"PROCEDIMIENTOS PARA LA FORMALIZACION DEL COMPROMISO,

DEVENGADO Y GIRADO EN LA DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION

DEL MINISTERIO DE JUSTICIA"

Establecer los procedimientos administrativos para lograr que los documentos a pro cesar
lleguen de manera oportuna a la Unidad de Tesoreria del Ministerio de Justicia.

La presente Directiva tiene por objetivo detallar los procedimientos intemos necesarios para
que la Oficina de Abastecimiento y Servicios, la Oficina de Personal y las distintas Unidades
Organicas del Ministerio de Justicia, deriven los documentos fuente oportunamente a la
Unidad de Tesoreria para su pago.

Estan comprendidos y obligados al cumplimiento de la presente Directiva los responsables de

las Direcciones que conforman la Direcci6n General de Administraci6n del Ministerio de
Justicia, asi como el personal que interviene en cada proceso administrativo.

Ley N° 28411 - Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.

Ley N° 28652 - Ley de Presupuesto del Sector Publico para el Afio Fiscal 2006.
Ley N° 28112 - Ley Marco de la Administraci6n Financiera del Sector Publico
Ley 28693 Ley del Sistema Nacional de Tesoreria
Texto Unico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
aprobado mediante Decreto Supremo N° 083-2004-PCM y su Reglamento
aprobado mediante Decreto Supremo N° 084-2004-PCM, y modificatorias.
Resoluci6n de Contraloria N° 072-98-CG Y sus modificaciones N° 122-2000-CG y
N° 123-2000-CG. Que aprueba las Normas de Control Intemo para el Sector
Publico
Resoluci6n Directoral N° 003-2006-EF-77, que aprueba la Directiva N° 001-2006-
EF/77.15 de Tesoreria para el Gobiemo Nacional y Regional correspondiente al
afio fiscal 2006.
 La Oficina de Personal elaborara la Planilla Unica de Remuneraciones y
Pensiones y Resumen respectivo del personal nombrado activo, contratado y
cesante y seran remitidas a la Oficina Financiera para efectuar la fase de
Compromiso, Devengado y Girado en el Sistema Integrado de Administraci6n
Financiera - SIAF-SP.

EI Resumen de Planillas debe especificar el N° de trabajadores, los rubros e

importes de: ingresos de los trabajadores, descue:p.tos efectuados de acuerdo a
Ley y a nombre de terceros, y total neto a pagar, adjuntando los reportes
siguientes:

1. Relaci6n de trabajadores a los cuales se Ie debe girar cheque

2. Relaci6n de trabajadores a los cuales se Ie debe efectuar dep6sito en sus
cuentas de ahorro del Banco de la Naci6n
3. Fondo de Pensiones /
4. Sistema Nacional de Pensiones
5. IPSS Vida
6. Asignaci6n Judicial
7. Pensi6n Alimentaria
8. Clinica Dental y otros
9. Cooperativa
10. Caja Metropolitana y otros
11. Seguros Invita
12. Seguros Rimac
13. Cafae
14. Administradoras de Fondo de Pensiones - AFP - (las que estan afiliadas
} los trabajadores)
15. Otras Retenciones debidamente autorizadas por la Oficina de Personal

Esta informacion sera remitida a la Oficina Financiera con cinco (5) dias utiles
de anticipaci6n a la Programaci6n de Pagos para las Entidades Publicas.

En el caso de Resoluciones de reconocimiento de derecho de caracter laboral,

tales como:
I. Sepelio y luto
2. Gratificaciones
3. Reintegros
4. Indemnizaciones

Se remitinin a la Oficina Financiera inmediatamente despues de haber sido

firmadas las Resoluciones a fin de que disponga que se cumpla con todas las
fases de los procesos administrativos: Compromiso, Devengado, Giro y Pago en
el Sistema Integrado de Administraci6n Financiera - SIAF-SP.
e) El PDT - Programa de Declaraci6n TelemMica 600 - de 5ta. Categoria de las
Planillas del personal Activo, Pensionistas y Contratados bajo la modalidad de
4ta. y 5ta. Categoria, sera elaborado por la Oficina de Personal siendo remitido
en medio magnetico a la Unidad de Tesoreria, quien previa verificaci6n, 10
presentara a la Sunat hasta la fecha establecida en el cronograma respectivo.

