B5. Plan de Cuentas PDF

MANUAL DE USUARIO GESTION CONTABLE FINANCIERO ELECTRÓNICO
B5
B5. PLAN DE CUENTAS
Objetivo: Actualización y Mantenimiento del Plan de Cuentas de la

empresa. Permite agregar, modificar y eliminar datos de una cuenta
contable
Formas de acceso:
 Clic Menú ARCHIVOS/PLAN DE CUENTAS.
 Comandos “CTRL + P”.
 Clic en el botón .
 Vista Panel:
Ubicación en la Barra de Menús:
B5
Ventana Principal:
Descripción de los Campos:
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a. Cuentas Contables
Campo / Opción Descripción

Identifica el código de la Cuenta Contable. Se
puede ingresar códigos de hasta 10 dígitos.
Clic derecho sobre el código, para que se

muestre los botones de ayuda:
Código
Corresponde al nombre o nomenclatura

completa del código indicado.
Clic derecho sobre la descripción, para que se

muestre los botones de ayuda:
Descripción
b. Parámetros del Plan de Cuentas
Campo / Descripción
Opción
Permite el ingreso del código del Plan de Cuentas.
Campo
El primer juego a ingresar es de 2 dígitos, caso
Código
contrario se mostrará el siguiente mensaje:
B5
Se puede ingresar códigos de hasta 10 dígitos.

Este campo se habilita con el botón .
Corresponde al nombre o nomenclatura completa del
Campo código indicado.
Descripción El Sistema permite la modificación de la descripción
para ello hacer Clic en el Botón .
NIVEL
Las cuentas contables en el sistema tienen 3 niveles:

General: Son las cuentas de 2 dígitos o cuenta principal.
Sub - Total: Sirven para agrupamientos en sub totales de las cuentas

de nivel registro, pueden tener de 3 a 9 dígitos.
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Registro: Estas cuentas varían de 3 a 10 dígitos de acuerdo a las

necesidades del usuario, se utilizan en el registro de las operaciones y
deben ser de máximo nivel de detalle.
Análisis
Las cuentas contables cuentan con 4 tipos de Análisis:
Ninguno: Solo se utilizan para un control contable, es decir cargos y

abonos.
Puede ser seleccionado para los 3 niveles.
Cuando una cuenta contable tiene análisis “Ninguno”, el sistema
bloquea todos los campos de registros de información Adicional.
Tenemos las siguientes cuentas: Mercaderías, depreciación, gastos,
ingresos, etc. las cuales son de control.
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Documentos: Los registros que se efectúen con estas cuentas, se

debe ingresar datos adicionales como código del documento, número
de documento, fecha del documento, Identificación del cliente /
proveedor y otros con el fin de controlar los documentos por cobrar o
pagar, así como las diferentes amortizaciones que se hace sobre estos
documentos. Se debe indicar además si va a ingresar el compromiso
del documento o va a realizar alguna cancelación de un documento ya
ingresado, teniendo en cuenta los documentos de las entidades que
todavía queden pendientes.
Estas cuentas tienen que ser de Nivel Registro.
Tenemos algunas cuentas: Cuentas por Pagar, por Cobrar, Diversas,
cuenta de IGV, etc.
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Bancos: Pide los datos necesarios para realizar el control de Bancos,

de esta manera se puede sacar reportes contables tales como:
 Conciliación bancaria
 Libros Electrónicos 1.1 y 1.2
 Otros relacionados con bancos.
Estas cuentas son del elemento 1 y tienen que ser de Nivel Registro.
Detalle: Además para las empresas que quisieran agregarle más

detalle y/o manejan Centros de Costo ayuda a darle más análisis a los
datos que ingresan.
Estas cuentas tienen que ser de Nivel Registro.
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Se debe tener presente que la cuenta del IGV, siempre debe tener
nivel registro, análisis ninguno, ya que siempre pedirá los datos
necesarios para elaborar los registros de Compras y Ventas.
TIPO
Permite indicar los rubros del Tipo al que corresponde la Cuenta en el

Nivel registro:
 ACTIVO (10 - 39)

