SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Formato para Desarrollo de Evidencia

FORMACIÓN COMPLEMENTARIA: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL

ENTORNO LABORAL (1997861)

APRENDIZ: GERMAN ALFONSO LORDUY JURADO

ACTIVIDAD: Evidencia 3 Ensayo “Importancia de los Archivos”. Entregar un

ensayo utilizando terminología archivística sobre la Importancia de los archivos

teniendo como base su origen, evolución, sus cualidades, clasificación,

categorización y aplicación en medio actual

ENSAYO:

ORIGEN, EVOLUCIÓN, IMPORTANCIA Y PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS

DE LOS ARCHIVOS.

Desde comienzos de la organización social de la humanidad, los humanos han

registrado muchas de sus actividades en diferentes materiales como piedra,

madera, cuero, entre otros; posteriormente con la invención del papel en el año

105 d.C., el volumen de aquella precaria documentación fue mayor; con la

acumulación, organización y resguardo de estos documentos antiguos empezó a

surgir la dinámica alrededor de lo que hoy conocemos como archivo.

Este surgimiento documental reviste gran importancia histórica, ya que en base a

muchos documentos antiguos hallados en el siglo XX se pudo tener información

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de culturas de la antigüedad, las cuales agrupaban sus registros con cierto rigor

temático y cuidado en su almacenamiento, gracias a esta actividad precursora del

manejo de archivos inicio la evolución del manejo apropiado de la documentación.

Hacia la edad media, la monarquía empieza a manejar archivos con documentos

financieros, legales, mapas, planos, entre otros; lo mismo hace la iglesia;

estructurando los archivos con un rigor semejante a los requerimientos de la

antigüedad. Con el renacimiento, período de transición entre la Edad Media y los

inicios de la Edad Moderna, y la expansión de las universidades, las actividades

asociadas al manejo de archivos tuvieron un crecimiento exponencial, acorde a la

expansión del conocimiento en el mundo.

En la edad contemporánea con el surgimiento de la industrialización, sin duda la

importancia de los archivos además de ser fuente de registros históricos y de

nuevos conocimientos, se orienta más hacia el manejo de las organizaciones,

tanto públicas como privadas, siendo el manejo eficiente de la información un

elemento indispensable para la toma de decisiones.

En nuestros días, las características de los archivos se han estandarizado en el

mundo, en el ámbito organizacional es relevante para la competitividad y la toma

rápida de decisiones, que los archivos sean: económicos, simples, funcionales,

exactos y técnicos.

Es relevantes destacar también que manejo de la información a través de los

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archivos cobra tal importancia en su aplicación, que además de obedecer algunas

normas técnicas estándar en el manejo de archivos, los gobiernos han diseñado

leyes con el objeto de dictar disposiciones precisas sobre el manejo de los

mismos, en Colombia una de las normas más importantes sobre el tema es la Ley

594 de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan

otras disposiciones”.

Es importante distinguir que inicialmente la aplicación de estas disposiciones se da

para entidades públicas. De esta forma se categorizaron los archivos públicos

desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, como: a) Archivo

General de la Nación; b) Archivo General del Departamento; c) Archivo General

del Municipio; d) Archivo General del Distrito. Posteriormente las disposiciones se

extendieron a las organizaciones privadas.

Pero la evolución del manejo de archivos no para; cada día se están desarrollando

nuevas formas de control, organización y almacenamiento de la información, el

futuro está en los archivos digitales; pero aún desde los registros en piedra y

madera de la antigüedad, hasta los gigantes archivadores, estantes y sistemas de

información del día de hoy, los archivos son especialmente importantes y lo

seguirán siendo mientras exista el hombre, porque en ellos están los registros de

la humanidad.