Ordenar, filtrar y agrupar

Una hoja de Microsoft Excel puede tener mucha información. Algunas veces necesitas
ordenar una cantidad de información, crear grupos, o filtrar información para usarla de
una manera más efectiva.

Ordenar
Ordenando Listas es una tarea muy común en una Hoja de Cálculo que te permite
ordenar la información fácilmente. La manera más común de organizar la información
es alfabéticamente, lo cual se puede hacer en orden descendente o ascendente.

Ordenar Alfabéticamente
Paso 1:
Selecciona una Celda en una Columna que desees ordenar (En este ejemplo, vamos a
escoger una Celda en la columna A).

Paso 2:
Haz clic en el botón Ordenar y Filtrar en el grupo Modificar de la pestaña de Inicio.

Paso 3:
Selecciona Ordenar de A a Z. Ahora, la información en la Columna Categoría está
organizada alfabéticamente.

Tú puedes buscar que la lista se ordene al revés del orden alfabético al escoger Ordenar
de Mayor a Menor.

Ordenar de menor a mayor y por categoría

Ordenar de mayor a menor

Paso 1:
Selecciona una Celda de la Columna que deseas ordenar (Una columna con números).

Paso 2:
Haz clic en el botón Filtrar y Ordenar en el grupo Modificar de la pestaña de Inicio.
Paso 3:
Selecciona Ordenar de Menor a Mayor. Ahora, la información está organizada de la
cantidad más pequeña hasta la más grande.

Paso 4:
Puedes ordenar en forma numérica inversa al escoger De Mayor a Menor en la lista.

Ordenar una Categoría Múltiple

Paso 1:
Haz clic en el botón Ordenar y Filtrar del grupo Modificar en la pestaña de Inicio.
Luego, selecciona Orden Personalizado de la lista para abrir la ventana

Paso 2:
Selecciona la pestaña Datos y ubica el grupo Ordenar y Filtrar y haz clic en el botón
Ordenar  para abrir la ventana de Orden Personalizado. Desde aquí, puedes ordenar por
un artículo o varios artículos.

Paso 5:
Haz clic en la flecha desplegable en el campo Ordenar Columna por, y escoge una de
las opciones. En este ejemplo Categoría.
Paso 6:
Escoge lo que deseas ordenar. En este ejemplo, dejaremos el predeterminado,Valores.
Luego, escoge cómo Ordenar los Resultados. Déjalo de la A a la Z para organizarlo
alfabéticamente. Posteriormente, haz clic en Agregar Nivel para añadir otro artículo
para organizar.

Paso 7:
Selecciona una opción en el campo Columna Ordenar por. En este ejemplo,
escogemos  Costo Unidad.

Paso 8:
Escoge lo que vas a Ordenar. En este ejemplo, lo dejaremos en el
predeterminado, Valor.

Paso 9:
Escoge cómo Ordenar los Resultados. Déjalos De lo Más Pequeño a lo Más Grande.

Paso 10:
Haz clic en Aceptar. La Hoja de Cálculo ha sido ordenada.
Todas las categorías están organizadas en orden alfabético y, en cada categoría, el Costo
por Unidad está organizado de la más pequeña a la más grande.
Agrupar y desagrupar celdas
Cómo usar el Filtro Automático
Paso 1:
Haz clic en el botón Filtro en la pestaña de Datos. La flecha desplegable aparecerá al
lado del título de cada Columna.

Paso 2:
Haz clic en la flecha desplegable que está al lado del título de la Columna que deseas
filtrar. Por ejemplo, si sólo quieres ver datos
referentes a los Sabores, haz clic en la flecha
desplegable al lado de Categoría.

Paso 3:
Deselecciona Seleccionar Todo. Posteriormente,
escoge Sabor.

Paso 4:
Haz clic en Aceptar. Todos los otros datos serán
filtrados, o escondidos, y sólo los datos
de Sabor serán visibles.

Quitar un Filtro
Paso 1:
Selecciona una de las flechas desplegables al lado de la Columna filtrada. Luego,
elíge Borrar Filtro de “Categoría”.

Paso 2:
Para remover todos los filtros, haz clic en el botón Filtros. Los Filtros se ven un poco
como los Grupos, pero la diferencia es que ahora puedes filtrar varios campos si lo
deseas.

Supongamos que únicamente quieres ver los sabores de Vainilla. Entonces, puedes
hacer clic en la flecha desplegable al lado de Artículo, y seleccionar Filtros de
Número del menú.

Escoge  Contiene… porque quieres encontrar cualquier entrada que tenga la

palabra Vainilla. Una ventana aparecerá. Escribe Vainilla, y luego haz clic en Aceptar.
Ahora puedes ver que los datos están filtrados otra vez y que sólo los sabores
relacionados con Vainilla aparecen.