Gestion Documental No3

GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
Ordenación documental
Subdirección de Proyección Institucional -ESAP-

GESTIÓN
DOCUMENTAL
Escuela Superior de Administración Pública Unidad didáctica

ESAP. Ordenación documental
Pedro Medellín Torres Autor

Director Nacional Javier Augusto Mayor Forero
Fernando Guzmán Rodríguez Corrección de estilo, acompañamiento

Subdirector Académico pedagógico, diseño instruccional,
diseño gráfico y virtualización.
Jairo Díaz Pinzón
Subdirector de Alto Gobierno Equipo Componente 1
Fortalecimiento del proceso de
José Vicente Casas Díaz capacitación virtual
Subdirector de Proyección Institucional Proyecto ESAP – CMA
José Alberto López Aragón Fecha última versión

Jefe Departamento de Capacitación Julio 2019
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UNIDAD DIDÁCTICA
CONTENIDO
RESUMEN DE LA UNIDAD DIDÁCTICA 4
COMPETENCIA DE LA UNIDAD DIDÁCTICA 5
REFERENTES TEÓRICOS Y CONCEPTUALES 6
Referentes metodológicos 15
Sistemas de ordenación 15
Sistema de ordenación alfabético 16
Sistema de ordenación numérico 19
Sistema de ordenación mixto 23
Ordenación de series y subseries documentales 25

Ordenación de series documentales 26
Ordenación de subseries documentales 30
GLOSARIO 34
REFERENCIAS 38
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UNIDAD DIDÁCTICA
RESUMEN DE LA UNIDAD DIDÁCTICA
La ordenación documental es una operación archivística de capital importancia en el Proceso de

organización documental teniendo en cuenta que, por una parte, permite complementar la clasifi-
cación de los documentos producidos, recibidos y conservados por una persona natural o persona
jurídica; y por otra parte, permite sentar las bases para el desarrollo de la descripción de dichos
documentos, facilitando su posterior localización, control y consulta.
Dicha operación archivística tiene como propósito fundamental articular y relacionar, en primer
lugar, las unidades documentales que conforman una serie, y en segundo lugar, los tipos documen-
tales que conforman un expediente, garantizando la disposición física coherente de los documen-
tos, de acuerdo con criterios de ordenación previamente establecidos.
Derivado de lo anterior, se puede colegir que la posibilidad de garantizar la existencia de un archi-

vo debidamente organizado y que consecuentemente posibilite la localización, control y consulta
de los documentos y/o archivos oportunamente, depende fundamentalmente de la realización de
manera complementaria, en primer lugar, la clasificación y, en segundo lugar, la ordenación.
Palabras clave: Ordenación documental, sistemas de ordenación, sistema de ordenación alfabé-

tico, sistema de ordenación numérico, sistema de ordenación alfanumérico, serie documental,
subserie documental.
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UNIDAD DIDÁCTICA
COMPETENCIA DE LA UNIDAD DIDÁCTICA
Reconoce los referentes teóricos, conceptua-

les y metodológicos de la ordenación docu-
mental para aplicarlos en el proceso de orga-
nización de los documentos producidos y/o
recibidos por las entidades públicas, empresas
privadas y organizaciones sociales y/o comu-
nitarias, contribuyendo al desarrollo, posicio-
namiento y fortalecimiento de una gestión ad-
ministrativa orientada hacia la transparencia y
la democratización de la información.
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UNIDAD DIDÁCTICA
REFERENTES TEÓRICOS Y CONCEPTUALES
La ordenación documental o disposición física de los fondos documentales en los depósitos, es

una operación archivística de naturaleza material e intelectual del Proceso de organización de los
documentos que son producidos y/o recibidos, de manera continuada o seriada, por las organiza-
ciones, en cumplimiento de competencias, atribuciones y funciones y en desarrollo de procesos,
procedimientos y actividades.
Dicha operación archivística consiste básicamente en articular y relacionar, en primer lugar, las
unidades documentales que conforman las series y, en segundo lugar los tipos documentales que
determinan la estructuración interna de las mismas, con el propósito fundamental de garantizar las
condiciones de acceso, localización y consulta de los documentos, reflejando la secuencia lógica y
ordenada de los procedimientos y/o trámites de carácter administrativo o las actividades que los
originan, de acuerdo con criterios de ordenación previamente establecidos (figura 1).
LO
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LIZ
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DOCUMENTOS
COMPRENSIÓN
Figura 1. Ordenación documental. Fuente: propia.
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UNIDAD DIDÁCTICA
La ordenación documental constituye, por lo Dado lo anterior, resulta de capital impor-

tanto, una operación archivística que permite tancia mencionar que el Proceso de Organi-
complementar la conformación de las agrupa- zación de los documentos que son produci-
ciones documentales previamente identifica- dos y/o recibidos, de manera continuada o
das y estructuradas en el Proceso de clasifi- seriada, por las organizaciones, tal como lo
cación documental, partiendo de la premisa expresa el tratadista José Ramón Cruz Mun-
fundamental de que no puede considerarse det (1996), no debe agotarse con la imple-
como archivo un conjunto de documentos mentación de la clasificación documental,
que no se encuentra debidamente ordenado sino que debe complementarse con la orde-
y que consecuentemente no posibilita opor- nación documental.
tunamente la localización, el control y la con-
sulta de los documentos.
La organización de un fondo no termina en la clasificación, sino que se complementa

con la disposición de los distintos elementos. Es una tarea material consistente en rela-
cionar uno elementos con otros de acuerdo con su criterio establecido de antemano, bien
sea las fechas, las letras del alfabeto, los números… la ordenación se aplica sobre diversos
elementos o en diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las series, etc.
Los documentos se ordenan en el seno de los expedientes siguiendo la lógica de su tra-

