Acta 01 Revisión Por La Dirección

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
CONCEJO MUNICIPAL DE CHÍA
GESTIÓN DE CALIDAD
FORMATO ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
VERSIÓN: 01 FECHA: 19/05/2019

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Fecha: Jueves 1 de agosto de 2019

Revisión por la Dirección: N° 001
OBJETIVO: Revisar el sistema de Gestión de calidad para asegurar la conveniencia

adecuación y eficacia continúa.
ORDEN DEL DÍA
1. Llamado a lista y verificación del quorum para deliberar.

2. Revisión de la política y objetivos de calidad y sus indicadores a cargo del
Director administrativo y financiero.
3. Resultados de auditoría interna de calidad a cargo del Director Administrativo y
Financiero.
4. Resultados de auditoria interna de gestión a cargo del jefe de Control Interno.
5. Retroalimentación de las partes interesadas.
5.1 Resultado de la retroalimentación de las partes interesadas a cargo del
director Administrativo y Financiero.
5.2 Estado de quejas, reclamos y sugerencias, exposición del consolidado del
primer semestre de todas las PQRS de la Corporación a cargo del Jefe de
control interno.
5.3 Aspectos positivos.
5.4 Aspectos por mejorar.
5.5 Decisiones tomadas.
6. Desempeño de los procesos y conformidad del servicio a cargo de cada dueño
de proceso.
7. Relación de productos de servicios no conformes, a cargo del Director
Administrativo y Financiero
8. Estado de las acciones correctivas, a cargo del Director Administrativo y
Financiero.
9. Estado de seguimiento a revisiones previas efectuadas por la dirección.
10. Recomendaciones de mejora al sistema a cargo de los dueños de procesos
11. Cambios que podría afectar el sistema de Gestión
12. Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados, a cargo del
jefe de control interno.
13. Recomendaciones para la mejora por parte de todos los dueños de procesos.
14. Compromisos y conclusiones.
15. Proposiciones y varios
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DESARROLLO DE LA REUNIÓN
1. Llamado a lista y verificación del quorum
Asistente
SI NO Cargo
1 Natalia Gil Loaiza X Presidenta Concejo
Manuel Guillermo Rodríguez
2 Vásquez X Jefe de Control Interno
Director Administrativo y
3 Flavio Andrés Duran Barragán X Financiero
4 Omaira Castañeda Guevara X Secretaria General
Profesional Universitario
5 Nelsy Carolina Bueno Aldana X Área Jurídica
Oficina asesora de
6 Juan Sebastián Díaz Ortiz x Prensa
De acuerdo con la asistencia, se determina que hay Quorum de acuerdo con lo establecido
por la Resolución No. 65 de 2019 “Por la cual se adopta el modelo integrado de planeación
y gestión (MIPG), se reglamentan las disposiciones relativas al sistema institucional de
control interno, sistema de gestión de calidad y se crea El Comité Institucional de Gestión
y Desempeño”, que en su artículo 29 señala: ”ART. 29º. —Quórum y mayorías. El Comité
de Gestión y Desempeño del Concejo Municipal de Chía sesionará y deliberará con la
mayoría de sus miembros y las decisiones las tomará por la mayoría de los miembros
asistentes. Al inicio de las reuniones, el secretario debe verificar la existencia de quórum
para deliberar.
En caso de empate en la votación, el Presidente del Comité toma la decisión.”
Se deja la observación que el punto de lectura del acta anterior no es tratado en esta reunión
por cuanto es la primera que se realiza de revisión por la dirección.
2. Revisión de la política y objetivos de calidad y sus indicadores a cargo del

Director administrativo y financiero.
POLITICA DE CALIDAD
El Concejo Municipal de Chía en cumplimiento de su misión institucional, se compromete a

ejercer el Control Político a la Administración Municipal, estudiar y aprobar proyectos de
acuerdo que promocionen el desarrollo económico, social y político del municipio y propiciar
la participación ciudadana dentro del marco de la constitución y la ley. Así mismo, prestará
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un servicio contando con procesos de calidad, funcionarios comprometidos y capacitados

y un proceso de evaluación, seguimiento y control de la de gestión y la administración del
riesgo, aplicando los principios de eficiencia, eficacia y efectividad en pro de la satisfacción
de las necesidades de los Ciudadanos.
TOMA DE DECISIONES: Se somete a votación del Comité Institucional de Gestión y

Desempeño el mantener vigente o modificar la Política de Calidad y se obtienen 5 votos a
favor de mantenerla sin modificaciones.
El Director Administrativo y Financiero procede a exponer los resultados de la medición de

los objetivos de calidad así:
OBJETIVOS DE CALIDAD
No. Objetivo Indicador Frecuencia Meta Resultado

de Semestral
medición
1 Fortalecer el ejercicio # de citaciones de Trimestral 80% 82.35%
de Control Político Control Político por
buscando efectividad programadas por sesión
tanto en las periodos
citaciones, como en ordinarios/ # de
el Trámite a citaciones de
Proyectos de control político
Acuerdo, frente al ejecutadas por
estudio de las periodos ordinarios
iniciativas
presentadas.
2 Gestionar los # de proyectos de Anual 100% 45.45%

proyectos de acuerdo
Acuerdos que presentados / # de
redunden en proyectos de
beneficio de la acuerdo
Comunidad. aprobados
3 Ser reconocidos a Resultados Anual 90% 53.3%

nivel nacional como FURAG
la corporación político
administrativa
altamente calificada,
legítima y efectiva en
el desarrollo de las
funciones y
atribuciones
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establecidas en la
constitución y la ley.
4 Ofrecer al personal # (Capacitaciones Anual 18 71.43%
de la corporación Ejecutadas/
mecanismos que Capacitaciones
permitan mantener su planificadas x 100
nivel de )
competencias
elevado.
5 Mejorar (Número de Anual 100% 100%
continuamente los Actividades
procesos del Sistema Ejecutadas para el
de Gestión de Avance
calidad. de la ISO
9001:2015/
Numero de
Actividades
Programadas x
100)
6 Aumentar el grado de Número de Trimestral 100% 30%
satisfacción de encuestas de
atención de los satisfacción
ciudadanos que aplicadas con
acuden al Concejo resultado
Municipal de Chía. satisfactoria / # de
encuestas de
satisfacción
programadas para
aplicación x 60
TOMA DE DECISIONES: Por unanimidad y de acuerdo con el análisis de las mediciones,

se deja para aplicar acción de mejora los resultados del objetivo número 6, ya que el 30%
es un porcentaje bajo de acuerdo con las encuestas programadas para el trimestre.
TOMA DE DECISIONES Por unanimidad se sugiere por parte del Comité de Gestión y
Desempeño institucional, replantear la meta del indicador 3, la cual pasara de 90% a 70%.
TOMA DE DECISIONES Por unanimidad se solicita en el objetivo número 4 establecer

cuantas son las capacitaciones programadas para el año, ya que solo se expusieron las
ejecutadas.
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3. Resultados de auditoría interna de calidad a cargo del Director

Administrativo y Financiero.
AUDITORIAS EJECUTADAS
Proceso Duración
Direccionamiento Estratégico 6 Horas
Gestión de Calidad 6 Horas
Tramite a Proyectos de Acuerdo 6 Horas
Control Político 6 Horas
Gestión Administrativa y Financiera 6 Horas
Gestión Documental 6 Horas
Gestión de Recursos Físicos y 6 Horas
Tecnológicos
Gestión de Comunicaciones 6 Horas
Gestión del Talento Humano 6 Horas
Gestión jurídica y Contractual 6 Horas
Gestión de Evaluación y Mejora 6 Horas
Total horas de Auditoria 66 horas
Se realizaron 11 auditorías de calidad que cubrieron todos los procesos de la Corporación,

de estas 11 auditorías resultaron 30 no conformidades por incumplimientos de los requisitos
de la norma ISO 9001:2015, en los siguientes numerales:
7.1.2 personas
7.1.5 recursos de seguimiento y medición
7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones
7.2 competencia
7.4 Comunicación
7.5 información documentada.
7.5.2 Creación y actualización.
7.5.3 Control de la información documentada.
8.1 planificación y control operacional
8.2.1 Comunicación con el cliente, numeral c. obtener retroalimentación de los clientes
relativa a los productos y servicios incluyendo las quejas de los clientes.
8.2.2 Determinación de los requisitos para los productos y servicios.
8.2.3 Revisión de los requisitos para los productos y servicios.
8.3.3 entradas para el diseño y desarrollo
8.5.1 Control de la producción y de la provisión de servicios, numeral b
8.5.6 control de cambios de la norma ISO 9001:2015.
8.7 control de las salidas no conforme
9.1 seguimiento, medición, análisis y mejora.
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Actualmente se están ejecutando las acciones correctivas y los planes de mejoramiento,

cuyo estado se expondrá más adelante.
4. Resultados de auditoria interna de gestión a cargo del jefe de Control

Interno.
Dentro del periodo comprendido entre el 1 de enero de 2019 y el 30 de junio de 2019 se

realizaron por parte de la Oficina de Control Interno 3 Auditorias de Gestión a los siguientes
procesos:
1. Gestión de Recursos Físicos y Tecnológicos

Se realizó la auditoria con presencia del encargado del proceso el señor Santiago Ávila
quien en todo momento estuvo presto a absolver cualquier duda, se revisó el inventario y
se observó el proceso para el cargue y descargue de todos los bienes que posee el Consejo
Municipal de Chía.
Observaciones
Dentro de la Auditoria que se adelantó se pudo observar que el aplicativo SINFA no se está
utilizando de una manera dinámica entre el almacén y contabilidad lo que hace que el
proceso sea mucho más engorroso y se subutilice la herramienta. Por lo tanto, se sugirió
hacer una capacitación con el creador del software para hacer un uso efectivo del mismo
dentro de la corporación.
2. Gestión Administrativa y Financiera

