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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE Fecha aprobación: 14/03/17

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1. Objetivos:
Establecer los criterios y acciones para asegurar que las actividades de los proveedores y contratistas se realicen
de acuerdo al Sistema de Gestión Integrado.

Establecer el método de evaluación y reevaluación de proveedores basado en su capacidad de atender los

requerimientos de compras.

2. Alcance: Aplica a todos los contratistas, proveedores de materiales y servicios que directa o indirectamente
forman parte de actividades de TPParacas S.A.

3. Responsabilidades:
3.1. Gerente del área Usuaria:
 Asegurar el cumplimiento de lo establecido del presente procedimiento.
 Asegurar la correcta ejecución operativa del servicio contratado y la realización de la evaluación de
proveedores.

3.2. Gerencia de Finanzas

 Asegurar el cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Selección (P.GF.01) y la evaluación
de proveedores establecida en el presente procedimiento.
 Asesorar al usuario del servicio en la resolución de problemas con el contratista y para la correcta
evaluación de sus proveedores.

3.3. Jefe de SSOMA

 Asesorar a las gerencias en el cumplimiento del presente procedimiento.
 Notificar a la Gerencia de Finanzas y a la Gerencia del Área Usuaria ante incumplimientos del presente
procedimiento.
 Participar en la evaluación del contratista, inspección de inicio y cierre del Servicio.

3.4. Coordinador de Protección - OPIP

 Asesorar a las gerencias en el cumplimiento del presente procedimiento.
 Notificar a la Gerencia de Finanzas y a la Gerencia del Área Usuaria ante incumplimientos del presente
procedimiento.
 Participar en la evaluación del contratista, inspección de inicio y cierre del Servicio.

3.5. Responsable del Servicio

 Definir las especificaciones técnicas del servicio requerido y presentarlo a la gerencia de finanzas.
 Supervisar y hacer seguimiento al cumplimiento de actividades del contratista pactadas en los
contratos.
 Realizar la evaluación periódica del contratista y/o proveedor.

4. Referencias legales y otras normas:

 La Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo Nº 29783.

 D.S. 005-2012-TR Reglamento de la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo Nº 29783.
 ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de Calidad

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Jefe SSOMA/Analista de Gerente de Recursos Humanos Gerente General Adjunto
Compras /Gerente de Finanzas/ Analista SIG
Rómulo Palacios /María León Fernando Cuadrado/Jesús Ramos/ Sergio Nichele
Rosely Revilla
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 OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

 ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental.
 Ley General del Ambiente N° 28611
 Ley General de residuos sólidos N° 27314.
 Resolución de Acuerdo de Directorio N°010 – 2016-APN/DIR

5. Siglas y definiciones:

 TPParacas S.A.: Terminal Portuario Paracas S.A.

