Me siento más confiado que nunca de

que el poder para salvar el planeta

descansa en el consumidor individual.
-Denis Hayes.
 SENA- SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
CGA-CENTRO DE GESTIONN ADMINISTRATIVA

TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES

ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA
LEGISLACIÓN VIGENTE II

12645: FORTALECIMIENTO A LAS MICROEMPRESAS DE BOGOTÁ

EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y CONTABLES

INSTRUCTORA
OLGA LUCÍA SIERRA GÓMEZ

ENTREGABLE FINAL

APRENDICES
SARA VALERIA CARO MEDINA
KAREN ALEJANDRA CADENA GIRAL
PILAR SMITH CASTRO ISAZA
LAURA DANIELA HERNÁNDEZ VIZCAYA
PAULA ANDREA VELOZA JARAMILLO

FICHA: 1829121

TRIMESTRE II, 2019

BOGOTÁ D.C, 5 DE JULIO DE 2019

 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN............................................................................................................................................................. 3
OBEJETIVOS................................................................................................................................................................... 3
CARTA............................................................................................................................................................................. 4
DEFINICIÓN................................................................................................................................................................ 4
CARACTERÍSTICAS................................................................................................................................................... 4
USO............................................................................................................................................................................. 4
PLANTILLA PARA ELABORAR CARTAS ESTILO BLOQUE SEGÚN LA GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC185...7
PLANTILLA PARA ELABORAR CARTAS ESTILO SEMIBLOQUE SEGÚN LA GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA
GTC185............................................................................................................................................................................ 9
CIRCULAR..................................................................................................................................................................... 11
DEFINICIÒN.............................................................................................................................................................. 11
CARACTERISTICAS................................................................................................................................................. 11
USOS......................................................................................................................................................................... 11
PLANTILLA PARA ELABORAR CIRCULAR ESTILO BLOQUE EXTREMO SEGÚN LA GUÍA TÉCNICA
COLOMBIANA GTC185................................................................................................................................................. 11
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS..............................................................................................................................14
DEFINICIÓN CONSTANCIAS................................................................................................................................... 14
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN....................................................................................15
PLANTILLA PARA LA ELEBORACIÓN DE LA CONTSNACIA SEGÚN LO ESTABLECIDO POR LA GUIA TECNICA
COLOMBIANA GTC185................................................................................................................................................. 17
PLANTILLA PARA LA ELABORACIÓN DEL CERTIFICADO SEGÚN LO ESTABLECIDO POR LA GUIA TECNICA
COLOMBIANA GTC188...................................................................................................¡Error! Marcador no definido.
MEMORANDO............................................................................................................................................................... 21
DEFINICIÓN.............................................................................................................................................................. 21
USOS......................................................................................................................................................................... 21
DESTINATARIO Y REMITENTE............................................................................................................................... 21
PRIMERA OPCIÓN................................................................................................................................................... 21
SEGUNDA OPCIÓN.................................................................................................................................................. 21
TERCERA OPCIÓN................................................................................................................................................... 21
PLANTILLA PARA ELABORAR MEMORANDOS ESTILO BLOQUE EXTREMO SEGÚN LA GUÍA TÉCNICA
COLOMBIANA GTC185................................................................................................................................................. 22
PLANTILLA PARA ELABORAR MEMORANDOS ESTILO BLOQUE SEGÚN LA GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA
GTC185.......................................................................................................................................................................... 24
PLANTILLA PARA ELABORAR MEMORANDOS ESTILO SEMIBLOQUE SEGÚN LA GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA
GTC185.......................................................................................................................................................................... 26
ACTA.............................................................................................................................................................................. 28
DEFINICIÒN DE ACTA.............................................................................................................................................. 28
CARACTERÌSTICAS................................................................................................................................................. 28
PLANTILLA PARA ELABORAR ACTAS SEGÚN LA GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC185...................................29

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 INTRODUCCIÓN

Por medio de la cartilla que se presenta a continuación se evidencia la correcta

elaboración de los documentos empresariales, tales como carta, circular, constancia,
certificado, memorando y acta, tomando como referencia la Guía Técnica Colombiana
(GTC 185).

La realización de este documento busca de mostrar la apropiación de los conocimientos

adquiridos en la formación, así como cumplir con los parámetros establecidos por el
proyecto ejecutor 12645, el cual tiene como objetivo poner en práctica las capacidades
de cada aprendiz y su habilidad de trabajar en grupo.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL
Brindarle información oportuna al micro empresario, sobre los documentos necesarios
en la organización junto con su correcta elaboración, basándose en la normatividad
como en la Guía Técnica Colombiana (GTC 185).