La auditoría se realizó en presencia de los dueños de los procesos se pudo observar que
los procedimientos se están ejecutando de una manera adecuada para la Corporación
teniendo en cuenta que el área financiera genera los pagos y su liquidación de una forma
organizada y teniendo en cuenta las normas contables.
Observaciones
Dentro de la Auditoria que se adelantó se pudo observar que el aplicativo SINFA no se está
utilizando de una manera dinámica entre el almacén y contabilidad lo que hace que el
proceso sea mucho más engorroso y se subutilice la herramienta. Por lo tanto, se sugirió
hacer una capacitación con el creador del software para hacer un uso efectivo del mismo
dentro de la corporación.
Hasta el momento se han ejecutado el 75% de las Auditorias programadas pues debido a
los procesos que se adelantan en la Corporación como la certificación en calidad y el
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traslado del Archivo central de la entidad no se ha podido realizar la última auditoria al

proceso de Gestión Documental, el cual se estará ejecutando en el mes de agosto.
5. Retroalimentación de las partes interesadas.
a. Resultado de la retroalimentación de las partes interesadas a cargo

del director Administrativo y Financiero.
El Director Administrativo y Financiero realiza la explicación de los resultados de la

aplicación de las encuestas de satisfacción.
AMABILIDAD
No. TIEMPO DE CONOCIMIENTO INFORMACION
DEL INSTALACIONES
ENCUESTAS ESPERA DEL PERSONAL PROPORCIONADA
PERSONAL
1 3 3 3 3 3
2 3 3 3 3 3
3 3 4 3 3 3
4 4 4 4 4 4
5 4 4 4 4 4
6 4 4 4 4 4
7 4 4 4 4 4
8 4 4 4 4 4
9 4 4 4 4 4
10 4 4 4 4 4
11 4 4 4 4 3
12 4 4 4 4 4
13 4 4 4 4 4
14 4 4 4 4 4
15 4 4 4 4 4
16 4 4 4 4 4
17 3 4 4 4 4
18 4 4 4 4 4
TOTAL 68 70 69 69 68
PUNTOS
72 72 72 72 72
POSIBLES
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AMABILIDAD
TIEMPO CONOCIMIENTO INFORMACION
DEL INSTALACIONES
DE ESPERA DEL PERSONAL PROPORCIONADA
PERSONAL
CUMPLIMIENTO 94% 97% 96% 96% 94%
META 100% 100% 100% 100% 100%
b. Estado de quejas, reclamos y sugerencias, exposición del

consolidado del primer semestre de todas las PQRS de la
Corporación a cargo del Jefe de control interno.
La Oficina Jurídica en el periodo comprendido entre el 11 de enero al 30 de junio de 2019

ha contestado un total de 101 PQRS’s de las cuales se puede hacer el siguiente desglose
según el actor que la realice así:
1. Personas naturales………………………35
2. Entidades Judiciales y de Control……...26
3. Representantes de Entidades…………..12
4. Alcaldía Municipal………………………...13
5. Entidades Distritales y Nacionales………9
6. Anónimos…………………………………...0
7. Concejales………………………………….6
Las PQRS’s que se tramitaron durante el primer semestre se contestaron en el término que
estipula la ley 1755 de 2015, cumpliendo con el deber jurídico que nos asiste como
Corporación Pública.
Se da así cumplimiento al 100% de respuesta oportuna a las PQRS.
Aspectos positivos
Es importante tener en cuenta que en el 90% de las PQRS’s se ha podido dar una respuesta
positiva a las solicitudes hechas por los ciudadanos
El 100% de las PQRS’s se contestaron sin inconvenientes ya sea de tiempo o de dificultad

para conseguir la información
Decisiones Tomadas
Para este semestre se determinó que las acciones correctivas pasaban por que toda
solicitud que se haga para ampliar plazos se debe hacer por escrito y expresar
GESTIÓN DE CALIDAD

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puntualmente las razones para dicha solicitud, esto se deberá tener en cuenta en adelante
en la corporación para evitar cualquier inconveniente.
Se recomienda también que todas las áreas se hagan responsables de las PQRS’s, pues
las mismas no son solo responsabilidad de la oficina Jurídica.
Mensualmente se hará una solicitud mediante un formato creado por la Oficina de Control
Interno a todas las áreas o dependencias en donde aclararan la cantidad de PQRS’s que
tuvieron o contestaron en el mes.
6. Desempeño de los procesos y conformidad del servicio a cargo de cada

dueño de proceso.
INDICADORES PARA MEDIR EL DESEMPEÑO.
En el Concejo Municipal de Chía se tienen para medir este desempeño indicadores de tres
tipos: Eficiencia, Eficacia y Efectividad; los cuales están atados a cada una de las
actividades de los 11 procesos. Sin embargo, el mayor énfasis se realiza sobre los de
Eficacia y Efectividad, dando cumplimiento al Requisito 9.1 Seguimiento, Medición, Análisis
y es importante para efectos de interpretación de las Partes Interesadas pertinentes que las
metas del Plan Estratégico deben ser vistas y medidas con anualidad, ya que, por
reglamento interno de la Corporación, la Mesa Directiva cambia en cada vigencia fiscal
(cada año), por tal razón la medición para efectos de cumplimiento se realiza con esta
periodicidad.
GESTIÓN DE CALIDAD

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CONCLUSIONES DE LOS RESULTADOS DE LOS INDICADORES POR PROCESO

PRIMER SEMESTRE 2019.
NOMBRE DEL EFICACIA EFICIENCIA EFECTIVIDAD

PROCESO
Direccionamiento 87.7% NA NA
Estratégico
Gestión de Calidad 100% 80% 76.67%
Tramite a Proyectos de 27.27% NA 45.45%
Acuerdo 18.18% NA NA
Control Político NA NA 95.4%
NA NA 82.35%
Gestión Administrativa y 49% 100% 81.13%
Financiera
Gestión Documental 50% 50% 50%
Gestión de Recursos 50% 100% NA
Físicos y Tecnológicos
Gestión de 216.67% 77.5% 100%
Comunicaciones
Gestión del Talento 71.43% 33.33% 100%
Humano
Gestión jurídica y NA NA 100%
Contractual 87.5% NA 100% - 71.4%
Gestión de Evaluación y 53.30% NA NA
Mejora
ANALISIS DE LOS INDICADORES
A. Control Político:
En el primer semestre del año 2019 se citaron a 17 sesiones de control político, asistiendo
en promedio un total de 14 concejales a estas sesiones; se arroja como resultado una
tendencia del 82,35% sobre la meta establecida.
B. Gestión de Calidad:
Siendo un 77% un porcentaje favorable para el indicador se establece un correcto

desempeño en las acciones correctivas cerradas, frente al 23%
Se ha dado cumplimiento al 100% de las auditorias programadas para la vigencia 2019.
El indicador de eficiencia refleja un cumplimiento del 80% a la fecha de las actividades

programadas para el año.
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C. Comunicaciones
El impacto de la gestión en los medios regionales se refleja en el cumplimiento de la meta,

con un total de 7 boletines. La tendencia es ascendente, toda vez que se realizaron más
boletines con respecto a la meta.
La tendencia es ascendente, ya que las actividades publicadas corresponden a un

porcentaje mayor respecto a la meta establecida.
D. Recursos Físicos y Tecnológicos
Se ejecutó el mantenimiento preventivo a los 42 equipos de la corporación, cumpliendo a

cabalidad la meta establecida para este primer semestre del año 2019.
Se realizó back up de la información contenida en todos los equipos de Corporación

alcanzando el 100% de la meta establecida al mes de julio en el indicador de
eficiencia/Backups.
E. Talento Humano
Se cumple con el resultado sobresaliente puesto que a la única persona que se evalúa
este año es la señora que tiene contrato de carrera.
Se obtuvo un rango satisfactorio en el cumplimiento del plan de capacitación establecido

por la Corporación, teniendo en cuenta que se han realizado en trascurso de 6 meses.
La gran mayoría de los funcionarios de la Corporación han asistido a las diferentes

actividades.
F. Gestión Jurídica y Contractual
Los dos indicadores del área jurídica son de efectividad el primero cuyo objetivo es
“Contestar demandas a favor del concejo municipal de Chía” se mide anualmente, sin
embargo a la fecha no tenemos ningún fallo en contra ni demandas a favor. Respecto del
segundo indicador cuyo objetivo es “Responder en los términos los Derechos de petición
recibidos en el Concejo municipal de Chía” en el primer semestre de 2019 la Corporación
recibió 81 Derechos de petición de las cuales el 100% se respondieron en término, logrando
así llegar a una importante atención con nuestra comunidad, cliente interno y cliente
externo, logro que se desea mantener a cabalidad.
GESTIÓN DE CALIDAD

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G. Tramite a Proyectos de Acuerdo
De los 11 Proyectos de Acuerdo radicados durante el primer semestre del año 2019, 5 se
convirtieron en Acuerdos Municipales, arrojando como resultado el 45,45% sobre el 60%
de la meta establecida.
De los 11 Proyectos de Acuerdo radicados durante el primer semestre del año 2019, 3
fueron negados, arrojando un resultado de tendencia del 27,27% sobre el 30% de la meta.
De 11 Proyectos de Acuerdo radicados durante el primer semestre del año 2019, se observa
que 2 fueron archivados ya que no cumplieron con trámite establecido en el Reglamento
Interno Acuerdo 140 de 2018. Generando como resultado una tendencia 18,18% sobre la
meta establecida.
H. Gestión Administrativa y Financiera
El indicador de efectividad relacionado con la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones

expone un cumplimiento del 81.13% en su medición al mes de julio.
La eficacia medida en términos de ejecución presupuestal alcanzó un 49% de cumplimiento

para el primer semestre, encontrándose por encima de la meta establecida 45% para dicho
periodo. Al momento de la medición (julio) el indicador alcanza un 10% de cumplimiento,
faltando aún los meses de agosto a diciembre para la finalización del semestre.
A la fecha el indicador de eficiencia en la presentación de informes alcanza el 100% en

cada uno de los meses comprendidos entre enero y julio, denotando el absoluto
cumplimiento en la presentación de informes solicitados a la corporación.
I. Direccionamiento Estratégico
El Concejo Municipal de Chía mediante Resolución No. 17 de 2019, adoptó el Plan de

Acción de la vigencia, que se compone de 33 metas. Para el primer semestre de esas 33
metas se cumplieron 29 metas, es decir el 87.7%, quedando pendiente el número de bajas
realizadas, la publicación de la gaceta del Concejo Municipal, la actualización de Políticas
de Seguridad de la Información y el informe del FURAG que quedo mal programado para
rendirse en la vigencia.
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7. Relación de productos de servicios no conformes, a cargo del Director

