CAPÍTULO 3

Las técnicas y el método

de la organización del conocimiento

Una técnica de organización del conocimiento es un

itiiijunto de procedimientos que permiten representar el contenido intelectual
ilr los ítems que forman la colección de una biblioteca, así como organizar
MMcmáticamente tanto los ítems en el estante como sus representaciones en
i?l catálogo (registros bibliográficos).
Lstas técnicas tienen una historia milenaria. Andrew Dalby1 analizó la
Inlormación contenida en 14 catálogos elaborados en la antigua Sumeria,
futre los años 700 a 2000 a. C., escritos en tabletas de arcilla con escritura
(unciforme, que se conservan en la actualidad. Entre otras cosas, descu-
IM 16 lo siguiente:

• El catálogo YBC3Ó54, que se encuentra en la Universidad de Yate, en

Estados Unidos, fue elaborado alrededor de 2000 a.C. y ordenaba las
distintas obras literarias por palabras claves seleccionadas de las dos
primeras líneas del texto (recuérdese que en aquella época las obras
todavía no tenían título).
• En el período Babilónico, entre 2000 y 1700 a.C, se elaboró el catá-
logo CBS 29.15.155, que se conserva en Filadelfia, también en Estados
Unidos. En este catálogo las obras se ordenaban por un sistema de
clasificación que si bien mezclaba materias y géneros literarios, inten-
taba darle un orden sistemático al catálogo. Este método es común a
la mayoría de catálogos descriptos por Dalby, pero el interés de este
caso particular radica en que remitía a un inventario o lista topográfica
que se conserva actualmente en el Louvre (catálogo A05393, París), re-
lacionando de esta manera el catálogo con el estante.
• En el mismo período Babilónico, se compiló un índice analítico,
conservado en el Museo Británico (BM 23771, Londres) que brinda
acceso por materia a cada uno de los 83 himnos incluidos en va-
rias antologías.

Aunque Dalby los llama catálogos, podría discutirse si son realmente ca-
tálogos de biblioteca como los entendemos hoy en día, o son bibliografías
 INDIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN EN BIBLIOTECAS
que hacen referencia a cierta selección de ítems. No hay duda, sin embargo,
que se trata de fuentes de información secundaria, que de una manera aún
muy rudimentaria, evidencian que ya para entonces había surgido la idea de
usar la lengua natural (palabras claves extraídas del texto) y la clasificación
para la representación y ordenamiento de los ítems.
Técnicas con lengua natural
y técnicas que utilizan un SOC
Como expresamos en el Capítulo i, hoy en día en una biblioteca se
pueden poner en práctica las siguientes técnicas de organización del co-
nocimiento:
• Técnicas con lengua natural: extracción de palabras claves, nota de
contenido y redacción de resúmenes.
• Técnicas con SOC: ¡ndización precoordinada, indización poscoordinada
y clasificación.
Svenonius2 ha dividido la polémica entre lengua natural y SOC en tres
eras, a partir del siglo XIX.
La primera era se inicia en 1854, cuando Samson Law implemento una téc-
nica de extracción de palabras claves de título (lengua natural) para el acceso
por materia del Britísh catalogue ofbooks, y su discípulo, el italobritánico An-
drea Crestadoro, aplicó la misma técnica en la Manchester Free Library,
ambos en Gran Bretaña. Aunque esta técnica es sencilla de aprender y aplicar,
tiene la desventaja de producir dificultades semánticas a la hora de la recu-
peración. Por ejemplo, si el título de un ítem es ¿os pájaros de Centroamérica,
las palabras claves que lo representarán en el catálogo serán pájaros y Cen-
troamérica. En cambio, si el título del ítem es La migración de las aves, las
palabras claves serán migración y aves. Así, el usuario no podrá reunir los
ítems que tratan sobre aves y los que tratan sobre pájaros (aunque sea lo
mismo) e irremediablemente perderá información. Por otro lado, un ítem cuyo
título sea Construcción de tanques, tendrá como palabras claves construcción
y tanques, pero el usuario no podrá distinguir si se trata de tanques como
contenedores o de tanques como vehículos militares.