OBJETIVO ESPECIFICO

 Elaborar los diferentes tipos de documentos, sus partes y los estilos en los que
estos se pueden presentar.

 Identificar el uso de adecuado de cada documento teniendo en cuenta el objetivo

de este y las características especificadas en la GTC 185.

 Implementar el uso adecuado de la ortografía y gramática, cohesión y coherencia

a la hora de redactar o transcribir información en un documento.

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 CARTA
DEFINICIÓN
La elaboración y expedición de cartas está a cargo de funcionarios o empleados
autorizados mediante actos administrativos o en cumplimiento de sus funciones,
establecido en el acuerdo 060 del AGN, de octubre de
2001.
Para las cartas externas se recomiendan elaborarse en
formato carta, oficio o A4, con el respectivo logo de la
organización, membrete y pie de página. Para las cartas
internas se recomienda que vaya únicamente con logo,
membrete y pie de página en la primera hoja, las demás
solo con el logo.

CARACTERÍSTICAS
El objetivo fundamental de la carta u oficio es el de informar y persuadir a su
destinatario, para llevar a cabo esto se recomienda:
 Se debe tratar un solo tema por comunicación.
 Se debe redactar de forma clara precisa y concisa.
 Usar tratamiento respetuoso y cortes.
 Se redacta en primera persona del plural y usar el tratamiento de “usted” en
singular o plural.
 Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
 Manejar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.
 Distribuir adecuadamente el texto de acuerdo a la extensión de la hoja para una
mejor presentación.
USO
 De acuerdo a los objetivos la carta tiene los siguientes usos:
 Informa sobre un hecho, expresa necesidades o hace solicitudes.
 Permite regula o aclara una situación.
 Dar una respuesta a una comunicación recibida.
 Impugnar o corregir una situación.
 Reiterara una información, un requerimiento o solicitud urgente.
 Solicitar o remitir información, documentos u objetos.
 Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias.

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 PLANTILLA PARA ELABORAR CARTAS ESTILO BLOQUE EXTREMO SEGÚN LA
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC185.
0 a 1 interlínea libre
Código

1 a 2 interlíneas libres
Lugar y fecha de elaboración

1 a 3 interlíneas libres

Datos del destinatario

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_ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _

2 interlíneas libres

Asunto: _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ _

1 a 2 interlíneas libres

Saludo: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

1 a 2 interlíneas libres

Texto: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _
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1 interlínea libre
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1 a 2 interlíneas libres
Despedida: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

4 a 5 interlíneas libres

Remitente
Cargo
2 interlíneas libres

Anexos: (opcional)

Copia: (opcional)

Trascriptor:
1 a 2 interlíneas libres

Transversal 77C# 47-16, inversionesvillarairansas@gmail.com Teléfono 445 33 77

SOP – 001

Bogotá D.C, 7 de mayo de 2019

Señor
JAVIER MAURICIO ROMERO FRANCO
Gerente de Ventas
PELIKAN S.A.S
Carrera 65 B – 17 Norte
Bogotá D.C.

Asunto: Confirmación de pago

Con agrado lo saludo e informo que el cheque de pago sobre los cien resaltadores
Pelikan x 4 colores ya fue consignado en cuenta corriente 100455273 del Banco Av.
Villas a nombre de señor Javier Romero por valor de $100.000 (cien mil pesos), el día 6
de mayo de 2019 a las 13:00 horas.
Adjuntamos comprobante de consignación y agradecemos contar con sus servicios.

Atentamente,

ANDRÉS VIZCAYA RAIRÁN

Gerente General

Anexo: Uno (cheque, un folio)

Transcriptor: Pilar Castro (Ficha 1829121)

Transversal 77C# 47-16, inversionesvillarairansas@gmail.com Teléfono 445 33 77

 PLANTILLA PARA ELABORAR CARTAS ESTILO BLOQUE SEGÚN LA GUÍA
TÉCNICA COLOMBIANA GTC185
0 a 1 interlínea libre
Código

1 a 2 interlíneas libres
Lugar y fecha de elaboración

1 a 3 interlíneas libres

Datos del destinatario

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_ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _
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2 interlíneas libres

