"Instructivo para normar el uso, asignación, control,

mantenimiento y administración de los Vehículos y COD:

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1.- NORMAS GENERALES

1.1 Finalidad.-

1. Normalizar el uso, asignación, control, custodia, mantenimiento y

administración de los vehículos y maquinarias y la determinación de
responsabilidades de los choferes de la institución y de los funcionarios
que tienen asignados vehículos de la entidad en conformidad al
Reglamento de Utilización, Mantenimiento, Movilización, Control y
Determinación de Responsabilidades, de los vehículos del Sector Público
y de las entidades de derecho privado que disponen de recursos públicos
en los términos previstos por el artículo 211 de la Constitución Política y
por el artículo 4 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
y en conformidad al Acuerdo 039 CG de noviembre 16 del 2009, que
expide las normas de Control Interno para las entidades, organismos del
sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de
recursos públicos.

2. Regular el abastecimiento y consumo de combustible de los vehículos y

Maquinarias de esta Municipalidad, incentivando el ahorro y buen uso del
mismo.

1.2 Responsables de la ejecución

Son responsables del cumplimiento de las normas contenidas en este

Instructivo, las autoridades, funcionarios, servidores, empleados y obreros de la
Municipalidad, a cuyo cargo estén los respectivos vehículos.

1.3 Responsables del Control

Director Corporativo de Servicios Institucionales

1.4 Responsables de la elaboración.-

Dirección de Desarrollo Institucional y Humanos

1.5 Responsables de la revisión previa.-

Director Corporativo de Servicios Institucionales

Director Administrativo

1.6 Responsables de la supervisión.-

Director Corporativo de Servicios Institucionales, Director Administrativo.

1.7 Aprobación.-

Concejo Municipal- Alcaldía.

1.8 Responsables de la actualización.-

Servidores responsables de la ejecución, control y elaboración.

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1.9 Distribución.-

A todos los funcionarios responsables de la ejecución y control.

2.- GENERALIDADES

2.1 Todo vehículo de la entidad deberá estar matriculado, tener sus placas y tener
el logotipo de la institución.

2.2 Los vehículos de la institución serán conducidos por choferes profesionales que
sean servidores de la institución y que hayan acreditado los siguientes
requisitos:

a) Ser conductor profesional, con experiencia no menor a cinco años.

b) Exámenes médicos, en especial los de reflejos y visuales.
c) Certificados de trabajo, honorabilidad y conducta.
d) Prueba de conducción, a satisfacción del Jefe de Transportes o
Mantenimiento.
e) Cumplir con los requisitos establecidos por las entidades del sector público.
f) Los demás requisitos establecidos en la ley y los reglamentos.

Estos servidores serán también responsables de su cuidado, mantenimiento

preventivo básico y del cumplimiento de las leyes y reglamentos vigentes,
sobre tránsito y transporte terrestre. Se llamará Chofer o Conductor al
servidor que tiene a su cargo el manejo de los automotores de propiedad de la
Institución. Encargado de Gestión de Transportes a la persona que se
encarga del control del parque automotor Institucional y Mecánico a aquel cuya
responsabilidad se halla el chequeo y reparación de los vehículos.

2.3 La Dirección Administrativa o su delegado, que puede ser el Encargado de

Gestión de Transportes sobre la base de la autorización citada en el numeral
2.2 procederá a la entrega del vehículo, para lo cual se llenará en original y
copia el “Acta Entrega-Recepción de Vehículo (FORMA 1)”, con los datos
que allí se detallan.

2.4 En caso de que un vehículo sea transferido al cuidado de otro conductor, por
ausencia temporal o definitiva del originalmente asignado, el encargado de la
Dirección Administrativa, llenará en original y dos copias del “Acta de Entrega-
Recepción de Vehículos” con los datos que allí se detallan.

2.5 El original del “Acta Entrega-Recepción de Vehículos” se archivará en la

Dirección Administrativa, una copia para el guardia del parqueadero y una
copia se entregará al conductor responsable del vehículo entregado.

2.6 En el caso de que un vehículo perteneciente a otra Institución sea prestado para
uso del Municipio debido a las necesidades que surjan y para actividades y
fines estrictamente laborales y oficiales de la Institución; el área Legal deberá
realizar el respectivo convenio con los términos y plazos respectivos. Aquellos
vehículos se regirán sobre la base del presente Instructivo, debiéndose
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efectuar el debido ingreso contable para su control en la cuenta de orden de la

Institución 911.13 “Bienes Recibidos en Comodato”.

2.7 Contando con la debida autorización de la máxima autoridad, los vehículos de

la institución podrán ser concedidos para el uso temporal de otras Instituciones
del estado previo Convenio o Comodato.

2.8 Para la adquisición de nuevo parque automotor, la Dirección Administrativa

deberá considerar en lo posible la estandarización de marca, para facilitar la
aplicación de procedimientos técnicos, convenios con proveedores de
repuestos, mantenimiento, en conformidad a lo dispuesto por la Ley Orgánica
del Sistema Nacional de Contratación Pública.

2.9 Deberá considerarse la capacitación a los conductores y personal encargado

del mantenimiento.

3.- ASIGNACION DE LOS VEHICULOS

Los vehículos de la Institución, podrán asignarse de la siguiente forma:

a) Asignación personal exclusiva
b) Uso general; y,
c) Dependencias específicas y funcionarios que por las característica de sus
funciones requieren la utilización permanente de vehículos

3.1 ASIGNACIÓN PERSONAL EXCLUSIVA

3.1.1 Podrá asignarse vehículos en forma personal exclusiva a las máximas

autoridades de la institución, esto es al Alcalde de la ciudad y a su subrogante
Vicealcalde.

3.1.2 El Alcalde podrá asignar un vehículo para otras autoridades pertenecientes

a la alta dirección ejecutiva de la entidad, pero sin asignación exclusiva y
personal; sólo para uso en actividades oficiales de la institución y siempre y
cuando exista la disponibilidad de vehículos y conductores.

3.2 USO GENERAL

3.2.1 De acuerdo con las normas legales y reglamentarias vigentes, los

vehículos de la institución serán asignados para la movilización dentro y fuera de
la ciudad, de los funcionarios y servidores de la institución, para actividades
institucionales exclusivamente, es decir para el desempeño de funciones
públicas, en los días y horas laborables, y no podrán ser utilizados para fines
personales, ni familiares, ajenos al servicio público, ni en actividades electorales
y políticas.