 PASIVO (40 - 59)
 RESULTADO (66, Clase 7, Clase 8, Excepto 79)
 NATURALEZA (Clase 6, Excepto 66, 69)
 FUNCIÓN (69, Clase 9)
 ORDEN (Clase 0)
 MAYOR (79).
Lo cual permite la elaboración correcta de la hoja de trabajo. Las

cuentas que tienen incidencia en las columnas Naturaleza y Función
de la hoja de Trabajo serán del tipo Resultado (Ejemplo: 701, 601,
etc.).
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Controla saldos en ME
Permite controlar los saldos en moneda extranjera del Activo y Pasivo,

para ello seleccionar las cuentas de nivel registro y Marcar la opción
.
Para generar este reporte se requiere que la información registrada por

el Usuario haya sido en Moneda Nacional.
El reporte se puede visualizar en el Menú Gestión Contable/Otros
Reportes/Activo y Pasivo en Moneda Extranjera.
El Usuario Ingresa el tipo de Cambio Actual para el Activo y Pasivo, el
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Sistema genera el reporte en Moneda Extranjera.
Reporte muestra la posición Activa (Pasiva) Neta de la empresa en

Moneda Extranjera.
FUNCIONALIDAD DEL FORMATO BALANCE TRIBUTARIO:
Código que identifica el rubro del Estado Financiero en

Código De el cual se acumularán los saldos de la cuenta al
Balance 1 momento de generar el reporte del primer juego del
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Balance Clasificado, generalmente Tributario

(Reportes Contables / Balance Clasificado / Formato
Balance Tributario).
Presionando “CTRL + L” dentro del campo, se
visualiza los códigos para que el Usuario pueda
seleccionarlos según el rubro de la cuenta contable:
Se puede realizar la búsqueda de los códigos del

Balance mediante Código y Descripción:
 Si el Usuario elige búsqueda por Código
entonces debe de ingresar parte o todo el
código:
A  Activo
P  Pasivo
F  Función
 Si el Usuario elige búsqueda por Descripción
tiene que ingresar la descripción del rubro
contable.
 El reporte se puede Visualizar en el reporte que
se encuentra en el Menú. Gestión
Contable/Estados Financieros Tributario/
B5
Indica el Código Reclasificado del primer juego de

balance clasificado. Los códigos de reclasificación se
definen cuando la cuenta contable arroja saldos
diferentes a su naturaleza, cuentas de activo con
saldos acreedores (Ejemplo sobregiro bancario) o de
Reclasificació pasivo con saldos deudores.
n1

seleccionarlos según el rubro de la cuenta contable.
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FUNCIONALIDAD DEL FORMATO BALANCE NIIF
Identifica el rubro en el cual se acumularán los saldos

de la cuenta al momento de sacar el reporte del
segundo juego del Balance Clasificado, generalmente
Formato CONASEV.
seleccionarlos según el rubro de la cuenta contable:
Código
Balance 2
Se puede realizar la búsqueda de los códigos del

Balance mediante Código y Descripción:
 Si el Usuario elige búsqueda por Código
entonces debe de ingresar parte o todo el
código:
A  Activo
P  Pasivo
F  Función
 Si el Usuario elige búsqueda por Descripción
tiene que ingresar la descripción del rubro
contable.
 El reporte se puede Visualizar en el reporte de
B5
, el cual se encuentra en el
Menú. Gestión Contable/Estados Financieros
NIIF/
Indica el código de formato de balance de estados

financieros NIIF
Resultado
B5
Reclasificació Indica el Código reclasificado del segundo juego del

n2 balance clasificado.
Destino Automático
Cuentas que el sistema se utilizará para generar el asiento de destino

automático. (Ejemplo: la cuenta 6311194 tendrá un destino automático;
Debe: 9411 y Haber: 7911).
Al momento de registrar la operación contable el sistema mostrara.
Las cuentas por destinos solo se pueden visualizar en el Ingreso de

Asientos, mediante el EXPERTO CONTABLE, se generan de forma
automática, ahora los porcentajes para gastos Administrativos, Ventas
se configuran en la tabla variable.
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Se muestra la tabla para colocar los porcentajes: El Usuario puede

editarlos recuerde que la suma entre ambos siempre tiene que ser 100
%
Recuerden que por defecto esta:

 60 % Gastos Administrativos.
 40 % Gastos de Ventas.
100 % Total
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 CENTROS DE COSTOS
 Sin Centro de Costos: Si la cuenta no tiene incidencia en

ningún Centro de Costos.
El campo se muestra bloqueado.
 Cuenta Ganancia: Si la cuenta tiene incidencia en algún centro

de costo y generalmente estas cuentas son de la clase 7.
El Centro de Costos se puede Editar en la Tabla del Menú

Archivos/ Centro de Costos/Centros de Costos
Cuando se registra las cuentas de Ingreso se habilitará el campo

para el ingreso del centro de costos: Se puede Buscar el Centro de
cotos con el comando “CTRL + L”
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El reporte se visualiza en el reporte del Menú Gestión