 SSOMA: Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
 IPERC: Identificación de Peligros, Evaluación de Riesgos y sus Controles
 IAEI: Identificación de Aspectos, Evaluación de Impactos
 ATS: Análisis de Trabajo Seguro. Documento a elaborar, antes de dar inicio a los trabajos asignados, el cual
contempla los pasos del trabajo a realizar, la identificación de riesgos asociados y la determinación de
controles de cada uno de los riesgos identificados, los mismos deben ser aprobados por el responsable
SSOMA y Responsable del servicio de la contratista y colocarse en un lugar visible aledaño al lugar de trabajo.
 PETAR: Permiso Escrito de Alto Riesgo.
 OPIP: Oficial de Protección de Instalación Portuaria.
 PET: Procedimiento Escrito de trabajo donde se establecen los recursos y secuencia de los pasos de la tarea
a ejecutar así como los controles en SSOMA.
 RR.SS: Residuos Solidos
 Tarea Rutinaria: Tarea que se ejecuta con frecuencia periódica, siguiendo una secuencia de pasos
preestablecidos en un procedimiento escrito de trabajo (PET)
 Tarea No rutinaria o de Emergencia: tarea que se ejecuta sin una frecuencia periódica, cuya secuencia de
pasos se establece en el formato de ATS.
 Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios a TPP.
 Administrador del Servicio: Persona designada por el responsable del servicio encargado de supervisar la
ejecución de los trabajos de la empresa contratista y/o proveedor.
 Responsable SSOMA del contratista: Es la persona designada por la empresa contratista y/o proveedor
encargada de la gestión de Seguridad, salud ocupacional y medio ambiente durante la ejecución de los
trabajos.
 Proveedores Críticos: Corresponden a aquellos proveedores cuyo producto o servicio cumplen con la
condición de calidad o por lo menos con dos condiciones:
a) Condición de Protección: Tienen acceso a las zonas operativas (patio de operaciones, almacén).
b) Condición de Calidad: Imposibilitan la continuidad o detienen la prestación del servicio ofrecido por
TPParacas.
c) Condiciones de Seguridad, Salud Ocupacional y medio ambientales:
 Manipulan materiales peligrosos.
 Realiza trabajos de alto riesgo como trabajos en caliente, trabajos en altura, trabajos en espacios
confinados y trabajos eléctricos.
 Proveedores No Críticos: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto o servicio no tienen gran
impacto o relevancia en la ejecución o cumplimiento del servicio ofrecido por TPParacas.
 Evaluación: Tiene como propósito calificar el desempeño del proveedor una vez que ha tenido la
oportunidad de proporcionar los productos o servicios durante un periodo determinado.
 Producto/Bien: Corresponde a la clasificación genérica para compras generales de bienes y productos
tangibles (insumos, suministros, herramientas, productos terminados, etc.).
 Servicios: Corresponde a la clasificación genérica para compras de servicios, obras, contratistas,
consultorías y otros servicios.
Todos los derechos de esta documentación están reservados, nadie está autorizado a difundir o reproducir total o parcialmente esta
información sin autorización previa del Terminal Portuario Paracas S.A. en caso de detectarse en condición fuera de control deberá reportarse
de inmediato al departamento de Sistema Integrado de Gestión.
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6. DESCRIPCIÓN

6.1. Requisitos generales

El analista y/o asistente de compras enviará los documentos al proveedor seleccionado según el Procedimiento
de Selección de Proveedores.

6.2. Actividades previas al desarrollo del servicio

El acceso al Terminal se realiza según el P.ADM.50 “Acceso para usuarios y vehículos a la instalación portuaria”

Los proveedores críticos, que permanecen por más de 5 días en nuestra terminal, reciben de parte de SSOMA
TPParacas una inducción en temas ambientales y temas de seguridad y salud ocupacional.

6.3. Actividades durante el desarrollo del servicio

El Jefe de SSOMA y/o quien él delegue, verifica en campo si el proveedor está cumpliendo con los
procedimientos establecidos por TPParacas. A todos los proveedores que realicen algún tipo de servicio en
nuestras instalaciones se les exigirá que cumplan con la normativa legal en temas de SST y Medio Ambiente.
Además, según aplique tenemos:

Trabajos de alto riesgo: todos los proveedores que realizan este tipo de trabajo deben tener por escrito su
permiso de trabajo de alto riesgo (PETAR) con la firma de autorización del Jefe del área usuaria de TPParacas
para el inicio de los trabajos.

Procedimiento de Respuesta ante Emergencias o flujo de comunicación para emergencias para todos
proveedores críticos.

Proveedores de servicios permanentes o proveedores críticos que permanecen por más de 5 días en nuestras
instalaciones: los proveedores permanentes deben contar con los siguientes documentos:
 Identificación de peligros, evaluación de riesgos y sus controles (IPERC).
 Identificación de aspectos y evaluación de impactos ambientales (IAEI).
 Hojas de seguridad MSDS (si la actividad incluye su uso de productos químicos)
 Si alguno de sus controles, para controlar los riesgos e impactos ambientales, es un procedimiento
escrito, se pedirá que se muestre este documento.

Proveedores críticos que permanecen por 5 días o menos en nuestras instalaciones: los documentos que se
controlarán son:
 ATS (Análisis de trabajo seguro), este documento debe incluir: aspectos ambientales, peligros,
impactos y riesgos así como los controles respectivos y debe estar autorizado por el Jefe de área
usuaria de TPParacas para el inicio de los trabajos.

En caso ocurra que durante la ejecución de los trabajos no se cuente con los documentos antes mencionados,
el área usuaria y/o la jefatura de SSOMA pueden paralizar las actividades.

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6.4. Actividades al finalizar el servicio

En caso se le haya asignado un área para la ejecución de su trabajos, el responsable del servicio coordina con
la empresa contratista y/o proveedor para asegurar que las condiciones del área sean entregadas según las
condiciones iniciales y de ser necesario solicitar la verificación de la jefatura de SSOMA.
La copia de los registros diarios de ATS e IPERC deben ser enviados al área de SSOMA.