3.3 ASIGNACIÓN A DEPENDENCIAS ESPECÍFICAS Y FUNCIONARIOS QUE

POR LAS CARACTERÍSTICAS DE SUS FUNCIONES REQUIEREN LA
UTILIZACIÓN PERMANENTE DE VEHÍCULOS

3.3.1 Las Direcciones de Planificación, Obras Públicas, Comisarías y Policía,

Higiene y Aseo, Comunicación Social, Administrativa y la Jefatura de
Información de Avalúos y Catastros, o aquellas áreas que dispongan de
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vehículos a cargo del Municipio; en concordancia con las normas del presente
reglamento, dispondrán para el cumplimiento de sus funciones específicas, de
un número determinado de vehículos que serán asignados por solicitud del
Director de área, con el visto bueno de su inmediato superior y con la
autorización del Director Administrativo.

3.3.2 Para este efecto, el Director responsable del uso de vehículo,

presentará al Director Administrativo o su delegado un Reporte Semanal del
Uso del Vehículo y Justificativos del Consumo de Combustible con la
respectiva totalización de kilómetros recorridos y reafirmación de la necesidad
del mismo justificada con la respectiva hoja de ruta planificada para la semana
subsiguiente.

3.3.3 Con esta información el Director Administrativo o su delegado preparará

y actualizará, de ser el caso, los cuadros de distribución de los vehículos para
conocimiento y aprobación, del Director Corporativo Institucional.

3.3.4 Los vehículos asignados para proyectos específicos y que estarán bajo
la orden de la Dirección que desarrolle el proyecto igualmente estarán
administrados por la Dirección Administrativa y normados por este documento.

4.- ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS VEHICULOS

El Director Administrativo es el responsable de hacer cumplir las normas contenidas

en este reglamento, a cuyo cargo están los respectivos vehículos y los conductores de
los mismos.

5.- MOVILIZACIÓN DEL LOS VEHÍCULOS

5.1 Los vehículos de asignación personal exclusiva, de uso general y de asignación

específica, serán utilizados exclusivamente para el desarrollo de las actividades
estrictamente oficiales de la institución; que se realicen dentro o fuera de la
ciudad; y, no podrán ser utilizados para fines personales, familiares, ni
actividades ajenas al servicio público, electorales y políticas.

5.2 El uso de los vehículos de la Institución será en días y horas laborables y se

prohíbe su utilización en días feriados, sábados y domingos, de conformidad con
el Decreto Ejecutivo No. 44, publicado en el Registro Oficial No. 11 de enero 30
del 2003 y con lo dispuesto en el Reglamento de Utilización, Mantenimiento,
Control y Determinación de Responsabilidades de los Vehículos del Sector
Público”, y la Norma de Control Interno 406-09 “Control de Vehículos Oficiales”.

Con el propósito de disminuir la posibilidad de que los vehículos sean utilizados

en actividades distintas a los fines que corresponde, obligatoriamente contarán
con la respectiva orden de movilización autorizada por el Director Administrativo
la misma que tendrá una vigencia no mayor de cinco días laborables, las mismas
que deberán constar con el horario autorizado y las rutas de movilización de los
automotores en conformidad a la Hoja de Ruta Planificada Semanal (FORMA 3).
Para la circulación de los vehículos, se emitirá la “Autorización de
Movilización” (FORMA 2), Que será entregada los días viernes por el
encargado de la Gestión de Transportes a cada uno de los conductores para su
movilización en los vehículos institucionales en la semana siguiente.
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5.3 En el caso de que el vehículo requiera trabajar en horas y días no laborables

permanentemente por motivos de trabajo debidamente justificados por la
Dirección correspondiente, se deberá especificar en la Autorización de
Movilización, los horarios y días señalados.

5.4 Los choferes deberán manejar su formulario de “Hoja de Ruta” (FORMA 3)

debidamente llenado y autorizado por la Dirección correspondiente.

5.5 En los casos en que se requiera el uso eventual de los vehículos para la
movilización en días feriados, sábados y domingos, el Director de área que
requiera deberá presentar la solicitud y el plan de trabajo debidamente
sustentado al Director Administrativo, quien dependiendo de la disponibilidad de
los vehículos existentes solicitará la autorización respectiva al Alcalde mediante
la emisión del formulario “Orden de Movilización Temporal” (FORMA 4) que
se entregará al conductor y que deberá llevar consigo como documento
autorizado para permitir su circulación en las rutas, fechas y horarios señalados.

5.6 En ningún caso la “Orden de Movilización” tendrá carácter permanente,

indefinido y sin restricciones

6.- COMISIONES LOCALES E INTERPROVINCIALES

6.1 El funcionario que va a necesitar un vehículo de la Institución, para cumplir

comisión de servicio en la localidad o fuera de la provincia, procederá conforme
lo estipulado en el numeral 5.4 del presente documento.
6.2 El requerimiento de las comisiones interprovinciales, deberá ser tramitado con
tres días laborables de anticipación.
6.3 Aprobada la solicitud, el encargado de Dirección Administrativa, designará al
conductor y el vehículo que cumplirá la comisión.
6.4 Cuando la movilización sea fuera de la ciudad y no hay vehículos, se evaluará la
urgencia de la comisión, para sugerir cambio de fecha, y en caso de no ser
posible el cambio se deberá coordinar el pago por el servicio de movilización.

7.- CONTROL Y CUSTODIA DE LOS VEHICULOS

7.1 El funcionario autorizado y el chofer serán los únicos responsables de la custodia

del vehículo durante el tiempo requerido para el cumplimiento de las labores
oficiales encomendadas. Las llaves del vehículo deberán permanecer siempre
en poder del chofer designado.

7.2 Cuando un vehículo se destine a comisión que implique viáticos o subsistencias,

la responsabilidad por el cuidado, protección y mantenimiento del mismo
corresponderá al Jefe de la Comisión y al Conductor.

7.3 Si las labores deben cumplirse en un tiempo mayor a treinta días se les asignará
el vehículo a los dos servidores mediante el “Acta de Entrega Recepción”.
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7.4 Al término de la jornada de trabajo o de la comisión, los vehículos se guardarán

en los parqueaderos de la Institución o en los garajes autorizados por la
Institución. Queda prohibido el resguardo de los vehículos institucionales en
parqueaderos diferentes al asignado.

