Manual NetClinicas PDF

NetClinicas Software
www.netclinicas.com
Software gestión de clínicas

Departamento comercial: 925.262.285

Departamento informático: 925.262.030
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INDICE
Primeros pasos
Configurar la aplicación
Fichero de personal
Gestión de accesos
Fichero de pacientes
Como añadir una cita, visita.
Fichero de titulares
Fichero de mutuas
Fichero de proveedores
Agendas
Tipos de agenda
Configurar la agenda
Gestión de Ingresos
Grabar gastos
Realizar una factura
Gestión y cobros de facturas
Anticipos, abonos
Presupuestos
Generar un presupuesto
Facturar a partir de un presupuesto
Configuración
Conceptos de las facturas
Editor de cuestionarios
Año contable
Cuenta bancaria de la clínica
Configurar el programa en red
Realizar copias de seguridad.
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Primeros Pasos
Este programa está protegido por las leyes de derechos de autor y otros
tratados internacionales. La reproducción o distribución de forma ilícita de este
programa, o de cualquier otra parte del mismo, está penada por la ley con
severas sanciones civiles y penales y será objeto de todas las acciones
judiciales que correspondan.
NetClinicas está desarrollado con tecnología Windows, soporta todas las

versiones actuales de este sistema operativo. Los requisitos mínimos para
funcionar son los siguientes:
• Sistema Operativo Windows.
• 512 Mb de memoria Ram.
• Pentium 300 Mhz o superior.
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Configurar la aplicación
Antes de empezar a trabajar con la aplicación debemos configurar los

datos de la clínica, para ello pulsa configuración -> configurar la clínica
Desde esta pantalla introduce todos los datos de la empresa (Cif, nombre,
dirección, teléfono, fax y logotipo), además puede indicar si desea utilizar la
misma numeración independientemente de la serie de facturación.
Una vez configurada la aplicación puede empezar a funcionar. NetClinicas se

caracteriza por la facilidad de uso, se basa en un sistema de pantalla ágil, visual
y muy cómodo.
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La mayoría de las pantallas disponen del siguiente navegador para acceder a

los datos:
Cerrar la Pantalla.
Imprime documentos.
Filtra y localiza un Registro.
Se posiciona en el último registro.
Avanza al registro.
Retrocede al registro anterior.
Retrocede al primer Registro.
Elimina el Registro actual.
Inserta un nuevo registro.
Realiza una búsqueda por el

campo seleccionado.
Selecciona el campo de Búsqueda.
Cancela los cambios.

Graba los datos.
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Fichero de personal, profesionales
NetClinicas permite gestionar los distintos profesionales que trabajan en

la clínica, almacenando la información más importante de los mismos, además
es posible otorgar a cada profesional un acceso restringido al sistema,
dependiendo de los privilegios de acceso.
Para acceder al fichero de personal debe entrar en el menú ficheros ->
fichero de personal
Desde esta pantalla podemos introducir los datos referentes al profesional de la

clínica, tanto personales como profesionales.
Se puede seleccionar varias especialidades para cada profesional, las distintas

especialidades se pueden configurar en el apartado tablas auxiliares -> Tipo de
especialidades.
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Una vez grabado el registro puede otorgar los distintos privilegios de acceso
que este profesional tendrá en el sistema, para acceder a la gestión de
privilegios debe entrar en el menú Ficheros -> Gestión de acceso de
usuarios. Desde esta pantalla podemos marcar y desmarcar los derechos
que deseamos dar al profesional, los distintos derechos de accesos son:
1. Usuario administrador: Marcando esta opción el usuario tiene acceso

a todas las opciones del programa.
2. Ver solo su agenda: El usuario solo podrá ver su agenda, quedando
automáticamente ocultada la agenda del resto de usuarios.
3. Ocultar pacientes: No tendrá acceso a los distintos pacientes del
sistema
4. Ocultar datos del personal: Se restringe el acceso al fichero de
usuarios.
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5. Ocultar datos de los titulares: Se deniega el acceso al fichero