Entre 1876 y 1950 aparecieron varios aportes fundamentales respecto a los
SOC: Charles A. Cutter diseñó las reglas para la redacción y asignación de
epígrafes, que serían el punto de partida de las listas de encabezamientos de
!«• i f l N M A l Y EL MÉTODO DE LA ORGANIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO
35
Mínima. Sc'gún Cutter estas reglas significaban la muerte de la extracción de
luildlii.r. daves de título. Por otro lado, Melvil Dewey inventó la clasificación
ilm lin.il para el estante, que más tarde Otlet y La Fontaine adaptaron para
iinn en una bibliografía, y Library of Congress publicó su lista de encabeza-
Milmlns de materia (LCSH) y su sistema de clasificación (LCC). Posteriormente
lleiiiy I. Bliss publicaría su sistema de clasificación Bibliographic classification
(|l( ) y k'anganathan haría lo propio con la Colon classifícation (CC). En resu-
IIIPII, lúe la era en que aparecieron los grandes SOC universales como SCDD,
(1)11, l( C, LCSH, BC y CC, que se aplicaron a la indización precoordinada y
Id i lasllicación. También se sentaron las bases teóricas tanto para el diseño
(Je I»'- SOC como para su uso y aplicación.
A mediados del siglo XX, Mortimer Taube desarrolló su teoría de la indi-
/rtdon coordinada (véase más adelante), mientras que por un lado Calvin
Mooers y por el otro Charles L. Bernier y Evan J. Crane propusieron simultá-
mwiwrite —y sin conocerse— la creación de un nuevo SOC con una estruc-
liihi similar al conocido diccionario de sinónimos Roget's thesaurus ofEnglish
ffvms, que inspiraría su nombre: tesauro3. Estos aportes generarían los cam-
!)l<>'. para introducirnos en la siguiente era.
I n efecto, siempre según Svenonious2, la segunda era comenzó con la
piesentación en 1959 del primer índice KWIC, elaborado por Hans Luhn me-
tllítnte una computadora. El KWIC (keywords in contexf) revivía la antigua
IPI nica de la extracción de palabras claves, pero llevada a cabo por una má-
quina, no por un bibliotecario. Aunque su lectura resultaba un tanto cotnpli-
(nela, este aporte tuvo una rápida aceptación y en poco tiempo aparecieron
dos variantes de mejor presentación: el KWOC (keywords out of contexf) y
p| KWAC (keywords and contexf).
Entre 1957 y 1962 se llevaron a cabo en Gran Bretaña dos investigaciones
(onocidas como los estudios de Cranfíeld, que estudiaron la eficacia de los
SOC y de la lengua natural para la recuperación de información4. La conclu-
sión de estos estudios fue que la lengua natural sin ningún tipo de control
o con un mínimo de control era tan eficaz para la recuperación de información
tomo los vocabularios controlados. Esta conclusión encendió la polémica
entre el uso de la lengua natural y el uso de los SOC para el acceso por ma-
teria que durante más de dos décadas produciría infinidad de escritos sobre
el tema, que hoy parecen inútiles.
Por un lado estaban los defensores de la lengua natural, quienes resal-
taban las ventajas del bajo costo y la facilidad de informatízar estas
técnicas. Por el otro lado, los defensores del vocabulario controlado enfa-
tizaban que los estudios de Cranfield se habían realizado bajo condiciones
 INDIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN EN BIBLIOTECAS I AS TÉCNICAS Y EL MÉTODO DE LA ORGANIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO
37

de laboratorio y no en bibliotecas reales y que en estas últimas estaba pro- TABLA 3.1. Comparación de la lengua natural y los SOC respecto a las tasas de precisión y acierto
bado que los SOC, con su eliminación de sinónimos y homónimos, facilita-
ban la identificación y reunión de la información. Hacía falta, entonces, pro- Variable Lengua natural SOC
bar estas afirmaciones en un sistema de información real.
lasa de precisión Aumenta por el nivel de Aumenta por el uso
De modo que esta segunda era estuvo marcada por la polémica que se
especificidad y actualización de términos compuestos
planteaba como una alternativa ineludible: o se optaba por las técnicas con
de los términos y el control de homónimos y
lengua natural o por las técnicas que requerían el uso de un SOC.