7.5 El personal de guardias de seguridad de la institución; y, el personal de vigilancia

privada, serán los únicos responsables de la custodia de los vehículos durante el
tiempo que permanezcan guardados en los parqueaderos usados por la
institución; y, responderán por las pérdidas de accesorios y partes de los
vehículos; daños o averías que ocurrieran durante el tiempo en que éstos se
encuentren bajo su vigilancia; esto es, en días feriados, fines de semana o al
término de cada jornada de trabajo.

7.6 En horas no laborables el guardia de seguridad deberá registrar en el libro de

control, la hora de entrada o salida de los vehículos; y, solicitará al conductor
registre su nombre y firma. En caso de presentarse novedades durante su turno
de trabajo, informará al Director Administrativo, a fin de que se investigue,
determinen responsabilidades y se apliquen las sanciones estipuladas en las
leyes y reglamentos vigentes de la institución.

7.7 Si las novedades se presentaren en días y horas laborables, el conductor

informará inmediatamente al Director Administrativo y al Jefe de Mantenimiento,
quien deberá seguir el procedimiento citado en el numeral anterior. En caso de
accidente de tránsito se adjuntará también el parte extendido por la autoridad
competente.

7.8 Cuando por razones de trabajo los vehículos deban permanecer fuera de la
ciudad en sitios donde no existieren garajes de la institución, la custodia de los
mismos corresponderá al conductor y los gastos ocasionados serán por cuenta
de la entidad.

8.- MANTENIMIENTO Y REPARACÒN VEHICULAR

Políticas Generales para el Mantenimiento y Reparación Vehicular

a) El Jefe de Mantenimiento o Mecánico y el conductor asignado a cada vehículo,

son solidariamente responsables del mantenimiento, custodia y control del
parque automotor a su cargo.

b) El Jefe de Mantenimiento y Mecánico al igual que los choferes de los vehículos

y maquinarias serán responsables del perfecto funcionamiento del horómetro
para el control y registro de las horas máquina y del odómetro para el control
de los kilómetros de los demás vehículos, instrumentos esenciales para el
control del combustible, por lo que es imprescindible la existencia de estos
instrumentos en buen estado en los automotores.

c) El Jefe de Mantenimiento o mecánico, no permitirá la movilización de los

vehículos en malas condiciones o con desperfectos mecánicos.

d) Es responsabilidad del Jefe de Mantenimiento, llevar todos los registros en

medios físicos y magnéticos, de los controles del mantenimiento y reparación
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de todos los vehículos a su cargo, así como la programación de las fechas en

que deberán efectuarse los chequeos y mantenimientos generales. Información
que permanecerá en un transaccional de “Control de Vehículos General”
ANEXO 1. Esta información además deberá ser entregada en forma quincenal
al delegado de la Dirección Administrativa (Gestión de Transportes) a fin de
manejar un registro estadístico de los repuestos y fechas de arreglos y
mantenimiento por vehículo. El delegado de la Gestión de Transportes además
deberá mantener actualizado el archivo de Vehículos del Municipio de
Portoviejo, e ingresar en este, información de nuevos vehículos cuando sea el
caso, asignándole un código de acuerdo a la codificación establecida para los
mismos en coordinación con el encargado de Inventarios. ANEXO 2.

e) El mantenimiento o reparación de un vehículo con garantía, se lo deberá

realizar únicamente donde proveedores de servicios o talleres autorizados,
pues de lo contrario el pago de dicho servicio correrá a cargo del responsable
del incumplimiento del proceso, salvo que el caso ocurriera una emergencia
cuando se encuentre en comisión de servicios, fuera de la provincia a la que
pertenece.

f) Para el mantenimiento y reparación de vehículos se han establecido los

procesos que se detallan a continuación, a los mismos que deberá darse
estricto seguimiento y cumplimiento por parte de sus responsables.

1. Proceso de Mantenimiento para Vehículos y Maquinarias

 Mantenimiento Preventivo
 Mantenimiento General o Servicios Generales Requeridos
2. Proceso de Reparación para Vehículos o Maquinaria.

g) Para el Mantenimiento Preventivo el Jefe de Mantenimiento o Mecánico deberá

elaborar anualmente un presupuesto definido de los costos de mantenimiento
anual por vehículo, y planificar y programar a través de un registro las fechas
en que efectuará los chequeos y mantenimientos de los vehículos y
maquinarias municipales. Además, realizará revisiones eventuales sobre el
cumplimiento de dicho plan.

h) Para el Mantenimiento General y proceso de Reparación para vehículos y

maquinarias una vez recibidos los repuestos y accesorios de los automotores,
procederá con la reparación inmediata de los mismos, para lo cual deberá
presentar un cronograma de cumplimiento de las labores a realizar y un
informe al finalizar los trabajos de los vehículos y maquinarias al Director
Administrativo o su delegado. El Jefe de Mantenimiento o Mecánico y el
delegado de la Dirección Administrativa para la Gestión de Transportes
asumirán la responsabilidad del control y cumplimiento de estos procesos.

8.1 PROCESO DE MANTENIMIENTO PARA VEHICULOS Y MAQUINARIAS

8.2.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO

8.2.1.1 El cuidado y mantenimiento preventivo de los vehículos se lo realizará en

forma periódica y programada, para evitar que ocurran daños y la
consecuente inmovilización del vehículo.
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8.2.1.2 Cada conductor diariamente revisará y controlará el vehículo a él

asignado y bajo su custodia, observará los niveles de aceite, agua,
gasolina y demás lubricantes, la presión y estado de los neumáticos, así
como también cuidará el aseo interior y exterior del vehículo.
Adicionalmente será responsable del chequeo básico de todas las partes
mecánicas y eléctricas del automotor, y en caso de encontrar deficiencias
o desperfectos, notificará de inmediato al Jefe de Mantenimiento, para
realizar el “Proceso de Mantenimiento o Reparación” correspondiente.

