CURSO EXCEL BÁSICO

MÓDULO 3. ORDENAR Y FILTRAR DATOS

UNIDAD 3.1. Ordenar

3.1.1 Generalidades
3.1.2 Ordenar por Columna
3.1.3 Orden Personalizado

UNIDAD 3.2. Filtro

3.2.1 Qué es el Filtro
3.2.2 AutoFiltro
3.2.3. Cómo aplicar AutoFiltro

UNIDAD 3.3. Ejercicio Práctico

Evaluación del Módulo 2

MÓDULO 3 ORDENAR Y FILTRAR DATOS
UNIDAD 3.1 ORDENAR
3.1.1. Generalidades
Ordenar los datos en un rango de celdas, permite una mejor comprensión de éstos y ayuda a interpretarlos y a
encontrarlos más fácilmente, para tomar decisiones más eficaces.

Para orden datos, puede usar las opciones que se encuentran en las pestañas Inicio o Datos

Pestaña “Inicio” Pestaña “Datos”

3.1.2. Ordenar por Columna

Seleccione la columna que va a ordenar.

En la pestaña Inicio (opción Ordenar y Filtrar) o en la pestaña Datos seleccione una de las siguientes
opciones:

Ordenar de A a Z

Ordenar de Z a A

3.1.3. Orden Personalizado

Existen ocasiones en las que se necesita aplicar un orden personalizado considerando varias columnas. Por
ejemplo, para ordenar por el nombre completo en un listado de personas, tendiendo columnas distintas
para los apellidos y nombres. En este caso, se desea ordenar por el apellido paterno, apellido materno y
nombres; como se muestra en la siguiente figura:
Para realizar un orden personalizado, usando las opciones indicadas en las pestañas “Inicio” o “Datos”, esto es:

Pestaña “Inicio” Pestaña “Datos”

Al hacer click en cualquiera de estas opciones, se abrirá la siguiente ventana (cuadro de diálogo):
Acá podrá agregar las columnas que se usarán para ordenar los datos y sus 2 opciones (“Ordenar según” y
“Orden”).

Para la opción Columna encontrará una lista con todos los encabezados de columna de datos y solo
deberá elegir aquella por la cual se realizará el ordenamiento.

Luego, en “Ordenar según” debe seleccionar una de las siguientes alternativas:

 Valores de celda: Esta alternativa es la más utilizada. Se ordenará por el valor de las celdas dentro
de la columna seleccionada.
 Color de celda: Ordenará las celdas según el color de relleno de éstas.
 Color de fuente: Ordenará según el color de la fuente de los datos en las celdas.
 Ícono de formato condicional: Se puede ordenar basado en los íconos, en caso de que exista, en la
columna. Para comprender mejor esta alternativa, se debe tener conocimiento de Formato
Condicional.
La última opción para seleccionar es “Orden” donde se indica la forma de realizar la ordenación.

Si la columna seleccionada contiene datos numéricos o fechas, la opción “Orden”, las ternativas serán:
Además, puede usar los siguientes botones para:

Permte más niveles de ordenación.

Para eliminar niveles.

Duplicar algún n nivel.

Permite subir o bajo niveles.

Una vez se seleccionadas todos opciones necesarias para realizar la ordenación, la ventana quedará como
se muestra a continuación:

Finalmente, pulse botón Aceptar para dar efecto a la ordenación o Cancelar para suspenderlo.
UNIDAD 3.2 FILTRO
3.2.1. Qué es el Filtro
Filtro es una de las herramientas más simple que dispone Excel y de mayor utilización. Proporcionan una
forma rápida de buscar y trabajar con un subconjunto de datos en un rango. Al filtrar una lista, se deja
visible sólo los datos deseados y se oculta temporalmente el resto.

El objetivo que se pretende alcanzar al filtrar datos en una tabla es encontrar valores rápidamente,
seleccionando sólo la información requerida. Un filtro es una orden que damos a Excel para que “extraiga”
de una lista de datos, aquellos que cumplan una o unas condiciones determinadas.

