SEMANA

SEMANA 11
MÓDULO
MÓDULO1
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NOMBRE DE LA
MATERIA
TEMA A
DESARROLLAR

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MÓDULO
BOLILLA Nº 10
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METODOLOGÍA DEL ANÁLISIS DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

PUNTO 1: Concepto. Planificación del trabajo a realizar.

Metodología del análisis de sistemas administrativos. Concepto

La metodología es una disposición lógica y secuencial de los pasos y procedimientos organizados para el
desarrollo de una tarea. Cuando se formula de manera escrita puede ser utilizada en diferentes
disciplinas.

Método: es un conjunto de etapas que llevan a cabo en un orden determinado y que mantienen entre sí
una estrecha relación con el propósito de estudiar un sistema de información.

Metodología: es el estudio del método que se utiliza en el análisis, desarrollo, diseño e implementación
de sistemas de información.

Características:

 Sencillez: porque es comprensible, no solamente por quien aplica la metodología sino

también por los afectados por ella.
 Practicidad: porque los análisis aplican criterios basados en experiencias prácticas.
Metodología de racionalización administrativa:

Es un proceso que busca conocer la situación vigente de una organización, analizarla con sentido crítico,
proponer modificaciones (sobre toda la estructura, sobre procedimientos, registros, formularios) con la
finalidad de encontrar la mayor eficiencia en el funcionamiento de la organización (pública o privada,
con o sin fines de lucro) lo que es que el objetivo último de la organización se logre con eficiencia.

La metodología de estudio de sistemas involucra la serie de etapas que se deben desarrollar para
conocer, analizar, proyectar, e implementar un sistema administrativo.

Se caracteriza por:

 Trabajo por niveles: se plantea el objetivo desde los niveles superiores hasta los inferiores de
la organización. Abarca todos los niveles de la estructura administrativa.
 Conducción por objetivos: todo el análisis de sistemas obliga a seguir pensando
constantemente en los objetivos, aún cuando de ellos deriven subobjetivos.
 Subdivisión del problema a atacar: los problemas organizacionales en estudio son
segmentados para facilitar el análisis y poder llegar a la profundidad de los problemas
planteados, cuidando no perder la visión del conjunto.
 Comunicación entre el analista y el usuario: a través de la encuesta escrita o la entrevista
personal.
Se utiliza para ello el gráfico de Grannt, que consta de barras que permite planificar y realiza trabajos
para el análisis de sistemas a través de segmentos, éstos significan el tiempo que es destinada a cada
etapa.

ETAPAS TIEMPO DE EJECUCIÓN COSTO

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MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5
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Planificación del trabajo
1500
A realizar.

Estudio preliminar. 2000

Relevamiento. 4000

Análisis crítico. 2000

Propuestas. 6000

Implementación. 4000

19500

TOTAL

Etapas del estudio de sistemas:

 Estudio preliminar: en esta etapa se busca obtener una idea general del sistema objeto de
estudio y conocer las motivaciones para el inicio de un proyecto.
 Análisis: en esta etapa se realiza el estudio de la situación actual y la definición global de un
nuevo sistema que satisfaga los requerimientos de la organización
 Investigación: relevar toda la información necesaria que permita evaluar el sistema
actual y conocer sus requerimientos.
 Diseño conceptual: desarrollar propuestas alternativas que satisfagan los
requerimientos y restricciones de la organización.
 Desarrollo: en esta etapa se busca traducir el diseño conceptual en términos que el mismo
pueda ser operable.
 Diseño detallado: especificar con el máximo grado de detalle los elementos del
sistema proyectado.
 Construcción: desarrollar los procedimientos y/o programas de computación que
satisfagan las especificaciones definidas en el diseño detallado.
 Implementación: en esta etapa se persigue traducir en hechos la etapa anterior.
 Prueba y conversión: realizar las pruebas finales y las inversiones de archivos al nuevo
sistema que permita pasar a la siguiente fase.
 Puesta en marcha: dar comienzo efectivo al sistema diseñado.

