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GuiaRapidaSIABUC9 PDF
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SIABUC9
SISTEMA INTEGRAL AUTOMATIZADO DE BIBLIOTECAS
DE LA UNIVERSIDAD DE COLIMA
i
Presentación
L
a Universidad de Colima presenta el Sistema Integral Automatizado de
Bibliotecas (SIABUC), el cual después de 25 años de desarrollo ha llegado a
su novena versión, como resultado del trabajo inalcanzable del personal de
la Subdirección de Servicios Bibliotecarios y del Departamento de SIABUC
así como del decidido apoyo de la autoridades universitarias.
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1
Capítulo
A
ntes de comenzar a utilizar su SIABUC9 se requieren realizar unos pasos
previos o de inicialización de su sistema, para ello es necesario seguir los
siguientes procedimientos:
2
Usuario de servicio. Se utiliza para ejecutar el servidor de base de
datos cada vez que inicia la computadora, esto debido a que se
instala como servicio de Windows, cabe señalar que este usuario
no tienen ningún otro objetivo ni privilegio adicional.
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f) Asignar permisos de acceso al servidor. Una vez que se han creado los
usuarios es necesario habilitar las direcciones IP de todas las computadoras
cliente que se van a conectar al servidor, sino se hace este proceso, el
SIABUC no permitirá la entrada a los diferentes módulos. Cabe señalar
que también es necesario habilitar la dirección IP real del propio servidor.
Este proceso también se hace en el módulo de Administración del Servidor
opción Permisos.
Nota
4
2
Capítulo
El Módulo de Conversión
El módulo de conversión permite migrar la información previamente
capturada en SIABUC 8.
E
l módulo de Adquisiciones de SIABUC9 se ha convertido en un sistema
contable donde se maneja la información completa del proceso de
compra de cualquier tipo de material. Este modulo es uno de los que mas
ha evolucionado si se compara con las versiones previas de SIABUC Siglo
XXI y SIABUC8, donde anteriormente los procesos de solicitud, pedido y
Cuando se realiza una conversión, se crean catálogos de autoridad con la
información existente SIABUC 8, así como también la información existente
en la fichas catalográficas, siendo posible centralizar toda la información que se
captura y evitando la duplicidad de información de fichas.
Para poder realizar una migración se requiere tener en una misma carpeta la
información existente de SIABUC 8, que son los archivos siabuc8.mdb y
estadísticas.mdb en una misma carpeta.
Nota
5
Debido a que en una base de datos en SIABUC 8 podrían existir más de una
biblioteca capturada dentro del catálogo de bibliotecas, se debe seleccionar cual
de todas las bibliotecas será la que fungirá como biblioteca principal del listado
que se activará en la parte inferior de la ruta seleccionada.
6
3
Capítulo
El módulo de Adquisiciones
En el módulo de Adquisiciones de SIABUC9 se realizan los
procesos relacionados con la adquisición de material
bibliográfico y documental para la biblioteca.
E
l módulo de Adquisiciones de SIABUC9 se ha convertido en un sistema
contable donde se maneja la información completa del proceso de
compra de cualquier tipo de material. Este módulo ha evolucionado en
gran medida si se compara con las versiones previas de SIABUC Siglo
XXI y SIABUC8, donde anteriormente los procesos de solicitud, pedido y
recepción se realizaban de una forma muy rudimentaria; actualmente en SIABUC9
se lleva un estricto control de cada una de las fases presentes en un proceso de
compra y se realizan tareas de apoyo muy importantes como la comparación de
cotizaciones, selección de mejor proveedor así como el control de facturas y pagos
asociados a los materiales que se han solicitado.
Nota
7
El proceso de adquisición en SIABUC9
Las tareas que se realizan con el módulo de Adquisiciones se pueden equiparar a las
etapas que pueden estar presentes en una línea de producción de una fábrica. Es
decir, existe un inicio, luego una serie de procesos eslabonados y por último un
proceso final.
