LAS CUENTAS, CLASIFICACIÓN Y MANEJO


 

La Cuenta “ T
”


La forma más simple para iniciar el aprendizaje de los registros contables es
mediante el esquema de la cuenta “T”, denominada así por el diseño de la letra
T. Sus partes son:
• Nombre completo de la cuenta y código.
• Casilla del Debe, al lado izquierdo, para los débitos.

• Casilla del Haber, al lado derecho, para registrar los créditos.



CÓDIGO O CUENTA
11 05 CAJA
DEBE HABER

DEBITAR ACREDITAR




Registros en la cuenta “ T
“

DEBITAR una cuenta es registrar un valor en el lado izquierdo, es decir, en la
casilla del DEBE; ACREDITAR una cuenta es registrar un valor en el lado
derecho, es decir, en la columna del HABER.

Ejemplo: Ingresan $70.000 en efectivo y se cancelan $30.000 en efectivo

CUENTA
1105 CAJA
DEBE HABER

70,000 30,000

DEBITAR ACREDITAR

Movimiento DÉBITO es la suma de los valores registrados en el DEBE de una

cuenta; movimiento CRÉDITO es la suma de los valores registrados en el
HABER.
CUENTA
DEBE HABER
70,000 40,000
10,000 20,000

80,000 60.000
Saldos en la cuenta “ T “

Saldo de una cuenta es la diferencia entre los valores registrados
en la columna del DEBE y los registrados en la columna del
HABER.

Saldo débito
Una cuenta tiene saldo débito cuando el movimiento débito es
mayor que el movimiento crédito.

Ejemplo: En la cuenta CAJA se realizaron registros débitos por

$140.000 y registros créditos por valor de $90.000. Al realizar la
diferencia entre los resultados encontramos una diferencia de
$50.000 como mayor valor en la casilla del DEBE. Por lo tanto se
considera un Saldo Débito por $50.000.

CUENTA
1105 CAJA
DEBE HABER
$ 80,000 $ 50,000
$ 60,000 $ 40,000

$140,000 $ 90,000
Saldo débito$ 50,000

Saldo crédito

Una cuenta tiene saldo crédito cuando el movimiento crédito es
mayor que el movimiento débito.
Ejemplo: La cuenta 2205 NACIONALES, la utilizamos para el
registro de compra de mercancías a crédito. El total de las compras
a crédito fue de $160.000, mientras que el abono a esa deuda tan
solo ascendió a $70.000, quedando un saldo de $90.000 por pagar.

CUENTA
2205 NACIONALES

DEBE HABER
 20,000 90,000
50,000 70,000

70,000 160,000
90.000 Saldo crédito
CLASIFICACIÓN, NOMENCLATURA Y MOVIMIENTO DE
LAS CUENTAS

Las cuentas representan las propiedades, derechos y deudas de una empresa

en una fecha determinada; así mismo, los costos, los gastos y las utilidades en
un periodo determinado.
De acuerdo con su nomenclatura, las cuentas se clasifican en reales o de
balance, nominales o de ganancias y pérdidas, y de orden.

CUENTAS

REALES TRANSITORIAS ORDEN

1. ACTIVO 4. INGRESOS 8.DEUDORAS

2. PASIVO 5. GASTOS 9. ACREEDORAS




3. PATRIMONIO 6. COSTO DE VENTAS

7. COSTO DE PRODUCCIÓN






CUENTAS REALES O DE BALANCE



CONCEPTO:

Estas cuentas representan valores tangibles como las propiedades y las
deudas; forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su
vez, pueden ser de activo, pasivo o patrimonio.

1. Activo:
Representan todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad
de la empresa. Se entiende por bienes, entre otros, el dinero en caja o en
bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos; por derechos, las cuentas
por cobrar y los créditos a su favor.

Movimiento de las cuentas del activo: Estas cuentas iniciano aumentan en

sus movimientos en la casilla del DEBE, y disminuyen o se cancelan en la
casilla del HABER; por lo general su saldo es DÉBITO.

Ejemplo: La compra de un TERRENO por $15.000.000, se constituye como el

primer registro; y si se compra otro terreno por valor de $17.000.000, éste
movimiento significa otro registro y aumenta el saldo de la cuenta; sumando el
valor anterior da un movimiento débito por un total de $32.000.000. Si se
vende el primero terreno por $15.000.000, se registra en el Haber el valor de la
venta, porque constituye una disminución del Activo. El movimiento crédito es
de $15.000.000.
El saldo de la cuenta de activo se calcula mediante la diferencia entre débitos y
créditos, o sea:
$32.000.000 - $15.000.000 = $17.000.000
Como son mayores los débitos, el saldo es considerado DÉBITO.

