UNIDAD No.

LAS CUENTAS Y LA ECUACIÓN CONTABLE

CUENTAS CONTABLES, CLASIFICACIÓN, CONCEPTO Y

DESCRIPCIÓN.

Conocer las cuentas contables y los dos grandes grupos en los que se
clasifican, cuentas reales y cuentas nominales, le ayudará en la
consolidación de los estados financieros. En este documento se realiza
una descripción conceptual de las cuentas que conforman el activo, el
pasivo y el capital, instrumentos éstos de importancia para cualquier ente
público o privado ya que hacen posible llevar un control financiero y
permiten la realización de un balance general, un balance del estado de
ganancias y pérdidas, un análisis contable y financiero y otros medios
que ayudarán a mantener dicho control.

CUENTAS CONTABLES. DEFINICIÓN

Las cuentas no son otra cosa que medios contables con instrumentos de
operación, mediante los cuales podemos subdividir el activo, el pasivo y
el capital y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad,
las cuales nos permiten graficar todos los aumentos y disminuciones que
ocurren en los diversos elementos de la ecuación.

Ejemplo:

Si queremos conocer el movimiento del efectivo en caja, utilizaremos

una cuenta que refleje ese bien y que llamaremos “caja”.

Si queremos conocer el movimiento que afecta a los derechos que

tenemos sobre terceros denominaremos la cuenta “Cuenta por cobrar”

Las sillas, mesas, archivos, etc., se reflejaran en una cuenta denominada

“Mobiliario”.

Lo que debemos a terceros mediante facturas lo mantendremos en una

cuenta de pasivo denominada “Cuenta por pagar”
La forma y el contenido de la cuenta van a variar de acuerdo de una
empresa a otra. Y principalmente va a depender del tipo de sistema
contable que se esté utilizando para registrar las transacciones.

Podemos enumerar algunos de los métodos para hacer registros de

datos dentro de una empresa.

1. Libros empastados (donde se utiliza una hoja para cada cuenta).

2. Libro de hojas movibles (tipo carpeta de gancho, donde se pueden
ir agregando hojas de acuerdo de las transacciones).
3. Tarjetas sueltas para las cuentas donde hay que emplear máquinas
de contabilidad.
4. Sistemas de tarjetas o cintas para computadoras (este sistema lo
utiliza empresas grandes donde existen volúmenes importantes de
operaciones y para lo cual tienen que valerse de procesamiento
electrónico de datos, por medio del computador).

ESQUEMA DE LA CUENTA T

La forma más simple para iniciar el aprendizaje de los registros contables

es mediante el esquema de las cuentas T sus partes son:

1. Nombre completo de la cuenta

2. Debe, el lado izquierdo para registrar los débitos.
3. Haber, el lado derecho, para registrar los créditos.
Registros en la Cuentas T

Debitar, una cuenta es registrar un valor en el lado izquierdo, es decir en

el Debe; acreditar una cuenta es registrar un valor en el lado derecho, es
decir, en la columna Haber.

Movimiento debito es la suma de todos los valores registrados en el

Debe de una cuenta.

Movimiento crédito es la suma de todos los valores registrados en el

Haber.

Saldo en la cuenta T

Es la diferencia entre los valores registrados en la columna del Debe y

los valores registrados en la columna Haber.

Saldo Debito: Una cuenta tiene saldo debito cuando el movimiento del
débito es mayor que el movimiento crédito.
Saldo Crédito: Una cuenta tiene saldo crédito cuando el movimiento
crédito es mayor que el movimiento débito.

CLASIFICACIÓN, NOMENCLATURA Y MOVIMIENTO DE LAS

CUENTAS.

Las cuentas representas las propiedades, derechos y deudas de una

empresa en una fecha determinada; así mismo, los costos, los gastos y
las utilidades en un periodo determinado. De acuerdo con su naturaleza,
las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o de
ganancias y pérdidas, y de orden.
CUENTAS REALES O DE BALANCE

Las cuentas de balance representan valores tangibles como las

propiedades y las deudas (recursos y obligaciones) y forman parte del
balance general de una empresa. Las cuentas de balance, a su vez,
puedes ser Activo, Pasivo o Patrimonio.

Activos

Se definen los activos como bienes, derechos y otros recursos

controlados económicamente por la empresa, resultantes de sucesos
pasados de los que se espera obtener beneficios o rendimientos
económicos en el futuro.