términos polisémicos
En la tercera era, con la proliferación de los catálogos en línea a partir de
1980, fue posible estudiar la efectividad de las bases de datos que usaban lasa de acierto Aumenta cuando se incluyen Aumenta por el control
solamente lengua natural, las que usaban solamente SOC y las que usaban palabras claves, notas de de sinónimos y las relaciones
ambos. Se comprobó que la lengua natural y los SOC no se excluyen, sino contenido, resúmenes o texto jerárquicas y asociativas
que se complementan2'5. completo, por la exhaustividad
Los experimentos de Cranfield introdujeron dos variables para evaluar el
desempeño de los sistemas de recuperación, incluido el catálogo de la biblio- También se han identificado tras ventajas y desventajas de la las técnicas
teca4'6. Esas variables fueron: i|iie usan lengua natural respecto a las que usan SOC5'9 y se resumen en la
Libia 3.2.
• Tasa de precisión: es la proporción de ítems recuperados que son re-
levantes para el usuario. También se considera un indicador de la ca- Tullía 3.2. Ventajas y desventajas de las técnicas que usan lengua natural respecto a las que
ir.iin SOC
pacidad para reducir o limitar una búsqueda.
• Tasa de acierto: es la proporción de ítems relevantes que han sido
Técnicas con lengua natural Técnicas con SOC
recuperados por el usuario, es decir, del total de ítems relevantes
que se encuentran representados en el catálogo para una determi- Ventajas Desventajas
nada materia, cuántos son recuperados por el usuario. Se considera Ventajas Desventajas
un indicador de la capacidad de reunir los ítems representados en
el catálogo. En esta obra abordamos dos técnicas de organización del conocimiento:
U indización y la clasificación. Ambas requieren de un SOC y son indispen-
Entre precisión y acierto hay una relación inversamente proporcional: sables en cualquier catálogo de biblioteca. Sin embargo, es posible que no
a mayor precisión menor acierto y viceversa. Una búsqueda muy limitada M-nn suficientes, de modo que cada institución deberá decidir si se comple-
recupera menos ítems (alta precisión, bajo acierto), mientras que una bús- mi'ntan o no con alguna técnica que utilice la lengua natural, por ejemplo:
queda muy amplia tiende a recuperar mayor cantidad de ítems (alto Li extracción de palabras claves del texto, la nota de contenido o el resumen.
acierto, baja precisión). No obstante, estas últimas escapan al propósito de esta obra.
Diversos estudios realizados en la década de ípSo7'8 llegaron a la conclu-
sión de que la combinación de ambas técnicas (las que usan lengua natural
y las que utilizan un SOC) ofrece mayores posibilidades al usuario de lograr Método de la indización y la clasificación
una búsqueda exitosa, porque ambas pueden mejorar tanto la precisión como
el acierto, pero de diferente manera, según se presenta en la Tabla 3.1. La indización y la clasificación, al igual que las demás técnicas de orga-
nl/ación del conocimiento, sea que usen lengua natural o SOC, tienen un
método, es decir un modo de obrar o de proceder ordenadamente, que es
(omún a todas ellas.
 INDIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN EN BIBLIOTECAS
El método consiste en tres pasos que son: el análisis conceptual, la re-
presentación o formalización y el almacenamiento en el registro bibliográfico.
En el caso de la clasificación, se agrega un paso más, que es la identificación
y la ubicación del ítem en el estante6'10'12.
Análisis conceptual
Consiste en determinar de qué trata el ítem que se está procesando. En
la práctica, es imposible que el bibliotecario lea por ejemplo un libro com-
pleto para saber de qué trata, pues esto demoraría su tarea de manera in-
conveniente. Van Dijk13 ha calculado en 20 minutos el tiempo ideal para
completar un registro bibliográfico, por lo que el análisis conceptual no
puede demorarse.
Se comienza entonces por realizar la lectura técnica del ítem, que es pre-
cisamente un estudio metódico del contenido del ítem para determinar de
qué trata1! En el caso de un tratado, de un manual o de cualquier obra mo-
nográfica, la lectura técnica se realiza principalmente sobre el título de la
obra, el prólogo, el prefacio, la cubierta (contratapa y solapas), la tabla de
contenido y el índice analítico de temas6'10'12.