Administrativo y Financiero
No. Proceso No conformidad Acción correctiva Cierre

Si No
1 Direccionamiento 1. En el procedimiento para el
Estratégico seguimiento y evaluación al
Plan de Acción, se evidencia
que a pesar de realizarse
seguimiento y medición, los
indicadores y actividades no
están claros. Numerales de
la norma ISO 90012015 que
se incumplen: 7.1.2
personas, 7.1.5 recursos de
seguimiento y medición, 7.2
competencia, 7.4
Comunicación, 7.5
información documentada.
2 Gestión de 1. Es necesario socializar el Una vez se X
Calidad acto administrativo de evidencio el
implementación de la desconocimiento de
Ventanilla Única de Atención la funcionaria sobre
al Ciudadano, así como el los documentos
manual de atención al citados se procedió
ciudadano. Numerales de la de manera
norma ISO 9001:2015 que inmediata a hacer
se incumplen: 7.5 entrega de los
Información documentada, mismos con el fin de
7.5.2 Creación y corregir
actualización. automáticamente el
vacío de información
que presentaba la
funcionaria
encargada de la
ventanilla única.
2. En la revisión realizada a la Se dispuso el uso X
planilla general de entrega inmediato de
de correspondencia, año formato establecido
2019, correspondiente al por el SGC y
mes de febrero, días: 1, 4, adicionalmente se
6,11, no se evidencia firma cumple con el
de quien recibe la diligenciamiento de
correspondencia. El formato todas las casillas del
GESTIÓN DE CALIDAD

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no corresponde al formato prestando

establecido por el SGC. especial atención al
Numerales de la norma ISO espacio indicado
9001:2015 que se para la firma.
incumplen: 7.5 Información
documentada, 7.5.2
Creación y actualización,
numeral b el formato, 7.5.3
Control de la información
documentada.
3. No se evidencia aplicación Motivar a los X
de encuestas de usuarios internos y
satisfacción a las partes externos al
diligenciamiento de
interesadas, solamente hay
la encuesta,
una aplicada lo que impide la explicando su
medición de la satisfacción importancia para el
para su posterior análisis y mejoramiento
mejora. Numerales de la continuo de la
norma ISO 9001:2015 que entidad en el servicio
se incumplen: 7.5 prestado.
Información documentada,
7.5.2 Creación y
actualización, numeral b el
formato, 7.5.3 Control de la
8.2.1 Comunicación con el
cliente, numeral c. obtener
retroalimentación de los
clientes relativa a los
productos y servicios
incluyendo las quejas de los
clientes.
3 Tramite a 1. Los indicadores Replanteamiento del X

Proyectos de establecidos para el proceso objetivo del proceso
Acuerdo deben ser replanteados, ya modificación del
que los actuales no producto o servicio
contribuyen al seguimiento Modificación del
del proceso. Numerales de responsable del
la norma ISO 9001:2015 que proceso
se incumplen: 7.1.5 recursos Modificación de la
de seguimiento y medición, frecuencia y formula
7.1.5.2 Trazabilidad de las de los indicadores
GESTIÓN DE CALIDAD

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mediciones, 7.5 Información

documentada, 7.5.2
8.2.2 Determinación de los
requisitos para los productos
y servicios.
4 Control Político 1. En la revisión realizada al Se realizara la X
libro de registro de apertura y cierre de
comunidad, y revisados los registro de
formatos del proceso, se comunidad en un
evidencia que este no está libro por año
identificado como
información documentada,
siendo fundamental en una
de las actividades del
proceso y procedimiento.
Numerales de la norma ISO
9001:2015 que se
incumplen: 7.5 Información
documentada, 7.5.2
numeral b el formato, 7.5.3
Control de la información
documentada.
2. Los indicadores Modificación del X
establecidos para el proceso objetivo del proceso
deben ser replanteados, ya modificación del
que los actuales no producto o servicio
contribuyen al seguimiento Modificación del
del proceso. Numerales de responsable del
la norma ISO 9001:2015 que proceso
se incumplen: 7.1.5 recursos Modificación de la
de seguimiento y medición, frecuencia y formula
7.1.5.2 Trazabilidad de las de los indicadores
documentada, 7.5.2
8.2.2 Determinación de los
y servicios.
3. Revisado el cronograma de Diseñar e X
citaciones, se evidencia que implementar un
el mismo no es evaluado ni formato de
constancia de la
existe evidencia de su
programación y
seguimiento. Numerales de cumplimiento del
GESTIÓN DE CALIDAD

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la norma ISO 9001:2015 que cronograma de

se incumplen: .1.5 recursos citaciones a Control
de seguimiento y medición, político.
7.1.5.2 Trazabilidad de las
documentada, 7.5.2
8.2.3 Revisión de los
requisitos para los producto
y servicios.
5 Gestión 1. Se evidencia la Resolución Realizar y revisar el X

Administrativa y No. 021 de 11 de febrero de respectivo
Financiera No. 021 de 2019 “Por medio procedimiento en el
de la cual se realiza cual conste la
traslados presupuestales, elaboración,
modificando el presupuesto revisión, y
general del Concejo aprobación de los
Municipal, que no está actos
firmado por quien elaboro el administrativos junto
documento, así mismo, el con su visto bueno.
mismo no lleva la revisión
jurídica de acuerdo con el
procedimiento de expedición
de actos administrativos de
Gestión jurídica y
contractual, incumpliendo la
norma ISO 9001:2015 en el
numeral 7.5.2c. La revisión y
aprobación con respecto a la
conveniencia y adecuación”.
6 Gestión 1. Mediante Resolución No.45 Fusionar los 8 X
Documental de 2019 "Por medio de la procedimientos del
cual se adoptan los programa de gestión
instrumentos de gestión documental con el
archivística del Concejo sistema de gestión
Municipal de Chía, se de calidad.
evidencia en el resuelve, Diseñar y modificar
artículo primero unos los formatos para
procedimientos que no implementarlos en
están relacionados en el los nueve (9)
sistema de gestión de procedimientos del
calidad y otros cuyo nombre proceso de gestión
no coincide con los documental.
implementados por el dueño
GESTIÓN DE CALIDAD

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del proceso, por lo tanto se Socializar los

genera confusión respecto a formatos
la información establecidos a todos
documentada, incumpliendo los funcionarios de la
los numerales 4.4 sistema corporación.
de gestión de calidad y sus
procesos, 7.5 información
documentada, , 7.5.2
creación y actualización,
8.5.6 control de cambios de
la norma ISO 9001:2015.
2. Se evidencia que a la fecha Reinducción a todos X
no se ha iniciado la los funcionarios del
utilización de los formatos proceso de gestión
establecidos para el proceso documental.
y procedimientos, Ajuste a los formatos
incumpliendo los numerales de los nueve (9)
4.4 sistema de gestión de procedimientos de
calidad y sus procesos, 7.5 gestión documental.
información documentada, Implementación de
7.5.2 creación y los formatos.
actualización de la norma Socialización de los
ISO 9001:2015. formatos
establecidos a todos
los funcionarios de la
corporación.
3. Se evidencia que no existe Clasificación de los X
medición respecto a las documentos de
metas establecidas en el acuerdo con las
plan de acción y las mismas tablas de retención
no están actualizadas de documental.
acuerdo con todas las Rediseño de las
actividades que se han fórmulas de
realizado en el proceso de efectividad, eficacia
gestión documental. Se y eficiencia.
incumple la norma ISO Capacitación sobre
9001:2015 en los tablas de retención
numerales: 7.5 información documental y todo lo
documentada, 8.1 relacionado con el
planificación y control manejo documental
operacional, 8.7 control de y conservación.
las salidas no conforme y 9.1 Construcción en
seguimiento, medición, proceso de matriz de
análisis y mejora. seguimiento y
control de
solicitudes de
GESTIÓN DE CALIDAD

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consulta para
cálculo de eficiencia.
4. Se evidencia que no se ha Implementación de X
realizado seguimiento al los procedimientos
Programa de Gestión derivados del SGC y
Documental, y de acuerdo PGD.
con el cronograma Reprogramación en
enseñado por el líder del proceso del
proceso, este debe ser cronograma del
replanteado para poder programa de gestión
cumplirlo. Se incumplen los documental.
requisitos 6.1 acciones para
abordar riesgos y
oportunidades, 7.15
recursos de seguimiento y
medición, 7.5 información
documentada, 8.1
planificación y control
operacional, 8.2.2
determinación de los
y servicios, de la norma ISO
9001:2015.
5. El formato control de Capacitar a los X
préstamos tiene funcionarios y
enmendaduras, tachones, contratistas de
algunas casillas carecen de apoyo sobre el
firmas. Se incumplen los debido
numerales de la norma ISO diligenciamiento de
9001:2015, 7.5.3 control de los formatos
la información dispuestos por el
documentada, 8.5 SGC y corroborar la
producción y provisión del totalidad de los
servicio. Revisado el espacios
formato único de inventario diligenciados.
documental, registro de
entrada año 2018, mes 12,
día 28, se evidencia sin
firmas de responsables de
entrega y recibido y casillas
sin diligenciar, lo mismo
sucede con la hoja de
control de documentos
relacionados en CD que se
encuentra sin fecha.
GESTIÓN DE CALIDAD

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7 Gestión de 1. No se evidencian los actos

Recursos Físicos administrativos
y Tecnológicos correspondientes al área
tales como manual de
manejo de bienes .del
concejo municipal de chía y
comité de bajas. Numerales
de la norma ISO 9001:2015
que se incumplen: 7.1.6
Conocimientos de la
organización (fuentes
internas y externas como
normatividad), 7.5
8.3.3 entradas para el
diseño y desarrollo.
2. Revisado el contrato No. 020 Aplicación de la X
de 2019 cuyo objeto es el evaluación a
suministro de elementos de proveedores al
papelería para el concejo contratista.
municipal de Chía vigencia
2019, se evidencia que no
hay evaluación de
proveedores. Numerales de
la norma ISO 9001:2015 que
se incumplen:8.2 requisitos
para los productos y
servicios, 8.4 Control de los
procesos, productos y
servicios suministrados
externamente, 8.4.3
Información para los
proveedores externos,
numeral e.
3. Revisado el indicador de Corrección del X
efectividad en el indicador medición y
cumplimiento del plan anual seguimiento del
de adquisiciones, se mismo
evidencia que el mismo no
se ha medido de manera
trimestral, así mismo el
indicador de eficacia en el
cumplimiento de los
proveedores a las
solicitudes se mide
anualmente por lo que el
GESTIÓN DE CALIDAD

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indicador debe cambiar.

