2/11/2019 CÓMO ORGANIZAR EL ALMACÉN, ÁREAS DE CONTROL
15 CÓMO ORGANIZAR EL ALMACÉN, ÁREAS DE
CONTROL
OCT 2019
Por: Juan Cisneros, equipo DATADEC
*
La forma en que debemos organizar el almacén consta de una serie de decisiones críticas a las
que en demasiadas ocasiones prestamos poca atención. Las distintas configuraciones de los
almacenes en muchas ocasiones responden a la necesidad de adaptación de la empresa a las
nuevas situaciones que su desarrollo evolutivo impone. Es decir, que básicamente se va
“apañando” el diseño y dimensiones del almacén como buenamente se puede forzándolo a
adaptarse a los cambios que el crecimiento empresarial impone, pero sin ningún criterio de
productividad. Esta tendencia de crecimiento incontrolado y adaptativo suele prolongarse en
el tiempo sin que nadie repare en ello, hasta que los problemas de liquidez, de sobre stock,
de excesos de obsolescencia, de deterioro de las referencias o todos a la vez, la hacen del
todo insostenible.
Pero siempre estamos a tiempo para organizar el almacén y hacerlo más productivo. Para ello
es necesario que, en primer lugar, conozcamos las diferentes áreas básicas de las que se
compone un almacén y definamos claramente qué necesitamos que ocurra en cada una de ellas,
es decir, qué procedimientos de actuación van a desarrollarse en cada área.
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Las áreas de control en un almacén
La principal premisa de un almacén bien organizado es tener definidas con precisión las siguientes
zonas de trabajo:
ZONA DE CARGA Y DESCARGA
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Estas zonas a las que suele prestarse poca atención resultan ser de vital importancia ya que
constituyen el lugar por donde van a entrar y salir físicamente las mercancías y deben hacerlo de
forma ágil y rápida y sin sufrir percance alguno. Lo ideal es que ambas zonas no coincidan en
el mismo espacio físico, sino que estén separadas, preferiblemente en lugares opuestos del
almacén. Es decir, si la zona de descarga está en el ala sur, la de carga debería situarse en el ala
norte. Esta disposición pretende agilizar al máximo el flujo de mercancías logrando que éstas
sigan una trayectoria lo más recta posible.
ZONA DE RECEPCIÓN O PLAYA DE ENTRADA
La zona de recepción de mercancías es aquella en la que realizaremos normalmente varios
procesos: identificación de la mercancía en comparación con el albarán de transporte, control
de calidad y clasificación. Si disponemos de un sistema SGA tras esos dos procesos añadiremos
el de entrada al sistema y etiquetado previo a su ubicación si procede.
También es posible que posteriormente a la identificación, recepción y clasificación debamos
transformar las unidades de carga recibidas en otras más adecuadas para su ubicación. En ese
caso la zona debe estar equipada con lo necesario para realizar esta labor de forma segura y
eficiente.
ZONA DE ALMACENAJE
Es la zona de almacenaje propiamente dicha, donde van a quedar ubicadas las mercancías.
Debe aprovechar al máximo la altura de almacenaje disponible, es decir, el espacio vertical al
mismo tiempo que realizamos un diseño que aproveche al máximo la superficie horizontal.
También deben considerarse zona de almacenaje los almacenes intermedios y los que se ubican a
pie de máquina, por ejemplo.
Si te interesa ampliar la información sobre este caso de Éxito de SGA,
puedes descargarte un ebook gratuito donde podrás profundizar los logros alcanzados.
ZONA DE PREPARACIÓN DE PEDIDOS O PICKING
En algunos almacenes donde la unidad de carga de salida es exactamente igual a la de entrada
estas zonas pueden no existir. Pero donde sí son necesarias, es decir, donde la unidad de carga
de entrada no corresponde con la de salida estas zonas pueden estar integradas en la zona de
almacenaje o separadas.
Integradas
Se utiliza como zona de picking son las propias estanterías de almacenaje, es decir, los
productos se desmontan de sus unidades de carga originales para incorporarse a pedidos
individuales en las propias estanterías donde se ubicaron.