Asunto: _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ _

1 a 2 interlíneas libres

Saludo: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

1 a 2 interlíneas libres

Texto: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _
_ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _
1 interlínea libre
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1 a 2 interlíneas libres
Despedida: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

4 a 5 interlíneas libres

Remitente
Cargo
2 interlíneas libres

Anexos: (opcional)

Copia: (opcional)

Trascriptor:

1 a 2 interlíneas libres

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 SOP-004
Bogotá D.C., 13 de mayo de 2019

Señor
FELIPE HOYOS UMAÑA
Jefe de Operaciones
DORMI LUNA S.A
Calle 34 45-80
Bogotá D.C

ASUNTO: Respuesta a solicitud de crédito

Cordial saludo, señor Hoyos:

Agradecemos por su pedido al tenernos en cuenta para la realización del mismo y

esperamos con agrado que sus proyectos se vean realizados satisfactoriamente.

Sin embargo, teniendo en cuenta el análisis realizado para su solicitud de la línea de

productos Lencería para cama informamos que ha sido postergado por algunos
retrasos de pago en meses anteriores con el Banco Caja Social.

Debido a que su solicitud se encuentra en trámite nos gustaría ofrecerle un descuento

del 30% para los productos de Lencería para cama en los próximos meses de junio y
julio.

Tendremos el gusto de poyarle para tramitarlo nuevamente en un tiempo corto.

Atentamente,

KELLY JOHANNA GALVIS

Jefe de Finanzas

Trascriptor: Karen Cadena (ficha 1829121)

Transversal 77C# 47-16, inversionesvillarairansas@gmail.com Teléfono 445 33 77

PLANTILLA PARA ELABORAR CARTAS ESTILO SEMIBLOQUE SEGÚN LA GUÍA
TÉCNICA COLOMBIANA GTC185
0 a 1 interlínea libre
Código

1 a 2 interlíneas libres
Lugar y fecha de elaboración

1 a 3 interlíneas libres

Datos del destinatario

_ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _
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2 interlíneas libres

Asunto: _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ _

1 a 2 interlíneas libres

Saludo: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

1 a 2 interlíneas libres

Sangría 5 a 10 espacios Texto: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _

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1 interlínea libre
Sangría 5 a 10 espacios Texto_ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _
_ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _
_ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

1 a 2 interlíneas libres
Despedida: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

4 a 5 interlíneas libres

Remitente
Cargo
2 interlíneas libres

Anexos: (opcional)

Copia: (opcional)

Trascriptor:

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 1 a 2 interlíneas libres
SOP- 005
Bogotá D.C., 13 de mayo de 2019

Señor
JOSÉ ÁLVAREZ PRIETO
Gerente de Producción
Zona del Hogar
Calle 53 B 13 – 85
Bogotá D.C.

Asunto: Postergación Crédito

Apreciamos elegir nuestra compañía como mejor opción para cumplir sus
requerimientos en materia prima y productos de lencería para el hogar.

Luego de realizar un exhaustivo estudio sobre su actividad crediticia, decidimos

postergar su proceso para la obtención del pedido previamente solicitado, ya que, se
encontraron retrasos e inconvenientes en la cancelación de créditos o prestamos en
otras entidades.

Teniendo en cuenta que su solicitud se encuentra en trámite le sugerimos

solucionar los inconvenientes anteriormente mencionados y presentar su propuesta
nuevamente.

Es indispensable contar con clientes como usted en nuestra compañía, por esto
le ofrecemos el 5 % de descuento en referencias seleccionadas correspondientes a
artículos de lencería durante todo el mes de mayo.

Atentamente,

RODRIGO ANDRÉS VIZCAYA RAIRÁN

Gerente General

Transcriptora: Laura Hernández (Ficha: 1829121)

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CIRCULAR

DEFINICIÒN

Son comunicaciones que presentan un interés común, las cuales son dirigidas a un
grupo específico de personas tanto dentro como fuera de la empresa (internos y
externos).

CARACTERÍSTICAS

 Se trata un solo tema por comunicación

 Se debe iniciar y finalizar la comunicación con una frase de cortesía.
 Se debe de redactar de forma clara, concreta y precisa, así se evitan malos
entendidos.
 El estilo gramatical debe ser continuo y natural.
 Se pueden usar los formatos empleados según la empresa.
 El texto deberá ser distribuido según lo extenso.

