Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
1
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
EQUITAS es una organización forense centrada en la victima y basada en la evidencia, que brinda
a las familias de víctimas de violaciones graves, masivas o sistemáticas de los derechos humanos e
infracciones al DIH, contribuciones científicas e independientes para el avance de sus casos,
además de empoderarlas y acompañarlas durante este proceso. EQUITAS también desarrolla
investigaciones aplicadas y herramientas que contribuyen a mejorar y complementar las prácticas
forenses tanto oficiales como privadas, a orientar políticas públicas, y que sensibilicen a la
sociedad colombiana.
EQUITAS trabaja desde una perspectiva humanitaria y de derechos humanos, guiada por
principios de imparcialidad, humanidad e independencia. Trabaja con asociaciones de victimas,
organizaciones no-gubernamentales, y representantes de entidades gubernamentales, para dar
visibilidad a la magnitud de estas violaciones, los retos alrededor de la investigación de estas
violaciones y apoyar a las familias afectadas.
Introducción
Este documento busca ser una herramienta para facilitar el desarrollo de futuros congresos y
eventos de la Asociación Latinoamericana de Antropología Forense y otras organizaciones a quienes
les resulte útil. Recoge la experiencia que se tuvo en el marco de la organización del VI Congreso
Latinoamericano de Antropología Forense, que fue realizado en la ciudad de Manizales entre el 26 y
30 de Octubre de 2010, e incluye otros aprendizajes en la organización de congresos en los que ha
participado EQUITAS.
Esta herramienta explica los procedimientos que deben tenerse en cuenta en la planeación de
un congreso; describe los roles, perfiles y funciones de las partes involucradas; y detalla las
actividades que se deben desarrollar antes, durante y después del congreso. Se presenta también una
serie de recomendaciones que podrán ser retroalimentados por otros organizadores de futuros
congresos; se anexan formatos básicos que pueden ser reproducidos, o ajustados según las
necesidades; y se incluyen también los archivos gráficos fuente que son necesarios para el diseño de la
imagen del congreso.
I. Procedimientos de planeación
1. Diseño de la propuesta general del congreso1:
• Sede: es recomendable que el lugar de realización del congreso se establezca con un plazo mínimo
de dos años de anterioridad. Para escoger la ciudad, es importante tener en cuenta:
o Costo de vida: se puede analizar con algunos datos básicos como el costo de un hotel
promedio, de una comida, de una bebida y de un taxi.
o Rutas de acceso: se recomienda un sitio con aeropuerto internacional (capacidad, número
de vuelos, cancelaciones, posibilidades de cambios), que permita fácil coordinación de
transporte entre aeropuerto y lugar del evento.
o Capacidad en instalaciones para eventos: es importante escoger una ciudad donde las
personas se puedan concentrar y que tenga diversos espacios (académicos, de
alimentación, de alojamiento, de reunión informal).
2
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
1 Se sugiere que este documento sea corto (no más de 3 páginas) que sea atractivo y de fácil explicación. (ver anexo No. 1)
3
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
o Lugar que tenga atractivos turísticos para que las personas puedan tomar uno o dos días
de visita.
o Lugar en donde haya presencia de organizaciones que puedan auspiciar a nivel local.
• Nombre del congreso:
o Creativo: propuesta atractiva que sirva para captar recursos de organizaciones de
cooperación.
o Corto: de fácil uso en material de difusión y recordación.
o Contundente: que recoja el tema/objetivo del congreso.
• Objetivos: es importante que se defina cuál es la intención del congreso, de acuerdo con los
procesos que viene desarrollando la asociación (i.e en el caso de ALAF, para acreditación,
estandarización, investigación, etc.), los intereses de los posibles asistentes, el contexto y temas
coyunturales de la sede donde se realiza el congreso.
• Ejes temáticos generales y especiales propuestos: de acuerdo a los objetivos del congreso, es
importante que se definan los ejes de trabajo que se establecerán para la recepción de ponencias
(i.e. desastres masivos) y los temas para mesas especiales de trabajo (i.e. acreditación, protocolos,
etc.).
• Diseño del presupuesto: de acuerdo a las necesidades del congreso, se debe construir un presupuesto
de referencia para iniciar el proceso de gestión de recursos (ver anexo No. 2).
• Posibles organizaciones financiadoras: de acuerdo al tema del congreso y a las organizaciones de
cooperación presentes en cada país, se debe realizar un listado de organizaciones que podrían
financiar el congreso ya que hay concordancia entre los objetivos del congreso y las líneas de
financiación, o habría un interés particular de financiar esta iniciativa. De estas agencias o
empresas hay que obtener información sobre los calendarios de financiación, requisitos de
presentación de propuestas, y personas de contacto. Una vez enviada la propuesta, se debe hacer
un seguimiento permanente con llamadas y reuniones para concretar el apoyo.
• Posibles organizaciones auspiciadoras: además de organizaciones que realizan aportes en dinero,
existen otras organizaciones que brindan aportes en (espacios, impresiones, productos, pasajes,
otros). Con estas organizaciones es importante también realizar seguimiento con llamadas y
reuniones, y establecer los compromisos de los aportes a realizar, con el fin de tener certeza sobre
los recursos materiales con que se cuenta.
2. Equipo de trabajo
A continuación se describen los principales roles dentro de la organización de un congreso:
• Coordinador académico: se recomienda nombrar a un coordinador académico del congreso, quien
convocará y liderará al comité académico local, en la definición de la agenda e invitados. Esta
persona será también el contacto entre el comité local y el consejo directivo de la asociación.
• Comité de lectura: se recomienda que esté conformado por 3 personas, y que al menos 1 de ellas sea
parte del comité local (las otras 2 del consejo directivo). Estas personas deben tener disponibilidad
de tiempo para revisar los resúmenes enviados, y entregar sus comentarios, así como la lista final
de ponencias aceptadas en un plazo razonable. Estos tiempos deben agilizar la organización
logística del evento, y facilitar que los participantes puedan asegurar su traslado hasta el lugar
donde se realizará el congreso.
• Comité académico local: se convocará a todos los miembros ALAF de un país para hacer parte del
4
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
comité académico local. Sin embargo, se limitará el grupo de participantes a aquellos que hayan
participado y hecho aportes en al menos las 3 primeras reuniones.
• Coordinador técnico: se recomienda contratar a un coordinador técnico, quien puede apoyarse en un
asistente logístico, un asistente financiero (ver anexo No. 3) y voluntarios (estudiantes por
5
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
ejemplo), en el desarrollo pre, durante y post congreso. Para la selección del coordinador técnico se
recomienda:
o Preparar una convocatoria con los términos de referencia.
o Recibir hojas de vida, realizar entrevistas.
o Preparar contrato y asegurar sitio de trabajo, computador, teléfono para llamadas
nacionales e internacionales, impresiones.
o Presentar al Comité Académico Local.
o Asignar un listado de funciones y actividades.
• Auspiciadores: organizaciones, agencias, entidades o equipos que ofrezcan financiación en dinero o
en especie para el congreso. Con los auspiciadores y otras contrapares es importante establecer un
acuerdo escrito donde queden consignados los compromisos, de tal forma que se pueda hacer
seguimiento.
Comité Académico
Local Asistente Asistente
Logístico Financiero
Voluntarios
6
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
1. Actividades Pre-congreso
a. Organización académica
• Convocar a un comité académico local
o Enviar un correo a todos los miembros ALAF del país para invitar a hacer parte del
Comité. Establecer un número máximo de miembros para el Comité.
o Convocar a reuniones y establecer fechas periódicas de encuentro.
o Realizar actas de las reuniones con responsables y fecha para cada actividad.
