PORTABILIDAD EPS SANITAS

GENERALIDADES DE LA CAMPAÑA
Código Versión Vigencia desde Hasta
EPSGSALUD 01 V8 03 /Noviembre/2013 Indefinido
Compañías EPS Sanitas
Garantizar a nuestros afiliados el acceso a los servicios de
salud en un municipio diferente a aquél donde reside, producto
Objetivo
de una emigración, con el fin de asegurar continuidad de la
atención de acuerdo con la normatividad legal vigente.
Alcance Nacional
DIRECTRICES

De acuerdo a lo establecido en el Decreto 780 de 2016 la portabilidad está definida

como:
“La garantía que da la EPS al usuario para acceder a los servicios de salud en
cualquier lugar del territorio nacional mediante acuerdos específicos con IPS
o EPS, en el municipio donde no tenemos cobertura”.

1. La portabilidad puede ser:

 Ocasional: Cuando el tiempo de permanencia es menor a un (1) mes. Se

cubre servicio de urgencias y sus servicios derivados.

 Temporal: Cuando el tiempo de permanencia es superior a un (1) mes e

inferior a 12 meses, Se cubre servicios de primer nivel.(acceso a todos los
servicios del Plan Obligatorio de salud)

 Permanente: Tiempo de permanencia superior a doce (12) meses, se

considerará permanente y el afiliado deberá trasladarse de EPS.
Se podrá solicitar prorroga por un periodo máximo de un (1) año.

NOTA: No aplica para usuarios que se radican permanentemente en

municipios no autorizados o que residen con antelación a la entrada en
vigencia del Decreto de portabilidad.

 Dispersión del núcleo familiar:

Cuando por razones laborales, de estudio, o de cualquier otra índole,

cualquiera de los integrantes del núcleo familiar afiliado, fije su residencia en
un municipio del territorio nacional distinto del domicilio de afiliación donde
estaba, dicho integrante tendrá derecho a la prestación de los servicios de
salud a cargo de la misma EPS, en el municipio donde resida, sin importar
que la emigración sea temporal o permanente.

 Cuando el afiliado al régimen subsidiado emigre permanentemente y

opte por cambio de la EPS, su afiliación en el municipio receptor se
hará con base al nivel de SISBEN establecido por su anterior
afiliación, hasta tanto el municipio receptor practique una nueva
encuesta, lo cual en ningún caso podrá afectar la continuidad del
aseguramiento.

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
2. De acuerdo al rol del afiliado en el contrato, podrá solicitar la
portabilidad:

 Cotizante Titular: Puede solicitar portabilidad de todos los afiliados del

contrato.
 Segundo Cotizante o Beneficiario Cónyuge: Puede solicitar portabilidad
para él y los beneficiarios del contrato.
 Beneficiario Mayor de 18 años: Puede solicitar portabilidad únicamente
para él.
 Beneficiario Menor de 18 años: La solicitud de portabilidad para los
menores de edad puede ser solicitada por uno de los cotizantes titular o
conyugue cotizante del contrato para estos casos se debe aplicar protocolo de
protección de datos (Habeas Data).

La EPS no podrá exigir la presentación personal del afiliado para el trámite

de portabilidad.

La EPS, dentro de los diez días hábiles siguientes a la solicitud del afiliado,
deberá informar al afiliado a qué IPS Primaria ha sido adscrito en el
municipio receptor.

3. CANALES

Se han dispuesto los siguientes canales para recibir la solicitud de

portabilidad:

 A. PAGINA WEB DE LA EPS SANITAS / OFICINA VIRTUAL


El usuario puede realizar directamente la solicitud a través de la página de la
EPS sanitas/oficina-virtual/consultas y transacciones/solicitud portabilidad
(mini-sitio). Las solicitudes diariamente se descargaran por el funcionario de
portabilidad.
 Página Web:
www.epssanitas.com/usuarios/group/oficina-virtual-
eps/portabilidad.
 Correo electrónico: portabilidad@colsanitas.com
 Canal telefónico, Fonosanitas: 3759000- 018000919100
 Nuestra red de oficinas, mostradores.

B. CENTRAL DE LLAMADAS – ASESORES DE MOSTRADOR

4. Identifique si el trámite solicitado por el afiliado corresponde a una solicitud
de portabilidad o un cambio de ciudad si es un cambio de ciudad solicitar los
datos respectivos y registre en el aplicativo por CONECTOR OSI dirigido al
área de afiliaciones para el respectivo cambio.

5. Si la solicitud es de portabilidad, registre en el aplicativo CONECTOR OSI los

siguientes datos para dar inicio al trámite:

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- Nombre e identificación del afiliado

- Municipio receptor. (Obligatorio)
- Temporalidad (Si está definida, escribir el tiempo por ejemplo
dos meses un año). (Obligatorio).
- La IPS a la cual está adscrito en el municipio de afiliación.
(Nombre del municipio donde tiene la atención medica)
(Obligatorio)
- Número telefónico (fijo o celular del usuario) (Obligatorio).
- Correo electrónico para recibir la respuesta a su solicitud.

