Libro de producción y logística de un concierto

1. Historia de los eventos y organización

2. Planificación y organización de eventos
3. Ciencias y conceptos involucrados en el libro
4. Eventos: Procesos a seguir para la organización
5. Creación del libro de producción y logística de un concierto
6. Conclusiones y recomendaciones
7. Bibliografía

INTRODUCCIÓN
Hago este proyecto porque este tema está en mi vida cotidiana, pues es uno de
los negocios de mi papá, entonces yo estoy vinculado al tema varios años y es una de las
cosas que me gustaría hacer de mi vida. También me gustan las finanzas y la publicidad,
etc. Pues me son atractivos temas como: la publicidad del concierto o sea todo lo que se
hace como comerciales para la televisión, radio, volantes afiches, etc. Y en las finanzas
esta todo lo de hacerpresupuestos, flujos, etc.
Y por supuesto la producción y la logística es todo lo que se hace en un concierto desde el
detalle más pequeño hasta el más grande.
Y lo más importante desde mi punto de vista es la gente que va al concierto, entonces es
hacer que la gente pase bien y se divierta. Y también como estudie música me sirve para
ampliar mis conocimientos.
Voy a hacer un libro con toda la información que pueda investigar para trabajar.
Espero que este tipo de proyectos me guste más de lo que me gusta con todo lo que voy
aprender de este trabajo.

HISTORIA DE LOS EVENTOS Y LA ORGANIZACIÓN

El comienzo de los eventos y la organización no hay un año exacto ni donde comienzo
pero los primeros eventos aparecen con los romanos y los griegos entonces yo les voy
hablar sobre ellos.
Los griegos se inventaron las olimpiadas es el primer evento registrado para el bienestar
social de la gente y los romanos cuando les conquistaron salieron las ideas para otros
eventos como los circos romanos.

GRIEGOS
La historia de la Antigua Grecia. Aunque haya habido manifestaciones anteriores, los
Primeros Juegos Olímpicos se realizaron en el año 776 antes de Cristo.
Los juegos Olímpicos se llamaron así porque se jugaban en en el Santuario de Olimpia, en
el Peloponesio, en honor de Zeus, y los juegos comenzaban con una ceremonia y un
sacrificio al Dios Zeus. y se disputaban en un estadio de la vecina ciudad de Elide.
La primera edición consistió únicamente en una carrera de 185 o 190 metros (un largo de
la pista de atletismo) por 32 de ancho; y el vencedor fue Corróelo de Elide.
Posteriormente se fueron añadiendo carreras más largas, luchas y el pentatlón, que
comprendía lanzamientos de disco y jabalina, carreras a campo traviesa, salto de longitud
y lucha libre. Después se agregaron el boxeo, las carreras de carros, la forma de lucha
violenta conocida como pancracio, y otrosdeportes. Otra de las
primeras pruebas olímpicas fueron los saltos en largo, a causa de que los griegos
acostumbraban saltar zanjas y arroyos, y estaban entrenados en eso.
El lanzamiento de disco fue una de las primeras pruebas de los juegos olímpicos antiguos.
Estas actividades físicas, competencias y luchas, no sólo estaban ligadas a un sentido
religioso, puesto que los realizaban en honor a los dioses y les brindaban sacrificios;
también influenciaron en la cultura, especialmente en la música y en las artes. Un ejemplo
de su influencia en el arte, es "El discóbolo" de Mirón.(450 antes de Cristo).
Los juegos olímpicos se celebraban en verano y cada cuatro años, período que llamaban
Olimpíada.
En ese período se paralizaban los conflictos bélicos. En honor a los Dioses y logrando la
unión de los griegos en esas ocasiones, se celebraban los juegos antiguos. Eran cuatro: los
juegos ístmicos, los píticos, los nemeos y los olímpicos.
La Primera Maratón ocurrió cuando en 490 antes de Cristo un héroe griego: el soldado
Filípides, recorrió 40 kilómetros con noticias de la batalla de Maratón.
El primer premio para el ganador de los antiguos juegos olímpicos fue una corona de olivo
sagrado.
Román Pausanias escribió en el 170 la primera programación olímpica, con motivo de una
visita que realizara a Olimpia.
La conquista de Grecia por los romanos en el siglo II antes de Cristo trajo un paulatino
decrecimiento de los juegos.
Los juegos romanos de la antigüedad también tuvieron carácter religioso, pero fueron
perdiendo estas características, y llevaban a esclavos y prisioneros; con luchas
a muerte entre gladiadores.
En el año 393, el emperador Teodosio abolió los Juegos Olímpicos. La concepción cristiana
en la época consideraba inmoral el culto del físico