USOS

 Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior a

subordinado) y horizontal (entre personas del mismo rango).
 Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas.
 Cuando la circular tiene un buen número de destinatarios se recurre a la
impresión mimeografiada o a copias fotostáticas.

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PLANTILLA PARA ELABORAR CIRCULAR ESTILO BLOQUE EXTREMO SEGÚN
LA GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC185
CIRCULAR 001

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SOP- 004

Bogotá D.C., 25 de marzo de 2020

PARA TODO EL PERSONAL

Asunto: Vacaciones Anticipadas

Reciban cordial saludo

Esperando que todos estén en casa tomando las precauciones suficientes para superar
esta dificultad que se está presentando en el mundo.

La gerencia les informa que debido a la emergencia por la que traviesa nuestro país y
acatando las órdenes del gobierno de quedarnos en casa y por supuesto pensando en
el bienestar y la salud de todos, se ha tomado la decisión de enviarlos durante este
tiempo de cuarentena obligatoria, a un periodo de 15 días de vacaciones anticipadas,
con el fin de aliviar la situación económica tanto de ustedes como la de la empresa, por
otro lado, como es de su conocimiento algunos ya se tomaron unos días de vacaciones
los cuales posteriormente se determinara como legalizar esos días disfrutados.

Agradecemos su comprensión

Atentamente,

RODRIGO ANDRES VIZCAYA R

Gerente.

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 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

DEFINICIÓN CERTIFICADOS
Es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y
la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades
necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere
registro notarial).
USO
Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de:
 Calificaciones obtenidas dentro de periodos académicos
 Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción
 Becas, donaciones, extensiones, créditos, paz y salvos, resultados médicos,
documentos de identidad, entre otros.

DEFINICIÓN CONSTANCIAS
Es un documento de carácter probatorio, que no requiere
solemnidad puede ser personal.
USO
Según el hecho o el acto, se utilizan para:
 Tiempo de servicio
 Experiencia
 Salarios u horarios
 Clases de trabajo
 Jornada laboral
 Cumplimientos de comisiones
 Comportamiento del trabajador, entre otros.

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 CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

La constancia y el certificado tienen como objetivo fundamental dar a conocer

información de carácter personal.
Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

 Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa

 Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés
 Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
 Utilizar los formatos establecidos en cada organización
 Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
 Suministrar la información en forma personalizada
 Expedir siempre en original

Es importante saber la identificación del documento, la expresión certifica o hace

constar, según sea el caso, se escriben seguidas de dos puntos. Se ubican a cuatro o
cinco interlineas libres del cargo, centradas y en mayúscula sostenida.

En el primer párrafo debe incluirse el tratamiento, nombre completo del solicitante, en

mayúscula sostenida y el número de documento de identidad.
En los siguientes párrafos, al referirse al solicitante, se debe hacer por el tratamiento y
el apellido.

En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación o la

constancia y de preferencia se incluye el destinatario.
Los párrafos se separan entre sí, por una o dos interlíneas, según la extensión del
texto.

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Transversal 77C# 47-16, inversionesvillarairansas@gmail.com Teléfono 445 33 77
 PLANTILLA PARA LA ELEBORACIÓN DE LA CONTSNACIA SEGÚN LO
ESTABLECIDO POR LA GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC185

SOP – 008

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Bogotá D.C., 27 de mayo de 2019

EL JEFE ADMINISTRATIVO

HACE CONSTAR:

Que el señor JAVIER MEDINA REYES, identificado con cédula de ciudadanía

65.236.566 de Pereira, trabaja en esta empresa desde el 6 de septiembre de 2009 con
una asignación mensual de $1.500.000 (un millón quinientos mil).

Esta constancia se expide para trámites de crédito de vivienda en Bancolombia.

FERNANDO GÓMEZ ACOSTA

Transcriptor: Pilar Castro (Ficha 1829121)

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 PLANTILLA PARA LA ELEBORACIÓN DEL CERTIFICADO SEGÚN LO
ESTABLECIDO POR LA GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 185

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SOP -010
Bogotá D.C., 27 de mayo de 2019

EL GERENTE GENERAL

CERTIFICA:

Que el señor JESÚS ARTURO RODRÍGUEZ, identificado con cédula de ciudadanía

28.978.788 de Girardot, funcionario del Instituto Colombiano del Deporte, cursó y
aprobó el Seminario de Servicio al Cliente, dictado en las instalaciones de nuestra
institución con una duración de 45 horas.

