INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO VIDA

NUEVA

SEDE MATRIZ

TECNOLOGÍA SUPERIOR EN ADMINISTRACIÓN

ASIGNATURA: OFIMÁTICA

CÓDIGO: 20214541

NIVEL: PRIMERO

JORNADA: EN LINEA

TEMA:

DESARROLLO DE APLICACIONES CON OFFICE

AUTOR/ES:

MOPOSITA JOSE

DOCENTE:
ING. LUIS TOCA

OCTUBRE 2020 – MARZO 2020

QUITO – ECUADOR
 INDICE
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................. 3
OBJETIVOS ................................................................................................................................. 4
OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................... 4
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................................ 4
MARCO TEÓRICO ...................................................................................................................... 5
MICROSOFT WINDOWS............................................................................................................. 5
GMAIL ........................................................................................................................................ 5
MICROSOFT WORD ................................................................................................................... 6
MICROSOFT POWER POINT ....................................................................................................... 7
MICROSOFT EXCEL .................................................................................................................... 7
TABLAS DINÁMICAS EN EXCEL .................................................................................................. 8
MICROSOFT ACCESS .................................................................................................................. 9
TABLAS .................................................................................................................................... 10
CONSULTAS ............................................................................................................................. 10
FORMULARIOS ........................................................................................................................ 11
INFORMES ............................................................................................................................... 11
DESAROLLO / RESULTADOS OBTENIDOS ........................................................................ 12
ELABORACION DE BASE DE DATOS ......................................................................................... 12
ELABORACION DE FORMULARIOS ........................................................................................... 15
ELABORACION DE CONSULTAS ............................................................................................... 20
CONCLUSIONES ...................................................................................................................... 22
REFERENCIAS .......................................................................................................................... 23
BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................................... 23
 RESUMEN EJECUTIVO

El presente informe tiene como objetivo exponer de manera clara y concisa el

correcto manejo de Access para la elaboración de bases de datos, formularios y consultas,
ya que en ocasiones podrán encontrar una base de datos en Access cuyas maneras de
organizar la información no son perceptibles para nosotros, una de las más eficientes y
sencillas de hacerlo es mediante la utilización de Access.

El manual de Access permite almacenar y organizar datos para que luego se logre
administrarlos y realizar con ellos diversas tareas de acuerdo con nuestras necesidades de
información y análisis, una base de datos se define como una colección de datos
organizados sistemáticamente en formato de tablas. Estas permiten generar nueva
información a partir de dichos datos y a través de diversos procesos, haciendo uso de
campos y registros.

Para una mejor explicación de Access un programa puede almacenar y manejar

grandes cantidades de datos que permiten la búsqueda rápida de todo tipo de dato e
información indispensable en las labores, el programa permite generar, analizar y crear
informes en una manera muy sencilla y lo mejor es que no necesita conocimientos previos
de programación para hacerlo.

Es fácil de utilizar desde la entrada de datos hasta la impresión. Si se utiliza

Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base
de datos, dentro de este archivo se tendrá que dividir los datos en contenedores de
almacenamiento separados denominados tablas, en Access puede ver, agregar y actualizar
los datos en las tablas mediante formularios; puede buscar y recuperara solamente los
datos que necesite mediante consultas; y además podrán analizar o imprimir los datos con
el formato deseado mediante informes, así logrando explicar y tener una idea clara sobre
un manual en Access para la elaboración de bases de datos.
 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Elaborar bases de datos partiendo de una empresa para prender el uso de Access y
de sus herramientas con el objetivo de un mejoramiento tecnológico para crear los
formularios de todas las tablas y poder entender la comunicación entre el usuario y la
aplicación de bases de datos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Obtener los conocimientos básicos y precisos de cada aplicación con sus

diferentes elementos permitiéndonos el uso adecuado para cada uno de ellos.
 Desarrollar cada herramienta ofimática que se conoce para la ayuda y
facilitación de trabajos académicos, laborales u otras y así adquirir un buen
resultado en las actividades que se realizará.
 Utilizar todas las herramientas adquiridas durante el proceso de aprendizaje y
así dominar cada aplicación y sus elementos que las componen.
 MARCO TEÓRICO

MICROSOFT WINDOWS

Windows es una palabra del idioma inglés que significa “ventana”. Su

utilización en español, en cambio, está casi exclusivamente vinculada a un sistema
informático desarrollado por la empresa Microsoft y comercializado desde 1985.