Separadas
Son aquellas que quedan para uso exclusivo del proceso de picking, es decir, que la zona de
almacenaje y la de picking son diferentes y están separadas. Este tipo de zonas recibe
reposición de mercancías desde la zona de almacenaje conforme el proceso de picking lo va
requiriendo. Las unidades de carga completas se ubican en posiciones fijas en el suelo para que
los operarios las vayan desmontando en función de los pedidos que deben atender. O bien la
puede estar formada por estanterías especialmente diseñadas para ello con casillas o módulos
de diferentes tamaños dependiendo del producto que deban albergar y que son abastecidas
desde la zona de almacenaje normalmente siguiendo la política de una casilla, una referencia.
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ZONA DE EXPEDICIÓN O PLAYA DE SALIDA
La zona de expedición está destinada a la agrupación y al embalaje, si procede, de los pedidos
preparados y es donde se producirá la acumulación de mercancías que deben salir del almacén
para cargarse en los camiones de distribución.
Debe ser contigua a la zona de carga y para agilizar los movimientos y evitar errores cada carga
completa de camión debe esperar junto a su muelle.
En los casos en que el almacén esté apoyado por un SGA será en esta zona donde se informará
al sistema de los pedidos concretos que van a introducirse en cada camión. En algunos casos
incluso se crea la documentación necesaria de albaranado y transporte en esta zona.
Posibilidades en el diseño de tareas
Los procedimientos de actuación en cada una de las áreas de nuestro almacén variarán en
función de múltiples factores como los medios de los que dispongamos, la tecnología con la
que estemos equipados, la naturaleza del producto, los controles propios de cada empresa, etc.
Por ello es imposible determinar un estándar común a seguir para cada zona sin embargo sí
podemos detallar unas líneas generales de actuación que sirvan como base.
ZONA DE RECEPCIÓN
Por ejemplo, en esta zona será conveniente establecer la forma correcta de determinar con
precisión si la mercancía esperada es la misma que la recibida y si se ha recibido en la
cantidad y calidad adecuadas.
Dependiendo de la unidad de carga a recibir y de la naturaleza de los productos tendremos que
establecer unos estándares de control u otros. Por ejemplo, podemos recurrir a sistemas de
conteo por pesaje si vamos a recibir materia prima y componentes para una línea de fabricación
cuando estos productos son de gran tonelaje o vienen a granel en gran número de unidades. Si la
posibilidad del conteo existe entonces debemos procurar mantener una zona despejada que
permita trabajar en dicho control con facilidad y sin interrupciones, mucho más si para ello
debemos desmotar la unidad de carga del proveedor y recomponerla en unidades de carga
diferentes para poderla ubicar o si debemos realizar labores de clasificación porque lo recibido
viene mezclado en diferentes unidades de carga y lo que contiene en cada una de ellas no viene
detallado así en el albarán.
Lo ideal por supuesto es concertar con el proveedor estándares de calidad que debe cumplir su
producto no solo respecto al mismo, su número y calidad, sino también respecto a la configuración
en peso y medidas de su unidad de carga y etiquetado de la misma. Estos estándares serán los
de nuestro almacén. De esta manera y estando nuestro almacén equipado con un SGA el proceso
de entrada se reduce a una rápida lectura de las etiquetas de las etiquetas estandarizadas en
cada una de las unidades carga del proveedor. Dado que la unidad de carga es exactamente la
que admite nuestro almacén y los controles de calidad recaen en el proveedor, así como las
consecuencias de su no cumplimiento, no se necesitan más trámites excepto quizá algún
muestreo ocasional de control.
Si además debemos recibir producto en curso de fabricación la zona de recepción de estos debe
estar separada del resto y despejada. Debe estar separada en la medida de lo posible de la zona
de recepción de materia prima y componentes ya que su gestión es diferente.
Los controles, de haberlos, son diferentes y el destino y la ubicación de este tipo de producto
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también debe ser diferente. Debe estar próxima a la línea de fabricación para evitar
desplazamientos innecesarios y su zona de almacenaje debe ser adecuada para las unidades de
carga de dicho producto que no necesariamente coincidirán con los del resto de productos que
provengan de proveedor. En algunos casos incluso se necesitarán medios de manutención
propios.
ZONA DE ALMACENAJE
Esta zona es donde se instalarán los diferentes sistemas de almacenaje que deben
adaptarse a los diferentes tipos, pesos, medidas, alturas, embalajes, naturalezas, etc., de la
mercancía que debe albergar. Esta zona acumula muchas decisiones críticas para la gestión de
todo el almacén que son las que afectan a los flujos de referencias, de información, la creación de
recorridos, alturas, elementos de manutención necesarios, etc.