Si es un artículo de revista, un informe técnico, una patente, una tesis o
cualquier otro ítem que informe los resultados de una investigación o de un
desarrollo tecnológico, la lectura técnica se basa en el título, el resumen, las
palabras claves del autor (si las hubiere), los objetivos y las conclusiones. Las
palabras puestas de relieve, así como los títulos de las tablas y las leyendas
de las ilustraciones, también pueden aportar información relevante6'12.
Para otro tipo de ítems, por ejemplo los audiovisuales y multimedia, la
lectura técnica se realiza sobre el título, el material impreso acompañante y
otra información que suele aparecer en el contenedor del material. El proce-
samiento de este tipo de ítems se puede profundizar en el manual de Pinto
Molina et al.15.
En la lectura técnica se deben identificar los conceptos o materias que se
tratan en el ítem. Según el Diccionario de la Real Academia Española16 un con-
cepto es una idea que se concibe o forma el entendimiento. Para la norma
ISO 5963" es una unidad de pensamiento. Según Barité14 "es una abstracción
o noción que refiere a una unidad de conocimiento, independiente de su ex-
presión lingüística y comprende el conjunto de sus rasgos esenciales (...) es
el elemento indivisible que permite representar el conocimiento contenido en
los ítems y organizar los enunciados correspondientes a la idea que se tiene
de cualquier cosa".
LAS TÉCNICAS Y EL MÉTODO DE LA ORGANIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO
39
Por otro lado, de acuerdo con la norma ISO 5963", una materia es un
(oncepto o combinación de conceptos que representa el tema de un ítem,
l'ara Barité1¿> es el asunto, tema o tópico en que puede resumirse el con-
lenido de un ítem.
¿Qué significa esto? Significa que una vez identificados los conceptos tra-
tados por los autores, el bibliotecario debe seleccionar aquellos que mejor
describan el ítem para los usuarios a los que sirve. Es decir, materia es el con-
icpto o conjunto de conceptos que resulta indizable o clasificable para una
biblioteca en particular6. De este modo, un mismo ítem puede ser descrito de
diferente manera en bibliotecas que prestan servicios a distintos usuarios.
En la Tabla 3.3 se muestra el ejemplo de un manual de Bibliotecología. En
la primera columna aparecen los conceptos que surgen al realizar la lectura téc-
nica. El bibliotecario puede decidir que todos y cada uno de esos conceptos se
(onviertan en materias, es decir que se utilicen en la representación (segunda
(olumna). Otra opción es que seleccione sólo algunos conceptos como materias
y sintetice otros en materias más amplias. Por ejemplo, catalogación y clasifíca-
i ion han sido sintetizados en procesos técnicos, mientras que servicio de prés-
t.uno y servicio de referencia lo han sido en servicios al público (tercera
i olumna). Por último, todos los conceptos identificados pueden sintetizarse en
unn sola materia, en este caso Bibliotecología (cuarta columna).
Es en este punto donde la indización y la clasificación se vuelven más sub-
jetivas, pues el bibliotecario es quien decide qué materias se utilizarán en la
(('presentación y cuáles no.
TABLA 3.3. Selección de conceptos y síntesis de materias
Conceptos identificados Materias indizables o clasificares
¡¡(¡lección y adquisición Selección Selección y adquisición Bibliotecología
Inventario Adquisición Procesos técnicos
Clasificación Inventario Servicios al público
Oiitülogación Clasificación Administración
Süivicio de préstamo Catalogación
¡iiiivicio de referencia Servicio de préstamo
Administración Servicio de referencia
Administración
Es obvio entonces que el bibliotecario indizador o clasificador debe co-
norer a los usuarios de la biblioteca y su terminología. De ahí que muchas
bibliotecas exijan a su personal una experiencia previa en el servicio de
 INDIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN EN BIBLIOTECAS
referencia, una rotación periódica por ese servicio, o al menos un intercam-
bio periódico de ideas e información con los referencistas.