6.5. Evaluación y Reevaluación de Contratistas y Proveedores

Es el proceso de evaluación de proveedores, el seguimiento del comportamiento en el tiempo de nuestros

proveedores se debe realizar en el R.P.RH.13.01 Evaluación de Proveedores, conforme al cumplimiento de los
criterios de evaluación, a todo proveedor con Orden de Compra y/o Contrato efectivo en el período de
evaluación.

La evaluación se diferencia en los criterios a evaluar para el caso de proveedores críticos y proveedores no
críticos y en ambos casos el proceso se realizará por lo menos una vez al año. Los responsables de la evaluación
son los responsables del servicio (usuarios) y serán enviadas a la Analista de Compras.

Las evaluaciones realizadas a los proveedores críticos, consideran criterios específicos como calidad, precio,
tiempo de respuesta, etc.

La evaluación se realizará asignando los valores según el siguiente cuadro:

TABLA DE EVALUACIÓN POR CRITERIO DE EVALUACIÓN

PUNTAJE CALIFICACIÓN Calificación de Desempeño RESULTADO
4 puntos Excelente Mayor o igual a 70%
3 puntos Bueno CUMPLE
2 puntos Regular Mayor o igual a 50% y menor
que 70%
0 puntos No cumple Menor que 50% INCUMPLE

Los criterios de evaluación son los siguientes:

FACTOR CRITERIO DE EVALUACIÓN

Cumplimiento de  EXCELENTE (4 puntos): Mejoró las especificaciones técnicas establecidas del
Especificaciones producto y/o servicio adquirido.
Técnicas  BUENO (3 puntos): Cumplió con las especificaciones técnicas establecidas del
producto y/o servicio adquirido.
 REGULAR (2 puntos): Presentó inconformidades pero no son graves, ni se
considera que incumplió la orden de compra/ servicio. Incumplió con alguna de
las especificaciones técnicas establecidas, las cuales son corregidas, por lo que
no se considera que incumplió la orden de compra/servicio.
 NO CUMPLE (0 puntos): La orden de compra/servicio presentó inconformidades
graves y se considera que no cumplió.
Cumplimiento de  EXCELENTE (4 puntos): La entrega del bien/servicio se terminó antes de lo
plazos de entrega estipulado.
 BUENO (3 puntos): La entrega del bien/servicio se culminó según el plazo
establecido.

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 REGULAR (2 puntos): Se entregó posterior al plazo establecido en la orden de

compra/servicio, pero no superior al 20% de la duración del mismo.
 NO CUMPLE (0 puntos): La entrega del bien/ servicio se entregó en fecha
posterior al 20% de la duración del mismo.
Cumplimiento de  EXCELENTE (4 puntos): El proveedor y/o contratistas cumple cabalmente el
las normas de P.ADM.50 Procedimiento acceso para usuarios y vehículos a la instalación
Protección portuaria y normas internas de Protección. Recomienda mejoras.
 BUENO (3 puntos): El proveedor y/o contratistas cumple cabalmente el
P.ADM.50 Procedimiento acceso para usuarios y vehículos a la instalación
portuaria y normas internas de Protección.
 REGULAR (2 puntos): El proveedor y/o contratistas cumple irregularmente el
P.ADM.50 Procedimiento acceso para usuarios y vehículos a la instalación
portuaria y normas internas de Protección durante la ejecución de los trabajos.
 NO CUMPLE (menos de 0 puntos): El proveedor y/o contratistas no cumple con
el P.ADM.50 Procedimiento acceso para usuarios y vehículos a la instalación
portuaria y normas internas de Protección durante la ejecución de los trabajos.
Cumplimiento de  EXCELENTE (4 puntos): El proveedor y/o contratistas cumple cabalmente las
normas SSO normas y reglamentos internos de seguridad durante la ejecución de los
trabajos, como parte de su política interna. Cuenta con un programa propio de
prevención de riesgos establecido y demostrable. Recomienda mejoras para el
sistema de gestión
 BUENO (3 puntos): El proveedor y/o contratistas cumple cabalmente las normas
y reglamentos internos de seguridad durante la ejecución de los trabajos, como
parte de su política interna. Cuenta con un programa propio de prevención de
riesgos establecido y demostrable.
 REGULAR (2 puntos): El proveedor y/o contratistas cumple irregularmente con
las normas y reglamentos internos de seguridad durante la ejecución de los
trabajos. Cuenta con un programa propio de prevención de riesgos.
Ocasionalmente se le debe llamar la atención de algún punto, que corrige
rápidamente.
 NO CUMPLE (menos de 0 puntos): El proveedor y/o contratistas no cumple con
las normas y reglamentos internos de seguridad durante la ejecución de los
trabajos. No cuenta con un programa propio de prevención de riesgos
establecido y no demuestra interés en capacitar a su personal.
Cumplimiento  EXCELENTE (4 puntos): El proveedor y/o contratista cumple con todos los
del sistema de procedimientos y exigencias relativas a las normas ambientales internas de
gestión TPParacas y la legislación vigente, en todas las etapas de trabajo, especificando
ambiental en el contrato u orden de compra.
 BUENO (3 puntos): El proveedor cumple regularmente con los procedimientos y
exigencias relativas a las normas ambientales internas de TPParacas y la
legislación vigente, según lo especificado en el contrato u orden de compra.
 REGULAR (2 puntos): El proveedor y/o contratista cumple de manera parcial con
los procedimientos y exigencias relativas a las normas ambientales interna de
TPParacas y a la legislación vigente, pero requiere de supervisión. Corrige
prácticas erróneas, cuando se le indican, especificado en el contrato u orden de
compra.
 NO CUMPLE (0 puntos): El acuerdo comercial presentó inconformidades graves
y se considera proveedor y/o contratista no cumple con los procedimientos y