Los requisitos que una cuenta contable debe cumplir para ser
considerada como activo son los siguientes:

 El suceso que origina un Activo debe haber finalizado

 Como consecuencia la empresa debe haber adquirido el control
económico de los bienes derecho y recursos
 De ese control se espera obtener beneficios económicos en el
futuro

Movimiento de las cuentas del Activo. Estas cuentas empiezan y

aumentan su movimiento en el Debe, disminuyen y se cancelan en el
Haber; por lo general su saldo es Debito.
 Pasivo

Representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para su

cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier
concepto.

 La obligación tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de

hacer el pago.
 Existe una deuda con un beneficiario cierto.

Movimiento de las cuentas del Pasivo. Estas cuentas empiezan y

aumentan su movimiento en el Crédito, disminuyen y se cancelan en el
Débito; por lo general su saldo es Crédito.
 Patrimonio.

Matemáticamente el patrimonio se calcula por la diferencia entre el

Activo y el Pasivo.

Representa los aportes del dueño o dueños para constituir la empresa, y

además incluye las utilidades y reservas. Este grupo constituye un Pasivo
a favor de los dueños de la empresa, por lo cual se maneja de igual
forma que las cuentas del pasivo (Pasivo Interno).

 Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños

de la empresa.
 Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del
ejercicio contable. Movimiento de las cuentas de Patrimonio: Su
movimiento es igual que las cuentas del pasivo.

Movimiento de las cuentas del Patrimonio. Estas cuentas empiezan y

aumentan su movimiento en el Crédito, disminuyen y se cancelan en el
Débito; por lo general su saldo es Crédito.
CUENTAS NOMINALES, DE RESULTADO O TRANSITORIAS.

Las cuentas nominales son llamadas también de resultado porque al final

de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos; y
son transitorias porque se cancelan al cierre del periodo contable.

Comprende las cuentas del Estado de Ganancias y Pérdidas: de

Ingresos, Gastos y Costo de Venta…..

Ingresos o Ventas

El Diccionario de Marketing de Cultural S.A., define a la venta como "un

contrato en el que el vendedor se obliga a transferir una cosa o un
derecho al comprador, a cambio de una determinada cantidad de dinero".

La venta puede ser: 1) al contado, cuando se paga la mercancía en el

momento de tomarla, 2) a crédito, cuando el precio se paga con
posterioridad a la adquisición y 3) a plazos, cuando el pago se fracciona
en varias entregas sucesivas

Movimiento de las cuentas del Ventas. Empieza y aumentan en el

Haber; normalmente no se debitan sino al final del ejercicio para cancelar
su saldo. Su saldo es Crédito.
Egresos o Gastos

Una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos

necesarios para su buen funcionamiento; esto constituye un gasto o una
perdida porque esos valores no son recuperables. Ejemplo: El pago de
sueldos, arrendamientos, servicios públicos entre otros.

Movimiento de las cuentas de Gastos. Empieza y aumentan en el

Debe; y disminuye y se cancela en el Haber. Su saldo es Debito.

Costo de Ventas

Representa el valor de adquisición de los artículos destinados a la venta.

Movimiento de las cuentas de Costo de Venta. Empieza y aumenta en

el debe y disminuye y se cancelan en el haber, normalmente no se
acreditan y su saldo es Débito.
Cuentas del Orden.

Hay dineros, documentos y bienes que están en poder de la empresa

y no son de su propiedad, sino que los ha recibido de otra empresa
para su custodia, manejo o negociación.

Los dineros documentos y bienes que conforman el grupo de cuentas

de orden deudoras se manejas como las cuentas de Activo, por lo
tanto, su saldo es débito. Ejemplo, Bienes y valores entregados en
custodia o en Garantía.

Los bienes que se han recibido para custodia, manejo o negociación

constituyen el grupo de cuentas de orden acreedoras, estas se
manejan como cuentas de pasivo, por lo cual su saldo es crédito.
Ejemplo: acreedores, bienes y valores recibidos en custodia.

NATURALEZA AUMENTA DISMINUYE

CLASE   CUENTAS  
DEL SALDO CON LOS CON LOS
Real   Activo   Deudor Débitos Créditos
Complementaria
Real   Acreedor Créditos Débitos
de activo
Real   Pasivo   Acreedor Créditos Débitos
Real   Patrimonio   Acreedor Créditos Débitos
Nominal   Ingresos   Acreedor Créditos Débitos
    Operacionales      
Nominal   Costos   Deudor Débitos Créditos
Gastos
Nominal     Deudor Débitos Créditos
Operacionales
Nominal   Ingresos no   Acreedor Créditos Débitos
    operacionales      
Gastos no
Nominal     Deudor Débitos Créditos
operacionales
De Orden   Deudoras   Deudor Débitos Créditos
De Orden   Acreedoras   Acreedor Créditos Débi
FORMA DE CUENTA MAYOR CON SALDO CONTINUO
La cuenta en forma de T utilizada hasta ahora es muy conveniente
para fines ilustrativos. Se evitan los detalles y se concentra en las
ideas básicas. Las cuentas T también se utilizan frecuentemente en
los cursos de contabilidad avanzados y por contadores profesionales
para hacer un análisis preliminar de una transacción. En otras
palabras, la simplicidad de la cuenta T proporciona un cuadro
conceptual conciso de los elementos de una transacción comercial.
Sin embargo, en los registros contables formales se necesita más
información y la cuenta T se remplaza en muchos sistemas de
contabilidad manuales por una cuenta del mayor con reglas especiales
como la siguiente ilustración de la cuenta Efectivo para la empresa
Finca Raíz Mejía y Cía.