En segundo lugar, la selección de los conceptos depende del buen juicio
del bibliotecario. En este sentido, todos los conocimientos previos que posea,
así como la experiencia en la aplicación de las técnicas de indización y cla-
sificación, le serán de gran ayuda. Resulta indispensable también que el in-
dizador/clasificador tenga acceso a las obras de referencia necesarias y
suficientes para aclarar las dudas que se le puedan presentar sobre un con-
cepto o materia particular, e incluso que pueda tener la posibilidad de con-
sultar con un experto, si la ocasión lo requiere.
Hay quienes consideran que es muy difícil, cuando no imposible, instruir
a un bibliotecario sobre la manera exacta en que puede determinar de qué
trata un ítem6. No obstante, Taylor10, siguiendo a Wilson, ha señalado cuatro
modos posibles de analizar el contenido de un ítem:
1. Según el propósito: el bibliotecario trata de identificar cuál es el pro-
pósito del autor, es decir aquello que el autor intenta describir, infor-
mar, narrar, probar, mostrar, indagar, explicar. Desventaja: algunos
autores no indican claramente cuál es el propósito de su obra. En
otros casos hay propósitos secundarios que resultarían de interés prin-
cipal para los usuarios de la biblioteca y pueden ser pasados por alto.
2. Primero y segundo plano: el bibliotecario intenta determinar si existe
una figura central o de primer plano y un contexto o segundo plano.
Desventaja: no todo el mundo percibe los planos de la misma manera,
de modo que un bibliotecario puede considerar como primer plano
algo que para el usuario es segundo plano, o al revés.
3. Modo objetivo: el bibliotecario tiene en cuenta los conceptos que el
autor menciona mayor número de veces. Desventaja: hay casos en
que el concepto principal se menciona pocas veces, mientras que en
otros, se mencionan reiteradamente algunos conceptos que no son
centrales, por ejemplo novelas en un ítem sobre los novelistas lati-
noamericanos.
4. Selección y rechazo: el bibliotecario trata de determinar lo que el ítem
dice (selección) y no dice (rechazo). Desventaja: se necesita ser un ex-
perto en el tema para poder determinar especialmente aquello que el
ítem no dice.
Como quiera que sea, no hay una receta única para determinar de qué
trata un ítem. Es más, un bibliotecario puede llegar a resultados diferentes
aplicando el mismo método sobre el mismo ítem, en distintos momentos,
I AS TÉCNICAS Y EL MÉTODO DE LA ORGANIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO
mientras que varios bibliotecarios pueden obtener resultados diferentes
,i|ilicando el mismo método sobre el mismo ítem, en el mismo momento.
Representación o formalizarían
Una vez que se han determinado las materias por las
i u,iles se recuperará el ítem, es necesario darle alguna forma antes de regis-
lurla en el catálogo.
Cuando se utiliza un SOC, las materias determinadas en el análisis con-
(eptual se traducen al vocabulario del SOC que utilice la biblioteca. Este paso
•,c llama traducción, porque generalmente el bibliotecario expresa estas ma-
lerias primero en términos de la lengua natural, que luego deben represen-
l,irlos de acuerdo con los términos de un SOC, es decir hay una traducción
de la lengua natural a una lengua artificial.
En el caso de las listas de encabezamientos de materia y los sistemas de
i l.isificación, debe tenerse en cuenta, además de la traducción, que son sis-
lemas precoordinados y en consecuencia el bibliotecario deberá precoordinar
el encabezamiento de materia con las subdivisiones, o bien la notación prin-
i ípal del sistema de clasificación con las notaciones auxiliares. El resultado
de estas precoordinaciones se denomina cadena precoordinada. Los siguien-
les son ejemplos de cadenas precoordinadas, para un mismo ítem, construi-
das con una lista de encabezamientos de materia y con un sistema de
i l.isificación, respectivamente:
ARGENTINA-HISTORIA-GUERRA DE INDEPENDENCIA, 1810-1817
94(82)"i8io-i8i7"
Registro en el catálogo
El catálogo de una biblioteca es un conjunto de re-
«istros bibliográficos. Con el fin de normalizar el almacenamiento de los
datos que conforman cada registro bibliográfico, es necesario seguir ciertas
normas, que varían según sea un catálogo en fichas o un catálogo en línea
y de acuerdo con la técnica que se utilice, es decir si se indiza o se clasi-
fica. Por este motivo, el registro en el catálogo se verá con más detalle en
el siguiente capítulo.
 INDIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN EN BIBLIOTECAS LAS TÉCNICAS Y EL MÉTODO DE LA ORGANIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO

esta segunda lista no logramos cumplir cabalmente con el principio de espe-

Exhaustividad y especificidad
(ilicidad. Lo mismo se aplica a la clasificación.
Hay veces que el indizador/clasificador se siente tentado a asignar un epí-
El método de la organización del conocimiento debe
grafe o una notación específicos y también una más general. Por ejemplo, BA-
observar dos principios básicos: la exhaustividad y la especificidad. Cada bi-
1 1 ENAS y CETÁCEOS. Es una opción equivocada, porque tal vez al usuario
blioteca debe definir sus políticas respecto a estos dos principios"'6.
i|ue busque CETÁCEOS no le interese particularmente las especies de cetá-
La exhaustividad se refiere a la cantidad de epígrafes o notaciones que
i eos y su búsqueda recuperará información no deseada.
se asignarán a un cierto ítem. La indización y la clasificación pueden ser más
Entre exhaustividad y especificidad hay una relación directamente pro-
exhaustivas o menos exhaustivas, según las decisiones que se tomen en
porcional, es decir, mientras mayor es la exhaustividad mayor es la especifi-
cada biblioteca. Está probado que mientras más epígrafes o notaciones se
(klad y viceversa.
asignen a un registro bibliográfico, más posibilidad tendrá el usuario de re-
cuperarlo. En la década de 1980 los registros bibliográficos de Library of Con-
gress contaban con un promedio de 1,8 epígrafes o encabezamientos de
Forma y género
materia por registro. Con una cantidad tan reducida resultaba imposible in-
cluso hacer una combinación booleana, de modo que una década después
El indizador o clasificador no sólo se ocupa de los puntos de acceso de
el promedio se había incrementado a 6 encabezamientos de materia por re-
m.iteria. También debe determinar la forma del ítem que está procesando y
gistro. Algunos autores han logrado agregar más de 30 o de 50 términos con
del género literario al que pertenece10.
una técnica tan sencilla como la extracción de palabras claves y los resultados
de las búsquedas fueron sustancialmente mejores17. La exhaustividad au-
• La forma se refiere al tipo de ítem, por ejemplo si es un libro, una re-
menta la tasa de acierto, pero disminuye la tasa de precisión, pues mientras
vista, un video, etc.
más epígrafes o notaciones se asignen más posibilidad de hacer una bús-
• El género se refiere al género literario, por ejemplo si es una novela,
queda con falsas coordinaciones. Además puede tener un efecto adverso en
un cuento, una obra teatral, etc.
los costos, sobre todo el catálogo en fichas, pues mientras más términos o
notaciones se asignen, más caro resultará el registro. Usualmente, las biblio-
Estos datos también deberán traducirse al vocabulario del SOC y formar
tecas especializadas asignan más términos que las bibliotecas generales,
p.irte de la cadena precoordinada, antes de registrarse en el catálogo.
pero esto no es una ley, todo depende —como siempre— de los usuarios a
los que se sirve. Por lo tanto, cada biblioteca deberá tomar sus propias de-
cisiones respecto a la cuota de conceptos o materias que deberá seleccionar
el indizador o el clasificador durante el análisis conceptual.
La especificidad, según Lancaster6, es el principio más importante de la
indización y podemos agregar que también de la clasificación. Se acepta que
el autor de este principio fue Charles A. Cutter, quien lo definió en 1876 con
el nombre de principio del asiento específico. Consiste en asignar al ítem el
epígrafe o la notación más específicos para representar el concepto identifi-
cado en el propio ítem. Supongamos que el concepto identificado es balle-
nas. En nuestra lista de encabezamientos de materia encontramos el epígrafe
BALLENAS, que obviamente tiene el mismo grado de especificidad que el
concepto identificado. Al asignarlo, habremos cumplido con el principio de
especificidad. Por el contrario, supongamos que nuestra lista de epígrafes
sólo posee los encabezamientos CETÁCEOS y MAMÍFEROS. Elegiremos en-
tonces el primero que se acerca más, en especificidad, a ballenas, pero con