Manual Sistema Integrado de Gestion SIG PDF

MANUAL SIG V10 17-02-14
MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION (SIG) EN:
 CALIDAD NTC ISO 9001:2008

 SEGURIDAD Y CONTROL BASC V:4 -2012
 SEGURIDAD INDUSTRIAL, SALUD OCUPACIONAL Y
AMBIENTE “RUC”
 SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO “SG-SST”
 NTC OHSAS 18001:2007
 ORGANIZACION DE PROTECCION RECONOCIDA OPR
 RSE (NTC ISO 26000)
G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A.

BOGOTA D.C. – COLOMBIA
CONTROLADO: ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
SI X NO Firmado en Original en Sede Principal Firmado en Original en Sede

Firmado en Original en Sede Principal
Principal
___________________________ ____________________________ ___________________________
COORDINADOR NACIONAL SIG. COORDINADOR NACIONAL SIG. GERENTE OPERACIONES.
Toda la información contenida en el presente documento es confidencial y de propiedad de Compañía G4S; estando prohibida su
reproducción total o parcial sin autorización previa de la empresa.
G4S – VIGILADO Supervigilancia R. 20121200088927 de 28-11-2012

TABLA DE CONTENIDO
CAPITULO 1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................ 5

1.1. PRESENTACIÓN DEL MANUAL................................................................................. 5
1.2. EL COMPROMISO CON LA CALIDAD ISO 9001, BASC, OPR, RUC, RSE, OHSAS
18001 Y SG-SST .................................................................................................................. 7
1.3. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA........................................................................... 9
1.3.1. Naturaleza Jurídica y Ubicación ............................................................................ 9
1.3.2. Misión .................................................................................................................. 12
1.3.3. Visión .................................................................................................................. 13
1.3.4. Tecnologías y Procesos de Servicio ................................................................... 13
CAPITULO 2. ALCANCE DEL SIG Y EXCLUSIONES ........................................................ 13
2.1. ALCANCE .................................................................................................................. 13
2.2. EXCLUSIONES ......................................................................................................... 13
CAPITULO 3. CONTROL DEL MANUAL DEL SIG ............................................................ 14
3.1. PAGINACIÓN ............................................................................................................ 14
3.2. REVISIÓN Y APROBACIÓN ..................................................................................... 14
3.3. CONTROL DE LA DISTRIBUCIÓN ........................................................................... 14
3.4. CONSULTA Y USO ................................................................................................... 15
3.5. CONTROL DE LOS CAMBIOS.................................................................................. 15
CAPITULO 4. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION......................................................... 15
4.1. REQUISITOS GENERALES ...................................................................................... 15
4.2. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN ................................................................ 16
4.2.1. Generalidades ..................................................................................................... 16
4.2.2. Control de los Documentos ................................................................................. 17
CAPITULO 5. RESPONSABILIDAD GERENCIAL .............................................................. 18
5.1. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN ......................................................................... 18
5.2. ENFOQUE AL CLIENTE ........................................................................................... 19
5.3. POLÍTICA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. .................................................. 19
5.4. PLANIFICACIÓN ....................................................................................................... 19
5.4.1. Objetivos y Metas del SIG ................................................................................... 19
5.4.2. Planificación del SIG ........................................................................................... 19
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5.5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN ......................................... 20

5.5.1. Responsabilidad y Autoridad............................................................................... 20
5.5.2. Representante de la Dirección ............................................................................ 20
5.5.3. Comunicación Interna ......................................................................................... 20
5.6. REVISIÓN POR LA ALTA DIRECCIÓN .................................................................... 21
5.6.1. Generalidades ..................................................................................................... 21
5.6.2. Información de Entrada para la Revisión ............................................................ 21
5.6.3. Resultados de la Revisión ................................................................................... 21
CAPITULO 6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS .................................................................. 22
6.1. PROVISIÓN DE RECURSOS.................................................................................... 22
6.2. RECURSOS HUMANOS ........................................................................................... 22
6.2.1. Generalidades ..................................................................................................... 22
6.2.2. Diagnóstico de Condiciones de Salud ................................................................. 23
6.2.3. Estudio Epidemiológico ....................................................................................... 23
6.2.4. Medicina Preventiva y del Trabajo ...................................................................... 23
6.2.5. Competencia, toma de Conciencia y Formación ................................................. 24
6.3. INFRAESTRUCTURA ............................................................................................... 25
6.4. AMBIENTE DE TRABAJO ......................................................................................... 25
6.4.1. Seguridad Industrial ............................................................................................ 26
6.4.2. HIGIENE INDUSTRIAL ....................................................................................... 28
6.4.3. SANEAMIENTO BÁSICO Y PROTECCION AMBIENTAL .................................. 29
CAPITULO 7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O PRESTACIÓN DEL SERVICIO ...... 29
7.1. PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO ...................................... 30
7.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE................................................... 30
7.2.1. Determinación De Los Requisitos Relacionados Con El Producto ..................... 30
7.2.2. Revisión de los Requisitos Relacionados con el Servicio ................................... 30
7.2.3. Comunicación con el Cliente ............................................................................... 30
7.3. DISEÑO Y DESARROLLO ........................................................................................ 31
7.4. COMPRAS ................................................................................................................ 31
7.5. PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO..................................................... 31
7.5.1. Control de la Producción y Prestación del Servicio ............................................. 32
7.5.2. Validación de los Procesos de la Producción y Prestación del Servicio ............. 33
3