de los titulares.
6. Ocultar proveedores: Se restringe el acceso a los proveedores
de la clínica.
7. Ocultar privilegios de accesos: El usuario no tiene derechos a
ver o cambiar los distintos privilegios de los usuarios.
8. Ocultar configuración de agendas: Se prohíbe al usuario el
poder modificar la configuración de las distintas agendas.
9. Ocultar grabar datos: Se restringe el acceso a la grabación de
facturas de gastos
10. Ocultar control de facturas: El usuario no puede ver las
distintas facturas generadas a pacientes.
11. Ocultar entregas a cuenta: Se restringe el acceso para poder
grabar entregas a cuentas y abonos.
12. Ocultar generar facturas: Prohibición de facturar a los
pacientes.
13. Ocultar presupuesto: Se restringe el acceso al módulo de
presupuesto, tanto a la generación como a la aprobación.
14. Ocultar tablas auxiliares: Se deniega el acceso a todas las
opciones del programa incluidas en el menú Tablas Auxiliares.
15. Ocultar configuración: Se restringe el acceso a la configuración
del programa.
Además de los distintos privilegios de accesos a las distintas secciones del

programa, es posible definir un nombre de usuario y contraseña para poder
acceder al sistema.
Como medida de seguridad existe una clave de modificación de datos, de esta

forma si alguien intenta modificar los derechos de acceso debe conocer dicha
clave.
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Fichero de pacientes
Desde el fichero de pacientes podemos almacenar y consultar los
distintos datos de los pacientes, además de poder añadir las distintas visitas.
Para acceder a los pacientes debe entrar en el menú Ficheros -> Fichero de
pacientes, accederá a la siguiente pantalla:
Entre los datos más importantes de esta ventana destaca:

1. Los datos personales del paciente.
2. Cuenta bancaria, se utiliza en los casos en los que los pacientes
pagan por domiciliación bancaria.
3. Datos profesionales del paciente.

4. Mutua, se utiliza en los casos en los que la mutua se hará cargo de la
facturación del paciente.
5. Titular, persona o sociedad distinta del paciente que abonará el
importe de las facturas.
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Podemos realizar consultas en la base de datos de los pacientes mediante la
lupa situada en la parte superior de la ventana, o en la pestaña Listado de
pacientes.
Desde la pestaña Visitas/Historial Clínico accede al histórico de visitas e historial

clínico del paciente.
Para añadir una nueva visita debe pulsar el botón nueva visita situado en la
pestaña Visitas/Historial Clínico
Una vez dentro de la ventana de citas e historiales debemos ir rellenando las

distintas secciones de la misma, recorriendo las distintas pestañas.
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Los datos más importantes que se pueden almacenar de una visita son los
siguientes:
a. Datos propios de la visita como el paciente, fecha y hora, motivo de
la visita, fecha, personal de la clínica que realiza la visita.
b. Datos de la anamnesis, exploración del paciente, calculo B.M.I.
Orientación diagnóstica, pruebas complementarias.
c. Completo control evolutivo del paciente.
d. Datos sobre el tratamiento actual y pasado.
e. Medicación.
f. Elaboración de cuestionarios.
g. Grabación de resultados de pruebas médicas.
h. Gestión de antecedentes.
i. Resumen general del historial clínico.
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El modelo de la visita se puede adaptar y configurar por la clínica, es posible

diseñar distintos modelos de cuestionarios y pruebas médicas, adaptándolas al
tipo de servicio que ofrece la clínica, de esta forma el programa se puede
adaptar dependiendo del tipo de clínica. Los modelos de cuestionarios se
configuran desde Tablas Auxiliares -> Editor de cuestionarios.
Una vez rellenado los distintos apartados de la cita podemos imprimir un

resumen de la misma, con la impresora situada en la parte superior de la
ventana.
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Fichero de Titulares
Los titulares son personas físicas o sociedades a los que se le emitirá la
facturación de algunos pacientes, por ejemplo un padre será el titular de su hijo
menor de edad, el paciente es el hijo pero la facturación se emite a nombre del
padre (titular).
NetClinicas permite gestionar el fichero de titulares con todos los datos

necesarios, tanto personales como datos bancarios para poder realizar los
cargos de las facturas por domiciliación bancaria.
Para acceder al fichero de titulares debe entrar en el menú Ficheros ->

