TECNICAS DE OFICINA.

EL CICLO DE LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL.

COTIZACION, PEDIDO Y REMESA.
EJERCICIO: redacta los borradores de cartas para las siguientes situaciones:
1. Deseamos solicitar la cotización de algunos muebles que aparecen en
el catálogo de muebles calidad. Las referencia son:
 1 Escritorio gerencial
MS-7326
 1 Silla gerencial
RT-836-X
 1 Mesa auxiliar
LZ-M-714
 2 Biblioteca
12-M-237
Adicionalmente, deseamos conocer la forma de pago, el medio utilizado para
el despacho y el tiempo de entrega.

2. Complacido les anexamos la cotización 0208-01 válida hasta el 30 de

septiembre del 2018.
Como podrán verificarlo, les estamos ofreciendo un descuento de 25% por
pago de contado.
Esperamos recibir su pedido para proceder inmediatamente a su despacho.

3. Le solicitamos nos despache ,de acuerdo a su cotización 0208-01 de

julio de 2018, los siguientes muebles:
V. Unitario V. Total
1 Escritorio gerencial 350.000 350.000
MS-7326
1 Silla gerencial 200.000 200.000
RT-836-X
1 Mesa auxiliar 180.000 180.000
LZ-M-714
2 Bibliotecas 250.000 500.000
12-M-237
 ISBN 324-102-985- 2
SUBTOTAL 1.230.000
Menos descuento 25% 307.500
Más flete 4% 49.200
TOTAL 971.700
Mucho les agradeceré el despacho inmediato de este pedido al a siguiente
Dirección: a venida Medellín 17A, 2-8 Santa fe de Bogotá.

4. Enviar un cheque para pagar la factura y preparar carta de remesa.

Complacidos les adjunto el cheque 170802-1 del banco popular por $ para
pagar la factura 821-7 del 1 de Agosto de 2018.
Mucho les agradezco la prontitud que fue atendido mi pedido y la calidad de
los muebles.
Espero en un futuro próximo hacerles nuevos pedidos.

COTIZACION, COMBRANCA, RECLAMO Y AJUSTES.

EJERCICIO: Redacta los borradores de cartas para las siguientes situaciones:
1. Necesito pedir un crédito para surtir un nuevo local de distribución de
electrodomésticos. El monto solicitado es de $300’000.000.
A partir 2 de septiembre abriremos nuestro nuevo local de distribución de
electrodomésticos, donde seguiremos ofreciendo toda clase de
electrométricos.
Por lo anterior, les solicitamos nos otorguen un crédito por $300’000.000
representados de su producción, los cuales respaldados con letra de cambio
o pagares a 20, 40,60 y 80 días de vencimiento.
Complacidos les anexamos el formulario provisto por ustedes, del cual
queremos destacar nuestro historial de cumplimientos con otras compañías,
dispuestas a brindarles referencias comerciales.

2. Prepara una respuesta de aprobación y otra de negación.

APROBACION DE CREDITO
Nos complace informales que nuestro comité de créditos aprobó su solicitud
y les otorgó un crédito hasta por $300’000.000 que deberán respaldar con
letras de cambio a 20, 40, 60 y 80 días.
 Por tanto, a partir de la fecha pueden hacernos sus pedidos electrónicos, con
la seguridad de que les permitiría satisfacer a sus clientes más exigentes.
Confiamos que este será el inicio de unas excelentes comerciales.

NEGACION DE CREDITO
Lamentamos informales que por motivos financieros nos hemos visto
abocados a suspender los créditos durante algún tiempo.
Deseamos que en un futuro próximo podamos responder positivamente a su
interés, e iniciar relaciones crediticias con usted.
Por ahora esperamos tener el placer de atender sus pedidos de contado, con
nuestros descuentos especiales.

3. Redacta tres cartas de cobro para enviar a un cliente cuya obligación

por $450.000 se venció.

Le recordamos que hace 8 días se venció el plazo del pago de su crédito por
$450.000 con nosotros, correspondiente a la factura 8374-2 del 12 de
septiembre de 2018.Estamos convencidos de que tal retraso debe haberse
motivado por circunstancias ajenas a su voluntad. Sin embargo, nos
preocupa su silencio.
Esperamos estaremos dispuestos a recibir el pago en los próximos 3 días y
que nuestras relaciones continúen siguiendo mutuamente beneficiosa.