Financiera/Centro de Costos/
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 Cuenta Pérdida: Si la cuenta tiene incidencia en algún centro de

costo y generalmente estas cuentas son de la clase 6.
Cuando se registra las cuentas de Gastos se habilitará el campo

para el ingreso del centro de costos: Se puede Buscar el Centro de
cotos con el comando “CTRL + L”
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El reporte se visualiza en el reporte del Menú Gestión

Financiera/Centro de Costos/
 El Usuario también puede habilitar el Centro de Costos 2, para

ello tiene que ingresar a Propiedades/Empresa. Seleccionar la
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empresa y clic en el botón .
Se visualiza el siguiente mensaje: Clic en .
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Clic en el botón , el Usuario tiene que volver a

ingresar a la empresa para que los cambios surtan efectos, clic
en el botón .
Se puede observar habilitado la tabla para el ingreso del Centro
de Costos 2.
Al registrar las operaciones de Ingresos y Egresos se mostrará

los campos respectivos Centro de Costos y Centro de Costos 2,
la búsqueda se realizará con el Comando “Ctrl + L”.
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PRESUPUESTO
Permite indicar si la cuenta en el Nivel Registro maneja presupuestos.

Se tiene para elegir una de las 2 opciones que contiene el presupuesto:
 Si: Entonces se va a entender que la cuenta de nivel registró si
contiene un presupuesto.
 No: Entonces se va a entender que la cuenta de nivel registro no

contiene un presupuesto para realizar sus operaciones.
El presupuesto se debe de colocar a las cuentas de Ingresos y Gastos.

La tabla.
 El Usuario tiene que ingresar los datos del presupuesto en la
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tabla ubicada en el Menú Archivos/Presupuesto.
 Marcar las cuentas de Ingreso y Gastos afectas a Presupuesto.
, al registrar las operaciones se habilitará el

Campo para elegir el Presupuesto.
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 Reporte Presupuestal.
Botón Otros
Se utiliza para las cuentas contables de Bancos o Cuentas Corrientes.

El Usuario tiene que seleccionar la cuenta de Nivel Registro, hacer
Clic en el Botón , se muestra la ventana para completar los
datos:
 Elegir la Entidad Financiera, para ello utilizar los comandos

“CTRL + L”.
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 Ingresar el N° de Cuenta Bancaria.
 Elegir el Tipo de Moneda según la cuenta bancaria.
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 Los datos ingresados se mostrarán al generar el TXT de Caja y

Bancos.
 TXT Libro Caja y Bancos.
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CUENTA CIERRE
 En este campo se ingresa la cuenta de cierre (Elemento 8), esto

a las cuentas del elemento “6” y “7”.
 Se requiere de las cuentas de cierre para generar el Cierre del

Ejercicio (Mes Clase 8).
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CC a Destinos Automáticos
Permite copiar los centros de costos de la cuenta a sus destinos

automáticos de la cuenta.
 El Usuario tiene que activar el centro de costos automáticos y La
cuenta de ganancia o pérdida, esto en las cuentas de Ingresos y
Gastos.
 Al registrar la operación contable, el Usuario elige los centros de

costos correspondientes a las cuentas de Gastos o Ingresos.
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 Veamos el Registro, los centros de costos colocados a la cuenta

de Gastos se copiaron a las cuentas de Destino.
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Botón
 Para habilitar este campo el usuario tiene que seleccionar una

cuenta de nivel registro, hacer clic en el botón .
 Esta opción permite informar el Libro Electrónico del Plan de
Cuentas.
 Clic en el Botón, para que sistema muestre el formulario principal.
 Periodo de Informe: Indica el periodo en el cual se haya

informado la cuenta
 Mes: Indica el Mes de informe del Libro, cuando está vacío
significa que pertenece al periodo. Si el Usuario regulariza
una cuenta contable que no ha sido informada o que haya
sido modificada, tiene que colocar un Mes superior al del
proceso.
 Periodo: Indica el Año de informe del libro, cuando está
vacío significa que pertenece al periodo. Si el Usuario
regulariza una cuenta contable que no ha sido informada o
que haya sido modificada, puede colocar el mismo periodo
o superior al actual.
 Situación: Indica el Estado de Informe del Libro Electrónico.