Un buen criterio para la distribución de las referencias puede ser acortar al máximo los
movimientos que dichas referencias deben realizar dentro del almacén. Para ello debemos
conocer el lugar que ocupa cada referencia en un ABC por rotación y debemos ser conscientes
que este ranking cambia con el tiempo por lo que deberemos recalcularlo con frecuencia si no
disponemos de un sistema que nos lo proporcione en tiempo real como un SGA.
De esta forma las referencias de alta o muy alta rotación tanto si se trata de materia prima,
componentes, producto en curso, mercaderías o producto terminado, deben ubicarse lo más cerca
posible de su punto de uso, de picking o zona de expedición. De esta manera aumentamos su
disponibilidad y acortamos tiempos en el momento surja la necesidad de su uso.
Por ello es conveniente tener el almacén distribuido en zonas separadas para cada tipo de
referencia. No se gestiona igual la materia prima que el producto terminado ni siquiera suele
coincidir el tipo de ubicación que se necesita en cada caso. Las zonas deben ser independientes
de manera que las ubicaciones destinadas materia prima y componentes no se mezclen con las
de producto en curso o con las de producto terminado.
De la misma forma debemos separar dos áreas que a nuestro juicio son fundamentales y en
muchas ocasiones, olvidadas o ignoradas. La zona de obsolescencias y la de control de
calidad. Tener espacios físicos bien delimitados para ambas lo primero que nos proporcionará
será una perspectiva visual del dimensionamiento que estas referencias obsoletas o con
problemas de calidad producidos por nuestra propia cadena de producción pueden llegar a
alcanzar. Además de el dimensionamiento visual debemos separar ambas zonas del resto dado
que la gestión de obsoletos, que en muchos casos se limita al reordenamiento y recuento
continuo, nada tiene que ver con la de referencias de todo tipo que presentan defectos de calidad
y que deben ser desechadas o retrabajadas.
Esto es una norma general otros factores cono el tipo de ubicación disponible, elementos de
manutención, índice de ocupación, espacio, etc., pueden hacer variar estos criterios de creación
de zonas dentro del almacén. Cuando estamos equipados con un SGA el software se encarga de
mantener estas zonas correctamente gestionadas en todo momento.
ZONA DE PREPARACIÓN DE PEDIDOS O PICKING
En esta zona de nuevo entramos en el terreno de las decisiones personalizadas multicriterio.
Existen tantos procedimientos y soluciones como empresas en el mercado.
Si debemos servir multitud de pedidos pequeños a diferentes destinos quizá debamos plantearnos
un picking por oleadas, es decir, una única acción de picking para todas las referencias de todos
los pedidos de manera que con un único recorrido por la zona recopilemos todas las referencias
de todos esos pedidos. Lógicamente estarán mezcladas por lo que deberemos contar con una
zona de consolidación donde realizar un segundo picking sobre estas referencias para conformar
uno por uno todos los pedidos.
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Si por el contrario nuestros pedidos son de cierta envergadura o la naturaleza de nuestro producto
lo aconseja quizá nos convenga realizar una única acción de picking por cada pedido. De esta
manera por cada pedido de cliente realizaremos una única acción de picking hasta completarlo.
Puede darse el caso que debamos incorporar elementos personalizados que permanezcan en
estado semielaborado hasta que haya demanda del cliente. En este caso, podemos tratar estos
productos con sus personalizaciones en el área de semielaborados y realizar el picking y el
embalado en esa zona, de manera que el producto terminado llegue al almacén totalmente listo
para su expedición. Si contamos con un software de gestión las diferentes acciones pueden
sincronizarse para que el producto terminado y personalizado llegue embalado directamente a la
playa de salidas, para incorporarse al resto del pedido preparado justo en el momento previo a su
expedición.
A continuación vamos a resumir en el siguiente cuadro algunas alternativas al diseño de los
distintos procedimientos.