ROMANOS
La extensión del Imperio romano a lo largo del perímetro del Mediterráneo, durante
más de cinco siglos, ha dejado en nuestro suelo restos arqueológicos de primer orden.
La romana, es la manifestación artística más significativa de la historia del mundo
occidental, su influencia nunca se ha dejado de percibir a lo largo de muchos siglos en
toda Europa.
EL primer imperio romano que organizo eventos sociales
Las luchas armadas entre los integrantes del segundo triunvirato, Marco Antonio, Lépido y
Octavio, produjeron ciertas dudas sobre la eficacia de las instituciones republicanas
para poder gobernar los extensos territorios que rodeaban al Mar Mediterráneo. Como
consecuencia de esta situación, entre los grupos dirigentes se empezó a pensar en la
posibilidad de crear un nuevo tipo de autoridad. Esta incertidumbre, unida a la victoria de
Octavio sobre marco Antonio el año 31 a.C. tras la batalla de Actium, permitió a Octavio
concentrar todo el poder de Oriente y Occidente y convertirse en el jefe máximo
del estado romano. Octavio recibió del Senado el título de Augusto, que significa que
su persona merecía el mayor respeto y veneración; además, obtuvo las más altas
facultades militares, políticas y religiosas. Así comenzó el Imperio.
El emperador se propuso aminorar el malestar social por medio de un ambicioso plan de
obras públicas con el fin de evitar la desocupación.
Además , se realizaron entregas gratuitas de alimentos en la ciudad de Roma, gracias
al control de la producción excedente de Egipto, que estaba bajo su dominio.
Para calmar los reclamos urbanos se instauró el circo. Allí se realizaban distintos tipos de
juegos como las competencias de carros, la lucha contra fieras y las ejecuciones de los
delincuentes. Sin embargo, el espectáculo preferido era las luchas de gladiadores o juegos
de vida o muerte. En caso de derrota el destino dependía del humor de los espectadores.
Si todos agitaban un pañuelo, el gladiador salvaba la vida, pero si extendían el brazo cuyo
puño tuviera el pulgar hacia abajo, se decretaba la muerte en la arena. Los hombres que
intervenían en estas sangrientas competencias eran generalmente esclavos. Estos se
convertían en héroes para la plebe urbana y a través de sucesivas victorias podían
alcanzar la libertad.
Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior
Los circos estaban inspirados en el hipódromo griego y estaba destinados a carreras de
caballos. La pista era rectangular, divida por un muro y con la cabecera en forma de
semicírculo. El más importante de los circos romanos fue el circo Máximo.
Y es la base de todos los eventos que se organizan ahora y todavía se usan algunos
conceptos como el de para el bienestar social de la gente y para la unión de el pueblo.

PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

La intención de este trabajo es la de auxiliar en todos los aspectos necesarios para
la planificación, organización, ejecución y evaluación de un evento o exposición hacia una
determinada meta; así, el éxito depende del conocimiento que se tenga de las
diferentes técnicas o de la combinación de sus elementos. La Dirección y Organización
Integral de Eventos es una herramienta táctica de la Comunicación Integral de un
concierto. El organizador profesional de eventos es un profesional que crea, planifica,
gestiona, organiza y produce, acontecimientos especiales que constituyen un campo en
pleno desarrollo.