Cuando el campo este vacío significa que la cuenta contable se
informó en el periodo.
El Usuario tiene que elegir la situación cuando informa una cuenta
contable no informada en su oportunidad o cuando modifica una
cuenta contable ya informada.
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 Botón : Guarda los cambio realizados

 Botón : Cierra la ventana.
 El Usuario tiene que guardar los cambios realizado en la cuenta
contable, para ello hacer clic en el botón .
 Al generar el Libro electrónico del mes de informe se muestra la
cuenta contable a regularizar con el estado respectivo.
Botones de Ayuda:
BOTONES FUNCION
Botón Permite crear una nueva cuenta contable.
Clic en este botón para habilitar el campo código de la
cuenta.
NOTA: Si al momento de realizar un nuevo ingreso de la

cuenta y este ya haya sido anteriormente informado por el
Libro Electrónico, el periodo de informe tendría que ser
mayor al declarado y la situación: 8 – Cuenta Contable
que debió informar en un periodo anterior y No se
informó en dicho periodo.
Botón Permite al usuario modificar los parámetros de una cuenta

Contable. Activando algunos campos de acuerdo al
registro de la cuenta.
 Nivel General: Solo permite modificar el tipo de
B5
Cuenta y la descripción de este.

 Nivel Sub – Total: Solo permite modificar el Nivel,
Tipo y la descripción de la Cuenta.
 Nivel Registro: Permitirá la habilitar todos los
campos para registrar una cuenta
NOTA: Si al momento de realizar una modificación en la

descripción de la cuenta y este ya haya sido
anteriormente informado por el Libro Electrónico, el
periodo de informe tendría que ser mayor al declarado y la
situación: 9 – Cuenta Contable se informó en un
periodo anterior y se desea corregir.
Botón Permite grabar un nuevo registro ingresado y guardar las
modificaciones que se realicen en el Plan de Cuentas.
Botón Para poder eliminar una cuenta registrada en el Plan de

Cuentas, Se va a eliminar de acuerdo al nivel de la
cuenta:
 Nivel General: Para eliminar una cuenta de este
nivel primero se tiene que eliminar una cuenta del
Nivel registro luego el registro del Nivel Sub – Total
para así lograr eliminar del Nivel General. Caso
contrario se muestra el siguiente mensaje:
 Nivel Sub – Total: Para eliminar una cuenta

registrada en este nivel primero se debe de eliminar
la cuenta dependiente del Nivel Registro para
luego así lograr eliminar el registro del Nivel Sub –
Total. Caso contrario se muestra el siguiente
mensaje.
B5
 Nivel Registro: Para eliminar una cuenta del Nivel

Registro nos presentara la siguiente ventana:
Si se ha registrado operaciones con esta cuenta el
sistema muestra el siguiente mensaje:
Cuando no hay registro en la cuenta contable, se

muestra el siguiente mensaje de confirmación:
 Si el Usuario elige , la cuenta se eliminara

definitivamente.
 Cuando elige , se cancelara la operación.
NOTA: No se puede eliminar una cuenta contable que ya

ha sido informada mediante el Libro Electrónico Plan de
Cuentas.
Botón Esta opción permite realizar la búsqueda del Plan de
B5
Cuentas mediante el Código del Plan de Cuentas o la

descripción.
 Permite buscar por Descripción

o Cuenta desde un inicio del archivo.
 Permite pasar al siguiente

concepto de búsqueda (esto sucede si la
descripción a buscar se repite en varios
conceptos).
 Permite cerrar el buscador y

dejarnos ubicado en el Plan de Cuentas que se
buscó.
Otra forma de búsqueda es ingresando a la opción

, colocar “* más la cuenta contable”.
Esto permite realizar la búsqueda más rápida a la

cuenta ingresada:
B5
Botón Permite imprimir los archivos registrados en la lista del

Plan de Cuentas mediante el formato de Excel o de la
vista previa de impresión.
 Visor de Vista Previa: Este visor de impresión nos

permite a los usuarios seleccionar el número de
páginas y fecha de impresión que va a ser imprimido
por el usuario.
B5
 Visor del Excel: En este visor el documento

también puede ser exportado al Microsoft Excel y
podría ser imprimido de acuerdo a las tablas que se
presentan mediante la selección del número de
páginas.
Botón Permite salir de la ventana del Plan de Cuentas, dando

por finalizado el proceso de:
 Ingresar un nuevo registro de una Cuenta.
B5
CASO PRÁCTICO
PLAN DE CUENTAS: Realizar el procedimiento para configurar una

cuenta contable.
Crear una cuenta contable nueva a partir de una existente.
1. Crear una cuenta contable nueva a partir de una existente.