Microsoft Windows es un sistema operativo, es decir, un conjunto de programas

que posibilita la administración de los recursos de una computadora. Este tipo de
sistemas empieza a trabajar cuando se enciende el equipo para gestionar el hardware a
partir desde los niveles más básicos.

Es importante tener en cuenta que los sistemas operativos funcionan tanto en las
computadoras como en otros dispositivos electrónicos que usan microprocesadores
(teléfonos móviles, reproductores de DVD, etc.). En el caso de Windows, su versión
estándar funciona con computadoras, aunque también existe una versión para teléfonos
(Windows Mobile).

Figura 1 Recuperado concepto definición de Windows

(2017)

GMAIL

Gmail es un servicio de correo electrónico gratuito proporcionado por

la empresa estadounidense Google, Inc. a partir del 1 de abril de 2004. Tras más de
cinco años, el 7 de julio de 2009, el servicio de Gmail, junto con Google Calendar,
Google Docs. (ahora integrado en Google Drive), Hangouts y Google Buz (cerrado),
dejaron su calidad de Beta y pasaron a ser considerados productos terminados.

En noviembre de 2012, Gmail logró superar a Outlook de Microsoft (el servicio

de correo electrónico más utilizado hasta esa fecha) en cuanto a número de usuarios
registrados a nivel global. En junio de 2012, su número de usuarios se estimaba en unos
425 millones.23 En mayo de 2014, Gmail superó las mil millones de descargas en
dispositivos Android.4

Los documentos sobre el entramado de vigilancia mundial filtrados en 2013 y

2014 apuntan a que Gmail es uno de los objetivos de las agencias de inteligencia para
la captación masiva de datos (ver sección: violación de privacidad).

Figura 2 Recuperado de wiki/Gmail (2013)

MICROSOFT WORD

Microsoft Word es un software informático procesador de texto, de los más

utilizados a la hora de trabajar con documentos digitales en la actualidad.
¿Cómo surgió Word? Word es un programa de tratamiento de texto que nació de la
mano de IBM alrededor del año 1981.
El Word es un programa que está prácticamente presente en todos los equipos de las
personas que tengan computadora a su disposición siendo éste un procesador bastante
simple. Este programa pertenece al Paquete Office (así como el Microsoft Excel para
el manejo de planillas de cálculo) de todas las computadoras que tengan instalado
Microsoft Windows como sistema operativo.

Figura 3 Recuperado de imagen sobre Microsoft Word (2010)

 Vida Nueva
MICROSOFT POWER POINT

Power Point es un software cuya finalidad se orienta a la generación de presentaciones

que incluyen texto, gráficos, animaciones, etc.; forma parte del conjunto de aplicaciones
que integran al paquete denominado Microsoft Office. La aplicación se hizo famosa por su
utilidad en distintos contextos, como por ejemplo el educativo o el corporativo; en efecto,
mediante Power Point es posible dar a conocer a una audiencia un determinado tópico
de un modo ordenado, didáctico y accesible. Este tipo de utilidad da cuenta de un nicho
muy específico, pero no por eso menos importante; con Power Point, este tipo de
situaciones comunicacionales fueron enormemente simplificadas, ahorrando en
consecuencia una enorme cantidad de tiempo.

Figura 4 Recuperado de González-Tortosa, J. (2006). Estética y

dinámica visual de la presentación científica

MICROSOFT EXCEL

Excel es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se

trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus
funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de
cálculo.
La primera incursión de Microsoft en el mundo de las hojas de cálculo (que permiten
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manipular datos numéricos en tablas formadas por la unión de filas y columnas) tuvo lugar
en 1982, con la presentación de Multiplan. Tres años más tarde llegaría la primera versión
de Excel.
Ante la demanda de una compañía que ya comercializaba un programa con el nombre
de Excel, Microsoft fue obligada a presentar su producto como Microsoft Excel en todos
sus comunicados oficiales y documentos jurídicos.
Microsoft presentó en 1989 su primera versión de Office, una suite ofimática
(conjunto de programas que son útiles en las tareas de oficina) que incluía Excel, Word
(un procesador de textos) y PowerPoint (una aplicación para la creación de presentaciones
multimediales).