CONCEPTOS PARA LA PLANIFICACIÓN DE EVENTOS

La realización de eventos ha constituido una industria en la que se invierte mucho dinero;
por ello, antes de tomar cualquier decisión sobre la ejecución de un evento deben
considerarse dos preguntas básicas:

¿Es el evento el medio o recurso más apropiado para alcanzar los objetivos propuestos,
o existe una forma más adecuada?

- Si el evento es el medio más adecuado, ¿Qué tipo de evento debe considerarse?

En el desarrollo de actividades para la realización de un evento hay que considerar los
siguientes puntos: el objetivo principal, número de participantes, lugar a realizarse, la
duración, entre otros y las acciones del proceso que condicionarán el tipo de evento a
realizar.
El manejo eficiente de las relaciones con los proveedores, profesionales y prestadores
de servicios, hacen cada vez más necesaria la capacitación y especialización de todos los
que participan en el proceso de un evento. Las organizaciones vinculan los eventos no solo
a sus estrategias de comunicación, sino también a las comercialización y ventas.
La rentabilidad presente y futura de la empresa es maximizada en términos de costos y
efectividad

LOGÍSTICA.
Hoy en día el tema de la logística es un asunto tan importante que las empresas crean
áreas específicas para su tratamiento, se ha desarrollado a través del tiempo y es en la
actualidad un aspecto básico en la constante lucha por ser una empresa del primer
mundo. Anteriormente la logística era solamente, tener el producto justo, en el sitio justo,
en el tiempo oportuno, al menor costo posible, actualmente éstas actividades
aparentemente sencillas han sido redefinidas y ahora son todo un proceso. La logística
tiene muchos significados, uno de ellos, es la encargada de la distribución eficiente de
los productos de una determinada empresa con un menor costo y un
excelente servicio al cliente. Por lo tanto la logística busca gerenciar estratégicamente la
adquisición, el movimiento, el almacenamiento de productos y el control de inventarios,
así como todo el flujo de información asociado, a través de los cuales la organización y su
canal de distribución se encauzan de modo tal que Ahora se reconoce como un área
estratégica. Compañías como Coca Cola y Nike, atribuyen mucho de su éxito a
sus Sistemas Logísticos.
La gente que trabaja en esta área cada vez tiene una función de mayor impacto en las
empresas. Con estos nuevos roles, se requiere también cada vez más gente mejor
preparada en estos temas.
Como sabemos, antaño no existía una carrera formal en estas áreas en las universidades,
la mayoría de la gente que me he encontrado proviene
de Ingeniería Industrial, Administración de Empresas, Ingeniería en Transporte y Sistemas.
La logística es un área que requiere atraer a los mejores y más brillantes, dada su
complejidad, interacción con las diferentes áreas de la empresa, desde Mercadotecnia,
Ventas, Áreas de Finanzas, Recursos Humanos y Sistemas.
El subdirector de logística de El Palacio de Hierro, Carlos Augusto Méndez, señaló: "La
logística en las empresas es como un portero de fútbol", si el equipo gana nadie se
acuerda de él, pero si falla todos le echan la culpa.

PERFIL PROFESIONAL
La gente de logística no se hace en las universidades se hace en el trabajo diario, en
aquella permanente insatisfacción de lo que hace y lo obliga a innovar constantemente, a
negociar a trabajar en equipo a desarrollar una sensibilidad para enfrentar decisiones, a
ser creativo con una clara visión y contundencia en el momento de la ejecución, agregó
Jesús Romero López, Vicepresidente de logística de Cemex.

CIENCIAS Y CONCEPTOS INVOLUCRADOS EN EL LIBRO

CONCEPTOS DE LAS CIENCIAS DEL PROYECTO

MATEMATICAS: Es la ciencia que estudia mediante el razonamiento deductivo las

propiedades de los entes abstractos, tales como los números y las figuras, así como la
relación que guardan entre sí.
CIENCIAS SOCIALES: Es la ciencia que estudia la evolución del hombre dentro de
la sociedad y los cambios realizados en ella.
CONTABILIDAD: Es la ciencia que trata los procedimientos de llevar cuentas de
una administración en una empresa, sociedad u organismo público; con la finalidad de
establecer su situación económica.
DISEÑO GRAFICO: Es una forma de comunicación visual que transmite conceptos en
forma estética, agradable a la vista y especialmente funcional
PUBLICIDAD: Es un conjunto de técnicas de comunicación social con que se anuncia o se
da a conocer un producto o un servicio para que se consuma o utilice.
DIBUJO TÉCNICO: Es la concepción de un objeto en forma tridimensional, es decir largo,
ancho y altura.
VENTAS: Es una acción de vender un producto, cesión mediante un precio convenido;
puede ser al contado o a crédito.

