia a una web en la que el usuario puede acceder
a la información desde cualquier lugar, independientemente del tipo de dispositivo que
utilice para ello.
Los usuarios cada vez demandan más servicios móviles, por lo que las herramientas y los
servicios son cada vez más numerosos. Las tecnologías móviles, como los códigos QR, han
llegado a las bibliotecas y están de moda. La evolución de las tecnologías para la
identificación automática es variada, ejemplo de ellos son los códigos de barras, pasando
por los códigos bidis, para llegar al código QR y finalmente está la tecnología RFID.

Las tecnologías de identificación automática denominadas AutoID (Automatic

Identification) y utilizadas por las bibliotecas para la identificación de materiales han
evolucionado con el tiempo: códigos de barra, códigos QR y RFID. Estas tecnologías
permiten entre otras las siguientes funcionalidades:

 Identificar automáticamente,
 Acelerar el proceso,
 Evitar errores humanos.

Los códigos QR están llegando a las bibliotecas y como toda nueva tecnología es necesario
conocerla y saber cómo puede ser aprovechada para mejorar los servicios. Mientras que los
códigos de barras se siguen utilizando ampliamente, las etiquetas RFID aún no han sido tan
aplicadas probablemente por su alto costo.

2.1. Códigos de barra

Un código de barras es la traducción óptica, en forma de barras verticales y espacios, de un
código numérico o alfanumérico que permite la identificación automática de la entidad.
Utilizan el código binario, asociando los espacios en blanco y las líneas negras con unos y
ceros.

1
El Consorcio WWW, en inglés: World Wide Web Consortium, es un consorcio internacional que genera recomendaciones y estándares
que aseguran el crecimiento de la World Wide Web a largo plazo
14
Para la lectura de los códigos de barra no se requiere ningún programa lector, sino que
pueden leerse a través de dispositivos que funcionan como emuladores del teclado:

 Lápiz óptico
 Slot lector de códigos de barras y de bandas magnéticas
 Scanner CCD
 Scanner láser
 Pistola láser
 Colector de datos

Son ampliamente utilizados en la mayoría de los productos que consumimos. Existen el en

mercado infinidad de códigos de barras tales como: Posnet, código, 39, código 128, UPC,
EAN-13, etc. siendo este último el más utilizado.

Las ventajas que presenta el código de barras son:

 Fácil uso
 Escaso costo
 Evitar errores en la captura de datos

Respecto a la normativa, los códigos de barra están regidos por el estándar ISO/IEC
15420:2009

Entre las aplicaciones más usuales podemos mencionar:

 control de material en proceso

 control de inventario
 control de tiempo y asistencia
 punto de venta
 control de calidad
 embarques y recibos
 control de documentos
 facturación
 bancos de sangre
 hospitales
 control de acceso, etc.

15
Los códigos de barras se utilizan en las bibliotecas para la identificación unívoca de los
documentos para el préstamo y para los carnets de usuarios. En general no utilizan ninguno
de los códigos comerciales mencionados. Los códigos utilizados por la industria editorial
como el ISBN EAN132 no sirven para las bibliotecas porque identifican unívocamente un
título de un documento y no identifican cada ejemplar de ese título.
Las librerías o editoriales necesitan utilizar un código igual para todos los ejemplares de un
libro (venta por ejemplares, control de stock). Mientras que las bibliotecas necesitan
identificar con un código a cada ejemplar (control de préstamo). Existe una gran variedad
de programas que permiten crear los códigos en forma automática

2.2 Códigos Bidi

Constituyen códigos de dos dimensiones formados por cuadrados negros y blancos y que
permiten almacenar información codificada. Algunos de los más conocidos son:

 PDF 417
 Maxicode
 Datamatrix
 QR

2
Identificador único para libros, previsto para uso comercial. Fue creado en el Reino Unido en 1966 por las librerías y
papelerías británicas W. H. Smith y llamado originalmente Standard Book Numbering (en español, ‘numeración estándar de libros’),
abreviado SBN. Fue adoptado como estándar internacional ISO 2108 en 1970.
16
2.3 Código QR (QR Code: Quick Response Barcode): constituye un sistema para
almacenar información en una matriz de puntos de dos dimensiones (2D). También se lo
considera como un código de barras bidimensional con mayor capacidad, debido a que
almacena información tanto en forma horizontal como vertical. Se caracteriza por los tres
cuadrados que se encuentran en las esquinas y que permiten detectar la posición del código
al lector.
Los códigos QR pueden leerse desde un PC, un smartphone o una Tablet, mediante
dispositivos de captura de imagen (escáner o cámara de fotos), un programa lector de datos
QR y una conexión a Internet para las direcciones web.

Fue creado en 1994 por la empresa japonesa Denso-Wave, subsidiaria de Toyota. A pesar
de que la empresa posee los derechos de patente del código, no los ejerce, y decidió
ofrecerlo como código abierto. El código puede almacenar información sobre:

 Enlaces a páginas web,

 Textos breves,
 Mensajes de texto (SMS),
 Números (de teléfono, de reservas, etc.)
 Email

Las ventajas que presenta el código QR son:

 Código abierto,
 Mayor capacidad de almacenar información respecto a otros sistemas: 7000 dígitos,
4000 letras o una imagen de hasta 3 kb,
 Mayor velocidad de lectura,
 Pueden ser leídos mediante una simple cámara digital,
 Posibilidad de ser leído desde cualquier ángulo (lectura 360º), es decir que es
omnidireccional debido a los patrones de detección o cuadrados de alineación
fijados en las esquinas del código.

17
El código QR está teniendo mucha difusión en estos últimos dos años, pero su origen se
remonta a la década del 90. El estándar japonés para códigos QR (JIS X 0510) fue
publicado en enero de 1998 y su correspondiente estándar internacional
ISO(ISO/IEC18004)3 fue aprobado en junio de 2000 y revisado en el 2006.

Aplicaciones iniciales (orientadas a las empresas):

 Administración de inventario y logística,

 Transporte y clasificación de mercancía,
 Identificación de personas y control de accesos.

Aplicaciones actuales (orientadas al usuario o consumidor): los dispositivos móviles con

cámara han ampliado sus posibles usos, orientándose hacia el usuario y facilitando la
adquisición de servicios e información. La incorporación de software que lee códigos QR
en los lectores dispositivos móviles evita que el usuario tenga que introducir datos en forma
manual. Se puede visualizar código QR en:

- Diarios
- Propagandas (marketing móvil)
- Poleras
- Envases de productos
- Carteles
- Tarjetas personales
- Vitrinas virtuales
- Paradas de buses y/o colectivos para dar información sobre horarios
- Restaurant para dar mayor información de sus cartas
- Museos o monumentos para describir sus productos
- En productos alimenticios para dar información nutricional
- En canales de televisión mediante el código QR en la pantalla que invita a los
televidentes a escanearlo para consultar información adicional sobre la película.

18
Aplicaciones del código QR en bibliotecas:

- En los registros del catálogo para facilitar el copiar los datos básicos y la
localización física
- En las estanterías
- En tapas de revistas o libros
- Enlace a tutoriales
- Enlace desde las estanterías a recursos electrónicos
- Acceso rápido a la versión móvil de la web
- Perfiles sociales de la biblioteca (blog, Twitter, Facebook).
- Información complementaria en carteles, paneles explicativos, directorios.
- Ayuda o referencia bibliográfica mediante SMS3.
- Libro físico para ver desde el móvil toda la información añadida de que
dispone en el catálogo sobre esa obra.
- Para descargar podcasts4 con audio-tours de cada planta de la biblioteca,
- Como recordatorio de una reserva de una sala de trabajo en grupo, para lo
cual se puede mostrar un código QR que contiene los datos de la misma.
- Sugerencias, para acceder al formulario de la web móvil.
- Enlace a la versión electrónica de un documento en papel.
- Acceso a normativas en ciertas zonas de la biblioteca, por ejemplo en el
mostrador de circulación, zona de lockers o box de estudio mediante el
enlace a los respectivos reglamentos.
- A través de un DVD de una película, para visualizar el tráiler.

Respecto a los generadores de códigos QR se puede mencionar que existen gran variedad
de programas que permiten crear los códigos en forma automática.

3
El servicio de mensajes cortos o servicio de mensajes simples, (siglas del inglés Short Message Service), es un servicio disponible en los
teléfonos móviles que permite el envío de mensajes cortos, conocidos como mensajes de texto, entre teléfonos móviles.
4
Podcasting o podcast consiste en la distribución de archivos multimedia (normalmente audio o vídeo mediante un sistema de
redifusión (RSS) que permite opcionalmente suscribirse y usar un programa que lo descarga para que el usuario lo escuche
19
2.4 RFID
Una de las tecnologías que de a poco se va imponiendo en las bibliotecas es el RFID5.
Constituye un sistema de identificación única de objetos por radiofrecuencia. Esta
tecnología permite transmitir información de una persona, un objeto o un animal.
La tarjeta RFID contiene un chip y una antena, y a través de un transmisor-receptor que
leen la información del producto y la transmite mediante ondas de radio, de forma
inalámbrica a un dispositivo que las procesa.

El sistema RFID incluye:

 Impresora.,
 Etiquetas (con un microchip que contiene una antena),
 Lectores de radiofrecuencia.

Su costo es aún elevado, razón por la cual muchas bibliotecas aún no han podido
implementarlo.
Respecto a la normativa, ISO ha definido una serie de estándares ISO 18.0004 y otros
estándares relacionados que definen aspectos técnicos. Pero para asegurar la
interoperatividad entre bibliotecas se ha establecido la norma RFID in Libraries (ISO/DIS
28560: 2011) que especifica qué datos se necesitan graban en las etiquetas, cómo deben ser
formateadas y codificadas.

Algunos de los usos de RFID son:

 Identificación de animales
 Llave de automóviles con sistema antirrobo
 Control de acceso a edificios,
 Seguimiento de equipajes en aerolíneas,
 Seguimiento de artículos,
 Recaudación de peaje electrónico
 Seguimiento de camiones
 Tarjetas de identificación (en reemplazo a las tarjetas de banda magnética)

5
RFID son las siglas inglesas de Radio Frequency IDentification lo que en español significa Identicación por radiofrecuencia .
20
  Seguimiento de internos en prisiones
 Identificación de pacientes
 Implantes humanos (por ejemplo para casos de secuestros, o en policías para
realizar su seguimiento)
 En supermercados para el seguimiento de envíos de alimentos frescos con RFID
conjuntamente con los sensores de temperatura.

Sus ventajas son:

 Más control
 Precisión
 Exactitud
 Rapidez
 Buena logística
 Mayor seguimiento de productos

Mientras que como desventajas se pueden mencionar:

 Alto costo
 No rentable
 Retorno de la inversión lento
 Poca seguridad

En las bibliotecas el RFID pude ser utilizado para diversos fines:

 Estantería abierta
 Identificación de documentos
 Carnet de usuarios
 Auto préstamo
 Préstamos y devoluciones
 Estadísticas de préstamo en salas de estanterías abiertas
 Control antirrobo (seguridad)
 Control de inventarios
 Rápido chequeo para verificar si los documentos están en el lugar correcto en el
estante

Esquema de funcionamiento de la tecnología RFID

21
Ventajas de la tecnología FIND para las bibliotecas son:

 Reducen costos de trabajo

 Permiten tener al día el registro de las colecciones
 Reduce la pérdida y el robo de documentos
 Mejora el servicio al usuario

Podemos decir que hoy existe una convivencia en las bibliotecas entre los códigos de barra,
los códigos QR y la tecnología RFID.
Las realidades de las distintas bibliotecas difieren mucho, pasando desde bibliotecas que ya
tienen implementadas las tres tecnologías a bibliotecas que aún no han implementado el
código de barras.
El uso del código QR en las bibliotecas es aún incipiente. Su implementación es muy
simple y el costo insignificante.
La unidades de información no pueden estar ajenas a estas tecnologías que llegan y se
instalan como nuevas herramientas para brindar servicios basados en la creatividad y en la
las necesidades de aquellos usuarios que requieren y demandan servicios tecnológicos.
Estos avances tecnológicos no deben ser vistos como una amenaza en las bibliotecas sino
como oportunidades para brindar y adaptar los servicios a las nuevas demandas y
necesidades de los usuarios.
2.5 Otros sistemas de códigos utilizados en sistemas automatizados
 Códigos Ópticos: Casi todos los negocios minoristas utilizan el código de barras
impreso sobre sus productos para hacer el seguimiento del inventario y calcular
venta en el mostrador.