Planificación del trabajo a realizar

Del estudio preliminar de las conversaciones y el examen que realiza el hombre de sistemas con el
ejecutivo que en cargo la tarea y con los jefes de la organización, surgen los problemas a tratar o
resolver. Esto posibilita definir lo que se llamará luego mandato, el cual tiene un objetivo a alcanzar y
límites que son las restricciones. Se refiere al ordenamiento de la tarea de análisis. El mandato también
tiene un alcance que determina hasta donde se extenderá el análisis.

Con el estudio preeliminar se busca la aproximación máxima al objetivo, alcance y límites. El objetivo del
mandato es definido por quien encomienda la tarea de análisis y el responsable del área de sistemas.
Puede ocurrir que en el estudio preeliminar, en un primer momento se enuncie un objetivo con carácter

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genérico, porque no se tienen todos los elementos necesarios para precisarlo correctamente. Esto hace
que el análisis avance en el estudio y la investigación, buscando datos e información para acotar y 1
definir más precisamente al objetivo y los problemas de la organización. En la medida que se avanza en
el estudio, se va ajustando con más detalles el objetivo en la tarea de análisis. Los objetivos de un
análisis de sistemas deben ser: concretos, específicos, planificados debidamente y cumplidos en forma
escalonada.

Proceso de definición de los objetivos:

 Expresión de necesidades y deseos: son las ideas que encierran los objetivos a alcanzar a través
del análisis de sistemas.
 Restricciones y factibilidades operativas: referidas a las posibilidades y limitaciones para
alcanzar los objetivos.
 Aproximación al medio: se considera de qué instrumentos nos valemos para alcanzar los
objetivos del análisis de sistemas. Los objetivos de un análisis de sistemas se pueden expresar
en:
 Productos.
 Servicios a suministrar.
 Mantenimiento de recursos.
 Perfeccionamiento de relaciones con clientes, proveedores, etc.
Los objetivos deben ser concordantes con las líneas de responsabilidades. También deben considerarse
las unidades de medidas que definen los márgenes de tolerancia ante las desviaciones que se
produzcan. Se debe contar con los recursos suficientes para poder cumplir con los objetivos del análisis
de sistemas; los objetivos tienen que ser de posible cumplimiento, regulables y controlables.

Su propósito es elaborar un plan de acción, tendiente a lograr el mayor aprovechamiento de los

recursos que demandará la tarea de análisis y aprovechar bien el tiempo que ella demandará, porque
todo se traduce en costos para la organización. En la medida que se avanza en la tarea de análisis, se
deben realizar reuniones periódicas con quien recomendó el mandato. Al plan de acción deben
conocerlo todos aquellos que participan en la tarea de análisis, o sea, autoridades que aprueban la
tarea; el analista de sistemas (técnico), todos los participantes de la organización que contribuirán en la
tarea de análisis. El plan de acción deberá especificar: cómo y cuando comienza, continúa y termina la
tarea de análisis, con que recursos, cuáles son los objetivos, etc.

Planificación del trabajo a realizar:

 Determinar o comprender los objetivos de un proyecto antes de iniciarlo.

 Determinar el valor relativo que esos objetivos tienen para la organización.
 Obtener información sobre los procedimientos actuales y operaciones de rutina.
 Segmentar, ordenar y evaluar la información recogida.
 Elaborar un estado del problema.
 Buscar las posibles alternativas y la solución.
 Seleccionar el sistema más adecuado y eficiente para satisfacer los objetivos.
 Presentar el plan a la gerencia afectada y lograr su aceptación.
 Instalar el sistema y controlar la forma en que es operado y su resultado.

PUNTO 2: Relevamiento general y particular de los sistemas a analizar. Instrumentos a utilizar.