PARA QUE SIRVEN EN MI PROYECTO

MATEMÁTICAS: Me sirve para hacer la planificación del concierto y los presupuestos

porque en las 2 cosas necesitan por las operaciones (sumas, restas, multiplicaciones,
divisiones,) que hay que hacer para crear los presupuestos y las proyecciones del
concierto.
CIENCIAS SOCIALES: Es por la historia de los primeros eventos y su organización. Y por las
de Relaciones Públicas con los proveedores y la gente que trabaja en el concierto y la que
va a1 concierto.
CONTABILIDAD: Es la que trata los procedimientos de llevar cuentas de
la administración en el concierto y la financiación del concierto.
DISEÑO GRAFICO: Es una forma, agradable a la vista la publicidad del concierto y
especialmente funcional para la que la gente vaya al concierto.
PUBLICIDAD: Es anunciar o se da a conocer el concierto para que la gente se entere y vaya
al concierto por medios y hojas volantes, posters Gafetes, Hojas Volantes, Entradas, etc.
DIBUJO TÉCNICO: Es para crear el tamaño es decir (largo, ancho y altura). de las cosas que
nos van a servir para la publicidad del concierto es decir largo, ancho y altura.
VENTAS: Es para vender la publicidad del concierto es decir los auspiciantes con todas las
cosas de la publicidad (Posters, Hojas Volantes, Entradas)
 PROCESO A SEGUIR PARA LA ORGANIZACIÓN

FECHA

Fecha: Es definir el día exacto del concierto y ponerle en el cronograma y es la base de

todo lo que se hace.
Definición de local: Es estudiar las propuestas de todos los lugares que hay para hacer el
concierto y escoger el mas apropiado.
Pagos local: Es hacer el contrato con el estadio y definir los días para hacer los pagos.

PUBLICIDAD
Elaboración de cuñas de radio: Es hacer dos cuños de radio para la publicidad del
concierto y fijar el tiempo de cada cuña que se usa al aire para la publicitar el concierto.
Elaboración de cuñas de TV: Es hacer los comerciales de TV para la publicidad del
concierto y fijar el tiempo del comercial.
Pautaje cuñas de radio venta 1: Es hacer una planificación para pasar el comercial en la
radio hasta una fecha fija para pasar el segundo comercial.
Pautaje cuñas de radio venta 2: Es hacer una planificación para pasar el comercial desde
la fecha que se deja de pasar el otro comercial hasta el día del concierto.
Pautaje cuñas de TV: Es hacer una planificación para pasar el comercial en la tele hasta el
día del concierto.
Prensa anuncios: Es hacer un boletín de prensa y mandar a todos los medios para
anunciar el concierto.
Definición artes gráficas: Es diseñar todas las artes gráficas del concierto los posters,
entradas, gafetes, hojas volantes, etc.
Elaboración artes gráficas: Es imprimir todas las artes gráficas del concierto los posters,
hojas volantes, etc. para comenzar a publicitar el concierto.
Elaboración de boletos: Es imprimir todos los boletos para el concierto.

AUSPICIANTES
Definición paquetes: Es hacer propuestas diferentes (ver en el libro) para conseguir
auspiciantes para el concierto.
Búsqueda de auspiciantes: Es comenzar a mandar las propuesta a las empresas que sean
posibles auspiciantes.
Cierre de auspicios: Es definir los auspiciantes del concierto y firmar los contratos.
Entrega de materia publicitario: Es entregar a las empresas auspiciantes lo ofrecido en las
propuestas.