 Marcas Óptica: Una máquina especial "lee" las marcas. Será desafortunado el
estudiante que rinde un examen con ésta clase de clasificaciones y no obtiene los
circulitos coloreados con los colores correctos

22
  Tinta Magnética: El número de cuenta bancaria se imprime con tinta magnética
especial, para poder ser leída con una máquina apropiada

 Caracteres Ópticos: Hay sistemas codificadores que usan letras o caracteres

especiales con una forma tal que resulten de fácil lectura por la máquina

3. Dispositivos para la captura de datos

 Scanner de página
El scanner funciona como una fotocopiadora. Captura una página completa y la convierte a
una imagen digital. Cuando un scanner explora una página, transforma la información
visual ( colores y contrastes ) a información digital la que puede ser almacenada y
oportunamente editada o modificada con las aplicaciones correspondientes.

 Scanner de código de barra

Dispositovo que pueden leer los códigos de barras en articulo.

 CreditCard Reade(Lector de Tarjeta Crédito)

Arrastrando la tarjeta de crédito por el artefacto, este lee los números magnéticos en la tira
magnética en la tarjeta.

23
Software OCR : Este software explora una imagen ( casi siempre digitalizada por un
scanner) y convierte los caracteres que ve, en un archivo de texto susceptible de ser
interpretado por cualquier procesador de texto. Este es un proceso muy delicado. Los
documentos deben ser revisados con cuidado, para detectar conversiones incorrectas. Si el
impreso original no estaba muy claro y nítido, es muy fácil que se produzcan errores. Se
necesita hacer la verificación manual para obtener resultados satisfactorios
4. Verificación de errores en la digitación de datos

Un famoso dicho de computación resume la importancia de la precisión en los datos que

ingresamos en nuestras aplicaciones:

GIGO = Garbage In, Garbage Out

= Si ingresaBasura, sale Basura

1.-Probar el tipo de dato y su formato.

Ej. 2/a/96 no es un dato de una fecha como corresponde

2.- Probar la razonabilidad del dato .

Ej. 231 no podría ser la edad de una persona

3.- Probar la consistencia del dato.

Ej. La fecha de la muerte de un hombre debería ser posterior a la de su nacimiento

4.- Probar los errores de transcripción y de transposición.

Ej. Tipear 7754 en lugar de 7154 es un error de transcripción; se ha tipeado la tecla
equivocada
Ej. Tipear 7754 en lugar de 7745 es un error de transposición al intercambiar dos
caracteres correctos

24
 Autoevaluación Unidad I

Responder las siguientes preguntas

1.-En que consiste la automatización y cuál es el primer objetivo de la automatización

de los datos.

2.-Nombre siete consideraciones en la Automatización de la Información

3.-Nombre las actividades de la cadena documental de un Sistema de Gestión de

Bibliotecas

4.-Nombre cuatro objetivos del Proceso de Automatización.

5.-Explique la siguiente afirmación “No siempre es necesario automatizar un

proceso”

6.-Nombre y explique cuatro tipos de sistemas automatizados

7.- Explique en qué consiste los códigos de barra, códigos QR y RFID

8.- Nombre cuatro procesos en la verificación datos, cite un ejemplo por cada proceso

25
 II Unidad

Redes Informáticas

26
1. Introducción

La extensión masiva de las tecnologías de la información y las comunicaciones a la que hemos

asistido en las últimas tres décadas ha transformado radicalmente nuestra forma de
relacionarnos con el mundo. Es más, el modo en el que nos relacionamos con esas mismas
tecnologías no ha dejado de cambiar y hay indicios razonables para pensar que no dejará de
hacerlo en el futuro. En 1999 se utilizaba por primera vez la etiqueta de web 2.0 para hacer
referencia al hecho de que la red Internet (primera página web fue publicada en 1993) pasaría a
estar presente en todo tipo de dispositivos. En la actualidad la relación con Internet deja de ser
pasiva, como una mera exposición de datos (la web 1.0), para transformarnos progresivamente
en sus coautores.

Podría objetarse que, más allá de los lemas ingeniosos y las palabras deslumbrantes, los nativos
digitales (todavía) comparten su mundo con «visitantes ocasionales» y también, por supuesto,
con millones de individuos que han quedado excluidos del mismo, al otro lado de la brecha
digital. Y también que, si bien es cierto que el número de recursos y de procesos born-digital 6
no deja de crecer a muy buen ritmo, sus correlatos analógicos continuarían representando un
volumen nada desdeñable, no en vano han tenido un carácter exclusivo en la historia de la
Humanidad hasta hace muy pocos años.

2. Los tipos de redes de datos

Las diferentes formas de interconexión existentes en la actualidad. Tradicionalmente

existen tres ámbitos de interconexión de dispositivos formando una red:
 Las redes de área local, en inglés “Local Area Network” o también
denominadas por sus siglas en inglés: LAN.
 Las redes de área metropolitana, en inglés “Metropolitan Area Network” ó con sus
correspondientes siglas: MAN.
 Las redes de área extensa, en inglés “Wide Area Network” ó simplemente WAN.

6
Termino que hace referencia a todo lo que sea de origen digital
27
Las diferencias entre estos tres tipos de redes se refieren a los siguientes aspectos:
Los tipos de dispositivos que van a intercambiar datos en la red, se le denomina de forma
genérica nodos. Hay dos tipos de nodos:
 Nodo final, como un PC, un portátil, un smartphone, una consola… Este tipo de
nodo puede generar información que será transmitida por la red, o puede recibir
información de otro nodo. En ambos casos, la información transmitida/recibida se
utiliza para llevar a cabo algún tipo de servicio, como el acceso a una página web,
correo electrónico, acceso a ficheros…
 Nodo de interconexión o dispositivo intermedio. Los más habituales son el
switch, el router o el punto de acceso inalámbrico. Estos dispositivos se encargan de
redirigir los datos a otros nodos de la red. Nunca, salvo alguna excepción, generan
información o son el destino final de la información.

Los nodos que forman las redes LAN son habitualmente dispositivos finales, aunque
también serán necesarios unos pocos dispositivos de interconexión. Los nodos de las
redes MAN y WAN son habitualmente dispositivos de interconexión.

28
La distancia cubierta por los enlaces que unen los diferentes nodos de la red.

Este es el aspecto que da nombre a los tipos de redes. Así, los enlaces en una LAN cubren
pequeñas distancias, suficiente para establecer la red, por ejemplo, en nuestra casa,
o en un edificio de oficinas o incluso en una zona formada por varios edificios cercanos
entre sí.

Las redes MAN proporcionan enlaces que son capaces de cubrir distancias más largas,
suficiente para cubrir el radio de una población o incluso varias poblaciones cercanas.

Por último, los enlaces en las redes WAN deben proporcionar conectividad para
distancias grandes, de cientos o incluso de miles de kilómetros.

29
Gestión de las infraestructuras de la red.
Aquí hay también una gran diferencia entre redes LAN y el resto, es decir, MAN y
WAN. En las redes LAN, la entidad que establece la red es la responsable de su
gestión. Sin embargo, en redes MAN y WAN es necesario contratar los servicios de
alguna empresa de comunicaciones que proporcione los enlaces MAN y WAN.

La primera conclusión que podemos sacar es que las redes MAN y WAN se parecen
mucho excepto en el alcance. Si necesitamos conectar nodos en Santiago, Lima y New
York es obvio que estamos hablando de una red WAN. Si necesitamos unir nodos dentro
de una ciudad, por ejemplo, Santiago, utilizaremos una red MAN. En ambos casos
necesitamos contratar los servicios de una empresa de telecomunicaciones que nos
proporcione la conectividad.
Sin embargo en las redes LAN no dependemos de nadie. Nosotros tendremos que montar y
gestionar la red. Aunque son las redes LAN las que ofrecen un abanico más amplio de
posibilidades ya que, se considera un red LAN tanto una red doméstica formada tan solo
por dos o tres dispositivos, como la red de una gran empresa que ocupa, por ejemplo, un
edificio de 20 plantas y que debe dar servicio de conectividad quizás a miles de
dispositivos.

30
 LAN M AN WAN

Distancia Pequeña: una Mediana: un núcleo Grande: nodos situados a

vivienda, un urbano o varios próximos cientos o miles de
edificio o varios kilómetros
edificios contiguos

Nodos más Nodos finales Nodos de interconexión Nodos de interconexión

numerosos

Gestión Única unidad Unidad organizativa junto Unidad organizativa junto

organizativa: un con empresa que con empresa que
individuo, una proporcione servicios de proporcione servicios de
empresa, un telecomunicaciones telecomunicaciones
organismo público,
etc

31
 Autoevaluación Unidad II

Responder las siguientes preguntas:

1.- Clasifique los tres tipo de redes de datos, indicando una característica principal
de cada una de ellas

2.- Nombre y describa los dos tipos de dispositivos que van a intercambiar datos en la
red.

3.- Dibuje un esquema de una red LAN y otro con la red MAN o WAN,
indicando el tipo de nodo que la compone.

4.- Completar la siguiente tabla:

LAN MAN WAN

Distancia

Nodos más
numerosos

Gestión

32
 III-Unidad

Los Sistemas de Información

33
1.- Introducción

Durante los últimos años los sistemas de información constituyen uno de los principales
ámbitos de estudio en el área de organización de empresas. El entorno donde las
compañías desarrollan sus actividades se vuelve cada vez más complejo. La creciente
globalización, el proceso de internacionalización de la empresa, el incremento de la
competencia en los mercados de bienes y servicios, la rapidez en el desarrollo de las
tecnologías de información, el aumento de la incertidumbre en el entorno y la reducción de
los ciclos de vida de los productos originan que la información se convierta en un
elemento clave para la gestión, así como para la supervivencia y crecimiento de la
organización empresarial. Si los recursos básicos analizados hasta ahora eran tierra,
trabajo y capital, ahora la información aparece como otro insumo fundamental a valorar en
las empresas.

A la hora de definir un sistema de información existe un amplio abanico de definiciones.

Tal vez la más precisa sea “conjunto formal de procesos que, operando sobre una
colección de datos estructurada de acuerdo a las necesidades de la empresa, recopila,
elabora y distribuyen selectivamente la información necesaria para la operación de
dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando, al
menos en parte, los procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar
funciones de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia”.

Otra definición: “sistema de información es aquel conjunto de componentes

interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y distribuyen la información para
apoyar la toma de decisiones, el control, análisis y visión de una organización”.

Todo sistema de información utiliza como materia prima los datos, los cuales almacena,
procesa y transforma para obtener como resultado final información, la cual será
suministrada a los diferentes usuarios del sistema, existiendo además un proceso de
retroalimentación o “feedback”, en la cual se ha de valorar si la información obtenida se
adecua a lo esperado

34
Figura 1. Sistema de Información de la Organización empresarial: funciones

Junto con los datos, los otros dos componente básicos que constituyen un sistema de
información son los usuarios (personal directivo, empleados y en general cualquier agente de
la organización empresarial que utilice la información en su puesto de trabajo) y los
equipos (informáticos, software, hardware y tecnologías de almacenamiento de la
información y de las telecomunicaciones).
En muchas ocasiones existe bastante confusión, pues al referirse a sistemas de información
se piensa en un primer momento tanto los computadores como en los programas
informáticos; suelen confundirse los sistemas de información con las tecnologías de
información. Los equipos informáticos, software y equipos de telecomunicaciones
constituyen las tecnologías de información y el sistema de información es un
concepto más amplio, pues establece cuáles son las necesidades de información de
la empresas, cómo las va a solucionar y qué medios (tecnologías de información) va a
emplear. Una empresa puede adquirir nuevos computadores, instalar nuevos productos de
telecomunicaciones, elaborar una página web, realizar comercio electrónico, pero ello no
implica que exista en su organización un sistema de información. Un sistema de
información abarca más que el aspecto meramente computacional, pues no sólo hemos de
tener en cuenta estas herramientas, sino también el modo de organizar dichas herramientas
y de obtener la información necesaria para el correcto funcionamiento de la empresa.