Relevamiento general y particular de los sistemas a analizar

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Comprende el relevamiento de datos, la búsqueda e investigación del objeto de estudio con el máximo
de detalles posibles. El analista recoge los datos, los registra y los convierte en hechos. 1
En esa búsqueda, el analista con su conocimiento, debe alcanzar la posibilidad de recrear una tarea o
función con tal exactitud que él mismo esté en condiciones de reproducir los hechos que la organización
está relevando. Si se puede reconstruir los hechos, sus datos están bien relevados, de lo contrario,
deberá continuar con la búsqueda. El relevamiento no sólo implica recoger información, se requiere que
los datos encontrados sean adecuadamente sistematizados para establecer un esquema coherente que
permita medir su fiabilidad.

El análisis puede relevar información por puestos de trabajo o posiciones, o por procedimientos.

Los datos deben ser registrados ordenadamente, de manera que puedan ser convertidos en hechos.
Una herramienta de registro son los cursogramas o circuitos, como así también los organigramas, los
manuales. Son instrumentos o medios para la tarea de análisis.

Instrumentos a utilizar:

Las técnicas más comunes para lograr conocer fehacientemente la forma en que se está trabajando:

I. Mediante la recolección interna de datos:

 ENCUESTAS: se desarrollan mediante el diseño de cuestionarios específicos que se dirigen
a los componentes de la organización. Para que tenga efectividad debe ser concreta, no
muy extensa, de fácil respuesta y deben acompañarse los cuestionarios con instrucciones
relativas a como completar cada punto de la misma. Mediante las encuestas se pretende
identificar las tareas, la frecuencia de la ejecución, la documentación que se genera, los
registros que se operan, los archivos que se mantienen o a los que acceden, la posición
jerárquica, el detalle de los subordinados a cargo.
Usualmente se utilizan tres tipos de formularios:

- los dirigidos a niveles gerenciales

- los dirigidos a los superiores

- los dirigidos al personal de línea

 ENTREVISTAS: son el medio más idóneo para llevar a cabo la recolección interna de datos.
Consiste en un intercambio directo de información entre un analista y un componente de
la organización, donde el analista de acuerdo con un plan de trabajo elaborado
previamente desarrolla una actitud activa de conducción de la reunión. Permite
documentar, ver como se realizan actualmente las funciones de la empresa, no por lo que
dicen sino por lo que el analista capta directamente.
 OBSERVACIÓN DIRECTA: se considera una serie de actividades que desarrolla el analista a
través de las cuales toma conocimiento por simple visualización de temas como: la
disposición física del personal y elementos de trabajo, circulación de personas e
información, características de la interacción con el público, funcionamiento del equipo,
estructura y ordenamiento de los archivos, documentación de base completa, etc.
II. Mediante la recolección externa de datos:
Involucra la búsqueda de antecedentes relacionados con el estudio que se está desarrollando,
que pueden hallarse disponibles en el medio, fuera del ámbito de la empresa misma.

 BIBLIOGRAFÍA TÉCNICA: que si bien comúnmente adolece del defecto de ser muy general,
puede aportar ideas y aún diseños aplicables a casos muy específicos.

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 CARPETA DE ANÁLISIS Y DOCUMENTACIÓN DE APLICACIONES: en empresas o sistemas; y a
nivel de estudios profesionales, el archivo técnico que se va formando con el devenir del 1
tiempo constituye una invalorable fuente de información.
 POSIBILIDAD DE ADQUIRIR PROYECTOS MODULARES: ya debidamente estructurados e
inclusive implementados. Los elevados costos de los programas de análisis de sistema, los
tiempos que se requieren y los inconvenientes que se presentan al poner en marcha
sistemas nuevos van inclinando a los analistas a considerar como una muy buena solución
recurrir a la tecnología disponible. Ya no es frecuente encontrar un analista que pierda
tiempo imaginando el diseño de algún formulario de uso estándar que puede encontrarse
en cualquier libro o archivo técnico.

PUNTO 3: Análisis crítico. Métodos.

