FASES PARA EVALUAR Y CERTIFICAR LA COMPETENCIA

LABORAL (ECCL).
A continuación se describen las fases del proceso Gestión de
Certificación de Competencias Laborales.
2.1. Selección.
La Selección involucra la planificación de los recursos presupuestales,
humanos y físicos que posibilitan la ejecución del proceso.
Las siguientes son las actividades que hacen parte de la fase de
Selección:
2.1.1. Establecer y divulgar lineamientos Los lineamientos operativos,
estratégicos y presupuestales del proceso, serán emitidos por medio de
documentos institucionales como: Plan de Acción Anual, Plan
Estratégico de la Entidad, Circulares y a través de correos electrónicos
del Director del Sistema Nacional de Formación para el Trabajo,
Coordinador del Grupo de Certificación de Competencias Laborales y
Grupo de Certificación de Competencias Laborales.
2.1.2. Definir actores del proceso
Los actores del proceso serán los establecidos de acuerdo con los
lineamientos vigentes, los cuales deben firmar el Acuerdo de
Confidencialidad y NO Divulgación de Información, así como el formato
de declaración juramentada de la no existencia de conflicto de interés.
Dichos acuerdos serán archivados teniendo en cuenta la tabla de
retención documental del SENA.
2.1.3. Pertinencia de la oferta del proceso
En aras de contribuir con el desarrollo económico y social de las
regiones y del país, la oferta debe
responder a las necesidades y expectativas del sector productivo y la
comunidad, con oportunidad, calidad y en los tiempos establecidos. La
capacidad transformadora del SENA se debe reflejar a través de la
certificación de competencias laborales para propiciar el aprendizaje a
lo largo de la vida, mejorar la permanencia y movilidad laboral y la
productividad de las empresas y los sectores económicos.
2.1.4. Identificar áreas clave
El Comité de Evaluación y Certificación de Competencias Laborales de
los Centros de Formación
identifica ocho (8) áreas clave de acuerdo con: Plan Estratégico del
SENA, Plan de Desarrollo
Departamental y/o Regional, caracterización del sector, información de
la Agencia Pública de Empleo, tecnología medular del Centro de
Formación, normatividad existente que regula el sector, e información
suministrada por la Mesa Sectorial.

Para la aprobación de las áreas clave se deben tener en cuenta los

siguientes pasos:
 El Subdirector del Centro remite al Coordinador Regional de
Formación Profesional las actas que definen las áreas clave a
atender en su Centro.
 El Coordinador Regional de Formación Profesional consolida la
información de los Centros
pertenecientes a la Regional y conjuntamente con el Director Regional,
aprueban las áreas
clave.
 El Coordinador Regional de Formación Profesional o el líder
regional registra en el aplicativo las áreas clave aprobadas.
 Los Asesores del Grupo de Evaluación y Certificación de
Competencias Laborales avalan las áreas clave definidas. El aval
de las áreas clave por parte del Asesor del Grupo de Certificación
de Competencias Laborales, se fundamentará en las siguientes
consideraciones:
 Revisión y análisis del impacto del área clave solicitada en la
generación de empleo en la región.
 Revisión y análisis de la incidencia de recursos, metas y ejecución
presupuestal asignada.
  Consideración de la pertinencia de las áreas clave seleccionadas
por los Centros frente a su comportamiento histórico en el
proceso.
 Verificación de la congruencia entre relación Centro-Área Clave-
Tecnología Medular
Nota: Si se requiere ampliar la oferta por demanda del servicio o por
razones justificadas como nuevos proyectos de inversión que
demanden personal certificado, se desarrollen los pasos anteriormente
mencionados.