Los servidores de la Oficina de Personal que elaboran la informaci6n descrita

anteriormente coordinaran con los servidores de la Oficina Financiera para que:

1. El pago de Remuneraciones se efectue en las fechas programadas, a

traves del abono en las cuentas de ahorro de los trabajadores y
pensionistas.
2. En el caso de reconocimiento por los conceptos descritos en el inciso d)
los cheques seran girados y entregados a los beneficiarios en el mas
breve plazo.

a) La Oficina de Abastecimiento y Servicios debera efectuar la adquisici6n y

contrataci6n de bienes, servicios y obras de acuerdo a 10 estrictamente dispuesto
por el Texto Unico Orden ado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado aprobado mediante Decreto Supremo N° 083-2004-PCM y su
Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N° 084-2004-PCM, y sus
modificatorias.

b) Todos los requerimientos de las Unidades Organicas en bienes, servicios,

servicios no personales y obras a excepci6n de viMicos y aquellos
requerimientos que no esten programados, estaran inc1uidos en el Plan Anual de
Adquisiciones y Contrataciones - PAAC del Ministerio de Justicia y su atenci6n
se sujetara al Presupuesto Institucional Aprobado y modificado.

La Oficina de Abastecimiento y Servicios es la encargada de la emisi6n de las

Ordenes de Compra y Ordenes de Servicio, y responsable de remitirlas con la
documentaci6n sustentatoria completa segun sea el caso a la Oficina Financiera
para el registro'de las fases de Compromiso y Devengado y Giro en el Sistema /
Integrado de Administraci6n Financiera - SIAF-SP, en los casos siguientes:

Licitaci6n Publica: Contrataci6n de obras y adquisici6n de bienes y

suministros dentro de los margenes siguientes:
Obras Publicas: Monto igual 0 superior a S/. l' 150,000.00
Bienes y Suministros: Monto igual 0 superior a S/. 450,000.00

Concurso Publico: Contrataci6n de servicios de toda naturaleza, inc1uyendo

consultorias y arrendamientos dentro de los margenes siguientes:
Servicios y Consultorias: Monto igual 0 superior a S/. 200,000.00

Adjudicaci6n Directa: PUl~deser Publica y Selectiva para las adquisiciones y

contrataciones dentro de los margenes siguientes:
Obras Publicas: Montos inferiores a S/. 1'150,000.00
Bienes y Suministros: Montos inferiores a S/. 450,000.00
Servicios y Consultorias: Montos inferiores a S/. 200,000.00
d) En los casos anteriores la Oficina de Abastecimiento y Servicios remitini a la
Oficina Financiera para el registro de la fase de Compromiso en el Sistema
Integrado de Administraci6n Financiera SIAF-SP la Orden de Compra y/o
Servicio. j

e) Una vez recibida por la Oficina de Abastecimiento y Servicios la

documentaci6n sustentatoria de las ordenes de compra u ordenes de servicios,
las derivara a la Oficina de Control Previo, que de encontrarla conforme la
remitira a la Oficina Financiera para su registro en la fase de Devengado en el
Sistema Integrado de Administraci6n Financiera, las ordenes de compra u
ordenes de servicios con los siguientes documentos:

Orden de Compra (Recibido conforme por la Unidad de Almacen y

Control Patrimonial)
Guia de Remisi6n del bien ingresado por la Unidad de Almacen y
Control Patrimonial
Factura/Boleta de Venta
Documentos sobre obligaciones laborales y previsionales emitidos por la
empresa
Rebaja de compromiso, siempre y cuando haya diferencia entre los
montos de la factura y la orden de compra
Copia del Contrato
Copia del reporte del Sistema Electr6nico de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado - SEACE
Acta de Otorgamiento de Buena Pro
Cuadro Comparativo
Copia del Plan Anual de Adquisicionesy otros sefialados por el
CONSUCODE.
Copia de la Constancia de Inscripci6n Electr6nica en el Registro
Nacional de Proveedores-RNP.