mitación que, por lo general, coincide con su secuencia cronológica. Los expedientes, a su
vez, se ordenan dentro de las series de acuerdo con la misma lógica. Por su parte, las series
y las demás agrupaciones documentales (subsección y sección al menos) se ordenan te-
niendo en cuenta su jerarquía, comenzando por las principales y terminando con las acce-
sorias; aunque no siempre es posible establecerla objetivamente (Cruz, 1996, p 250).
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Y es que la organización de los documentos pro- entre los diferentes elementos que integran
ducidos y/o recibidos por las organizaciones, no el acervo documental de las organizaciones
debe quedarse en la clasificación documental, (series documentales, expedientes, unidades,
es decir, en la identificación de las agrupaciones etc.), teniendo como referente la identificación,
o categorías documentales establecidas medi- reconocimiento e implementación de criterios
ante la elaboración y estructuración del cuadro de ordenación preestablecidos (Schellenberg,
de clasificación documental, sino que las misma 1987; Heredia, 1991; Cruz, 1996; Molina y
debe complementarse con la implementación Leyva, 1996; Romero, 1997; y Jiménez, 2003).
de la operación archivística de ordenación
documental que, esencialmente consiste en Al respecto, la tratadista Antonia Heredia Her-
identificar y establecer relaciones secuenciales rera señala que:
Ordenar es la segunda operación, dentro de la organización, que ha de aplicarse con

independencia, a cada serie documental dentro de un fondo o de una sección o bien a
un conjunto de documentos relacionados por su asunto o por su tipología al tratar de
preparar un catálogo…
Ordenar es la operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos

unos con otros, de acuerdo a una unidad-orden establecida de antemano. En nuestro
caso los elementos serán los documentos o las unidades archivísticas dentro de las series
(Heredia, 1989, p. 201).
Complementando la definición planteada Heredia (1991), es importante señalar que, desde la

perspectiva de la gestión de documentos y archivos, la ordenación documental presenta diferen-
tes acepciones:
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DEFINICIÓN
La ordenación documental “se refiere, en primer lugar, al arreglo de los grupos o series
de documentos en relación unos con otros; y, en segundo lugar, a la ordenación de las
piezas individuales que ay dentro de los grupos o series”. Theodore Schellenberg, 1987.
“La Ordenación documental es el proceso por el cual se unen y relacionan los elemen-
tos constitutivos de cada serie documental de acuerdo a un criterio preestablecido. La
ordenación es el siguiente paso a la clasificación, dentro de la organización de un fondo,
de manera que, el expediente estará incluido dentro de su grupo o clase, en el lugar que
le corresponde”. Juana Molina Nortes y Victoria Leyva Palma, 1996.
“La ordenación es el proceso mediante el cual se da disposición física a los documentos.

Dicho de otra manera, la ordenación determina qué documento va primero y cuáles van
después, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades do-
cumentales de una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes
según un criterio predeterminado. Sin embargo, la ordenación no solo es una disposición
física coherente de documentos, también es el testimonio de la gestión, de los trámites
que dieron origen a tales documentos, pues refleja la dinámica administrativa (movi-
mientos en el tiempo)”. Archivo General de la Nación (AGN), 2003.
Figura 2. Fuente: basado en Schellenberg; Molina y Leyva; y Archivo General de la Nación (AGN).
Derivado de la revisión de las definiciones an- que integran las agrupaciones documentales),
teriormente presentadas, se puede concluir permitiendo garantizar, en primer lugar, la co-
que para ordenar los documentos que son rrecta organización de los documentos; y en
producidos, recibidos y conservados por una segundo lugar, la oportuna localización de los
entidad en cumplimiento de las competencias, mismos (Cruz, 1996).
potestades y funciones legalmente asignadas,
es necesario establecer previamente un crite- En relación con el principio de orden original,
rio de ordenación o unidad de orden, funda- como fundamento de la operación archivís-
mentada en el principio de orden original (de tica de ordenación documental que permite
acuerdo con las características de las tipologías garantizar la organización secuencial, lógica,
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natural y cronológica de los documentos, es situación de carácter administrativo que ori-

necesario mencionar que los mismos nor- gina la producción documental, o de acuerdo
malmente son producidos y/o recibidos gra- con las etapas secuenciales de cumplimiento
dualmente por las unidades administrativas de la función administrativa o el desarrollo del
funcionales de las organizaciones, de acuerdo trámite administrativo (Cruz, 1996; Couture y
con las exigencias o condiciones del asunto o Rousseau, 1988).
DEFINICIÓN
“El principio de orden original se refiere precisamente a la reflexión sobre los hechos o
sobre la serie de actividades y pasos relacionados que se debieron cumplir para la re-
solución de un trámite o problema, que a su vez es una reflexión sobre la secuencia en
la producción documental. Merced a esta reflexión es posible la ordenación física de los
documentos que componen los expedientes y las series. El principio de orden original,
también llamado Principio Histórico, es una herramienta metodológica para proceder
adecuadamente en la organización de los archivos”. Gladys Jiménez González, 2003.
Según el principio de orden original “...toda intervención archivística sobre un fondo

de archivo debe respetar y, en su caso, reconstruir en lo posible la organización original
del archivo que trata, evitando la destrucción de dicha organización original o tratando
de aplicar una nueva organización extraña al archivo y a los criterios de producción y
conservación del mismo seguidos por la institución que lo generó”. Eduardo Núñez Fer-
nández, 1999.
Según el principio de orden original “...los fondos de archivo deben conservar o recibir
la clasificación correspondiente a las estructuras administrativas internas del organismo
que lo ha creado, o a las actividades desarrolladas por las entidades o personas. Dicho
de otro modo, las secciones no deben mezclarse entre sí, tampoco las series. Dentro de
cada serie debe respetarse el orden que la documentación tuvo en origen, esto es, su
ordenación”. Concepción Mendo Carmona, 2004.
Figura 3. Fuente: basado en Jiménez; Núñez; y Mendo.
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En este sentido, resulta de capital importan- preestablecida de carácter lógico, natural y

cia recordar que el principio de orden origi- cronológico, hecho que debe respetarse en
nal establece que los documentos que son todo momento, con el propósito fundamen-
producidos y/o recibidos por las organizacio- tal de mantener las relaciones de concepción
nes, en cumplimiento de sus competencias, o creación existentes entre los documentos
atribuciones y funciones y en desarrollo de producidos y/o recibidos y consecuentemen-
sus procesos, procedimientos y actividades, te garantizar la integridad de los fondos (Ji-
son generados como resultado de una ges- ménez, 2003; Núñez, 1999 y; Mendo, 2004)
tión o trámite que responde a una secuencia (figura 4).
La experiencia permite observar que en nuestro medio no siempre se ha respetado el