Hace 20 días le enviamos nuestra carta en la que le recordamos el

vencimiento del plazo para el pago de la factura 8374-2, sin que hasta el
momento hayamos obtenido su respuesta.
Por tanto, queremos nuevamente expresarle nuestra gran preocupación y
nuestro sincero interés en conocer las razones que han motivado el
incumplimiento y la manera cómo podríamos ayudarle.
Deseamos que nuestras relaciones comerciales no se vean afectadas y que
podemos continuar haciendo negocios.

Puesto que a pesar de nuestras reiteradas cartas, ustedes no ha dado

respuesta alguna y su deuda aún sigue sin ser cubierta, lamentamos
infórmale que el próximo 15 de enero de 2019 pasaremos su cuenta a
nuestros abogados.
Como comprenderá los trámites judiciales le ocasionaran muchas molestias
y gastos adicionales que ustedes podrá evitar si efectúa su pago del 12 de
enero.
 Mucho lamentamos, igualmente, que se vea afectado su prestigio comercial
con la cancelación de su crédito con nosotros. Póngase al día y disfrute de
los beneficios del crédito.

4. Elabora una carta de reclamo porque llego averiada parte de la

mercancía correspondencia al pedido 426 del 23 de abril de1999.

Lamentamos informarle que la mercancía perteneciente a nuestro pedido

426 del 15 de febrero de1999 llego averiada.
Nos hicieron falta dos sillas referencias NS-647 y una mesa referencia
TX-836, a pesar de estar facturas el resto llego bien.
Le solicitamos el favor del cambio con la mayor rapidez posible la
mercancía faltante.

5. Prepara una carta para información sobre el abono de $76.000 a la

cuenta de un cliente, como indemnización por deterioro de la
mercancía.

Complacido les informamos que hemos abonado a su apreciable cuenta

$76.000 por concepto de descuento por indemnización de la factura 648-
3 marzo de 1999.
Esperamos seguir contando con su confianza de siempre y le deseamos
muchos éxitos empresariales.
Anexo encontrara nuestro reciente catalogo en el que se presenta
nuestros últimos diseños en muebles.

MEMORANDO.
Ejercicio: redacta los borradores para los 3 memorandos, de acuerdo con la
siguiente información.
1. El Gerente deseas solicitar información sobre los preparativos
adelantados para la junta nacional de ventas que deberá comenzar en
10 días.

Le solicitamos el favor solicitar información sobre los preparativos

adelantados para la nacional de ventas que deberá comenzar en 10 días.
Me urge recibir esta información para trabajar en la proyección de las ventas
para el primer semestre del año.

2. El jefe de ventas responde al Gerente sobre los preparativos de la junta.

 Con gran preocupación hemos notado en las últimas semanas el retaso de
los preparativos de las juntas en la oficina.
Por tal razón, le solicitamos que adopte las medidas necesarias para
garantizar la puntuación al inicio de sus tareas diarias.

3. El Gerente felicita al Jefe de ventas por la manera como se desarrolló la

junta.

Con gran satisfacción, felicito al Jefe de ventas por la manera que se

desarrolló en la junta del 2 de agosto del 2018.
Por lo tanto, he decido concederle sus vacaciones, le deseamos que disfrute
mucho sus merecidas vacaciones.

MESAJES SOCIALES.
Ejercicio: redacta los borradores de mensajes sociales para las siguientes
situaciones:
1. Juan Pablo Villamizar, compañero de trabajo, acaba de contraer
matrimonio.
Muy sinceramente le esperamos nuestra voz de felicitación por acabar de
contraer matrimonio.

2. La señora Judith Caldas, compañero de trabajo, ha sido intervenido

quirúrgicamente y se encuentra hospitalizada.
En estos momentos tan difíciles para usted y su familia. Deseamos hacerle
presente nuestros sentimientos de solidaridad. Rogamos al Dios todopoderoso
le conceda mucha fe y que te recuperes muy pronto para seguir adelante.