7.5.3. Identificación y Trazabilidad ................................................................................ 33

7.5.4. Propiedad del Cliente .......................................................................................... 34
7.5.5. Preservación del Producto .................................................................................. 34
7.6. CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL ................... 34
CAPITULO 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA .............................................................. 34
8.1. GENERALIDADES .................................................................................................... 34
8.2. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN ................................................................................... 35
8.2.1. Medición de la Satisfacción de los Clientes – Evaluación Pos-contrato.............. 35
8.2.2. Auditoría Interna .................................................................................................. 35
8.2.3. Seguimiento y Medición de los Procesos ............................................................ 36
8.2.4. Seguimiento y Medición del Producto ................................................................. 36
8.3. CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME........................................................ 36
8.4. ANÁLISIS DE DATOS ............................................................................................... 37
8.5. MEJORA .................................................................................................................... 37
8.5.1. Mejora Continua .................................................................................................. 37
8.5.2. ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ................................................. 40
Anexo 1: Mapa de Procesos ................................................................................................... 41
Anexo 2: Caracterización de Procesos ................................................................................... 41
Anexo 3: Organigrama ............................................................................................................ 41
Anexo 4: Política Sistema Integrado de Gestión ..................................................................... 41
Anexo 5: Objetivos SIG........................................................................................................... 41
Anexo 6: Organigrama SG-SST. ............................................................................................ 41
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CAPITULO 1. INTRODUCCIÓN
1.1. PRESENTACIÓN DEL MANUAL