orden original en el tránsito administrativo, surgiendo de esta manera la desorganización,
llevando consigo una fatal pérdida de la razón final de ser de los archivos que no es otra
que el servicio a la sociedad. Entre las causas por las cuales dicho orden se pierde, se pue-
den mencionar las siguientes: desconocimiento por parte de los empleados de las funcio-
nes propias de cada oficina; ausencia de manuales de procedimientos; desconocimiento
del trámite para la disposición física de los documentos, pues es el trámite o gestión es el
que indica (y obliga) el orden debido; Interrupción de los trámites, lo cual no permite hacer
un seguimiento puntual al asunto y mucho menos determinar si el trámite está en curso
o en que momento se encuentra; Incorrectas maneras de ubicar los documentos han lle-
vado a que se formen series que no reflejan trámites establecidos (las que se denominan
series facticias), como también a que se formen series con expedientes desagregados (do-
cumentos de un mismo trámite repartidos en distintas series); Agrupación por tipos do-
cumentales: (solicitudes, certificaciones, correspondencia recibida, correspondencia des-
pachada, facturas, constancias); Incorrectos procesos de producción y distribución
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documentales (duplicidad de documentos, mal manejo en la remisión de copias); falta

de claridad sobre la diferencia entre documentos sustantivos y documentos facilitativos;
falta de herramientas de control tales como Inventarios, Tablas de Retención Documental
(TRD), Tablas de Valoración Documental (TVD); uso generalizado y sin ninguna reflexión
de los distintos sistemas de ordenación; y organización de archivos basada en la identifi-
cación física de unidades de conservación (carpetas) (Jiménez, 2003, pp. 7 - 8).
DOCUMENTAL A1 DOCUMENTAL A2 DOCUMENTAL A3 DOCUMENTAL A4 DOCUMENTAL A5

SERIE DOCUMENTAL A
EXPEDIENTE A
DOCUMENTAL B1 DOCUMENTAL B2 DOCUMENTAL B3 DOCUMENTAL B4 DOCUMENTAL B5

SERIE DOCUMENTAL B
EXPEDIENTE B
SERIE DOCUMENTAL C DOCUMENTAL C1 DOCUMENTAL C2 DOCUMENTAL C3 DOCUMENTAL C4 DOCUMENTAL C5

EXPEDIENTE C
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EJEMPLO
DEMANDA NOTIFICACIONES PROVIDENCIAS ESCRITOS DE RECURSOS ...DOCUMENTO N

ACCIONES JUDICIALES LAS PARTES
CONSTITUCIONALES
(ACCIONES DE TUTELA)
FICHA TÉCNICA OFERTA Y/O ESTUDIO DE CONCEPTO CDP ...DOCUMENTO N

CONTRATOS COTIZACIÓN MERCADO TÉCNICO
ESTATALES
HISTORIAS HOJA DE FORMATO ÚNICO DATOS ALTA POSESIÓN CERTIFICACIONES ...DOCUMENTO N

CONTROL DE DATOS PERSONALES DE ACTA DE
LABORALES PERSONALES HOJA POSESIÓN
DE VIDA (DAFP)
EJEMPLO
ACTA NO. 1 ACTA NO. 2 ACTA NO. 3 ACTA NO. 4 ACTA NO. 5 ACTA NO. N
ACTAS DE
COMITÉ DE
DEFENSA JUDICIAL
RESOLUCIÓN NO. 1 RESOLUCIÓN NO. 2 RESOLUCIÓN NO. 3 RESOLUCIÓN NO. 4 RESOLUCIÓN NO. 5 RESOLUCIÓN NO. N
ACTOS
ADMINISTRATIVOS
(RESOLUCIONES)
CONCEPTOS CONCEPTO NO. 1 CONCEPTO NO. 2 CONCEPTO NO. 3 CONCEPTO NO. 4 CONCEPTO NO. 5 CONCEPTO NO. N
CONCEPTOS
JURÍDICOS
Figura 4. Principio de orden original. Fuente: propia.
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Complementando lo anterior, es importante mencionar que la operación archivística de ordena-

ción documental contempla el desarrollo de dos actividades, a saber (figura 5):
Determinación de criterios
Ordenación de ordenación o unidades
intelectual de orden.
Aplicación de
criterios de ordenación
Ordenación
o unidades de orden.
física
Figura 5. Actividades. Fuente: propia.
En primer lugar, la ordenación intelectual que consiste en analizar los documentos producidos,
y/o recibidos por las organizaciones en cumplimiento de sus competencias, atribuciones y funcio-
nes y en desarrollo de sus procesos, procedimientos y actividades, con el propósito fundamental
de determinar los criterios de ordenación documental o unidades de orden.
Y en segundo lugar, la ordenación física que consiste en aplicar los criterios de ordenación o uni-
dades de orden que se determinan previamente, permitiendo la ubicación de los documentos pro-
ducidos y/o recibidos en las correspondientes unidades de almacenamiento y conservación, con el
propósito fundamental de establecer los lugares naturales y definitivos, garantizando y facilitando
el acceso, localización y comprensión de los mismos.
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Referentes metodológicos
Sistemas de ordenación
La ordenación documental se materializa en la de sus procesos, procedimientos y actividades
identificación e implementación de un sistema son ordenados correlativamente, de acuerdo
lógico mediante el cual los documentos que con: letras (Sistema de ordenación alfabético),
son producidos y/o recibidos por las organi- números (Sistema de ordenación numérico) o
zaciones en cumplimiento de sus competen- combinación de letras y números (Sistema de
cias, atribuciones, funciones y en desarrollo ordenación mixto) (figura 6).
EMA NÚ
T O
C
ALFA : SIS
M UMÉ
TI
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N
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LETRAS
OS
: SISTEMA
RICO
LE TE
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R
T
A
M SYN O S:
A ÚME R
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Figura 6. Sistemas de ordenación documental. Fuente: propia.
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UNIDAD DIDÁCTICA
Es importante señalar que, en principio, resulta recomendable identificar y respetar el sistema

mediante el cual son ordenados correlativamente los documentos y, en caso de no encontrarse
ordenados, es recomendable establecer un sistema de ordenación correlativa, fundamentando la
decisión en criterios o variables como la seguridad, confiabilidad, oportunidad y comodidad con
el propósito fundamental de garantizar la localización y recuperación de los documentos en las
correspondientes unidades de almacenamiento y conservación.
Sistema de ordenación alfabético