Los encargados de elaborar los sistemas de información han de poseer conocimientos tanto
de las tecnologías de información disponibles y que pueden utilizarse en la empresa, como
del modo de organizarlas. Para ello en primer lugar tendrán que conocer la estrategia de la
organización y el tipo de organización para posteriormente establecer las necesidades de
información y adquirir las herramientas necesarias para el desarrollo del sistema de
información.

35
2.- Objetivos principales de los Sistemas de Información:

 Apoyar los objetivos y estrategias de la empresa: E l sistema de información ha de

suministrar a la organización toda la información necesaria para su correcto
funcionamiento. La información manejada abarcará desde la actividad rutinaria
de la empresa hasta aquella necesaria para el proceso de planificación a largo plazo de
la empresa.

 Proporcionar información para el control de la totalidad de actividades de la empresa,

pudiendo comprobar el cumplimiento de las metas establecidas por la organización.
Los sistemas de información abarcan a todos los departamentos de la empresa y a la
gestión global de la organización.

 Adaptar las necesidades de información a la evolución de la empresa: conforme

la empresa va creciendo y desarrollándose, surgen nuevas necesidades de información
que han de ser satisfechas por el sistema de información, evolucionando este último
adecuándose a las nuevas circunstancias del entorno.

 Interactuar con los diferentes agentes de la organización, permitiendo que estos

empleen el sistema de información para satisfacer sus necesidades de un modo rápido
y eficaz. La interactividad y flexibilidad de los sistemas de información constituyen
un punto clave en el éxito o fracaso.

Para la consecución de dichos objetivos, un buen sistema de información ha de ser capaz

recibir y procesar los datos del modo más eficaz y sin errores, suministrar los datos en el
momento preciso, evaluar la calidad de los datos de entrada, eliminar la información poco
útil evitando redundancias, almacenar los datos de modo que estén disponibles cuando el
usuario lo crea conveniente, proporcionar seguridad evitando la perdida de información o
la intrusión de personal no autorizado o agentes externo a la compañía y generar
información de salida útil para los usuarios de sistemas de información, ayudando en el
proceso de toma de decisiones.

36
3.- Tipologías de sistemas de Información

A la hora de clasificar los Sistemas de Información, existe una gran variedad de

criterios. La siguiente tabla presentar algunas de las principales tipologías de sistemas de
Información que podemos encontrar:

Criterio de clasificación Tipos

Grado de formalidad Formales
Informales
Automatización Manuales
Informáticos
Relación con la toma de decisiones Estratégicos (alta dirección)
Gerencial (nivel intermedio)
Operativos (control operativo)
Funcionalidad Gestión comercial
Gestión contable
Gestión financiera
Gestión de Recursos Humanos
Gestión de la Producción
Grado Especialización Específicos
Generales

Todos estos sistemas de información a su vez podrían analizarse según las

diferentes áreas de la empresa: ventas y mercadotecnia, manufactura y producción,
finanzas, contabilidad y recursos humanos. Para cada una de estas áreas existe un
conjunto específico de aplicaciones informáticas y equipos, los cuales han de estar
coordinados entre sí. Si ello no se realizara, una empresa tendrá problemas de
intercambio de datos entre las diferentes áreas, aparecerá la existencia de redundancia
de datos y la existencia de ineficiencias e incrementos de costos de comunicación. Por
ello resulta clave la correcta planificación y desarrollo de los sistemas de información.

37
 4.- Evolución de los sistemas de información.

Los Sistemas de información han ido evolucionando durante los últimos años
hasta constituir los denominados sistemas de información estratégicos. Primeramente
los Sistemas de Información empresariales eran considerados como un instrumento
simplificador de las distintas actividades de la empresa, una herramienta con la cual se
facilitaban los tramites y reducía la burocracia. Su finalidad era básicamente llevar la
contabilidad y el procesamiento de los documentos.

Posteriormente el desarrollo de la informática y las telecomunicaciones

permitieron incrementar la eficacia en la realización de las tareas, ahorrar tiempo en el
desarrollo de las actividades y almacenar la mayor cantidad de información en el menor
espacio posible, lo cual aumentó en las organizaciones el interés en los sistemas de
información. Con el transcurrir del tiempo las empresas fueron observando como las
tecnologías y sistemas de información permitían a la empresa obtener mejores
resultados que sus competidores, constituyéndose por sí mismas como una fuente de
ventaja competitiva y una poderosa arma que permitía diferenciarse de sus
competidores y obtener mejores resultados que estos. De este modo los sistemas de
información se constituyeron como una de las cuestiones estratégicas de la empresa,
que ha de considerarse siempre en todo proceso de planificación empresarial.

Los primeros sistemas de información en desarrollarse fueron los Sistemas de

Procesamiento de operaciones. Con el transcurrir del tiempo, fueron apareciendo en
primer lugar los sistemas de información para la administración y finalmente los sistemas
de apoyo a las decisiones así como los sistemas estratégicos. Se produjo un desarrollo
vertical de los sistemas de información, partiendo de los niveles inferiores de la
organización hasta abarcar al equipo directivo de la empresa.

38
 5.- Desarrollo de los Sistemas de Información

La consecución de una ventaja competitiva utilizando los sistemas de

información dependerá en gran medida del correcto desarrollo y puesta en
funcionamiento del sistema de información. El desarrollo de un sistema de información
no resulta sencillo. Aquellas organizaciones que simplemente adquieren tecnologías de
información sin tener en cuenta las necesidades existentes en la compañía fracasarán,
poniendo en peligro la supervivencia de la empresa. Por ello resulta fundamental los
pasos a seguir en el desarrollo de los sistemas de información.

El proceso de desarrollo de los sistemas de información consta de siete etapas

fundamentales.

1. Definición del proyecto: en esta etapa se determinaría si la empresa presenta

problemas y como esto pueden solucionarse mediante la implantación de un sistema
de información. En ella se identificarán cuales son los objetivos del uso de los
sistemas de información y como estos se ubican dentro de la estrategia global de la
compañía. En esta fase resulta fundamental que la alta dirección considere los
sistemas de información como un arma estratégica y crea realmente en ello.

2. Análisis de sistemas: tras haber identificados los diferentes problemas de la

organización estos serán analizados más detenidamente, identificando las causas
que lo originan y planteando diversas soluciones. En esta fase se producirá un
estudio de factibilidad, para ver si las soluciones son posibles dados los recursos que
posee la organización. Hablaremos de tres tipos de factibilidad:
- factibilidad técnica: para que la solución pueda ser implantada hemos de
analizar si la empresa posee los medios informáticos adecuados, o bien si
hemos de adquirirlos en el exterior
- factibilidad económica: se realizara un estudio y valoración económica de la
solución comprobando que los beneficios de la mejora superan los costos de
la implantación o modificación de los sistemas de información
- factibilidad operativa: hemos de valorar si la solución propuesta es deseable
para la organización interna de la empresa

3. Diseño de Sistemas: una vez elegida aquella solución que resuelva los problemas,
se detallará cómo el sistema de información satisface los requisitos planteados por
la organización. A la hora de diseñar los sistemas, hemos de indicar que
componentes de los sistemas de información utilizaremos (nivel hardware, software y
tecnología de las telecomunicaciones) y como se relacionarán dichos componentes
entre sí. De esta forma se producirá las especificaciones del sistema de información

4. Programación: se traducirán las especificaciones del sistema desarrolladas en la

etapa anterior, llevándose a cabo la programación y el desarrollo del software

39
5. Fase de pruebas: para evaluar el correcto funcionamiento del sistema de
información será necesario lleva a cabo un proceso exhaustivo y profundo para
determinar si el sistema de información funciona en diversas condiciones y si los
resultados se corresponden con lo que se esperaba. A la hora de establecer las
pruebas, las empresas pueden realizarlas de tres tipos:

- Pruebas de programas: los diversos programas elaborados se probaran o

separado, con el fin de garantizar que cada uno de ellos está libre de errores
- Pruebas al sistema: se probará el sistema de información como un todo. La
finalidad será el correcto funcionamiento del sistema en conjunto, puesto que
en ocasiones puede que los programas función correctamente de forma
individual, pero a la hora de funcionar en conjunto el sistema de información no
ofrezca los resultados esperados por la empresa
- Pruebas de aceptación: pruebas realizadas por los usuarios finales del
sistema de información. Cuando estos dan el visto bueno se proporciona la
certificación final del correcto funcionamiento del sistema de información

6. Conversión: una vez comprobado que el sistema de información funciona

correctamente se llevará a cabo la implantación de este, o bien la sustitución del
antiguo sistema de información por el nuevo. A la hora de llevar a cabo esta
conversión, las organizaciones van a poder optar por diversas estrategias:
- La denominada estrategia en paralelo. En ella durante un periodo de tiempo
ambos programas van a convivir y utilizarse, funcionando tanto el nuevo
sistema de información como el antiguo. Esta estrategia es la más fiable y
segura, aunque sin embargo es la más costosa y podemos obtener
información redundante

- Se puede optar por un cambio directo, remplazando el viejo sistema de

información por el nuevo en una fecha determinada. Esta estrategia sería la
menos costosa, sin embargo ante cualquier problema que surja se puede
originar la paralización de la actividad de la empresa. Igualmente requiere
que el personal de la compañía haya recibido formación sobre el nuevo
sistema de información, si no nos encontraremos con empleados incapaces
de saber manejar el nuevo sistema de información

- Llevar a cabo una experiencia piloto, donde el nuevo sistema de información

se utiliza en un área limitada de la compañía y tras comprobar su correcto
funcionamiento se instala en la totalidad de la compañía. Sería una mezcla
de las dos estrategias anteriores

40
 7. Producción y mantenimiento: u n a vez instalado el nuevo sistema de información
se dice que el sistema está en producción. A partir de aquí existir un proceso
constante de evaluación del sistema de información por parte de los usuarios y
personal especializado. Tras ello se identificaran nuevos errores y se planteará la
corrección de estos.

La totalidad de las fases analizadas constituirían el denominado ciclo de vida de los

sistemas de información. Sin embargo para muchas compañías desarrollar el
sistema de información siguiendo la totalidad de las etapas anteriores puede resultarle muy
costoso tanto en tiempo como en dinero. Otros inconvenientes vendrían dados por los
continuos cambios de los requisitos de la información que puede originar que un sistema
de información quede obsoleto incluso en la etapa de desarrollo. Por ello las empresas
a la hora de desarrollar un sistema de información puede optar por otro conjunto de
estrategias que le pueden permitir obtener resultados tan positivos como los conseguidos
utilizando el ciclo de vida de los sistemas de información.

Otras posibles estrategias a adoptar por las empresas son las siguientes:

 Elaboración de prototipos: La empresa desarrolla un sistema de

información no funcional, el cual será una versión preliminar del sistema de
información total. La elaboración de un prototipo supone la reducción de las etapas
seguidas en el ciclo de vida de sistemas, buscando la rapidez en el desarrollo y la
reducción de costos tanto en tiempo como en dinero. Los prototipos son evaluados por
los empleados en su puesto de trabajo y se van continuamente adaptando a las
necesidades de estos. Una vez que se comprueba su correcto funcionamiento el
prototipo se irá extendiendo por el resto de áreas de la empresa. El principal problema
del uso de prototipos es su superficialidad, pues en muchas ocasiones la empresa se
centra en la reducción de costos olvidándose de las necesidades de información
de la empresa, falta elaboración de documentación sobre el funcionamiento del
prototipo lo cual puede originar el desconocimiento del funcionamiento del prototipo y
la ausencia de pruebas para comprobar el correcto funcionamiento del
prototipo. Suelen utilizarse en organizaciones pequeñas o con bajas necesidades de
información; en grandes organizaciones no son muy recomendables.

 Paquetes de software de aplicaciones: A d q u i s i c i ó n por parte de la empresa de

paquetes de software de aplicaciones ya existentes en el mercado y que utilizará para
manejar la información. Resulta una solución muy sencilla para las
organizaciones, pues la empresa simplemente adquiere el programa y lo instala en
la organización. Los paquetes de software suelen ser aplicarse a una gran
variedad de áreas de la empresa (nominas, contabilidad, personal...) y son muy útiles
cuando la empresa no dispone del suficiente capital para poder desarrollar por ella
misma el sistema de información.
Sin embargo el principal inconveniente sería la ausencia de flexibilidad de estos para
adaptarse a las necesidades específicas de la empresa. Ha de valorarse pues
cuestiones tales como los recursos que posee la empresa, las funciones del software,
41
 el esfuerzo de instalación y mantenimiento del paquete de software, el costo y la
facilidad de manejo de este.