1. Inicializar los catálogos generales. Definir las bibliotecas, luego las escuelas,
capturar datos de las editoriales, de los proveedores (empresas a quienes se
les compraran los libros) y algunas instituciones (entidades que son
donadoras de materiales)
4. Generar las solicitudes para la compra de materiales. Una vez que una escuela tiene
recursos asignados, se procede a realizar una solicitud de compra de libros,
cada solicitud se realiza por escuela y puede contener en ella la relación de
uno o varios libros solicitados. También es posible importar una solicitud
usando para ello una plantilla de Excel que debería ser capturada por la
escuela solicitante
6. Generar el pedido de compra. Una vez cotizados los libros, el sistema ayuda a
detectar al mejor proveedor para que sea a este a quien se le realiza el
Pedido de Compra. El sistema genera un cuadro comparativo a detalle por
cada pedido realizado.
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factura que emite el proveedor, si todo es correcto se utiliza el apartado de
control de Facturas para dar de alta la factura que ampara la compra y
también se genera una solicitud de pago para ese proveedor. El sistema va
llevando la contabilidad de los pagos y descuenta el monto correspondiente
de las partidas asignadas.
10. Envíos de materiales para catalogación. Una vez que se han recibido los libros
correspondientes a un pedido, se genera una relación de uno o varios
ejemplares que ya están listos para enviarse a catalogación. Las actividades
de análisis, catalogación y procesamiento físico de cada obra se realizan en
el Módulo de Análisis.
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La descripción de tareas en el módulo de
Adquisiciones
El módulo de Adquisiciones al igual que los módulos de Análisis y Préstamos,
presenta una interfaz o apariencia similar, teniendo siempre una barra principal que
se sitúa en la parte derecha superior de la pantalla y donde se aprecian los grupos de
tareas o pestañas que integran cada módulo.
FIGURA 3.1 Pantalla principal del módulo de Adquisiciones donde se aprecian los 3 principales grupos de tareas.
En estas pestañas se agrupan las actividades que se realizan con mayor frecuencia y
que tienen una relación entre sí, generalmente porque son tareas que se deben
realizar con cierta secuencia y que están derivadas unas de otras.
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Control de facturas. Se registran y controlan las diferentes facturas
que amparan los materiales adquiridos. Cada factura debe ser
expedida por un proveedor, tener un folio, fecha de
facturación y monto a cubrir. Se incluye también la opción de
generar descuentos o devoluciones a las factura mediante la
relación de Notas de Crédito.
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Cotizaciones. Para cumplir con ciertas reglamentaciones de tipo
fiscal (quizás no aplicables en otros países) es necesario que
para cada compra que se vaya a realizar existan al menos 3
cotizaciones de diferentes proveedores. En este apartado se
generan las solicitudes de cotización y una vez recibidas las
cotizaciones se ingresan los precios ofertados para cada título
solicitado. Esta opción genera la solicitud de cotización en
formato de MS Excel.
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FIGURA 3.4 Grupo de tareas de “Catálogos, reportes y utilerías”.
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modificación de análisis documental, incluyendo la clasificación y generación
de fichas en formato MARC21 para cualquier tipo de material. También, se
realiza la asociación de ejemplares a las fichas y por último el procesamiento
físico de los materiales que incluye la generación de etiquetas de clasificación y
códigos de barras, con su respectivo envío de material ya procesado a las
bibliotecas.
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4
Capítulo
El módulo de Análisis
En esta nueva versión del módulo de Análisis se ha integrado
el manejo de las revistas, de tal forma que ahora en una única
interfaz se administra el acervo bibliográfico y también la
información de cualquier tipo de documento o soporte. Otra
característica muy relevante, es que ahora se realizan
recepciones y asignaciones de los ejemplares que tienen que ser
catalogados, de tal forma que se lleva un mejor control sobre los
materiales que se tienen pendientes y facilitar su envío oportuno
a las bibliotecas.
L
os módulos de Análisis y Adquisiciones de SIABUC9 han experimentado
una transformación en el sentido de que ciertas tareas rutinarias ahora se
realizan de una forma diferente. Se han rediseñado con una fuerte
orientación a procesos y con la finalidad de llevar un mejor control del
trabajo que se debe realizar. En versiones anteriores de SIABUC, en estos módulos
se podía comenzar a trabajar sin haber preparado o realizado ciertas tareas previas
que eran necesarias y que seguramente se realizaban manualmente pero que en el
sistema no se registraban, porque no se tenían las opciones o las herramientas para
ayudar a su realización.