8.2.1.3 La Jefatura de Mantenimiento tanto para vehículos pequeños y

maquinaria pesada deberá mantener y administrar un stock de ciertos
insumos necesarios para el mantenimiento preventivo (Aceite, Agua,
Líquido de Freno, Grasa). Será responsable de verificar que los
requerimientos realizados estén de acuerdo a necesidades reales y que
cada uno de los insumos entregados sean utilizados inmediatamente bajo
su directa supervisión.
Deberá establecer sus pedidos de insumos de acuerdo a la demanda y
reponer su stock cada vez que se termina. Para realizar los nuevos
pedidos se deberá seguir los siguientes pasos:
a) Realizar “Solicitud de Pedido” del nuevo pedido
b) Generar y adjuntar el “Reporte Justificativo de Stock (FORMA 5)
correspondiente al pedido anterior.
c) Adjuntar los formularios de “Entrega de Insumos - Mantenimiento
Preventivo ” (FORMA 6) que se han entregado de acuerdo a las
necesidades y que soportan y justifican el pedido anterior.
d) Pasar esta documentación a la Dirección Administrativa para iniciar el
Proceso de Adquisición del nuevo pedido.

8.2.1.4 Proceso de Entrega de Insumos

a) Cada Conductor o el Supervisor de Equipo Caminero o el Delegado

de Higiene y Aseo, podrá solicitar insumos de mantenimiento
preventivo a la Jefatura de Mantenimiento, de acuerdo al estado del
vehículo o maquinaria, el consumo del motor y/o la necesidad que
tenga, previo al mantenimiento general.

b) El delegado de la Dirección Administrativa revisará en el “Control de

Vehículos General”, la última vez que se solicito el insumo
requerido y cuando se realizó el mantenimiento general, para saber
si su entrega justifica o no; si justifica, generará el formulario
“Entrega de Insumos - Mantenimiento Preventivo (Forma 6)”.
Este formulario lo firmará el Conductor que recibe el insumo y el Jefe
de Mantenimiento que autoriza la entrega.

Para la entrega de grasa el Delegado de la Gestión de Transportes

entregará una copia del formulario “Entrega de Insumos –
Mantenimiento Preventivo” al Conductor, quién se trasladará hasta
el parque automotor y solicitará con este formulario al Jefe de
Mecánica se proceda con la engrasada. El Jefe de Mecánica deberá
justificar su stock de grasa con los “Formularios de Entrega
recibidos”, además será responsable de realizar los pedidos de grasa
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al Jefe de Mantenimiento en forma oportuna para mantener stock

suficiente que abastezca la demanda.

8.2.2 MANTENIMIENTO GENERAL O SERVICIOS GENERALES REQUERIDOS

El mantenimiento general de vehículos y maquinarias, requiere

generalmente de algunos tipos de servicio como por ejemplo los citados a
continuación:
 Cambio total aceite de motor a diesel o gasolina de acuerdo a los
kilómetros recorridos u horas trabajadas versus el límite máximo
establecido para el tipo de vehículo.
 Cambio de: filtro de aire, filtro de gasolina, filtro de aceite, etc. Según la
necesidad.
 Cambio total de aceite del sistema hidráulico de acuerdo a las horas
cumplidas o cuando se requiera.
 Cambio de bujías.
 Lavado, Vulcanizado, Enllantaje, etc.

Para lo cual la Dirección Administrativa y la Jefatura de Proveeduría,

deberán suscribir cada semestre convenios con talleres especializados o
concesionarios calificados de acuerdo con las marcas y características del
parque automotor de la institución, observando para el efecto las
disposiciones de la Ley de Contratación Pública Codificada, el Reglamento
Sustitutivo del Reglamento General de la Ley de Contratación Pública y el
Reglamento de Contrataciones de la Institución. Y notificar a la Jefatura de
Mantenimiento sobre dichos convenios.

Para aquellos vehículos o maquinaria nueva con garantía su mantenimiento

deberá hacérselo obligatoriamente en la Empresa donde se adquirió el
vehículo, con la finalidad de mantener válida la garantía, inclusive si existiere
algún desperfecto del vehículo o maquinaria que no cubre la garantía y que
se convenga dicho mantenimiento o arreglo con costo

El cuidado y mantenimiento mecánico de los vehículos, se los realizará

únicamente en los talleres autorizados por la Institución y de acuerdo a la
programación establecida o al ocurrir algún evento que amerite.

Si el mantenimiento requerido, tiene que ver con alguna necesidad

emergente y su monto se enmarca dentro de las políticas señaladas como
ínfima cuantía en el Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Contratación Pública como por ejemplo: arreglo de llantas,
compra de repuestos o accesorios pequeños o emergentes, etc.; el
Delegado de la Gestión de Transportes entregará una copia del formulario
“Orden de Pago por Servicios, Insumos, Repuestos y Accesorios
Emergentes” (FORMA 7), al Conductor o Jefe de Mantenimiento, quién se
trasladará hasta el proveedor con quien mantenga convenios el Municipio
para solicitar la entrega de dicho bien.

Proceso Mantenimiento General

8.2.2.1 Los vehículos o maquinarias asignados a las diferentes Direcciones, a

través de sus Conductores o sus Jefes o Supervisores, deberán llevar el
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control del kilometraje u horómetro de sus vehículos o maquinarias, de

forma que cuando este por cumplirse el parámetro establecido para
realizar el mantenimiento, lo soliciten con la debida anticipación a la
Jefatura de Mantenimiento que igualmente de acuerdo a su control estará
pendiente de los mantenimientos a realizar y si se requiere lo notificará.
Si corresponde a cambio de aceite deberán presentar la “Tarjeta de
Control de Kilometraje” emitida por empresa de mantenimiento, o
dependiendo del tipo de mantenimiento requerido realizarán el pedido.

8.2.2.2 La Asistente de Mantenimiento, revisará en el archivo de “Control

General de Vehículos”, para determinar si el mantenimiento solicitado
corresponde realizarlo de acuerdo a la fecha o a los parámetros que lo
justifiquen.

8.2.2.3 Si corresponde realizar el mantenimiento, la Asistente deberá generar la

“Orden de Servicios (FORMA 7)”, en donde se especificará el
requerimiento solicitado y los insumos autorizados si se requieren (de
acuerdo las especificaciones técnicas de un vehículo o maquinaria tipo).
Si corresponde a un cambio de aceite receptará la “tarjeta de control de
kilometraje. Esta Orden será firmada por el Jefe de Mantenimiento, el
Jefe de Proveeduría y el Conductor.

8.2.2.4 Si se requiere la Asistente deberá coordinar la fecha del mantenimiento

con la Empresa proveedora del mantenimiento, para lo cual enviará un
Oficio soporte de dicha solicitud.