 Desarrollo por los usuarios finales: El desarrollo de las aplicaciones

informáticas durante los últimos años tales como las hojas de cálculo, editores
de texto, bases de datos,... permite que sean los propios usuarios finales quienes
elaboren y desarrollen sus propios sistemas de información, existiendo una escasa
participación por parte de los especialistas técnicos. Esta solución permite un mayor
control del sistema por parte de los usuarios así como el ahorro en costo. Sin
embargo los principales inconvenientes serían la excesiva proliferación de sistemas
de información sin control, el no-cumplimiento de unos mínimos de calidad y la falta
de valoración de la organización desde un punto de vista global.

 Subcontratación de los sistemas de información: L a empresa decide contratar

a empresas externas para que desarrollen los sistemas de información de la
organización. Las empresas se beneficiarían del aprovechamiento de economías de
escala por parte del proveedor, se asegurarían de calidad en el servicio, no existiría
incertidumbre en los costos y la adaptación a las necesidades de las empresas sería
más adecuada. Por otro lado subcontratar supone una cierta pérdida de control por
parte de las empresas, siendo clave el poder negociador con el proveedor de los
servicios informáticos. Igualmente información considerada como estratégica por
la organización es conocida por organizaciones ajenas a la empresa, surgiendo además
una dependencia del proveedor.

42
6.- Éxito y fracaso de los sistemas de información

El desarrollo e implantación de los sistemas de información en muchas

ocasiones termina en fracaso, lo cual implica un alto costo para la empresa y la pérdida
de recursos que se podían haberse utilizado en usos alternativas. A continuación vamos a
realizar un análisis a modo de resumen de las principales causas que originan el
fracaso de los sistemas de información:

a) Falta de alineación entre los sistemas de información y la estrategia

empresarial: muchas organizaciones siguen considerando los sistemas de
información como un mero instrumento que simplifica la burocracia sin
valorar las ventajas estratégicas que estos presentan.

b) Escaso apoyo de la administración: la alta dirección de la compañía ha de

percibir realmente que los sistemas de información constituyen un arma
estratégica. Además ha de existir una predisposición a cambiar la
organización empresarial si lo requieren los nuevos sistemas de
información.

c) Mala identificación de las necesidades de información: las empresas

implantan las tecnologías de información sin previamente haber realizado
un proceso de determinación de las necesidades de información y como
estas pueden ser satisfecha utilizando adecuadamente los sistemas de
información.

d) Escasa involucración o influencia del usuario final: a la hora de diseñar el

sistema de información resulta fundamental contar con la opinión del usuario
final, el cual va a ser quien utilice el sistema de información. Por ello este
usuario ha de estar motivado e incentivado a colaborar en el diseño del
sistema.

e) Nula formación del personal: se requiere siempre la realización de

actividades formativas para el aprendizaje de las nuevas herramientas
informáticas a utilizar en la empresa.

43
 Autoevaluación Unidad III

Responder las siguientes preguntas:

1.-Escriba dos definiciones de Sistema de Información.

2.-Completar el siguiente esquema con el tratamiento de los datos en un Sistema de

Información, mencionado además los otros dos componentes básicos.

3.-Describa cuatro objetivos de los sistemas de información.

4.-Nombre y describa las siete etapas para el desarrollo de un Sistema de Información

5.-Nombre describa 4 estrategias que puede adoptar una empresa para la adquisición de un
sistema de información.

6.-Describa las principales causas que pueden originar un fracaso en la implementación de

un sistema de información.

44
 IV-Unidad

Bases de Datos

45
1.- Introducción a las Bases de Datos

Para un tratamiento “mecanizado” de la información es fundamental que los datos se

organicen de forma que se facilite su gestión, es decir, que el acceso a los mismos sea
rápido y eficaz.

Convencionalmente, el trabajo en informática de gestión consiste en desarrollar una serie

de programas en determinados lenguajes, para creación, actualización, consulta y listados
de datos, que trabajan con información de entrada para obtener unos resultados o datos de
salida.

Una base de datos es un conjunto de datos relacionados entre sí, que están estructurados de
forma que puede accederse a ellos automática e independientemente de los programas que
gestionan esos datos. Esta independencia se refiere a la posibilidad de modificar la
estructura de los datos sin necesidad de cambiar los programas que los manipulan, evitando
con ello los problemas de actualización de datos previamente existentes.

Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y
el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina
Sistema Gestor de Bases de Datos.

Toda Base de Datos está formada por uno o varios bloques de información llamadas
Tablas, que normalmente, tendrán alguna característica en común.

Una TABLA es un conjunto conexo de información del mismo tipo. Cada tabla está
formada por registros.

Un REGISTRO es la unidad elemental de información de la tabla. Cada registro está

formado por uno o más elementos llamados campos.

Un CAMPO es cada una de las informaciones que interesa almacenar de cada registro, y es
por tanto la unidad elemental de información del registro.

46
2.- Topología de Bases de Datos

2.1 Base de datos jerárquica

Se basa en el establecimiento de jerarquías o niveles entre los distintos campos de los
registros, basándose en el criterio de que los campos de mayor jerarquía sean los más
genéricos, y tiene una estructura arborescente, donde los nodos del mismo nivel
corresponden a los campos y cada rama a un registro. Para acceder a un campo que se
encuentra en un determinado nivel, es preciso localizarlo partiendo del nivel superior y
descendiendo por las ramas hasta llegar al mismo. Es evidente el problema de lentitud.

2.2 Base de datos en red

Es una variación del modelo de datos jerárquico. Se utiliza una estructura de grafo, donde
existe más de una conexión entre los nodos de diversos niveles, de forma que pueden
recorrerse por distintos caminos sin necesidad de acudir cada vez a la primera raíz.
Desaparece así el concepto de jerarquía entre campos. La principal desventaja es su rigidez.
Modificar la estructura de la base de datos requería generalmente la reconstrucción de la
base de datos completa.

47
2.3 Base de datos relacional
El modelo relacional de datos representa todos los datos en estructura de matriz o tabla
bidimensional, donde las filas son los registros y las columnas los campos.

Las principales ventajas de la utilización de bases datos relacionales son:

 Actúan sobre las tablas en su conjunto, en lugar de hacerlo sobre los registros.
 Se pueden realizar consultas complejas que utilizan varias tablas de forma simple.
 Son fáciles de utilizar ya que la organización física de los datos es independiente de
su tratamiento lógico.

3. Componentes de un Sistema de Gestión de Bases de Datos (Access)

Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la
información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional. En un sistema de
base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.
Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los textos de una
biblioteca, o los registros a los usuarios; las tablas se relacionan de forma que a partir de los
datos de la tabla de libros podamos obtener información sobre usuarios de estos y
viceversa.

48
3.1 Tablas de datos

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar datos. Una tabla
contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos
visto antes.
Las tablas contienen columnas/campos que almacenan los diferentes datos como el código
del usuario, nombre del usuario, dirección,... Y al conjunto de campos para un mismo
objeto de la tabla se le denomina registro/fila, así todos los campos de un cliente forman un
registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,...
Todos los valores de una columna determinada tienen el mismo tipo de dato, el tipo de
dato define el conjunto de valores que se podrán introducir en la columna. los tipos de datos
vienen predefinidos y pueden variar de un sistema de base de datos a otro pero suelen ser
muy parecidos. Por ejemplo en Access tenemos el tipo entero que representa números sin
decimales tanto positivos como negativos hasta un cierto valor.
En una tabla no puede haber dos columnas con el mismo nombre pero ese nombre sí se
puede utilizar en otra tabla.
Normalmente todas las tablas deben tener una clave principal definida. Una clave principal
es una columna (o combinación de columnas) que permite identificar de forma inequívoca
cada fila de la tabla, por lo que no pueden haber en una tabla dos filas con el mismo valor
en la columna definida como clave principal.
Una clave foránea es una columna (o combinación de columnas) que contiene un valor
que hace referencia a una fila de otra tabla (en algunos casos puede ser la misma tabla). Por
ejemplo, tenemos dos tablas, una de alumnos y otra de cursos, en la tabla
de alumnos pondríamos una columna curso: para saber en qué curso está matriculado el
alumno, la columna curso en la tabla de alumnos es clave foránea, mientras que la
columna código de la tabla de cursos será clave primaria.
Una tabla tiene una única clave primaria y puede contener cero o más claves foráneas.
Cuando se define una columna como clave principal, ninguna fila de la tabla puede
contener un valor nulo en esa columna ni tampoco se pueden repetir valores en la columna.

3.2 Consultas

Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en
las tablas ya creadas.

Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, etc., pero la
mayoría de las veces se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas
condiciones.

Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los libros relacionados a un
determinado tema.

Access incorpora un entorno gráfico para crear consultas de forma sencilla y rápida
49
Formularios

Un formulario es el objeto de Access diseñado para la introducción, visualización y

modificación de los datos de las tablas.

Access tiene sus propios formularios definidos pero es posible crear otros para presentar la
información a nuestro gusto.

3.3 Informes

Un informe es el objeto de Access diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir
datos seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

3.4 Macros
Una macro es el objeto de Access que define de forma estructurada las acciones que el
usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.
Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la
elección de un elemento de un formulario.

3.5 Módulos
Un módulo es el objeto de Access que contiene procedimientos personales que se codifican
utilizando Lenguaje Visual Basic. Realmente se trata de programación con Access.

3.6 Aplicaciones
Una aplicación en Access es un nuevo tipo de base de datos que se crea en Access, es una
aplicación web de Access y que se puede usar y compartir con otras personas como
aplicación de SharePoint en un explorador web. Vienen a sustituir las páginas de acceso a
datos.

50
4. Tipos de datos

A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que
se van a almacenar en ese campo.

Los diferentes tipos de datos de Access son:

Texto corto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y
caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud
máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres,
direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o
códigos postales.

Texto largo (antes llamado Memo): se utiliza para textos de más de 255 caracteres como
comentarios o explicaciones. Tiene una longitud máxima de aproximadamente 1 Gigabytes
de datos. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos
adjuntar el archivo

Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número
la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los
tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los
tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para
claves autonuméricas en bases réplicas.

Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.

51
 Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en
los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es
de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del
mismo.

Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los
cálculos. Un campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda de la
coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en
disco.

Autonumeración: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número

aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla.
Los campos Autonumeración no se pueden actualizar.

Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No,
Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un
documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.

Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada

como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres
partes:

Texto: el texto que aparece en el campo o control.

Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.
Subdirección: posición dentro del archivo o página.
Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.

52
4.2.1 Propiedades de los campos

Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un
control adicional sobre la forma de funcionar del campo.

Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista Diseño cuando tenemos
un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las
características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una
lista de valores válidos para el campo. Esta última ya ha sido explicada en el tema avanzado
"Asistente para búsquedas" de la unidad 3, de forma que en esta unidad profundizaremos en
la pestaña General.

Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras
que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al
campo.

Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de haber
introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos.

53
Propiedades de los diferentes tipos de datos:

Tamaño del campo

Para los campos Texto corto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres
que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 255caracteres y valor máximo
de 255.

Para los campos Numérico, las opciones son:

Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.

Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.

Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.

Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45

para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.

Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-

324

Id. de réplicación se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.

Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en
una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de
datos .accdb)
Los campos Autonumeración son Entero largo. A los demás tipos de datos no se les puede
especificar tamaño.

54
Formato del campo

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en
un informe.

Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos
adjuntos e Hipervínculo.

Para los campos Autonumeración, Numérico y Moneda, las opciones son:

Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.

Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo
monetario asignado en Windows como puede ser €.
Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.
Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
Estándar: presenta los valores con separador de millares.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).
Científico: presenta el número con notación científica.

Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo
una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de
Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo:
Lunes 21 de agosto de 2000.

Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.

Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo:
01/08/00.

El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29
son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el
1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999.

Título
Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del
campo. Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como
valor en la propiedad Título, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.

