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Versión : 11
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO
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Revisó: Jefe División de Mantenimiento Tecnológico Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007
Profesional División de Mantenimiento Tecnológico Resolución Nº 1860
OBJETIVO ALCANCE
Establecer las actividades necesarias para realizar el mantenimiento Aplica desde la elaboración de la solicitud del servicio por parte de las
correctivo de equipos y máquinas de acuerdo a las solicitudes realizadas UAA, hasta el cumplimiento dado por los técnicos a la solicitud una vez
por las Unidades Académico y/o Administrativas de la Universidad realizado el trabajo.
Industrial de Santander.
NORMATIVIDAD
Mantenimiento: Conjunto de acciones, operaciones y técnicas empleadas con el fin de asegurar la disponibilidad y funcionalidad de los equipos y
máquinas en servicio durante el mayor tiempo posible, dentro del mayor grado de confiabilidad y el máximo nivel de productividad.
Mantenimiento correctivo: Conjunto de acciones, operaciones y técnicas orientadas hacia la restitución de las características de funcionamiento
y operación de un equipo o máquina después de ocurrida la falla.
SIMAT: Sistema de Información de Mantenimiento Tecnológico desarrollado para optimizar el servicio de mantenimiento correctivo, a través del
manejo ágil, oportuno y veraz de la información.
Reasignación: Acciones realizadas en el SIMAT para volver a asignar una tarea a un técnico, basados en la modalidad en la cual este se desempeñe
y el servicio que se requiera.
UAA: Unidad Académico Administrativa.
DMT: División de Mantenimiento Tecnológico.
DPF: División de Planta Física.
RECURSOS TECNOLÓGICOS/ MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO Código : PRT.01
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CONSIDERACIONES
Para la compra de repuestos que se deban comprar por medio del fondo especial, las Unidades trasladan el dinero correspondiente al valor de repuesto a la
DMT o realizan la compra directamente.
La contratación externa de un servicio de mantenimiento es realizada por la División de Mantenimiento Tecnológico a través de una orden de prestación de
servicios.
Para el adecuado manejo del SIMAT por parte de los usuarios de los procesos, se debe consultar la Guía Para Uso del SIMAT (GRT.01) publicada en la
intranet.
Las reasignaciones en el SIMAT se efectúan cuando el técnico recibe una solicitud que no es de su especialidad o de su propia área de trabajo.
Las actividades de mantenimiento correctivo de equipos de las sedes regionales se harán a través del SIMAT, se debe realizar comunicación con el
profesional encargado para verificar la capacidad de la DMT para atender el servicio solicitado, el envío del equipo a las instalaciones de la DMT es
responsabilidad del personal de cada sede regional.
Las solicitudes de mantenimiento correctivo pueden ser realizadas por el coordinador de la sede, el coordinador de planta física o de servicios informáticos
de la sede.
Los equipos que requieren mantenimiento correctivo en los talleres de la DMT deben ser enviados por la sede correspondiente a la sede central. La División
de Mantenimiento Tecnológico realizará las actividades necesarias para corregir las fallas del equipo , el embalaje y envío de equipos a su sitio de origen, se
realiza previa verificación de funcionamiento por parte de un representante del instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia IPR ED, quien
conserva una copia del documento y la otra reposa en las instalaciones de la DMT.
La División de Mantenimiento Tecnológico realizará el servicio de mantenimiento a través de personal técnico idóneo para la actividad, Los cuales pueden ser
con personal propio o a través de proveedores de servicio.
La supervisión de las actividades de mantenimiento en las sedes regionales estará a cargo del coordinador respectivo y podrá solicitar asesoría de la División
de Mantenimiento Tecnológico cuando él lo estime conveniente.
La División de Mantenimiento Tecnológico presta el servicio de mantenimiento correctivo con personal propio o a través de proveedores externos de
servicio, en cuyo caso el costo del servicio externo es asumido por la UAA. Las actividades de mantenimiento correctivo que se realizan sobre los equipos se
registran en el formato FRT.22 (Informe Técnico de Servicio) que es diligenciado en el momento de ejecutar la actividad por el personal encargado. Dado el
caso las actividades de mantenimiento preventivo relacionadas con los aires acondicionados, se registran en el formato FRT.21 (Control de mantenimiento de
aires acondicionados).