7
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
8
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
• Definición de invitados especiales y envío de cartas de invitación (ver anexo No. 8a-f):
o Se recomienda que los invitados sean seleccionados de acuerdo a los ejes temáticos del
congreso, el reconocimiento internacional que tenga su trabajo, además de sus posibles
aportes a temas coyunturales del país anfitrión.
o Redacción de cartas de invitación en el idioma indicado: se recomienda proponer el tema
específico sobre el cual se le invita, y la importancia de su aporte al tema.
o El plazo de respuesta de participación debe ser establecido, de tal forma que se sepa con
suficiente antelación las personas que estarán confirmadas dentro de la agenda académica.
o Se recomienda tener una comunicación telefónica para motivar al invitado y
comprometerlo con el evento. Se puede enviar material de apoyo con información sobre el
contexto del país donde se realiza el evento, para que el experto pueda relacionar su
trabajo con preguntas o necesidades específicas.
o Se debe enviar un formato para coordinar fechas de entrada y salida, viaje y alojamiento
(ver anexo No.9). Se deben pedir los siguientes datos completos: nombre, nacionalidad,
número del pasaporte, idioma, lugar de donde viene, si necesita visa, si tiene restricciones
en la alimentación, y si tiene problemas de salud.
o Comunicación constante vía e-mail para coordinar su viaje y ponencia o cursos.
9
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
o Para gobiernos y agencias internacionales: interesa cómo los objetivos del congreso
contribuyen a sus líneas de financiación (p.e. paz, gobierno, desarrollo).
o Para empresas comerciales: interesa el número de participantes, de qué países, y la relación
de su imagen o producto con el tipo de participantes que asisten al evento.
1
Guía general para la organización
0 de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
Se recomienda enviar propuestas con al menos 1 año de anterioridad, o revisar las fechas
o
de convocatorias de cada financiador. Generalmente los gobiernos tienen dineros sobrantes
y les interesa co-financiar eventos académicos. También pueden cubrir gastos de invitados
de sus propios países.
o Es importante mostrar co-financiación, es decir, varios interesados, para incrementar el
interés de otros candidatos, y hacer peticiones concretas de dinero (asignar un porcentaje
del total del presupuesto, por ejemplo, para cada financiador).
• Elaboración de un cronograma de actividades según la fecha del evento (ver anexo No.12)
• Una vez se concreten los apoyos se recomienda:
o Tener una asesoría contable y financiera permanente.
o Realizar una reunión con el financiador para saber cuáles son sus expectativas y
condiciones, y se aclare:
Requisitos relacionados con el uso de logos. Si se va a usar el logo del financiador
en los materiales impresos, es necesario que se solicitarlo en alta resolución.
Facturación, número de cotizaciones por servicio, exenciones de impuestos, entre
otros.
Canal de comunicación con el asistente financiero y el Coordinador Técnico.
o Establecer alternativas de financiación mientras se hace efectivo el apoyo (generalmente
una organización patrocinadora presta el dinero).
o Tener en cuenta los requisitos de facturación y legalización de gastos antes de generar una
compra.
c. Organización logística
• Diseño de la imagen del congreso (identidad gráfica) y envío permanente de comunicaciones:
o Se deben hacer unos términos de referencia con lo que se espera comunique el diseño, o
qué elementos debe incluir. Se pueden pedir varias propuestas iniciales, y sobre eso
escoger al ganador.
o Las principales piezas gráficas que se diseñan son: (logo, diseño cartas, afiches, pendones,
folders, escarapela, certificados, etc.) y establecer los plazos para iniciar la difusión de la
imagen del congreso.
o La imagen del congreso debe incluir los logos de las organizaciones auspiciadoras y
financiadoras, de acuerdo a los compromisos establecidos previamente. En el anexo No. 13
se encuentran los logos básicos que deben ser incluidos en los afiches.
o Los afiches del congreso deben ser enviados a los lugares de interés locales (universidades,
servicio médico legal, grupos forenses independientes, etc.), y también a los equipos
forenses en otras partes del continente. En caso que no se cuente con recursos para envío
internacional de los afiches, una copia digital puede ser enviada a los contactos en otros
países en donde se logren recursos propios para la impresión del material.
o Con suficiente antelación al desarrollo del evento, se deben realizar comunicados oficiales
en los que se indique la siguiente información:
Nombre del congreso, fechas exactas, temáticas e invitados especiales 2.
Plazos de envío de ponencias, los costos de inscripción, información de talleres.
Programación final del encuentro.
1
Guía general para la organización
1 de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
El reconocimiento de los invitados que se escojan es importante difundirlo a tiempo, ya que de esto depende en gran medida el interés de
las personas por participar del congreso.
2
1
Guía general para la organización
2 de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
• Pre-inscripciones
o El procedimiento de pre-inscripción permite calcular el número posible de participantes,
identificar algunas de las expectativas frente al congreso (tipo de talleres que se esperan,
cantidad de días para los que se requiere alojamiento, etc.), y realizar la impresión de
certificados con anticipación, de tal manera que todos los certificados sean entregados una
vez finalizado el congreso, y no posteriormente, incurriendo en gastos de envío por correo
postal. Además, permite tener otro tipo de información, de acuerdo a la forma como se esté
desarrollando el evento (ver anexo No. 15).
o Si se cuenta con un servicio de pago por Internet, se recomienda que el pago de
inscripciones y por el concepto de talleres se realice con anticipación al inicio del congreso.
Esto facilita las actividades logísticas durante el evento, y permite tener un número más
real de la cantidad de inscritos con anticipación.
• Coordinación de talleres
Paralelo a la organización de la agenda académica del congreso, se debe establecer:
o Número de talleres a realizar y horarios: es importante tener en cuenta que de acuerdo al
número de talleres, puede haber eventos simultáneos, por lo que los participantes deben
ser correctamente informados sobre las fechas y horas de cada taller, para que puedan
elegir los que mejor se acomodan a sus intereses y tiempos.
o Responsable académico del taller: invitado local o internacional a cargo del taller. Esta
persona debe definir los objetivos, tiempo (horas), público objetivo del taller, y número
máximo de participantes. Esta información debe enviarse a los participantes con suficiente
antelación para que conozcan los detalles de cada taller (ver anexo No. 16).
o Responsable logístico del taller: se debe asignar dentro del comité organizador local una
persona que se contacte con el responsable académico del taller para organizar los aspectos
logísticos. Se debe llenar un formato de materiales y logística que permita generar las
condiciones adecuadas para el taller (préstamos de laboratorios, materiales, etc.) (ver anexo
No. 17).
1
Guía general para la organización
3 de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
3 Si es posible, se pueden conseguir planes especiales para los participantes.
1
Guía general para la organización
4 de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
o Se recomienda que se realice un proceso de preinscripción a los talleres que permita tener
un número aproximado de personas para la elaboración de diplomas, la reserva de salones
o laboratorios, y para la compra suficiente de materiales.
1
Guía general para la organización
5 de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
de la compra del pasaje. Una vez emitido el tiquete, cualquier cambio correrá por cuenta
del invitado.
o Una vez aprobado el itinerario, proceder a la compra de los tiquetes de acuerdo a los
requerimientos de la financiadora.
1
Guía general para la organización
1 de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
o Si el invitado requiere de visa o de cualquier otra carta para el ingreso de algún material de
apoyo (por ejemplo, para talleres), se deben redactar las cartas y enviar a la instancia
correspondiente (ver anexo No. 19).
Para el alojamiento se recomienda:
o Coordinar la estadía de 1 o 2 personas por habitación de acuerdo al grado de confianza y
formalidad de la relación que se tenga con el invitado.
o Informar oportunamente las condiciones de pago en el hotel: se paga alojamiento, que
incluye desayuno, y seguro hotelero. No se cubren consumos personales de minibar, ni
llamadas telefónicas.
Acompañamiento a invitados:
o Se recomienda que dentro del grupo de voluntarios, haya personas a quienes se les asigne
la responsabilidad de estar pendientes de los requerimientos y situación de cada invitado.
Si el invitado habla otro idioma al español, se recomienda que esta persona hable
fluidamente el idioma del invitado.
• Transporte terrestre
o Se debe contratar una empresa de transporte local para los recorridos por la ciudad que se
realicen (cena de camaradería, eventos de ocio, etc.), y para los trayectos aeropuerto-lugar
del evento y viceversa para invitados.
o En el caso de los invitados, se debe hacer un cronograma de horas y responsables de
recogidas y salidas al aeropuerto.
o Organizar voluntarios para dar la bienvenida y coordinar inconvenientes a la llegada o a la
salida.
o Se puede colgar un pendón del evento en el aeropuerto como bienevenida.