55
 Autoevaluación Unidad IV

Responda las siguientes preguntas:

1.-Definicion de Base de Datos, Tablas, Registro, Campos

2.-Nombre, describa y bosqueje las topologías de Base de Datos :

-Relacional

-Jerárquica

-Red

3.-Nombre y describa de forma breve los componentes de un sistema de Gestión de Bases

de Datos.

4.-Nombre los tipos de datos para Access, y especifique la capacidad d almacenamiento

para los campos numéricos.

56
 V-Unidad

Sistemas Integrados de
automatización de Bibliotecas

57
1.- Introducción
Hoy en día, gestionar la enorme masa documental existente y satisfacer las complejas
demandas informativas de los usuarios es únicamente posible mediante la aplicación de
las nuevas tecnologías en los procesos bibliotecarios, es decir, mediante la
automatización. En un contexto informatizado, las bibliotecas se convierten en auténticos
sistemas vertebradores del conocimiento y sus elementos constitutivos interaccionan de
manera coordinada y dinámica para lograr unos objetivos comunes, previamente
planificados.

2.- Automatización de Bibliotecas, concepto y evolución

La automatización de bibliotecas podría definirse como el uso de herramientas y

técnicas informáticas en las tareas bibliotecarias. En un principio, aludía a pequeñas
aplicaciones introducidas en algún eslabón concreto de la cadena documental, pero
actualmente afecta a su gestión global. Por eso, se habla de Sistemas Integrados de
Automatización de Bibliotecas (SIAB), a cargo de instituciones públicas o, más
habitualmente, de empresas de software. Los SIAB utilizan una base de datos común,
para que su información pueda ser aprovechada y compartida en todas las fases y
procesos bibliotecarios.

La automatización de bibliotecas busca:

 Paliar el colapso propio del sistema manual, ante el gran volumen de información
emergente.
 Agilizar procesos y optimizar recursos, evitando la repetición innecesaria de datos y
tareas.
 Supervisar servicios, para detectar y subsanar posibles fallos o carencias.
 Proporcionar información actualizada sobre el funcionamiento de la biblioteca, a
través de estadísticas e indicadores de rendimiento.
 Fomentar la cooperación interbibliotecaria, compartiendo registros y fondos,
para ofrecer mejores prestaciones a un menor costo.

Alcanzar estos objetivos ha requerido grandes esfuerzos previos de Normalización

Internacional de la Información, materializados fundamentalmente en:

- Las normas para dar consistencia a las descripciones bibliográficas.

- Los formatos para automatizar la catalogación.
- Las directrices para ordenar autoridades y referencias.
- Estándares de comunicación, como el protocolo TCP/IP de Internet o el Z39.50,
para facilitar el intercambio de información entre aplicaciones y sistemas distintos.
- Números internacionales normalizados (ISBN, ISSN, DOI, etc.), para
identificar inequívocamente los documentos.

58
Todos los logros actuales en materia de automatización no son sino fruto de un proceso
largo y costoso que comenzó allá por los años 60, encabezado por la LC de EEUU. En
los años 70, con la aparición de los microprocesadores, la automatización se dirigió
fundamentalmente a los catálogos, lo que fomentó el desarrollo de iniciativas
cooperativas y denotó la necesidad de unificar criterios normativos. En los años 80,
aparecieron los primeros Sistemas Integrados. Desde los años 90 en adelante, la madurez
ha ido llegando en forma de avances tecnológicos, estándares e innovaciones varias,
observadas, por ejemplo, en los Sistemas de Gestión de Bases de Datos (SGBD),
relacionales o documentales, en los grandes Sistemas Integrados de Gestión
Bibliotecaria, que han extendido la automatización a tareas bibliotecarias clave, y, sobre
todo, en Internet y la WWW, cuya evolución ha permitido progresos y posibilidades antes
impensables.

59
3.- Sistemas Integrados de Gestión Bibliotecaria (SIGB)

La concepción actual de las bibliotecas como un todo ha hecho que la

automatización basada en herramientas informáticas individuales haya dejado
definitivamente paso a un uso, cada vez más generalizado, de sistemas integrados. Estos
reúnen, en un único programa, aplicaciones específicas para cada tarea, denominadas
módulos o subsistemas, que comparten la misma base de datos. Aunque los módulos
funcionan de forma independiente, se encuentran interrelacionados y se afectan unos a
otros en términos de información.

Como resultado, se evita la redundancia de datos y aumenta la eficacia de TODAS

las funciones y servicios bibliotecarios, gestionados conjuntamente de modo
automatizado.

3.1 Características de los SIGB

Actualmente, existe una gran variedad de SIGB en el mercado, que suelen

compartir características como:

 Arquitectura cliente-servidor.
 Compatibilidad con normas y estándares oficiales y de mercado.
 Recopilación de información bibliográfica, económica y de tipo directorio en
su base de datos.
 Capacidad para ejecutarse en distintos sistemas operativos.
 Apertura a Internet.

60
3.2 Módulos y Funciones

Los módulos de los SIGB modernos ayudan en las tres grandes etapas de todo
proceso documental: entrada, tratamiento y difusión de la información. Los más
frecuentes son:

Módulo de Selección y Adquisición

Se encarga de gestionar la elección e ingreso de materiales nuevos, mediante cualquiera
de los procedimientos tradicionales: compra, canje o donación. Maneja, sobre todo,
información bibliográfica (documentos seleccionados, perdidos, recibidos…), de
proveedores, de pedidos, de facturación y contable. Por eso, algunas de sus tareas
esenciales son la búsqueda de ejemplares en el sistema, la atención a las desideratas, la
petición en firme y precatalogación de documentos, el control presupuestario o el
seguimiento de los materiales recibidos.

Módulo de Catalogación
Es el módulo por excelencia y también el más complejo de todos, pues de él depende el
buen funcionamiento del catálogo. Entre sus principales funciones, debe permitir la
catalogación de todo tipo de materiales (monografías, publicaciones seriadas,
grabaciones sonoras, vídeos...), la producción ilimitada de fichas, tejuelos, códigos de
barras, etc., la visualización de registros desde diversos puestos de trabajo, el
intercambio de datos con otras bibliotecas y la generación de ficheros de autoridad
para homogeneizar los encabezamientos, si bien algunos SIGB cuentan con un módulo
propio e individualizado de control de autoridades para validar y normalizar los puntos
de acceso al catálogo.

Módulo de Recuperación de Información

Gestiona las interacciones entre los usuarios y el sistema, de ahí que lo más valorado en
él sea, además de su eficacia, la amigabilidad de su interfaz y su facilidad de uso.
Coordina todas las operaciones necesarias para que los usuarios puedan acceder a la
información, ya sea bibliográfica, es decir, relacionada con los fondos de la biblioteca, o
no bibliográfica, esto es, relacionada con la disponibilidad de ejemplares, con el historial
de préstamos y reservas, etc. Para ello, suele ofrecer diferentes opciones de búsqueda y
recuperación de datos (simple, avanzada, mediante operadores booleanos u otras
combinaciones…) e incluso suele informar sobre fondos demandados que se encuentran
en otras bibliotecas.

El nuevo concepto de catálogo en línea u OPAC, que soporta hipertextos y puede enlazar
con múltiples recursos web externos, mantiene las prestaciones tradicionales, pero
posibilita su consulta desde cualquier lugar a la vez que ofrece una visión renovada del
portal de la biblioteca.

61
Módulo de Circulación o Préstamo
Facilita el seguimiento de los documentos que circulan entre las unidades del servicio y
el exterior, gestionando préstamos, renovaciones, devoluciones y reservas. Además,
permite generar carnés de usuarios, avisos sobre vencimientos, cartas de reclamación por
documentos no devueltos, informes sobre materiales perdidos o estropeados,
estadísticas, etc. Resulta especialmente útil en la tramitación del préstamo
interbibliotecario, por su mayor complejidad.

Módulo de Publicaciones Seriadas

La singularidad de este tipo de material hace que algunos sistemas integrados presenten
un módulo específico para su tratamiento. Se centra principalmente en controlar la
recepción, encuadernación y estado de la suscripción de las publicaciones seriadas, aún
más difícil de gestionar cuando no se adquieren físicamente, sino en formato
electrónico, por el necesario seguimiento de sus licencias de uso.

Módulo de Estadísticas

Recoge datos sobre cada uno de los procesos y, tras su debido estudio, presenta
resultados estadísticos, como, por ejemplo, el número de consultas efectuadas en el
OPAC, el número de publicaciones seriadas registradas en un determinado periodo, etc.
Así, ayuda en la toma de decisiones sobre la gestión global de la biblioteca.

Módulo de Administración y Gestión

Facilita la organización de tareas relacionadas con los recursos humanos, técnicos,

económicos, de mantenimiento, etc. de la biblioteca.

62
 Autoevaluación Unidad V

Responda las siguientes preguntas:

1.-Defina Automatización de Bibliotecas.

2.-Describa cinco objetivos de la Automatización de Bibliotecas.

3.-Nombre cinco características de los Sistemas Integrados de Gestión de Bibliotecas.

4.-Nombre y describa brevemente los módulos más frecuente de un SIGB.

63
 VI- Unidad

Acceso a la Información en la Era

Digital

64
1. Introducción
El acceso a los nuevos medios digitales y plataformas de distribución está conduciendo a
los medios de comunicación hacia una nueva dimensión de su negocio. Las nuevas formas
de cooperación y competencia entre los medios locales, nacionales e internacionales y la
fragmentación de los contenidos en función de los intereses y necesidades de los usuarios
propician un cambio de rol de los medios en la era digital. Estos profundos cambios
también se han dejado sentir en los perfiles laborales de los profesionales de la
información, estableciendo una nueva dimensión en la manera de organizar y ejecutar su
trabajo.
Los medios de comunicación han decidido invertir en iniciativas audiovisuales, móviles y
en línea en las que el usuario debe pagar por recibir determinados contenidos o bien estos
son pagados por la publicidad generalmente motivados por la reducción del mercado de
publicidad en los soportes tradicionales. En sus iniciativas de nuevos medios, las empresas
informativas suelen emplear una estrategia que mezcla el acceso libre para el contenido
general y el acceso de pago para el contenido especializado o de valor añadido, junto a la
venta de todo tipo de archivos y bases de datos. Las compañías también pueden obtener
ingresos adicionales con la venta de música, la comunicación personal de banda ancha, el
acceso múltiple a Internet mediante diversos dispositivos (PC, teléfono móvil, PDA,
etcétera) y el desarrollo del comercio electrónico.
Cuando se habla de nuevos medios o de iniciativas en este campo es difícil analizar las
modas en curso o las futuras tendencias de los mercados e industrias, ya que dado el rápido
desarrollo de la tecnología los modelos de medios pueden cambiar a corto plazo, en
particular en aquellos aspectos relacionados con la producción, el consumo y la
distribución.
Un fenómeno común en todos los países desarrollados ha sido el incremento exponencial
de Internet como una red donde convergen todas las aplicaciones de usuario y que la
delimitan como el espacio para el ocio y los negocios. Este crecimiento se ha manifestado
no solo en el número de usuarios sino también en el número de servidores conectados a
Internet. De hecho, la creación de una masa crítica de usuarios es un factor fundamental
para crear productos y servicios informativos rentables en la nueva era digital.
El crecimiento del número de internautas pone de manifiesto la creciente importancia de
Internet como plataforma tecnológica para la comunicación personal, la información, el
entretenimiento y también para el comercio electrónico. Por otra parte, Internet también se
manifiesta como una tecnología bastante fiable en función de su propósito inicial: el de
seguir funcionando aún en el supuesto de que alguno de sus nodos sufriera un ataque. La
tecnología ha variado el panorama de los medios en internet y ha generando un fuerte
impacto tanto en las profesiones como en la actividad comunicativa
En la mayor parte de los países desarrollados esta expansión de Internet ha coincidido con
el establecimiento de redes de telecomunicaciones de gran capacidad de transmisión (redes
de banda ancha). Estas redes son soportadas por infraestructuras de diversa naturaleza:
fibra óptica, ADSL, LMDS, UMTS, satélites y TV digital.
65
Desde el punto de vista del acceso a Internet se ha producido una transición desde el
acceso mediante terminales fijos (computadores de escritorio) hacia el acceso con
dispositivos móviles. Se prevé que en el futuro esta última modalidad de acceso será la
más importante, en particular cuando ya estén funcionando a pleno rendimiento los
terminales móviles de cuarta generación (4G). Por lo que respecta a la implantación social
de Internet, la tendencia es que el acceso esté presente en todas las partes y no solo en el
hogar o en la oficina. Así, cada vez será más frecuente la implantación de Internet en
lugares públicos y medios de transporte. También es necesario destacar los ensayos que se
están realizando con el fin de alcanzar una Internet con mayor potencia y que han
fructificado en la constitución de la red Internet 2, con mayor potencia y velocidad que la
existente hasta ahora, y que en un futuro acabará sustituyendo al actual World Wide Web.
Una de los obstáculos importantes a los que se enfrenta Internet es la escasez de
prestaciones que proporcionan la mayoría de las redes existentes en la actualidad, en el
sentido de la existencia de un ancho de banda insuficiente para cubrir las necesidades que
demandan los usuarios, lo que se traduce en importantes dificultades para acceder a la Red,
o simplemente en lentitud, una vez que se ha conseguido acceder a la misma. En este
sentido el despliegue de infraestructuras de banda ancha, tales como el ADSL7 o el
LMDS8, ofrecerán una mayor capacidad y prestaciones a los usuarios domésticos y
profesionales. El desarrollo de la banda ancha será crítico para la consolidación de la
Sociedad de la Información y para el desarrollo de la industria de contenidos, ya que los
contenidos multimedia necesitan disponer de un gran ancho de banda para su suministro.
2. Digitalización del mundo real
Los computadores son dispositivos electrónicos y trabajan con información digital. Sin
embargo, el mundo que nos rodea y la información que recibimos a través de nuestros
sentidos, es información analógica. Y como la naturaleza de esa información es muy
variada, hace falta disponer de dispositivos de entrada específicos, preparados para
interpretar ese tipo de señales y convertirlas a algo que pueda manejar el computador. En
general, a ese proceso de transformación de datos analógicos en información
digital(secuencias de unos y ceros) se le denomina digitalización.