1. Orden de Servicio
); Rebaja de compromiso siempre y cuando haya diferencia entre los
montos de la factura y la orden de servicio
3. Oficio de conformidad de servicio, firmado por la Oficina de
Abastecimiento y Servicios contando con el informe de la Unidad de
Servicios, segun sea el cas6.
4. Factura/Boleta de Venta
5. Documentos sobre obligaciones laborales y provisionales emitido por la
empresa
.6. Copia del contrato
7. Copia del reporte SEACE
8. Acta de Otorgamiento de Buena Pro
9. Cuadro Comparativo
10. Copia del Plan Anual de Adquisiciones y otros sefialados por el
CONSUCODE.
 11. Copia de la Constancia de Inscripci6n Electr6nica en el Registro
Nacional de Proveedores-RNP.

Orden de Servicio
Rebaja de compromisosiempre y cuando haya diferencia entre los
montos de la factura y la orden de servicio
Oficio de conformidad de servicio, firmado por la Oficina de
Abastecimiento y Servicios contando con, el informe de la Unidad de
Servicios, segun sea el caso.
Factura/Boleta de Venta
Copia del Contrato
Copia del Plan de Adquisiciones y otros sefialados por el CONSUCODE •
Copia de la Constancia de Inscripci6n Electr6nica en el Registro
Nacional de Proveedores-RNP.

Orden de Compra (Recibido conforme por la Unidad de Almacen y

Control Patrimonial)
Guia de Remisi6n del bien ingresado por la Unidad de Almacen y
Control Patrimonial
.3. Factura/Boleta de Venta
4. Documentos sobre obligaciones laborales y provisionales emitidos por
la empresa (si se encuentracontemplado en el contrato)
5.· Rebaja de compromiso siempre y cuando haya diferencia entre los
'"
montos de la factura y la orden de compra
Copia del Contrato
Copia del reporte del Sistema Electr6n1co de Contrataciones
Adquisiciones del Estado - SEACE
Cuadro Comparativo
Copia del Plan Anual de Adquisiciones y otros sefialados por el
y

•
CONSUCODE.
Copia de la Constancia de Inscripci6n Electr6nica en el Registro
Nacional de Proveedores-RNP.

1. Orden de servicio
2. Rebaja de comprorriiso siempre y cuando haya diferencia entre los
montos de la factura y la orden de servicio
3. Oficio de conformidad de servicio, firmado por la Oficina de
Abastecimiento y Servicios contando con el informe de la Unidad de
Servicios, segun sea el caso.
 4. Factura/Boleta de Venta }
5. Pedido de Contrataci6n de Servicios autorizado por la Oficina General
de Administraci6n, segun sea el caso.
"6. Cotizaciones del Proveedor
7. Declaraci6n Jurada de no estar impedido para contratar con el estado y
otros sefialados por elCONSUCODE
&. Copia de la Constancia de Inscripci6n Electr6nica en el Registro
Nacional de Proveedores-RNP.

1; Orden de Compra (Recibido conforme por la Unidad de Almacen y

Control Patrimonial)
2. Guia de remisi6n del bien ingresado por la Unidad de Almacen. y
Control Patrimonial
3. Rebaja de compromiso siempre y cuando haya diferencia entre los
montos de la factura y la orden de compra
4. Factura/Boleta de Venta
~5. Documentos sobre obligaciones laborales y provisionales emitidos por
la empresa
,6. Copia del Contrato
7. Cotizaci6n
( 8. Declaraci6n Jurada de no estar impedido para contratar con el Estado y
otros sefialados por el CONSUCODE.
9. Copia de la Constancia de Inscripci6n Electr6nica en el Registro
Nacional de Proveedores-RNP.