El Sistema de ordenación alfabético utiliza letras como criterio de ordenación correlativa de los
documentos producidos y/o recibidos por las organizaciones en cumplimiento de sus competen-
cias, atribuciones y funciones y en desarrollo de sus procesos, procedimientos y actividades. En
dicho Sistema de ordenación se identifican cuatro variaciones, a saber (figura 7):
Alfabético general
Toponímico
o geográfico
Ordenación
alfabética
Onomástico
Temático
Figura 7. Sistema de ordenación alfabético. Fuente: propia.
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UNIDAD DIDÁCTICA
• Alfabético general: el Sistema de ordenación alfabético general permite ordenar los docu-
mentos producidos y/o recibidos por las organizaciones utilizando las letras del alfabeto como
criterio de ordenación correlativa.
EJEMPLO
PLANES Y
PROGRAMAS
CONTRATOS INSTITUCIONALES
ESTATALES
CONCEPTOS
ACCIONES
CONTENCIOSO
ACCIONES ADMINISTRATIVAS
CONSTITUCIONALES
SERIES DOCUMENTALES
Figura 8. Fuente: propia.
• Alfabético onomástico: el Sistema de ordenación alfabético onomástico permite ordenar los

documentos producidos y/o recibidos por las organizaciones utilizando el nombre de personas
naturales (nombre(s) y apellido(s)) o personas jurídicas (nombre) como criterio de ordenación
correlativa.
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UNIDAD DIDÁCTICA
EJEMPLO
VALDERRAMA
PALACIO,
RINCÓN VALENCIA, Carlos Alberto
Freddy Eusebio
HIGUITA ZAPATA,
José René
ASPRILLA
HINESTROZA,
ÁLVAREZ ZULETA, Faustino Hernán
Leonel de Jesús
SERIE DOCUMENTAL: HISTORIAS LABORALES
• Alfabético toponímico o geográfico: el Sistema de ordenación alfabético toponímico o alfa-

bético geográfico permite ordenar los documentos producidos y/o recibidos por las organiza-
ciones utilizando el nombre de lugares geográficos como criterio de ordenación correlativa.
EJEMPLO
REGIÓN
PACÍFICA
REGIÓN
ORINOQUIA
REGIÓN
CARIBE
REGIÓN
ANDINA
REGIÓN
AMAZONIA
SERIE DOCUMENTAL: INFORMES INSTITUCIONALES

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DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
• Alfabético temático: el Sistema de ordenación alfabético temático permite ordenar los do-
cumentos producidos y/o recibidos por las organizaciones utilizando el tema de contenido o
asunto como criterio de ordenación correlativa.
EJEMPLO
GESTIÓN DE
TECNOLOGÍAS
GESTIÓN DE INFORMACIÓN
JURÍDICA
GESTIÓN
HUMANA
GESTIÓN
DOCUMENTAL
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
TEMAS/ASUNTOS
Sistema de ordenación numérico

El Sistema de ordenación numérico utiliza números como criterio de ordenación correlativa de
los documentos que son producidos y/o recibidos por las organizaciones en cumplimiento de sus
competencias, atribuciones y funciones y en desarrollo de sus procesos, procedimientos y activi-
dades. En dicho sistema de ordenación se identifican cuatro variaciones, a saber (figura 12):
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DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
Numérico Simple
Cronológico
Ordenación
numérica
Topográfico
Numérico
compuesto
Figura 12. Sistema de ordenación numérico. Fuente: propia.
• Numérico simple: el Sistema de ordenación numérico simple permite ordenar los documen-
tos producidos y/o recibidos por las organizaciones utilizando números simples como criterio
de ordenación correlativa.
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GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
EJEMPLO
CONTRATO ESTATAL
0005 DE 2016
CONTRATO ESTATAL
0004 DE 2016
CONTRATO ESTATAL
0003 DE 2016
CONTRATO ESTATAL
0002 DE 2016
CONTRATO ESTATAL
0001 DE 2016
SERIE DOCUMENTAL: CONTRATOS ESTATALES
• Numérico compuesto: el Sistema de ordenación numérico compuesto permite ordenar los

documentos producidos y/o recibidos por las organizaciones utilizando números compuestos
como criterio de ordenación correlativa.
EJEMPLO
MAPA
GRAVIMÉTRICO
MAPA 100 - 5
GRAVIMÉTRICO
MAPA 100 - 4
GRAVIMÉTRICO
MAPA 100 - 3
GRAVIMÉTRICO
MAPA 100 - 2
GRAVIMÉTRICO
100 - 1
SERIE DOCUMENTAL: MAPAS GRAVIMÉTRICOS
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DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
• Numérico cronológico: el Sistema de ordenación numérico cronológico permite ordenar los

documentos producidos y/o recibidos por las organizaciones utilizando el periodo temporal o
la fecha de trámite como criterio de ordenación correlativa.
EJEMPLO
ACTAS DE
COMITÉ DIRECTIVO
ACTAS DE (30 - 09 - 15)
COMITÉ DIRECTIVO
ACTAS DE (30 - 07 - 15)
COMITÉ DIRECTIVO
ACTAS DE (30 - 05 - 15)
COMITÉ DIRECTIVO
ACTAS DE (30 - 03 - 15)
COMITÉ DIRECTIVO
(30 - 01- 15)
SERIE DOCUMENTAL: ACTAS
• Numérico topográfico: el Sistema de ordenación numérico topográfico permite ordenar los

documentos producidos y/o recibidos por las organizaciones utilizando el lugar de localización
como criterio de ordenación correlativa.
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GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
EJEMPLO
CAJA 2
ENTREPAÑO 2
ESTANTE 2
CUERPO 2
BLOQUE 2
LUGAR DE LOCALIZACIÓN
Sistema de ordenación mixto