3. La empresa celebra en los próximos días su vigesimoquinto aniversario.

Invita a cada uno de los empleados a la cena que se va a ofrecer por tal
motivo.
Deseamos agradecerle muy sinceramente por todas sus congratulaciones por
habernos acompañado personalmente en los festejos de nuestro vigesimoquinto
aniversario.
Esperamos siempre contarlo siempre entre los amigos y favorecedores de
nuestra empresa.

TALLER #06
Temas para analizar.
1. ¿Qué organismos es el encargado de preservar la pureza del idioma
español y de impulsar la evolución? ¿cómo funciona?
En España la real academia de la lengua española, en México en la facultad de
filosofía y letras de la Universidad Nacional.
Se supone que se forma un comité para mirar las definiciones de las palabras y
gramática o van definiendo las palabras que el pueblo adoptado como de uso
común.

2. ¿De qué manera se inició la actividad comercial en el mundo y cuáles

fueron las principales etapas de la evolución?
Además del intercambio de innovaciones, el comercio también un propicio, un
paulatino cambio de las sociedades Ahora la riqueza podría almacenarse e
internarse.
La evolución de comercio, en los tiempos antiguos, el comercio se inició como
un sistema de trueque, en el que se intercambiaran una cosa por otra. Los seres
humanos prehistóricos hacían trueque de pieles de animales o servicios por
alimento por ejemplo: Gradualmente, se estableció el concepto de las monedas.

3. ¿En qué consiste el correo, e-mail?

El correo electrónico (también conocido como e-mail, en termino ingles derivado
de electronic mail) es un servicio que permite el intercambio de mensajes a
través de sistemas de comunicación electrónica. Ambos permiten enviar y recibir
mensajes, que llegan al destinatario gracias al sistema de dirección.

4. ¿Qué diferencias hay entre las tarjetas de crédito y las tarjetas débito?
La principal diferencia entre las tarjetas de débito y de crédito se basa en que
las primeras siempre están asociadas al saldo que el cliente tenga en cuenta
oriente mientas la de débito permite operar con dinero con la entidad financiera.

5. ¿Qué son divisas?

Es un concepto de la ciencia económica que refiere a toda la moneda extranjera,
es decir, perteneciente a una soberanía monetaria distinta a la de un país de
origen. Las diversas fluctúan entre si dentro del mercado monetario mundial.

Temas para analizar.

1. Ana María es la asistente del señor Arciniegas, quien le solicito transcribir
una carta que el mismo redacto. El borrador tenía notorias diferencias de
redacción.
¿Cómo debería proceder Ana María
 Ana María al ser la asistente del señor Arciniegas debe redactar bien la carta y
enviársela al señor y decirle que le hozo algunos ajustes de redacción ya que
esto hace parte de su trabajo.

2. Juan Camilo es el asistente de la Doctora Beatriz. Él se encargó de

transcribir una carta dictada por su jefe, pero en el momento de llevársela
para la firma, ella asegura no haber dictado un párrafo tal y como esta
aparece en la carta. Las notas taquigráficas coinciden con la carta.
¿Qué debe hacer Juan Camilo?
Juan Camilo deberá pedir disculpas a la Doctora Beatriz ya que no debió haber
colocado cosas que no deberían haber ido en la carta y deberá además volver
hacer la carta nuevamente y correctamente.

3. El Doctor Arteaga acaba de dictar un memorando confidencial, en el cual

informa al Dictador General de los atinados de un empleado. Este es muy
amigo de la secretaria, quien se siente obligada a revelar el dato.
¿Qué es la prudencia?
Yo pienso que la prudencia es averiguar por sí mismo la información esperada,
y no estar obligando hacer esto a otras personas por más que sean amigos que
sean ni ellos se sientan en apuros.

VERIFICACIÓN DE LOGROS.
1. Redacta un párrafo solicitando un crédito, que demuestre asertividad y
eficiencia.
Planeamos presentar una firma de elementos informáticos en esta ciudad, y para
llevar a cabo este proyecto necesitamos un capital de $20´000.000 de pesos.
Por tanto, solicitamos a su compañía un préstamo por esta cantidad, que
cancelaremos en términos de 12 meses de acuerdo con los reglamentos de la
entidad y con garantía hipotecaria de nuestra propiedad raíz evaluada en
30´000.000 de pesos.

