Análisis, Descripción y Valuación de Puestos

Análisis y descripción de puestos

Para que un departamento de Recursos Humanos sea eficaz, sus integrantes

deben poseer una comprensión sólida de los puestos que componen a la
organización, por lo que es necesario que exista un sistema efectivo de
información sobre los trabajadores y que contenga datos precisos sobre sus
puestos. Dicho sistema puede ser electrónico o manual.
La información sobre análisis y descripción de puestos es importante porque
notifica al departamento de Recursos Humanos qué deberes y
responsabilidades se asocian a cada puesto. Además, dicha información se
utiliza posteriormente cuando se llevan a cabo funciones como el diseño de
puestos, el proceso de reclutamiento y selección del recurso humano.

1. Análisis y descripción de puestos

El análisis de puestos es:

El proceso mediante el cual se obtiene información relevante a un

puesto de trabajo determinado que pueda ser útil para el óptimo
desempeño del mismo, tanto desde el punto de vista de la eficiencia
(consecución de objetivos), como de la seguridad, satisfacción y
comodidad de los operarios (Ariza, Morales y Morales, 2004, p. 61
Es un proceso que consiste en reunir información de los deberes y
responsabilidades asociadas a cada puesto, de la relación del puesto con otros
puestos de trabajo, así como de los conocimientos y habilidades que se requieren y
de las condiciones de trabajo en las que se realizará el puesto.

El analista de puesto es el responsable de llevar a cabo todo este proceso y

consolidarlo en un documento conocido como descripción de puestos. Resulta
importante aclarar que el análisis se efectúa al puesto en cuestión y no a la persona
que ocupa tal puesto, por lo tanto, es necesario mantener actualizada la información,
pues la dinámica y condiciones del puesto cambiarán a lo largo del tiempo.
1.1 Obtención de información para el análisis de puestos

Alguna de la información que se busca obtener es:

Niveles de identificación: donde se definirá la forma de encajar el puesto dentro

de un departamento y división organizacional.

Deberes y responsabilidades: que permitirán conocer a fondo las labores

desempeñadas, responsabilidades en toma de decisiones, control, entre otras cosas.

Requerimientos humanos y entorno laboral: los conocimientos, habilidades,

requisitos académicos, experiencia y otros factores necesarios dentro del puesto.

Niveles de desempeño: los niveles mínimos normales y máximos de rendimiento

que se deben alcanzar en el puesto.

1.2 Métodos de análisis de puestos

Observación. Consiste en examinar atentamente por un periodo determinado las

incidencias relevantes de puesto, la responsabilidad del mismo y el tipo de conductas
que manifiesta la persona que lo lleva a cabo. Cuando la observación es efectuada
por una persona externa proporciona mayor objetividad y credibilidad respecto a la
información recopilada.

Este método de recopilación de información no es aconsejable en puestos con

funciones que se desempeñan por largo tiempo o bien donde el esfuerzo para llevarla
a cabo es mental, pues se limita la capacidad de observación del analista. Es
aconsejable que se efectúe la observación de varios ocupantes del mismo puesto,
de manera que se asegure que el análisis refleje información del puesto y no de la
persona que lo desempeña.

Entrevista con el titular del puesto. El analista efectúa una serie de preguntas al
titular del puesto y a su supervisor inmediato, de manera que tiene oportunidad de
recibir retroalimentación directa que le permita detallar el contenido del puesto; por
lo tanto se hace evidente que el analista debe lograr una buena comunicación y
disponer de tiempo suficiente para llevarla a cabo.

El entrevistado debe tener claro qué es lo que se pretende obtener con la entrevista,
por lo que las preguntas deben ser concretas y evitar la ambigüedad de respuestas.
Se recomienda disponer de una guía que oriente el proceso.
Conferencia con los analistas de puestos de trabajo o expertos. Se asemeja
al método de entrevista, sólo que considera un mayor número de personas. Por
ejemplo, si el puesto es desempeñado por varias personas el analista reúne a todos
y obtiene una información más precisa sobre el puesto en cuestión.

Como podemos apreciar, este método es más costoso, pues implica separar de sus
funciones a los ocupantes del puesto, además de que puede estar influenciado por
las impresiones que éstos proporcionen al analista.