PRODUCCIÓN
Entrega de raider técnico: Es crear el raider técnico y entregar a las empresas que van
hacer todo lo eléctrico.
Definición de iluminación y sonido: Es definir con que empresas se va hacer la
iluminación y sonido.
Firma contratos iluminación y sonido: Es firmar los contratos con las empresas la
iluminación y sonido.
Personal puertas: Es contratar a la gente que va a trabajar en las puertas en el concierto.
Coordinación transporte aéreo: Es coordinar la llegada de la artista y su grupo de trabajo
y la salida de todo el grupo.
Aduanas tramites: Es coordinar todo lo que trae la artista desde sus cosas hasta todo lo
que usa en su presentación para que todos las cosas entren al país sin problema.
Llegada del grupo: Es coordinar la llegada del grupo al país y de todo lo que van hacer en
la permanencia en nuestro país.
Salida del grupo: Es coordinar la salida del grupo del país.
Comunicaciones handies, celulares: Es la coordinación del la forma que se va a comunicar
la producción desde el primer día hasta el ultimo a través de celulares, handies, etc.
Definición locales de venta de boletos: Es la coordinación de los lugares en donde se va a
vender los boletos para el concierto y firmar los contratos con los locales.
Venta de boletos: Es comenzar a vender las entradas para el concierto y ya en lugares
definidos.
Definición seguridad: Es hacer los contratos con la gente de seguridad y definir los lugares
que necesitan seguridad.
Presupuestos: Es hacer el presupuesto para el concierto.

IMPUESTOS Y PERMISOS

Elaboración de cartas y permisos: Es hacer las cartas para sacar los permisos para realizar
el concierto.
Sellaje de boletos: Es hacer que sellen los boletos para el concierto y autoricen los
boletos.
Trámites: Es comenzar hacer todos los trámites para el concierto y sacar todos los
permisos para el conciertos.
Entrega definitiva de trámites: La entrega de todos los trámites que se necesita para el
concierto.
Rueda de prensa: Es hacer una rueda de prensa para lanzar el concierto y después otra
para que la prensa hable con la artista.
Remanente de boletos: Es contar todos los boletos que no se vendieron para saber
cuantos boletos se vendieron.
Liquidación final: Para saber como nos fue en el concierto si hay ganancia o pérdida.

ELABORACIÓN DEL LIBRO DE LOGÍSTICA Y PRODUCCIÓN DE UN CONCIERTO

Bueno primero fue buscar información sobre como se realiza la documentación referente
a conciertos. En una de las empresas que conozco que trabajan en la producción de
eventos, me prestaron un libro del concierto de Gilberto Santa Rosa y Víctor Manuelle que
se realizo el 14 de mayo del 2003 y con eso me guié para crear mi libro del concierto que
me invente.

EXPLICACIÓN PASO A PASO

Planificación con las empresas.
Lo primero fue planificar con que empresas voy a trabajar y con eso hacer el índice
telefónico (vea en el libro) para saber como me puedo comunicar con la gente que voy
trabajar.
Fue coordinar las responsabilidades de cada persona en lo que va hacer y especificar sus
responsabilidades y ver con quien le toca trabajar de las otras empresas y a quien tienen
que pedir autorización. (Vea en el libro) y también crear las cartas para vender los
auspiciantes
Después fue crear el anexo con toda la información del libro. (Vea en el libro).

Cronograma de actividades: fue especificar todas las cosas que hay que hacer para el
concierto y ponerles fecha.
Presupuesto: con todos los ingresos que va a ver por las entradas y los auspiciante
después van todos los gastos uno por uno y lo último es un punto de equilibrio. (Vea en el
libro)
Ryders: para que se entiende los ryders son proformas con información de diferente cosa
en este libro tenemos 2 que son el del artista y el técnico como no tengo el del artista del
concierto yo me invente uno. (Vea en el libro)
El libro voy a presentar el día de la presentación del proyecto.