El Sistema de ordenación mixto utiliza la combinación de letras y números como criterio de ordena-
ción correlativa de los documentos producidos y/o recibidos por las organizaciones en cumplimien-
to de sus competencias, atribuciones y funciones y en desarrollo de sus procesos, procedimientos
y actividades. En dicho sistema de ordenación se identifican dos variaciones, a saber (figura 17):
ORDINAL
ALFANUMÉRICO
CRONOLÓGICO
ORDENACIÓN
MIXTA
Figura 17. Sistema de ordenación mixto. Fuente: propia.
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GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
• Alfanumérico: el Sistema de ordenación alfanumérico permite ordenar los documentos pro-

ducidos y/o recibidos por las organizaciones utilizando de manera simultánea el orden alfa-
bético onomástico y el orden numérico cronológico o simple como criterio de ordenación
correlativa.
EJEMPLO
75629831 -
YEPES DÍAZ,
80217456 - Mario Alberto
RODRÍGUEZ RUBIO,
74715829 - James David
MONDRAGÓN ALI,
78517823 - Farid Camilo
GUARÍN VÁSQUEZ,
79784973 - Freddy Alejandro
GARCÍA ZÁRATE,
Radamel Falcao
SERIE DOCUMENTAL: HISTORIAS CLÍNICAS
Figura 18. Sistema de ordenación mixto. Fuente: propia.
• Ordinal cronológico: el Sistema de ordenación ordinal cronológico permite ordenar los docu-
mentos producidos y/o recibidos por las organizaciones utilizando de manera simultánea el or-
den numérico simple y el orden numérico cronológico como criterio de ordenación correlativa.
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GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
EJEMPLO
ORDENANZA
005 DE 2016
ORDENANZA (MAYO 20)
004 DE 2016
ORDENANZA (ABRIL 20)
003 DE 2016
ORDENANZA (MARZO 20)
002 DE 2016
ORDENANZA (FEBRERO 20)
001 DE 2016
(ENERO 20)
SERIE DOCUMENTAL: ORDENANZAS
Ordenación de series y subseries documentales

Los documentos producidos y/o recibidos por Dichos documentos son organizados en series
las organizaciones son fundamentalmente el y subseries documentales, las cuales pueden
resultado del cumplimiento de competen- conformarse por unidades documentales sim-
cias, atribuciones y funciones o el desarrollo ples o unidades documentales complejas (Go-
de procesos, procedimientos y actividades, es doy y López, 2001; Gallego y López, 1991; He-
decir, constituyen en esencia, el testimonio redia, 1993; Cruz, 1996; Mesa de Trabajo de
material, repetitivo y continuado del sujeto Organización de Archivos Municipales, 1996;
responsable de la producción y/o recepción Romero, 1997; Consejo Internacional de Ar-
de los documentos. chivos, 2000; La Torre, Palomino y Mercedes,
2003; Acevedo, 2004; y Villaseca, 2012).
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GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
Ordenación de series documentales

Una serie documental es el conjunto de unidades documentales o archivísticas de estructura y
contenido homogéneo producidas y/o agrupadas de manera repetitiva y continuada por una per-
sona jurídica o persona natural (productor documental) en cumplimiento de competencias, atribu-
ciones, funciones y procesos, procedimientos y actividades de naturaleza administrativas (trámites)
reguladas por disposiciones de carácter jurídico o procedimental.
DEFINICIÓN
Una serie documental es un “conjunto de documentos que tienen el mismo origen or-
gánico, responden a la misma función administrativa, están sujetos al mismo trámite o
uso administrativo y tienen características similares en cuanto al contenido y, a menudo,
en cuanto al aspecto externo”. Olga Gallego Domínguez y Pedro López Gómez, 1991.
Una serie documental es el “testimonio documental y continuado de actividades repe-

titivas desarrolladas por un órgano en virtud de una función”. Antonia Heredia Herrera,
1993.
Una Serie Documental es un “conjunto de unidades documentales que testimonian una

actividad desarrollada por una persona o institución en el ejercicio de una determinada
función y regulada por una misma norma de procedimientos”. Mesa de Trabajo de Or-
ganización de Archivos Municipales, 1996.
Una serie documental es un conjunto de “documentos organizados de acuerdo con un

sistema de archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma
acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad; que tienen una
forma particular; o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de su produc-
ción, recepción o utilización”. Consejo Internacional de Archivos, 2000.
Figura 20. Fuente: basado en Gallego y López; Heredia;

Mesa de Trabajo de Organización de Archivos Municipales; y Consejo Internacional de Archivos.
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GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
La ordenación de las series documentales simples se realiza teniendo en cuenta los momentos
metodológicos relacionados a continuación (figuras 21 y 22):
SERIES DOCUMENTALES
ANÁLISIS CARACTERÍSTICAS FORMALES ALMACENAMIENTO EN UNIDADES DE
DE UNIDADES DOCUMENTALES
CONSERVACIÓN
SELECCIÓN SISTEMA DE ORDENACIÓN FOLIACIÓN DOCUMENTOS EN UNIDADES

DOCUMENTAL DE CONSERVACIÓN
UNIDADES DE
APLICACIÓN SISTEMA DE ORDENACIÓN IDENTIFICACIÓN CONSERVACIÓN
DOCUMENTAL DOCUMENTAL
Figura 21. Series documentales simples: momentos metodológicos. Fuente: propia.
UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD

SERIE DOCUMENTAL A DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL
SIMPLE (TIPO) A1 SIMPLE (TIPO) A2 SIMPLE (TIPO) A3 SIMPLE (TIPO) A4 SIMPLE (TIPO) A5

SERIE DOCUMENTAL B DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL
SIMPLE (TIPO) B1 SIMPLE (TIPO) B2 SIMPLE (TIPO) B3 SIMPLE (TIPO) B4 SIMPLE (TIPO) B5
SERIE DOCUMENTAL C UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD

DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL
SIMPLE (TIPO) C1 SIMPLE (TIPO) C2 SIMPLE (TIPO) C3 SIMPLE (TIPO) C4 SIMPLE (TIPO) C5
27
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
EJEMPLO
RESOLUCIÓN 001 RESOLUCIÓN 002 RESOLUCIÓN 003 RESOLUCIÓN 004 RESOLUCIÓN 005
RESOLUCIONES
ORDENANZA 001 ORDENANZA 002 ORDENANZA 003 ORDENANZA 004 ORDENANZA 005
ORDENANZAS
ACUERDOS ACUERDO 001 ACUERDO 002 ACUERDO 003 ACUERDO 004 ACUERDO 005
Figura 22. Serie documental - unidades documentales simples. Fuente: propia.
La ordenación de las series documentales complejas se realiza teniendo en cuenta los momentos
metodológicos relacionados a continuación (Figuras 23 y 24):
EXPEDIENTES EN
ANÁLISIS CARACTERÍSTICAS FORMALES ALMACENAMIENTO UNIDADES DE
CONSERVACIÓN
SERIES DOCUMENTALES
VERIFICACIÓN ORDEN ORIGINAL DE UNIDADES ALMACENAMIENTO EN UNIDADES DE
DOCUMENTALES COMPLEJAS CONSERVACIÓN
SISTEMA DE ORDENACIÓN DOCUMENTOS EN UNIDADES