La columna Fecha muestra la fecha de la 1ra transacción, que no es

necesariamente la misma fecha del asiento en la cuenta. La columna
Detalle se necesita únicamente para partidas poco usuales y en
muchas empresas rara vez se utiliza. La columna Ref. (Referencia) se
utiliza para relacionar el número de la página del diario en la cual se
registró la transacción, permitiendo así volver a la fuente de los
asientos (el diario). Posteriormente se explicará el uso del Diario. En
la columna Saldo de la cuenta, se coloca el nuevo saldo cada vez que
la cuenta se debita o se acredita. Por tanto, el saldo actual de la
cuenta siempre se puede observar inmediatamente.
EL LIBRO DIARIO (DIARIO GENERAL)

Mucha empresa mantiene diferentes tipos de diario. La naturaleza de

las operaciones y el volumen de las transacciones determinen el
número y el tipo de diario necesario. El tipo más sencillo de diario de
denomina Diario General y la siguiente ilustración es un ejemplo de
este. Únicamente tiene dos columnas para los valores, una para los
débitos y otra para los cerditos y también se puede utilizar para todo
tipo de transacciones.
El proceso de registrar una transacción en un diario se llama asientos
de diario. El uso eficiente de un diario general requiere dos cosas: (1)
la habilidad de analizar el efecto de una transacción sobre los activos,
pasivos y patrimonio; y (2) familiarizarse con el formato estándar y la
estructura de los asientos en el diario. Nuestro interés fundamental
radica en la fase analítica de los asientos de diario; los pasos
procedimentales se pueden aprender rápidamente observando los
siguientes untos en la ilustración de asientos de diario:

Ejemplo de Mayorización. Para ilustrar el proceso de Mayorización,

se repite el asiento de diario para la primera transacción de Finca Raíz
Mejía y Cía. junto con dos cuentas del mayor afectadas por este
asiento.
Obsérvese que la columna Ref.(Referencia) de cada una de las dos
cuentas del mayor ilustradas contienen el número 1, indicando que la
Mayorización se hizo de la página 1 del diario. Al colocar el número de
la página del diario en la cuenta del mayor y al relacionar el número de
la cuenta del mayor en el diario se proporciona una referencia cruzada
entre estos dos registros. A veces es necesario referirse al asiento de
diario para poder obtener mayor información sobre un valor que
aparece en una cuenta del mayor. Una referencia cruzada entre el
mayor y el diario por tanto es esencial para utilizar en forma eficiente
los registros. Otra ventaja que se obtiene al asentar en el diario el
número de la cuenta del mayor a la que se le ha hecho mayorización
es proporcionar evidencia a través del proceso de mayorización con
respecto a las cuentas que ya se han mayorizado. Por otra parte,
cualquier interrupción en la mayorización puede dejar algunas dudas
sobre cuáles asientos ya han sido mayorizado.

Los asientos de diario y la mayorización hechos a mano son un

método útil para el estudio de la contabilidad. El enfoque manual
también se sigue en muchas pequeñas empresas. Una de las
limitaciones es la oportunidad de error que existe cuando se copia
información de un registro a otro. En las empresas que tienen un gran
volumen de transacciones, la mayorización de las cuentas la hace
automáticamente un computador, el cual acelera el trabajo y reduce
los errores.

Cuentas del mayor después de la mayorización

Después de mayorizar todas las transacciones de septiembre, el libro

mayor de la empresa Finca Raíz Mejía y Cía. aparece como se ilustra
a continuación. Las cuentas están colocadas en el mayor en el mismo
orden del balance general, es decir, primero los activos, seguidos por
los pasivos y el patrimonio.

Para conservar el espacio en esta ilustración, aparecen diferentes

cuentas del mayor en una sola página. Sin embargo, en la práctica
real, cada cuenta ocupa una página separada del mayor.
 ECUACIÓN CONTABLE O ECUACION PATRIMONIAL

Le ecuación contable hace referencia al mismo concepto manejado en la

ecuación patrimonial, pilar de la contabilidad junto con la partida doble.