Básicamente, un computador trabaja con 3 tipos de datos de entrada: imágenes estáticas,

sonidos y vídeo (imágenes en movimiento, normalmente combinadas con sonido).

El dispositivo que se emplea para digitalizar imágenes impresas se denomina escáner. Los
escáneres barren mediante un haz de luz un documento opaco con la que dividen la imagen
en puntos, cada uno de los cuales es convertido en un píxel de un color concreto. La
resolución de un escáner indica cuantos puntos por pulgada (ppp) es capaz de leer. Cuanto
mayor sea esta medida, mayor será la calidad de las imágenes que se obtienen.

7
Tecnología que permite la conexión a Internet mediante el uso de la línea telefónica tradicional
8
Tecnología de transmisión (punto a multipunto) que emula a los sistemas celulares actuales pero en una
banda mucho más alta
66
Los modelos domésticos más empleados en la actualidad son los escáneres planos, del
tamaño de un A4. Pueden encontrarse también integrados en lo que se conocen como
dispositivos multifunción, que integran escáner, impresora y fax en un único dispositivo. A
los escáneres planos se les pueden acoplar accesorios, como un alimentador de páginas,
para escanear automáticamente una pila de hojas en lugar de tener que hacerlo una a una
manualmente, o un accesorio para escanear dispositivas. Sin embargo, existen escáneres de
transparencias que permiten escanear documentos transparentes, como negativos o
diapositivas, y cuyos resultados son de mayor calidad. Otros tipos son los escáneres de
tambor, que son los que reproducen con mayor fidelidad el documento original. Tienen el
inconveniente de su elevado precio, por lo que está reservado para los profesionales de las
artes gráficas. Ahora están los escáneres 3D, que permiten escanear directamente objetos
en 3 dimensiones y crear un modelo tridimensional del mismo en el ordenador.

Una cámara fotográfica digital también puede considerarse un dispositivo digitalizador,

pero en lugar de trabajar con imágenes impresas, es capaz de capturar la luz en un sensor y
almacenar directamente el resultado en un fichero.

Si lo que queremos capturar es sonido, hará falta una tarjeta capturadora que sea capaz de
digitalizar la señal captada por un micrófono. Todas las tarjetas de sonido tienen esta
función, siendo pues dispositivos de entrada y salida al mismo tiempo. De la misma forma
que la calidad de una imagen viene dada por su resolución (el número de píxeles que la
forman), en el caso del sonido hablaremos de la frecuencia de muestreo. Se define como
el número de muestras por unidad de tiempo que se toman de una señal continua (como es
el sonido). Al ser una medida de frecuencia, se expresa en hercios (Hz, ciclos por segundo)
o en sus múltiplos (como el kilohercio−kHz). El oído humano es capaz de detectar
frecuencias de hasta 20 kHz

Un tema interesante en la captura de audio es el reconocimiento de voz. En este caso no se

trata únicamente de convertir una señal analógica en digital. El software de reconocimiento
de voz es capaz de identificar las palabras aisladas dentro de una frase y procesarlas. Por
ejemplo, puede interpretar comandos de voz como órdenes o escribir un documento
dictado. En sus orígenes previamente había que entrenarlos para reconocer la voz de una
determinada personas y solo eran capaces de reconocer un vocabulario restringido, pero en
la actualidad los sistemas son generales, independientes del usuario y con un vocabulario
completo, incluso en varios idiomas. Posiblemente es un futuro no muy lejano este tipo de
sistema de entrada de datos pueda llegar a sustituir a los teclados para el texto escrito.

No tiene sentido un ordenador sin dispositivos de entrada: los usuarios no podrían

introducirlos datos con los que la CPU debe trabajar. Los dispositivos habituales siguen
siendo los mismos casi desde sus orígenes: teclados para la entrada escrita (texto) y mouse
para la interacción con entornos gráficos.

67
La gran diversidad en la naturaleza de la información hace que sea necesario disponer
dispositivos específicos para cada tipo de datos. Algunos de ellos son artificiales, como los
códigos de barras o de puntos, creados para albergar grandes volúmenes de información de
forma que su gestión sea fácilmente automatizable y se reduzca la posibilidad de errores.
En otros casos, cuando lo que se quiere usar como entrada es información que proviene del
mundo real, es necesario usar dispositivos digitalizadores, que transforman las señales
recibidas (de naturaleza analógica) en señales digitales que se pueden enviar directamente
al computador para su procesamiento o se puede almacenar en archivos ya en formato
digital. Escáneres, digitalizadores de vídeo o audio y cámaras digitales son algunos
ejemplos.
3. Medios móviles
La prensa electrónica incorpora nuevos accesos a la información con la posibilidad de
recibir información por correo electrónico o en el propio teléfono. Cada internauta, de
manera exclusiva, puede ser informado sobre aquellos aspectos que estén dentro de la
esfera de sus gustos y preferencias, inspirándose en el modelo estadounidense que lleva
algunos años promocionando el periódico a la carta, basándose principalmente en los
contenidos desarrollados en cada sitio Web. El teléfono móvil se está convirtiendo en un
elemento imprescindible en la vida social y económica de los países desarrollados, puesto
que millones de personas lo utilizan como medio de comunicación, sobre todo entre
adultos, jóvenes y solteros. De hecho, el área de las comunicaciones móviles, junto con la
tecnología de Internet, son las de mayor crecimiento dentro del sector de las
telecomunicaciones. Además, hay un fuerte crecimiento debido a la convergencia
tecnológica que facilita la movilidad en Internet. Evidentemente este hecho va a hacer
posible el desarrollo de la sociedad de la información sobre la base de la conexión a las
redes globales. Esta realidad también implica un cambio en el entorno móvil, puesto que
hasta estos momentos se centraba fundamentalmente en la voz.
Este nuevo entorno de las telecomunicaciones exige un fuerte esfuerzo por parte de los
empresarios de la información para desarrollar, utilizando las redes existentes, servicios
múltiples (voz, datos y multimedia) en tiempo real y con un nivel de calidad garantizado en
servicios de Internet, intranets y entretenimiento, mediante cámaras de vídeo y, sobre todo,
los dirigidos al comercio electrónico móvil: negocios, reservas de billetes, transacciones
bancarias, etc.
Los servicios que cuentan con mayores posibilidades son los de localización, concebidos
para proporcionar información al usuario en virtud de su situación geográfica.
Los servicios de localización que ofrecen un mayor atractivo son aquellos por los cuales
los usuarios estarían dispuestos a pagar en función de su alto valor añadido como, por
ejemplo, los servicios de información sobre el estado del tráfico, o los relacionados con la
movilidad de las personas (rutas e itinerarios) o bien aquellos sobre las ofertas de ocio y
entretenimiento que se van a desarrollar en las proximidades del usuario. Esta tecnología
crea nuevos consumidores con alto potencial de consumo, susceptibles de ser
aprovechados por los medios de comunicación digitales.

68
Contenidos en cualquier lugar y cualquier hora:
La industria informática ya viene adaptando sus productos a esta necesidad y ofrece
computadores cada vez más pequeños y baratos, con mayores prestaciones: velocidad,
calidad, potencia de proceso, capacidad de almacenamiento, mejora de las pantallas de
visualización, mayor autonomía de las baterías, etc.). En paralelo al desarrollo de los
ordenadores portátiles en los últimos años han proliferado otros dispositivos móviles,
como las Tables. Se trata de dispositivos de reducido tamaño que integran las funciones de
agenda electrónica, datos de contacto y tareas a realizar, e incluso incluyen correo
electrónico y aplicaciones ofimáticas. Además hay que destacar la amplia difusión de los
teléfonos móviles en todos los sectores de la población, lo que ha llevado a una situación de
coexistencia de una gran variedad de terminales que compiten entre sí por ofrecer las
funcionalidades de capacidad de tratamiento de la información requerida en situaciones de
movilidad.

Nos encontramos en un mundo en que el consumidor es cada vez más exigente. Ante el
gran aumento en el uso de dispositivos, parece evidente que debe avanzarse hacia la
integración de funciones en terminales de nueva generación en los que puedan converger
la mayoría de prestaciones ofrecidas individualmente por cada una de ellos. El escenario
más probable es que se integren las funciones del ordenador, el teléfono móvil, las tables y
la PDA en un mismo aparato. Por otra parte, tendrán que resolverse aspectos como los del
teclado de entrada de datos y las pantallas de visualización (elementos fundamentales para
determinar la ergonomía de los nuevos aparatos). Otro escenario en el que posiblemente se
producirá una convergencia será el de la integración entre los ordenadores y los
televisores. Esta convergencia se acentuará a medida que se consolide la televisión digital
y, sobre todo, a medida que se desarrollen aplicaciones y contenidos compatibles y
accesibles entre los dos tipos de plataformas. Un aspecto fundamental, en este sentido, será
el diseño de los descodificadores para la TV digital.

4. Contenidos digitales y modelos de negocio

La lista de los contenidos más atractivos para el mercado incluye fundamentalmente:
deportes, información económica y financiera, clasificados, salud, información sobre
viajes, ofertas de ocio, tráfico, etc. Las iniciativas de algunos periódicos para cobrar no
tienen todavía el suficiente valor añadido para que los usuarios paguen y muchas veces los
ingresos de publicidad on line representan mayor cantidad económica que el dinero que les
suponen las nuevas suscripciones.
El auge de Internet ha propiciado que los contenidos incrementen su valor, su alcance y su
nivel de interactividad, gracias a las posibilidades que ofrece la red para su gestión y
distribución personal. La Red ha provocado la fractura del modelo unidireccional propio
de los medios de comunicación de masas, y ha significado la implantación de un “modelo
omnidireccional” (comunicación de todos con todos) en el que cualquier usuario se
convierte, a la vez, en sujeto emisor y receptor .
El crecimiento de los contenidos en Internet ha sido más cuantitativo que cualitativo, pues,
de hecho, en la Red es posible encontrar grandes cantidades de información de escaso o
nulo valor. Uno de los problemas más relevantes de los contendidos es el aspecto
69
relacionado con la financiación (las fórmulas más comunes para ello son: la publicidad, el
patrocinio y el pago mediante suscripción o por consumo).
Las distintas modalidades de financiación de los contenidos han propiciado una gran
experimentación de nuevos modelos de negocio en la Red, en la mayor parte de los casos
basados en ofrecer contenidos gratuitos y financiados por medio de la publicidad. Estos
modelos de negocio han demostrado finalmente su escasa rentabilidad, por lo que, en estos
momentos, muchos proveedores se están comenzando a cuestionar el modelo de
“gratuidad” de los contenidos en la Red, con una tendencia hacia el cobro por contenidos o
hacia la búsqueda de otras fórmulas de ingresos.
Uno de los grandes retos para los proveedores es el desarrollo de mecanismos de pago que
no sean disuasorios para los usuarios como, por ejemplo, la entrega del número de la tarjeta
de crédito, acto que genera una gran desconfianza entre los usuarios.