2.1.5. Divulgar el Servicio
Esta actividad busca posicionar el proceso Gestión de Certificación de
Competencias Laborales en las regiones y ciudades del país como una
herramienta de apalancamiento para la inserción y movilidad en el
mercado laboral, a través de diferentes estrategias de comunicación,
como: uso de TIC, blog institucional de los centros, eventos masivos
como ferias, reuniones de trabajo con gremios y asociaciones,
publicación de noticias en medios de información locales y redes
sociales, así como otras actividades orientadas por la Dirección
General. El Subdirector del Centro de formación, es responsable de
socializar, promocionar y divulgar la oferta de evaluación y certificación
de competencias ante la comunidad, con integrantes de mesas
sectoriales, gerentes, directivos, empresarios y organizaciones
ubicadas en la jurisdicción bajo su responsabilidad, a través de las
estrategias que considere más efectivas, en el marco de la pertinencia.
2.1.6. Revisar solicitudes
Toda manifestación de interés para certificar las competencias laborales
se atiende y es evidenciada a través de una respuesta del Centro,
teniendo en cuenta los términos establecidos en la entidad y la
normatividad vigente. La respuesta para las solicitudes puede ser física
o electrónica, aclarando que la atención a las solicitudes de certificación,
están sujetas a la programación y capacidad de respuesta del SENA
como organismo certificador. Luego de recibir las solicitudes, el Líder
de Certificación de Competencias Laborales consolida y clasifica las
solicitudes del servicio según línea de atención, ubicación geográfica
del requerimiento y según el caso procede a:
● Verificar la pertinencia y capacidad del Centro.
● Re direccionar si es el caso, la solicitud a otro Centro teniendo en
cuenta la tecnología medular o área clave de atención.
● Remitir las solicitudes de Proyectos Nacionales al Grupo de
Certificación de Competencias Laborales de la Dirección General, para
el trámite respectivo.
2.1.7. Elaborar programación
Una vez aprobadas las áreas clave, el Líder de evaluación y certificación
de competencias laborales (ECCL) define y registra en el sistema de
información del proceso, la Programación de Evaluación y Certificación
de Competencias Laborales y establece las actividades, responsables
y recursos necesarios para su ejecución.
Para el registro de la programación se tienen en cuenta los siguientes
aspectos:
● Identificar el referente de evaluación: Norma Sectorial de
Competencia Laboral – NSCL con su
respectivo ámbito en caso de que haya lugar a ello, Norma de
Competencia Laboral, Titulación en
estado activo, perfil ocupacional o Estructura Funcional de la Ocupación
● Revisar el consolidado de solicitudes recibidas
● Determinar la línea de atención
● Verificar la existencia de instrumentos de evaluación, con el fin de
prever la necesidad de
construcción de ítems e indicadores para la evaluación
2.1.8. Estructurar proyectos
Los proyectos de evaluación y certificación de competencias laborales,
en cualquiera de las dos líneas de atención, se estructuran en grupos
conformados por 20 candidatos en promedio; el Líder de ECCL
formaliza en el sistema de información de la DSNFT el cronograma por
cada grupo, los datos de la organización, el presupuesto, la población a
atender, el evaluador asignado y el referente de evaluación. Los
proyectos tendrán una duración de máximo cinco (5) semanas, para el
primer grupo, contadas a partir de la fecha de formalización hasta la
emisión del juicio. Para los demás grupos, se amplía el tiempo en dos
semanas por grupo adicional; estos tiempos podrán ampliarse por
solicitud del Líder ECCL teniendo en cuenta el número de candidatos y
la complejidad del referente de evaluación.
Nota: Para la conformación de grupos de menos de 20 candidatos se
solicitará autorización,
debidamente justificada, al Asesor del Grupo de Evaluación y
Certificación de Competencias Laborales.
2.1.9. Formar y certificar a evaluadores
El SENA forma y certifica evaluadores de competencias laborales para
la ejecución de proyectos,
teniendo en cuenta:
 Aprobación hoja de vida del evaluador.
 Inscripción y aprobación del curso virtual para formar evaluadores.
 Cuando el evaluador no cuente con el certificado “evaluador de
competencias laborales para el área técnica de su dominio”, el
Líder de ECCL del centro adelantará una inducción de 16 horas
acerca del proceso. La evidencia debe quedar en acta y notificarse
al Asesor del Grupo de Certificación de Competencias Laborales.
