CENTRO DE LA TECNOLOGIA DEL DISEÑO Y LA PRODUCTIVIDAD EMPRESARIAL

GIRARDOT- REGIONAL CUNDINAMARCA Fecha:

TALLER
ABRIL DE 2019

NOMBRE DEL APRENDIZ:

No FICHA: 1576607
NOMBRE DEL INSTRUCTOR MAURICIO AFANADOR GUTIERREZ

PROGRAMA DE FORMACIÓN: Gestión Documental

PROYECTO ASOCIADO Apoyar los procesos de intervención la organización de los archivos
central y fondos acumulados del Sena Centro de la Tecnología del
Diseño y la Productividad Empresarial de Girardot
ACTIVIDAD DEL PROYECTO Planear y clasificar la información de la documentación teniendo en
cuenta para cada proceso la legislación vigente, las políticas.
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE Medir el grado de entendimiento de los temas expuestos para la
elaboración de cuadros de clasificación documental y su
importancia como instrumento archivístico.
COMPETENCIA: Organizar fondos acumulados de acuerdo con la normatividad
vigente y políticas institucionales.
RESULTADO DE APRENDIZAJE Elaborar cuadros de clasificación documental teniendo en cuenta
las diferentes estructuras orgánico- funcionales aplicando los
principios archivísticos, normas de seguridad industrial y salud
ocupacional, normas y técnicas de preservación y conservación
documental y la legislación vigente.
Descripción de la Evidencia: Se conformaran grupos, se le asignaran temas relacionados con programar las
transferencias documentales de la organización, aplicando la tecnología disponible, la normatividad vigente,
las técnicas de comunicación y el trabajo en equipo, y se les suministrara el link del video, “transferencia
documental”, a partir de dicha información elaboraran un mapa mental.
Criterios de Evaluación:
 Establece con precisión la metodología para recopilar la información sobre la historia institucional
 CCD abarca la totalidad de dependencias y documentación que se manejó en esa época

 Elabora con facilidad las gráficas para demostrar las fases por las que ha atravesado la organización
Utiliza el aplicativo disponible para realizar transferencias electrónicas de datos, información y
documentos, de acuerdo-
Duración de la evaluación: 20 Horas

1. Con la información suministrada se solicita que el aprendiz elabore el cuadro de

clasificación documental discriminando el fondo, el código de la sección, y sección, código
subsección, código de serie, código subserie, y subserie.

Quienes Somos:
En la Cámara de comercio de Girardot, Alto Magdalena y Tequendama estamos comprometidos en
satisfacer los requisitos de nuestros clientes mediante la presentación de servicios de promoción
empresarial y registros públicos, ágiles, confiables, oportunos, de impacto que brinden cobertura y
atiendan sus necesidades contando para ello con talento humano comprometido y competente, así
como el mejoramiento continuo de nuestros procesos, la eficacia de nuestro sistema de gestión y
una infraestructura física y tecnológica adecuada.

Organigrama:

PRESIDENCIA

DIVISIÓN JURIDICA
DIVISIÓN
DIVISION Y REGISTROS COORDINACIÓN
DIVISION ADMINISTRATIVA
PROMOCIÓN Y PÚBLICOS SIG Y CONTROL
FINANCIERA Y DEL TALENTO
DESARROLLO CONCILIACIÓN Y INTERNO
HUMANO
ARBITRAJE

COORDINACIÓN
COORDINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACION
COORDINACION COORDINACIÓN CAE PROMOCIÓN
DE PROMOCIÓN Y DE ATENCIÓN AL REGISTROS SISTEMAS DE GESTION
PRESUPUESTO DE MEDIOS Y DESARROLLO
DESARROLLO EMPRESARIO PÚBLICOS DOCUMENTAL
SOCIAL

Funciones de la Cámara de Comercio de Girardot:

El Código del Comercio en su artículo 86 establece las siguientes funciones que ejercerán las
Cámaras de Comercio:

1. Servir de órgano de los intereses generales del comercio ante el gobierno y los comerciantes
mismos.

2. Adelantar investigaciones económicas sobre aspectos o ramos específicos del comercio interior
y exterior y formular recomendaciones a los organismos estatales y semioficiales encargados de la
ejecución de los planes respectivos.

3. Llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos, como se
prevé en este código.

4. Dar noticia en sus boletines u órganos de publicidad de las inscripciones hechas en el registro
mercantil y de toda modificación, cancelación o alteración que se haga de dichas inscripciones.

5. Recopilar las costumbres mercantiles de los lugares correspondientes a su jurisdicción y

certificar sobre la existencia de las recopiladas

6. Designar el árbitro o los árbitros o los amigables componedores cuando los particulares se lo
soliciten.
7. Servir de tribunales de arbitramento para resolver las diferencias que les defieran los
contratantes, en cuyo caso el tribunal se integrará por todos los miembros de la junta.

8. Prestar sus buenos oficios a los comerciantes para hacer arreglos entre acreedores y deudores,
como amigables componedores.

9. Organizar exposiciones y conferencias, editar o imprimir estudios o informes relacionados con

sus objetivos.