Luego, la ecuación contable no es otra que:

Activo = Pasivo + Patrimonio.

Como toda ecuación, estas variables se pueden intercambiar y variar su

valor y siempre llegaremos a la misma igualdad, ya que en ella está
también incorporado el concepto de la partida doble, que permite
mantener la igualdad en la medida que toda partida tiene una
contrapartida del mismo valor, impidiendo así que pueda presentarse una
diferencia que pueda afectar el equilibrio de la ecuación contable.
El concepto de la ecuación contable se basa en que el valor del activo
debe ser financiado en un 100%, 100% que puede ser financiado en
parte con deudas y parte con capital propio, siendo las deudas el pasivo
y el capital propio el patrimonio, o que puede estar financiado en su
totalidad por patrimonio o aporte de los socios.

En principio la ecuación contable o ecuación patrimonial señala que el

activo es igual al patrimonio, pero cuando surge el pasivo la ecuación se
convierte en activo = pasivo + patrimonio.
La ecuación tiene tres variables o elementos que a continuación se
explican:
 Los bienes y derechos de la empresa
 Las deudas de la empresa con terceros
 Las deudas de la empresa con los socios
Las anteriores variables son dinámicas teniendo en cuenta que, como
resultado de las operaciones económicas de la empresa, estas tres
variables pueden cambiar.
El pasivo puede cambiar por aplicación directa del activo y el patrimonio
puede cambiar por los resultados del ejercicio económico de la empresa,
que viene dado de restar a los ingresos los costos y los gastos.
El activo puede también cambiar por acción del pasivo y del patrimonio.
Más adelante se tratará con más detalle las disminuciones y aumentos
de cada una de las variables de la ecuación patrimonial.
Una empresa para poder operar requiere de unos activos y de un capital
de trabajo que permita operar dichos activos. Así que, para poder adquirir
esos activos, debe la empresa necesariamente recurrir a una
financiación, puesto que, según los principios de la partida doble, los
recursos no se pueden crear por si mismos, sino que debe provenir de
otra fuente, que en este caso es la otra parte. Una parte es la empresa y
la otra parte es quien financia la empresa, puesto que sola no puede
operar sino con los recursos que le provea la otra parte, la contrapartida.
Siendo así las cosas, la empresa puede recurrir a dos tipos de
financiación para obtener los recursos para sus activos y su capital de
trabajo necesarios para operar. En primer lugar, la financiación proviene
de los socios, accionistas o dueños de la empresa. Aquí entonces la
ecuación patrimonial más primitiva: Activo = Patrimonio. Activos son los
bienes y el capital de trabajo de la empresa y patrimonio son los recursos
pertenecientes a los socios, accionistas o dueños que le suministraron a
la empresa para la adquisición de esos activos y del capital de trabajo.
Pero, ¿qué sucede cuando los socios, accionistas o dueños de la
empresa no cuentan con los recursos necesarios para financiar todos los
activos y el capital de trabajo que requiere la empresa para operar?
Es aquí donde hace aparición la otra variable de la ecuación patrimonial
que es el pasivo.
Cuando los socios no disponen de los recursos que su empresa requiere,
se hace necesario recurrir a terceros para su financiación, y son estas
obligaciones adquiridas con esos terceros lo que se denomina pasivo,
con lo cual se completa la ecuación patrimonial:
Los activos son financiados en un 100%; una parte por los dueños
(Patrimonio) y la parte restante por terceros (Pasivo).

Gráfica o esquema de la ecuación patrimonial.

Gráficamente la ecuación patrimonial la podemos representar de la
siguiente forma:

Aquí se puede apreciar el equilibrio y la igualdad que hay entre el lado de

los activos y el lado del pasivo y el patrimonio. Se puede ver con claridad
que la suma de los pasivos con el patrimonio es igual a la suma de los
activos.
Como ya se dijo, la ecuación patrimonial o ecuación contable opera
mediante la partida doble que se basa en el movimiento de ciertas
cuentas que representan las disminuciones y/o aumentos en cada una de
las variables o elementos de la ecuación patrimonial.
Lo anterior se puede sintetizar de la siguiente forma:

Débitos Créditos

· Aumento de Activos · Disminuciones del Activo

· Disminuciones del Pasivo · Aumento de Pasivos

· Disminuciones del Patrimonio · Aumento de Patrimonio

La ecuación patrimonial representa un equilibrio entre los lo que se tiene

(Activos) y lo que se debe (Pasivo, Patrimonio), ecuación que es
dinamizada por los resultados económicos de la empresa durante un
periodo determinado.