Para ejemplificar este tipo de cambios en SIABUC9 se puede comentar el proceso
inicial de registro de fichas y asignación de números de adquisición: Anteriormente
cuando se iniciaba el proceso de catalogación de una obra, cualquier usuario de
manera indistinta podía directamente generar una ficha, capturar sus metadatos y al
final agregarle el ejemplar. En esta nueva versión, es necesario que primero un
usuario con perfil de administrador genere una asignación para otro usuario de los
títulos que deberá de procesar (ejemplares que se han recibido), y que
posteriormente el usuario asignado vea que ejemplares tiene pendientes y entonces
realice su labor de catalogación.
También para destacar, en SIABUC9 ahora toda la información de la fichas se
almacena en una estructura que da soporte y compatibilidad al formato estándar
MARC21 y donde todas las entradas de información que se corresponden con los
campos de títulos, autores, editoriales temas y series (comúnmente manejados
como catálogos de autoridades) en esta versión se generan, se validan y se enlazan
automáticamente en el sistema; propiciando con ello una mejor consistencia de los
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datos, la unificación de términos y mayores facilidades en la recuperación de
información como las que mostrarán en el módulo de Consultas.
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La descripción de tareas en el módulo de
Análisis
Después del inicio de sesión donde se solicitan los datos de conexión al servidor de
SIABUC9 se presenta una barra principal del módulo de Análisis que se sitúa en la
parte derecha superior de la pantalla y donde se aprecian los grupos de tareas o
pestañas que integran este módulo.
FIGURA 4.1 Pantalla principal del módulo de Análisis donde se aprecian los 2 principales grupos de tareas.
En estas pestañas se agrupan las actividades que tienen una relación entre sí,
generalmente porque son tareas que están derivadas unas de otras.
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b) Recepción con rastro de compra. La recepción se realiza
mediante la selección de un envío que proviene desde
Adquisiciones, cada envío ya trae una lista de ejemplares
que deberán de ser procesados. De esta forma, para cada
ejemplar recibido se puede llevar una trazabilidad completa
que abarca desde su solicitud, cotización, recepción,
catalogación y envío a bibliotecas.
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FIGURA 4.3 Grupo de tareas de “Catálogos, reportes y utilerías”.
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Catalogación electrónica
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5
Capítulo
El módulo de Consultas
En el módulo de Consultas de SIABUC9 se realizan las
consultas de material bibliográfico al acervo.
E
n el módulo de Consultas de SIABUC9 , como su propio nombre lo dice,
es el módulo encargado de la realización de consultas de material
bibliográfico al acervo. Dentro de la versión 9, el módulo de consultas se
encuentra integrado por tres secciones: Búsqueda general, Búsqueda
temática y Nuestra biblioteca, además se cuenta con un apartado de configuración
tanto para el control del sistema de la máquina y para la página personalizable de la
biblioteca.
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Búsqueda general
Dentro de éste apartado se pueden realizar dos tipos de búsquedas:
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En esta visualización se puede destacar lo siguiente:
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elemento de la lista aparecerá en otra ventana la
visualización de la ficha.
Búsqueda temática
En este apartado se pueden realizar búsquedas mediante áreas de
conocimientos (ya sea por temas, autores, títulos o editoriales) directamente
desde el catálogo de autoridades. Aquí se pueden realizar las búsquedas de dos
maneras: libre (donde el usuario puede buscar por el área que él mismo
especifique mediante alguna expresión escrita directamente en la caja de texto)
o por categorías (en donde el usuario puede seleccionar porque letra se va a
iniciar la búsqueda). En ambos casos y al igual que en la búsqueda general se
pueden seleccionar la cantidad de elementos que se van a visualizar en el
listado.