10
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
que puedan ser ofrecidos en este tipo de eventos (comida, bebidas, etc.).
11
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
• Proceso de inscripciones
o Es importante delegar un grupo que se dedique al proceso de inscripciones. Este grupo
debe tener un proceso de capacitación previa e indicaciones sobre costos del congreso,
costos de los talleres, el manejo de cambio, reconocimiento de billetes falsos, etc.
o Con anticipación se deben mandar hacer los recibos (original y copia) que se entregarán
como comprobante de pago a los inscritos. Los recibos deben llevar el número consecutivo
y el logo de la ALAF.
o Debe asignarse una única persona que finalizado cada día en el que se realicen
inscripciones, reciba bajo acta, la totalidad del dinero recogido y lo guarde en un lugar
seguro.
o Se debe disponer en la mesa de inscripciones con elementos de papelería pertinentes (papel
carbón, lapiceros, sellos, calculadoras, etc.).
o Asignar una mesa aparte para el pago de las cuotas de los miembros ALAF,
preferiblemente coordinada por un miembro de la Comité Directivo ALAF.
o Se debe contar con dinero en caja menor para cambio en USD y en la moneda local.
o Se recomienda tener en las mesas de inscripción, carteleras con la información clara sobre
los precios de inscripción y el cambio de moneda.
o Tener la base de datos de preinscritos lista, así como el material que se va a entregar
(carpetas y escarapelas o distintivos). Se recomienda que dentro del material impreso para
entrega se encuentre:
Agenda académica final.
Resúmenes de las ponencias (ver anexo No. 20).
Agenda de actividades culturales y de integración.
Información de emergencia: teléfonos de información del comité organizador, y
comité de logística.
Mapa de la ciudad donde se realiza el evento.
Mapa de los hoteles y restaurantes más cercanos, con el precio promedio de
almuerzo.
Mapa del centro de convenciones, con el punto de información permanente
claramente marcado; salones, baños, áreas recreativas, otros.
12
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
requeridas. Para ponentes que hablarán en otro idioma, es importante especificar que
deben hablar despacio y enviar un glosario de términos con antelación a los traductores
simultáneos.
13
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
14
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
sesión cada día, de informar cambios en la agenda o en los salones, así como
anuncios especiales.
Debe hablar claro y sentirse cómodo con un micrófono.
15
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
o Voluntarios
Asignar voluntarios y formarlos para apoyar al coordinador académico de cada
sesión con lo descrito en la fase pre-congreso.
Comprar camisetas de un color específico para que se identifique a las personas
organizadoras del congreso y voluntarios.
Delegar una persona para el registro fotográfico.
Establecer quiénes son las personas encargadas durante el evento para hacer ajustes
logísticos durante las sesiones (subir o bajar volumen de los micrófonos, cambiar de
computador, poner más agua para los ponentes, etc)
Designar a la persona encargada de contabilizar el tiempo de las intervenciones.
Tener carteles con tiempo que le queda a cada ponente (5 y 1 minuto).
o Atención a invitados
Se recomienda realizar su inscripción en la recepción del hotel, a medida que van
llegando.
Confirmación de hora de llegada y salida de los invitados, condiciones del
aeropuerto y facilidades de acceso.
o Agenda académica
Confirmar los espacios a utilizar de acuerdo a la agenda (salones, auditorios,
espacios al aire libre), y la distribución de mesas y sillas.
Coordinar equipos visuales y de audio en casa espacio de trabajo. Se deben probar e
instalar todos los equipos el día antes del evento (proyectores, micrófonos,
computadores, etc.).
Verificar que las personas del comité académico encargadas de cada sesión técnica
realicen la recolección de las presentaciones en powerpoint con anterioridad, y que
las copien en el computador conectado al proyector.
Diseñar un formato de evaluación del encuentro y tener copias suficientes para
distribución al final del congreso (ver anexo No.21)
16
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
15
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
• Punto de información
Es importante contar con puntos de referencia donde los asistentes puedan encontrar información
general sobre el congreso y la ciudad donde se desarrolla el evento. El punto debe estar ubicado en
un espacio de fácil acceso para los participantes, debe ser permanente, y se sugiere que preste
además los siguientes servicios:
o Impresión y fotocopias: que esté disponible para las personas que requieren imprimir su
presentación, ente otros. Se sugiere que haya otros materiales disponibles para préstamo
cinta, papel blanco y de colores, marcadores, etc.; y un celular disponible para
comunicaciones urgentes.
o Punto de encuentro: se sugiere que en este lugar los participantes puedan dejar mensajes si
requieren comunicarse con otro participante del evento. Se pueden colgar carteleras donde
las personas publiquen oportunidades laborales, voluntariados, etc.
o Exhibición de materiales y publicaciones para distribución gratuita o para la venta, de
acuerdo a lo establecido con los autores.
o Distribución de equipos de traducción simultánea.
o Información sobre recorridos turísticos.
3. Actividades post-congreso
Actividades para rendir cuentas y reportar actividades realizadas en desarrollo del Congreso a
diferentes públicos.
• Pago a proveedores:
o Realizar pagos, reembolsos y cancelar facturas con todos los proveedores del evento.
• Informes para financiadores:
o Producir un informe o balance financiero del congreso con los aportes de cada financiador
(ver anexo No. 23) y adjuntar comprobantes y facturas.
o Producir informes narrativos para los financiadores sobre las principales actividades
adelantadas, número de asistentes, países participantes, retos y conclusiones del evento.
• Informe para el Comité Directivo de ALAF
o Producir un informe de lecciones aprendidas, o complementar la guía presente.
o Producir informe financiero del congreso que contenga los gastos del congreso, los
ingresos por concepto de inscripciones al congreso y talleres, y egresos de los fondos de
ALAF.
o Producir un informe con las conclusiones académicas del Congreso y principales retos.
o Realizar Acta de entrega de dineros que quedan de las inscripciones y talleres, vs. dinero
ejecutado. (ver formato No.24)
o Consignar dineros en la cuenta de ALAF en Guatemala.
• Evaluación del congreso:
14
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
o Sistematizar las evaluaciones diligenciadas por los participantes del evento y producir un
informe que recoja las principales recomendaciones.
o Realizar una reunión de evaluación con el Comité Organizador y/o Académico Local, y
realizar el respectivo informe.
15
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
o Depurar la base de datos de inscritos al Congreso, y miembros actualizada (ver anexo No.
25).
• Participantes e invitados:
o Enviar agradecimientos a invitados especiales.
o Enviar recomendaciones para voluntarios. (ver anexo No.26)
o Motivar y agradecer a participantes al congreso, enviar conclusiones académicas y retos.
• Memorias del congreso
o Transcribir audios o videos.
o Recopilar ponencias y presentaciones de powerpoint
o Contratar la edición de ponencias o producir una sistematización de los principales temas.
o Diseño y publicación, o colgar ponencias en la página web del Congreso.
Invitados:
• Es importante invitar a expertos internacionales y nacionales de alto nivel, que puedan ofrecer
conferencias centrales y también talleres de aprendizaje. Con ello se justifica la inversión en la
inscripción del congreso y se garantiza que las personas se queden hasta el final del evento.
16
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
Bases de datos
• Se recomienda que con los listados de inscripción, se vaya construyendo una base de datos de
personas interesadas en el trabajo de la ALAF que pueda ser actualizada en cada congreso.
• Se recomienda que antes de cada congreso se actualice la base de datos de socios activos de la
ALAF.
