LAS CUENTAS

1. CONCEPTO

Cuenta es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que
diariamente realiza la empresa.

Al asignar un nombre a una cuenta, este debe ser tan claro, explícito y completo que por el
solo nombre que se identifique lo que representa.

2. ESQUEMA DE LA CUENTA “T”

La forma más simple para iniciar el aprendizaje de los registros contables es mediante el
esquema de la cuenta “T”. Sus partes son:

(1) Nombre completo de la cuenta

(2) Debe, el lado izquierdo, para registrar los débitos

(3) Haber, al lado derecho, para registrar los créditos.

a. Registros en la cuenta “T”

Debitar una cuenta es registrar un valor en el lado izquierdo, es

decir en él Debe; acreditar una cuenta es registrar un valor en el
lado derecho, es decir, en la columna del Haber.

Movimiento debito es la suma de todos los valores registrados

en él Debe de una cuenta; movimientos crédito es la suma de
todos los valores registrados en el Haber
b. Saldos en la cuenta “T”

Saldo de una cuenta es la diferencia entre los valores registrados en la columna del Debe y los
valores registrados en la columna del Haber.

1. Saldo debito: Una cuenta tiene saldo debito cuando

el movimiento debito es mayor que el movimiento
crédito.

2. Saldo Crédito: Una cuenta tiene saldo crédito cuando el

movimiento crédito es mayor que el movimiento débito.

3. CLASIFICACIÓN, NOMENCLATURA Y MOVIENTO DE LAS CUENTAS

Las cuentas representan las propiedades, derechos y deudas de una empresa en una fecha
determinada; así mismo, los costos, los gastos y las utilidades en un periodo determinado.

De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o de

ganancias y pérdidas, y de orden.
 CUENTAS REALES O DE BALANCE

Las cuentas reales representan valores tangibles como las propiedades y deudas; forman parte
del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo, Pasivo o
Patrimonio.

ACTIVO

Representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se

entiende por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y
los vehículos; las cuentas por cobrar y todos créditos a su favor.

Características: El Activo se caracteriza por:

 Estar en capacidad de generar beneficios o servicios

 Estar bajo el control de la empresa

 Generar un derecho de reclamación

Movimientos de las cuentas de Activo:

Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Debe,

disminuyen y se cancelan en el Haber; por lo general su saldo
es débito.
Ejemplo:

En la cuenta de Activo, la compra de un carro

por $5’000.000 constituye el primer registro;
la adquisición de otro vehículo por la suma de
$7’000.000 significa otro registro y aumenta la
cuenta; sumando el valor anterior da un
movimiento debito por un total de
$12’000.000.

Al realizar la venta del primer vehículo, se

registra $5’000.000 en el Haber, porque
constituye una disminución del Activo. El
movimiento crédito es de $5’000.000.

El saldo de la cuenta Activo se calcula

mediante la diferencia entre débitos y
créditos, o sea: $12’000.000 - $5’000.000 =
$7’000.000

Como son mayores los débitos, el saldo es débito.

Conforman la clase de cuentas de activo: Caja, Bancos, Clientes, Acciones, Terrenos y otras
que para nuestro conocimiento y manejo las encontraremos de forma detallada en el Plan Unico
de Cuentas.

PASIVO

Representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para su cancelación en el futuro,
son las deudas que debe pagar por cualquier concepto.

Características: El Pasivo se caracteriza por:

 La obligación tiene que haberse causado, por lo

cual implica el deber de hacer un pago.

 Existe una deuda con un beneficiario cierto

Movimientos de las cuentas de Pasivo:

Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento

en el Haber, disminuyen y se cancelan en el Debe;
por lo general su saldo es crédito.
Ejemplo:

La empresa tiene una deuda por $350.000. Este valor constituye el primer registro en el Haber
de proveedores Nacionales; otra deuda por
$500.000 representa un aumento de la deuda, esto
es, otro registro crédito que sumado al anterior, da
un movimiento crediticio por $850.000. Al cancelar
la primera deuda, por $350.00, Proveedores debita
por este valor, porque constituye una disminución
del Pasivo.

Para calcular el saldo de la cuenta pasivos se

establece la diferencia entre crédito y débitos o
sea:

$850.000-$350.000=$500.000

Como son mayores los créditos el saldo es crédito.

A la clase de cuentas de Pasivo pertenecen: Obligación con Bancos Nacionales, Proveedores

Nacionales, Salarios por Pagar, y otras que para nuestro conocimiento y manejo las
encontraremos de forma detallada en el Plan Único de Cuentas.

PATRIMONIO

Matemáticamente el patrimonio se calcula por la diferencia entre el activo y el pasivo,

representa los aportes del dueño o dueños para constituir la empresa, además incluye las
utilidades y reservas. Este grupo constituye un Pasivo a favor de los dueños de la empresa, por
lo cual se maneja igual que las cuentas de pasivo.

Características: El Patrimonio se caracteriza por:

 Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños de la empresa.

 Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable

Movimientos de las cuentas de Patrimonio

Su movimiento es igual que las cuentas del Pasivo

Ejemplo:

Para constituir una empresa, tres socios aportan $1’000.000, $2’000.000 y $4’000.000
respectivamente.

Al contabilizar los aportes se registran en

el Haber por ser un aumento de
patrimonio.

Se retira el socio que aportó $1.000.000;

por ser esta una disminución del
Patrimonio, el valor se registra en el
Debe.

Para calcular el saldo de las cuentas de

patrimonio se establece la diferencia
entre crédito y débitos o sea:

$7.000.000 – 1.000.000 = $6.000.000

Como son mayores los créditos el saldo es crédito.

CUENTAS NOMINALES, DE RESULTADO O TRANSITORIAS

Las cuentas nominales son llamadas de resultado porque al fin de un ejercicio contable dan a
conocer las utilidades, costos y gastos; y son transitorias porque se cancelan al cierre del
periodo contable.

Comprende las cuentas del estado de Ganancias y Pérdidas: de Ingresos, Gastos Y Costo de
Ventas.

INGRESOS

Son los valores que recibe la empresa cuando realiza

una venta o presta un servicio con el fin de obtener
ganancias.

Movimientos de las cuentas de Ingresos:

Estas cuentas empiezan y aumentan en el Haber;

normalmente no se depositan sino al final del
ejercicio para cancelar el saldo.
Ejemplo:

Se reciben 250.000 mensuales por concepto de

arrendamiento de un local por los meses de enero,
febrero y marzo. Estos valores se registran en el
Haber porque representan un ingreso.

Al sumar los ingresos registrados en la columna

Haber, se obtiene el saldo crédito por la suma de
$750.000

GASTOS

Una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos necesarios para un buen
funcionamiento; esto constituye un gasto o una perdida porque esos valores no son
recuperables. Como por ejemplo el pago de sueldos, arrendamientos, servicios públicos y otros.

Movimientos de las cuentas de Gastos:

Estas cuentas empiezan y aumentan su

movimiento en el Debe, disminuyen y se cancelan
en el Haber; su saldo es débito.

Ejemplos:

Se pagan servicios públicos del mes de mayo, así:

energía $75.000, agua $30.000 y teléfono $65.000;
estos valores se registran al Debe porque
representan un aumento de gastos para la empresa.

A la suma la columna del Debe se obtiene un saldo

débito por la suma de $170.000.
 COSTOS DE VENTAS

Representa el valor de la adquisición de los artículos destinados a la venta.

Movimientos de las cuentas de Gastos:

Estas cuentas empiezan y aumentan su

movimiento en el Debe, disminuyen y se cancelan
en el Haber; normalmente no se acreditan; su
saldo es débito.

Ejemplo:

Se compran 10 vestidos por valor de $500.000 y 20

pares de zapatos por valor de $400.000

Al sumar el movimiento de la columna de debe se

obtiene un saldo debito por la suma de $900.000

CUENTAS DE ORDEN

Las cuentas de orden son registros que se utilizan para anotar eventos u operaciones que no
afectan el activo, pasivo o patrimonio de la empresa. Es decir, no implican un cambio en la
estructura del balance general o de situación.

Las cuentas de orden son una herramienta para anotar transacciones o hechos que, aunque
no transformen el balance de la compañía, sí es importante tenerlos en cuenta. Esto, porque
representan derechos o responsabilidades contingentes. Es decir, que podrían o no concretarse,
habiendo aún incertidumbre al respecto.

PLAN UNICO DE CUENTAS PARA COMERCIANTES

El Plan Único de Cuentas para los Comerciantes comenzó a aplicarse, a partir del 1 de enero
de 1993, a nivel de reporte, a sociedades y comerciantes legal y estatutariamente obligados a
tener revisor fiscal; a partir del 1 de enero de 1994, a nivel de documento fuente, a sociedades
y comerciantes con revisor fiscal; y partir del 1 de enero de 1995 regirá para todos los
comerciantes obligados a llevar contabilidad.

Los comerciantes deberán utilizar las cuentas establecidas en el presente plan, y si en algún
caso particular el comerciante emplea, por razón de la actividad mercantil, alguna subcuenta
no considerada en este plan utilizará la subcuenta “Otros”

Adicionalmente, los comerciantes pueden utilizar las cuentas auxiliares que requieran, para lo
cual bastara que las abran a partir de un séptimo digito, según las necesidades individuales.

El plan está estructurado sobre la base de los siguientes niveles:

Clase: El primer digito

Grupo: Los dos primeros dígitos
Cuenta: Los cuatro primeros dígitos
Subcuenta: Los seis primeros dígitos
Auxiliares: Con siete o más dígitos

Las clases que identifican el primer digito, son:

Las clases 1,2 y 3 comprenden las cuentas que

conforman el balance general;

Las clases 4, 5, 6 y 7 corresponden a las cuentas

del estado de resultados,

Y las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.