Análisis crítico

La información debe evaluarse en dos aspectos:

 Eficacia: grado de alcance de los objetivos de la organización

 Eficiencia: cuál es el grado de productividad y rendimiento con que hemos alcanzado los
objetivos.
En la etapa de análisis se observa la congruencia de los objetivos; la concordancia entre la actividad
operativa y las metas propuestas; la concordancia entre al información disponible y las actividades
desarrolladas; la congruencia del sistema de información (debe ser coherente con los objetivos
organizacionales propuestos).

Métodos

Ayuda en la tarea de alcanzar los objetivos. Se plantean las siguientes preguntas:

 QUÉ: tiene connotaciones de objetividad.

 PORQUÉ: tiene connotaciones de fundamentación.
 CÓMO: tiene connotaciones de modalidad.
 QUIÉN: tiene connotaciones subjetivas.
 CUÁNTO: tiene connotaciones de cuantificación o valoración.
 CUÁNDO: tiene connotaciones de temporalidad.
 DÓNDE: tiene connotaciones de ubicación o lugar.
En cuanto a las respuestas a estas preguntas sacamos conclusiones, que nos permiten realizar el
diagnóstico de las falencias que se manifiestan, para poder corregirlas luego.

Sirve para mejorar diferentes aspectos dentro de la organización en diversos grados, identificar lo que se
está haciendo y proponer nuevas ideas. Tiene como objeto evitar que se sigan haciendo tareas por
tradición sin que contribuyan a las metas de la organización, para evaluar la eficacia y eficiencia de la
misma.

PUNTO 4: Conclusiones sobre la situación actual.

Conclusiones sobre la situación actual

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Ésta etapa tiene como objetivos básico recoger la información necesaria respecto de:
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 Las particularidades del trabajo administrativo, tal cual como se están desarrollando
actualmente.
 Los componentes de la organización y la forma en que se han divididos las tareas entre ellos.
 Los problemas que se presentan en la forma actual de ejecución.
 Las razones que justifican llevar adelante la labor de análisis y las expectativas de la dirección a
niveles gerenciales y la supervisión respecto del desarrollo del programa.
 Las opiniones de los entrevistados referentes a posibles soluciones alternativas.
 El conocimiento de otras formas en que se ejecutaron los trabajos y de los motivos que se tuvo
para discontinuarlos.
 Los estados de definición, asignación y supervisión de funciones, tanto formalmente
establecidos como informalmente implementados.
Otro propósito de ésta etapa es poner de manifiesto los problemas que presenta el sistema actual,
plantear propuestas concretas de cambio y fundamentarlas en términos técnicos y empresarios.
(Diagnóstico)

Existen dos planos bien definidos sobre los cuales versan los diagnósticos de sistemas: el plano de la
tecnología utilizada y el plano de las deficiencias concretas en los procedimientos.

1. Cuando del estudio preliminar surge que la tecnología utilizada es obsoleta y que la solución es
un cambio de la misma, las fallas puntuales no tienen relevancia y solo se tendrán en cuenta
para no incorporarlas en el nuevo diseño. La propuesta incluirá una definición de la
arquitectura del sistema (tipo de equipamiento aconsejado, el método de enlace entre las
unidades que actuarán en forma indiferente, el software de base a ser utilizado, el lenguaje de
programación, las aplicaciones a ser desarrolladas), además del esquema de funcionamiento
operativo.
2. Cuando el planteo de refiere a deficiencias concretas de funcionamiento, los problemas pueden
originarse por uso de la herramienta informática o en el diseño de sistemas.

PUNTO 5: Propuestas. Fundamentación.

Propuestas. Fundamentación

El diagnóstico obtenido, tiene distintas alternativas de solución. Aquí se elaboran y estudian, se evalúa la
posibilidad de implementación y en función de todo ello se elige una alternativa que se considere como
la mejor. Se elabora y se presenta la propuesta en relación con el objetivo del trabajo, el análisis
obtenido y las propuestas propiamente dichas para salvar las deficiencias, con la suficiente
fundamentación de las mismas. Ésta es una etapa donde se desarrolla la actividad creativa del analista.