El horario que cumplió fueron los días lunes, miércoles y viernes de las 14:00 a las
17:00 horas.

Este certificado se expide para trámites laborales.

MARCO LEÓN VALENCIA

Transcriptor: Pilar Castro (Ficha 1829121)

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 MEMORANDO

DEFINICIÓN

Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y

pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las
líneas de coordinación jerárquica de la organización.

USOS
 Informar sobre un hecho en forma breve.
 Expresar necesidades.
 Hacer requerimientos.
 Regular o aclarar una situación.
 Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
 Dar respuesta a una comunicación recibida.
 Reiterar información, requerimiento o solicitud urgente.

DESTINATARIO Y REMITENTE
Para su escritura se utilizan las siguientes opciones:

PRIMERA OPCIÓN

Destinatario: denominación o título, nombre y cargo. Este último separado por coma.
Remitente: nombre y cargo separados por coma.
 En este caso se omite al final del texto el nombre mecanografiado o digitado del
remitente y sólo aparece su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma.

SEGUNDA OPCIÓN

Destinatario: denominación o título, nombre y cargo. Este último separado por coma.
Remitente: Cargo y dependencia o cargo solamente.
 En este segundo caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre
mecanografiado digitado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el
estilo elegido.

TERCERA OPCIÓN

Destinatario: cargo y dependencia o cargo solamente.

Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.
 En esta opción, la firma del remitente se escribe sobre el nombre
mecanografiado o digitado al final del texto con mayúscula inicial y conservando
el estilo elegido.

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PLANTILLA PARA ELABORAR MEMORANDOS ESTILO BLOQUE EXTREMO
OPCIÓN I SEGÚN LA GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC185

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 MEMORANDO

SOP-005

Bogotá D.C., 15 de mayo de 2019

PARA: Doctor Daniel Felipe García Pérez, Jefe de Personal

DE: Jorge Mateos Mejía, Gerente Administrativo

ASUNTO: Información nuevo horario

De manera cordial le informo que en reunión de Junta Directiva se acordó un cambio en

el horario de trabajo en la oficina a partir del 28 de junio, desde las 17:00 hasta las
17:30 horas, con dos (2) horas de almuerzo, establecidas por turnos.

Por lo anterior le agradezco organizar oportunamente los grupos, así como comunicar a
todo el personal.

Atentamente,

Copia: Gerente Comercial

Gerente de Ventas
Gerente Financiero

Transcriptor: Paula Veloza (Ficha 1829121)

Transversal 77C# 47-16, inversionesvillarairansas@gmail.com Teléfono 445 33 77

 PLANTILLA PARA ELABORAR MEMORANDOS ESTILO BLOQUE OPCIÓN II
SEGÚN LA GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC185

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 MEMORANDO

SOP-006

Bogotá D.C., 15 de mayo de 2019

PARA: Doctor Daniel Felipe García Pérez, Jefe de Personal

DE: Gerente Administrativo

ASUNTO: Información nuevo horario

De manera cordial le informo que en reunión de Junta Directiva se acordó un cambio

en el horario de trabajo en el horario de trabajo en la oficina a partir del 28 de junio,
desde las 17:00 hasta las 17:30 horas, con dos (2) horas de almuerzo, establecidas por
turnos.

Por lo anterior le agradezco organizar oportunamente los grupos, así como comunicar a
todo el personal.

Atentamente,

JORGE MATEUS MEJIA

Copia: Gerente Comercial

Gerente de Ventas
Gerente Financiero

Transcriptor: Paula Veloza Ficha (1829121)

Transversal 77C# 47-16, inversionesvillarairansas@gmail.com Teléfono 445 33 77

PLANTILLA PARA ELABORAR MEMORANDOS ESTILO SEMIBLOQUE OPCIÓN III
SEGÚN LA GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC185

Transversal 77C# 47-16, inversionesvillarairansas@gmail.com Teléfono 445 33 77

 MEMORANDO

SOP-007

Bogotá D.C., 15 de mayo de 2019

PARA: Jefe de Personal

DE: Gerente Administrativo

ASUNTO: Información nuevo horario

De manera cordial le informo que en reunión de Junta Directiva se acordó un

cambio en el horario de trabajo en el horario de trabajo en la oficina a partir del 28 de
junio, desde las 17:00 hasta las 17:30 horas, con dos (2) horas de almuerzo,
establecidas por turnos.