Fichero de Titulares.
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Fichero de Mutuas
La facturación de los pacientes se puede cargar a mutuas, es posible

realizar cargos y remesas bancarias para cobrar la facturación a las mutuas,
tanto en efectivo como por domiciliación bancaria.
Para acceder al fichero de mutuas debe entrar en la opción Ficheros ->
Fichero de Mutuas.
Los datos principales que podemos almacenar de las distintas mutuas son los
siguientes:
1. Datos generales, como el nombre, cif, dirección, teléfonos, etc.
2. Datos bancarios, cuenta de bancaria donde se realizan los cargos de
las distintas facturas.
3. Datos referentes a la forma de pago, domiciliación, transferencia,
metálico.
Recordatorio: En la ventana de pacientes se indica quién es el principal
pagador de la facturación de ese paciente, los pagadores pueden ser: El propio
paciente, un titular o una Mutua.
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Fichero de proveedores.
NetClinicas dispone de un fichero general de proveedores, donde es

posible almacenar los distintos proveedores de la clínica, para acceder al fichero
de proveedores debe entrar en el menú Ficheros -> Fichero de
proveedores.
En esta ventana podremos almacenar la información general de cada
proveedor, además de los datos bancarios y de contacto.
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Agendas
Es posible definir distintos tipo de agendas, separándolas por

especialidades, box, personal del centro, etc. Esto permite disponer de una
agenda totalmente personalizada por la clínica.
El acceso a la configuración de la agenda se puede restringir mediante los

privilegios de acceso de los usuarios.
Para configurar una agenda debe seguir los siguientes pasos:

1. Definir los tipos de agenda: Es posible distinguir y separar las
distintas agendas, por ejemplo se puede crear una agenda para cada
especialidad de la clínica (fisioterapia, odontología, etc.), para crear un
nuevo tipo de agenda debe entrar en el menú Agendas -> Tipo de
Agendas.
2. Alta de agendas: Una vez creado los distintos tipo de agendas, puede
dar de alta las distintas agendas que necesite, dentro de cada agenda
puede seleccionar los profesionales de la clínica que desea incluir dentro
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de esa agenda. De esta forma un profesional puede estar incluido dentro
de varias agendas.
Para dar de alta una agenda debe acceder desde el menú Agendas ->
Alta de agendas.
También puede indicar los tipos de visitas incluidos en dicha agenda, de

esta forma puede crear una agenda para curación, otra para revisión,
etc.
3. Acceso a las agendas: Una vez creadas las agendas puede acceder a
las mismas desde el menú Agendas -> Agendas
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Desde esta pantalla puede dar de alta las distintas citas, o consultar las citas
ya existentes.
Para localizar las citas de un determinado día puede pulsar sobre el
calendario situado a la derecha de la ventana, automáticamente el
programa muestra todas las citas del día seleccionado.
La visualización de los días es configurable por el usuario mediante la

siguiente barra de herramientas:
Pulsando en los distintos botones podemos cambiar la configuración de la

agenda, permitiendo que nos muestre los datos de un día, semana, mes,
año.
Para añadir una nueva cita en la agenda debe pulsar con el botón derecho
del ratón encima de la franja horaria sobre la que quiere grabar la cita.
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De esta forma se despliega un menú con varias opciones, seleccionamos la

opción primera y pasamos automáticamente a la siguiente pantalla.
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Es posible definir varias opciones dentro de una cita, entre las principales
destacan:
a. Datos del paciente, fecha y hora.
b. Tipo de visita
c. Recordatorio, si selecciona esta opción el programa le avisará cuando
llegue el momento.
d. Repetición, podemos indicar que esta cita se va repetir en otras
ocasiones, por ejemplo todos los lunes, cada 10 días, durante los
próximos 2 meses, los martes de las próximas 5 semanas, estas
opciones siempre son configurables por el usuario.
e. Duración estimada de la cita.
Para pasar una cita de la agenda al sistema de visitas, debe pulsar sobre la cita
con el botón derecho del ratón
De esta forma se despliega un menú, mediante el cual es posible realizar la

acción requerida.
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Grabar gastos
NetClinicas dispone de un completo módulo de gastos, con él podrá

llevar un control total de los diferentes movimientos de la clínica. Desde aquí
se añaden los distintos gastos (facturas recibidas) y se les aplican los pagos.
Para acceder a este módulo debemos pulsar en el menú Gestión de ingresos

