Universidad De Oriente

Núcleo Monagas
Escuela de Ciencias Administrativas y Sociales
Maturín – Monagas
Administración de Empresas II

Profesora: Alumnos:

Maturín, Febrero del 2020

 Contenido
1. Definición de control .................................................................... 5

2. Función de control ....................................................................... 5

3. Etapas de control¨ ....................................................................... 5

a) Establecimiento de estándares ................................................ 5

b) Medición de resultados ............................................................ 6

c) Corrección................................................................................ 6

d) Retroalimentación .................................................................... 6

4) Naturaleza e importancia de control ............................................ 6

 Naturaleza ................................................................................... 6

 Importancia ................................................................................. 7

5) Objetivos de control..................................................................... 7

6) Características de sistema de control ......................................... 7

a) Señal de corriente de entrada .................................................. 7

b) Señal de corriente de salida..................................................... 8

c) Variable manipulada ................................................................ 8

d) Variable controlada .................................................................. 8

e) Conversión ............................................................................... 8

f) Variaciones externas ................................................................... 8

g) Fuente de energía .................................................................... 8

h) Retroalimentación .................................................................... 8

7) Relación entre el control y un proceso administrativo ................. 8

8) Áreas de control y sus herramientas ........................................... 8

a) Áreas de producción: ............................................................... 8

 b) Área comercial ......................................................................... 9

c) Área financiera ......................................................................... 9

d) Área de recursos humanos ...................................................... 9

Herramientas ........................................................................................ 9

9) Modelos básicos del control ........................................................ 9

10) Técnicas del control .................................................................... 9

a) Los sistemas de información.................................................. 10

b) Reportes e informes ............................................................... 10

c) Informes de control ................................................................ 10

d) Reportes de información ........................................................ 10

1. Unidad del tema.................................................................. 10

2. Concentración sobre las excepciones ................................ 10

3. Claridad y concisión ............................................................ 10

a) Formas ................................................................................... 11

b) Control interno ....................................................................... 12

11) Principios del control ................................................................. 12

a) Equilibrio ................................................................................ 12

b) De los objetivos ...................................................................... 12

c) De la oportunidad................................................................... 13

d) De las deviaciones ................................................................. 13

e) Costeabilidad ......................................................................... 13

f) De excepción ............................................................................ 13

g) De la función controlada ........................................................ 13

12) Ejemplos de control ................................................................... 14

Bibliografía ......................................................................................... 14
 1. Definición de control
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque
una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la
situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e
informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

2. Función de control
Su función les permite a los gerentes responder a las amenazas o las
oportunidades de todo ello, ya que estas les ayudan a detectar los cambios
que estén afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

3. Etapas de control¨
De acuerdo al siguiente esquema existen 4 etapas de control:

Establecimientos de Medición de
estándares resultados

Control

Retroalimentación Corrección

a) Establecimiento de estándares
Un estándar es una unidad de medida que sirve como modelo, guía o
patrón con base en el cual se efectúa el control.
En este primer paso se deben establecer lo que se espera obtener en
la medición. Este paso determina cuáles serán los valores que se esperan
obtener al realizar la evaluación del proceso y a partir de ellos se sabrá si
son correctos o no.

b) Medición de resultados
Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación
de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los
estándares. Para llevar a cabo lo anterior, es necesario apoyarnos de los
sistemas de información de la empresa, y para que el proceso de control
resulte efectivo la información que obtengamos debe ser totalmente
confiable, oportuna, y que fluya por los canales idóneos de la comunicación.

c) Corrección
En esta etapa se busca corregir su desempeño para adecuarlo al estándar
esperado. Cabe destacar que esta acción es siempre una medida de
corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar
esperado.

d) Retroalimentación
Es el proceso mediante el cual, la información que se obtiene en el
control se ajusta al sistema administrativo con el paso del tiempo.
Dependerá mucho de la calidad de información que se obtenga para
que se retroalimente el sistema.

4) Naturaleza e importancia de control

 Naturaleza
Su naturaleza es fundamentalmente garantizar que los planes tengan
éxito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para
adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o
potenciales.
  Importancia
El control es de vital importancia dado que establecen medidas para
corregir las actividades, de tal forma que se alcance los planes exitosamente;
se aplica a todo, es decir, a las cosas, a las personas y a los actos;
determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro; localiza a los
sectores responsables de la administración, desde el momento en que se
establecen medidas correctivas; Reduce costos y ahorra tiempo al evitar
errores.