Ésta pasa a ser la propuesta:

 Diseño global: en él constan objetivos, componentes, costos del nuevo sistema propuesto. Se
debe formular el proyecto de sistema que incorporando los cambios aceptados, dé como
resultado el sistema propuesto. Mediante el diseño global se pretende plantear un cuadro
completo y consistente enumerando subsistemas, y la integración de ellos en un todo orgánico
y autocontrolado. El diseño global debe contemplar todos los puestos de trabajo y secuencia de
proceso, de forma tal de dejar únicamente para el diseño detallado la redacción de programas
y manuales que lo transforman en una realidad operativa.
 Estudio de factibilidad o justificación del proyecto propuesto, con todos los fundamentos.
 Presentación del informe con el nuevo proyecto.
 Diseño detallado o especificación: comprende todos los aspectos normativos y cuerpos
orgánicos que sustentan la propuesta. El diseño detallado involucra:

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 Redacción de manuales de procedimientos.
 Redacción de manuales de organización. 1
 Diseño de formularios definitivos.
 Diseño de los registros y la identificación de archivos.
La etapa de diseño detallado concluye cuando finalizan los programas de computación y están
disponibles los manuales de procedimientos.

PUNTO 6: Implementación, seguimiento y evaluación de resultados.

Implementación, seguimiento y evaluación de resultados

Una vez aprobada la propuesta, debe ponerse en marcha, acondicionando la organización con los
recursos necesarios. La dirección superior debe evaluar el tiempo de programación de la instalación de
la propuesta. En esta etapa es fundamental la presencia del analista, para asesorar, persuadir, esclarecer
acerca de la propuesta aprobada y para implementar y resolver los imprevistos que se pueden
presentar. Es la etapa de mayor relevancia, ya que todo el trabajo que queda a nivel de proyecto no
tiene utilidad real para la organización que lo requirió, si bien ella sola no puede solucionar los
problemas de un mal proyecto, la ejecución inadecuada de un programa de implementación, puede
hacer fracasar el mejor de los proyectos.

Además la propuesta debe seguirse y controlarse, evaluándola periódicamente, para ver si son
necesarias modificaciones, si guarda la misma efectividad del inicio, etc., es la etapa que se extiende
desde el lanzamiento del sistema hasta el momento en que el mismo funciona con el grado de
implementación que se ha considerado como satisfactorio.

El analista debe acercarse a quien tiene a su cargo la ejecución de la tarea y debe evaluar el grado de
cumplimiento de las normas de procedimiento emitidas, para determinar la real aplicación del nuevo
sistema.

La implementación es el proceso mediante el cual el sistema propuesto es llevado a la práctica,

sustituyendo al anterior.

La implementación resulta una actividad compleja porque intervienen personas que deben cumplir cada
una su parte en el proceso, el analista pasa a depender de esas personas; también es una actividad
ingrata, porque las personas no prestan franca colaboración por temor al cambio, comodidad, o por
intereses personales.

La etapa de implementación se subdivide en cuatro fases:

 Planeamiento de la implementación: se refiere a la ejecución de una cierta cantidad de tareas

preparatorias escalonadas en el tiempo. Esta etapa incluye: determinación de temas,
establecimiento de relaciones, fijación de plazos y fechas y determinación de responsables.
 Desarrollo de tareas previas: la función del analista en esta fase previa al comienzo efectivo del
sistema propuesto se extiende a:
- Efectuar el seguimiento activo repasando el avance de cada responsable con respecto
a la tarea asignada.
- Resolver problemas sobre la marcha.
- Desarrollar funciones preparatorias (cursos de capacitación, desarrollo de pruebas
operativas, etc.).