-> Grabar gastos.
Descripción del gasto Movimientos de pagos

Detalle de la factura
Las principales tareas que podremos realizar son las siguientes:

• Grabar las facturas de gastos.
• Dar como pagadas las distintas facturas de gastos de la clínica.
• Anular los pagos de las facturas de gastos.
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Realizar una factura
Los módulos de facturación del programa permiten emitir y consultar las

facturaciones a los pacientes. Los conceptos de las facturas se pueden
configurar y adaptar dependiendo del tipo de clínica. Para definir los distintos
conceptos que se pueden facturar a los pacientes debe acceder a Tablas
Auxiliares -> Conceptos y artículos. Los conceptos los puede agrupar por
familias y tipos.
Para facturar a un paciente debe seguir los siguientes pasos:

1. Debe acceder a la pantalla de generación de facturas, desde el menú
Gestión de Ingresos -> Realizar una factura.
Desde esta pantalla puede indicar los campos necesarios para realizar la
factura, entre los campos principales destacan:
a. Nombre del paciente.
b. Pagador de la factura.
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c. Los conceptos que componen la factura, recuerde que estos conceptos

se pueden definir y configurar en el programa desde la opción a Tablas
Auxiliares -> Conceptos y artículos.
Una vez rellenado los campos debe pulsar el botón grabar, de esta forma la
factura queda grabada en el sistema. De forma automática el programa le
solicitará confirmación para dar como pagada la factura e Imprimirla.
Cuando se trate de facturar a una mutua, el programa permite

agrupar todas los tratamientos en una sola factura.
Los formatos de las facturas también se pueden diseñar por el usuario, de esta
forma puede adaptar la factura a su gusto.
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Gestión y cobros de facturas
Todas las facturas emitidas a los pacientes se pueden consultar en el

control de facturas.
Cuenta de domiciliación Fecha de pago

Permite cambiar el número de la factura
Cambiar la cuenta de domiciliación
Además de consultar las facturas es posible imprimirlas y realizar el pago de las

mismas o aplicar una devolución bancaria.
Para imprimir basta con pulsar el botón de la impresora situado en la parte

superior derecha.
Las facturas se visualizan en pantalla en distintos colores, dependiendo de su

estado, el significado es el siguiente:
Negro: Factura pagada.
Roja: Factura pendiente de pago.
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Azul: Factura devuelta por el banco.

Verde: Factura dada de baja.
Para dar el pago a una factura debe pulsar el botón y automáticamente se

desplegará un menú mediante el cual podrá aplicar el pago. Desde ese mismo
menú es posible realizar una devolución bancaria de la factura o anular el pago
de la misma.
Si necesita cambiar la domiciliación a una factura ya generada dispone

de una opción, pulsando el botón accederá a una pantalla desde donde es
posible añadir o modificar la cuenta de domiciliación de la factura.
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Anticipos, abonos
El sistema de anticipos permite a un paciente aportar una entrega a

cuenta para pagar las futuras facturas, es muy útil en los casos de abonos.
Para acceder al sistema de anticipos debe entrar en el menú Gestión de

Ingresos -> Entregas a cuenta. Una vez grabada la entrega a cuenta,
cuando se genere una factura a nombre del paciente el programa le indicará
automáticamente si desea pagar la factura con el importe aportado en el
anticipo.
Siempre podrá consultar el estado de las entregas a cuenta entregadas por los
pacientes, y conocer el saldo de cada una de las entregas a cuenta.
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Como generar un presupuesto
El sistema de presupuestos le permite generar todo tipo de presupuestar

los servicios a los pacientes, una vez que el presupuesto es aceptado podemos
realizar una factura a partir de dicho presupuesto.
Todos los presupuestos generados en el sistema se almacenan en el fichero

de presupuestos, desde esa pantalla es posible aceptar los presupuestos para
generar la correspondiente factura.
Para crear un nuevo presupuesto debe acceder al módulo de generación, desde

el menú Presupuestos-> Crear un presupuesto.
Para añadir los conceptos al presupuesto debe pulsar el botón , y se