ALTERNATIVAS DE
ÁREA DE
PROCESO DISEÑO VENTAJAS INCONVENIENTES
CONTROL
PROCEDIMIENTO
Carga y Entrada y salida Adecuadas a la unidad Agiliza la entrada y Con falta de medios o
descarga física de de carga salida de transportes medios inadecuados
mercancías y mercancías dificulta ambos
Equipadas con puertas procesos.
de apertura y cierre
automáticos
A distinto nivel que el
de circulación del
camión
Equipadas con
sistemas de ajuste de
nivel
Recepción Identificación, Identificación, control Mejora el flujo de Requiere de una
control de calidad de calidad, mercancías programación estricta
y clasificación, clasificación, etiquetaje, de entradas.
etiquetaje e escaneado. Garantiza el control
información al de calidad Tentador uso del
sistema si existe. Aprovechamiento de espacio para ubicar
espacio horizontal Permite clasificar las otro tipo de
referencias. mercancías
Debe estar muy bien
delimitada Permite preparar o Posibles sobrecargas
transformar la de trabajo seguidas
Debe ser una zona unidad de carga de inactividad
independiente para su ubicación
Tiende a llenarse
dificultando las
labores que deben
realizarse en ella.
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Almacenaje Ubicación, Aprovechamiento del Permite almacenar Su diseño requiere de
custodia y espacio en altura y de el producto en conocimientos
conservación de superficie perfecto estado. expertos.
las referencias.
Puede albergar zonas Debe adaptarse a la Gran variabilidad de
de picking naturaleza de las opciones.
referencias que
Requiere SGA debe albergar Un mal diseño puede
comprometer la
Disponibilidad, Su diseño es clave integridad de las
custodia, localización, para el buen referencias.
conservación, funcionamiento de
integridad, de los procesos previos Sin medios
referencias. como de los tecnológicos y en
posteriores. almacenes de cierto
Ubicación por rotación tamaño la localización
Separación de zonas de referencias puede
llegar a ser misión
imposible.
Preparación de Picking de Picking en altura, a La satisfacción del Sin los medios
pedidos productos nivel de suelo, manual, cliente y el nivel de adecuados es la zona
mecánico, servicio residen casi donde más tiempo se
en su totalidad en despilfarra
Zonas integradas esta zona
Se producen multitud
Zonas separadas Permite adecuar las de errores
Picking pedido a unidades de carga
de entrada a las de Fase final requiere
pedido, por oleadas o vigilancia o medios y
combinación de ambos. salida.
ayudas técnicas.
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Expedición Consolidación de Debe aprovechar el Agiliza la carga de Pueden mezclarse
la carga de cada espacio horizontal pedidos en el pedidos entre
transporte transporte transportes si sus
Consolidación de dimensiones no son
pedidos Evita errores de adecuadas.
carga
Propensas a golpes y
Permite que los caídas de pedidos por
pedidos terminados un mal filmado o
esperen al embalaje
transporte en una
zona segura
Permite embalar o
filmar los pedidos
Conclusiones
Hemos determinado a grandes rasgos las zonas básicas que componen un almacén ya que la
forma de organizar el almacén afecta directamente a su gestión. Cada zona debe diseñarse de
forma independiente, pero sin perder de vista la visión de conjunto. La gestión de almacén
debe ser íntegra, es decir, debe diseñar cada zona, dimensionarla y ubicarla, y al mismo tiempo
tratar de sincronizar las acciones que se producen en cada área, para lograr un fin común:
satisfacer la demanda de nuestros clientes cada vez que se produce, justo en el momento que se
produce y en el lugar que se produce.
Una vez hecho esto, indudablemente un soporte tecnológico adecuado como un sistema de
gestión SGA nos ayudará conocer todos los resquicios procedimentales de nuestro almacén,
todas las dimensiones espaciales y económicas de cada familia, referencia, equipo de
manutención, personal, etc. Puede incluso servirnos de patrón dado que el SGA se fundamenta en
patrones óptimos de actuación que podemos comparar con los procedimientos que seguimos
previos a su implantación.
Organizar el almacén, si no partimos de cero, es una labor ardua que requerirá de nosotros
grandes dosis de paciencia, templanza y optimismo. Hemos redactado este post porque sabemos
que puede hacerse esté en el punto que esté su almacén. No debemos caer nunca en la
desesperanza que supone la abrumadora comparación de nuestra situación actual con la
idealizada visión del todavía lejano objetivo a conseguir. Todo grano de arena hace montaña y una
vez hemos dado el primer paso, estamos un paso más cerca de conseguirlo.
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