9001:2015 que se
incumplen: 8.5 producción y
provisión del servicio,
numeral c.
4. Se encontraron en la carpeta Se buscó a cada X
de inventarios documentos persona para
sin firma. Adicionalmente, recepcionar la firma
revisadas las Tablas de en el documento
Retención Documental del correspondiente.
área se encontraron Se retiró de las
documentos que no carpetas los
corresponden a la serie y documentos que no
sub serie como por ejemplo pertenecían a la
el acta de entrega de serie o sub serie
computadores a concejales, según la tabla de
e incluso se evidencia que el retención.
acta de entrega a algunos Se organizaron los
concejales no tiene archivos según las
totalmente diligenciadas las tablas de retención.
casillas. Numerales de la
norma ISO 9001:2015 que
se incumplen: 7.5
7.5.3 Control de la
8 Gestión de 1. En la revisión realizada a la Implementación y X
Comunicaciones estrategia de diligenciamiento de
comunicaciones interna y los formatos
externa, específicamente en previstos por el
el punto de control:” solicitud SGC.
de requerimientos
diligenciados por escrito o
correo electrónico”, se
evidencia información
documentada en un formato
solicitud de piezas
informativas que no
corresponde con el
diseñado y aprobado dentro
del sistema de gestión de
calidad. En la segunda
actividad de comunicación
externa, se revisa una
actividad de comunicación
GESTIÓN DE CALIDAD

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Escuela al Concejo,
estableciéndose que la
versión del formato se
encuentra diligenciada en
esfero y es errado el número
de versión. El formato no
corresponde al establecido
por el SGC. Numerales de la
norma ISO 9001:2015 que
se incumplen: 7.5
7.5.2 Creación y
2. No se evidencia aplicación Implementación del X
de encuestas de formato aplicación
satisfacción socialización al de las encuestas y
cliente interno, procesamiento de
específicamente frente a la los datos obtenidos.
actividad No. 9 del
procedimiento para la
comunicación interna y
externa, adicionalmente, el
nombre del formato no
corresponde con el
revisado. En el mismo
orden, se evidencia en la
actividad No. 11 que no se
realiza la medición del
cliente interno. Numerales
de la norma ISO 9001:2015
que se incumplen: 7.5
7.5.2 Creación y
8.2.1 Comunicación con el
cliente, numeral c. obtener
retroalimentación de los
clientes relativa a los
productos y servicios
incluyendo las quejas de los
clientes.
GESTIÓN DE CALIDAD

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3. Revisada la medición del Realización de la X

impacto del publico externo matriz para medición
mediante el monitoreo de la y análisis de
página web y las redes resultados.
sociales, se evidencia que
no hay medición del impacto
a pesar de contar con la
información para realizarlo.
9001:2015 que se
incumplen: 8.5.1 Control de
la producción y de la
provisión de servicios,
numeral b. la disponibilidad y
el uso de los recursos de
seguimiento y medición
adecuados.
4. No se evidencia seguimiento Realización de X

y medición de impacto del matriz para medir el
Plan de Comunicaciones del impacto y análisis de
Concejo Municipal de Chía. resultados.
9001:2015 que se
incumplen: 8.5.1 Control de
la producción y de la
provisión de servicios,
numeral b. la disponibilidad y
el uso de los recursos de
seguimiento y medición
adecuados.
9 Gestión del Seguimiento a la X

Talento Humano 1. No se evidencia Resolución expedición del acto
de implementación del Plan administrativo y
Anual de Capacitaciones, entrega efectiva del
mismo el día 30 de
bienestar laboral e
julio de 2019.
incentivos pecuniarios y no
pecuniarios. Numerales de
se incumplen: 7.1.2
GESTIÓN DE CALIDAD

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competencia, 7.4
Comunicación, 7.5
2. Revisada la historia laboral Se generó X

de la señora Diana Milena comunicado vía
Garzón Correa, no se correo electrónico
para la recopilación
evidencia la lista de chequeo
de documentación
establecida en el pendiente.
procedimiento registro y Se recibe
custodia de historias documentación de la
laborales, adicionalmente la funcionaria con sus
numeración no coincide con firmas
el orden documental correspondientes.
Verificación,
establecido. Se revisó la
organización y
declaración juramentada de foliación de las
bienes y rentas, historias laborales
evidenciando que se con los formatos
encuentra incompleta, establecidos.
solamente con 1 folio, sin Implementación de
firma. En carta de entrega de los formatos
establecidos por el
la documentación no se
SGC.
evidencia firma o sello de Comunicado vía
recibido de la ventanilla correo electrónico al
única de atención al área de gestión
ciudadano ni ningún otro tipo documental para dar
de sello de control. directrices
específicas de
radicación de
90012015 que se documentos
incumplen: 7.1.2 personas, personales con
7.2 competencia, 7.5 reserva legal.
7.5.3 Control de la
3. Verificado el seguimiento al Realizar verificación, X

indicador de efectividad en organización y
evaluación del desempeño, foliación de la
historia laboral con
se revisó la carpeta de la
los respectivos
señora María Isabel
GESTIÓN DE CALIDAD

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Romero, evidenciando que formatos

carece de lista de chequeo, implementados.
la numeración está Se argumenta que lo
evidenciado en la
incompleta y la evaluación
auditoria no
de desempeño de corresponde a una
funcionario de carrera está evaluación de
incompleta y sin firmas. desempeño, es una
Numerales de la norma ISO concertación de
90012015 que se compromisos.
incumplen: 7.1.2 personas, Se organiza la
historia laboral de la
7.2 competencia, 7.5
funcionaria con lista
información documentada, de chequeo, firmas y
7.5.3 Control de la su respectiva
información documentada, foliación.
9.1 Seguimiento, medición,
análisis y evaluación.
4. Dentro del análisis de Se realizó cuadro de X

ejecución de las actividades seguimiento y
y presupuesto programado ejecución de
actividades de
del Plan Anual de
bienestar y
capacitaciones, no se capacitación.
evidencia el cuadro de Se obtiene
seguimiento y ejecución de resolución firmada y
las mismas. Lo mismo se el área de
evidencia en el Plan de contratación iniciara
bienestar e incentivos. el proceso.
90012015 que se
incumplen: 7.1.2 personas,
7.1.5 recursos de
competencia.
5. En el procedimiento para la El caso está en X

generación de nómina, se consulta por el área
solicitó en la actividad No. 1 jurídica para evaluar
la pertinencia de
el formato liquidación de
expedición de acto
horas extras, evidenciando administrativo en el
que el mismo no es utilizado tema concreto.
GESTIÓN DE CALIDAD

Página 25 de 44
por cuanto el tiempo extra

laborado se compensa con
horas de descanso y no con
dinero. No se evidencia acto
administrativo que regule lo
mencionado. Numerales de
se incumplen: 7.1.2
competencia, 7.4
Comunicación, 7.5
10 Gestión jurídica y 1. Dentro de la Política de Buscar norma X

Contractual operación del proceso aplicable e
Gestión Jurídica y investigar que
Contractual se determina aplicabilidad tiene la
entre otras: “El comité de misma referente a la
conciliación del Concejo creación del comité
Municipal de Chía, se de conciliación.
convoca cada que surja la Solicitar concepto a
necesidad, por parte del las abogadas
Secretario del comité, para externas para saber
estudiar las diferentes si es obligatorio o no
solicitudes de conciliación la norma de comités
extrajudicial en las cuales se de conciliación para
cita a la Corporación.”, sin el concejo municipal
embargo, no existe acto de Chía.
administrativo de creación Solicitud de
del Comité de Conciliación a concepto jurídico a
que hace referencia dicha agencia nacional de
política y tampoco es claro si defensa jurídica del
el ordenamiento legal estado, para
colombiano exige este determinar si aplica.
comité para los Concejos Verificar de acuerdo
municipales. Numerales de a la información
la norma ISO 9001:2015 que suministrada por
se incumplen: 8.2.2 gestión documental
Determinación de los si la entidad cuenta o
requisitos para los productos no con un acta
y servicios. administrativa
referente a comité
de conciliación.
GESTIÓN DE CALIDAD

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2. Revisado el contrato de Revisión de toda y X

compraventa No. 020 de cada una de las
2019 “suministro de carpetas junto con
elementos de papelería para los formatos para
el Concejo Municipal de sub sanar los errores
Chía vigencia 2019”, en la en la falta de firmas
información documentada de parte del concejo
“formato recibo de municipal de Chía,
propuestas”, se encontró el así mismo se
sin firma, adicionalmente, recomendara hacer
dos proponentes firmaron una segunda
fuera de las casillas revisión permanente
establecidas, alterando el de los expedientes
formato. A folio 41, el para evitar cometer
documento certificación de de nuevo estos
disponibilidad se encuentra errores
sin firma. En la selección involuntarios.
abreviada de menor cuantía Se dispondrá
SAMC-001-2019, el formato siempre del archivo
de asistencia a audiencia de magnético para las
cierre carece de una firma. actas con el fin de
Numerales de la norma ISO adaptarlo al
9001:2015 que se momento de su
incumplen: 8.1 planificación diligenciamiento, así
y control operacional, se evitaran firmas
numeral e, la determinación, fuera de las casillas
el mantenimiento y la y no se alterara el
conservación de la formato.
8.2 requisitos para los
productos o servicios, 8.2.3
revisión de los requisitos
para los productos o
servicios.
11 Gestión de 1. En la revisión realizada a las Reorganización de X
Evaluación y carpetas de auditorías la carpeta de
Mejora ejecutadas no se evidencia auditoria de gestión
la información documentada y verificación de
(se cuenta con evaluación todos los
de auditores, notificación e documentos.
informe final). Numerales de
la norma ISO 9001:2015 que
se incumplen: 7.5
7.5.2 Creación y
GESTIÓN DE CALIDAD

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8. Estado de las acciones correctivas, a cargo del Director Administrativo y