Nota: Cada vez que se actualice la Guía para Evaluar y Certificar
Competencias Laborales, es necesario
llevar a cabo una re inducción a todos los evaluadores activos. Estados
del evaluador:
● Activo: cuando está ejerciendo el rol en el desarrollo de un Proyecto
de Evaluación y Certificación de Competencias Laborales.
● Inactivo: cuando no está asociado a un Proyecto de Evaluación y
Certificación de Competencias
Laborales, pero puede ser programado en cualquier momento.
● Retirado: cuando el Organismo Certificador decide prescindir
definitivamente de sus servicios. Es
potestad del organismo y puede de manera unilateral asignar este
estado.
Nota: el Líder de ECCL es el encargado de asignar los estados a los
evaluadores en el aplicativo.
2.2. Determinación
2.2.1. Realizar sensibilización al proceso e inducción al referente de
evaluación.
El Líder de ECCL o un evaluador realiza la socialización al grupo de
aspirantes, sobre la descripción
general del proceso Gestión de Certificación de Competencias
Laborales.
El evaluador realiza la inducción proporcionando información clara,
precisa y concreta acerca del
referente de evaluación, para así garantizar que el aspirante identifica y
ejecuta las funciones asociadas al referente de evaluación seleccionado
para el proyecto e informa la fecha límite para la entrega de los
requisitos de ingreso.
Es responsabilidad del Líder de ECCL o su delegado, utilizar como
evidencia de participación en la
sensibilización e inducción la lista de asistencia (Ver formato GD-F-014),
la cual debe ser firmada por cada uno de los candidatos. Nota: La
sensibilización e inducción aplica para los dos (2) intentos a los cuales
un candidato tiene derecho en un mismo año fiscal, siempre y cuando
sea en el mismo referente de evaluación y éste no haya sido modificado.
2.2.2. Formalizar la inscripción.
El aspirante se registra en el sistema de información dispuesto, entrega
los requisitos exigidos para la inscripción y el evaluador verifica el
cumplimiento y veracidad de los mismos. En casos excepcionales,
como en aquellos en los que el aspirante no tenga acceso al registro en
línea, se
diligencia el formato establecido para la recolección de información,
posteriormente se registrada en el aplicativo. Los siguientes son los
requisitos que el aspirante debe allegar para que su inscripción sea
formalizada:
 Fotocopia legible del documento de identidad o, en caso de
pérdida, presentar la contraseña
expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil. En caso de ser
extranjero debe cumplir con
lo establecido en la normatividad legal vigente.
 Constancia o certificación laboral que acredite uno de los
siguientes requisitos:
 Seis (6) meses de experiencia en la función a evaluar.
 La experiencia establecida en el referencial de evaluación.
 La experiencia establecida en la normatividad legal vigente.
 La experiencia establecida de acuerdo con los conceptos técnicos
de mesas sectoriales.
Nota: En el caso que la normativa legal exija expresamente el certificado
de la competencia laboral para el desempeño de la función, se podrá
tener en cuenta los seis (6) meses de experiencia adquirida en la etapa
práctica, como parte de su proceso de formación, el cual debe ser
evidenciado con la certificación expedida por la entidad que lo acredite.
Nota 2: En aquellos casos donde la prestación del servicio requiere para
su desempeño el cumplimiento de requisitos académicos o de otra
naturaleza, en la certificación laboral se debe contemplar que el
candidato cumple con dichos requisitos legales.
La Constancia Laboral, hace referencia al documento elaborado por
aquellos aspirantes que han desempeñado la actividad de forma
independiente, describiendo la experiencia relacionada e incluyendo en
el mismo documento testimonio de por lo menos una persona, sobre su
experiencia y que sumadas entre ellas se garantice el tiempo solicitado
(Plantilla GCC-PL-001. Modelo de Constancia de Experiencia Laboral);
y Certificación Laboral es la otorgada por un empleador; en ambos
casos la constancia o certificación laboral debe describir las funciones
que el aspirante ha realizado o realiza actualmente en relación con el
referente de evaluación.