Existe 2 tipos de filtros:

 Filtro Automático: Conocidos comúnmente como AutoFiltro o, simplemente, Filtro. Éste será la
herramienta de filtrado a estudiar en este curso.
 Filtro Avanzado. Este tipo de filtro se verá en el curso de Excel, Nivel Intermedio.

3.2.2. AutoFiltro
Al filtrar datos, filas completas se ocultarán (no se eliminarán) si los datos de una o más columnas no
cumplen los criterios de filtrado. Las filas que cumplen con el criterio se reflejan con el número de fila en
color azul. Además, posicionando el puntero del mouse sobre la columna donde se definió la condición de
filtrado, se desplegará el criterio.

3.2.3. Cómo aplicar AutoFiltro

Para aplicar AutoFiltro en una lista de datos, siga los siguientes pasos:

1. Seleccione los datos que desea filtrar.

2. Active los filtros. Esto se puedo realizar de 3 formas:

 a. Haga click en la pestaña Inicio, sección Edición, opción Ordenar y Filtrar.

b. Haga click en la pestaña Datos, sección Ordenar y Filtrar, opción Filtro.

c. Usando teclas Ctrl + Máyus + L (o Ctrl + Shift + L).

Nota: El Autofiltro se desactiva de la misma forma como se activa.

Una vez activo el filtro, en los encabezados de cada columna se desplegará un botón con el símbolo
, quedando como se muestra en la siguiente imagen:
3. Una vez activado el autofiltro, haga click en la flecha de filtro en el encabezado de columna. Se
despliega una de las 3 siguientes listas si los datos existentes en la columna son:

Alfanuméricos (Textos) Numéricos Fecha/Hora

Donde se ven los siguientes bloques:

 Opciones de ordenación de datos. Al aplicar un criterio

de ordenación a una lista de Excel, las filas se
reorganizarán de acuerdo con el contenido de la
columna por la cual estamos ordenando. Si la columna
contiene datos de tipo texto, entonces podremos ordenar los valores de A a Z
(alfabéticamente) o de Z a A.
Si la columna contiene datos numéricos, entonces podremos ordenar de menor a mayor o
también podremos hacerlo de mayor a menor. En el caso de que tengamos fechas podremos
ordenar de más antiguo a más reciente o viceversa.
Además está la opción de ordenar por color y eso hará que las celdas se ordenen de acuerdo
con el color de fondo o de fuente de las celdas. Esta opción es relevante solamente cuando
hemos aplicado algún formato color de fondo o de la fuente.

Nota: Una vez realizada la ordenación, la ubicación de las filas cambia. Revertir esta acción no es
posible salvo usando la opción Deshacer (Ctrl+Z).

 Acciones para:

 Puedes anular (borrar) un criterio de filtro.

 Filtrar celdas para las celdas de la columna por color de la fuente o del relleno.
 Filtros de Texto, Número o Fecha

Al hacer click en esta última opción (Filtros de Texto, Número o Fecha) se desplegará una
nueva lista con opciones específicas dependiendo del tipo de dato que contiene la columna:

Texto:

Número:
Fecha:
 En la imagen anterior observamos las opciones de filtrado que Excel provee cuando la
columna tiene datos de tipo texto. La opción Filtros de texto muestra varias opciones a elegir
como Es igual a, Comienza por, Contiene, etc. Cualquiera de estas opciones mostrará el
cuadro de diálogo Autofiltro personalizado que nos permitirá indicar el detalle del filtro que
deseamos aplicar.

En este cuadro de diálogo podemos especificar dos condiciones para una misma columna y
elegir si deseamos que se cumplan ambas o solamente una de ellas. Al hacer clic en el botón
Aceptar se aplicará el filtro a los datos.

 Un listado de los datos de la columna (en forma única y ordenados) donde puedes:
a.
a. Usar el cuadro Buscar para introducir el dato (o parte de
él) que quieres buscar, o
b.
b. Seleccionar lo que deseas filtrar. Active y desactive las
casillas de verificación para mostrar los valores que se
encuentran en la columna de datos.