2. Explica con tus palabras el uso del gerundio y da unos ejemplos.

En la lingüística, y en el contexto particular de la gramática, el gerundio es una
conjugación del verbo- demuestra una acción; pero no está definido ni por el
tiempo, ni por el modo, ni por el número, ni por la persona. El gerundio
compuesto de determinado verbo haber en gerundio; ejemplo:
 Marcela estaba ingresando.
 Nery estas escribiendo.
 Mauricio estaría leyendo.
3. Prepare una carta para pedir referencias comerciales del señor Pablo
Martínez, quien solicita un crédito de $50´000.000
A partir del 1 de enero abrimos nuestros nuevos locales en el Centro Comercial
Chía, donde seguiremos ofreciendo toda marca de ropa.
Por lo anterior, les solicitamos nos otorguen un crédito por $5´000.000
representados en ropa de marca de su producción, los cuales respaldamos con
letras de cambio o pagares a 20 – 40 – 60 y 80 días de vencimiento.
Complacidos les anexaos el formulario provisto por ustedes, del cual queremos
destacar nuestro historial de cumplimiento con otras compañías, dispuestas a
envíales referencias comerciales.

4. Explica con tus palabras del dequeísmo y el leísmo; escribe ejemplos que
demuestren la forma correcta.
El dequeísmo es el uso innecesario de la preposición “de” por ejemplo “me
dijeron de que no fuera” y la forma correcta es “me dijeron que fuera”.
El leímos consiste en usar las formas promocionales “le – les” cuando deberá
usarse las formas “lo – la- las – los”; ejemplo “la próxima semana compro toda
la mercancía.

5. Redacta una carta solicitando cotización de uniformes para el equipo de

patinaje.
El motivo de la presente es con el objetivo de solicitar una valiosa colaboración,
en el sentido de una cotización de 100 uniformes talla 36- 37, las cuales serán
utilizados por los patinados del club Deportivo para el torneo que organizo la liga.

6. ¿Qué aspectos debe tenerse en cuenta al redactar una carta de solicitud

de crédito?
Debe expresarse en un lenguaje positivo y motivante; debe indicar el monto
deseado, el plazo requerido y la forma como se va a investigarse, hay un lugar
a esto, además se ofrece las garantías de pago asignado mención al
cumplimiento de otros créditos.

7. ¿Cuándo debe enviarse en forma consecutiva tres cartas de cobro? ¿cómo

se diferencian una de la otra?
Si ha y lugar a las cartas de cobro, inicialmente se formula un simple
recordatoria; luego, se hace una invitación al cliente para q explique el
incumplimiento y fije nuevos compromisos de cumplimiento de pago, si hay
persistencia un el incumplimiento, se comunicara a la decisión de iniciar un cobro
judicial y las consecuencias que estos ocasionaran.
8. ¿Cuáles son las principales características del memorando? Redacta una
carta de felicitación por el cumplimiento de las metas de las ventas.
El memorando a pesar de ser una nota interna, debe presentarse amabilidad y
formalidad, además de brevedad, corrección y todas aquellas características
analizadas en la carta.

CARTA DE FELICITACION
Muy sinceramente le expresamos nuestra voz de felicitación por todos sus
éxitos en las metas de las ventas cumplidas.
Donde la empresa le acaba de otorgar el grado de gerente de la empresa, y esto
nos llena de regocijo a todos sus compañeros.

9. ¿Por qué son importantes los mensajes sociales en una vida empresarial?
Puesto que la empresa esta consistida por seres humanos con necesidades
fundamentales y compromiso familiares y sociales básicas, las comunicaciones
que se manejan a diario no solamente a aspectos comerciales, sino que muchas
veces expresan sentimientos y compromisos particulares.

10. Redacta un mensaje de agradecimiento por las congratulaciones recibidas

con el motivo del décimo aniversario de fundación de la empresa.
Deseamos agradecerle muy sinceramente por todas sus congratulaciones
habernos acompañado personalmente a los festejos de nuestro décimo
aniversario.
Esperamos siempre contarlo entre los amigos y favorecedores de nuestra
empresa.
ORGANICACION DE EVENTOS.