desplegará una lista con todos los conceptos que hemos definido previamente
en la tabla de conceptos. La tabla de conceptos se define desde la opción
tablas auxiliares -> Conceptos y artículos.
En cada línea de conceptos que se añade al presupuesto dispone de un campo

de observaciones, donde puede incluir información adicional sobre ese
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concepto, por ejemplo si es una clínica dental puede añadir en observaciones el

número de la pieza dental sobre la que se realiza el trabajo.
Una vez confeccionado el presupuesto debe pulsar el botón grabar para

almacenar el registro. El formato de impresión de los presupuestos se puede
diseñar por el usuario, de esta forma puede adaptarlo a las necesidades de la
clínica.
Una vez que el presupuesto es aceptado por el paciente, puede proceder a

generar la correspondiente factura, para ello debe acceder al módulo de
presupuestos, desde el menú Presupuestos -> Fichero de presupuestos
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En esta pantalla están todos los presupuestos generados en el sistema, los

pendientes de aceptar por el paciente se muestran en color rojo, y los
aceptados en color negro.
Para aceptar un presupuesto debe pulsar el botón .
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Configuración del sistema

1 Conceptos de las facturas
Cuando se genera un presupuesto o una factura, los conceptos se

seleccionan a partir de una lista, dicha de conceptos se puede crear desde la
opción Tablas Auxiliares -> Conceptos y Artículos.
Los conceptos los podemos agrupar por familias y subfamilias, además
es posible indicar si el concepto es de compra, venta o ambos.
2 Editor de cuestionarios
Los cuestionarios de las citas clínicas se puede adaptar por el usuario, de

esta forma es posible adaptarlo a las necesidades especificas de cada clínica.
Los cuestionarios los podemos dividir en grupos, es útil para poder listar las
distintas pruebas médicas por tipo de dolencia, por ejemplo cuestionarios del
grupo “rodilla” mostraría todos los cuestionarios referentes a pruebas de rodilla.
Para editar los cuestionarios debe acceder al módulo de diseño desde la
opción Tablas auxiliares -> Editor de cuestionarios
3 Año contable
Es necesario indicar cada año el nuevo ejercicio contable, esto se utiliza

para volver a comenzar la facturación por la factura número 1. Para cambiar el
ejercicio contable debe acceder al menú Configuración -> Año contable
4 Cuenta bancaria de la clínica
El importe de los soportes magnéticos en CSB19 se abonan en este

número de cuenta, para configurar la cuenta bancaria de clínica debe acceder
desde Configuración -> Cuenta bancaria de la clínica.
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5 Configurar el programa en red
NetClinicas dispone de un gestor de base de datos multiusuario con

posibilidad de conectar distintos equipos entre sí. Permite conectar ordenadores
de una red local e incluso ordenadores que se encuentren en redes distintas, o
sea permite conectar ordenadores que estén en una misma oficina e incluso
ordenadores que estén situados en distintas oficinas sin importar la distancia
entre estas. La siguiente figura muestra un sistema Cliente – Servidor, la base
de datos está situada en el servidor, los clientes deben estar configurados para
que puedan leer la dicha base de datos. La configuración de la red en
NetClinicas es muy sencilla.
Ordenador Ordenador
Cliente Cliente
Ordenador
Servidor
Ordenador
Base de
Ordenador Cliente
Datos
Cliente
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Pasos a Seguir:
1º Instalamos la aplicación NetClinicas en el ordenador servidor.
2º Instalamos la aplicación NetClinicas en los ordenadores clientes.
3º En el servidor debe compartir la carpeta \netclinicas en modo
lectura/ escritura.
Posteriormente tendremos que configurar la base de datos en los ordenadores
clientes, pulsamos en el menú Utilidades -> Configurar modo Red. (del
ordenador cliente).
La instalación es muy sencilla, únicamente deberemos escribir el nombre del

ordenador servidor donde está instalado el programa, para verificar que el
nombre es correcto pulsamos conectar. Una vez verificado el nombre del
servidor pulsa el botón grabar para almacenar los cambios.
Una vez realizado este proceso, tenderemos configurado el equipo para trabajar
en red.
6 Realizar copias de seguridad.
El sistema dispone de un control de copias de seguridad, de esta forma

puede recuperar la información en cualquier momento. Si tiene el programa
configurado en red debe realizar las copias de seguridad siempre en el
ordenador servidor. Para realizar una copia de seguridad debe acceder desde la
opción Utilidades -> Realizar copia de seguridad.
Para cargar una copia de seguridad realizada previamente, debe acceder

desde la opción Utilidades -> Restaurar copia de seguridad.
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NetClinicas está desarrollado con tecnología Windows, soporta todas las