SELECCIÓN FOLIACIÓN
UNIDADES DE
Figura 23. Series documentales complejas: momentos metodológicos. Fuente: propia.
28
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
SERIE UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD

DOCUMENTAL A COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA
(EXPEDIENTE) (EXPEDIENTE) (EXPEDIENTE) (EXPEDIENTE) (EXPEDIENTE)

DOCUMENTAL B COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA
(EXPEDIENTE) (EXPEDIENTE) (EXPEDIENTE) (EXPEDIENTE) (EXPEDIENTE)

DOCUMENTAL C COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA
(EXPEDIENTE) C1 (EXPEDIENTE) C2 (EXPEDIENTE) C3 (EXPEDIENTE) C4 (EXPEDIENTE) C5
EJEMPLO
HISTORIAS HISTORIA HISTORIA HISTORIA HISTORIA HISTORIA

LABORAL 001 LABORAL 002 LABORAL 001 LABORAL 004 LABORAL 005
LABORALES
CONTRATOS CONTRATO CONTRATO CONTRATO CONTRATO CONTRATO

ESTATAL 001 ESTATAL 002 ESTATAL 003 ESTATAL 004 ESTATAL 005
ESTATALES
PROCESOS PROCESO PROCESO PROCESO PROCESO PROCESO

DISCIPLINARIO 001 DISCIPLINARIO 002 DISCIPLINARIO 003 DISCIPLINARIO 004 DISCIPLINARIO 005
DISCIPLINARIOS
Figura 24. Serie documental - unidades documentales complejas. Fuente: propia
29
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
Ordenación de subseries documentales

Una subserie documental es el conjunto de unidades documentales que conforman una serie
documental, y que se encuentran jerarquizadas e identificadas separadamente del conjunto de
unidades documentales que conforman la serie documental por el contenido y características
específicas de las unidades documentales derivadas del cumplimiento de las competencias, potes-
tades, funciones y actividades administrativas (trámites).
DEFINICIÓN
La subserie documental es un “conjunto de unidades documentales dentro de una serie,

agrupadas en razón de modalidades de la actividad que testimonia la serie, en razón de
destinatarios o de beneficiarios de dicha actividad”. Antonia Heredia Herrera, 2001.
La subserie documental es un conjunto de “documentos agrupados, que responden a

determinadas fases de un procedimiento o pasos de un proceso, y que se establecen,
por lo general, debido a necesidades prácticas de agrupación e individualización, de ahí
el nombre de facticios”. José Ramón Cruz Mundet, 2006.
La subserie documental identifica “dentro de las series, agrupaciones que son conse-
cuencia de prácticas de ordenación y clasificación de la documentación realizada por la
propia institución o por variaciones y peculiaridades del procedimiento”. Luis Martínez
García, 1999.
Figura 25. Fuente: basado en Heredia; Cruz; y Martínez.
La ordenación de las subseries documentales simples se realiza teniendo en cuenta los momentos
metodológicos relacionados a continuación (figura 26 y 27):
30
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
SERIES DOCUMENTALES
ANÁLISIS CARACTERÍSTICAS FORMALES ALMACENAMIENTO EN UNIDADES DE
CONSERVACIÓN
SELECCIÓN SISTEMA DE ORDENACIÓN FOLIACIÓN DOCUMENTOS EN UNIDADES

UNIDADES DE
Figura 26. Subseries documentales simples: momentos metodológicos. Fuente: propia.

SUBSERIE DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL
DOCUMENTAL A A SIMPLE (TIPO) A1 A SIMPLE (TIPO) A2 A SIMPLE (TIPO) A3 A SIMPLE (TIPO) A4 A SIMPLE (TIPO) A5

SUBSERIE DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL
DOCUMENTAL B SIMPLE (TIPO) B1 SIMPLE (TIPO) B2 SIMPLE (TIPO) B3 SIMPLE (TIPO) B4 SIMPLE (TIPO) B5
SUBSERIE UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD

DOCUMENTAL C SIMPLE (TIPO) C1 SIMPLE (TIPO) C2 SIMPLE (TIPO) C3 SIMPLE (TIPO) C4 SIMPLE (TIPO) C5
31
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
EJEMPLO
ACTA DE COMITÉ DE ACTA DE COMITÉ DE ACTA DE COMITÉ DE ACTA DE COMITÉ DE ACTA DE COMITÉ DE
ACTAS DE COMITÉ CONTRATACIÓN 001 CONTRATACIÓN 002 CONTRATACIÓN 003 CONTRATACIÓN 004 CONTRATACIÓN 005
DE CONTRATACIÓN
CIRCULAR CIRCULAR CIRCULAR CIRCULAR CIRCULAR

CIRCULARES INTERNA 001 INTERNA 002 INTERNA 003 INTERNA 004 INTERNA 005
INTERNAS
INVENTARIOS INVENTARIO INVENTARIO INVENTARIO INVENTARIO INVENTARIO

DOCUMENTAL 001 DOCUMENTAL 002 DOCUMENTAL 003 DOCUMENTAL 004 DOCUMENTAL 005
DOCUMENTALES
Figura 27. Subserie documental - unidades documentales simples. Fuente: propia.
La ordenación de las subseries documentales complejas se realiza teniendo en cuenta los momen-
tos metodológicos relacionados a continuación (figura 28 y 29):
EXPEDIENTES EN
ANÁLISIS CARACTERÍSTICAS FORMALES ALMACENAMIENTO UNIDADES DE
CONSERVACIÓN
SERIES DOCUMENTALES
VERIFICACIÓN ORDEN ORIGINAL DE UNIDADES ALMACENAMIENTO EN UNIDADES DE
DOCUMENTALES COMPLEJAS CONSERVACIÓN
SISTEMA DE ORDENACIÓN DOCUMENTOS EN UNIDADES

SELECCIÓN FOLIACIÓN
UNIDADES DE
Figura 28. Subseries documentales complejas: momentos metodológicos. Fuente: propia.
32
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA

DOCUMENTAL A COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA
(EXPEDIENTE) A1 (EXPEDIENTE) A2 (EXPEDIENTE) A3 (EXPEDIENTE) A4 (EXPEDIENTE) A5