8.2.2.5 Con la “Orden de Servicios” el Jefe de Mantenimiento o el Conductor

deberán asistir al mantenimiento en la fecha y hora señalada con la
maquinaria o el vehículo respectivo para recibir los insumos o servicios
especificados en la Orden. Los mantenimientos se realizarán
preferentemente en el Parque Automotor y si el caso amerita el Jefe de
Mantenimiento definirá el lugar.

8.2.2.6 Si se requiere de la compra de algún insumo la Asistente deberá realizar

la “Solicitud de Pedido” con la debida anticipación, para continuar con
el proceso de adquisición. Si existe el insumo en stock, deberá realizar el
proceso de “Entrega del Insumo”.

8.2.2.7 La Empresa una vez que realiza el mantenimiento, entregará al

Conductor o Jefe de Mantenimiento una “Orden o Certificación del
Trabajo” especificando los trabajos realizados, recomendaciones, etc.; o
la Orden de Servicio debidamente sellada por el trabajo realizado al
Conductor que a su vez entregará en la Jefatura de Mantenimiento. (Si
corresponde a una Empresa de Mantenimiento con un convenio, una
copia de la “Orden de Servicio” quedará en su poder y servirá para avalar
lo facturado)

8.2.2.8 La Asistente con este documento deberá registrar en el “Control de

Vehículos General”, la información correspondiente al servicio realizado.

8.2.2.9 El Conductor o Jefe de Mantenimiento debe verificar que el

mantenimiento realizado este correcto y que el vehículo o maquinaria
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esté en buen funcionamiento para proceder a firmar la conformidad en la

“Certificación u Orden de Trabajo” u “Orden de Servicio”.

8.2.2.10 La Asistente de Mantenimiento deberá:

 Receptar mensualmente (o de acuerdo al convenio) a la empresa
proveedora del o los servicios la factura que deberá traer adjunto las
“Ordenes de Servicio” para respaldar lo facturado.
 Generar el “Reporte Mensual Justificativo de Servicios o Insumos
por Proveedor ( FORMA 8)” que deberá cuadrar con lo facturado por
el proveedor y también se adjuntarán las Órdenes de Servicio.
 Elaborar la “Solicitud de Pedido” con la aprobación de la Dirección
Administrativa para regularizar el trámite.
 Pasar a Proveeduría para que continúe el proceso del trámite.

“El mismo proceso se deberá seguir para el mantenimiento de vehículos

nuevos con garantía a excepción del último numeral, que será sustituido
por el numeral siguiente”:

NOTA: Si corresponde a un mantenimiento de maquinaria nueva con garantía

sin costo en proceso terminará en el numeral 8.2.2.9

8.2.2.11 La Asistente de Mantenimiento deberá:

 Solicitar a la Empresa la factura si es el caso de mantenimiento con
costo a pesar de estar en garantía, o si existiere algún desperfecto del
vehículo que no cubre la garantía, pero que debe obligatoriamente ser
arreglarlo por dicho proveedor para mantener válida la garantía.
 Elaborar la “Solicitud de Pedido” con la aprobación de la Dirección
Administrativa para regularizar el trámite.
 Pasar a Proveeduría para que continúe el proceso del trámite.

NOTA: En el caso de que una Empresa requiera el pago en forma

anticipada al mantenimiento, se procede a realizar el trámite de solicitud de
pedido y solicitando vía fax la factura. Teniendo que al final del trámite
regularizar con la firmas de certificación del trabajo y la factura original.

8.3 PROCESO DE REPARACION PARA VEHICULOS O MAQUINARIA

8.3.1 De producirse daños o desperfectos por el uso normal de los vehículos,

cada Conductor o Supervisor delegado es responsable de reportar el daño y
solicitar la reparación o mantenimiento a la Jefatura de Mantenimiento, para
que el vehículo se encuentre en buenas condiciones y con un adecuado
funcionamiento.

8.3.2 El Jefe de Mantenimiento tiene la obligación y responsabilidad de verificar el

daño reportado del vehículo o maquinaria. Si no es posible determinar el
daño fácilmente, el Conductor y Jefe de Mantenimiento deberán trasladar el
vehículo o maquinaria al Parque Automotor Municipal para que lo revise el
Jefe de Mecánica y determine el daño.
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8.3.3 Si es posible arreglar el daño en el taller del Parque Automotor Municipal, el

Jefe de Mecánica procederá con la reparación del vehículo, receptando la
“Orden de Servicios” que generará la Asistente de Mantenimiento o el Jefe
de Mantenimiento y que se entregará al Conductor o a él directamente.
Si requiere de repuestos se informará al Jefe de Mantenimiento que deberá
verificar la necesidad de los mismos y procederá con la solicitud de pedido
para su proceso de adquisición. El Conductor y el Jefe de Mantenimiento
deben dar el seguimiento respectivo hasta la reparación del daño del
vehículo.

Si la reparación se determina realizar con un proveedor externo la Asistente de

Mantenimiento previo el reporte de daño del vehículo por parte del conductor o
Supervisor procede a adjuntar este requerimiento y a realizar la

8.3.1 “Solicitud de Pedido” con el requerimiento de reparación del daño del

vehículo, en donde se deberá ingresar en observaciones, las sugerencias y
el soporte técnico referencial dado por el Jefe de Mantenimiento, y se
enviará la solicitud para su respectivo proceso de aprobación y adquisición.

8.3.2 La Dirección Administrativa autoriza y pasa la “Solicitud de Pedido” a

Proveeduría.

8.3.3 Proveeduría procederá a cotizar en los talleres de mecánica calificados, el

costo del servicio de reparación. (El Jefe de Proveeduría deberá tomar en
cuenta las sugerencias y el soporte que brinde el área de mantenimiento,
para que las cotizaciones que se obtengan se encuentren dentro de los
parámetros técnicos y económicos).

8.3.4 Proveeduría una vez que ha seleccionado el proveedor del servicio (taller),
realizará la “Orden de Servicios”, y entregará una copia a la Jefatura de
Mantenimiento para la coordinación del trabajo y otra al Conductor para que
entregue en el taller y se realice la reparación indicada en la Orden.
Es recomendable acordar con los proveedores que en la medida de lo
posible las reparaciones se realizarán en el taller del Municipio con la
supervisión del Jefe de Mecánica.