TERRENOS

DEBE HABER
+ -
$15.000.000 $15.000.000
$17.000.000

$32.000.000 $15.000.000
SALDO DEBITO $17.000.000

Conforman la clase de cuentas del activo: Los disponibles,

inversiones, deudores, inventarios, propiedades de planta y equipo,
intangibles, diferidos, otros activos y las valorizaciones.

2. Pasivo:
Representa las obligaciones (deudas) contraídas por la empresa,
para su cancelación en un futuro a corto o largo plazo. Son las
deudas que debe pagar la empresa, por cualquier concepto.
El pasivo se caracteriza por:
- El total del endeudamiento por parte de la empresa, para su
funcionamiento.

Movimiento de las cuentas del pasivo: Estas cuentas inician y

aumentan su movimiento en la casilla del HABER; disminuyen o se
cancelan en la casilla del DEBE. Por lo general el saldo de las
cuentas pasivas es CRÉDITO.


Ejemplo: Una empresa tiene una deuda por $350.000. Este valor
constituye el primer registro en el Haber de la cuenta Proveedores
Nacionales; otra deuda por $500,000 representa un aumento de la
deuda. Esto es, otro registro crédito que sumado al anterior da un
movimiento crédito por $850.000. Al cancelar la primera deuda, por
valor de $350.000 Proveedores se debita por este valor, porque
constituye una disminución del pasivo.

Para calcular el saldo de la cuenta de pasivo se establece la

diferencia entre créditos y débitos, o sea:
$850,000 - $350,000 = $500,000
Como son mayores los créditos el saldo se considera crédito.

2205
Proveedores Nacionales
DEBE HABER
- +
$350.000 $350.000
$500.000

$350.000 $850.000
SALDO CRÉDITO $500.000

Algunas cuentas del pasivo son: Obligaciones financieras, proveedores,

cuentas por pagar, impuestos gravámenes y tasas, obligaciones laborales,
pasivos estimados y provisiones, otros pasivos.

3. PATRIMONIO
Es el valor resultante de la diferencia entre el activo y el pasivo. Representa
los aportes del dueño o dueños para construir la empresa, además incluye las
utilidades y reservas. Este grupo constituye un Pasivo a favor de los dueños
de la empresa, por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas del pasivo.

El patrimonio se caracteriza por:

- Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños de la
empresa.
- Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del
ejercicio contable.

Movimiento de las cuentas del Patrimonio: Su movimiento es igual al de las

cuentas del Pasivo.

Ejemplo: Para constituir una empresa, tres socios aportan $1.000.000,

$2.000.000 y $4.000.000, respectivamente. Al contabilizar estos aportes, se
registra en el Haber por ser un aumento del Patrimonio.

El socio que aporto $1.000.000 se retira; por ser una disminución del
Patrimonio, el valor se registra en la casilla del Debe.

Para calcular el saldo de una cuenta se calcula la diferencia entre créditos y

débitos, así:

$7.000.000 - $1.000.000 = $6.000.000

Por ser mayores los créditos, el saldo es crédito.

3115
Aportes Sociales
DEBE HABER
- +
$1.000.000 $1.000.000
$2.000.000
$4.000.000

$1.000.000 $7.000.000
Saldo Crédito$6.000.000

CUENTAS NOMINALES, DE RESULTADO

O TRANSITORIAS
Las cuentas NOMINALES son llamadas también de RESULTADO, porque al
final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos; son
TRANSITORIAS por que se cancelan al cierre del periodo contable.
Comprende las cuentas del estado de ganancias y pérdidas, de ingresos,
gastos, costo de ventas, y costo de producción o de operación.

4. INGRESOS
Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un
servicio con el fin de obtener una ganancia.

Movimiento de las cuentas de ingresos: Estas cuentas empiezan y

aumentan en el Haber; normalmente no se debitan sino al final del ejercicio,
para cancelar su saldo.

Ejemplo: Se reciben $250,000 mensuales por concepto de arrendamiento de

un local, por los meses de enero, febrero y marzo. Estos valores se registran
en el haber porque representan aumento de un ingreso.

Al sumar los ingresos, registrados en la columna del haber, se obtiene el saldo

crédito por la suma de $750,000

4220
Arrendamientos (Ingresos)

DEBE HABER
$250,000 mes de enero
$250,000 mes de febrero
$250,000 mes de marzo

$750.000 Saldo Crédito

5. GASTOS

Una empresa debe efectuar pagos por servicios y elementos necesarios para
su buen funcionamiento; esto constituye un gasto o una pérdida, porque esos
valores no son recuperables. Ejemplo: el pago de sueldos, arrendamientos,
servicios públicos y otros.
Movimiento de las cuentas de gastos: Estas cuentas inician y aumentan en
la casilla del debe; disminuyen y se cancelan en la casilla del haber. Su saldo
es débito.