TALLER.
TEMAS PARA CONSULTAR:
1. Características del foro, el panel, el debate, el seminario y el congreso.
Foro:
 Para uso general: Es un foro abierto donde cualquier puede empezar un
nuevo tema de debate cuando uno quiera y todo puedan calificar los
mensajes.
 Cada persona plantea un tema: En este foro cada persona puede plantear
UN SOLO TEMA de debate. Y todos pueden responder a cualquier tema.
 Debate único :Es un intercambio de ideas sobre un solo tema , todos una
página .Útil para debates cortos y muy concretos.
 De preguntas y respuestas: solamente el que lo dirige puede poner una
pregunta, que será el único de una discusión.
 Panel:
 Se caracteriza este tipo de técnicas grupal en que entorno a un tema , cada
uno de los expositores presentan un punto de vista o aspectos del mismo ,
completando o ampliando, si es necesario el punto de vista de los otros.
Debate:
 En los debates se tratan temas que pueden estar previamente definidos o
que surjan en el mismo.
 En un debate se puede establecer reglas que establecen periodos de
explosión.
 Se apela a la integridad de las partes para evitar roces de explosión o de
imprecaciones
Seminario:
 Los miembros tienen intereses comunes en cuanto al tema, y un nivel
semejante de formación acerca del mismo.
 El tema o material exige la investigación o búsqueda específica en lo
diverso fuentes.
 Los resultados o conclusiones son responsabilidad de todo el grupo.
 El seminario puede trabajar durante varios días hasta terminar toda su
labor.
Congreso:
 En este puede realizar eventos menores, como recepciones, cocteles,
recorridos especiales por la ciudad, etc.
 Se puede decir, entonces, que tiene una parte académica en la que se
presentan conferencias por la ciudad etc.

2. Partes de una acta:

 Título y carácter dela reunión.

 Denominación de documento y número.
 Lugar y fecha de reuniones.
 Hora.
 Lugar.
 Asistencia.
 Invitaciones.
 Ausentes.
  Orden del día.
 Desarrollo.
 Compromiso.
 Convocatoria.
 Firmas.

3. Clases de sociedades comerciales:

 Sociedades colectivas.
 Sociedades de comandita simple.
 Sociedades de comandito por acciones.
 Sociedades de capital e industria.
 Sociedades de responsabilidad limitada (S.R.L).
 Sociedades anónimas (S.A).

4. Funciones de la asamblea general de socios.

 El máximo órgano de la dirección lo general de accionistas la cual está

integrada por los accionista inscritos en libro denominado “LIBRO DE
REGISTROS DE ACCIONES“.O de sus representantes o mandatario,
reunidos conforme a las prescripciones en los estatutos y ley.

5. Características que define el número de estrellas de un hotel.

 1 ESTRELLA (económica).
Se espera que un hotel de una estrella ofrezca alojamiento limpio, básico
con pocos o ninguna instalación.

 2 ESTRELLA (valor).
Se espera que ofrezca alojamiento limpio y básico sete puede tener o no
un centro de negocios.

 3 ESTRELLAS (calidad).
Pone mayor énfasis en la comunidad, estilo servicio personalizado. A
menudo tiene un restaurante en el hotel, alberca gimnasio.

 4 ESTRELLAS (superior).
Está muy bien orientado al servicio y brinda altos estándares de comodidad
y calidad .Cuenta con más de un restaurante , así como un bar o sala de
estar y servicio a cuarto las 24 horas.
  5 ESTRELLAS (excepcional).
Es muy bien orientado al servicio y brinda altos estándares de calidad y
comodidad puede ofrecer además canchas de tenis y acceso a campo de
golf así como spa , un gimnasio moderno y alberca.

CASOS PARA ANALIZAR.