El aspirante que cumpla con todos los requisitos para la inscripción, se
asocia a los grupos del proyecto y queda así formalizado en el sistema
de información dispuesto por la DSNFT. Consecuentemente su
denominación cambia de ASPIRANTE a CANDIDATO.
Se pueden inscribir candidatos con edad superior a 17 años atendiendo
lo establecido en la normatividad y políticas que regulan el trabajo en
menores de edad en Colombia.
Cuando se trate de la línea de atención por organizaciones se puede
presentar la certificación laboral por grupo de empleados, relacionando
listado con números de identificación, cargo, tiempo de experiencia y
funciones relacionadas con el referente de evaluación. El coordinador
del proyecto en la organización se encarga de remitir al Líder de ECCL
la información requerida de los aspirantes para soportar el cumplimiento
de requisitos de inscripción.
2.2.3. Recolectar evidencias.
Esta actividad se cumple conforme al cronograma establecido en el
proyecto y contempla la
presentación de las siguientes evidencias:
● Conocimiento
● Desempeño
● Producto (en caso que la norma lo solicite)
2.2.3.1. Evidencia de conocimiento.
Se refiere a los conocimientos asociados a la función productiva
previstos en el referente de evaluación.
La evidencia de conocimiento se valora a través de un cuestionario (Ver
Formato Cuestionario ECCL) o
por medio de un cuestionario diferencial compuesto por un conjunto de
ítems que responde a lo
establecido en el referente de evaluación. (Ver instructivo de recolección
de evidencias.)
2.2.3.2. Evidencias de desempeño.
Son acciones reales que se evidencian directamente en la ejecución de
la función productiva por parte del candidato, y que permiten demostrar
el cumplimiento de los parámetros de calidad establecidos en los
criterios de desempeño definidos en el referente de evaluación. Se
valora a través de un conjunto de indicadores de desempeño,
expresados en una lista de chequeo (Ver Formato Lista de Chequeo de
Evidencia de Desempeño/ Producto). Estos se presentan y valoran
preferiblemente en el sitio real de trabajo o en el ambiente definido en
el referente de evaluación. (Ver instructivo de recolección de
evidencias.)
2.2.3.3. Evidencias de producto.
Corresponde al resultado del desempeño observado y valorado o
descrito en el referente de evaluación. Se valora a través de un conjunto
de indicadores, expresados en una lista de chequeo (Ver Formato Lista
de Chequeo de Evidencia de Desempeño/ Producto).
Los productos presentados por el candidato (en cualquier medio)
permanecerán en el expediente y serán revisados por el Verificador (sin
emitir ningún juicio) y una vez finalizado el proceso, dichas evidencias
son regresadas a los candidatos. (Ver instructivo de recolección de
evidencias.)
2.2.3.4. Oportunidad
La oportunidad es el derecho que tiene el candidato para presentar la
evidencia faltante, que para el caso de la prueba de conocimiento el
resultado inicial debe ser mayor o igual a 30% (este porcentaje se
obtiene sobre el total de ítems del instrumento de evaluación), y para el
caso de la prueba de desempeño y/o de producto la evaluación inicial
debe ser mayor o igual al 60%. (Este porcentaje se obtiene sobre el total
de indicadores del instrumento de evaluación). (Ver instructivo de
recolección de evidencias.)
La recolección de las evidencias de desempeño o producto pueden ser
reprogramadas de manera
concertada dentro de los tiempos establecidos en el proyecto; si un
candidato cumplidas las fechas posibles de valoración no puede
presentarse, se cursa la novedad respectiva (cancelación, retiro
voluntario, baja definitiva).
Se recomienda que la concertación para la valoración de evidencias
inicie con la evidencia de
conocimiento, seguida de desempeño y producto. Cuando en el
desarrollo de un proyecto por línea de atención organización, la
empresa decide terminar su relación contractual con uno o varios de los
candidatos, éstos podrán continuar en el proyecto, siempre y cuando se
cuente con los ambientes de evaluación.