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 Lanzamiento: es el momento en que el sistema se inicia efectivamente en operaciones. La
implementación para ser efectiva deberá ser siempre total, pero puede llegar a factorizarse el 1
sistema en subsistemas e implementarse cada uno de ellos en forma total, por lo que sería
total dentro de los subsistemas pero parcial referente al conjunto.
En relación con el lanzamiento paralelo, solamente es viable en algunos casos de
procesamiento computarizado. Sería en paralelo cuando el nuevo sistema comienza sin
discontinuar el anterior que subsiste por un cierto período, con el propósito de servir de
respaldo para el caso de pérdida de la información. O sea, que salvo casos excepcionales, los
procesos de lanzamientos son por sustitución completa, debido a las limitaciones del tiempo y
el alto costo. La etapa de lanzamiento supone: elección de la modalidad (total o parcial, por
sustitución o en paralelo), activación del lanzamiento, asesoramiento sobre problemas, sin
sustituir mandos naturales.

 Seguimiento: se extiende desde el lanzamiento del sistema hasta el momento en que el mismo
funciona con un grado de implementación satisfactoria, o hasta cuando un informe final crítico,
el analista anuncia el fracaso de la implementación.
Durante esta etapa el analista busca evaluar el grado de cumplimiento de las normas de
procedimiento emitidas, para determinar la real aplicación del nuevo sistema. Las revisiones y
pruebas no se efectúan sobre la totalidad del sistema, si no se concentran en puntos
específicos de control, que de ser cumplimentados, dan una idea del éxito de la
implementación.

Frente a los resultados obtenidos en las pruebas de seguimiento el analista adopta dos
actitudes:

o Ajustar el sistema, pues su puesta en marcha revela problemas de funcionamiento, ó

o Producir informes críticos donde se ponen de manifiesto los incumplimientos.
La faz de seguimiento culmina con un informe final donde se detallan los logros obtenidos y los
puntos que han quedado pendientes, dicho informe se produce cuando el sistema funciona a
satisfacción o cuando el grado de incumplimiento es tan generalizado que ya no tiene sentido
prolongar la etapa de seguimiento.

CONCLUSIÓN:

Si bien las etapas se exponen en un orden secuencial, no debe interpretarse, en un proyecto complejo,
que una fase comienza exactamente con la terminación de la anterior, por el contrario, algunas fases se
superponen.

Por otra parte, puede darse también un comportamiento iterativo, pues en muchos casos el hombre, de
sistemas se ve ante la necesidad de volver reiteradamente a una etapa anterior a raíz de una falta de
información, de una definición incorrecta o de una investigación incompleta.

PUNTO 7: Organización de oficinas. Clásicas y electrónicas.

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Organización de oficinas
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Es una tendencia dinámica (por la continua evolución de los amoblamientos de oficinas y las técnicas
arquitectónicas) que tienen por objetivo optimizar la distribución de las áreas de trabajo de una
organización y la maximización de la funcionalidad de ubicación de equipos y amoblamientos en cada
una de ellas.

Por funcionalidad se comprende dos aspectos:

 Funcionalidad operativa: correcta disposición de equipos y amoblamientos.

 Funcionalidad personal: condiciones ambientales y operativas que facilitan el trabajo y crean
un ámbito laboral psicológicamente adecuado.
Disposición física de oficinas

Objetivos:

o Reducen y agilizan los recorridos físicos de trabajo.

o Evitan circunscripciones excesivas y entrecruzamientos del personal.
o Incremento del espacio útil para oficinas, archivos y depósitos.
o Optimizar la funcionalidad de las oficinas a fin de lograr un cómodo ambiente de trabajo.

Técnicas de análisis

La técnica de análisis de disposición de oficinas a crear o el análisis de la redistribución de las existentes,

se compone de tres sub-etapas:

 Determinación de la situación vigente:

A efectos de que el analista tome conocimiento de la situación vigente, deberá proceder a:

 Relevar las oficinas en cuanto al espacio físico, equipos disponibles y su distribución.