1. Carmen del sol trabaja en una empresa multinacional y debe participar
en una programación y organización de la visita que los directivos
españoles, de la casa matriz van a realizar a la compañía . son 6 personas
: 4 señores y 2 damas No conocen la ciudad ,llegan el viernes a las 15:30
horas y regresan el jueves siguiente a las 10:00 horas . Carmen está
muy interesado porque considera una “misión imposible”.
¿Qué le sugerías hacer?
El sugería a Carmen del sol que averigüe muy bien sobre el evento y coordine
muy bien con las personas que van a realizar el evento. también programar
con hotel donde se van a hospedar cuantos cuartos se necesitan entre otro,
además comprar los tiquetes con anticipación para que todo salga perfecto.

2. Carlos Arnulfo es el asistente del doctor Rueda, director general de la

compañía Es el encargado de organizar una recepción y se estaba
aprovisionando de todo lo necesario, con el criterio de que es el mejor
que sabe y no que falte. Así todo lo está comprando en grandes
cantidades.
¿Le sugerirías?
le aconsejaría a Carlo Arnulfo que se informara bien de la cantidad de personas
que asistirían al evento para así no tener que comprar más de lo necesario ya
que si sobra sería una perdida para la empresa.

3. Mónica acompaña a su jefe un viaje de trabajo. Ella siempre eligió los

platos más costosos pues aprovecho la oportunidad de que todos los
gastos los paga la empresa.
¿Qué le dirías a Mónica?
Le diría a Mónica que ya que los gastos los paga la empresa no debe abusar y
no mostrar malos hábitos que debe ser más decente.
 VERIFICICACION DE LOGROS.
1. ¿Qué aspectos generales deben considerarse para organización de
eventos?
Para la organización de cualquier evento es necesario:
 Programación.
 Desarrollo.
 Finalización.

2. ¿Qué procedimiento y actitudes deben practicarse al participar en un

seminario o congreso?
Seminario:
 Cumplimiento con los requisitos exigidos para la asistencia.
 Conformación oportunamente a la asistencia u ofrecer disculpas.
 Devolver inscripciones, desprendibles a lo que soliciten.
Congreso:
 En este se puede realizar eventos menores, como recepciones, cocteles,
recorridos especiales por la ciudad, etc.

3. Prepara una lista de cheques para la organización de un viaje de trabajo

para el jefe.
 Debe contarse con una agencia de viajes.
 Elaboración de una lista detallada de lo que se va a ejecutar.
 Preparar itinerario y programas de viaje.
 Definir medios de transporte y hoteles.
 Recoger tiques entre otras cosas.

4. ¿De qué manera un secretario o secretaria puede facilitar la tarea de los

ejecutivos al regreso del viaje?
 Iniciar inmediatamente el trámite administrativo de facturas de hoteles,
restaurantes y tiques.
 Revisar los documentos que el jefe ha traído de su viaje.
 Preparar cartas y tarjetas.

5. ¿Qué aspectos debe contemplar un secretario o secretaria en época de

navidad?
 Preparar una lista de personas.
 Identificar categorías y clases de regalos.
  Confirmar nombres, dirección completa.
 Definir el tiempo oportuno para él envió.
 Supervisar y revisar tarjetas y paquetes.
 Expresar agradecimiento por su colaboración.

6. En tu vida personas ¿qué aspectos tienes en cuenta en navidad?

 Preparar dinero para el regalo.
 Darlo en la fecha adecuada.
 Saberlo enviar y entregar.
 Darlo con sorpresa.
 Que se bonito y con cariño.

7. Prepara una lista de labores para reanudar actividad a comienzo de año.

 Desde el primer día del año se debe empezar con una actitud positiva.
 Revisar los asuntos del año pasado.
 Agradecer envíos y recibidos.
 Hacer balance de caja menor.
 Poner al día el archivo.
 Redistribuir los muebles.

8. ¿Qué sugerencias le darías al jefe para los festejos de unas efemérides

empresarial?
Una convención se basa en reunir personas con intereses comunes como:
 Vendedores.
 Políticos.
 Religiosos.
 Agrupaciones o medios.

9. ¿qué actitudes y habilidades secretariales se requieren para organizar

eventos?
 Hacer cargo de las ocupaciones sobre las que tienen autonomía.
 Preparar sus reuniones un el jefe.
 Mantener informado al jefe.
 No presionar el jefe.
 No difundirles habladurías (chismes).