DOCUMENTAL B COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA
(EXPEDIENTE) B1 (EXPEDIENTE) B2 (EXPEDIENTE) B3 (EXPEDIENTE) B4 (EXPEDIENTE) B5

DOCUMENTAL C COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA
(EXPEDIENTE) C1 (EXPEDIENTE) C2 (EXPEDIENTE) C3 (EXPEDIENTE) C4 (EXPEDIENTE) C5
EJEMPLO
CONTRATOS DE CONTRATOS DE CONTRATOS DE CONTRATOS DE CONTRATOS DE CONTRATOS DE

CONSULTORÍA 001 CONSULTORÍA 002 CONSULTORÍA 003 CONSULTORÍA 004 CONSULTORÍA 005
CONSULTORÍA
ACCIONES DE ACCIÓN DE ACCIÓN DE ACCIÓN DE ACCIÓN DE ACCIÓN DE

TUTELA 001 TUTELA 002 TUTELA 003 TUTELA 004 TUTELA 005
TUTELA
PLANES ESTRATÉGICOS PLAN ESTRATÉGICO PLAN ESTRATÉGICO PLAN ESTRATÉGICO PLAN ESTRATÉGICO PLAN ESTRATÉGICO
INSTITUCIONAL 001 INSTITUCIONAL 002 INSTITUCIONAL 003 INSTITUCIONAL 004 INSTITUCIONAL 005
INSTITUCIONALES
Figura 29. Subserie documental - unidades documentales complejas. Fuente: propia.
33
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
GLOSARIO
Agrupación documental: es el conjunto de de ordenación o unidades de orden que se

documentos producidos, recibidos y conser- determinan previamente, permitiendo la ubi-
vados por las unidades administrativas funcio- cación de los documentos producidos, reci-
nales (dependencias), en cumplimiento de las bidos y conservados en las correspondientes
funciones legalmente asignadas. unidades de almacenamiento y conservación,
con el propósito fundamental de establecer
Ordenación documental: es una operación los lugares naturales y definitivos, garantizan-
archivística del proceso de organización de do y facilitando el acceso, localización y com-
los documentos producidos, recibidos y con- prensión de los mismos.
servados de manera continuada o seriada, por
una persona jurídica o persona natural (pro- Ordenación intelectual: es una actividad ar-
ductor documental) que consiste básicamente chivística que consiste en el análisis de los
en articular y relacionar, en primer lugar, las documentos producidos, recibidos y conser-
unidades documentales que conforman una vados por una entidad en cumplimiento de las
serie y, en segundo lugar los tipos documen- competencias, potestades y funciones legal-
tales que conforman un expediente, con el mente asignadas, con el propósito fundamen-
propósito fundamental de garantizar las con- tal de determinar los criterios de ordenación
diciones de acceso, localización y consulta de documental o unidades de orden.
los documentos, reflejando la secuencia lógica
y ordenada de los procedimientos y/o trámites Principio de orden original: principio de la
de naturaleza administrativa o las actividades teoría de la gestión de documentos y archi-
que los originan, de acuerdo con criterios de vos que permite identificar los procedimien-
ordenación previamente establecidos. tos administrativos que determinan la ordena-
ción de los documentos que son producidos,
Ordenación física: es una actividad archivísti- recibidos y conservados en desarrollo de un
ca que consiste en la aplicación de los criterios trámite.
34
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
Serie documental: es el conjunto de unidades documentos producidos y/o recibidos por las
documentales o archivísticas de estructura y organizaciones utilizando las letras del alfabe-
contenido homogéneo producidas y/o agru- to como criterio de ordenación correlativa.
padas de manera repetitiva y continuada por
una persona jurídica o persona natural (pro- Sistema de ordenación alfabético onomás-
ductor documental) en cumplimiento de com- tico: es un sistema que permite ordenar los
petencias, potestades, funciones y actividades documentos producidos y/o recibidos por las
administrativas (trámites) reguladas por dispo- organizaciones utilizando el nombre de perso-
siciones de carácter jurídico o procedimental. nas naturales (nombre(s) y apellido(s)) o perso-
nas jurídicas (nombre) como criterio de orde-
Sistema de ordenación: es un sistema me- nación correlativa.
diante el cual los documentos que son produ-
cidos y/o recibidos por las organizaciones en Sistema de ordenación alfabético temático:
cumplimiento de las competencias, atribucio- es un sistema que permite ordenar los do-
nes y funciones o en desarrollo de procesos, cumentos producidos y/o recibidos por las
procedimientos y actividades son ordenados organizaciones utilizando el tema de conte-
de manera correlativa. nido o asunto como criterio de ordenación
correlativa.
Sistema de ordenación alfabético: es un siste-
ma de ordenación que utiliza letras como crite- Sistema de ordenación alfabético toponími-
rio de ordenación correlativa de los documen- co o geográfico: es un sistema que permite
tos que son producidos y/o recibidos por las ordenar los documentos producidos y/o re-
organizaciones en cumplimiento de las compe- cibidos por las organizaciones utilizando el
tencias, atribuciones y funciones o en desarro- nombre de lugares como criterio de ordena-
llo de procesos, procedimientos y actividades. ción correlativa.
Sistema de ordenación alfabético gene- Sistema de ordenación mixto: es un sistema