70
 Autoevaluación Unidad VI

1.-Explique en que consiste la digitalización.

2.-Nombre los dispositivos más usados para la digitalización de datos, explique el uso de
uno de ellos.

3.-Expique el rol de los medios Móviles en los sistemas automatizados.

4.-Como la industria de la informática se adapta sus dispositivos para acceso de la

información en cualquier lugar y hora.

5.-Nombre los contenidos digitales más atractivos para el mercado y que rol cumple la
internet para ello.

71
SOLUCIONES

AUTOEVALUACION 1
PREGUNTA REPUESTA PREGUNTA RESPUESTA

1 Página 2 2 Página 8

3 Página 9 4 Página 11

5 Página 11 6 Páginas 12,13

7 Páginas 14,17,20 8 Página 24

AUTOEVALUACION 2
PREGUNTA REPUESTA PREGUNTA RESPUESTA

1 Página 27 2 Página 28

3 Página 30 4 Página 31

AUTOEVALUACION 3
PREGUNTA REPUESTA PREGUNTA RESPUESTA

1 Página 34 2 Página 35

3 Página 36 4 Páginas 39,40,41

5 Páginas 41,42 6 Página 43

72
SOLUCIONES

AUTOEVALUACION 4
PREGUNTA REPUESTA PREGUNTA RESPUESTA

1 Página 46 2 Páginas 47,48

3 Páginas 48,49,50 4 Páginas 51,52,54,55

AUTOEVALUACION 5
PREGUNTA REPUESTA PREGUNTA RESPUESTA

1 Página 58 2 Página 58

3 Página 60 4 Páginas 61,62

AUTOEVALUACION 6
PREGUNTA REPUESTA PREGUNTA RESPUESTA

1 Página 66 2 Páginas 66,67

3 Página 68 4 Páginas 69

73
Bibliografías

 Biblioteca digital a la automatización José Manuel Lucía Megías

 Chile Digital Gobierno de Chile

 Manual Aleph Apunte de Capacitación Universidad de Concepción

 Redes y retos Oscar Díaz Fouces/ Pilar García Soidán

 Apuntes de la Web

 Aulaclick.cl

 Lawebdelprogramador.com

74
 ANEXO

RESUMEN
MANUAL DE OPERACIONES
SOFTWARE ALEPH

75
 Software para el Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria (SIGB)

Aleph 500 de la empresa Ex Libris, es una tecnología que ofrece a sus usuarios acceso a la
información desde una plataforma moderna y actualizada, acorde a los nuevos
requerimientos de calidad y servicios disponibles de otras bibliotecas a nivel mundial.

ALEPH es un sistema de gestión completo e integrado que maneja todos los aspectos de los
servicios bibliotecarios, tanto para el personal como para los usuarios. Esta desarrollado
con arquitectura cliente-servidor, utiliza la base de datos Oracle y ofrece soporte completo
de Unicode.
Tiene un diseño multiplataforma y permite el acceso de la información a través de WWW,
cliente Window y Z39.50. A lo largo del tiempo y a través de las sucesivas versiones, el
sistema se ha depurado mejorando sus prestaciones.

Aleph 500 es líder en el mercado de automatización de bibliotecas; constituye una

completa solución, avanzada y basada en estándares industriales, bibliotecológicos e
informáticos. Más de 1800 sistemas Aleph están actualmente instalados en bibliotecas y
consorcios de 63 países, tales como Harvard University, MIT, University of Chicago,
University of California, Michigan University, Universidad Nacional Autónoma de
México, Biblioteca Nacional de Chile, Pontificia Universidad Católica de Chile,
Universidad de Concepcion, Universidad de Talca, Universidad del Bio bio etc.

Este nuevo sistema posee módulos de circulación, catalogación, adquisiciones, préstamos

interbibliotecarios (PIB), catálogo en línea (OPAC) y administración. El nuevo catálogo en
línea posee poderosas y directas herramientas de búsqueda que ofrecen a los usuarios la
opción de elegir búsquedas básicas o avanzadas, así como un número ilimitado de índices
de palabras y alfabéticos.

El sistema brinda a los usuarios la posibilidad de realizar una variedad de tareas con
facilidad:

 Ver los préstamos actuales y renovar materiales.

 Ver el historial de préstamos.
 Definir un idioma de interfaz y un formato de despliegue de registros por omisión.
 Guardar resultados de búsquedas específicas y estrategias de búsqueda en un estante
electrónico personal para su futura recuperación y enviar esta información por correo
electrónico.
 Definir múltiples perfiles para DSI (diseminación selectiva de información). El servicio
DSI notifica a los usuarios acerca de la disponibilidad de nuevas publicaciones de
interés para ellos.

76
Los usuarios también podrán solicitar material a través del servicio de reservas y
renovaciones en línea.
Principales características

 La flexibilidad es una de sus principales características y está dada por la capacidad que
ofrece de combinar sus módulos según convenga al servicio, pudiéndose adaptar a
cualquier tipo.
 La apertura es otra de las características que lo distinguen como software de
vanguardia. Basado en estándares industriales, ofrece una gran capacidad para
compartir recursos. La conectividad y la interacción que ofrece con otros sistemas y
bases de datos son completas.
 La facilidad de uso es una realidad por los flujos de trabajo amigables e interfaces
gráficas intuitivas.
 Es un sistema multilingüe ya que al estar basado en Unicode puede ofrecer soporte en
muchos lenguajes y alfabetos de tal manera que la biblioteca optará por un idioma de
interfaz y más importante aún, el usuario puede elegir su preferido. Este idioma quedará
vinculado a su registro en la biblioteca, es decir, todas las funciones de la biblioteca que
gestiona el sistema, se llevarán a cabo en el mismo.
 Es un sistema ampliable que permite expandir tanto el hardware como el software sin
esfuerzo.

Componentes modulares
El sistema incluye módulos para la circulación o préstamo, catalogación, publicaciones
periódicas, adquisiciones, préstamo interbibliotecario, DSI, y también brinda numerosas
funciones de limpieza, incluidos los análisis estadísticos. Sus componentes modulares
pueden combinarse de varias maneras haciéndolo un sistema flexible, adaptable a distintas
realidades institucionales, resultando aplicable tanto en bibliotecas pequeñas como en
servicios de grandes organizaciones.

Todos los componentes son totalmente personalizables o modificables, lo que permite a

cada Servicio crear su propio sistema de gestión bibliotecaria.
Ventajas de utilizar ALEPH 500

 Administrar muchas bibliotecas desde un solo servidor

 Desde 5 hasta miles de usuarios simultáneos
 Aprovechamiento de registros (Copia de Catalogación)
 Préstamo Interbibliotecario
 Enlaces a objetos digitales (Biblioteca Virtual)
 Protocolo SIP2 para Autopréstamo
 Protocolo LDAP para Autentificación
 Generador de reportes muy avanzado (opcional) con tecnología ReportNet.
 Carga de Objetos e Indexación Full Text (ADAM)
 Servidor Z39.50
 Interfaz RFID

77
 Transacciones electrónicas de Adquisiciones
 Conversión de datos garantizada y comprobada
 Posibilidad de conectarse a los sistemas administrativos
 Estándares internacionales (Z39.50, MARC 21, Unicode, NCIP, etc.)

Módulos ALEPH

CLIENTE GUI
 Adquisiciones
 Administración
 Catalogación
 Préstamo
 Préstamo Interbibliotecario
 Ejemplares
 Búsqueda(OPAC)
 Revistas
 Utilidades

CLIENTE WEB
 OPAC
 “CourseReading”
 Servicios/Procesos

78
 MANUAL DE PROCEDIMIENTO
PLATAFORMA ALEPH
MÓDULO CATALOGACIÓN

A. Ingresar al módulo de Catalogación de Aleph

1. Ir al menú de inicio ubicado en la barra de tareas y hacer clic.

2. Ubicar el ícono de Catalogación y hacer clic.

79
3. Es necesario contar con una clave de usuario y una contraseña (asignados por los
administradores del sistema).

B. Apertura del registro catalográfico

Todo material que se reciba del área de Selección y adquisición debe contar con un
registro o un pre-registro catalográfico y la correspondiente información del ejemplar
(ítem), además de la etiqueta de código de barras. Para comenzar a procesar el registro
catalográfico del material, es necesario abrir el registro en el módulo de catalogación
del cliente de Aleph.

Seleccione la pestaña “Buscar” (véase figura 1)

Figura 1

80
Mostrará la siguiente pantalla (véase figura 2) en donde debe seleccionar la base
correspondiente a su biblioteca en el campo llamado Base. Seleccione el campo de
búsqueda “Código de Barras”. Pulse en el campo de valor correspondiente y utilizando el
teclado o el lector óptico, introduzca el código de barras del ejemplar que se está
procesando.

Figura 2

Se visualizará la lista de resultados y el registro correspondiente, pulsar en uno de

los botones “Catalogar” (véase figura 3).

Figura 3
81
Mostrará la pantalla de catalogación (véase figura 4).
Examinando el registro puede verificar si se trata de un registro completo o de un pre-
registro. En consecuencia, puede pasar a la confrontación del mismo con las bases de
Aleph y con otras externas o revisar y corregir el registro directamente.

Figura 4

C. Confrontación de pre-registro con base de Aleph

Para completar la información de un pre-registro, es oportuno averiguar si ya existen
registros parecidos en las bases de Aleph. Seleccione la pestaña “Buscar”
(véase figura 5).

82
 Figura 5

En la siguiente pantalla debe seleccionar el catálogo que desea confrontar en el

campo llamado Base (véase figura 6). Decida el parámetro de búsqueda, por ejemplo
“Títulos” (1). Introduzca la información que desea buscar (2). Pulsar en el botón “Aceptar”
(3)
Nota: confronte siempre primero la base que corresponde a su biblioteca para evitar
duplicidad de registros.

Figura 6

Muestra la siguiente pantalla (véase figura 7) en donde visualizará la lista de resultados.

Al pulsar sobre un título es posible visualizar la información que corresponde a cada
registro. Sí la búsqueda proporciona un resultado satisfactorio, es posible abrir el
registro completo en la pantalla de catalogación pulsando el botón “Catalogar”.

83
 Figura 7

Puede repetir esta operación con los otros catálogos de la Red de Biblioteca. Si
encuentra un registro que contiene información que corresponda al material
que está procesando, puede pasar a copiar campos de este registro al pre- registro que
quiere completar.

84
D. Confrontación de pre-registro con base externas y exportación de información

Existen muchos catálogos en línea (OPAC) cuyos registros es posible confrontar con el
título que se está procesando. En algunos casos estos catálogos permiten además
exportar los registros en un formato compatible con Aleph.
Como ejemplo consideramos el catálogo en línea de la Biblioteca del Congreso de
Estados Unidos. Utilizando un navegador de Internet (por ejemplo, Google Chrome), abrir
la página http://catalog.loc.gov/ (véase figura 8), y posiciónese en la opción “Quick
Search”.

Figura 8

85
En esta parte introduzca el texto que desea buscar, (véase figura 9) ya sea el título de la
obra, el autor o el ISBN, por ejemplo y de clic en “Search”.

Figura 9

Visualizará el registro catalográfico (véase figura 10).

Figura 10
86
Para exportar el registro, seleccione “Save Record” (véase figura 11).

Figura 11

Visualizará una página para seleccionar el formato del registro bibliográfico. Elegir la
opción “MARC (Unicode/UTF-8)” y dar clic en “Save”.

Figura 12
87
Una vez esto, se le pedirá la dirección de descarga en donde se guardará el registro en
formato MARC, y se podrá pasar a importar en el cliente de Aleph.