El evaluador, con el acompañamiento del Líder de ECCL, está obligado
a verificar los instrumentos antes de su aplicación y en caso de
considerarlos insuficientes se notifica al BNIE por los medios dispuestos
para tal fin, aportando los ajustes técnicos y metodológicos que
consideren necesarios. (Ver Instructivo de recolección de evidencias e
instructivo para la solicitud de requerimientos al BNIE).Para garantizar
confidencialidad, el Líder de ECCL o su delegado debe acompañar a
los evaluadores externos en la toma de evidencias de conocimientos y
consignar en el formato correspondiente (ver formato Bitácora de
administración de documentos) las novedades que se registren desde
el inicio hasta el final de la aplicación del instrumento de conocimiento.
Así mismo, debe acompañar, en cualquier momento y de forma
aleatoria, la toma de evidencias de desempeño y producto (ver
Instructivo para la recolección de evidencias).
2.2.4. Valorar evidencias.
La valoración es responsabilidad del evaluador y se hace tomando el
referente de evaluación aplicable, teniendo en cuenta que éste incluye
el saber, el saber hacer y el contexto en el que se desarrolla la función
productiva. Siempre y sin excepción alguna, la competencia frente al
contenido del referente de evaluación se valora de manera individual,
aplicando los instrumentos oficiales del BNIE, los cuales han sido
construidos a partir del referente de evaluación.
Es de resaltar que la valoración de evidencias constituye el punto
fundamental de la fase de Determinación, puesto que aquí el evaluador
establece la competencia o no del candidato. Las evidencias aprobadas
en evaluaciones anteriores y conservadas en el expediente de
evaluación y certificación de competencias laborales, al cual estuvo
vinculado el candidato son reconocidas en un periodo máximo de 1 año
siempre y cuando el referente de evaluación no haya cambiado.
2.2.5. Emitir Juicio y notificar al candidato.
La emisión de “Juicio de Competencia Laboral” es el resultado obtenido
después de la valoración de las evidencias, en la que el evaluador
determina si un candidato es “competente” o “aún no competente “para
el desempeño de una función productiva frente a un referente de
evaluación. El evaluador efectúa el registro de los resultados en el
sistema de información dispuesto por la DSNFT.En caso de ser “aún no
competente”, es obligatorio identificar las competencias faltantes y el
porcentaje obtenido. El candidato es informado por parte del evaluador
sobre el resultado de la
evaluación. El candidato que sea declarado “aún no competente” tiene
derecho a solicitar inscripción al proyecto de certificación en un (1)
nuevo intento, siempre y cuando el referente de evaluación no haya
cambiado y el Centro de Formación tenga las condiciones para ofertarla.
Las personas interesadas en mejorar el nivel de su certificado (básico o
intermedio), solo lo podrán
realizar a partir del siguiente año fiscal al otorgamiento del primer
certificado, y antes del vencimiento de la vigencia de la certificación que
es de tres (3) años, y se mantendrá el nuevo certificado de acuerdo al
resultado obtenido.
2.3. Verificación
La verificación a los proyectos de ECCL se fundamenta en la NTC ISO
19011 y es realizada por personal competente de acuerdo con el perfil
establecido por la DSNFT, quien no puede ejercer un rol adicional al de
verificador.
Verificación de proyecto: es la confirmación, mediante la aportación de
evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos normativos,
técnicos y lineamientos establecidos para la fase de determinación y
recomienda la atestación de competencias laborales de los candidatos,
con emisión de juicio competente.
Verificación de sistema: es la confirmación, mediante la aportación de
evidencia objetiva que se han cumplido todos los requisitos y
lineamientos establecidos para el proceso de Gestión de Certificación
de Competencias Laborales.
La metodología para adelantar las verificaciones se especifica en el
instructivo para la verificación del proceso de ECCL: GCC – I – 005.
2.4. Atestación
El SENA como organismo certificador proporciona un certificado con la
siguiente información:
 Nombre e identificación de la persona certificada
 Número del certificado (registro electrónico)
 Nombre del organismo certificador
 Referente de evaluación en el cual la persona es certificada
 Nivel de certificación
 Fecha de expedición y vigencia
 Firma electrónica del Subdirector del Centro de Formación

Los certificados de competencia laboral se publican en el portal Web

definido por el SENA.