Financiero.
CONSOLIDADO GENERAL DE LAS NO CONFORMIDADES Y LAS ACCIONES

CORRECTIVAS
Proceso No conformidades AC Cerradas

Direccionamiento Estratégico 1
Gestión de Calidad 3 3
Tramite a Proyectos de Acuerdo 1 1
Control Político 3 1
Gestión Administrativa y Financiera 1 1
Gestión Documental 5 3
Gestión de Recursos Físicos y 4 4
Tecnológicos
Gestión de Comunicaciones 4 4
Gestión del Talento Humano 5 4
Gestión jurídica y Contractual 2 1
Gestión de Evaluación y Mejora 1 1
Total 30 23
9. Estado de seguimiento a revisiones previas efectuadas por la dirección.
No se habían realizado revisiones previas por la dirección.
10. Recomendaciones de mejora al sistema a cargo de los dueños de procesos
TOMA DE DECISIONES: Se aprueba por unanimidad que las recomendaciones de mejora

están establecidas en las actas suscritas por cada reunión de implementación del Sistema
de Gestión de Calidad y corresponde a cada dueño de proceso hacerle seguimiento a los
compromisos y tareas allí adquiridas, trayendo los resultados de los logros obtenidos para
la próxima Revisión por la Dirección.
GESTIÓN DE CALIDAD

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11. Cambios que podría afectar el sistema de Gestión
1. Uno de los principales cambios que se presentarán en la vigencia 2020 es el cambio

de concejales en la Corporación. En este sentido, aunque la actual Presidencia
aprobó los recursos para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad y
por ende la ejecución de la auditoria de Seguimiento al Sistema de Gestión de
calidad, se tiene incertidumbre sobre los cambios que pueda incorporar la nueva
presidencia en relación con el Sistema y por ende la continuidad de las actividades
relacionadas con el mismo.
2. La entrada en vigencia del Nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG

el cual fue establecido bajo el Decreto 1499 de 2017 y derogó la Ley 872 de 2003 a
través de la cual se creó el Sistema de Gestión de la Calidad (SCG) en la Rama
Ejecutiva del Poder Público y por ende lo establecido en los Decretos 4110 de 2004
y 4485 de 2009 relacionados con la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
NTC GP1000:2009. Adicionalmente a esto, el MIPG incorpora atributos de calidad
por cada dimensión que lo compone, sobre los cuales es necesario definir cómo se
dará cumplimiento a los mismos.
3. En el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, se integró lo relacionado

con el Modelo Estándar de Control Interno, el cual cambió su estructura acorde al
Modelo COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway) razón por
la cual se debe migrar el Sistema de Control Interno de la Corporación al citado
modelo que consta de cinco componentes a saber: Ambiente de Control, Evaluación
del Riesgo, Actividades de Control, Información y Comunicación y Actividades de
Monitoreo.
12. Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados, a cargo

del jefe de control interno.
ANALISIS DE LOS RIESGOS DE GESTION EN EL CONCEJO MUNICIPAL DE CHIA
Dentro del análisis hecho al interior de la Corporación y luego de hacer un trabajo minucioso
con cada uno de los líderes de los 11 procesos que tiene el Concejo Municipal, se pudo
determinar que existían:
GESTIÓN DE CALIDAD

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Proceso Riesgos
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 5
CONTROL POLITICO 8
GESTION DE EVALUACION Y MEJORA 3
GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 10
GESTION DE CALIDAD 7
GESTION DE COMUNICACIONES 6
GESTION DE RECURSOS FISICOS Y
TECNOLOGICOS 8
GESTION DEL TALENTO HUMANO 9
GESTION DOCUMENTAL 4
TRAMITE A PROYECTOS DE ACUERDO 5
GESTION JURIDICA Y CONTRACTUAL 7
TOTAL 72
Dentro de los 72 riesgos se pudo establecer que ninguno de los mismos tiene una
probabilidad alta de ocurrir y que se han podido ejecutar hasta el momento controles
efectivos para evitar su ocurrencia.
Teniendo en cuenta que el Control Político y el trámite a Proyectos de Acuerdo hacen parte
del Proceso Misional se les hace un seguimiento especial para evitar cualquier
materialización del riesgo, aunque la mayoría de los riesgos existentes se ha podido
establecer que dependen de terceros, pero por lo mismo se han establecido controles para
evitar al mínimo su materialización y ocurrencia.
A continuación, se muestra el número de riesgos con una probabilidad Alta de Ocurrencia,

media y baja:
Probabilidad No de Riesgos
ALTA 0
MEDIA 12
BAJA 60
TOTAL 72
GESTIÓN DE CALIDAD

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13. Recomendaciones para la mejora por parte de todos los dueños de

procesos.
Las principales recomendaciones son:
a. Revisar y ajustar (si es necesario), el Análisis del Contexto de la Entidad cada año y
en actividad posterior a la revisión y actualización de la Matriz DOFA. Hay que tener en
cuenta que los cambios se deben reflejar en la Información Documentada pertinente.
b. La revisión de la Organización y su Contexto, son actividades que se deben aplicar

por lo menos una vez al año. De igual manera es importante que se pueda hacer al
inicio del año, para que haya el tiempo de aplicar los cambios que surjan de esa revisión
del Sistema.
c. Cada uno de los Procesos (11) del SGC, deben monitorear periódicamente las
siguientes actividades:
i. Matriz de Riesgo por Proceso.

ii. Plan de Acción – Indicadores.
iii. Análisis del Informe del Plan de Acción, el cual se debe hacer cada seis (6)
meses según el Procedimiento.
iv. Los Planes de Mejoramiento Institucional que se suscriban como resultado de
las Auditorías Internas de Calidad.
d. Cuando la Organización (Procesos) determine la necesidad de cambios en el SGC,

estos se deben planear, teniendo en cuenta:
i. Propósito de los cambios.

ii. El Alcance de los mismos – Internos o Externos.
iii. Consecuencias potenciales – Riesgos y Oportunidades.
iv. La integridad del Sistema de Gestión de la Calidad.
v. Los Recursos que se deben tener en cuenta dentro de estos Cambios
Planeados.
vi. Revisión de la asignación de los Roles, las Responsabilidades y Autoridades.
a. La Organización debe determinar los conocimientos necesarios para la Operación

de los Procesos, es recomendable que esta información sea custodiada y este
contemplada dentro de las Políticas de Seguridad de la Información y la Política de
Administración de Riesgos.
Se sugiere tener en cuenta que los Conocimientos de la Organización pueden

basarse en:
i. Fuentes Internas: Propiedad intelectual, conocimientos adquiridos, lecciones

aprendidas, resultados de las mejoras en los Procesos; entre otros.
GESTIÓN DE CALIDAD

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ii. Fuentes Externas: Normas, capacitaciones, conferencias, conocimientos de

Proveedores; entre otros.
14. Compromisos y conclusiones.
b. Dado que desde el año 2012 no se realizaba una actualización de los procesos y
procedimientos de la entidad, se decidió construir el Sistema de Gestión de Calidad
de acuerdo con las normas del orden nacional vigentes y la norma internacional ISO
9001:2015, con el objetivo de lograr la certificación en calidad.
c. Con los cambios y ajustes contemplados dentro de la estructura de la Planeación

Estratégica, la entidad creo su contexto estratégico con la Misión, Visión, Valores
Corporativos, Política de Calidad y objetivos de calidad. Es necesario para el 2020
trabajar en la construcción de la nueva visión del Concejo Municipal de Chía una
vez sean elegidos los nuevos Concejales.
d. Se alcanzaron unas competencias por parte de los once (11) Procesos del SGC
respecto al Enfoque a Procesos, el Ciclo Planear – Hacer – Verificar – Actuar y al
Pensamiento Basado en Riesgos, en el mismo sentido, se crearon para cada
proceso indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad para medir su desempeño.
e. La entidad no trabajaba con un enfoque basado en riesgos, por lo que se procedido

a crear la Guía de Gestión del riesgo, la matriz de riesgos y el Plan de Minimización
del riesgo para todos los procesos de la Corporación.
f. De acuerdo con la nueva estructura administrativa, (Resolución No. 03 de 2019 “Por

la cual se modifica y se establece el manual especifico de funciones, requisitos y
competencias laborales de los diferentes empleos y niveles jerárquicos de la planta
de empleos del Concejo Municipal de Chía y se dictan otras disposiciones”), se
actualizaron los responsables de los procesos y procedimientos y se construyeron
con su participación y visto bueno todos los requisitos de documentación del
Sistema de Gestión de Calidad.
15. Proposiciones y varios
El Director Administrativo y Financiero, responsable del proceso de Gestión de Calidad,

solicita al Comité se le dé la palabra para socializar los temas relacionados con el contexto
estratégico del Concejo Municipal y par someterá votación el mantenimiento o cambio de
la Misión, la Visión y el Alcance del Sistema de gestión de Calidad.
TOMA DE DECISIONES: Se somete la proposición a votación contando la misma con el

voto afirmativo de los 5 integrantes del Comité.
GESTIÓN DE CALIDAD

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Intervención del Director Administrativo y Financiero:
INTRODUCCION
El numeral 9.3 Revisión por la dirección de la norma ISO 9001:2015 señala que la dirección
tiene que revisar el Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa a intervalos
planificados, ya que se tiene que asegurar la idoneidad, la adecuación, la eficiencia y la
alineación continuas con la dirección estratégica de la empresa.
La revisión por la dirección tiene que planificarse y realizarse incluyendo todas las
condiciones sobre:
a) El estado en el que se encuentran las acciones de las revisiones por la dirección

b) Los cambios en las cuestiones internas o externas que son referentes al Sistema de
Gestión de la Calidad
c) La información sobre el desempeño y la eficiencia del Sistema de Gestión de la Calidad
incluyen todas las tendencias según:
a. La satisfacción del cliente y de las partes interesadas.

b. El grado en el que se han conseguido los objetivos de la calidad
c. El desempeño de todos los procesos y la conformidad de los productos
d. Las no conformidades y las acciones correctivas
e. Los resultados obtenidos por el seguimiento y la medición
f. Los resultados de las auditorías internas
g. El desempeño de los proveedores externos
h. Se adecuan los recursos
d) La eficiencia de todas las acciones que se toman para abordar los riesgos y las
oportunidades.
e) Las oportunidades de mejora.
Una vez ha sido revisado por la dirección se tienen que incluir las decisiones y las acciones
que se relacionan con:
a) Todas las oportunidades de mejora

b) Las necesidades de cambio en el Sistema de Gestión de la Calidad
c) Las necesidades que surgen en los recursos
Acorde con lo anterior, el Concejo Municipal de Chía en su proceso de implementación del

Sistema de Gestión de Calidad, realiza la primera Revisión por la Dirección en el mes de
agosto de 2019, con el objetivo de determinar la alineación del contexto estratégico de la
entidad con todo el sistema de gestión.
GESTIÓN DE CALIDAD

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SOCIALIZACION OBJETIVOS ESTRATEGICOS 2019
Los objetivos estratégicos del Concejo Municipal de Chía son:
1. Estudiar y aprobar proyectos de acuerdo para el desarrollo del Municipio de Chía.