6. Brinde al afiliado la información complementaria pertinente de portabilidad

(Decreto 1683). Solo atención de primer Nivel, todos los servicios de
portabilidad deben ser autorizados desde la primera consulta, en la carta de
respuesta se le indica al usuario el correo de Servicios Médicos
(smnuevomodeloeps@colsanitas.com), cualquier duda o inquietud enviar un
correo a portabilidad@colsanitas.com.

7. Si el contrato presenta alguna novedad, esta se le informa al afiliado,

indicando que no es posible radicarle ninguna solicitud escribir completa la
información de solicitud del usuario como por ejemplo que es una
Embarazada, en ningún momento se debe solicitar al usuario los datos del
hospital del municipio para donde está solicitando la portabilidad.

8. Si al verificar cuenta con una solicitud en Conector OSI por este concepto y
tiene respuesta infórmela.

9. Si al verificar que aún no ha superado el tiempo máximo de respuesta (10

días hábiles), el funcionario de mostrador y central de llamadas debe
informar al usuario que aún se encuentra en el tiempo definido para dar
respuesta a la solicitud; una vez se remita la respuesta la misma le será
enviada por el canal que lo solicito (Telefónico o por correo electrónico).

10. Si la solicitud supera el tiempo máximo de respuesta (10 días hábiles) y aún
no tiene asignada la IPS primaria en el municipio de migración; debe
informar al usuario que aún se encuentra en el tiempo definido para dar
respuesta a la solicitud; una vez se remita la respuesta la misma le será
enviada por el canal que lo solicito (Telefónico o por correo electrónico).

11. Si la solicitud supera el tiempo máximo de respuesta (10 días hábiles) y aún
no tiene asignada la IPS primaria en el municipio de migración; debe
informar que en el transcurso de las siguientes 24 horas se comunicarán con
él para informarle la respuesta a su trámite. De acuerdo a su rol proceda de
la siguiente manera:

 Funcionario Central Llamadas: Debe informar al líder quien será

responsable de comentar el caso con la Coordinadora ante el
callcenter para ser escalado al área respectiva
(portabilidad@colsanitas.com); describiendo la situación presentada
con los datos del afiliado para su contacto.

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 Funcionario Mostrador: Enviar al correo electrónico

portabilidad@colsanitas.com, describiendo la situación presentada
con los datos del usuario para su contacto.

1. SERVICIOS MÉDICOS - FUNCIONES

a. Gestiona las solicitudes de autorización de servicios médicos para los

usuarios identificados como portabilidad, según el procedimiento
general y actual establecido , aplicando las políticas establecidas y
teniendo en cuenta los niveles de autorización, derechos que tengan
los usuarios, autorizaciones anteriores y su estado de cartera; para
todos los casos debe ser consultada en BH.

b. Crea las autorizaciones en el sistema de información correspondiente.

c. Valida el tipo de autorizaciones de servicios médicos radicadas y

generación de volante.

d. Comunica al usuario el resultado de cada una de sus solicitudes de

autorizaciones de servicios médicos por los medios actualmente
establecidos para tal fin, es decir correo electrónico.

2. INSTRUCTIVO PARA RADICAR SOLICITUDES DE AUTORIZACIONES

MÉDICAS PARA PORTABILIDAD

a. Todos los servicios de portabilidad deben ser autorizados comenzando

por las primeras citas, es decir, medicina general y odontología
general y/o cuando no haya una orden médica, para esto el usuario
deben enviar un correo con el nombre y número de identificación
solicitando la autorización del servicio requerido al correo
smnuevomodeloeps@colsanitas.com.
b. La autorización se debe enviar dando respuesta al correo que envió el
usuario.
c. Todos los servicios de primer nivel se deben autorizar para el
municipio donde se encuentre el usuario por portabilidad.

d. Para medicamentos: la orden médica se deben autorizar para Cruz

Verde para el municipio autorizado para EPS SANITAS cercano al
municipio de portabilidad (Esto es provisional mientras Cruz Verde da
respuesta con respecto a la entrega de medicamentos de los usuarios
por portabilidad). cuando Cruz Verde no tienen lugar para la
dispensación de los medicamentos el usuario debe enviar un correo a
de portabilidad@colsanitas.com solicitando la entrega de los
medicamentos.

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Control de Actualizaciones
Aprobado Fecha de
Versión Tema Modificado Detalle de la modificación Solicitado por
por Actualización
V7 Se realiza Se actualiza en el punto Gerencia de Subgerencia 02/02/2021
actualización los dos los datos para el Servicio EPS. de la Oferta.
punto 3 y 4 Se aplicativo Conector,
adicional punto 5 recordar que los campos Subgerencia
a diligenciar son de la Oferta.
obligatoria diligenciar
son obligatorios.
Punto 3 Todos los
servicios de portabilidad
deben ser autorizados
desde la primera
consulta.

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