COOK BOOK Nº12

Uso de EXCEL para manejo de datos en laboratorios

Este COOK-BOOK no pretende proporcionar una guía exhaustiva sobre cualquier uso
imaginable de Excel en laboratorios pero mostrará algunos obstáculos importantes y
algunos buenos consejos para evitarlos – cualquiera de los cuales requerirá estudios
más extensos y detallados para conseguir un total conocimiento.

Áreas de aplicación – múltiples posibilidades excitantes y desafiantes, pero con

cuidado

Cálculos
El Excel se usa en la mayoría de laboratorios como una herramienta primaria de
cálculo – especialmente para aquellos cálculos llevados a cabo rutinariamente y
construidos bajo plantillas de aplicación fijas (desafortunadamente con el
usuario a menudo sin tener idea de lo que realmente pasa). Es importante usar
las muchas funciones y facilidades de Excel (incluidos cálculos más avanzados
con ayuda de macros) de un modo controlado, sistemático y consciente.
Estadística
El Excel puede realizar fácilmente un grupo especial de cálculos como son las
estimaciones y pruebas estadísticas, etc. El riesgo está sin embargo en que la
gente sólo escoja una herramienta de las funciones sin saber si es la correcta
para el fin y sin el conocimiento para evaluar los resultados correctamente
(desafortunadamente la función de AYUDA no está muy bien elaborada o es
realmente útil). El uso de Excel para estadística requiere no obstante un
conocimiento básico de la teoría estadística y condiciones previas.
Análisis de datos
El Excel se crea para manejar y organizar de otro modo grandes cantidades de
datos, no sólo para cálculos básicos y estadísticos sino también para organizar y
categorizar los datos resaltando cualquier congruencia entre datos, tendencias
o efectos de factores de influencia. La herramienta más reciente para este fin
son las Tablas Pivot y gráficos relacionados pero como siempre un buen análisis
conlleva una planificación buena y cuidadosa de la configuración completa
antes de introducir los datos.
Ilustración
El Excel tiene al menos 100 tipos diferentes de gráficos para ayudarle a ilustrar
datos y acentúar posibles congruencias entre los conjuntos de datos – y que
pueden ser fácilmente establecidas al usar el Wizard que está integrado. La
mayoría de las opciones son, aunque generalmente no, relevantes para ilustrar
los datos del laboratorio, por lo tanto, asegúrese de escoger y configurar el

1 Febrero 2013
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gráfico correcto (p.ej.: curva de calibración) para el fin que verdaderamente

representa los datos reales y que no lleve a malos entendidos en lugar de a la
mejor compresión de losmismos.
Almacenaje
El Excel es una base de datos espléndida para recoger y almacenar incluso
cantidades de datos relativamente grandes, es más el programa tiene un
número de funciones/funcionalidades para la introducción, clasificación,
filtrado, extracción, recuperación y búsqueda de datos en la base de datos. En
el laboratorio, esto es lo más relevante para los datos que se
generan/acumulan repetidamente en el tiempo, junto con toda la información
necesaria para posterior tratamiento y evaluación. Pero lo que podría, en un
primer vistazo, parecer una tabla bonita y nítida para recoger datos e
información no es necesariamente el modo óptimo de organizar datos en
Excel!
Automatización
Muchos empleados en los laboratorios perciben elExcel como si fuera una caja
negra, dónde ellos escriben datos y con sólo presionar “Calcular” el programa
automáticamente lleva los datos a otras partes del libro de trabajo, hace
algunos cálculos, presenta los resultados, evalúa y comenta éstos en relación
con las condiciones preestablecidas, etc., etc. Alguien (quizás incluso hace
años) ha configurado una aplicación que hace el trabajo al usar todas las
sofisticadas funcionalidades dentro de Excel pero el usuario diario puede no
entender lo que está sucediendo en realidad, cómo puede cambiarse el
procedimiento – y qué pasa si las condiciones de los cálculos reales y la
evaluación fallan …?
Presentación
El Excel no es un gran editor de textos pero tiene una caja de herramientas casi
interminable para configurar formatos de texto, orientación, fondos y colores,
etc. de los datos en tablas y gráficos antes que el resultado pueda finalmente
imprimirse como un bonito informe. Los laboratorios que tienen que dar
mensajes e información claros que se usarán como base para tomar decisiones
importantes, deben usar con cuidado estas muchas opciones para adornar la
presentación para apoyar y resaltar el contenido de un informe y no para robar
la visión global enturbiando la comprensión del mensaje real.