Una vez que se realiza una búsqueda se pueden observar las siguientes
características:
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b) Visualización de la ficha. Al igual que en la búsqueda general, la
nueva visualización de las fichas se muestra disponible en un formato
de tabla que resulta más amigable para el usuario, contando con las
mismas características que ya han sido descritas anteriormente.
Nuestra biblioteca
En este apartado se muestra una visualización de la página personalizable de
cada biblioteca, se encuentra conformado por cuatro pestañas:
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Menú configuración
Este menú cuenta con dos opciones: Configuración del sistema y
Configuración de la página de la biblioteca (que a su vez se conforma de las
opciones de Nuestra biblioteca, Servicios, Personal y Noticias,
correspondientes a cada una de las pestañas que aparecen en la página). Cabe
mencionar que a este menú sólo pueden acceder usuarios de tipo
administrador o superior.
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el botón Borrar servicio, al hacer esto aparecerá una
ventana de confirmación de dicha acción. Para ver los
cambios realizados sólo habrá que dar clic en el botón
Regresar a nuestra biblioteca.
De manera general se han explicado las principales opciones con las que
cuenta el módulo de Consultas y cuál es el proceso que se tiene que llevar a
cabo para la realización de las búsquedas en sus dos modalidades (general y
temática), así mismo, se mencionó a grandes rasgos las características más
relevantes encontradas en la nueva visualización de las fichas y el
funcionamiento de la página personalizable de la biblioteca.
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6
Capítulo
El módulo de Préstamo
En el módulo de Préstamo de SIABUC9 se lleva el control de los procesos
relacionados con el préstamo y devolución de material bibliográfico y
documental.
E
l módulo de Préstamo de SIABUC9 ha evolucionado notoriamente
respecto a su antecesor, el SIABUC8, ya que en esta nueva versión se
contemplo el manejo de estantería abierta ó cerrada, el envío de alertas
mediante y notificación de multas pendientes a los usuarios morosos
mediante correos electrónicos, adicionalmente cuenta con un nuevo catálogo
llamado “Restricciones adicionales de préstamo” donde se pueden configurar
políticas adicionales de préstamo por un periodo determinado de tiempo,
adicionalmente, se incluyó una nueva estadística de productividad por bibliotecario,
en ésta se especifica todas las actividades que ha hecho uno o todos los
bibliotecarios, cantidad de préstamos, devoluciones, multas cobradas ó
condonadas, etc.
Nota
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La descripción de tareas en el módulo de
Préstamo
El módulo de Préstamos al igual que los módulos de Análisis y Adquisiciones,
presenta una interfaz o apariencia similar, teniendo siempre una barra principal que
se sitúa en la parte derecha superior de la pantalla y donde se aprecian los grupos de
tareas o pestañas que integran cada módulo.
FIGURA 6.1 Pantalla principal del módulo de Préstamo donde se muestran 6 grupos de opciones.
En estas pestañas se agrupan las actividades que se realizan con mayor frecuencia y
que tienen una relación entre sí, generalmente porque son tareas que se deben
realizar con cierta secuencia y que están derivadas unas de otras.
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Configuración del módulo
Antes de comenzar a utilizar este módulo es necesario configurarlo, para ello
existen tres apartados: configuración general, configuración de reportes y
configuración de constancias, estas opciones se encuentran dentro del apartado
Configuración.
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Institución. En cada módulo de SIABUC9 aparece el nombre de su
institución, para personalizar este dato es necesario hacerlo
mediante ésta opción.
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Toda la información que se capturen en los diferentes catálogos de SIABUC9 se
comparte entre todos los módulos que lo integran, por ejemplo, no es necesario
capturar la misma biblioteca en el módulo de préstamos y en el módulo de análisis,
bastará con capturarla en uno u otro módulo.
En la creación de los catálogos todos los campos que aparecen en color azul, son
requeridos, no pueden quedar vacíos.