Por lo anterior le agradezco organizar oportunamente los grupos, así como

comunicar a todo el personal.

Atentamente,

JORGE MATEUS MEJIA

Copia: Gerente Comercial

Gerente de Ventas
Gerente Financiero

Transcriptor: Paula Veloza Ficha (1829121)

Transversal 77C# 47-16, inversionesvillarairansas@gmail.com Teléfono 445 33 77

 ACTA

DEFINICIÓN DE ACTA
Documentos que expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son
documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el
momento de su creación.

CARACTERÍSTICAS

 Debe llevar el nombre del grupo que se reúne, además de aclarar el carácter de
la reunión, es decir, ordinario o extraordinario.
 Debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, si describir
detalles intrascendentes.
 Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben
redactarse en tiempo presente. Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio.
 Los párrafos deben ser concisos claros y con aclaración en las decisiones
tomadas.
 Cuando haya lugar a votación, se indica el número de votos emitidos a favor, en
contra y en blanco; en caso de nombramientos, se registran los resultados y los
nombres completos.
 Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se
hace con su nombre completo.

CLASES DE ACTAS

 De comité
 Del consejo municipal
 De consejos
 De junta directiva
 De reuniones administrativas
 De levantamiento de cadáveres
 De baja de inventarios
 De eliminación de documentos
 De sociedades
 De entrega

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PLANTILLA PARA ELABORAR ACTAS SEGÚN LA GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA
GTC185

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 REUNIÓN ORDINARIA JUNTA DIRECTIVA

ACTA 018

FECHA: Bogotá D.C., 29 de junio de 2019

HORA: De las 12: a las 16:00 horas
LUGAR: Sala de Juntas
ASISTENTES: Andrés Vizcaya Reirán, Gerente General
Robinson Daniel Cadena Martínez, Subgerente
Ronal Estiven Fierro Bonilla, Revisor Fiscal
Jhostin Andrey Osorio Castro, Tesorero
Verónica González Montoya, Secretaria
Vocales:
Karen Tatiana Tavera Ávila
Tania Paola Osorio Cabrera
Laura Daniela Vizcaya Hernández
Sara Valeria Caro Medina

INVITADOS: Olga Lucia Sierra Gómez, Asesora

Valentina Ruiz Pito, vocal (sin excusa)

ORDEN DEL DÍA

1. Verificación del quórum

2. Lectura y aprobación del acta anterior
3. Estudio y solicitud de préstamos
4. Proposiciones y varios

DESARROLLO

1. Verificación del quórum

El Gerente General dio comienzo a la reunión al verificar que se contaba con el quórum
reglamentario para deliberar.

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Acta 018 2
Reunión Ordinaria Junta Directiva

2. Lectura y aprobación del acta anterior

La secretaria leyó el acta 017, correspondiente a la reunión pasada del 28 de abril de

2019, la cual fue aprobada sin modificaciones.

3. Estudio y solicitud de préstamo

El subgerente informó que había tres solicitudes: la del socio Miguel Ángel Montoya
Ortiz, por quinientos mil pesos ($ 500.00), el socio Leonardo Mesa Gómez, por un
millón de pesos ($ 1.000.000), el socio Manuel Prieto García, por un millón quinientos
mil pesos ($1.500.000).

El Tesorero Jhostin Andey Osorio Castro, solicitó aclaraciones sobre el monto de los
aportes y saldo a cargo de los solicitantes. Como se constató que sí había cupo, se
aprobaron los préstamos mencionados.

De igual manera el socio Jonh Alex Toro solicitó un retiro de aportes de la empresa,
debido a que se ausentará del país.

También se solicitó un préstamo de un empleado por cuarenta millones de pesos

($40.000.000) el cual fue negado por su corto tiempo de permanencia en la empresa.

4. Proposiciones y varios

El Gerente General propone una salida de integración familiar con parientes de primer
grado, al hotel Decamerón de San Andrés y Providencia por tres (3) días y dos (2)
noches, esta proposición es aprobada y asignada al Gerente de Ventas para su
desarrollo.

CONVOCATORIA. La próxima reunión se realizará en el Café Tostao, ubicado en el

primer piso del edificio, el 30 de junio de 2019 a las 16:00 horas.

ANDRÉS VIZCAYA VILLARAIRAN VERONICA GONZÁLEZ MONTOYA

Gerente General Secretaria

Trascriptor: Karen Cadena (ficha 1829121)

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