Con este relevamiento deberá elaborar un plano o diagrama en escala, en el cual
expondrá en detalle todos los aspectos salientes.
 Relevar el aspecto de funciones de cada oficina y su asignación a la situación actual.
 Graficar, de acuerdo con las funciones y procedimientos vigentes, los recorridos de
mayor frecuencia del personal y de la documentación.
 Relevar los proyectos de modificación de procedimientos y dotación.
 Análisis de locales, funciones, requerimientos y dotación:
El análisis consistirá en:

 Formular una clara y precisa descripción de tareas del personal, a nivel individual.
 Determinar cual es el área de mayor movimiento y el trayecto de interacciones de la
misma.
 Determinación de las áreas de atención al público.
En función de los elementos anteriores, se precederá a formular un proyecto de prediseño de
la futura disposición de oficinas.

 Desarrollo de la propuesta:
La propuesta deberá ser integral, lo cual implica:

 Determinar la ubicación física de cada oficina en el edificio o local disponible, en forma

tal que los sectores de mayor interacción se hallen ubicados juntos. Esto se logra
mediante el armado de una red de interrelaciones departamentales, con
especificación de la frecuencia.

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 Definir la distribución de equipos y muebles de cada oficina, para lo cual se requiere:
definir la cantidad y tipo de equipos y muebles; y definir la ubicación física de los 1
mismos.
En la presentación de la propuesta se debe incluir:

- Diagrama de la situación vigente.

- Diagrama de la distribución propuesta.
- Gráfico de recorridos por cada procesamiento o gestión.
- Análisis de las ventajas que aporta la distribución propuesta.
- Ubicación de accesos y áreas de mayor caudal de tránsito.
- Cantidad, tipo y ubicación de equipos y muebles, según su destino y operatividad de
utilización.
- Ubicación de teléfonos y paralelos.

Las tareas que se realizan normalmente en una oficina son:

 Recibir información y procesarla.

 Utilizar la información y registrarla.
 Decidir y ordenar la acción siguiente.
Las funciones se traducen en una secuencia de decisiones que se toman a partir de la información
disponible.

Consideraciones referidas al confort y eficiencia

Se puede afirmar que la funcionalidad y el confort que se brinda al personal, redundarán en un entorno
de eficiencia, pues está comprobado que en condiciones ambientales óptimas el personal evidencia una
mayor predisposición laboral y como resultado se obtendrá una mayor eficiencia e identificación con la
empresa.

Aspectos a considerar

o Iluminación: debe ser adecuada (ni excesiva, ni deficiente), y no debe dar directamente en la
vista del personal; además debe graduarse en función del color de las oficinas: muebles,
equipos y paredes.
o Temperatura y ventilación: debe mantenerse entre los 21º y 23º.
o Ruidos: se debe tratar de eliminar los ruidos externos o propios de los equipos utilizados, a fin
de lograr un mayor nivel de concentración.
- Crear habitaciones cerradas y con material aislante.
- Incorporar música funcional.
- Reemplazar los llamadores sonoros por indicadores luminosos.

Oficinas clásicas y electrónicas

Oficinas electrónicas:

Surge con la incorporación de la computadora, es decir, la adaptación al entorno espacial del trabajo.
Hoy no solo la computación por su fabuloso desarrollo y acelerado abaratamiento de costos, ha incluido
cambios a los sistemas, sino que existe una amplia gama de dispositivos y equipos para oficinas que
modifican sustancialmente la habitual operatoria de las mismas.

Podemos citar las siguientes características:

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 Aparece la máquina de escribir eléctrica.
 Uso de la computadora para la ejecución de tareas. 1
 Aparece la informática.
 Rapidez de la información que se recibe de otras regiones.
 Rapidez en las decisiones a tomar.
 Rapidez en la recepción de informes.
 Transmisión documentada de muchos datos.
 El expediente tiende a desaparecer, queda el disquete como archivo de la información.
Se diferencian de las oficinas clásicas porque pasan a ser distintas en cuanto ala disposición de los
espacios, uso de los amoblamientos diferentes, incluso en el personal. El gran agente es la tecnología,
que a través de la computadora nos muestra una herramienta ágil para nuestro sistema de información
y las actividades a desarrollar. Se incorpora el personal calificado, con otras especialidades y
conocimientos, como ser programadores, analistas de sistemas, etc. Además se trabaja con programas.

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