2.4.1. Estados del certificado.
● Vigente: hace referencia al tiempo de validez del certificado de
competencia laboral expedido por el SENA, actualmente es de 3 años
a partir de la fecha de expedición.
● No Vigente: cuando se ha cumplido el tiempo de validez del certificado
de competencia laboral.
● Retirado: implica la pérdida de validez del certificado en forma
definitiva una vez surtido el debido proceso. Las causas que pueden dar
lugar al retiro son:
 El uso inadecuado del certificado
 Falta de competencia de la persona en la función productiva
certificada
 Documentación o evidencias falsas para obtener la certificación
 Muerte de la persona certificada
 Entrega de dádivas o sobornos a cualquiera de los actores del
proceso,
 Por incumplir el reglamento disciplinario e incumplimiento en las
relaciones contractuales
adquiridas con el SENA Lo anterior, es corroborado por el organismo
certificador mediante investigación.
La decisión sobre el retiro de un certificado de competencia Laboral es
del Subdirector de Centro,
basado en la recomendación del Comité de ECCL del Centro de
Formación.
2.4.2. Generación de la certificación.
Una vez el verificador apruebe mediante acta de cierre de verificación
del proyecto, el líder de ECCL genera el certificado en el sistema de
información del proceso. La certificación se otorga a los candidatos que
no estén involucrados en salidas no conformes de proceso abiertas. En
los casos que la recomendación sea negar la certificación por parte del
verificador, el Subdirector del Centro de Formación debe notificar al
candidato y al responsable del proceso indicando la razón de la
decisión. El SENA certificará teniendo en cuenta alguno de los
siguientes referentes:
 Normas Sectoriales de Competencia Laboral con su respectivo
ámbito en caso de que haya lugar a ello.
 Titulaciones que se encuentren en estado activo
 Perfil ocupacional u ocupación
  Estructura Funcional de la Ocupación – EFO. Nota: la fecha del
certificado de la Titulación o de la EFO corresponderá a la fecha
del certificado de competencia laboral más próximo a vencerse.
Una vez finalizado el proyecto se archivan los documentos teniendo en
cuenta la Tabla de Retención Documental.

2.4.3. Niveles de certificación.

La Evaluación y Certificación de Competencias Laborales para las áreas
reguladas no considera nivel, el resultado que los candidatos deben
alcanzar para lograr la certificación corresponde al 100% en las
evidencias de desempeño y producto, y mínimo el 90% en la evidencia
de conocimiento.
En cuanto a los sectores productivos las áreas denominadas no
reguladas, el candidato podrá acceder a los siguientes niveles de
certificación establecidos por el SENA:
Tabla 2. Niveles de Certificación
NIVEL
PORCENTAJE REQUERIDO EN CADA EVIDENCIA
CONOCIMIENTO DESEMPEÑO PRODUCTO
BÁSICO 30 - 59% 100% 100%
INTERMEDIO 60 - 89% 100% 100%
AVANZADO 90 - 100% 100% 100%
Un candidato se considera “aun no competente” cuando no cumpla con
los porcentajes establecidos en la tabla anterior.
Para acceder a la certificación de Titulación, Perfil Ocupacional,
Estructura Funcional de la Ocupación, los candidatos deben haber
obtenido el nivel avanzado en cada una de las Normas de Competencia
Laboral o Norma Sectorial de Competencia Laboral.
2.4.4. Uso del certificado
La persona certificada puede utilizar su certificado de competencia
laboral como soporte de experticia en su hoja de vida, para la
vinculación, ascensos, permanencia o reconocimientos de mejora
dentro del mundo laboral.
Para efectos académicos este certificado puede ser reconocido por
entidades que homologuen competencias de certificación para ingresar,
o reconocer aprendizajes bajo el enfoque de competencias.
2.4.5. Vigencia y renovación de la certificación
La certificación expedida por el SENA tiene una vigencia de 3 años
contados a partir de su fecha de
expedición.