8.3.5 El Jefe de Mantenimiento y/o el Conductor, deberán llevar el vehículo o

maquinaria al taller del Municipio o al taller indicado para la reparación y se
encargarán de dar el seguimiento hasta que se concluya la misma.

8.3.6 Si para la reparación se requieren repuestos o insumos, el Jefe de

Mantenimiento deberá verificar la necesidad de los mismos y pasará la
“Solicitud de Pedido”, para realizar el Proceso de Adquisición, el mismo
que se lo realizará con una prioridad alta debido a la naturaleza urgente de
estos bienes.

8.3.7 Una vez que el taller concluye la reparación, el Jefe de Mantenimiento

solicitará la factura y verificará que el trabajo realizado este de acuerdo a lo
solicitado y a los valores cotizados. También retirará del taller las piezas y
partes cambiadas, previo a suscribir el “Recibí Conforme” en la factura y
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procederá a entregar a Proveeduría, misma que realizará el respectivo

Proceso de Adquisición.

8.3.4 La Asistente de Mantenimiento ingresará en el archivo de “Control de

Vehículos General” la información correspondiente a la reparación
realizada (Ya sea en taller externo o en el taller del Municipio).

9. ABASTECIMIENTO DE COMBUSTIBLE

9.1 Para el abastecimiento de combustible para el parque automotor de la

Institución, la Dirección Administrativa junto con su área de Proveeduría,
suscribirán convenios con gasolineras en conformidad a las disposiciones que al
respecto señale La Ley Orgánica para el Sistema Nacional de Contratación
Pública, determinando para ello un cupo mensual de provisión de combustible, el
mismo que será establecido sobre la base del informe que al respecto deberá
presentar el Jefe de Proveeduría.

9.2 El Jefe de Proveeduría, será el responsable de proveer el combustible necesario

a todo el parque automotor y establecerá un control permanente del consumo de
combustibles para determinar su rendimiento conjuntamente con el encargado
de la Gestión de Transportes, controlará el consumo basándose en un
rendimiento medio de kilómetros por galón para cada tipo de vehículo, según sus
características; proceso que se registrará en un archivo histórico para verificar
las variables mensuales sobre este consumo y, en base de ello presentarán
mensualmente a la Dirección Administrativa, el informe respectivo acompañados
de cuadros estadísticos comparativos que señalen el aumento o disminución del
consumo de combustibles por vehículo.

9.3 En el caso de vehículos que se encuentran realizando comisiones de servicio

fuera de la ciudad, el abastecimiento de combustibles y lubricantes lo realizarán
en cualquier gasolinera del país, cuyo valor será cancelado con los Fondos a
rendir cuentas de Viáticos, con las respectivas facturas del combustible cargado.

9.4 Para el abastecimiento de Combustible se seguirá el siguiente procedimiento:

a) La política será mantener el tanque de los vehículos lleno, y se abastecerá con

una frecuencia determinada por la Jefatura de Proveeduría, de acuerdo a la
necesidad. Por ejemplo:
Vehículos Livianos: Lunes - Miércoles - Viernes:
Vehículos Pesados (D. Higiene y Aseo – D .Obras Públicas): Martes-Jueves

b) En Proveeduría se llenarán las Órdenes de Combustible con los datos

generales de los vehículos y en la mañana a partir de las 7:00 a.m. el Jefe de
Proveeduría o su delegado deberán realizar el control del despacho de
combustible en la Gasolinera proveedora, una vez lleno el tanque de los
respectivos vehículos registrarán en la “Orden de Combustible” (FORMA 9)
la cantidad de galones y el valor total y la firmarán el Conductor y el Jefe de
Proveeduría o su delegado.

c) El original de la Orden de Combustible se entregará a la Gasolinera, que

mensualmente las agrupará y adjuntará la factura respectiva por el combustible
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despachado. Una copia de la Orden se quedará en Proveeduría para su

archivo y otra copia se entregará al Conductor para llenar su “Hoja de Ruta”.

d) Proveeduría deberá receptar en forma semanal (los días lunes) de los

conductores de Vehículos Livianos asignados a las diferentes Direcciones
Municipales la “Hoja de Ruta Planificada Semanal” (FORMA 3), la misma
que contiene datos del uso del vehículo, su recorrido, el servidor usuario y la
firma de autorización del Jefe o Director de Área.

e) De igual forma la Dirección de Obras Públicas y las Direcciones a cuyo cargo

se encuentren los demás vehículos deberán entregar los días viernes la “Hoja
de Ruta Planificada Semanal”(FORMA 3), al encargado de la Gestión de
Transportes, con el detalle del recorrido u hoja de ruta que tendrán los
automotores asignados en la semana siguiente, información que servirá para
planificar las órdenes de combustible semanal. El encargado de la Gestión de
Transportes informará al Director Administrativo las inconsistencias que se
presenten entre las hojas de ruta de las Direcciones con las entregadas por los
Choferes. Los Directores en forma motivada justificarán ante el Director
Administrativo los cambios existentes.

f) El encargado de la Gestión de Transportes, deberá ingresar en el cuadro de

control o aplicación de Combustible la información de las Hojas de Ruta de
todos los automotores asignados a las diferentes Direcciones Municipales.

g) En caso que sea necesario el abastecimiento de combustible a maquinarias y

volquetas que estén realizando trabajos fuera del perímetro urbano y resulte
económicamente inconveniente el traslado de estos a la estación de
combustible, el servidor encargado del abastecimiento de estos automotores
recibirá una copia de la orden de combustible (FORMA 9) con la cantidad de
combustible entregado, y los conductores registrarán la cantidad de
combustible recibido en la hoja de ruta (FORMA 3), una copia de esta hoja de
ruta manejará el proveedor para el descargo del combustible entregado. Si
existiera un sobrante de combustible este será recibido por el bodeguero en
forma diaria previa confrontación del combustible entregado y despachado. El
encargado de la gestión de transportes confrontará los datos existentes en las
hojas de ruta de los choferes con las hojas de ruta del proveedor encargado y
los remantes de combustible. A fin de verificar adecuado uso del combustible
verificará el consumo promedio de combustible vs kilometraje y horas uso de
las maquinarias durante la comisión y reportará cualquier novedad al respecto
al Director Administrativo.