IV. Anexos
1. Presentación general del congreso.
2. Modelo de presupuesto
3. Perfiles de cargo
4. Términos referencia para presentación de ponencias
5. Formulario de presentación de ponencias
6. Agenda Académica
7. Formato de difusión sobre foro abierto
8. Carta de invitación a invitados internacionales
9. Formato compra de tiquetes y seguimiento de invitados
10. Formato de carta para solicitud de apoyo a agencia financiadora
11. Formato de carta para patrocinador comercial
12. Formato de seguimiento del cronograma de actividades
13. Logos para inclusión en archivos gráficos
14. Base de datos interesados y congresos anteriores
15. Formato preinscripción
16. Descripción de talleres
17. Formato de requerimientos logísticos para talleres
18. Guía hotelera
19. Carta de aduana para ingreso de material de estudio
20. Resúmenes de presentaciones científicas impreso
21. Formato de evaluación del congreso
22. Formato de control de gastos - caja menor.
23. Formato de informe financiero
24. Acta de cierre o entrega de dineros
25. Base de datos de miembros ALAF
26. Carta agradecimiento voluntarios
17
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
Anexo No. 1
1. Aspectos generales
• Lugar: Bogotá, Colombia.
• Fecha tentativa: Octubre 26 al 27 de 2010.
• Responsable directo en Colombia: Equipo Colombiano Interdisciplinario de Trabajo Forense y
Asistencia Psicosocial, EQUITAS.
• Copartes organizadoras en Colombia: Equipos independientes y Asociación Colombiana de
Antropología Forense.
• Copartes organizadoras internacionales: Asociación Latinoamericana de Antropología Forense.
2. Objetivos
• Fortalecer las redes de trabajo gremial de los antropólogos forenses a nivel Latinoamericano y
al interior de cada uno de los países de la región.
• Generar un espacio de reflexión sobre los contextos sociales, políticos y financieros en los que
se ejerce la antropología forense en América Latina, y generar propuestas gremiales sobre los
estándares mínimos de trabajo en la región.
• Compartir los desarrollos científicos de la antropología forense y ciencias afines, en materia de
investigación, actualización de métodos, y nuevas perspectivas del análisis forense.
• Aprovechar el creciente número de Departamentos de Antropología ubicados en Bogotá, para
promover la ALAF entre un grupo cada vez mayor de antropólogos forenses y estimular la
creación de programas de postgrado en la disciplina.
3. Ejes temáticos
Generales
• Desarrollos desde la arqueología forense para la búsqueda de desaparecidos.
• Desarrollo/evaluación de nuevos métodos para determinación del perfil biológico.
• Análisis de trauma óseo perimortem en contextos de conflicto armado.
• Antropología forense y genética.
Especiales
• Antropología forense desde el Estado y los equipos independientes, y marcos legales de
intervención.
• Retos gremiales para el impulso de estándares mínimos del trabajo antropológico forense.
• Implicaciones éticas y profesionales del ejercicio de la antropología forense en América Latina.
• Formación universitaria y profesional de la antropología forense en América Latina.
4. Comité científico
Por definir, de acuerdo a propuesta del comité directivo de la ALAF.
18
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
19
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
• Talleres
• Demostraciones
6. Recursos disponibles
La propuesta que presenta EQUITAS buscará la participación de un gran número de personas. Es por
esto que se montará sobre la base de un programa de voluntariado que pretenderá acercar el
Congreso a la comunidad estudiantil. EQUITAS facilitará, entre otras, la gestión administrativa y de
recursos del Congreso y será como parte de su esquema organizativo que se desarrolle el programa.
En materia de recursos financieros, EQUITAS se compromete a coordinar con la ALAF los esfuerzos
conjuntos para la recolección de fondos, y a administrarlos eficientemente según lo que sea estipulado
por ésta última. Adicionalmente, pondrá a disposición de la organización del Congreso el espacio de
oficinas que sea necesario.
Será necesario elaborar un presupuesto de manera conjunta con la ALAF, y sobre la base de
experiencias anteriores.
18
20
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
Anexo No. 2
Congreso Latinoamericano de Antropologia Forense
Presupuesto General Congreso
Valor
No. Subtotal Total ALAF o
Unitario Auspiciador Auspiciador
Detalle Cantidad Meses moneda en en
moneda No. 1 No. 2
o dias local USD especie
local
Tasa de
2000
cambioUSD
Equipo Humano
Coordinador
2,000,000
1 Académico 2,000,000 1 6 1,000 1,000
Coordinador
2 Tecnico 1 6
Asistente
3 Logistico 2 6
Asistente
4 Financiero 1 2
5 Voluntarios 10 1 - - -
6 Transportes 6
Comunicaciones
locales e
7 internacionales 2 6
Papeleria y
- -
8 gastos varios 1 6
Subtotal 2,000,000 1,000 - -
Invitados y Comite Organizador
Tiquetes aereos
invitados
9 internacionales 7 1
Tiquetes aereos
invitados
10 nacionales 4 1
Tiquetes aéreos
Comité
11 organizador 10 1
Cambio de
12 tiquetes 4 1
Alojamiento
invitados,
Comité
13 organizador 20 5
Alimentacion
invitados,
Comité
14 Organizador 20 5
Transportes
aeropuerto -
lugar congreso-
15 vuelta 10 2
Subtotal - - - - -
Imagen, convocatoria y materiales impresos
18
21
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
Diseño de
logotipo y 6 - -
16 piezas gráficas 1 1 -
17 Envio nacional 10 1 - -
18
21
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
Envio
- -
18 internacional 10 1
Libretas de
- -
19 anotaciones 200 1
Impresión de
- -
20 resúmenes 200 1
Impresión de
- -
21 Afiches de 34x48 200 1
22 CD de memorias 200 1 - -
Impresión de
Carpetas tamaño - -
23 carta 200 1
Impresión de
Plegables de
- -
programación
24 tamaño oficio 200 1
Impresión de
- -
26 certificados 200 1
Impresión de
- -
27 escarapelas 200 1
Impresión de
pendon de 2.20 x - -
28 1.50 2 1
29 Memorias 100 1 - -
Subtotal - - - - -
Infraestructura
Alquiler de
salones y - -
30 auditorios 3 5
Equipos
(videobeam-
31 computadores) 3 5
Amplificacion
32 audio 1 5
Traduccion
- -
33 simultánea 2 1
Contratación de
servicio de
- -
inscripciones-
34 certificados 1 1
Materiales
- -
35 talleres 1 5
Registro
- -
36 audiovisual 1 5
Registro
- -
37 fotográfico 1 5
Subtotal - - - - -
Logística
Transportes
- -
38 adicionales 1 6
39 Refrigerios 200 5 - -
20
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
Evento de
- -
40 inauguración 1 1
41 Evento de cierre 1 1 - -
Subtotal - - - - -
GRAN TOTAL
21
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
Anexo No. 3
COORDINADOR TECNICO
PERFIL FUNCIONES
Personal con conocimiento Elaborar presupuesto ajustado a las necesidades locales
básicos en: experiencia en logística
de eventos, manejo de presupuesto, Elaborar plan de organización logística que incluya
buen manejo de personal, asignación de funciones
habilidades de trabajo en equipo, Realizar seguimiento al plan logístico
capacidad para delegar funciones, Reuniones continuas de organización con el comité local
tolerancia al trabajo bajo presión,
habilidades de comunicación y Elaboración de comunicados en general
atención. Manejo adecuado y Coordinación de impresos varios (pendones, afiches,
oportuno de relaciones públicas. escarapelas, certificados etc.)
Coordinación general de la convocatoria
Apoyo al proceso de planeación y ejecución del
presupuesto
Coordinación de logística de tiquetes y alojamiento
22
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
23
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
24
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
Anexo No. 4
Convocatoria para la presentación de ponencias
1. Información general
El VI Congreso de la Asociación Latinoamericana de Antropología Forense, titulado “Somos ALAF:
Construimos principios. Herramientas para el fortalecimiento de la antropología forense en América Latina”,
será realizado entre el 26 y el 30 de octubre de 2010, en la ciudad Manizales, Colombia.
Este año, además de tener el habitual encuentro para intercambiar experiencias y construir redes
profesionales, queremos que el congreso se convierta también en un espacio para consolidar el
proceso de agremiación de los profesionales de la antropología forense en América Latina, que
permita construir, de acuerdo con las experiencias locales, estándares éticos y técnicos que permitan la
unidad de criterios de actuación en los procesos judiciales o humanitarios en los que los antropólogos
forenses se vean involucrados.