Antes de empezar a trabajar con la aplicación debemos configurar los

Una vez configurada la aplicación puede empezar a funcionar. NetClinicas se

La mayoría de las pantallas disponen del siguiente navegador para acceder a

Realiza una búsqueda por el

Selecciona el campo de Búsqueda.

Cancela los cambios.

Fichero de personal, profesionales

NetClinicas permite gestionar los distintos profesionales que trabajan en

Desde esta pantalla podemos introducir los datos referentes al profesional de la

Se puede seleccionar varias especialidades para cada profesional, las distintas

que deseamos dar al profesional, los distintos derechos de accesos son:

1. Usuario administrador: Marcando esta opción el usuario tiene acceso

5. Ocultar datos de los titulares: Se deniega el acceso al fichero

Además de los distintos privilegios de accesos a las distintas secciones del

Como medida de seguridad existe una clave de modificación de datos, de esta

Entre los datos más importantes de esta ventana destaca:

3. Datos profesionales del paciente.

Desde la pestaña Visitas/Historial Clínico accede al histórico de visitas e historial

Una vez dentro de la ventana de citas e historiales debemos ir rellenando las

El modelo de la visita se puede adaptar y configurar por la clínica, es posible

Una vez rellenado los distintos apartados de la cita podemos imprimir un

NetClinicas permite gestionar el fichero de titulares con todos los datos

Para acceder al fichero de titulares debe entrar en el menú Ficheros ->

La facturación de los pacientes se puede cargar a mutuas, es posible

NetClinicas dispone de un fichero general de proveedores, donde es

Es posible definir distintos tipo de agendas, separándolas por

El acceso a la configuración de la agenda se puede restringir mediante los

Para configurar una agenda debe seguir los siguientes pasos:

También puede indicar los tipos de visitas incluidos en dicha agenda, de

La visualización de los días es configurable por el usuario mediante la

Pulsando en los distintos botones podemos cambiar la configuración de la

De esta forma se despliega un menú con varias opciones, seleccionamos la

De esta forma se despliega un menú, mediante el cual es posible realizar la

NetClinicas dispone de un completo módulo de gastos, con él podrá

Para acceder a este módulo debemos pulsar en el menú Gestión de ingresos

Descripción del gasto Movimientos de pagos

Las principales tareas que podremos realizar son las siguientes:

Realizar una factura

Los módulos de facturación del programa permiten emitir y consultar las

Para facturar a un paciente debe seguir los siguientes pasos:

c. Los conceptos que componen la factura, recuerde que estos conceptos

Cuando se trate de facturar a una mutua, el programa permite

Todas las facturas emitidas a los pacientes se pueden consultar en el

Cuenta de domiciliación Fecha de pago

Además de consultar las facturas es posible imprimirlas y realizar el pago de las

Para imprimir basta con pulsar el botón de la impresora situado en la parte

Las facturas se visualizan en pantalla en distintos colores, dependiendo de su

Azul: Factura devuelta por el banco.

Para dar el pago a una factura debe pulsar el botón y automáticamente se

Si necesita cambiar la domiciliación a una factura ya generada dispone

El sistema de anticipos permite a un paciente aportar una entrega a

Para acceder al sistema de anticipos debe entrar en el menú Gestión de

Como generar un presupuesto

El sistema de presupuestos le permite generar todo tipo de presupuestar

Todos los presupuestos generados en el sistema se almacenan en el fichero

Para crear un nuevo presupuesto debe acceder al módulo de generación, desde

Para añadir los conceptos al presupuesto debe pulsar el botón , y se

En cada línea de conceptos que se añade al presupuesto dispone de un campo

concepto, por ejemplo si es una clínica dental puede añadir en observaciones el