De la aplicación de Combustible cada asistente deberá generar los siguientes

Reportes:
 HOJA DE RUTA PLANIFICADA SEMANAL.- Que contendrá la
planificación semanal de los recorridos, lugares y trabajos de los vehículos
y maquinarias de la Institución asignadas a cada Dirección.(FORMA 3).
 RESUMEN DE HOJA DE RUTA SEMANAL (adjuntado los reportes físicos
de Hoja de Ruta de cada Conductor que deberá contener las firmas
respectivas) (FORMA 10).
 CONTROL MENSUAL DE COMBUSTIBLE Y KILOMETRAJE POR
VEHICULO (FORMA 11).
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mantenimiento y administración de los Vehículos y COD:
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 RESUMEN MENSUAL DE COMBUSTIBLE Y KILOMETRAJE (Con las

firmas que avalan la revisión y conformidad del uso del Combustible)
(FORMA 12).

Una vez que los reportes estén debidamente revisados y cuadrados por el
encargado de la Gestión de Transportes y el Jefe de Mantenimiento este último
adjuntará la factura de la Gasolinera proveedora y sus órdenes originales de
combustible; realizará la Orden de Compra y pasará para el proceso de pago.

El encargado de la Gestión de Transportes deberá archivar una copia de cada

trámite y entregará a la Dirección Administrativa mensualmente el reporte de
“RESUMEN MENSUAL DE COMBUSTIBLE Y KILOMETRAJE” de los
automotores de la institución junto con los cuadros estadísticos comparativos
conteniendo las variables mensuales del consumo de combustible.

h) La Dirección Administrativa con estos Reportes Mensuales deberá realizar la

revisión y control del consumo de combustible y de ser necesario poner en
conocimiento del Alcalde. En el caso de tener alguna observación tendrá la
facultad de solicitar los correctivos pertinentes.

10.- PARTE DE ACCIDENTENTES Y NOVEDADES

10.1 El conductor o responsable de la tenencia o custodia del vehículo, responderá

por el buen funcionamiento y conservación del mismo, por los daños y
perjuicios ocasionados, siempre que éstos se produzcan por negligencia,
descuido o irresponsabilidad en la conducción y estacionamiento.

10.2 De producirse robos, choques, rozamientos o cualquier otro percance al

vehículo, dentro o fuera de la ciudad, el chofer informará inmediatamente sobre
el particular al Jefe de Mantenimiento Y Director Administrativo, dentro de las
24 horas hábiles siguientes al acontecimiento; para el efecto se utilizará el
formulario proporcionado por la Compañía de Seguros. En caso de accidente
de tránsito, se adjuntará el parte extendido por la autoridad competente, si lo
hubiere.

El Director Administrativo, enviará a la Compañía de Seguros el informe sobre

el accidente e inspección del vehículo siniestrado, el formulario proporcionado
por la Compañía de Seguros debidamente lleno y todos los documentos de
soporte del Siniestro. Además será el responsable de que se realice el trámite
respectivo y dar el seguimiento hasta que la aseguradora cubra los valores
correspondientes al siniestro.
De producirse algún acontecimiento, al estar en comisiones interprovinciales, el
conductor informará inmediatamente al Jefe de Mantenimiento, de las
novedades producidas, utilizando cualquier medio de comunicación, sin
perjuicio de que a su retorno llene el formulario respectivo del siniestro.
En ambos casos, se detallará en forma clara y precisa toda la información
pertinente, anexando cuando fuere el caso, el parte policial, los nombres de
testigos y toda la información aclaratoria; caso contrario, será responsable de
los gastos que ocasione la reparación del vehículo.
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10.3 Una vez efectuado el pago correspondiente por parte de la Compañía de

Seguros, si el conductor fuese responsable del accidente, ya sea por descuido
o negligencia, el deducible correspondiente al siniestro será asumido por dicho
conductor; caso contrario, el deducible se aplicará a la partida de gastos
correspondientes.

10.4 En el evento que el Jefe de Mantenimiento, determine que el conductor tiene la

responsabilidad por haber conducido el vehículo en estado de embriaguez, el
conductor cubrirá todos los gastos de reparación del vehículo y de daños que
haya causado a terceros, independientemente del arreglo a que llegare la
institución con la Compañía Aseguradora.

10.5 Cuando por convenir a los intereses institucionales se declare la pérdida total
del vehículo asegurado, la persona comprometida en el accidente, deberá
asumir el cien por ciento de la cantidad que resultare de la comparación entre
el valor de la reposición del vehículo y el monto de la indemnización de la
aseguradora a la fecha del accidente. El valor de la reposición será establecido
por el Director Administrativo, luego de un estudio y análisis de mercado.

10.6 De producirse el robo de un vehículo, se observará lo contemplado en el

Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del
Sector Público, en el que se determina que el servidor encargado de la
custodia del bien desaparecido, deberá comunicar del particular de inmediato y
por escrito al Director Administrativo, con todos los pormenores que fueren del
caso, dentro de los dos días hábiles siguientes al del conocimiento del hecho.

10.7 El valor del vehículo desaparecido será cargado a una cuenta por cobrar a
nombre del servidor responsable de su custodia, hasta que el bien sea dado de
baja o se establezca su responsabilidad penal o administrativa.

10.8 El Procurador Sindico Municipal, a nombre de la máxima autoridad institucional,

presentará la denuncia correspondiente y asumirá la responsabilidad del
trámite y avance del proceso ante la autoridad competente, tanto en las etapas
de indagación previa e instrucción fiscal, como en la presentación de acusación
particular si esa fuera la decisión institucional, hasta la finalización del trámite
judicial

10.9 El Director Administrativo, y el servidor a cuyo cargo estuvo el bien

desaparecido, tienen la obligación de proporcionar al Procurador Sindico, toda
la información relativa a la pérdida y los documentos inherentes al bien
extraviado.

10.10 Si el Agente Fiscal encargado de la investigación dicta auto de desestimación,

por considerar que no hay base suficiente para la configuración de un delito, o
si el Juez de lo Penal resuelve su inexistencia o la imposibilidad de identificar
responsables, los bienes desaparecidos podrán ser dados de baja, con
autorización de la máxima autoridad de la institución.

10.11 El Director Administrativo notificará a la Compañía de Seguros, para el trámite

de indemnización respectiva.
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10.12 Si se concluye que el servidor de la institución es responsable de la

desaparición de vehículo, éste responderá por la reposición de su valor,
conforme lo determina el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y
Administración de Bienes del Sector Público.