En este marco, el Consejo Directivo de la ALAF y el comité organizador del Congreso en Colombia,
abren la convocatoria para la presentación de resúmenes de presentaciones orales y posters
relacionados con cualquiera de las áreas de interés expuestas a continuación. El plazo máximo para el
envío de resúmenes es el 30 de julio de 2010.
Los resúmenes deben ser enviados en el formato adjunto a esta convocatoria al correo electrónico
inscripcionesalaf@alafforense.org, indicando en el campo “asunto” el nombre del ponente y el área de
interés en el que se inscribe la ponencia, por ejemplo “A. Martínez – Identificación Humana”, o si se
trata de un poster, por ejemplo “A. Martínez – Poster”. Estos mismos datos deben consignarse en el nombre
del archivo del formulario de presentación de ponencias, por ejemplo “AMartínez–
IdentificaciónHumana.pdf”.
Las ponencias serán revisadas por un comité de lectura compuesto por 4 miembros del Consejo
Directivo de la ALAF, quienes de acuerdo a la rigurosidad científica y académica de los trabajos, y de
su pertinencia de acuerdo a las temáticas propuestas, escogerán las ponencias a presentarse en el
marco del congreso.
25
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
• El contenido de la presentación debe ajustarse al tema presentado en el resumen remitido para
evaluación. Cualquier cambio en el contenido a presentar debe ser informado con suficiente
antelación al Consejo Directivo de la ALAF y al comité organizador local.
26
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
• El tiempo asignado para cada presentación oral es de 15 minutos. Las preguntas se realizarán
al final de cada bloque de intervenciones, con un tiempo limitado. Ninguna presentación
excederá el tiempo asignado 4.
• Cada salón destinado a la presentación de ponencias orales estará equipado con un podio, un
micrófono, un proyector LCD, y una pantalla. Si otro equipo adicional es requerido, deberá ser
informado con suficiente antelación al comité organizador local para verificar la disponibilidad
de los equipos solicitados.
Notificación de aceptación
La notificación de aceptación del resumen para presentación oral y posters se realizará vía correo
electrónico el Lunes 7 de septiembre de 2010.
Las ponencias orales están sujetas a las correcciones y sugerencias que el comité de lectura considere
pertinentes.
Las correcciones deben ser enviadas bajo las mismas especificaciones arriba señaladas, antes del 21 de
septiembre de 2010. Las ponencias que no envíen los ajustes correspondientes no serán incluidas
dentro de la programación del congreso.
27
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
4 Este tiempo puede ser re-evaluado de acuerdo a la cantidad de ponencias recibidas por eje temático.
28
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
Anexo No.5
FORMULARIO DE PRESENTACION DE PONENCIAS
No olvide guardar este archivo con un título que indique su nombre y el área de interés en el que se inscribe la
ponencia.
Tipo de presentación:
Presentación oral Poster
Contenido
Área temática
1. Tafonomía forense
2. Investigación preliminar y recuperación
de restos humanos.
3. Identificación humana.
4. Osteopatología y trauma.
5. Desastres masivos.
6. Trabajo forense y perspectiva
psicosocial
7. Experiencias en la presentación de
peritajes ante cortes locales y/o
internacionales como testigos expertos.
8. Memoria
9. Otra Cuál?
29
Guía general para la organización de congresos académicos
EQUITAS, Colombia, 2010
Nombres del / los autor/es con sus pertenencias institucionales:
Palabras clave
Objetivo de la presentación
Resumen (máximo de 300 palabras, letra arial, 10 puntos, no incluir gráficos o tablas, fotos, ni
referencias).
Anexo No.7
FORO ABIERTO
En el stand podrá:
Lugar:
Stand Permanente: Martes a Viernes todo el día en el Hall del Auditorio Principal.
Anexo No. 8a
Señores
XX
Universidad XX
Ciudad
Estimados señores,
Como presidente de la Asociación Latinoamericana de Antropología Forense -ALAF, me
permito presentarles nuestra asociación y comunicarles una propuesta de trabajo conjunto para
la realización del VI Congreso de la Asociación.
La asociación fue creada en el año 2004, y desde entonces sus objetivos han sido
promover el uso de la antropología y la arqueología forenses en investigaciones judiciales de
Latinoamérica; establecer criterios éticos y profesionales para la práctica de la antropología
forense que aseguren su calidad y su independencia científica; promover la capacitación de
futuros antropólogos y arqueólogos forenses latinoamericanos que ejerzan en la región y en el
extranjero; promover el desarrollo de normas forenses específicos al contexto latinoamericano;
crear un organismo de acreditación independiente para los profesionales calificados en el
campo de la antropología forense; promover mecanismos que agilicen el acceso de los
familiares de las víctimas a los procedimientos y resultados de las investigaciones forenses, de
acuerdo con las convenciones, protocolos y recomendaciones internacionales; y colaborar con
los Ministerios de Justicia locales en el mejoramiento de los procesos e investigaciones
criminales.
Para el año 2010, el Consejo Directivo de la asociación ha elegido como sede del
Congreso a Colombia. A su vez, el comité local de socios de la ALAF ha sugerido que el
Congreso se realice en Manizales, como forma de apoyar e impulsar los esfuerzos que la
Universidad de Caldas ha realizado para fortalecer la enseñanza e investigación en antropología
física y forense, y como una alternativa distinta ya que el II Congreso realizado en el año 2005
fue organizado en la ciudad de Bogotá.
académico para la organización del VI Congreso de la Asociación Latinoamericana de
Antropología Forense, que se desarrollará entre el 26 y el 30 de octubre del año en curso.
Por otro lado, en tanto que nos interesa poder contar con el respaldo académico de la
Universidad, quisiéramos poder vincular activamente al Departamento de Antropología y
Sociología, específicamente al programa de Antropología, en las discusiones temáticas que
realizaremos previamente a la realización del congreso, que serán lideradas por Juliana Gómez
y Ernesto Rodríguez, miembros de la ALAF que actualmente son parte del personal docente de
la Universidad. La Universidad como anfitriona, recibirá todos los créditos en el material de
difusión del Congreso y participará en el mismo de manera activa en las sesiones de apertura y
clausura.
Quedamos atentos a la respuesta que nos brinden frente a esta propuesta de trabajo
conjunto, y a todas las sugerencias de participación y coordinación que estén interesados en
plantearnos.
Cordialmente
XX
Presidente
Asociación Latinoamericana de Antropología Forense
Anexo 1:
Espacios solicitados
• Auditorio para conferencias magistrales con una capacidad para 200 personas con
equipo de proyección (video beam).
• 2 aulas para presentaciones simultáneas, con capacidad para 100 personas, con equipo
de proyección (video beam). Solicitamos que en lo posible, estas aulas sean contiguas al
auditorio principal.
• 1 sala para exhibición de posters
• 4 espacios (combinados al aire libre y en espacios cerrados) para el encuentro de saberes
de los días jueves y viernes.
• 1 laboratorio para la organización de talleres con restos óseos. Disponibilidad de 1 día,
20 personas.
• Espacio en el laboratorio a campo abierto de experimentación en arqueología y
tafonomía para la simulación de una fosa común.
Martes 26 de Oct Miércoles 27 Oct Jueves 28 Oct Viernes 29 Oct Sábado 30 Oct
Espacio permanente para exhibición de posters
8-12.30 8-9 8-10.15 8-10.15 8-12
Auditorio para Auditorio para Auditorio para Auditorio para Taller de
conferencias conferencias conferencias conferencias Arqueología de
magistrales, 200 magistrales, 200 magistrales, 200 magistrales, 200 fosas comunes
personas. personas. personas. personas. (espacio a
campo abierto)
10-12.30 10.30-12.39 10.30-12.39
Mesas de trabajo Mesas de trabajo Mesas de trabajo
simultáneas, 2 simultáneas, 2 simultáneas, 2
aulas, 100 aulas, 100 personas aulas, 100
personas c/u. c/u. personas c/u.