TABLAS DINÁMICAS EN EXCEL

Junto a las funciones, las tablas dinámicas son una de las características de Excel que
más juego dan para trabajar con hojas de cálculo.

A diferencia de las tablas por defecto, las tablas dinámicas sirven para filtrar y
destacar datos de una hoja de cálculo de manera versátil.
Para entendernos, las tablas dinámicas nos dan una mejor perspectiva de una tabla repleta de
datos monolíticos.
Convertir una tabla normal y corriente en tabla dinámica es tan fácil como seleccionar
la tabla o las columnas y filas que se quiere aprovechar y desde Insertar pulsar en Tabla
dinámica.
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Figura 5 Recuperado de sobre el cálculo de Excel (2008)

MICROSOFT ACCESS

Access es una palabra inglesa que puede traducirse como “acceso”. El uso más
habitual del término en nuestra lengua está vinculado a un programa informático
desarrollado por la empresa estadounidense Microsoft.
Access, o Microsoft Access, es un software que permite gestionar una base de datos. El
programa forma parte de Microsoft Office, un paquete de aplicaciones que permiten realizar
tareas de oficina.
La primera versión de Access fue lanzada en 1992. A partir de entonces se sucedieron
diversas versiones que incrementaron la funcionalidad del software. Actualmente, Access
es un programa utilizado para la gestión de datos a través de informes y consultas, que
incluso puede importar información creada con otros softwares (como Microsoft Excel).
(Marín, G. P., González)

Figura 6 Recuperado de Microsoft Access (2012).

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TABLAS
Es la forma más simple, en ellas almacenamos los datos de forma estructurada.

CONSULTAS
De las tablas, si queremos, podemos extraer información filtrada según nuestras
necesidades, o actualizar algunos datos concretos, o eliminar ciertos registros que cumplan
una determinada condición. Para todo es y mucho mas se usan las consultas.
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FORMULARIOS
Esta es la parte más amigable de nuestra base de datos. Usamos los formularios para
trabajar con la base de datos, estos están vinculados a las tablas y nos ofrecen una forma más
práctica y bonita, según el gusto y el empeño que le ponga el usuario, para trabajar con
nuestra información.

Microsoft Access nos proporciona herramientas suficientes para incluir textos,

botones, imágenes y muchas más cosas, además de ofrecernos plantillas y temas que nos
cambian todos los colores y tipos de letras de nuestros formularios con apenas unos clics.

INFORMES
Y como máximo exponente tenemos los informes que podemos configurar a nuestro
gusto y antojo, con los datos que nos apetezca, colores, gráficas y posición de los mismos
según nos plazca.
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Hay muchas mas opciones, aquí solo he querido resumir las mas relevantes.

Si estás interesado en aprender mas visita nuestro blog y verás algunos tutoriales que
te pueden dar mas luz sobre esta herramienta.

DESAROLLO / RESULTADOS OBTENIDOS

ELABORACION DE BASE DE DATOS
Para crear una nueva base de datos debemos:

Hacer clic sobre la opción Nuevo del Menú Archivo que aparece a la derecha de la
pantalla.
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Selecciona la opción Base de datos en blanco.

A continuación, aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

Aquí deberás indicar el Nombre de archivo de la base de datos

Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botón

Buscar ubicación .
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Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base de
datos que estamos creando y el lugar donde se guardará.

 Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.

 En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos
poner a la base de datos.
 Hacer clic sobre el botón Aceptar.
 Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla de Introducción
a Microsoft Office Access.
 En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá la ruta y el
nombre que escogiste. Pulsar el botón Crear para crear la base de
datos.
 Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual
 Access asignará la extensión .ACCDB.
 Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas
empezar a rellenar sus datos.

 Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que

todos los demás objetos se crean a partir de éstas.
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 Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración,

desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados
dentro de la base de datos.
En principio sólo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access creará por

defecto. Puedes ocultarlo haciendo clic en el botón Ocultar .

Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué Forma.

ELABORACION DE FORMULARIOS
Para crear un formulario tenemos varias opciones. Podemos acceder a todas ellas desde la
pestaña Crear:

 Formulario
consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos
de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de Navegación.

 Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Diseño y tenemos que
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ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se
suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un
autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar
el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos
más adelante cómo modificar el diseño de un formulario.

 Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin contenido, pero en vez
de abrirse en Vista Diseño como la anterior opción, se abrirá en Vista Presentación.
Esta vista ofrece ventajas, como poder incorporar datos simplemente arrastrando el
objeto (consulta, informe, tabla...) desde el Panel de Navegación.
 Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creación del formulario.

 Navegación te permite crear un formulario dedicado a la navegación,

que simula la estructura típica de menús de una página web. Podrás
elegir entre seis diseños distintos.

 Más formularios despliega un menú con otros tipos de formularios disponibles, como
gráfico dinámico, tabla dinámica, hoja de datos o el formulario dividido.
El asistente para formularios

Esta es la modalidad más sencilla y dirigida de creación de formularios.

El asistente se inicia desde la pestaña Crear > grupo Formularios > botón Asistente para
formulario. Esta es la primera ventana:

En ella elegimos en qué tabla o consulta se basará el formulario y los

campos que queremos incluir en él.

Para elegir el origen (tabla o consulta), lo seleccionamos del desplegable superior. Si

queremos sacar datos de más de una tabla lo mejor es crear una consulta previamente que
convine los datos y luego crear el formulario sobre ella.

A continuación, seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el

campo y pulsando el botón o simplemente haciendo doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de la lista de

campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón o
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón .

Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece
la siguiente pantalla:

En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del formulario. Al seleccionar
una opción de formato aparecerá a su izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa
distribución.

A continuación, pulsamos el botón Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver a

continuación...
En esta ventana el asistente nos pregunta el título del formulario, este título también será el
nombre asignado al formulario.

En anteriores versiones disponíamos de un paso previo que nos permitía incorporar cierto
estilo utilizando las distintas opciones de diseño disponibles. En Office 2010 se opta por
eliminar este aspecto estético en la propia creación del formulario. Será más adelante cuando
lo manipularemos para incorporar estilos, utilizando los temas disponibles.

Antes de pulsar el botón Finalizar podremos elegir entre:

 Abrir el formulario para ver o introducir información en este caso veremos el resultado
del formulario preparado para la edición de registros.

 bien, Modificar el diseño del formulario, si seleccionamos esta opción aparecerá la

 vista Diseño de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario.

ELABORACION DE CONSULTAS

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:

Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. Hacer clic en el botón Diseño
de Consulta en la pestaña Crear:

También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la
imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.

Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo
El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla como definimos en el
apartado anterior.

Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos más adelante.

Nosotros explicaremos detenidamente la opción Diseño de consulta que te permitirá crear

cualquiera de las anteriores por ti mismo.

Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará
los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar. Si
queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas. Finalmente
hacer clic sobre el botón Cerrar
 CONCLUSIONES

 Obtenido los conocimientos básicos y precisos de cada aplicación con sus diferentes
elementos se puede permitir el uso adecuado para cada uno de los elementos de Microsoft.

 Desarrollado cada una de las herramientas de ofimática que se conoce para obtener la ayuda
y facilitación de trabajos académicos, laborales u otras y así adquirir un buen resultado en
las actividades que se realiza diaria mente en empresas.

 Utilizado todas las herramientas que se ha adquirido durante el proceso de aprendizaje y así
se ha logrado dominar cada aplicación y sus elementos que las componen dentro de
Microsoft.
 REFERENCIAS

BIBLIOGRAFÍA

 A., M. S. W., & Espinoza, M. S. J. L. (2005). Programación Visual Basic (VBA)

para
 Excel y Análisis Numérico. Escuela de Matemática. Instituto Tecnológico de
Costa Rica.melot, M.
 Faulín, J., & Juan, Á. A. (2011). Programación lineal y programación lineal
entera con Excel y Lindo. (2016). VBA Excel 2016: Programación en Excel:
Macros y lenguaje VBA. Ediciones ENI.
 Marín, G. P., González, X. V., & Rodríguez, K. C. (2016). Utilización de
Microsoft Excel en un taller de orbitales atómicos con docentes de ciencias
exactas y naturales. Innovaciones educativas, 18(24), 5-18.
 López Fernández, A. G., Cruañas Sospedra, J., Salgado Friol, A., Lastayo
Bourbón, L., & Rodríguez Téllez, V. (2009). Microsoft Excel y la Estadística.
Revista Habanera de Ciencias Médicas, 8, 0-0.