La Unidad de Tesoreria procedeni al giro de cheque y/o transferencia en Cuenta

Corriente via C.C.!., dentro de las 12 horas de ser autorizado por el Tesoro
Publico.

EI personal de la Oficina de Abastecimiento y Servicios hara el seguimiento del

tramite de cada orden de servicios u orden de compra hasta que finalice el
mismo, es decir, hasta que se pague al proveedor respectivo.

g) EI cierre del Calendario de Compromisos mensual sera el penultimo dia habil

de cada mes, por 10 que las Ordenes de Compra y la~ Ordenes de Servicio seran
recibidas diariamente por la Oficina Financiera hasta esa fecha.

La Oficina Financiera es la encargada de procesar la informaci6n que- remiten las

Oficinas de Personal y Abastecimiento -y Servicios asi como la que se procesa
propiamente en esta Oficina a ti'aves del Sistema Integrado de Administraci6n
Financiera - SIAF-SP, de acuerdo a los procedimientos tanto para la Ejecuci6n
Financiera de Ingresos como de Gastos.
Los ingresos que percibe el Ministerio de Justicia, se controlan a traves de la
Unidad de Tesoreria, ya sea de acuerdo al Convenio de teleproceso firmado con
el Banco de la Nacion 0 directamente a traves de la Caja de Tesoreria por
concepto de bienes corrientes y servicios y de acuerdo a su clasificador de
ingresos, por 10 que debenl e1aborarel Recibo de Ingresos de forma correlativa
y registrar diariamente las fases administrativas de Determinado y Recaudado
en el Sistema Integrado de Administracion Financiera - SIAF-SP.

Es responsabilidad de la Unidad de Tesoreria centralizar y administrar el

manejo de los fondos percibidos directamente por todo concepto y fuente de
financiamiento a traves de la Caja de Tesoreria.

Cuando la captacion de los ingresos se efectue directamente en la Caja de

•
Tesoreria debenl efectuar el deposito del dinero al Banco de la Nacion alas 24
horas de su captacion.

La Unidad de Tesoreria debera entregar diariamente a la Unidad de

Contabilidad los Recibos de Ingreso firmados por el Tesorero y el Director de la
Oficina Financiera, para la afectacion Presupuestal de Ingresos en el Sistema
Integrado de Administracion Financiera - SIAF-SP acompafiando la
documentacion siguiente:

1. Reporte de Recaudacion por Oficina

2. Resumen de Recaudacion por Oficina y detalle del Tributo
3. Facturas en orden correlativo
4. Papeleta de Deposito
5. Nota de Abono

La Unidad de Contabilidad una vez afectados los Recibos de Ingreso los

devolvera a la Unidad de Tesoreria para su archivo, este proceso no debe durar
mas de 1 dia contado a partir del dia y hora de su recepci6n, •

Los documentos requeridos para el registro de las fases de Compromiso,

Devengado y Giro en el Sistema Integrado de Administraci6n Financiera -
SIAF-SP de la informaci6n que propiamente procesa la Oficina Financiera son
los siguientes:

1. Planillas de Remuneraciones y Pensiones

2. Planillas de: Viaticos, Racionamiento, Estipendios, Dietas.
Compensacion por tiempo de Servicios
3. Resoluci6n de reconocimiento de: sepelio y luto, gratificaciones
reintegros 0 indemnizaciones
4. Documento oficial cuando se trate de comisiones de servicio
5. Resoluci6n de encargos a personal de la entidad, Fondo Para Pagos en
Efectivo, Fondo Fijo para Caja Chica, rendici6n del fondo en el caso de
reposici6n
 6. Resoluciones Judiciales
7. Resoluciones de Transferencia, y otros

a) La Oficina Financiera a traves de la Unidad de Contabilidad debeni registrar

Administrativamente en el Sistema Integrado de Administraci6n Financiera -
SIAF-SP, las operaciones diarias de los documentos entregados por las Oficinas
de Personal, Abastecimiento y Servicios y los documentos que procesa
directamente, de la siguiente manera:

1. Fase de Compromiso: tomando en consideraci6n los documentos

mencionados en los inciso d) del numeral 5.2 y b) del numeral 5.3.