2. Realizar el ejercicio del Control Político oportuna y objetivamente.
3. Promover y facilitar la participación de la comunidad en los asuntos de municipio.
4. Promover el desarrollo regional.
5. Establecer e implementar un conjunto de procedimientos y otras prácticas orientadas a
mejorar la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios del Concejo de Chía y
satisfacer las necesidades de la ciudadanía.
6. Establecer junto con los ciudadanos, veedurías y demás partes interesadas
mecanismos donde se diseñen iniciativas de mejoramiento para los problemas
específicos del municipio.
7. Brindar a la ciudadanía respuestas oportunas a los derechos de petición recibidos en el
Concejo Municipal de Chía.
8. Conformar una estructura organizacional acorde con los requerimientos de Mejora
Continua del Concejo Municipal de Chía.
9. Mantenimiento de los requisitos de la Norma ISO 9001:2015 en el Concejo Municipal
de Chía.
10. Hacer seguimiento al Sistema de Gestión de Calidad del Concejo Municipal de Chía.
11. Conformar la planta de personal ajustada a una nueva estructura administrativa que
garantice el cumplimiento de la misión institucional.
12. Diseñar, comunicar y evaluar los elementos de direccionamiento estratégico del
Concejo Municipal de Chía, como herramienta gerencial para el cumplimiento de la
Misión y la Visión de la Corporación.
13. Proveer los bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de la Misión y el
funcionamiento administrativo de la Corporación.
14. Evidenciar el cumplimiento del requisito 7.5 de la NTC ISO 9001: 2015 en cuanto a la
creación, actualización y control a la información documentada en la Corporación.
15. Realizar la contratación de los bienes y servicios requeridos por el Concejo Municipal
de Chía, cumpliendo con la normatividad vigente en cada una de las modalidades de
contratación.
ESTRATEGIAS CORPORATIVAS 2019
El Concejo de Chía como una expresión ciudadana y en representación de los habitantes

del municipio de Chía, propicia la Participación Ciudadana para que las comunidades
puedan cumplir su deber de apoyar la definición y cumplimiento de los planes y programas
de la administración pública y al mismo tiempo, apoyar el trabajo del Concejo Municipal,
mediante ejercicios de Control Social, fomentando para este propósito las Veedurías
Ciudadanas, propone también el Concejo de Chía, espacios de Participación Ciudadana a
grupos organizados de la comunidad – Partes Interesadas Pertinentes –convocando su
GESTIÓN DE CALIDAD

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DESCRIPCIÓN DE LOS FACTORES Y VARIABLES EXTERNAS E INTERNAS DE

IMPACTO PARA LA CORPORACIÓN.
Participación en las diferentes Comisiones y en las Plenarias del Concejo Municipal para
garantizar la eficiente y eficaz inversión de los recursos públicos, proporcionando espacios
de participación ciudadana a personas naturales y sectores empresariales y demás fuerzas
vivas del municipio.
Para fortalecer los mecanismos de retroalimentación con la ciudadanía y medición de la

satisfacción del cliente, el Concejo de Chía atiende de manera efectiva las “PQR´s”
Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias, con respuestas directas a las solicitudes y
propuestas planteadas, facilitando la recepción de quejas y reclamos durante la
participación ciudadana en las distintas sesiones y plenarias y la aplicación de encuestas
para medir la satisfacción de los clientes.
Adicionalmente, se cuenta con una Encuesta para Medir la Satisfacción del Cliente Externo
por medio de la cual se miden los grados de satisfacción de la ciudadanía, respecto a los
Productos y Servicios que presta la Entidad. Este modelo de medición se hace de manera
semestral y se generan los informes de análisis de la información tabulada de cada una de
las encuestas.
En la actualidad la Mesa Directiva del Concejo se compone de un (1) Presidente y dos (2)
Vicepresidentes elegidos separadamente para un período de un (1) año. Las minorías
tendrán participación en la primera Vicepresidencia del Concejo a través del partido o
movimiento político mayoritario entre las minorías.
Ningún Concejal podrá ser reelegido en dos períodos consecutivos en la respectiva mesa
directiva. Cuando una elección se realizare fuera de las fechas señaladas en la Ley o en
el reglamento, se entenderá realizada para el tiempo que se reste del correspondiente
período.
CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN: ESTADO Y ACTUALIZACION
EMPRESA HONORABLE CONCEJO DE CHÍA

CATEGORIA
PRODUCTO CONTROL POLITICO - TRAMITES A PROYECTOS DE ACUERDO
SERVICIO
MISIÓN: El Honorable Concejo Municipal de Chía, como corporación Administrativa pública, que trabaja por el
bienestar social de su comunidad, ejercerá con sapiencia y responsabilidad el control Político a la Administración
Municipal, para que prevalezca la vocería del interés general y el bien común, diseñando políticas locales para la
promoción del desarrollo económico, social y político del Municipio mediante acuerdos enmarcados en la
Constitución y a ley
VISIÓN: El Concejo Municipal de chía, para el 2020, tendrá más desarrollo social, en donde impere el bienestar y
MISIÓN/VISIÓN calidad de vida de los habitantes de nuestro municipio, comprometidos en impulsar el progreso humano integral y
sostenible, logrando un amplio sentido de identidad y pertenecía con el Municipio de chía, a través de sus funciones
Constitucionales y Administrativas.
GESTIÓN DE CALIDAD

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POLITICA DE CALIDAD: El Concejo Municipal de Chía en cumplimiento de su misión institucional, se

compromete a ejercer el Control Político a la Administración Municipal, estudiar y aprobar proyectos de acuerdo
que promocionen el desarrollo económico, social y político del municipio y propiciar la participación ciudadana
dentro del marco de la constitución y la ley. Así mismo, prestará un servicio contando con procesos de calidad,
funcionarios comprometidos y capacitados y un proceso de evaluación, seguimiento y control de la de gestión
y la administración del riesgo, aplicando los principios de eficiencia, eficacia y efectividad en pro a la satisfacción
de las necesidades de los Ciudadanos.
FECHA DIRECCION DIRECCIÓN ESTRATÉGICA PRESIDENCIA DE LA

RESPONSABLE ENTIDAD
Fortalezas (internas) Oportunidades Debilidades Amenazas (externas)
(externas) (internas)
FACTORES VARIABLES (++) (+) (-) (--) SITUACIÓN DE

EXTERNOS OPORTUNIDAD/RIESGO
Rendición de cuentas – Aun no se ha iniciado el proceso de
Directiva y liderazgo relaciones con partes X Audiencia Pública de Rendición de
interesadas externas. Cuentas, aunque por medios de
comunicación se rinden cuentas a la
ciudadanía.
Asignación presupuestal X El Concejo Municipal de Chía no

Financiera legal. maneja su propio presupuesto y
dependen de la administración
central.
Gestión del conocimiento Con el proceso de reestructuración

(memoria institucional). X administrativa llevado a cabo en el
Recursos humanos año 2018 se crearon cargos de
carácter provisional que permiten
preservar la memoria institucional a
través del recurso humano.
Formación y capacitación X
del personal
Instalaciones físicas. X Temporalmente el Concejo

Recurso físico Municipal de Chía está funcionando
en el antiguo Club El Mohán, lo que
no le permite adecuar las
instalaciones a las necesidades
reales de la entidad
Cumplimiento de fines y
funciones de la corporación en X
Cultura relación con las conductas de
organizacional los servidores públicos.
Gestión de las curules. X

Institucionalidad
Retroalimentación de las partes
interesadas y como apoyo los X
Medios de difusión.
Manipulación nómina. X
Contratación. X La carga de la supervisión
contractual está en cabeza de la
Presidencia.
Financiero. X
Operaciones El normal estudio de X
proyectos de acuerdo.
GESTIÓN DE CALIDAD

Página 36 de 44
Limitaciones para la No se cuenta con los recursos

ejecución de planes, X suficientes de acuerdo con los
programas y proyectos en todos traslados presupuestales realizados
los niveles de la entidad. por la Administración Municipal.
Control político. X
Difusión de la gestión del X
Concejo.
Efectividad en el cumplimiento X
de las políticas de Prevención
del daño antijurídico.
Normatividad identificada – X
aplicada.
Infraestructura tecnológica. X
Tic Obsolescencia de los equipos X No todos los funcionarios cuentan
Tecnológicos. con equipos modernos para
desarrollar sus funciones.
MATRIZ DOFA
ANALISIS DOFA – MATRIZ FACTORES

EXTERNOS
MISIÓN: El Honorable Concejo Municipal de Chía, como OPORTUNIDADES AMENAZAS
corporación Administrativa pública, que trabaja por el
bienestar social de su comunidad, ejercerá con Participación Ciudadana. Corrupción.
sapiencia y responsabilidad el control Político a la
Administración Municipal, para que prevalezca la Cooperación Entre Radicación De Proyectos.
vocería del interés general y el bien común, diseñando Entidades.
políticas locales para la promoción del desarrollo
económico, social y político del Municipio mediante Recaudo Municipal. Medio Ambiente.
acuerdos enmarcados en la Constitución y a ley
Imagen Corporativa. Legales.
VISIÓN: El Concejo Municipal de chía, para el 2020,
tendrá más desarrollo social, en donde impere el Representación De La
bienestar y calidad de vida de los habitantes de nuestro Comunidad.
municipio, comprometidos en impulsar el progreso
humano integral y sostenible, logrando un amplio Eficiencia Operacional.
sentido de identidad y pertenecía con el Municipio de
chía, a través de sus funciones Constitucionales y Defensa Jurídica.
Administrativas
Cambios Normativos.
Gestión del conocimiento (memoria
institucional
Cumplimiento de fines y funciones de la

corporación en relación con las conductas
de los servidores públicos.
F Gestión de las curules.
FO Retroalimentación de las partes NIVEL DE RIESGOS AA - FA -
AR interesadas y como apoyo los medios de VARIABLES QUE SE DEBEN VER
OPORTUNIDADES - FO -
CT difusión PLASMADAS EN LA MATRIZ DE
VARIABLES QUE SE DEBEN
TA Manipulación nómina. RIESGOS DE GESTIÓN Y MITIGAR
PRESENTAR EN LA MATRIZ DE
SUS POSIBLES EFECTOS
O RIESGOS Y OPORTUNDIADES
L Financiero. MEDIANTE CONTROLES
R - SE DEBEN POTENCIALIZAR
E EFICIENTES, EFICACES Y
E Control político. EFECTIVOS. SE CONVIERTEN EN
Z
S Difusión de la gestión del concejo. RIESGOS
A
GESTIÓN DE CALIDAD