Es así como se observa que el activo se puede afectar de diferentes

formas. Este se aumenta cuando los pasivos o el patrimonio se
incrementan; esto se debe a que como ya se ha explicado, la única forma
de adquirir activos es mediante la financiación que ofrecen los pasivos y
el patrimonio. Ejemplo cuando un socio aporta bienes, estos se
convierten en activos de la empresa, o cuando un banco hace un crédito
a la empresa, este crédito se convierte en dinero en efectivo, dinero que
es un activo.
Caso contrario; el activo se disminuye mediante la disminución de los
pasivos o el patrimonio. Un caso puede ser cuando la empresa cancela
un crédito que tenía con un banco, para esto debe destinar de su activo,
un dinero para pagar esa obligación, por lo que la cuenta de efectivo se
verá disminuida.
Gráficamente podríamos expresar:

Pasivo 400
Activo 1.000
Patrimonio 600

Activo 1.000 Patrimonio1.000

Pasivo 600
Activo 1.000
Patrimonio 400

Las variables de la ecuación pueden variar creando infinitas

combinaciones, pero siempre se mantendrá la igualdad.
El juego de la ecuación seria:
Si tenemos por ejemplo, un pasivo de 4.000 y unos activos de 10.000,
partiendo de la ecuación se puede determinar que el patrimonio es igual
10.000 – 4.000 = 6.000.
(A-P) = PT.
O si tenemos un patrimonio de 15.000 y unos activos de 20.000, el
pasivo se determina restando el patrimonio a los activos (20.000 –
15.000) = 5.000.
P = (A - PT)
Si se tiene un pasivo de 20.000 y un patrimonio de 30.000, los activos
son el resultado de sumar pasivos y patrimonio, lo que da 20.000 +
40.000 = 50.000
A = (P + PT).
 BALANCE GENERAL DE APERTURA Y CLASIFICADO.

El balance general es el estado financiero de una empresa en un

momento determinado. Para poder reflejar dicho estado, el balance
muestra contablemente los activos (lo que organización posee), los
pasivos (sus deudas) y la diferencia entre estos (el patrimonio neto).

El balance general, por lo tanto, es una especie de fotografía que

retrata la situación contable de la empresa en una cierta fecha.
Gracias a este documento, el empresario accede a información vital
sobre su negocio, como la disponibilidad de dinero y el estado de sus
deudas.

El activo de la empresa está formado por el dinero que tiene en caja y

en los bancos, las cuentas por cobrar, las materias primas, las
máquinas, los vehículos, los edificios y los terrenos.

En el caso de los activos tenemos que subrayar que estos se suelen

clasificarse en tres tipos claramente delimitados:

Activos corrientes. Entre los mismos se encuentran aquellos

elementos que son capaces de convertirse fácilmente en dinero
efectivo. De ahí que dentro de esta tipología se hallen el dinero que
hay en el banco y el que existe disponible en la propia empresa, las
cuentas que quedan por cobrar de clientes, los cheques que hay que
cobrar y lo que son los bienes inventariados (materias primas,
productos terminados, productos en proceso de elaboración…).

Activos fijos. Bajo dicha denominación incluyen todos los inmuebles y

los bienes muebles que la empresa en cuestión tiene y que le son
básicos para el desempeño de su actividad. De esta manera, ejemplos
de activos de este tipo son los vehículos, los muebles, los terrenos, las
construcciones o la maquinaría, entre otros. Es importante saber que
estos activos están sometidos a lo que se conoce por el nombre de
depreciación, es decir, al desgaste que sufren por el uso.
Otros activos. En esta clasificación se incluyen los activos que no
pertenecen a ninguna de las dos categorías anteriormente citados.
Ejemplos de aquellos serían los gastos que son abonados de manera
anticipada.

El pasivo, en cambio, se compone por las deudas, las obligaciones

bancarias y los impuestos por pagar, entre otras cuestiones.

En el caso de los pasivos estos también pueden clasificarse en dos

categorías:

Pasivos corto plazo o corrientes. Son los que la industria debe

pagar en el plazo menor a un año: prestaciones, sobregiros, créditos…

Pasivos a largo plazo. Son los que la empresa debe abonar en el

plazo superior a un año.

Cabe destacar que el balance general también se conoce como

Estado de Situación Económica. El documento suele presentar
distintas columnas, que organizan los valores según sean activos o
pasivos. La diferencia entre estos es el patrimonio neto, es decir,
la diferencia entre lo que la compañía tiene y lo que debe.