5) Objetivos de control
 Estandarizar el desempeño mediante inspecciones,
supervisiones.
 Proteger los bienes organizacionales mediante la exigencia de
registros escritos, procedimientos de auditoria y división de
responsabilidades.
 Estandarizar las la calidad de productos o servicios ofrecidos
mediante entrenamiento de personal, sistemas de incentivos.
 Medir y dirigir el desempeño de los empleados.
 Limitar la cantidad de autoridad ejercida, mediante
descripciones de cargos, directrices y políticas, normas y
reglamentos y sistemas de auditoria.

6) Características de sistema de control

a) Señal de corriente de entrada: Considerada como estímulo
aplicado a un sistema desde una fuente de energía externa con el
propósito de que el sistema produzca una respuesta en específica.
b) Señal de corriente de salida: Es la respuesta obtenida por el
sistema que puede o no relacionarse con la respuesta que
implicaba la entrada.
c) Variable manipulada: Es el elemento al cual se le modifica su
magnitud, para lograr la respuesta deseada.
d) Variable controlada: Es el elemento que desea controlar.
e) Conversión: Mediante receptores se generan las variaciones o
cambios que se producen en la variable.
f) Variaciones externas: Son los factores que influyen en la acción
de producir un cambio de orden correctivo.
g) Fuente de energía: Es la que entrega la energía para generar
cualquier tipo de actividad dentro del sistema.
h) Retroalimentación: Es un relación secuencial de causas y efectos
entre las variables del sistema. Dependiendo de la acción
correctivo que tome el sistema, este puede apoyar o no una
decisión, cuando en el sistema se produce un retorno se dice que
hay una retroalimentación negativa; si el sistema apoya la decisión
inicial se dice que hay una retroalimentación positiva.

7) Relación entre el control y un proceso administrativo

8) Áreas de control y sus herramientas

a) Áreas de producción: Si se está en frente a una empresa
industrial, el área será donde se producen los procesos; y si es una
empresa prestadora de servicios, el área es donde se prestan los
servicios.
 Control de producción.
 Control de calidad.
 Control de costos.
  Control de tiempos de producción.
 Control de inventarios.
 Control de operaciones productivas.
 Control de mantenimiento y conservación.
 Control de desperdicios.
b) Área comercial: Es el área de la empresa que se encarga de
vender los productos y/o servicios.
 Control de ventas.
 Control de publicación.
 Control de costos.
c) Área financiera: Es el área de la empresa que se encarga de los
recursos financieros, como el capital, la facturación, los flujos de
caja, etc.
 Control de presupuestos.
 Control de costos.
d) Área de recursos humanos: Es el área que administra el
personal.
 Control de puntualidad (asistencia, tardanzas, faltas, etc.)
 Control de salarios.
 Control de vacaciones.

Herramientas

9) Modelos básicos del control

10) Técnicas del control

Son las herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar
a cabo el proceso de control.
 a) Los sistemas de información
Comprenden todos aquellos medios a través de los cuales el
administrador se allega de los datos e informes relativos al funcionamiento
de todas y cada una de las actividades de la organización.

b) Reportes e informes
Existen múltiples tipos de reportaje e informes; básicamente pueden
clasificarse en:
c) Informes de control
Se utiliza para el control directo de las operaciones.

d) Reportes de información
Presentan datos más extensos a fin de que la gerencia pueda formular
planes.
Al diseñar, elaborar y presentar un informe, es conveniente tomar en
cuenta las siguientes consideraciones:
1. Unidad del tema. Cada informe debe referirse a un solo tema a fin de
evitar confusiones.
2. Concentración sobre las excepciones. Debe revelar indicadores
importantes, puntos débiles y fuertes más que situaciones comunes.
3. Claridad y concisión. Los informes muy largos, detallados y
genéricos, originan confusión y desatención por parte de quien los
recibe.