2 Febrero 2013
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EXCEL es una herramienta fantástica para el manejo de datos – también en el

laboratorio de ensayos (aunque no desarrollada especialmente para tal finalidad) –
sino toma alguna política intencionada en el laboratorio para sacar el máximo de un
modo eficiente, fiable y seguro

Por ejemplo: al implantar los siguientes consejos/principios

Planificación – un esfuerzo bien gastado antes de comenzar

Alguna afirmación de que la “regla 80/20” es también válidapara establecer una

aplicación de hoja de cálculo nueva – p.ej.: uso del 80% del tiempo para planificar el
uso de papel y pluma y entonces el 20% para más tarde, escribir en realidad la
aplicación en el ordenador! Como …

Qué datos tiene que ser manejados y cómo se introducen en Excel

(transferencia, importación, tecleando)
Qué cálculo necesita ser hecho, cuáles son las fórmulas y qué entradas son
necesarias (incluidas constantes)
Cómo debe presentarse el resultado y hay algunos requisitos especiales en
relación con aseguramiento de la calidad y documentación?
Va la aplicación ser usada rutinariamente – o sólo en un caso especial – y quién
va a manejarla?
Si el propósito es almacenar y organizar datos una tabla adecuada (“lista”) debe
establecerse antes de introducir los datos … entre otros.

Configurar aplicaciones – para ser usadas por más de un necio en el laboratorio

Piensa en la utilidad de una aplicación Excel al, por ejemplo:

Hacer claro donde la entrada de datos debe hacerse y cómo

Hacer uso de una aplicación autoexplicativa de Excel (al nivel dónde el usuario
diario necesita entender la funcionalidad real de la hoja de cálculo)
Usar celdas nombradas y rangos de celdas que hacen fórmulas más fácil para
leer y entender más tarde.
Ocultar (si es posible) algunos cálculos de respaldo en áreas de celdas ocultas
de hojas de cálculo específicas
Construir automatismos (al usar funciones lógicas, formato condicional,
validación de datos – y si son relevantes incluso funciones de matriz y macros)
dónde no discrepan los juicios lógicos de los usuarios y necesitan actúar
individualmente

3 Febrero 2013
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Guardar un resumen de grandes cantidades de datos al dividirlos en archivos y

hojas diferentes – y al vincularlos de modo conveniente ( … que al mismo
tiempo posiblemente reducirán consumo de tiempo para cálculos)
Asegurar (proteger) celdas/rangos/hojas antes de almacenar la aplicación
cómo un plantilla de uso futuro … entre otros

Documentación – el irritante, consumidor de tiempo pero valioso trabajo de papeleo

Además de ser una parte requerida por cualquier sistema de aseguramiento de la

calidad bajo el que las aplicaciones de Excel se usan, se puede probar el ser de
importancia crucial para el empleo diario que la funcionalidad de una aplicación dada
esté bien documentada. No menos cuando el colega quien desarrolló fórmulas y otras
funcionalidades no está disponible nunca más. Excel tiene un número de
características más o menos elegantes para esto

Escribir texto explicativo en las celdas adyacentes a las formulas (uso por
ejemplo del editor de ecuaciones para mostrar las fórmulas actuales)
Usar la herramienta de comentarios para escribir texto explicativo al contenido
de las celdas
Hacer una copia impresa del hoja de trabajo en modo “mostrar fórmulas”…
entre otros.

Aseguramiento de la Calidad – también las hojas de cálculo deben obligar a seguir las
reglas

Como parte de un completo proceso de ensayo del laboratorio, integrado y muy

importante, la herramienta de cálculo en el formato Excel debe, por supuesto, ser un
recurso de las actividades de aseguramiento de la calidad, como validación,
documentación , etc.

Probar la funcionalidad de una aplicación con cálculos comprobados

manualmente
Usar (si es necesario) los servicios integrados de cálculos paso a paso y
seguimiento de errores
Rastros de auditoría de correcciones en hojas de cálculo no están
desafortunadamente incluidas en servicios de Excel, pero deben establecerse al
crear macros especiales.

(Una parte del aseguramiento de calidad alrededor del uso de Excel será por supuesto
formular y seguir la política y los procedimientos escritos; ver lo siguiente)

4 Febrero 2013
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Política/procedimientos – el laboratorio debe tener control total del uso esta

herramienta poderosa

Muchos empleados se encuentran trabajando con Excel y desarrollan nuevas y

mejores aplicaciones un interesante – e incluso divertido – desafío, que por supuesto
puede ser visto como positivo pero al mismo tiempo puede crear muchos problemas
en relación a controlar el uso real y congruente de Excel en el laboratorio. Para todos
los usos de Excel para manejo de datos en un laboratorio de ensayos es crucial que el
laboratorio haya establecido su propia política y procedimientos relevantes para seguir
(limitar) la tentación a desarrollar aplicaciones en toda clase de direcciones
caprichosas. Esto debe/puede cubrir asuntos como …

Quién es responsable para desarrollar (y revisar) las aplicaciones para manejo

de datos en el laboratorio?
Para qué propósitos se usa Excel en el laboratorio?
Cómo (y a qué nivel) son los libros de Excel seguros?
Cómo se tratan las estadísticas en el laboratorio? … entre otros.

Formación – tú puedes siempre aprender alguna cosa más sobre Excel

Excel es visto a menudo como una herramienta que la gente puede adoptar fácilmente
por ellos mismos. Aunque a menudo es ventajoso para la organización en el
laboratorio si el personal consigue formación específica en el uso de Excel para
aplicaciones de laboratorio (muchas de las funcionalidades específicas, funciones y
modos de desarrollar una aplicación en hoja de cálculo relevante para los laboratorios
no se enseña en cursos normales de Excel.

5 Febrero 2013