Diarios. El ocupante de puesto lleva un registro diario de las funciones que

desempeña más que de los resultados del puesto. El analista indica los intervalos,
la extensión de la información. Este documento debe orientar sobre los detalles
importantes a considerar del puesto, lo cual requiere desarrollar cierta habilidad en
el ocupante del puesto.

1.3 Etapas del análisis de puestos

En primer lugar es importante que se determine cuál es el objetivo que busca
obtener la empresa al llevar a cabo el análisis de puestos.

Designar a las personas que intervendrán en el proceso de análisis de

puestos: analistas, titulares de puestos, supervisores, quienes deben estar
ampliamente familiarizadas con el puesto que se vaya a analizar, dónde está
ubicado, quién es su titular, cómo se relaciona con los demás puestos, entre otras
cosas.

En el caso de los analistas, la empresa puede optar por analistas internos que
conocen la cultura organizacional de la empresa e identifican las funciones que se
llevan a cabo, sin embargo, requieren entrenamiento para realizar un análisis
objetivo del puesto. Por otro lado, se puede optar por analistas externos que
proporcionan objetividad y credibilidad al proceso.

Identificación del puesto que se va a analizar: dependiendo el tamaño de la

empresa la identificación del puesto puede efectuarse mediante su localización en
organigramas o bien, tomando de referencia el análisis del puesto anterior.

Delimitar la información: que se obtendrá de manera homogénea de cada puesto

de trabajo.

Identificar el método de análisis de puesto: que le proporcione la mayor validez

para recopilar información del puesto.
Comunicar a la organización: y a los involucrados en el proceso de la puesta en
marcha del proceso de análisis de puestos de manera que se logre su cooperación.

Recolección de información: proceder a recopilar la información más detallada

posible del puesto en cuestión. Decidir sobre el seguimiento que se le dará a la
información obtenida en el análisis de puestos, como por ejemplo en qué tiempo se
actualizará la información.
2. Descripción y especificación de puestos de trabajo

Descripción de puesto de trabajo:

Una vez que se ha efectuado el análisis del puesto de trabajo se procede a hacer
la descripción de puestos, la cual es un documento donde se consolida la
información relativa a qué se hace, cómo se hace, por qué se hace, qué resultados
se obtienen, qué criterios de desempeño se deben cubrir, bajo qué condiciones se
realiza el puesto y cuáles son sus características.

Especificaciones de puestos de trabajo:

Dentro de este apartado de la descripción del puesto se detallan los
conocimientos, habilidades y responsabilidades del puesto de trabajo.

2.1 Descripción de puestos de trabajo: formas cualitativas

De acuerdo con Fernández-Ríos (2007) se clasifican en:

a) Basadas en resultados: se orienta al trabajo realizado en términos

medibles, lo que permite aclarar los roles y funciones, así como las
responsabilidades del ocupante al puesto. Al tener un parámetro de
desempeño del puesto, éste puede ser comparado en virtud del
estándar establecido, así como obtener retroalimentación sobre la
forma en que se ha llevado a cabo la función.

b) Basadas en el comportamiento del trabajador: las funciones se detallan

de acuerdo a las habilidades, capacidades o calificaciones que tiene el
ocupante al puesto y que le permiten desempeñar adecuadamente su
trabajo.
2.2 Análisis cuantitativo de puestos de trabajo

Se consideran cuantitativas porque “al analizar un puesto de trabajo

especifican en términos cuantitativos el grado o medida en que cada unidad
de información está presente en dicho puesto” (Fernández-Ríos, 2007, p. 224).

A continuación abordaremos el Análisis de elementos del puesto que tiene un

enfoque cuantitativo. Consiste en determinar los elementos o conductas del
trabajador que influyen en su desempeño y que tienen un carácter significativo
para el puesto. Estos elementos y subelementos significativos del puesto se
enumeran en una lista general, asignando un número código que servirá de
referencia. Posteriormente, los expertos valoran la importancia de cada
trabajador en función a esos elementos y los resultados obtenidos se analizan
estadísticamente.