Figura 13

88
E. Importación de registros de base externa
El módulo de catalogación del cliente de Aleph permite importar registros externos, en
diferentes formatos.
Seleccione el icono “Registros bibliográficos” ( ). Pulsar en “Importar
Registros”. En el campo “Archivo de entrada” elija el archivo dónde guardó el registro que
desea importar. En el campo “Prog. Conversión, elija el formato “MARC”. Pulsar en el
botón “Convertir:” Finalmente, pulsar el botón “Editar”, para pasar a la vista completa del
registro (véase figura 14).
Una vez abierto el registro importado en la pantalla de registro, podrá copiar los
campos que desea al pre-registro del material que está procesando.

Figura 14

89
F. Copia de un campo de un registro a otro
En el módulo de catalogación de Aleph es posible copiar alguno o todos los campos de un
registro a otro. Esta operación es particularmente útil cuando se tenga que completar un
pre-registro y se disponga de un registro completo de un material parecido que se tenga,
por ejemplo la misma clasificación o los equivalentes encabezamientos de materia.
En la pestaña de “Editar Registros” (véase figura 15) pulsar en el registro desde dónde
desea copiar la información para visualizarlo.
Pulsar en el icono Dividir Modo Editor para abrir una segunda pantalla de registro.

Figura 15

90
Posicionarse en la nueva pantalla de registro (véase figura 16), después dé un pulso en el
registro donde desea copiar la información. El registro se desplegará en la nueva
pantalla.

Figura 16

De un pulso en el campo que desea copiar (por ejemplo, en la figura 17, el campo 082).
Presione las teclas CTRL+T para copiar el campo seleccionado. Pulse en la pantalla del
registro donde desea copiar el campo. Presione las teclas ALT+T para pegar el campo
copiado. Una vez que haya copiado todos los campos que desea, puede pasar a la
modificación del registro.
Nota: Si desea copiar todos los campos de un registro a la vez, utilice las teclas
CTRL+D para copiar y ALT+D para pegar.

Figura 17
91
G. Modificación de un registro (revisión y corrección)
Para completar un pre-registro o corregir un registro existente, puede modificar los
campos y subcampos del mismo. La primera operación que debe hacer para completar
un pre-registro es establecer la plantilla que corresponde al tipo de material que está
procesando.
En el menú Editar, seleccione la opción Expandir desde la plantilla (véase figura 18).

Figura 18

En la ventana de Lista de plantillas, dé un pulso en el nombre del archivo de la plantilla

que desea utilizar. Dé un pulso en el botón “Abrir” para aplicar la plantilla al registro que
está modificando. (véase figura 19)

Figura 19
92
Es importante tener en cuenta que los campos LDR y 008 son obligatorios. En estos
campos se definen algunas de las características del material. Para modificar
los campos LDR y 008 debe abrir la forma correspondiente seleccionado el
campo y presionando las teclas CTRL+F. (véase figura 20)

Figura 20

93
Para añadir o borrar un nuevo campo o subcampo, seleccione el comando
correspondiente desde el menú “Editar texto”.

Figura 21

Cuando haya terminado de completar o corregir el registro, valide las etiquetas

presionando el icono “Verificar registro”

Figura 22

Después de haber atendido las observaciones del sistema, guarde las adecuaciones en el
servidor de Aleph. Dé un pulso en el botón “Guardar en servidor y unidad local”

Figura 23

94
En la ventana “Guardar en servidor y unidad local” dé un pulso en el botón
“Continuar”.

Figura 24
Si aparece la ventana Errores o avisos de validación del registro, revise
detenidamente cada uno de los mensajes. Si hay errores en el registro, de un pulso en el
botón “Cancelar” para volver a la pantalla de registro y realizar las correcciones
correspondientes. De lo contrario dé un pulso en el botón “Ignorar” para seguir
guardando el registro en el servidor.

Una vez que haya completado las modificaciones del registro y las haya guardado en el
servidor, pase a completar la información del ejemplar que está procesando.

Figura 25

95
H. Completar información del ejemplar
Para completar el proceso de un ejemplar, es necesario revisar la información
correspondiente en el módulo de catalogación de Aleph. Para acceder a la
pantalla de ítem seleccione el registro que corresponde al material que está procesando.
En el árbol del registro, dé dos pulsos sobre el código de barras del ejemplar que está
procesando.

Figura 26

Complete la pantalla de ítem, pestañas Información General 1 y 2 (véase la figura 26),

recordando que los campos “Clasificación” y “Descripción” se reportarán en la etiqueta
del lomo (impresión de etiquetas). Modifique el valor del campo “Estatus de ítem”
dependiendo del esquema de préstamo. Al terminar, dar un pulso en el botón
“Actualizar”.

96
Figura 27

Cuando haya completado la información del ejemplar, puede pasar a imprimir la

etiqueta correspondiente.

II. Impresión de etiquetas topográficas

Para finalizar el proceso del material en el cliente de Aleph, se imprime la etiqueta del
lomo. Seleccione la opción “Imprimir Etiquetas de ítem” del menú “Abrir registro de
ítem”. (Véase figura 28)

Figura 28

97
Agregue los códigos de barras de los materiales, uno por uno, en el campo
“Ingrese Código de barras”, dando un pulso en el botón “Agregar” o pulsando la tecla
“Enter”. (Véase figura 29) Si dispone de un lector de códigos de barras, puede utilizarlo
para este proceso. Al terminar, dar un pulso en el botón “Imprimir”.

Figura 29
Nota: Introduzca 30 códigos de barras para completar una plantilla de etiquetas.

En la ventana Impresión revise que los datos de las etiquetas sean correctos (véase figura
30). Al final de la pantalla deben aparecer una línea y un asterisco: si no aparece
este último, debe revisar ya sea el último ítem desplegado o el primero que no se
despliega, pues en alguno de ellos puede existir un problema con la información de la
clasificación o de la descripción.
Para imprimir, pulsar en el botón “OK”.

Figura 30

98
MÓDULO DE CIRCULACIÓN

Ingresando al Módulo Circulación de Aleph

Pasos

Ir al menú inicio ubicado en la barra de tareas. (Pulsarlo)

Seleccione la opción ALEPH 500

Para ingresar al módulo, oprima el icono de Circulación.

Es necesario contar con un nombre de usuario y una contraseña (asignados por los
administradores del sistema).

99
PRÉSTAMO
Para realizar préstamos debe ingresar al módulo de Circulación y pulsar el icono de
usuario en donde se leerá su código.

Para que sea posible el préstamo, el usuario no debe de tener adeudo (s), si es así, el
sistema mostrará la pantalla siguiente, en donde puede verificar los datos del mismo. En
caso de adeudo (de cualquier tipo) ir a la sección de Sanciones al final del documento.

100
Si el préstamo procede, pase el código de barras del material en la barra de ítem y
verifique los datos del préstamo (título del material, fecha de vencimiento, etc.).

Es importante que una vez que se hayan realizado todos los préstamos, finalice la sesión
del usuario para evitar errores.

101
DEVOLUCIÓN

Pulse el icono correspondiente.

Introduzca el código de barras del material en la Barra Item

Una vez que lo hizo, se despliegan los datos del usuario y los del material
entregado.

102
Al concluir el proceso de devolución, limpie la ventana pulsando en el botón
correspondiente.

103
Nota:
Al recibir una devolución fuera de tiempo, nos muestra éste mensaje: Devolución tardía
del ítem. Si es acompañada de sanción económica (debe dinero), envíe a pagar a caja.

104
Caja:
Para cobrar multas, inicie sesión en el módulo de Circulación sitúese en el icono de
usuario, lea o teclee el código de usuario en la barra correspondiente. Verifique el monto
del adeudo.

Ya que se verificó el monto de la deuda, pulse Pagar.

Mostrará la siguiente ventana, pulse en Aceptar.

105
Hecho esto, le muestra su recibo de pago. Se imprime o se cierra según se desee.

106
CIRCULACIÓN FUERA DE LÍNEA
Introducción
Esta opción únicamente se utiliza cuando se ha perdido la conexión con el servidor
de ALEPH, puede darse cuenta de que éste falló porque envía un mensaje con la
leyenda falló la conexión al servidor, pulse Aceptar, y vaya a Circulación fuera de
línea. Es recomendable trabajar en una sola estación o computadora.

Si por alguna razón reinició la máquina, el cliente ALEPH, o salio del módulo de
Circulación, le mostrará la siguiente pantalla al intentar ingresar nuevamente, si pulsa
aceptar, enviará otra imagen.

107
Pulse en Aceptar, muestra nuevamente la siguiente pantalla en donde debe seleccionar
Cancelar, con el fin de poder ingresar al módulo de Circulación, (como se está sin
conexión el servidor no reconoce la clave).

Pulsando Cancelar mostrará un nuevo mensaje en donde debe presionar sobre el botón
Si.

108
Inmediatamente mostrara este mensaje, pulse en Aceptar, y vaya al paso Paso#1.

Paso # 1
En la barra del menú pulse Circulación, al hacerlo desplegará un submenú,
seleccione la opción Circulación fuera de línea.

109
Paso # 2

Seleccione ya sea Préstamo o Devolución.

PRÉSTAMO

Al seleccionar Préstamo deberá leer el código del usuario posicionándose en la barra

llamada Usuario.

110
Enseguida lea el código del material a prestar en la barra de Cod Barras del ítem. Con ésta
acción ya se registró el préstamo en el sistema, aunque no muestre ninguna
información al respecto.

Una vez realizado el préstamo muestra la siguiente pantalla, puede observar que la barra
de Cod de Barras del ítem esta en blanco, si desea hacer mas préstamos al mismo
usuario vuelva al procedimiento anterior.
Si el préstamo ha finalizado borre el código de usuario para evitar errores.

111
 DEVOLUCIÓN

Seleccione la opción Devolución.

Pase el código del material en la barra Cod. Barras del ítem e inmediatamente se hace
la devolución.

112
Al registrar la Devolución se podrá observar que la barra de Cod Barras del ítem esta en
blanco.

113
Recuperación de Información

Cuando se reestablezca la conexión con el servidor, cierre el CLIENTE ALEPH y

vuelva a conectarse al sistema.

Ingrese al menú Circulación y al submenú Circulación fuera de línea.

Cuando ha elegido Circulación fuera de línea mostrará la ventana Offline Circulation

seleccione NO, ya que en caso de elegir Si, borrará toda la información trabajada.

Pulse No, al hacerlo nos envía la pantalla siguiente y presione Enviar archivo.
114
Con la instrucción anterior la información ha sido enviada al servidor, y el botón se
deshabilita confirmando la acción.

115
Una vez enviado el archivo se pueden verificar los errores mediante la pestaña 2. Circ.
Fuera de línea- Reporte de verificación como se muestra a continuación.

Nota: en el reporte se mostrarán los errores cometidos en Circulación fuera de línea.

Es necesario verificar uno por uno los errores mostrados,cuando ya han sido revisados
pulse imprimir, ya impresa la lista, presione Limpiar archivo.

116
Al limpiar archivo muestra una ventana de confirmación, si esta seguro de que ya no
necesita la información seleccione en Si.

117
Búsqueda de usuario por nombre

En caso de que el usuario no presente su credencial y no conozca su código, es posible

hacer una búsqueda (por nombre, ID, cod barras) en ALEPH siempre y cuando el
usuario presente una identificación. Pulsando el botón de los tres puntos.

Si el usuario no cuenta con su identificación oficial y no conoce su código universitario, es

necesario que presente una identificación para corroborar su nombre y realizar la
búsqueda.
Vaya al icono de usuario, elija Nombre.

Enseguida debe teclear el nombre completo del usuario por apellido y pulsar Enter.
Una vez encontrado el usuario pulse el botón Seleccionar.

118
Al hacerlo mostrara los datos del usuario y podrá realizar el préstamo.

Sanciones:
Las sanciones al usuario pueden originarse por: ser egresado, por límite de préstamos
alcanzados, devoluciones tardías, adeudos acumulados, bloqueo por periodo de tiempo, etc.

En la pantalla de préstamos muestra en la parte inferior el motivo por el cual no se pudo

realizar el préstamo.

119
Cuando el material a prestar no procede, puede deberse a que es ejemplar 1, de consulta
interna y otros que defina la biblioteca. El sistema le enviará mensaje de error informando el
motivo por el cual no se realizó el préstamo. Véalo en la última ventana.

120