1.1. Ingresar a la siguiente opción Menú Archivos/Plan de
Cuentas.
1.2. Se muestra el formulario del Plan de Cuentas.
B5
1.3. Se solicita crear la cuenta “104105 – Cuenta Corriente MN

BCP”.
1.4. Clic en el Botón para ingresar los datos
correspondientes.
1.5. Completar los datos de la entidad Bancaria, Clic en el botón

.
B5
1.6. Presionar “CTRL + I”, para mostrar el formulario de Ingreso

de Asientos.
1.7. Ingresar un asiento contable con la cuenta nueva “104105 -

CUENTA CORRIENTE MN BCP”. Venta con Cheque N° 001.
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B5. PLAN DE CUENTAS

Objetivo: Actualización y Mantenimiento del Plan de Cuentas de la

Ubicación en la Barra de Menús:

Descripción de los Campos:

Campo / Opción Descripción

Clic derecho sobre el código, para que se

Corresponde al nombre o nomenclatura

Clic derecho sobre la descripción, para que se

b. Parámetros del Plan de Cuentas

Se puede ingresar códigos de hasta 10 dígitos.

Las cuentas contables en el sistema tienen 3 niveles:

Sub - Total: Sirven para agrupamientos en sub totales de las cuentas

Registro: Estas cuentas varían de 3 a 10 dígitos de acuerdo a las

Las cuentas contables cuentan con 4 tipos de Análisis:

Ninguno: Solo se utilizan para un control contable, es decir cargos y

Documentos: Los registros que se efectúen con estas cuentas, se

Bancos: Pide los datos necesarios para realizar el control de Bancos,

Detalle: Además para las empresas que quisieran agregarle más

Estas cuentas tienen que ser de Nivel Registro.

Permite indicar los rubros del Tipo al que corresponde la Cuenta en el

 ACTIVO (10 - 39)

Lo cual permite la elaboración correcta de la hoja de trabajo. Las

Permite controlar los saldos en moneda extranjera del Activo y Pasivo,

Para generar este reporte se requiere que la información registrada por

El Usuario Ingresa el tipo de Cambio Actual para el Activo y Pasivo, el

Sistema genera el reporte en Moneda Extranjera.

Reporte muestra la posición Activa (Pasiva) Neta de la empresa en

FUNCIONALIDAD DEL FORMATO BALANCE TRIBUTARIO:

Código que identifica el rubro del Estado Financiero en

Balance Clasificado, generalmente Tributario

Se puede realizar la búsqueda de los códigos del

Indica el Código Reclasificado del primer juego de

Presionando “CTRL + L” dentro del campo, se

FUNCIONALIDAD DEL FORMATO BALANCE NIIF

Identifica el rubro en el cual se acumularán los saldos

Se puede realizar la búsqueda de los códigos del

Indica el código de formato de balance de estados

Reclasificació Indica el Código reclasificado del segundo juego del

Cuentas que el sistema se utilizará para generar el asiento de destino

Las cuentas por destinos solo se pueden visualizar en el Ingreso de

Se muestra la tabla para colocar los porcentajes: El Usuario puede

Recuerden que por defecto esta:

 Sin Centro de Costos: Si la cuenta no tiene incidencia en

 Cuenta Ganancia: Si la cuenta tiene incidencia en algún centro

El Centro de Costos se puede Editar en la Tabla del Menú

Cuando se registra las cuentas de Ingreso se habilitará el campo

El reporte se visualiza en el reporte del Menú Gestión

 Cuenta Pérdida: Si la cuenta tiene incidencia en algún centro de

Cuando se registra las cuentas de Gastos se habilitará el campo

El reporte se visualiza en el reporte del Menú Gestión

 El Usuario también puede habilitar el Centro de Costos 2, para

empresa y clic en el botón .

Se visualiza el siguiente mensaje: Clic en .

Clic en el botón , el Usuario tiene que volver a

Al registrar las operaciones de Ingresos y Egresos se mostrará

Permite indicar si la cuenta en el Nivel Registro maneja presupuestos.

 No: Entonces se va a entender que la cuenta de nivel registro no

El presupuesto se debe de colocar a las cuentas de Ingresos y Gastos.

 El Usuario tiene que ingresar los datos del presupuesto en la

tabla ubicada en el Menú Archivos/Presupuesto.

 Marcar las cuentas de Ingreso y Gastos afectas a Presupuesto.

, al registrar las operaciones se habilitará el