2.3 Etapas de la descripción de puestos

Una vez que el analista ha recolectado la información del análisis de puestos,
procede a efectuar borradores de la información recopilada, lo cual constituye
el inicio de la etapa de la descripción del puesto. La información recopilada es
revisada por los supervisores inmediatos y los ocupantes del puesto, de
manera que se asegure que se engloba toda la información esencial y
relevante del puesto.

La versión final de la descripción se integra y documenta en el manual de

descripción de puestos que se establece para la organización.

Se determinan el tiempo de vigencia y periodos de revisión futuros que tendrá

la información recopilada, pues las funciones y responsabilidades pueden
modificarse en el transcurrir del tiempo.
 2.4 Datos básicos que comprende la
descripción de puestos

El documento que contiene la descripción de puestos se integra de los siguientes

datos:

 Nombre del puesto. Se indica el nombre y el nivel jerárquico que tiene el puesto
dentro de la organización.
 Fecha. Comprende la fecha en la cual se llevó a cabo la descripción del puesto y
sirve para referenciar el tiempo transcurrido con la nueva descripción de puestos.
 Datos de la persona que describió el puesto. Su objetivo es identificar a la
persona responsable de la descripción, en caso de dudas o aclaraciones en la
información descrita.
 Resumen del puesto. Debe ser breve y enfocarse a los aspectos relevantes del
puesto, lo que permite la identificación de las actividades a realizar.
 Localización. Se refiere a la localización del puesto en relación al departamento,
división o turno que le corresponda.
 Jerarquía. Se indica la ubicación del puesto dentro del organigrama de la
organización.
 Supervisor. Indica el puesto superior inmediato al que corresponde el puesto que
está siendo descrito.
 Relaciones. Identifica la interacción que tiene el puesto ya sea con otros de la
misma organización o al exterior de la misma.
 Características especiales. Aquí se especifican condiciones como retribuciones
por tiempo extra, disponibilidad para viajar, especializaciones requeridas, entre
otras.
 Condiciones de trabajo. Condiciones físicas del lugar de trabajo, horario y
especificaciones en cuanto a cambios de residencia.
 Niveles de desempeño. El nivel mínimo de desempeño esperado para la persona
que desempeñe el puesto.
 Especificaciones del puesto. Conocimientos, habilidades y responsabilidades del
puesto de trabajo que debe cubrir la persona que ocupe el puesto.
 Aprobaciones. Nombre, firma y cargo de la persona que autoriza la información
contenida en la descripción del puesto.
 3. Utilidad y razones para realizar el análisis y
descripción de puesto
La importancia de realizar un análisis y descripción de puesto en una organización
o empresa tiene grandes beneficios:

 Permite disponer de información respecto a la estructura organizacional de la

empresa, qué funciones se desempeñan en cada puesto y cómo se vinculan con
otros de la organización.
 Proporcionar información para el correcto desempeño del proceso de reclutamiento
y selección: en la medida que se tenga actualizada la información del puesto
vacante se podrá dotar de la persona idónea para ocuparlo.
 Contribuir al desarrollo de planes de capacitación y desarrollo. Puesto que en el
análisis se identificarán las habilidades, competencias y/o conocimientos que son
necesarios para el puesto, el área de capacitación podrá determinar los cursos de
capacitación que serán necesarios para el desempeño efectivo de las funciones.
 Compensación y prestaciones. El análisis de puestos coadyuva en los procesos de
evaluación de puestos, así como en la correspondiente categorización de salarios y
prestaciones.

REFERENCIAS:

Dirección de recursos humanos: gestión de personas (84-9048-731-6, 978-84-

9048-731-0), Ribes Giner, Gabriela. Editorial de la Universidad Politécnica de
Valencia, 2018.

Apoyo administrativo a la gestión de recursos humanos (84-369-5564-1, 978-84-

369-5564-4), Cruz Lablanca, Ignacio de la. Ministerio de Educación, Cultura y
Deporte. Secretaría General Técnica, 2015.

Fernández-Ríos, M. (2007). Análisis y descripción de puestos de trabajo: teoría,

métodos y ejercicios. España: Ediciones Díaz de Santos. Recuperado de la base
de datos e-libro Cátedra. (10198517)

Jericó, P.: La nueva gestión del talento: creando compromiso. Edit. Prentice Hall,
Madrid, (2008);