Conclusiones y recomendaciones

Conclusiones
Mi conclusión es que es uno de los trabajos más arriesgados y tensos que pueda haber.
Porque digo esto?
Conseguí a través de amigos el poder participar de cerca de la producción del concierto de
Sin Bandera y Alejandro Lerner.
Voy a contar como fue mi experiencia.
Todo estaba listo y existía un plan para las pruebas finales, en las que se incluían la prueba
final de sonido de los 3 grupos a presentarse.
Por una demora de parte de los músicos de Sin Bandera, toco cambiar el itinerario inicial
del concierto, pues la idea era que se apaguen las luces 10 min. para las 8 PM, se
presenten los comerciales, faltando 5 para las 8 PM, entre el presentador hable hasta las
8PM , Verde 70 se presente hasta las 8:20PM, y entre Alejandro Lerner 8:35PM, para que
este en el escenario hasta las 9:15PM, y Sin Bandera cierre. Pero cambio, todo se retrasó
por más de media hora y esto causa mala imagen ante el público.
Ese fue el problema principal del concierto y me enseño que en los conciertos no se ve lo
que pasa atrás del escenario pues hay problemas entre los organizadores y los artistas
contratados, pues al ser figuras del espectáculo, algunos creen que pueden hacer las cosas
como ellos quieren, por lo que hay que tener experiencia para manejar estas situaciones
difíciles.
Como en todo, hay que trabajar con gente responsable especialmente en este medio
porque hay mucha gente informal.
También es un trabajo que siempre dependes de otros para lo que estas haciendo, por lo
que se debe contratar a gente de confianza y no pensar en ahorros pues si no se hace con
los mejores, seguramente habrá más problemas.
Otro punto es que aunque hagas un trabajo perfecto si a la gente no le interesa puedes
perder mucho dinero.
Y por eso aprendí muchas cosas que no tenia idea hasta que decidí hacer
Mi proyecto. El trabajo duro de varias semanas se reduce a horas y por pequeñeces se
puede perder mucho, no solo dinero sino prestigio. Además siempre hay cambios y hay
que estar atento para resolver los imprevistos.
Finalmente, al realizar este proyecto, veo que este trabajo, con todos sus problemas y
tensiones, es algo que me gusta mucho y que podría ser algo a lo que me podría
dedicarme en el futuro.

Recomendaciones
Mis recomendaciones son:
Que esto no es difícil si tienes un buen equipo de trabajo sabiendo un poco de Ingeniería
Industrial, Administración de Empresas, Ingeniería en Transporte y
Sistemas, Comunicaciones, etc, puedes organizar un concierto.
Cada vez que se realice un trabajo de este tipo, se escriba las cosas que pasaron y se haga
un libro con las novedades para la próxima vez poder saber que hacer en caso de
problemas.
Que para poder ser Productor de Eventos, ya no es suficiente solo la experiencia sino que
se han creado carreras universitarias que se pueden seguir y aprender científicamente
como se puede llegar a ser un gran productor.
Investigando en Internet, encontré una carrera llamada Escenografía y Arquitectura del
Espectáculo que yo recomendaría si alguien le interesara el tema (información en los
anexos).
La pre-producción hace referencia al trabajo previo a la grabación de un material discográfico,
como por ejemplo; escoger cuales y cuantas pistas irán en el álbum, el tipo de material para grabar
las canciones, conocer el estudio en el que se lo grabará, obtener los derechos de la utilización de
canciones registradas bajo derechos de autor (en el caso de los covers), determinar qué
instrumentos utilizar para la grabación, etc. Este proceso es el más importante ya que sin una
planificación previa, un buen disco puede quedar en la basura a pesar de su calidad.

La producción, como es obvio, es el proceso mismo de grabación de las pistas que irán en el
álbum.

En la etapa de post-producción se realizan los trabajos finales del álbum, es decir, se toman las
pistas de audio, si es que estas se trabajaron independientemente, aquí es donde se las mezclan
en un sólo track, por ejemplo, si se grabó la voz del cantante y aparte las guitarras acusticas, por
acá la batería, y más allá la voz de los coros, etc, en este proceso se mezcla todo. La post-
producción suele hacerse a la par con la grabación del álbum por motivos de presupuesto, ya que
alquilar un estudio de grabación decente cueta mucho.