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exigencias relativas a las normas ambientales interna de TPParacas y a la

legislación vigente. No logra corregir las malas prácticas aunque se le indique,
especificado en el contrato u orden de compra.

Los proveedores con calificación “NO CUMPLE” serán suspendidos según lo establezca el Gerente de Finanzas
y presentará un plan de mejora para la reevaluación. Al término de la suspensión el proveedor podrá seguir
prestando servicios o productos a TPParacas luego de incorporarse según proceso de selección.

Los proveedores con calificación “REGULAR” serán reevaluados en un plazo no mayor a 6 meses de haber
presentado el plan de mejora.

Si el proveedor es calificado como “REGULAR” y/o “NO CUMPLE” en los factores de cumplimiento de normas
de SSO y/o gestión ambiental y/o cumplimiento de normas de protección se debe realizar una reevaluación.
Además deben presentar su plan de acción al Jefe de SSOMA y/o Coordinador OPIP según sea el caso.

6.6. Comunicación de la Evaluación a los proveedores críticos

Los proveedores y/o contratistas recibirán el resultado de su evaluación y/o reevaluación enviado por el
Analista de Compras.

7. REGISTROS

Nombre del Registro Responsable del Tiempo de

Código
Control Conservación
R.P.RH.13.01 Evaluación de Analista de
2 años
proveedores Compras
R.P.ADM.50.06 Formato de Ingreso
OPIP 1 año
Vehicular
R.P.ADM.50.07 Formato de ingreso
OPIP 1 año
peatonal

8. ANEXO

Anexo N°1: Descripción de los documentos a solicitar durante los trabajos realizados

Matriz IPERC y matriz IAEI: Se desarrollarán en los formatos propios de la empresa contratista.
La aprobación de las matrices IPERC e IAEI, deben ser por el responsable SSOMA y supervisor de servicio de la
contratista y validados por el Jefe SSOMA TPParacas de acuerdo a lo establecido el P.RH.11 Procedimiento
IPERC y P.RH.25 Procedimiento IAEI, proporcionado previamente por su administrador de contratos.

Permisos Escritos de Trabajo Seguro (PETAR): Deben ser autorizados por supervisor de servicio, responsable
SSOMA de la contratista, Jefatura del área usuaria del Servicio de TPParacas, para el inicio de las labores y
deben estar publicados en un lugar visible y cercano al área de trabajo.
La jefatura de SSOMA de TPParacas debe realizar la inspección del trabajo para verificar el cumplimiento de lo
establecido en el registro y debe colocar el visto bueno en señal de conformidad.
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Entiéndase trabajo de alto riesgo a:

- Trabajo en Altura: toda labor o desplazamiento que se realice a la una altura de 1.50 metros o más con
riesgo de caída.
- Trabajo en caliente: Es aquel que involucra la llama abierta generada por trabajos de soldadura, chispas
de corte, esmerilado y otros afines, como fuente de ignición en áreas con riesgos de incendio.
- Trabajo con fuentes de energía: Es aquel que realizada en contacto con alguna fuente de energía tipo
eléctrica, mecánica, hidráulica, neumática, térmica, química u otra energía.
- Otros trabajos: Si los trabajos no involucra los trabajos de alto riesgo (altura, caliente, energía), la
empresa contratista o proveedor, después de evaluar la tarea asignada podrá hacer uso del PETAR
cuando considere un potencial de perdida como por ejemplo en el izaje de cargas, materiales peligrosos
u otros trabajos.

Charlas en SSOMA: Las empresas contratistas y proveedores antes de comenzar las tareas asignadas debe
reunirse con su personal para coordinar sus actividades del día y realizar las charlas SSOMA para crear
conciencia sobre la importancia en la gestión SSOMA. Se debe remitir una copia al área SSOMA TPParacas S.A.
y siempre deben ser dadas antes de iniciar la jornada laboral.

Los temas tratados deben incluir como mínimo:

- La identificación de peligros, evaluación de riesgos y sus controles (IPERC) y la identificación de

aspectos ambientales, evaluación de impactos (IAEI) de las tareas que se ejecutarán.
- Revisión de tareas diarias programadas y descritas en el PET o ATS
- Reforzamiento en la aplicación de las disposiciones en seguridad y medio ambiente
- Revisión de los incidentes ocurridos en las últimas 24 horas

Inspecciones y auditorias de seguridad: las empresas contratistas y proveedores ejecutaran periódicamente

inspecciones SSOMA durante la ejecución de las tareas asignadas, a fin de asegurar las condiciones adecuadas
y prevenir actos y condiciones sub estándares

Así mismo, deben atender las inspecciones y auditorías internas y participar en las auditorías externas de
TPParacas y/o entidades del gobierno (APN, OSITRAN entre otros)

Las observaciones detectadas y/o oportunidades de mejora durante las inspecciones y auditorias deben ser
tratadas oportunamente por la empresa contratista o proveedor en coordinación con el administrador de
contrato.

Respuesta ante emergencias: Debe describir en forma ordenada y coherente las responsabilidades, recursos,
estrategias y procedimientos a emplear para estar preparados frente a la potenciales emergencias antes,
durante y después de ocurrido el evento. Este plan debe ser difundido a su personal antes de iniciar con las
tareas asignadas guardando registro de las mismas.

La empresa contratista y proveedor que realizan trabajos de gran envergadura, deben realizar simulacros de
acuerdo a las situaciones de emergencia identificadas para sus tareas, así mismo también deberán participar
en los simulacros de TPParacas programados durante la ejecución del servicio.

En caso de presentarse una situación de emergencia las empresas contratistas o los proveedores podrán hacer
uso de la línea de emergencia CCTV de TPParacas: 981 986 747 o Anexo 470, disponible las 24 horas.

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Reporte de incidentes/accidente: La empresa contratista y proveedor deben reportar a la jefatura de SSOMA

y al Responsable del Servicio todo incidente/ accidente ocurrido durante la ejecución de las tareas asignadas
según procedimiento P.RH.12 Reporte, comunicación e investigación de accidentes y/o incidentes.

La empresa contratista y proveedor previo análisis, ejecutarán las acciones preventivas y/o correctivas
necesarias para mitigar los riesgos/impactos generados.

Para los proveedores de servicios permanentes críticos que permanecen por más de 5 días en nuestras
instalaciones: El responsable SSOMA de la empresa contratista que brinde servicios permanentes debe
presentar mensualmente sus indicadores de seguridad y salud ocupacional al Jefe SSOMA de TPParacas.

Manejo de Residuos Sólidos: Es responsabilidad de todas las empresas contratistas y proveedores mantener
limpias y ordenadas todas las áreas designadas para la ejecución de sus trabajos y efectuar la correcta
segregación de los residuos sólidos (RRSS) considerando lo establecido en “Instrucción de manejo de residuos”.

Los residuos sólidos generados serán ingresados al almacén central de residuos, únicamente con autorización
de la Gerencia de Administración.

9. CONTROL DE CAMBIOS

Títulos / Capítulos Descripción del cambio Sustento del cambio

Versión inicial Versión inicial Versión inicial

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