10.13 En el evento de que la Aseguradora reponga el vehículo robado, los gastos

deducibles y valores de restitución, afectarán al Presupuesto de Gastos
Generales Seguros, en las cuentas correspondientes.

11.- DEBERES Y OBLIGACIONES DE LOS CONDUCTORES

11.1 Cumplir a cabalidad las actividades que le determine su Director, Jefe o

Supervisor.

11.2 Revisar y controlar diariamente el vehículo a él asignado, a fin de comprobar su

buen funcionamiento y si es el caso tratar de detectar posibles deficiencias y
desperfectos e informar inmediatamente a la Jefatura de Mantenimiento.

11.3 Conducir con responsabilidad y precaución el vehículo que se le haya

asignado, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley de Tránsito y
Transporte Terrestre y su Reglamento, vigentes.

11.4 Guardar el vehículo de asignación temporal, en los parqueaderos de la

institución, al finalizar la jornada de trabajo e inmediatamente después de
cumplida la comisión.

11.5 Realizar periódicamente el mantenimiento básico preventivo y reportar por

escrito, en el menor tiempo posible al Jefe de Mantenimiento, las averías y las
novedades de vehículo a su cargo.

11.6 Cuidar las herramientas y accesorios que están a su cargo y bajo su

responsabilidad.

11.7 Cuidar su apariencia personal y utilizar el uniforme que le asigne la Institución.

11.8 Observar las normas de disciplina, conducta, lealtad, reserva y demás

establecidas en el Reglamento de Administración de Recursos Humanos de la
Institución, vigente.

12.- PROHIBICIONES

Son causas para la determinación de responsabilidades administrativas, las

siguientes:

12.1 Emitir órdenes de movilización sin causa justificada y sin tener

competencia para ello o con carácter permanente, indefinido y sin
restricciones.
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Se prohíbe a los choferes

12.2 Utilizar los vehículos de la Institución, prescindiendo de la “Autorización de

Movilización” u “Orden de Movilización Temporal”, o utilizar estas órdenes
caducadas.

12.3 Ocultar las placas oficiales de los vehículos.

12.4 Inobservancia de las normas jurídicas vigentes sobre la utilización de

vehículos.

12.5 Utilizar indebidamente la “Autorización de Movilización” u “Orden de

Movilización Temporal”.

12.6 Conducir en estado de embriaguez bajo efecto de cualquier sustancia

psicotrópica o estupefacientes, sin perjuicio de otras responsabilidades a que
hubiere lugar.

12.7 Conducir o utilizar el vehículo de la Institución, por servidores, familiares o por

terceras personas, no autorizadas.

12.8 Trasladarse a lugares diferentes a los señalados en la ruta.

12.9 Viajar en compañía o embarcar durante el trayecto a personas que no

pertenezcan a la Institución.

12.10 Utilizar los vehículos de la Institución en actividades ilícitas u otras distintas a

las expresamente permitidas y señaladas en este instructivo.

Se prohíbe a los usuarios de los vehículos

12.11 Hacer uso de los vehículos de la institución en asuntos diferentes a los

determinados en este Instructivo.

12.12 Disponer de los vehículos sin la debida autorización.

12.13 Presionar a los conductores a realizar actos de indisciplina, abuso o descuido

en la utilización de los vehículos.

12.14 Llevar en el equipaje artículos nocivos, volátiles o peligrosos y mercancías

prohibidas o ilícitas.

12.15 Serán conjuntamente responsables el conductor, el Director Administrativo, el

Jefe de Mantenimiento o el Usuario, según corresponda, que autorizare la
salida de un vehículo en malas condiciones o con desperfectos mecánicos.

13.- SANCIONES
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13.1 El funcionario o servidor que incurriere en el incumplimiento de las

disposiciones legales y reglamentarias sobre el uso, mantenimiento,
movilización y control de los vehículos pertenecientes a la Institución, serán
sancionados con multa o destitución o ambas, sin perjuicio de las
responsabilidades civiles culposas, o de los indicios de responsabilidad penal a
que hubiere lugar, y, conforme a lo dispuesto en el Reglamento Interno de
Administración de Recursos Humanos.

13.2 Los conductores que incurrieren en delitos o contravenciones de tránsito se

sujetarán a las sanciones de la Ley de Tránsito y Transporte Terrestre, y más
leyes pertinentes, sin perjuicio de las sanciones administrativas que la
institución pueda adoptar, de acuerdo con la falta cometida y con sujeción a lo
establecido en el Reglamento Interno de Administración de Recursos
Humanos.

14.- DISPOSICIONES GENERALES

14.1 Los vehículos de la Institución serán matriculados y asegurados cada año

conforme a lo que dispone la Ley. La Dirección Administrativa, deberá realizar
las gestiones necesarias para la contratación de las pólizas de seguros de los
vehículos los cuales deberá renovar treinta días antes de su vencimiento.

14.2 Las disposiciones y procedimientos que no se encuentren determinados en

forma específica en el presente instructivo, se sujetarán a las leyes, reglamentos
y demás disposiciones legales vigentes sobre la materia.

14.3 Dirección Administrativa junto con el Jefe de Proveeduría y Mantenimiento, se

encargarán de vigilar la aplicación del presente Reglamento.

15.- FORMULARIOS

Para la implementación del presente procedimiento, se utilizarán los siguientes

formularios, que se presentan como formas y anexos en el presente documento:

FORMA 1: “Acta Entrega-Recepción de Vehículo”

FORMA 2: “Autorización de Movilización”
FORMA 3: “Hoja de Ruta Semanal”
FORMA 4: “Orden de Movilización Temporal”
FORMA 5: “Reporte Justificativo de Stock”
FORMA 6: “Entrega de Insumos – Mantenimiento Preventivo”
FORMA 7: “Orden de Pago por Servicios, Insumos, Repuestos y Accesorios
Emergentes”.
FORMA 8: “Reporte Mensual Justificativo de Ordenes de Servicio por Proveedor”
FORMA 9: “Orden de Combustible”
FORMA 10: “Resumen de Hoja de Ruta Semanal”
FORMA 11: “Control Mensual de Combustible Y Kilometraje por Vehículo”
FORMA 12: “Resumen Mensual de Combustible y Kilometraje”
ANEXO 1: Control de Vehículos General
ANEXO 2: Vehículos del Municipio de San Vicente - Codificación
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