ral: es un sistema que permite ordenar los de ordenación que utiliza la combinación de
35
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
letras y números como criterio de ordenación ordenar los documentos producidos y/o reci-
correlativa de los documentos que son produ- bidos por las organizaciones utilizando núme-
cidos y/o recibidos por las organizaciones. ros compuestos como criterio de ordenación
correlativa.
Sistema de ordenación mixto alfanumérico:
es un sistema de ordenación que permite orde- Sistema de ordenación numérico cronológi-
nar los documentos producidos y/o recibidos co: es un sistema de ordenación que permite
por las organizaciones utilizando de manera ordenar los documentos producidos y/o reci-
simultánea el orden alfabético onomástico y bidos por las organizaciones utilizando el pe-
el orden numérico cronológico o simple como riodo o la fecha de trámite como criterio de
criterio de ordenación correlativa. ordenación correlativa.
Sistema de ordenación numérico simple: es
Sistema de ordenación mixto ordinal crono- un sistema de ordenación que permite ordenar
lógico: es un sistema de ordenación que per- los documentos producidos y/o recibidos por
mite ordenar los documentos producidos y/o las organizaciones utilizando números simples
recibidos por las organizaciones utilizando de como criterio de ordenación correlativa.
manera simultánea el orden numérico simple
y el orden numérico cronológico como criterio Sistema de ordenación numérico topográfi-
de ordenación correlativa. co: es un sistema de ordenación que permite
ordenar los documentos producidos y/o reci-
Sistema de ordenación numérico: es un sis- bidos por las organizaciones utilizando el lugar
tema de ordenación que permite ordenar los de localización como criterio de ordenación
documentos producidos y/o recibidos por las correlativa.
organizaciones utilizando números como cri-
terio de ordenación correlativa. Subserie documental: es el conjunto de uni-
dades documentales que conforman una se-
Sistema de ordenación numérico compues- rie documental, y que se encuentran jerar-
to: es un sistema de ordenación que permite quizadas e identificadas separadamente del
36
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
conjunto de unidades documentales que con- entre sí, en razón de un trámite administrativo
forman la serie documental por el contenido y determinado, es decir, tipos documentales de
características específicas de las unidades de- carácter dependiente (expedientes).
rivadas del cumplimiento de las competencias,
potestades, funciones y actividades adminis- Unidad documental simple: es una unidad
trativas (trámites). documental conformada por tipos documen-
tales similares que no se encuentran relacio-
Unidad documental compleja: es una unidad nados entre sí, es decir, tipos documentales
documental conformada por tipos documenta- de carácter independiente (documentos).
les diferentes que se encuentran relacionados
37
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
REFERENCIAS
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DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
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Villaseca, O. (2012). Directrices para la identificación de fondo documental. Serie directrices y normas
técnicas para la gestión de archivos. Recuperado de http://goo.gl/H4UuwS
39

Gestion Documental No3

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GESTIÓN

Subdirección de Proyección Institucional -ESAP-

Escuela Superior de Administración Pública Unidad didáctica

Pedro Medellín Torres Autor

Fernando Guzmán Rodríguez Corrección de estilo, acompañamiento

José Alberto López Aragón Fecha última versión

Ordenación de series y subseries documentales 25

RESUMEN DE LA UNIDAD DIDÁCTICA

La ordenación documental es una operación archivística de capital importancia en el Proceso de

Derivado de lo anterior, se puede colegir que la posibilidad de garantizar la existencia de un archi-

Palabras clave: Ordenación documental, sistemas de ordenación, sistema de ordenación alfabé-

COMPETENCIA DE LA UNIDAD DIDÁCTICA

Reconoce los referentes teóricos, conceptua-

REFERENTES TEÓRICOS Y CONCEPTUALES

La ordenación documental o disposición física de los fondos documentales en los depósitos, es

Figura 1. Ordenación documental. Fuente: propia.

La ordenación documental constituye, por lo Dado lo anterior, resulta de capital impor-

La organización de un fondo no termina en la clasificación, sino que se complementa

Los documentos se ordenan en el seno de los expedientes siguiendo la lógica de su tra-

Ordenar es la segunda operación, dentro de la organización, que ha de aplicarse con

Ordenar es la operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos

Complementando la definición planteada Heredia (1991), es importante señalar que, desde la

“La ordenación es el proceso mediante el cual se da disposición física a los documentos.

natural y cronológica de los documentos, es situación de carácter administrativo que ori-

Según el principio de orden original “...toda intervención archivística sobre un fondo

Figura 3. Fuente: basado en Jiménez; Núñez; y Mendo.

En este sentido, resulta de capital importan- preestablecida de carácter lógico, natural y

La experiencia permite observar que en nuestro medio no siempre se ha respetado el

documentales (duplicidad de documentos, mal manejo en la remisión de copias); falta

DOCUMENTAL A1 DOCUMENTAL A2 DOCUMENTAL A3 DOCUMENTAL A4 DOCUMENTAL A5

DOCUMENTAL B1 DOCUMENTAL B2 DOCUMENTAL B3 DOCUMENTAL B4 DOCUMENTAL B5

SERIE DOCUMENTAL C DOCUMENTAL C1 DOCUMENTAL C2 DOCUMENTAL C3 DOCUMENTAL C4 DOCUMENTAL C5

DEMANDA NOTIFICACIONES PROVIDENCIAS ESCRITOS DE RECURSOS ...DOCUMENTO N

FICHA TÉCNICA OFERTA Y/O ESTUDIO DE CONCEPTO CDP ...DOCUMENTO N

HISTORIAS HOJA DE FORMATO ÚNICO DATOS ALTA POSESIÓN CERTIFICACIONES ...DOCUMENTO N

Figura 4. Principio de orden original. Fuente: propia.

Complementando lo anterior, es importante mencionar que la operación archivística de ordena-

Figura 5. Actividades. Fuente: propia.

Figura 6. Sistemas de ordenación documental. Fuente: propia.

Es importante señalar que, en principio, resulta recomendable identificar y respetar el sistema

Sistema de ordenación alfabético

Figura 7. Sistema de ordenación alfabético. Fuente: propia.

Figura 8. Fuente: propia.

• Alfabético onomástico: el Sistema de ordenación alfabético onomástico permite ordenar los

SERIE DOCUMENTAL: HISTORIAS LABORALES

Figura 9. Fuente: propia.

• Alfabético toponímico o geográfico: el Sistema de ordenación alfabético toponímico o alfa-

SERIE DOCUMENTAL: INFORMES INSTITUCIONALES

Figura 11. Fuente: propia.

Sistema de ordenación numérico

Figura 12. Sistema de ordenación numérico. Fuente: propia.

SERIE DOCUMENTAL: CONTRATOS ESTATALES

Figura 13. Fuente: propia.

• Numérico compuesto: el Sistema de ordenación numérico compuesto permite ordenar los

SERIE DOCUMENTAL: MAPAS GRAVIMÉTRICOS

Figura 14. Fuente: propia.

• Numérico cronológico: el Sistema de ordenación numérico cronológico permite ordenar los

SERIE DOCUMENTAL: ACTAS

Figura 15. Fuente: propia.

• Numérico topográfico: el Sistema de ordenación numérico topográfico permite ordenar los

Figura 16. Fuente: propia.

Sistema de ordenación mixto

Figura 17. Sistema de ordenación mixto. Fuente: propia.

• Alfanumérico: el Sistema de ordenación alfanumérico permite ordenar los documentos pro-