10. Dictar su reglamento interno que deberá ser aprobado por el Superintendente de Industria y
Comercio.

11. Rendir en el mes de enero de cada año un informe o memoria al Superintendente de Industria
y Comercio acerca de las labores realizadas en el año anterior y su concepto sobre la situación
económica de sus respectivas zonas, así como el detalle de sus ingresos y egresos.

12. Las demás que les atribuyan las leyes y el Gobierno Nacional.

Documentos por sección y subsección:

Realizadas las encuestas a las diferentes secciones, y subsecciones referente a que tipos de
documentos produce encontramos lo siguiente:

Presidencia:

Actas:

 Actas del Comité de Calidad

 Actas del Comité de Presidencia
 Actas de la Junta Directiva

Actos Administrativos:

 Acuerdos
 Circulares
 Resoluciones

Informes:

 Informes a entes de control

 Informes de auditoria
 Informes de Gestión

Planes:

 Planes de Mejoramiento
 Planes estratégicos

División Financiera:

Actas:

 Actas de colocación división financiera

 Actas de traslados
Informes:

 Informes a entes de control

 Informe de ejecución presupuestal
 Informe de estados financieros
 Informes de gestión
 Informes de tesorería

Libros contables oficiales.

Planes:

 Planes de mejoramiento

Registro de liquidación de nómina.

Coordinación de presupuesto:

Caja Menor.

Comprobantes:

 Comprobantes de egreso
 Comprobantes de ingreso

Conciliaciones:

 Conciliaciones bancarias privadas

 Conciliaciones bancarias registro único empresarial – RUE

Declaraciones Tributarias:

 Declaración tributaria de impuesto predial

 Declaración tributaria de industria y comercio
 Declaraciones tributarias de IVA
 Declaración tributaria de registros
 Declaraciones tributarias de renta y complementarios
 Declaraciones tributarias de retefuente

Programas:

 Programas anuales de trabajo

Registro de información exógena

División Jurídica y Registros Públicos Conciliación y Arbitraje:

Actas:

 Actas de comité de afiliados

Acciones constitucionales:

 Acciones administrativas
 Acciones de cumplimiento
 Acciones de tutela
 Acciones judiciales
Arbitraje.

Boletines:

 Boletines de noticia mercantil

Conciliaciones:

 Conciliaciones jurídicas

Derechos de petición.

Desistimientos tácitos de trámites.

Estudios de costumbres mercantiles.

Informes:

 Informes entes de control

 Informes de gestión

Libros de registros públicos.

Programas:

 Programas comerciante legal

 Programas de inscripción y actualización
 Programas de mecanismos alternativos

Registros públicos:

 Registros públicos de entidades sin ánimo de lucro nacional y extranjero, entidades de

economía solidaria y veeduría ciudadana.
 Registros públicos de vendedores de juegos de suerte y azar
 Registros públicos nacionales de entidades operadores de libranza

Requerimientos de despachos.

Coordinación CAE promoción y desarrollo social:

Actas:

 Actas de comité del centro de atención empresarial – CAE

Informes:

 Informes de gestión

Programas:

 Programas de capacitación

Coordinación de atención al empresario:

Libros de registro de afiliados.

Registros de afiliados
Coordinación registros públicos:

Informes:

 Informes de gestión

Registros públicos:

 Registros públicos nacionales de turismo

 Registro único de proponentes

División promoción y desarrollo:

Estudios y caracterizaciones de los sectores económicos de la región.

Historiales de capacitadores

Informes:

 Informes de gestión

Programas:

 Programas anuales de trabajo

 Programas de fortalecimiento empresarial

Coordinación de medios:

Publicaciones

Coordinación de promoción y desarrollo:

Proyectos

División Administrativa y del talento humano:

Actas:

 Actas de comité administrativo

 Actas de comité de activos fijos
 Actas de comité de compras
 Actas del comité de convivencia laboral
 Actas de comité paritario “Copasst”

Auditorios

Contratos:

 Contratos de arrendamiento
 Contratos de prestación de servicios

Convenios:

 Convenios interinstitucionales

Historias laborales
Informes:

 Informes a entes de control

 Informes activos fijos
 Informes de avalúos
 Informes de clima organizacional
 Informe de perfil sociodemográfico

Nomina

Planes:

 Planes de trabajo

Pólizas:

 Pólizas de negocios empresariales

 Pólizas de responsabilidad civil directores y administrativos
 Pólizas de responsabilidad civil errores y omisiones

Programas:

 Programas de bienestar social

 Programa de promoción y prevención de la salud
 Programas de seguridad y salud en el trabajo

Registro de Proveedores

Sistemas:

Informes:

 Informe anual de equipos

Registro de asistencia a usuarios

Registros de equipos

Registros de respaldos de información

Tratamientos de datos

Coordinación de gestión documental:

Actas:

 Actas de comité interno de archivo

 Actas de eliminación documental

Inventarios:

 Inventarios documentales

Coordinación sig y control interno:

Actas:

 Actas de comité de control interno

Informes:

 Informe de auditorías internas

Planes:

 Planes de mejoramiento internos y externos

Programas

 Programas anuales de auditoria interna

Registro de cambio de versiones

2. CONTESTE LAS SIGUIENTES PREGUNTAS

1. EL PREMIER PASO DEL CONJUNTO DE PROCESOS DESTINADOS A LA

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS SE LLAMA:
a. Fondos acumulados
b. Tablas de Valoración
c. Tablas de Retención
d. Cuadros de Clasificación

2. CUÁL ES EL OBJETIVO DE LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

a. Elaborar manual de procesos
b. Elaborar el organigrama de la empresa
c. Agrupación documental jerárquica
d. Conocer la empresa

3. EL TESTIMONIO DOCUMENTAL CONTINUADO DE ACTIVIDADES REPETITIVAS

DESARROLLADAS POR UNA ENTIDAD EN CUMPLIMIENTO DE UNA FUNCIÓN
DETERMINADA, CORRESPONDE A:
a. Cuadro de clasificación
b. Serie documental
c. Subserie documental
d. Fondos Acumulados

4. LA UNIDAD DOCUMENTAL CUANDO ESTÁ INTEGRADA POR TIPOS DOCUMENTALES

DE DIVERSA ÍNDOLE, QUE RESPONDEN A UNA SECUENCIA DENTRO DE UN
TRÁMITE, SE DENOMINA:
a. Jerárquica
b. Compleja
c. Simple
d. Activa

5. LA CLASIFICACION DOCUMENTAL SE FUNDAMENTA EN:

a. Los asuntos que tramita cada división administrativa
b. Historia y creación de la empresa
c. Cambios estructurales
d. Ninguna de las anteriores

6. FONDO DOCUMENTAL ES:

a. Documentos de la empresa conservados en cajas
b. Los archivos de Gestión de una empresa
c. Totalidad de documentos producidos por una entidad
d. Ninguna de las anteriores
 7. PARA APLICAR EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA ES IMPORTANTE TENER EN
CUENTA:
a. Responsable de firmar los documentos
b. Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia
c. Los datos deben ser correctos
d. No debe haber vencimientos

8. FONDO DOCUMENTAL CERRADO ES:

a. Documentación reunida por una entidad en el transcurso de su vida institucional
b. Documentación de entidades desaparecidas
c. Documentación entregada en donación
d. Documentación de entidades administrativa vigentes

9. SI SE PRESENTAN CAMBIOS EN LA ESTRUCTURA ORGANICA DE LA EMPRESA LOS

CCD SE DEBEN REALIZAR:

a. Por separado
b. Por vigencias
c. Por años
d. Por dependencias

10. El PRINCIPIO DEL OREN ORIGINAL ES:

a. Conservación de los documentos dentro de una agrupación
b. Clasificación de las Tipologías
c. Ordenación de carpetas o expedientes
d. Ninguna de las anteriores

CONTESTE FALSO O VERDADERO SEGÚN EL CASO Y DE ACUERDO A SU CONOCIMIENTO:

1. LA CLASIFICACION DOCUMENTAL COMO PROCESO ARCHIVISTICO PERMITE LA

IDENTIFICACION Y LA AGRUPACION SISTEMATICA DE DOCUMENTOS. ( )

2. LA UNIDAD DOCUMENTAL ES LA SUBDIVISON DEL SUBFONDO DOCUMENTAL ( )

3. LAS ACTIVIDADES TANTO PERSONALES COMO ADMINISTRATIVAS, EFLEJADAS EN UN

DETERMINADO SOPORTE (PAPEL, CINTA MAGNÉTICA, ACETATO, ENTRE OTROS, Y CON
LOS MISMOS CARACTERES INTERNOS ESPECÍFICOS. ( )

4. DENTRO DE LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES ENCONTRATMOS LAS

SUBSECCIONES DOCUMENTALES. ( )

5. PROTEGER LA INTEGRIDAD DE LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES ES

UNA VENTAJA DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. ( )
 3. RESPONDA EL SIGUIENTE CUESTIONARIO

1. ¿Cuáles son los pasos del proceso archivístico?

2. ¿En qué etapas se debe elaborar un CCD?
3. ¿La documentación con deterioro también se debe inventariar, y por qué?
4. Explique la clasificación de las unidades documentales existentes
5. ¿Qué es Selección Documental?
6. ¿Que permite la Selección Documental?
7. ¿Que reflejan las Tablas de Valoración Documental?
8. Cada cuanto se debe elaborar Tabla de Retención.
9. Microfilmar y Digitalizar es lo mismo, explique.
10. Cuál es la normatividad que acompaña los Fondos Acumulados.
11. ¿Nombre 3 características importantes de las TVD para el archivo
12. ¿Nombre 3 características importantes de las TVD para la administración
13. Explique los principios de procedencia y el orden original
14. ¿Para qué sirve la valoración documental?
15. Investigue los pasos para la realización de la microfilmación.
16. Que es expurgo.
17. Cuál es la finalidad el cronograma de transferencias?
18. Pasos a seguir en la toma decisiva de eliminación de un documento o serie?
19. ¿Porque se crean o se generan los fondos acumulados en las organizaciones?
4. Crucigrama
5. Sopa de Letras
6. Laberinto