Página 37 de 44
S Efectividad en el cumplimiento de la
I políticas de prevención del daño
N antijurídico
T El normal estudio de proyectos de
E Acuerdo.
Normatividad identificada - aplicada.
R
Rendición de cuentas - relaciones con
N
D partes interesadas externas.
OE Asignación presupuestal legal. NIVEL DE RIESGOS AAA - DA -
SB NIVEL DE RIESGOS A - DO -
EVENTOS QUE SE DEBEN
Instalaciones físicas. VARIABLES QUE SE
I MITIGAR DESDE LA MATRIZ DE
L CONVIERTEN EN DESAFIOS. RIESGOS, PORQUE HAY UNA
I Contratación. ALTA PROBABILIDAD QUE
D Limitaciones para la ejecución de planes, AFECTE A LA OPERACIÓN Y AL
A programas y proyectos en todos los SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
D niveles de la entidad CALIDAD DE LA CORPORACIÓN.
E SE CONVIERTEN EN
Infraestructura tecnológica.
S LIMITACIONES.
Obsolescencia de los equipos
tecnológicos
ANALISIS DE LAS PARTES INTERESADAS RELACIONADAS CON LA CORPORACIÓN.
Empresa Honorable Concejo de Chía
CATEGORIA CONTROL POLITICO - TRAMITES A PROYECTOS DE ACUERDO

PRODUCTO/
SERVICIO
MISIÓN: El Honorable Concejo Municipal de Chía, como corporación Administrativa pública, que trabaja por el bienestar social
de su comunidad, ejercerá con sapiencia y responsabilidad el control Político a la Administración Municipal, para que
prevalezca la vocería del interés general y el bien común, diseñando políticas locales para la promoción del desarrollo
económico, social y político del Municipio mediante acuerdos enmarcados en la Constitución y a ley
VISIÓN: El Concejo Municipal de chía, para el 2020, tendrá más desarrollo social, en donde impere el bienestar y calidad de vida de los
habitantes de nuestro municipio, comprometidos en impulsar el progreso humano integral y sostenible, logrando un amplio sentido de
identidad y pertenecía con el Municipio de chía, a través de sus funciones Constitucionales y Administrativas.
MISIÓN/VISI
ÓN
POLITICA DE CALIDAD: El Concejo Municipal de Chía en cumplimiento de su misión institucional, se compromete a ejercer el Control
Político a la Administración Municipal, estudiar y aprobar proyectos de acuerdo que promocionen el desarrollo económico, social y
político del municipio y propiciar la participación ciudadana dentro del marco de la constitución y la ley. Así mismo, prestará un
servicio contando con procesos de calidad, funcionarios comprometidos y capacitados y un proceso de evaluación, seguimiento y
control de la de gestión y la administración del riesgo, aplicando los principios de eficiencia, eficacia y efectividad en pro a la
satisfacción de las necesidades de los Ciudadanos.
Fecha Junio de Dirección responsable Dirección

2019 estratégica -
presidencia de
la entidad
Subgrupo Necesidad Expectativa Nivel Nivel Acciones posibles

(persona, u (porque / (que de de
interés influe De impacto Cuáles son los Proceso
Parte interesada organización TIPO para que es necesita la positivo (valor requerimiento respons Fuentes Estrateg
principal - grupo que puede: ncia able de ias
necesaria la parte agregado que se s de la
afectar, verse dará por parte de la corporación informa
relación ) interesada)
afectada o P 1) hacia la parte ción
percibirse como interesada
GESTIÓN DE CALIDAD

Página 38 de 44
afectada por
una decisión o
actividad)
1. Alcanza
1. Comp r un mayor 1. Ten
Liderar el romiso de los empoderamient er alto nivel
Presidencia / proceso líderes. o frente al SGC. de liderazgo
mesa Interna de Alta Alta y Todos
directiva establecimient 2. Recur 2. Proyect
o, sos. ar al concejo de compromiso.
implementació Chía como una
n, de las primeras 2. Ad
mantenimiento 3. Desar Corporaciones a ministrar
y rollo de nivel
mejora auditorías Cundinamarca eficientemen
continua de internas. Certificadas en te
los sistemas de la nueva los
SERVIDORES gestión de norma. recursos
PÚBLICOS calidad 3. Acercar asignados
al concejo de
Chía en el
cumplimiento
de la visión.
1. Ambi 1. Fomentar 1.
ente para la escenarios de Competencia.
Adoptar los SGC operación del Autoevaluación y 2.
y Proceso. Autocontrol que Conocimiento
para la 2. Sensi lleven a una del entorno de
Funcionarios Interna operación y bilización Alta Alta Mejora Continua al la Todos
control de los Oportuna de Interior de los Organización.
Procesos. los SGC y Sus Procesos. 3. Toma de
cambios. 2. Implementar las Conciencia -
3. acciones de Sentido de
Empoderamien Mejora Continua. Pertenencia.
to por parte de 4. Vocación de
la alta Servicio.
dirección.
1. Proporcionar
información 1. Que los
identificación de oportuna y Ejercicios de
Externa Acciones de veraz. 1. Mejoras en los Auditoría se
mejora que 2. Cumplir con Lineamientos y desarrollen
Entes del ayudan los lineamientos Controles para dentro de los
estado a madurar los legales y Alta Alta Garantizar altos Lineamientos
SGC; parámetros niveles de Legales. 2. Que Todos
a través de: técnicos Transparencia, haya una
Cambios establecidos. Independencia y Comunicación
Normativos y 3. Implementar Oportunidad. oportuna,
Recomendacione las Acciones de respecto a los
s Mejora para cambios que
Hallazgos y afectarán los
Recomendacione SGC.
s dadas.
Presentan 1. Mayor
Comunidad Externa inquietudes 1. Generar participación
frente a mecanismos de de la
CLIENTES los Tramites de comunicación 1. Desarrollar Comunidad en
Proyectos de bidireccional con Proyectos de los estudios de P1 + P2
GESTIÓN DE CALIDAD

Página 39 de 44
Acuerdo y sobre la Corporación. Acuerdo que los Proyectos +

Problemáticas Alta Alta beneficien a la de Acuerdo. P3 +
del Municipio, Comunidad 2. Presentar P4
que información
Conllevan a que oportuna para
se realice la mejora del
Control Político. Control
Político.
1. Proporcionar
1. Información herramientas 1. Que la
en tiempo real y (información) para información
Son los veraz. desarrollar que se emita a
transmisores 2. Ofrecer libre actividades de través de
de información acceso a las Alta Alta Control Político. terceros goce P1 + P2
Medios de Externa relevante para la convocatorias 2. Presentar de veracidad y +
Comunicación comunidad en oficiales de oportunamente las credibilidad. P3 +
general Comisiones y acciones que se 2. Que se P4
Plenarias, en desarrollan al visibilice la
periodos interior del Gestión del
Ordinarios, Concejo en Pro de Concejo
Extraordinarios y la Comunidad.
Eventos 3. Visibilizar la
Institucionales Corporación a
través de
información que se
transmite en los
diferentes Medios.
Prestadores de Interna Apoyar la 1. Ambiente para 1. Fomentar

Servicios implementación la escenarios de 1.
de los SGC y la operación del Autoevaluación y Competencia.
Operación de los Proceso Alta Alta Autocontrol que
Procesos. lleven a una 2. Toma de Todos
2. Sensibilización Mejora Continua al Conciencia -
oportuna de los Interior de los Sentido de
SCG y sus Procesos. Pertenencia.
cambios.
2. Implementar las 3. Vocación de
acciones de Servicio
Mejora Continua.
1. Dar trámite
a aquellas
1. Que la 1. Que los Tramites iniciativas que
Municipio - Corporación a Proyectos de redunden en el
Entidades Interna aplique y ejecute Acuerdo sean Mejoramiento
Descentralizad y Proveen el Procedimiento Alta Alta oportunos y de de la Calidad
as - Personería Externa Proyectos de Tramite a conformidad a las de Vida de los P3 +P4
- Contraloría - Acuerdo. Proyectos de Normas. habitantes del
Los Concejales Acuerdo. 2. Que se dé municipio de
2. Que se dé Trámite Chía y de la
cumplimiento al correspondiente y Imagen
Reglamento se convierta en Corporativa de
Interno de la Acuerdo la Entidad.
Corporación. Municipal. 2. Que las
iniciativas
radicadas para
estudio
GESTIÓN DE CALIDAD

Página 40 de 44
cumplan con
los
requerimiento
s legales
establecidos
por la Ley y la
Corporación.
Secretarios de 1. Que brinden una 1. Entregar
Despacho - 1. Que la información veraz, información
Personero - Corporación oportuna y cierta a relevante para
Gerentes de Aplique y ejecute los cuestionarios una debida
Entidades Envíe el Procedimiento dados para el Planeación de
Descentralizad Externa n información de Control Alta Alta Control Político. las sesiones de P3 +P4
as - La oportuna y Político. 2. Que se Control
Comunidad (a veraz, para hacer desarrollen Político.
través de los el Control 2. Que se dé sugerencias y
Cabildos Político cumplimiento al recomendaciones 2. Que se
PROVEEDORES Abiertos) - Reglamento respecto a las cumpla con la
Directores de Interno de la problemáticas de fecha
Dpto. Corporación Ciudad, bajo las establecida
Administrativo experiencias y para la
- Personas estudios citación.
Naturales o realizados.
Jurídicas -
Comandante
de la Policía de
Chía
Se tienen 1. Entrega de las
convenios de Necesidades y
caja de Requerimientos
Caja de Externa compensación de la 1. Superar las 1. P6
compensación Corporación para Alta Media expectativas de la Cumplimiento.
que se estimulen Corporación, 2. Espacios
los Planes de y ofreciendo cómodos y
Capacitación y Servicios de seguros
Bienestar Social. Calidad
1. Necesidades y
requerimientos 1. Que se
Entidades y/o Existen de capacitación. suministren 1. Entregar
Personas Externa convenios de 2. Capacitaciones de memorias.
Naturales que formación. Caracterización Calidad - con P6
suministren de la Población a Alta Alta Metodologías 2. Emitir
servicios de capacitar. modernas de Certificados
Capacitación 3. Planear los aprendizaje.
espacios para el
desarrollo de
1. Que la
1. Acceso 1. Presentar información
Analiza y permanente a la informes sea veraz, clara
Observatorios Externa muestra la información fidedignos y y oportuna.
Gestión realizada pública que es oportunos. 2. Legalidad y P1
por el Concejo suministrada a Alta Alta transparencia + P2 +
Municipal través de los 2. Insumos que en sus P3 + P4
Medios por parte sirvan para aplicar comunicados.
de la la Mejora Continua 3. Suministrar
Corporación. a los SGC de la informes que
Corporación. realmente
impacten la
Gestión de la
GESTIÓN DE CALIDAD