ALMUERZO ALMUERZO ALMUERZO ALMUERZO
2-3 2-6 2-6 2-4 2-6
Conferencia Conferencia Conferencia Auditorio para Taller de
magistral, 1 magistral y magistral y conferencias trauma:
auditorio para 200 presentaciones presentaciones magistrales, 200 laboratorio de
personas. orales, 1 auditorio orales, 1 auditorio personas. osteología, para
para 200 para 200 personas. 20 personas.
3-6 personas. 4-6
Presentaciones Mesas de trabajo 2-6
Simultáneas, 2 simultáneas, 2 Taller de
aulas, 100 personas aulas, 100 desastres
c/u. personas c/u. masivos, 1 aula
para 50
personas.
6-8 6-8 ASAMBLEA
4 espacios (2 aire ALAF
libre, 2 salones), Aula para 50
para encuentro de personas
saberes.
6-8
4 espacios (2
aire libre, 2
salones), para
encuentro de
saberes.
Anexo No.8b
Por medio de la presente queremos extenderle una cordial invitación a participar como
ponentes a las DRA. XX y DRA. XX, peritos forenses del Programa XX, en el VI Congreso
Latinoamericano de Antropología Forense, que será realizado entre el 26 al 30 octubre del año
en curso, en la ciudad de Manizales, Colombia.
Las ponencias con las que se presentarán las peritos arriba mencionadas se titulan:
- XX
- XX
Este año, el comité organizador del congreso ha propuesto una programación especial que se
enfoca en el fortalecimiento de la ALAF como un gremio que facilite la unificación de criterios éticos,
profesionales y técnicos para el ejercicio de la disciplina. El programa incluye diferentes mesas de
trabajo en las que se busca discutir cómo se debería desarrollar la antropología forense en los
diferentes países de Latinoamérica, además de socializar los problemas que afrontan
profesionales y organizaciones para llevar a buen término las investigaciones. En este sentido, el
congreso se convierte en un espacio para intercambiar ideas y para crear una visión común para
el futuro de la disciplina en la región.
La estructura del VI congreso de la ALAF en Colombia ha sido diseñada para dar respuesta a
dos objetivos. Primero, propiciar el encuentro de la comunidad científica, para intercambiar
experiencias y actualizarla en diferentes temas de interés antropológico forense; y segundo,
para promover la reflexión, el debate y la construcción de principios que ayuden a la
consolidación de la ALAF como una organización de referencia que construye, a partir de las
experiencias locales, estándares éticos y técnicos, que permitan a la regulación y mejoramiento
de la participación de los profesionales en la disciplina en los procesos judiciales o humanitarios
en los que se ven involucrados.
1. Conferencias magistrales: a cargo de profesionales reconocidos en diferentes áreas de la
antropología forense que dan inicio a las sesiones técnicas o de discusión.
2. Sesiones técnicas: espacios destinados a las presentaciones orales previamente
evaluadas por el comité de lectura, de acuerdo a las siguientes temáticas:
• Tafonomía
• Investigación preliminar y recuperación
• Osteopatología y trauma
• Identificación humana
3. Sesiones especiales: espacios de discusión de temas de actualidad de importancia
regional, donde se realizarán dos actividades: panel de expertos y presentaciones orales
relacionadas con el tema. Las dos sesiones especiales son las siguientes:
• El rol del perito forense ante cortes locales e internacionales en casos de graves
violaciones a DDHH y DIH.
• Desastres masivos
• Trabajo forense, perspectiva psicosocial y memoria
4. Mesas de trabajo: se conciben como espacios donde un moderador y varios facilitadores,
a través de una metodología previamente establecida, motivan a los participantes a
debatir y construir documentos de trabajo que la ALAF podrá retomar en su proceso de
construcción de estándares, en torno a los siguientes temas:
• Revisión de protocolos de trabajo
• Principios éticos
• Certificación de profesionales
5. Presentación de posters: espacio para la exhibición y presentación de los posters por
parte de sus autores, de acuerdo a la selección realizada por el comité de lectura.
6. Foro Abierto: espacios de compartir de todos los participantes del congreso, donde se
podrán exhibir publicaciones, mostrar videos, hacer muestras culturales, etc.
Es muy importante contar con la participación de profesionales del gremio que aporten en el
fortalecimiento de herramientas para el ejercicio de la antropología forense en América Latina.
XX
Secretaria Consejo Directivo
Anexo No.8c
20 de Julio de 2010
________________ _________ ___________
Dres.
XX
Comité de Acreditación
Asociación Latinoamericana de Antropología Forense –ALAF-
Ciudad
Estimados colegas:
Como es de su conocimiento, el VI Congreso de la ALAF será realizado en la ciudad de
Manizales, Colombia, los próximos 26 a 30 de octubre de 2010. El congreso ha sido titulado
Somos ALAF: Construimos Principios. Herramientas para el fortalecimiento del ejercicio de la
Antropología forense en América Latina. Este temática para el congreso fue escogida con el fin
de dar continuidad a las temáticas previas que han estado enfocadas en el tema de
estandarización y acreditación.
Así, la estructura del VI congreso de la ALAF en Colombia ha sido diseñada para dar respuesta
a dos objetivos principales. Primero, propiciar el encuentro de la comunidad científica, para
intercambiar experiencias y actualizarla en diferentes temas de interés antropológico forense; y
segundo, para promover la reflexión, el debate y la construcción de principios que ayuden a la
consolidación de la ALAF como una organización de referencia que construye, a partir de las
experiencias locales, estándares éticos y técnicos, que permitan a la regulación y mejoramiento
de la participación de los profesionales en la disciplina en los procesos judiciales o humanitarios
en los que se ven involucrados.
Con relación a la última mesa de trabajo de “Certificación de profesionales”, el comité
organizador local del congreso, quiere hacerles una invitación para que:
1. Presenten al pleno del congreso la propuesta inicial que tengan como comité de
acreditación para el proceso de certificación de profesionales.
2. Dirijan una mesa de discusión sobre la propuesta presentada.
Hemos planeado dentro de la agenda del congreso que esta jornada de trabajo se realice
durante el último día (viernes 29 de octubre), entre las 2 y las 6 de la tarde. La propuesta que les
planteamos es que realicen una exposición magistral de la propuesta construida por el Comité
de Acreditación (una hora y media), y que posteriormente, coordinen un trabajo por grupos, en
los que los participantes del congreso debatan y den aportes a la propuesta presentada por
ustedes (2 horas).
Creemos que este trabajo puede ser de gran importancia para nutrir el trabajo adelantado por
ustedes como comité de acreditación, y para nutrir con las inquietudes y aportes de los demás
profesionales participantes del congreso y miembros de la ALAF, el proceso que se pretende
impulsar.
Como reconocimiento a su participación en este evento, la ALAF aportaría sus pasajes aéreos
desde su ciudad de origen hasta la ciudad de Manizales, además del alojamiento, alimentación
e inscripción al Congreso.
Esperamos muy sinceramente que acepten esta invitación que les hacemos, y que Manizales sea
el espacio en el que podamos retomar estas iniciativas que hemos querido impulsar desde la
asociación.
Cordialmente,
Anexo No.8d
Señores
XX
Ciudad
Estimados Señores:
La estructura del VI congreso de la ALAF en Colombia ha sido diseñada para dar respuesta a
dos objetivos. Primero, propiciar el encuentro de la comunidad científica, para intercambiar
experiencias y actualizarla en diferentes temas de interés antropológico forense; y segundo,
para promover la reflexión, el debate y la construcción de principios que ayuden a la
consolidación de la ALAF como una organización de referencia que construye, a partir de las
experiencias locales, estándares éticos y técnicos, que permitan a la regulación y mejoramiento
de la participación de los profesionales en la disciplina en los procesos judiciales o humanitarios
en los que se ven involucrados.
En este sentido, dentro del programa quisiéramos invitarlos muy especialmente a ser parte de la
sesión especial que tendremos sobre Cuidado psicosocial a expertos forenses, que tendrá lugar el día
viernes 29 de octubre, en las horas de la mañana. En este espacio quisiéramos que ustedes
pudieran dar una conferencia sobre la importancia del autocuidado de los equipos forenses.