3.1. Informes de las operaciones

 Informes de control. Usados para el control directo de las
operaciones
 Reportes de información. Utilizados para planeación y determinación
de normas.
 3.2. Informes sobre la apreciación de renglones
 Informes de actividad individual. Coincidiendo el renglón y la
responsabilidad.
 Informes de actividad conjunta: Renglones bajo
responsabilidad conjunta.
 Informes estáticos. Limitaos a un análisis de la fortaleza
financiera y de la estructura con la fecha dada.

3.3. Informes dinámicos

 Informes de control financiero. Miden la condición financiera
real contra la condición planeada.
 Informes de cambio y de condición financiera. Resumen y
analizan cambios en la condición financiera durante un periodo
dado.
4.- Complementarse con presentaciones gráficas, audio visual y
verbal. De gran ayuda para la presentación de un informe, ya que evita la
monotonía y enriquece la información.
5.- Equilibrio entre la uniformidad y la variedad. La empresa debe
contar con una estructura fundamental de informes, mismos que no deben
cambiarse constantemente
6.- Frecuencia de los reportes. El hecho de que para controlar sea
necesario contar con información oportuna y periódica.
7.- Evaluación de la información. Es necesario evaluar
frecuentemente la utilidad que reditúa la información.

a) Formas
Son elementos indispensables para la transmisión y registro de datos
relativos las actividades que se desarrollan en cada departamento; existen
multitud de formas que se utilizan en las empresas que van desde una
tarjeta de control de asistencia hasta una póliza de contabilidad.
 Facilitan la transmisión de información a la vez que sirven para
registrar adecuadamente las operaciones. Al diseñar las formas es
conveniente observar los siguientes lineamentos:
 Aprovechamiento adecuado de los espacios
 Claridad y concisión
 Uniformidad de diseño
 Diseñar un diagrama de control de formas
 Diseñar un catálogo de formas
 Diseñar solo las necesarias (evitar papeleo excesivo)
 Asegurarse de que los asuntos y las actividades importantes se
registren adecuadamente
 Que el costo de su implantación se justifique

b) Control interno
Se refiere a la aplicación de los principios de control a todo el
funcionamiento de la organización; sus propósitos básicos son:
 La obtención de información
 La protección de los activos de la empresa
 La promoción de la eficiencia en la operación

11) Principios del control

a) Equilibrio: Se refiere a la importancia que tiene el hecho de
delegar autoridad y verificar que la responsabilidad conferida se
cumpla, y por lo tanto la autoridad se esté ejerciendo
debidamente.
b) De los objetivos: El control es imposible si no existen
estándares de alguna manera prefijados y será tanto mejor
cuando más precisos y cuantitativos sean dichos estándares.
Es evidente que para llevar a cabo el control se debe comparar
 lo realizado con lo comparado de acuerdo con los objetivos
establecidos, es por ello que el control no es un fin, sino un
medio para alcanzarlos.
c) De la oportunidad: No tiene sentido aplicar los controles en
cualquier momento, trataremos de aplicarlo antes de que se
produzca el error, adelantarnos a los hechos, tomar medidas
correctivas anticipadamente, ya que de lo contrario disminuye el
logro de los objetivos de la empresa.
d) De las deviaciones: Cualquier anormalidad que se presente en
la ejecución de los planes, deberá ser investigada para conocer
las causas que la generaron, haciendo un análisis detallado de
las causas, y así poder establecer las medidas necesarias para
evitarlas en el futuro, las cuales obstaculizan el logro de los
objetivos previstos.
e) Costeabilidad: La representación de controles un costo para la
empresa, debido a ello, es importante que los beneficios que se
obtenga con la implementación de éstos, sean mucho mayores
que los del costo de operación de controles.
f) De excepción: Es necesario aplicar el control de las áreas o
actividades que representan mayores beneficios, con el fin de
reducir los costos y tiempos sin descuidar las áreas donde no
se lograron los planes establecidos, ya que esa es
precisamente una de las funciones de control.
g) De la función controlada: Este principio se refiere a la
determinación de quienes han de realizar las funciones de
controlar. Por ejemplo: El controlador de la empresa que
realiza mensualmente los estados financieros, no puede ser la
persona que desarrolle la auditoría de los mismos, porque
definitivamente está persona va a dictaminar que todo se
encuentra en orden de acuerdo a los planes establecidos.
 12) Ejemplos de control

Bibliografía
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administración. México: Editorial Trillas.
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