Página 41 de 44
Entidad.
1. Necesidades y
requerimientos
Suministran técnicos de los 1. Entregar B. O. y 1.
Proveedores Externa Bienes, Obras y Bienes, Obras y S.; que cumpla Cumplimiento TODOS
Externos Servicios Servicios que se como mínimo con y Calidad de
requieran. Alta Alta las expectativas de los Bienes,
2. Proceso de la Entidad; con Obras y
Selección idóneo base en los Servicios
en cumplimiento parámetros
de las establecidos.
disposiciones
legales vigentes,
que rigen la
Comisión Externa Regula lo 1. 1. Seleccionar el 1. Procesos
Nacional del concerniente a la Requerimientos mejor para el transparentes
Servicio Civil Carrera y Necesidades cargo. e idóneos de P6
Administrativa claras, Alta Alta Selección de
específicas Servidores con
respecto al cargo las
vacante. Competencias
requeridas
1. Entrega de 1. Asesoría,
EPS - Fondos Afiliación a requerimient 1. acompañamie
de Exter la os y Alt Alta Acompañamien nto, P6
Pensiones - na Seguridad necesidades a tos integrales capacitación,
ARL Social de claras para en Pro de la facilitación en
cada acompañar o Mejora temas de
facilitar a la temas que
Funcionari Continua del
Corporación mejoren el
o en temas Bienestar Bienestar
OTROS Institucional Institucional.
de la
Corporación.
1. Cumplir con 1. Auditorías
los Requisitos que se
Es el Ente que ejecuten
de la Norma
Evalúa el SGC 1. Generar dentro de los
Certificada.
de la Alt Alta espacios de parámetros de
2.
Entidad para a recomendación la ISO
Implementar
La Entidad Exter emitir o en pro de la 19011:2012. P1 +
las acciones de
Certificadora na recertificar la P2+P7
cumplimiento Madurez de los 2. Ofrecer
Corporación ejercicios que
de los SGC.
Requisitos de permitan el
la Norma a crecimiento de
Certificar. los SGC de la
3. Que se Entidad.
evidencie la 3. Que se
Mejora cumplan los
Continua de Cronogramas
los Procesos establecidos,
por parte de la
Entidad
Certificadora.
GESTIÓN DE CALIDAD

Página 42 de 44
CONCEPTO SOBRE LA VIGENCIA DE LA MISIÓN Y LA VISIÓN PARA EL

TOMA DE DECISIONES: Se somete a votación del Comité de Gestión y Desempeño el

mantener vigente o modificar la Misión y la Visión del Concejo Municipal y se obtienen 5
votos a favor de mantenerlas sin modificaciones, teniendo en cuenta las elecciones al
Concejo Municipal próximas a realizarse. Lo anterior, incluso teniendo claro que la visión
vence en el año 2020, pero se hace necesaria la construcción participativa de la misma con
los nuevos concejales electos.
CONCEPTO SOBRE ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
El alcance del Sistema de Gestión de Calidad se encuentra definido en el documento

CONTEXTO ESTRATEGICO de la Corporación así:
GESTIÓN DE CALIDAD

Página 43 de 44
“El Sistema de Gestión de Calidad implementado en el Concejo Municipal de Chía

tiene como alcance el debate y aprobación de proyectos de Acuerdo y el ejercicio
del Control Político”.
TOMA DE DECISIONES: Se somete a votación del Comité de Gestión y Desempeño

Institucional el mantener vigente o modificar el alcance del Sistema de Gestión de Calidad
y se obtienen 5 votos a favor de mantenerlo sin modificaciones.
Temas a tratar en la próxima Revisión Por la Dirección:
A. Hallazgos externos derivados del informe de Auditoria Gubernamental con Enfoque

Integral de la Contraloría de Cundinamarca y Plan de Mejoramiento presentado por
la Corporación.
B. Desempeño de proveedores externos para la próxima revisión por la dirección.
C. Seguimiento a actas de compromisos frente a la implementación del Sistema de
Gestión de Calidad a cargo de los dueños de procesos.
TOMA DE DECISIONES: Se somete a votación del Comité de Gestión y Desempeño el

aprobar estos dos temas como parte de la próxima reunión, además de los establecidos
por la norma ISO 9001:2015 y el procedimiento de revisión por la dirección y se obtienen 5
votos de aprobación.
Se da por terminada la reunión a las 11:30 am y se firma el acta por quienes intervinieron.
Firma_____________________________ Firma _____________________________
Nombre: Natalia Gil Loaiza Nombre: Flavio Andrés Duran Barragán
Cargo: Presidente Concejo Municipal Cargo: Director Administrativo y Financiero
Firma_____________________________ Firma _____________________________
Nombre: Omaira Castañeda Guevara Nombre: Manuel Guillermo Rodríguez
Cargo: Secretaria General Cargo: Jefe Oficina de Control Interno

GESTIÓN DE CALIDAD

Página 44 de 44
Firma_____________________________ Firma______________________________
Nombre: Nelsy Carolina Bueno Aldana Nombre: Juan Sebastián Díaz Ortiz
Cargo: Profesional Universitario Área Jurídica Cargo: Técnico Prensa y Comunicaciones
Proyecto: Dr. Flavio Andrés Duran Barragán

Reviso: Comité Institucional de desarrollo Administrativo
Aprobó: Dra. Natalia Gil Loaiza, Presidenta Concejo Municipal / Comité Institucional de desarrollo Administrativo

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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

CONCEJO MUNICIPAL DE CHÍA

FORMATO ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

VERSIÓN: 01 FECHA: 19/05/2019

Fecha: Jueves 1 de agosto de 2019

OBJETIVO: Revisar el sistema de Gestión de calidad para asegurar la conveniencia

ORDEN DEL DÍA

1. Llamado a lista y verificación del quorum para deliberar.

FORMATO ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

VERSIÓN: 01 FECHA: 19/05/2019

1. Llamado a lista y verificación del quorum

En caso de empate en la votación, el Presidente del Comité toma la decisión.”

2. Revisión de la política y objetivos de calidad y sus indicadores a cargo del

El Concejo Municipal de Chía en cumplimiento de su misión institucional, se compromete a

FORMATO ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

VERSIÓN: 01 FECHA: 19/05/2019

un servicio contando con procesos de calidad, funcionarios comprometidos y capacitados

TOMA DE DECISIONES: Se somete a votación del Comité Institucional de Gestión y

El Director Administrativo y Financiero procede a exponer los resultados de la medición de

No. Objetivo Indicador Frecuencia Meta Resultado

2 Gestionar los # de proyectos de Anual 100% 45.45%

3 Ser reconocidos a Resultados Anual 90% 53.3%

FORMATO ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

VERSIÓN: 01 FECHA: 19/05/2019

TOMA DE DECISIONES: Por unanimidad y de acuerdo con el análisis de las mediciones,

TOMA DE DECISIONES Por unanimidad se solicita en el objetivo número 4 establecer

FORMATO ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

VERSIÓN: 01 FECHA: 19/05/2019

3. Resultados de auditoría interna de calidad a cargo del Director

Se realizaron 11 auditorías de calidad que cubrieron todos los procesos de la Corporación,

FORMATO ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

VERSIÓN: 01 FECHA: 19/05/2019

Actualmente se están ejecutando las acciones correctivas y los planes de mejoramiento,

4. Resultados de auditoria interna de gestión a cargo del jefe de Control

Dentro del periodo comprendido entre el 1 de enero de 2019 y el 30 de junio de 2019 se

1. Gestión de Recursos Físicos y Tecnológicos

2. Gestión Administrativa y Financiera

FORMATO ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

VERSIÓN: 01 FECHA: 19/05/2019

traslado del Archivo central de la entidad no se ha podido realizar la última auditoria al

5. Retroalimentación de las partes interesadas.

a. Resultado de la retroalimentación de las partes interesadas a cargo

El Director Administrativo y Financiero realiza la explicación de los resultados de la

FORMATO ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

VERSIÓN: 01 FECHA: 19/05/2019

b. Estado de quejas, reclamos y sugerencias, exposición del

La Oficina Jurídica en el periodo comprendido entre el 11 de enero al 30 de junio de 2019

Se da así cumplimiento al 100% de respuesta oportuna a las PQRS.

El 100% de las PQRS’s se contestaron sin inconvenientes ya sea de tiempo o de dificultad

FORMATO ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

VERSIÓN: 01 FECHA: 19/05/2019

6. Desempeño de los procesos y conformidad del servicio a cargo de cada

INDICADORES PARA MEDIR EL DESEMPEÑO.

FORMATO ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

VERSIÓN: 01 FECHA: 19/05/2019

CONCLUSIONES DE LOS RESULTADOS DE LOS INDICADORES POR PROCESO

NOMBRE DEL EFICACIA EFICIENCIA EFECTIVIDAD

ANALISIS DE LOS INDICADORES

Siendo un 77% un porcentaje favorable para el indicador se establece un correcto

Se ha dado cumplimiento al 100% de las auditorias programadas para la vigencia 2019.

El indicador de eficiencia refleja un cumplimiento del 80% a la fecha de las actividades

FORMATO ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

VERSIÓN: 01 FECHA: 19/05/2019

El impacto de la gestión en los medios regionales se refleja en el cumplimiento de la meta,