Como reconocimiento a su participación en este evento, la ALAF aportaría los pasajes aéreos de
un (1) miembro de su organización que pueda asumir la responsabilidad de estas dos
actividades. Este pasaje será cubierto desde su ciudad de origen hasta la ciudad de Manizales y
viceversa, costos de alojamiento por una noche, y alimentación de dos días.
Esperamos muy sinceramente que acepten nuestra invitación y que podamos contar con su
presencia en nuestro VI Congreso. Para la ALAF será un honor contar con su invaluable aporte
para el éxito de este evento.
Cordialmente,
XX
Secretaria
Anexo No.8e
The Latin American Association of Forensic Anthropology –ALAF- is a non-profit organization that aims
at establishing ethical and professional criteria to improve the exercise of the discipline across the
continent; promoting the use of forensic anthropology and archaeology in the investigation of grave
Human Rights abuses; and the certification process of forensic anthropologists.
On behalf of ALAF, we would like to extend you a formal invitation to participate as speaker at the
upcoming 2010 VI ALAF Conference named “We are ALAF: We Build Principles. Tools for
strengthening the Forensic Anthropologists Professional Activity in Latin America”, to be held in
Manizales, Colombia, on October 26 – 30, 2010. The Conference is sponsored by XX and XX.
This year, the host Committee has proposed a special program that focuses on the importance of
strengthen the unification of professionals to reach agreements on ethical, professional and technical
matters. The program includes special task-forces sessions to discuss how forensic anthropology has been
developed in different countries in Latin America, and the weaknesses and difficulties professionals and
organizations have had to carry out proper scientific works. In this sense, this Conference will be an
opportunity for the international community to exchange ideas and develop a common vision for the
future of the discipline in the region.
The conference will be structured in six modalities: technical sessions, panels, taskforces, oral
presentations, posters and workshops. Within this agenda, we would like you to:
In appreciation of your agreement to provide an invited talk, ALAF would provide the cost of an
economy class airfare from your home institution to the conference, hotel accommodations during the
conference, meals and free registration to the conference.
We sincerely hope that you will be able to accept this invitation. It is a privilege for our Association to
count on your valuable contribution to the discipline and we hope you will join us in making the VI
ALAF Conference a success.
Yours sincerely,
Anexo No.8f
La ALAF cuenta en la actualidad con un total de 113 socios entre miembros plenos,
adherentes y estudiantes. Los socios provienen de Argentina, Colombia, Guatemala, Perú,
Chile, Bolivia, México, Uruguay, Venezuela, Panamá, España, Austria y Estados Unidos.
Los Miembros del Comité Directivo para el periodo 2009 – 2010 son:
XX – Presidente (Peru)
XX – Vice-Presidente (Uruguay)
XX– Secretaria (Colombia)
XX – Vocal (Guatemala)
Congresos realizados
La ALAF ha organizado cinco congresos desde su fundación. En febrero de 2003,
gracias a la generosidad de Cat y Henry Butcher y de Austin College, todos ellos de Sherman
(Texas), y a la subvención de Open Society Institute, un grupo de 17 profesionales pudo
reunirse durante cinco días, fundando ALAF, y desarrollando los estatutos y reglamentos de la
asociación.
En julio de 2004 se llevó a cabo el segundo congreso en la ciudad de Antigua, Guatemala
al cual asistieron más de 110 científicos forenses, y se presentaron 39 ponencias. Los asistentes
pudieron también cursar un taller especial de una jornada sobre traumas óseos, impartido por
el Dr. Steve Symes. El tercer encuentro de la ALAF reunió a más de 170 científicos forenses y
estudiantes en la que se presentaron 58 trabajos científicos en setiembre de 2005. En esa
ocasión, el Dr. Douglas Ubelaker del Smithsonian Institute impartió un taller de dos jornadas,
“Actualización de patrones de antropología forense”.
El cuarto congreso se celebró en Lima, Perú en abril de 2008 con una concurrencia de
más de 250 personas y la presentación de 48 ponencias. Finalmente, el año 2009, el Congreso
fue realizado en la ciudad de Buenos Aires, donde se planteó como tema del congreso la
uniformización de los estándares de la investigación antropológica-forense en América Latina,
donde se contó con más de 200 participantes.
VI Congreso de la ALAF - 2010
El sexto congreso de nuestra asociación se llevará a cabo entre el 26 y 30 de Octubre de
2010 y tendrá como sede la ciudad de Manizales, Colombia. Esta sede ha sido escogida dada
la importancia que han cobrado las ciencias forenses, en especial la antropología, en los
procesos de búsqueda de las personas desaparecidas, y otras graves violaciones a los
Derechos Humanos.
El congreso en Colombia tiene como objetivo consolidar el proceso de agremiación de los
profesionales de la antropología forense en América Latina a través de la ALAF, y construir de
acuerdo con las experiencias locales, estándares éticos y técnicos, que permitan la unidad de
criterios para la actuación en los procesos judiciales o humanitarios en los que los antropólogos
forenses se vean involucrados. En este sentido, el Congreso tendrá tres mesas de trabajo,
orientadas a la discusión de:
• Estándares técnicos de trabajo
• Principios éticos de trabajo
• Certificación de profesionales
Adicionalmente se contará con tres sesiones especiales sobre el papel del antropólogo
forense como perito ante cortes locales e internacionales en casos de graves violaciones a los
Derechos Humanos, atención de Desastres Masivos y trabajo forense con perspectiva
psicosocial.
Anexo No.9
Ref. APOYO FINANCIERO
Dra.
XX
Gerente Programa Derechos Humanos
USAID
Ciudad
Cordial Saludo.
EQUITAS es una organización científica y humanitaria, sin ánimo de lucro, que brinda a
las familias víctimas de violaciones graves, masivas o sistemáticas de los derechos humanos y
en conflictos armados, contribuciones científicas e independientes para el avance de sus casos,
además de empoderarlas y acompañarlas durante este proceso.
Para el comité local es un honor haber sido escogido nuevamente como país anfitrión,
dada la importancia que ha cobrado la disciplina en el contexto del conflicto armado del país.
Atentamente,
XX
Coordinador Técnico
Anexo No. 10
Sr. XX
Mercadeo
XX
Ciudad
Cordial Saludo.
Nos gustaría contar con su patrocinio para ofrecer una copa de vino XX para
aproximadamente 200 personas, en el Centro de Convenciones el Recinto del Pensamiento en la
ciudad de Manizales, para el día 26 de Octubre de 6 a 8 p.m. Si fuera posible, nos encantaría
contar con algún grupo musical durante el evento.
Atentamente,
XX
Coordinador Técnico
Anexo No. 10
Anexo No. 11
VI CONGRESO LATINOAMERICANO DE ANTROPOLOGIA FORENSE
CRONOGRAMA DE COMPRA DE TIQUETES
TIQUETES INVITADOS INTERNACIONALES
Días de $ del
Pais de Nº Fecha de Precio del Trayecto 1 Hora Trayecto 2 Hora alojamie Alojamie
Nombre Procedencia Pasaporte nacimiento tiquete (llegada) Fecha aprox (regreso) Fecha aprox nto nto Financia
DESCRIPCION DE TALLERES
Taller # 1: Principios de excavación arqueológica en contextos forenses
• Instructor: XX
• Objetivo del taller: afianzar conocimientos en el análisis diferencial de marcas de corte
producido por mecanismos cortantes y cortocontundentes, que pueda ser aplicado a
casos de desmembramiento, entre otros.
• Metodología: teórico-práctico.
• Público: profesionales con experiencia en análisis de traumatismos óseos.
• Duración: 4 horas. El taller se realizará el viernes 29 de octubre en las horas de la tarde.
• Inversión: 15 USD.
• Idioma: el taller será dictado en inglés y se contará con ayuda de un traductor. Sin
embargo es recomendable tener conocimientos básicos de inglés.
• Cupo: 30 personas.
• Instructor: XX
• Objetivo del taller: brindar elementos básicos para el análisis de trauma que permitan
diferenciar los distintos mecanismos de generación de lesiones (contundente, cortante,
impacto de proyectil de arma de fuego, alteraciones térmicas), e identificar el momento
de ocurrencia de la lesión (antemortem, perimortem, postmortem).