EI numero de registro SIAF-SP del gasto comprometido debe ser

consignado en la parte superior del documento sustentatorio indicado en
el parrafo anterior.

2. Fase de Devengado: tomando en consideraci6n los documentos indicados

en los inciso e) del numeral 5.2 y b) del numeral 5.3.

b) La Oficina Financiera a traves de la Unidad de Tesoreria debera registrar la fase

de Giro de la documentaci6n indicada en los inciso e) del numeral 5.2 y b) del
numeral 5.3 en el Sistema Integrado de Administraci6n Financiera -SIAF-SP, y
emitir los siguientes documentos.

1. Comprobante de Pago
2. Transferencias Electr6nicas
3. Cheques ( en casos excepcionales)
4. Carta Orden

La documentaci6n enunciada anteriormente firmada por el Tesorero y el

Director de la Oficina Financiera sera enviada a fa Oficina de Control Previo
para su revisi6n y visaci6n a fin de verificar que el monto y concepto del
Comprobante de Pago sea similar a la Orden de Compra, Orden de Servicios u
otro documento fuente, asi como los nombres y sellos de los funcionarios que
10 autorizan, quien a su vez la entregara a la Direcci6n General de
Administraci6n para la autorizaci6n del pago correspondiente.

La Unidad de Tesoreria una vez recibidos los documentos derivados de la OGA

efectuara:

Entrega del cheque al beneficiario si fuera el caso

Remita la carta orden al Banco de la Naci6n
Archive el giro efectuado a traves de Transferencias Electr6nicas

c) Las Unidades de Contabilidad y Tesoreria deberan transmitir cada una de las fases
que Ie corresponda al SIAF y/o Direcci6n General del Tesoro Publico para su
aprobaci6n.
 In,mediatamente a la aprobaci6n de cada fase administrativa en el SIAF-SP la
Unidad de Contabilidad debeni proceder a contabilizarlas y elaborar el Balance
mensual.
La Oficina Financiera una vez cerrado el Balance comunicara alas Oficinas de
Personal, y Abastecimiento y Servicios, sobre los Compromisos que se
/ encuentran pendientes por Devengar asi como los cheques anulados para su
reprogramaci6n.

d) La Unidad de Tesoreria tendra bajo su responsabilidad la correcta elaboraci6n y

presentaci6n ante la Sunat (de acuerdo al cronograma establecido), de la
siguiente informaci6n:

• Programa de Declaraci6n Telemlitica-PDT 621-Renta Mensual (4ta.

Categoria), correspondiente a los Honorarios por Servicios No Personales.
• Programa de Declaraci6n Telemlitica-PDT 626-IGV (6%), correspondiente
ala retenci6n del IGV.
• Confrontaci6n de Operaciones Autodeclaradas - COA.

La Oficina de Abastecimiento y Servicios tendra bajo su responsabilidad la

atenci6n de los compromisos oportunos de los arbitrios y otras obligaciones
•
municipales.

7.1 El tiempo empleado para la atenci6n de un documento se contara a partir de la

fecha de entrega a la Oficina Financiera del documento fuente y su
correspondiente documentaci6n sustentatoria, la misma que debe encontrarse
conforme para que se disponga el registro de las fases de: Compromiso,
Devengado y Giro en el Sistema lhtegrado de Administraci6n Financiera-SIAF- /
SP, en caso que los documentos no esten conformes se devolveran de manera
inmediata alas Oficinas respectivas.
Se tomara en cuentaque no ocurran faUas en----el-Sistema lntegrado de
'Administraci6n Financiera - SIAF-SP-;en el caso en que el sistema falle el/,
tiempo de atenci6n se contara a partir de la soluci6nde la misma..