Ejemplo: Se pagan servicios públicos del mes de mayo, así: energía $75.000,
agua $30.000 y teléfono $65.000; estos valores se registran en la casilla del
Debe, porque representa el aumento de los gastos para la empresa.

5135
Gastos Servicios
DEBE HABER
$75,000
$30,000
$65,000
Saldo Débito $ 170.000

6. COSTO DE VENTAS
Representa el valor de adquisición de los artículos destinados a la venta.

Movimiento de las cuentas de Costo de Ventas: Estas cuentas empiezan y

aumentan en el debe, disminuyen y se cancelan en el haber; normalmente no
se acreditan; su saldo es débito.
Ejemplo:
Se compran 10 vestidos por valor de $500,000, y 20 pares de zapatos por valor
de $400,000. Al sumar el movimiento de la columna del debe se obtiene un
saldo débito por la suma de $900,000.

6205
Compras de Mercancías
DEBE HABER
$500.000
$400.000
Saldo Débito$900.000
7. COSTO DE PRODUCCIÓN O DE OPERACIÓN
Agrupa el conjunto de cuentas que representa las erogaciones asociadas, clara
y directamente, con la elaboración o la producción de los bienes, o la
prestación de servicios, de los cuales el ente económico obtiene sus ingresos.
El movimiento de estas cuentas se registra en forma similar al de las cuentas
de costo de ventas.

CUENTAS DE ORDEN
Agrupan los valores que reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a
afectar la estructura financiera de la empresa, así como las cuentas que sirven
para efectos de control interno o información general, además las que se
utilizan para conciliar las diferencias entre los registros contables de la empresa
y las declaraciones tributarias.

8. CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

Los dineros, documentos y bienes que conforman el grupo de cuentas de orden
deudoras se manejan como las cuentas de activo; por tanto, su saldo es débito.
Ejemplo: Bienes y valores entregados en custodia o en garantía.

9. CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

Los bienes que se han recibido para su custodia, manejo o negociación
constituyen el grupo de cuentas de orden acreedoras; éstas se manejan como
cuentas de pasivo, por lo cual su saldo es crédito.
Ejemplo: Bienes y valores recibidos en custodia o en garantía.

PLAN ÚNICO DE CUENTAS PARA

COMERCIANTES
El objetivo del Plan Único de Cuentas es buscar la uniformidad en el registro de
las operaciones económicas realizadas por los comerciantes, con el fin de
permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente su
claridad, confiabilidad y comparabilidad.

CONTENIDO.
El Plan Único de Cuentas está compuesto por un catálogo de cuentas y la
descripción y dinámica para su aplicación, las cuales deben observarse en el
registro contable de las operaciones o transacciones económicas.

CATÁLOGO DE CUENTAS.
Contiene la relación ordenada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del
Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costo de Ventas, Costo de
Producción, o de Operación y Cuentas de Orden, identificadas con un código
numérico y su respectiva denominación.

CUENTAS AUXILIARES.
Adicionalmente a las cuentas señaladas en el catálogo podrán utilizarse las
auxiliares que se requieren de acuerdo con las necesidades de la empresa,
para lo cual bastará incorporarlas a partir del séptimo dígito.

ABREVIATURAS
La denominación dada a los rubros que conforman el catalogo del Plan Único
de Cuentas, podrá ser aplicada utilizando abreviaturas como parte de la
denominación, según le corresponda.

El plan está estructurado a partir de los siguientes niveles:

CLASE: El primer dígito.

GRUPO: Los dos primeros dígitos.
CUENTA: Los cuatro primeros dígitos.
SUBCUENTA: Los seis primeros dígitos.
AUXILIARES: Con siete o más dígitos.

Las clases que identifican el primer dígito, son:

CLASE 1: Activo
CLASE 2: Pasivo
CLASE 3: Patrimonio
CLASE 4: Ingresos
CLASE 5: Gastos
CLASE 6: Costo de ventas
CLASE 7: Costo de producción o de operación
CLASE 8: Cuentas de orden deudoras
CLASE 9: Cuentas de orden acreedoras

Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el Balance

General; las clases 4, 5, 6 y 7 corresponden a las cuentas del estado de
pérdidas y ganancias; y las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.

A partir del 1º de enero de 1995, el Plan Único de Cuentas (P.U.C.) será

obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas obligadas a llevar
contabilidad de acuerdo con lo dispuesto en el Código de Comercio. El registro
o comprobante contable será obligatorio a nivel de subcuenta con los seis
primeros dígitos.