• Metodología: charla magistral con ayudas audiovisuales.
• Público: estudiantes y profesionales sin experiencia en análisis de trauma.
• Duración: 4 horas. El taller se realizará el sábado 30 de octubre en las horas de la
mañana.
• Inversión: 10 USD.
• Idioma: el taller será dictado en inglés y se contará con ayuda de un traductor. Sin
embargo es recomendable tener conocimientos básicos de inglés.
• Cupo: 50 personas.
ANEXO NO.16
FORMA TO DE PREINSCRIPCIÓN
INFORMACIÓN GENERAL
Por fa vor, escriba su nombre t a l y como desea que apa rezca en el cert i f ic ado
Nombres:
Apellidos:
Profesión:
E-mail:
País:
Lugar de trabajo:
Dirección de correspondencia:
Ciudad:
Correo electrónico:
Teléfonos:
Tipo de membresía:
INFORMACIÓN ADICIONAL5
______________________
¿Desea que le sea env i a do a lgún otro t ipo de informac i ón con rel ac ión a l congreso?
5
La información aquí solicitada es fundamental para garantizar una permanencia cómoda y sin contratiempos para usted. Le
pedimos que las opciones que marque sean mantenidas o que se nos informe oportunamente los cambios realizados para garantizar
un desarrollo exitoso del evento.
6
El Recinto del Pensamiento (www.recintodelpensamiento.com), lugar donde se desarrollará el evento, cuenta con servicio de
restaurante tipo buffet. Recomendamos tomar este servicio, ya que el lugar se encuentra fuera del perímetro urbano de la ciudad de
Manizales, lo que implica que las personas que no deseen tomarlo deberán asumir su desplazamiento hasta el centro de la ciudad y
el regreso para las sesiones de la tarde. Los $25 USD adicionales deberán ser cancelados junto con la inscripción al evento y no serán
reembolsados ante un cambio posterior.
7
La organización del congreso ha establecido un convenio con la aerolínea Aires (www.aires.aero) para los trayectos Bogotá-
Manizales, con el fin de obtener tarifas especiales. En caso de que esté interesado en que ayudemos con su trámite, deberá enviarnos
este formulario de preinscripción antes del 30 de agosto de 2010. Las solicitudes enviadas con posterioridad a esta fec ha no podrán
ser tenidas en cuenta para el trámite de tiquetes aéreos.
Observac iones y comentar ios adic iona les
ANEXO NO.17
GUIA HOTELERA
Manizales, Colombia.
No Incluyen: Impuestos del 10% de alojamiento, impuestos del 16% de Alimentos & Bebidas,
seguro Hotelero - $7.800 por persona por noche.
No Incluyen: Impuestos del 10% de alojamiento, impuestos del 16% de Alimentos & Bebidas,
seguro Hotelero - $7.800 por persona por noche.
Incluyen: Desayuno Buffet, Cena Ligera Por efectos tributarios, aparecerá desglosado en la
factura.
No Incluyen: Impuestos del 10% de alojamiento, impuestos del 16% de Alimentos & Bebidas,
seguro Hotelero - $7.800 por persona por noche.
Incluyen: Llamadas locales, T.V. por cable, desayuno. tipo americano, internet inalámbrico
banda ancha, IVA.
Hotel Colonial
Incluyen: Llamadas locales, T.V. por cable, internet inalámbrico banda ancha, IVA.
Datos de contacto: Cr 22 # 18-38 Centro, Caldas, Manizales - Teléfono: (57) (6) 8721814, (57) (6)
8721813
Nota aclaratoria: El participante se hace responsable del costo del hospedaje y de su elección.
Cordialmente,
Anexo No.18
Requerimientos para el taller (por favor realice un listado especifico de las necesidades
logísticas, de equipos y demás requerimientos que considere necesarios para el taller,
ejemplo: Numero de palas, numero de palustres, etc.):
Requerimientos de espacios
Duración del taller
Anexo No.20
Anexo No.21
Evaluación VI Congreso ALAF
Manizales-Colombia, 2010
Estimado Participante,
El Comité Organizador, quiere agradecerles por su participación en el desarrollo de este evento. Gracias
por diligenciar este formato de evaluación que servirá para hacer ajustes a futuros Congresos.
5.7
Taller Trauma Avanzado
Logística
6
Su evaluación del Recinto del Pensamiento:
6.1
Instalaciones para el Congreso
6.2
Acondicionamiento del espacio (sonido, iluminación, asientos,
ventilación, ayudas audiovisuales, etc.)
6.3
Traducción simultánea
6.4
Alimentación en la sede del Congreso
¿Para el próximo Congreso, qué aspectos definitivamente se deberían conservar y cuales deberían
cambiarse o mejorarse?
Anexo No.22
VI CONGRESO LATINOAMERICANO DE ANTROPOLOGÍA FORENSE
FORMATO DE GASTOS DETALLADOS
Anexo No.23
VI Congreso Latinoamericano de Antropología Forense
INFORME FINANCIERO
BALANCE GENERAL DE GASTOS DEL VI CONGRESO ALAF - Manizales, Colombia, Octubre 2010
Auspiciador Auspiciador Auspiciador Auspiciador
CONCEPTO No.1 No.2 No.3 No.4 ALAF TOTAL
Personal
Asistente logistico por 6
meses organización general
1 (Diana Gaitan) 0
Coordinacion del Comite
Organizador x 6 meses (Ana
2 Carolina Guatame)* 0
Apoyo logistico Manizales x
3 2 meses (Juliana Gomez) 0
Apoyo logistico de 4
personas Equipo Equitas
durante la semana del
4 Congreso* 0
Asesoria Contable y
5 financiera presupuestal* 0
Invitados y Comite Organizador
Tiquetes aereos invitados
6 internacionales x 7 0
Tiquetes aereos invitados
7 nacionales x 4 0
Tiquetes aéreos Comité
8 organizador x 10 0
Cambio de tiquete Federico
9 Andreu 0
Alojamiento invitados,
10 comité organizador 0
Transporte de invitados
desde aeropuerto
11 Manizales-Recinto 0
Logistica
Instalaciones y equipos de
12 oficina x 6 meses* 0
13 Asesor de mercadeo* 0
Diseño de logo y piezas
(afiche, carpetas, pendones,
14 cartas) 0
15 Impresión de piezas gráficas 0
16 Envio de afiches x55 0
17 Comunicaciones 0
Transporte ciudad de
Manizales-Recinto
Pensamiento para asistentes
18 x 5 dias 0
Auditorios y salones de
19 trabajo x5 dias 0
20 Refrigerios x 5 dias 0
Comidas invitados y comite
organizador x19 personas x
21 5 dias 0
Pasabocas evento de inicio y
22 cierre 0
Alquiler equipos
(videobeam-portatiles) x 5
23 dias 0
Sistema de sonido y
24 microfonos 0
25 Servicio de meseros x 5 dias 0
Traducción simultanea x 2
26 presentaciones 0
Registro audiovisual del
27 Congreso y cassettes 0
Materiales para 4 talleres
(Papeleria, ferreteria,
construccion, plasticos,
28 aceites) 0
Envios y mensajeria
(materiales para talleres,
29 papeleria) 0
30 Papeleria 0
TOTAL 0 0 0 0 0 0
Porcentaje de financiacion #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!
Conciliacion final de la
operacion USD Pesos
Para entregar a ALAF 1,540 #REF!
Equivalente para envio 2,255 #REF!
Notas al balance:
Anexo No.24
ACTA DE CIERRE
VI Congreso Latinoamericano de Antropología Forense
Firman,
8 El
valor enviado en USD, a la cuenta de ALAF en Guatemala, estará sujeta a la tasa de cambio dólar
contra el peso colombiana en la fecha de consignación, menos gastos de transferencia.
Anexo No. 26
Srta
XX
Estudiante de Antropología
Universidad de Caldas
Voluntaria
Ciudad
Apreciada XX:
Atentamente,
XX
Coordinador Técnico