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Si un usuario entrega fuera de tiempo un libro, el SIABUC9 detectará
automáticamente esta situación y generará una multa donde usted puede
seleccionar uno de tres diferentes estados: cobrar, cancelar y multa pendiente. La
opción de cancelar se utiliza para cuando la multa que generó el SIABUC9 no
deseamos cobrarla, la opción registrar se usa cuando se le va a cobrar al usuario la
cantidad que especifica SIABUC9, sin embargo, en algunas situaciones el usuario
no trae efectivo en ese momento, entonces optaremos por utilizar la opción multa
pendiente, al hacer esto el usuario se bloquea automáticamente para que de esta
manera la siguiente ocasión que el usuario visite la biblioteca o requiera algún
servicio el SIABUC9 alertará al bibliotecario acerca del adeudo en cuestión, para
observar un listado de todas las multas pendientes dirijase a al apartado Proceso
Diario opción Multas Pendientes.
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Reportes y Estadísticas
En SIABUC9 existen dos mecanismos para extraer información: reportes y
estadísticas. En el apartado de reportes encontrará toda la información que se esta
procesando en el sistema, como por ejemplo, multas, préstamos históricos,
usuarios bloqueados, constancias expedidas, préstamos actuales/vencidos.
A grandes rasgos éstas son las actividades principales que se llevan a cabo en éste
módulo, sin embargo, también permite controlar y registrar otras tareas cotidianas
de la biblioteca como bloqueo de usuarios, constancias de no adeudo, impresión de
credenciales con código de barra, generación de reportes, depuración de usuarios
de manera semiautomática, apartado de libros, registro de material en condiciones
especiales, etc.
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7
Capítulo
El módulo de Inventario
El modulo de Inventario permite obtener información del material
bibliográfico que se encuentra físicamente en el acervo.
M
ediante un proceso inventario que se realiza en un periodo corto de
tiempo el obtener un comparativo del material que se contabiliza, para
obtener el dato preciso de cuales materiales son los que por diversas
razones ya no se encuentra físicamente en el acervo.
El proceso de inventario, actividad que se realiza dentro del módulo que lleva el
mismo nombre, sólo puede ser iniciado, cancelado, terminado y depurado por un
usuario con privilegios de Administrador. La captura números de adquisición para
inventariar la pueden llevar a cabo todos los usuarios de las bibliotecas.
El proceso de inventario, actividad que se realiza dentro del módulo que lleva el
mismo nombre, sólo puede ser iniciado, cancelado, terminado y depurado por un
usuario con privilegios de Administrador. La captura números de adquisición para
inventariar la pueden llevar a cabo todos los usuarios de las bibliotecas.
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Al momento de iniciar un nuevo proceso de inventario es posible seleccionar
diversos parámetros sobre el material a inventariar:
• Biblioteca(s).
• Escuela(s).
• Acervo: libros o revistas.
• Tipo(s) de material.
• Colección(es).
• Préstamos a domicilio.
• Préstamos en sala.
• Préstamos Interbibliotecarios.
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Al capturar un número de adquisición, en la ventana aparecerán la información
referente a el ejemplar, ejemplo: fichas, título, autor, etc. De la misma manera,
en la parte derecha se irán agregando a la lista los números de adquisición,
cada cierto periodo de tiempo es necesario hacer clic en el botón de Guardar,
para que los números de adquisición sean inventariados completamente.
Nota
La lista temporal permite hacer una revisión de los ejemplares que han sido
capturados para inventario, y antes de que sean formalmente inventariado se
pueda hacer una revisión sobre su correcto contenido.
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Antes de dar por terminado o cancelado el proceso actual de inventario, es
altamente recomendable que se generen e impriman los diversos reportes, para
que puedan ser consultados o adaptados de acuerdo a sus necesidades.
Nota
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Cuando ya se han capturado la totalidad de los números de adquisición, el Módulo
de Inventario permite eliminar o depurar todos los ejemplares que no fueron
localizados físicamente en el acervo, otra posibilidad es la verificación de las fichas
que quedarían sin ejemplares. El proceso de depuración de ejemplares y libros
facilita el mantenimiento de la base de datos, debido a que existirán registrados solo
los materiales que existen físicamente en acervo.
En esta sección han sido descritas las opciones que incluye el módulo de
Inventario, con el cual se tendrá un mejor control sobre el material que existe
físicamente en un acervo bibliográfico.
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