7.2 Los documentos fuente que se entreguen a la Oficina Financiera, para el

registro de las fases de Compromiso, Devengado y Giro en el SIAF-SP deberan
cumplir los plazos siguientes:

• Planilla Unica de Remuneraciones y Pensiones, 5 dias titiles de anticipaci6n

a la programaci6n de pagos.
/
• Pago a Terceros de acuerdo al Resumen de Planillas, 5 dias titiles de
anticipaci6n ala programaci6n de pagos.
• Resoluciones de reconocimiento de derechos laborales, con una anticipaci6n
de 2 dias titiles.
 • Remitir a la Oficina Financiera, las Ordenes de Compra y Servicio, para el
registro de la fase de Compromiso y/o Devengado en el SIAF-SP, segun se
concluya el proceso de selecci6n, es decir una vez consentida y suscrito el
contrato, 0 la presentaci6n de la factura por el proveedor para el pago
respectivo, que debe ser dentro de las 24 horas-de la emisi6n de la orden de
compra u orden de servicios. ~

• Los bienes y servicios que se adquieran mediante Ordenes de Compra y

Servicios se tramitara, una vez haya concluido el proceso de selecci6n
(adquisici6n de menor cuantIa), dentro de las 24 horas de la fecha de emisi6n
de los documentos fuentes.

• Los otros servicios de caracter fijo se presentaran en la medida que lleguen los
recibos correspondientes, para el control de tramite se tomara en cuenta la
fecha de recepci6n de los documentos por la Oficina de Abastecimiento y
Servicios, debiendo emitir la orden de servicios dentro de las 24 horas de
recibido el recibo.

• De igual manera los servicios no personales se iran tramitando a partir del 20

de cada mes aquellos que cuenten con los documentos completos (recibos de
honorarios profesionales y conformidad).

• Por ningun motivo debe alcanzar las Ordenes de Compra 0 Servicio los
ultimos dias del mes, salvo casos justificados.

• Planillas de Remuneraciones y Pensiones dentro de las 24 horas.

• Planillas de: Racionamiento, Estipendios, Dietas de Directorio, dentro de las
48 horas.
e- Planillas de ViMicos, de manera inmediata para entregar al comisionado.
• Reembolso del Fondo para Pagos en Efectivo y del Fondo Fijo para Caja
Chica, dentro de las 24 horas.
• Otros documentos, dentro de las 24 horas.

7.3 El cierre del Calendario de Compromisos de cada mes se efectuara el penultimo

dia habil de cada mes, debido que el ultimo dia servira para revisar el adecuado
ingreso de los importes y cadena presupuestal al SIAF-SP Administratjvo a fin de
evitai errores.

7.4 La Unidad de Tesoreria efectuara la fase de giro una vez recibidos los documentos
fuente, es decir, de manera inmediata previa revisi6n que los documentos se
encuentren completos, y el giro del cheque y/o abono en cuenta, dentro de las 12
horas de autorizado el giro por el Tesoro Publico, segun sea el caso, excepto
Planillas de Remuneraciones y Pensiones, que es un dia antes de la fecha de
 programaci6n de pagos, en el caso de los Vhiticos, Fondo para Pagos en Efectivo y
Fondo Fijo de Caja Chica, sera de manera inrnediata.

Oficina de Control Previo

j. Supervisara la elaboraci6n de los PDT 600, 621 y 626, que presenta la Oficina de
Personal y la Unidad de Tesoreria, realizando las coordinaciones con una
anticipaci6n de 5 dias utiles a la fecha de presentaci6n.

Para dar cump1imiento a 10 dispuesto en la Ley General del Sistema Nacional de

Tesoreria, los responsables de las Oficinas de Personal, Financiera y
Abastecimiento y Servicios, deberan establecer las metas concretas, a alcanzar

•
durante la ejecuci6n del presupuesto Institucional.

Las disposiciones contenidas en la presente Directiva, son de cump1imiento

obligatorio y bajo responsabilidad, de todos los funcionarios y servidores de la
Oficina General de Administraci6n del Ministerio de Justicia, incluyendo aJ
personal contratado bajo cualquier modalidad, que intervenga en los procesos
administrativos de revisi6n, registro y control de las operaciones.