El proveedor puede ser una persona natural o jurídica que este facultada por la DIAN para expedir una factura de venta .
Los criterios de selección de proveedores de servicios y/o repuestos se basan en el precio, calidad, servicio post venta entre otros.
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Inicio/Fin Actividad Dec isión Documento Procesamiento en S.I. o Procedimiento predefinido Conector Conector de página
intranet
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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA
Si
¿La reparación se
puede realizar por el
personal de la DMT?
Si No
C D
2
Pág.6 Pág.5
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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA
2 Acuerdo N° 034 de
D 2015 (Estatuto de
Profesional DMT Contratación)
5 jornadas Auxiliar
Acuerdo N° 050 de
Administrativo
9. Realiza solicitud de cotizaciones de proveedores 2015 (Reglamentación
Si ¿Existen repuestos en 9. Solicita cotizaciones Secretaria
la DMT? No
para reparación del equipo externos requeridos para la prestación de servicio o de del Estatuto de
repuestos necesarios para la reparación del equipo de Contratación)
acuerdo a lo establecido en los procedimientos del
proceso de contratación.
Procedimiento para
10. Informa al usuario el costo de los repuestos o del 2 Jornadas Técnico DMT emisión de conceptos
servicio y se solicita autorización del mismo para Profesional DMT técnicos de baja de
continuar con la reparación del equipo. equipos. PRT. 04
10.Informa al usuario el
costo del servicio /repuesto Nota: Esta información se puede dar de manera
y solicita su autorización telefónica o por correo electrónico. Si el costo de la
reparación excede el 50% del valor del equipo, la DMT
recomienda dar de baja el equipo. 2 Jornadas Auxiliar de bodega Programa de Gestión
DMT integral de Residuos –
PGIR.
¿El usuario está de B
acuerdo con el valor No
Pág.6 11. Caso 1 : Realiza la respectiva entrega de los
de la reparación/
repuesto? repuestos que se encuentran en la Bodega de la DMT a
los técnicos.
Si Nota: El repuesto sustraído y que no sirve se entrega al
11. Entrega repuestos y/o momento de la recepción del nuevo repuesto para su
Profesional DMT Acuerdo N° 034 de
realiza proceso contractual respectiva clasificación y disposición final, según
para reparación equipo, 4 Jornadas Auxiliar 2015 (Estatuto de
lineamientos establecidos por el Programa de Gestión
según sea el caso Administrativo Contratación)
integral de Residuos – PGIR
Secretaria
¿Es necesario C Caso 2: Realiza el proceso contractual para la orden de Acuerdo N° 050 de
trasladar el equipo por No Pág.6 compra de repuestos o la orden de prestación de 2015 (Reglamentación
fuera del campus? del Estatuto de
servicio para la reparación de los equipos.
Contratación)
Si
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN
Para las actividades de compra y transporte se remitió a los procedimiento de los procesos
03 Noviembre 12 de 2008 que las contempla, se incluyeron actividades de verificación de entrega de equipos y
seguimiento del funcionamiento y satisfacción del cliente con sus respectivos formatos.
04 Eliminación de actividades relacionadas con la entrega y reporte del servicio del SIMAT
Abril 17 de 2009
cuando la solicitud se realiza por un medio diferente al SIMAT.
Inclusión en las consideraciones, los aspectos relacionados con la prestación del servicio en las
05 Octubre 05 de 2009 sedes regionales UIS.
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN
En los criterios de selección a proveedores se especifico que se deben realizar según los
lineamientos establecidos por la universidad, contenidos en el instructivo para la selección,
evaluación y reevaluación de proveedores código ICO.01 versión 06.
Unión de actividades 2 y 3.
Inclusión de tiempos estimados para cada actividad.
09 Octubre 5 2015 Inclusión de nota aclaratoria en las actividades 5,6,14 y 15.
Inclusión de unidades de tiempos aclaratorias.