Con el fin de consolidar la Cultura de Calidad en G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A.., y
considerándolo prioritario como una manera de permanecer en el mercado, se decidió en 1999, comenzar la
implementación de un modelo de Aseguramiento de Calidad basado en las normas NTC-ISO 9000/94; para la
división de Seguridad Física y Electrónica, específicamente la línea de negocio de Monitoreo y Respuesta; que
permitiera documentar el conocimiento y experiencia del personal de G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA
S.A., y sirviera de base para asegurar que todas las actividades fueran desarrolladas de una manera
sistemática. Debido a que la Organización internacional de Normalización actualizó la familia de Normas ISO
9000 publicándose su nueva versión en diciembre del año 2000, fue necesario hacer ajustes al Sistema de
Gestión de Calidad para cumplir con los requisitos de la nueva norma ISO 9001:2000.
La compañía reafirma su interés en contar con herramientas que le ayuden a administrar y mantener los
mejores estándares en la prestación de servicios de vigilancia, por tanto en Febrero de 2003 obtiene la
certificación BASC y finalizando el año 2007, la compañía reitera su compromiso hacia la mejora continua,
razón por la cual empezó a trabajar en la integración de los sistemas de gestión ISO 9001 y Seguridad y Control
BASC.
La Organización en el año 2008 determinó iniciar la implementación e integración del Sistema de Gestión
Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente “RUC”, como otro mecanismo que garantice el mejoramiento
continuo de la Organización y la prevención de los peligros y riesgos que puedan afectar las instalaciones, el
ambiente o la salud de los trabajadores.
Debido a que la Organización Internacional de Estandarización (ISO) actualizó la Norma ISO 9001
publicándose su nueva versión en Noviembre de 2008; World BASC Organization, actualizó la Norma BASC y
sus respectivos Estándares y el Consejo Colombiano de Seguridad actualiza la Guía y Formato de evaluación
del Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para Contratistas, al igual que cada tres años se
debe presentar las recertificaciones para Organización de Protección Reconocida OPR; por tal razón fue
necesario hacer ajustes al Sistema Integrado de Gestión (en adelante SIG) para dar cumplimiento con los
requisitos de la norma ISO 9001:2008, BASC V:4-2012, Decreto 730 de 2004 (Organización de Protección
Reconocida OPR y RUC).
Continuando en esta línea de mejoramiento continuo y teniendo en cuenta que el Gobierno Nacional en el año
2012, realiza la modificación del sistema de riesgos laborales con la Ley 1562 de 2013, la compañía determina
en este mismo año realizar los respectivos ajustes al SIG, con el objeto de dar cumplimiento a dicha norma
legal, también la compañía en el año 2011 y comprometida con las políticas emitidas desde casa matriz y los
organismos internacionales relacionadas con la Responsabilidad Social Empresarial “RSE” inicia a trabajar bajo
estándares de ISO 26000 y estándares GRI, con lo cual en el año 2012 presenta el informe de sostenibilidad el
cual es evaluado por el ICONTEC, así mismo en al año 2012 decide integrar a su sistema de gestión los
estándares de la Norma NTC – OHSAS 18001.
El presente Manual tiene por objeto dar a conocer la Política y directrices corporativas del SIG, presentando los
Sistemas ISO 9001:2008, BASC V:4-2012, Decreto 730 de 2004 (Organización de Protección Reconocida OPR,
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, OHSAS 18001:2007, RUC, NTC ISO 26000 y GRI
(RSE), adoptados por G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A. Los cuales se basan en las normas NTC
ISO 9001:2008, Norma y Estándares BASC V:4-2012, Decreto 730 de 2004 (Organización de Protección
Reconocida OPR, Guía y Formato RUC, NTC OHSAS 18:001, en el cual se involucran las actividades y los
procesos que se llevan a cabo en la organización para la Prestación de los Servicios de Vigilancia en Seguridad
Privada.
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Este manual toma como estructura organizacional la norma ISO 9001 y en cada uno de sus numerales se
incluirán los requisitos de las otras normas que ha adoptado la compañía, los requisitos legales, las directrices
corporativas y los requisitos de los clientes, que hacen parte fundamental del SIG y que son elementos que se
ejecutaran en cada uno de los procesos que tiene la compañía. En concordancia con lo anterior los capítulos
del manual, corresponden temáticamente a: Introducción y Presentación del Manual (1), Alcance del SIG y
Exclusiones (2), Control del Manual del SIG (3), Sistema Integrado de Gestión (4), Responsabilidad Gerencial
(5), Gestión de los Recursos (6), Realización del Producto y/o Prestación del Servicio (7),Medición, Análisis y
Mejora (8), usando como columna del sistema la norma NTC ISO 9001:2008. Su contenido resume como la
compañía cumple todos los requisitos exigidos por las normas que conforman el SIG, las responsabilidades
asignadas, las actividades y procedimientos que deben cumplirse en los distintos procesos de la organización,
de acuerdo con el mapa de procesos de esta con el fin de responder a los requisitos del SIG de la Organización
y asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente externo e interno y partes interesadas.
El Manual del SIG es un documento de referencia para guiar las acciones de todos los procesos y
colaboradores de la empresa. Su contenido proporciona la pauta para la auditoria y revisión periódica del SIG
por la Gerencia General, por los clientes o por terceras partes contratadas; para certificar la vigencia de las
disposiciones en él documentadas.
El Manual está concebido como un documento de primer nivel, en el cual se describen en forma general las
políticas y los procesos organizacionales implicados, remitiendo a otros documentos de menor jerarquía para la
consulta de los procedimientos detallados.
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1.2. EL COMPROMISO CON LA CALIDAD ISO 9001, BASC, OPR, RUC, RSE, OHSAS 18001 Y SG-SST
El Gerente General manifiesta su compromiso y suministra recursos necesarios para la implementación y el

mantenimiento de los Sistemas Integrados de Gestión ISO 9001:2008, BASC V: 4-2012, Organización de
Protección Reconocida OPR, RSE, RUC, OHSAS 18001:2007 y SG-SST. Las políticas y procedimientos
descritos en el manual son de estricto y obligatorio cumplimiento por parte de todo el personal perteneciente a
los procesos relacionados con el SIG.
G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., Reconoce que tiene el deber de velar por el cuidado de la salud
de sus empleados, estudiantes, visitantes, partes interesadas, la calidad de sus servicios (planes de protección
de instalaciones y evaluación), la seguridad en sus procesos y la minimización de los riesgos e impactos
ambientales, por lo tanto, procurara que se tomen todas las precauciones razonables para ofrecer y mantener
condiciones de trabajo que sean seguras para las personas y el ambiente logrando el mejoramiento continuo.
G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., asigna los recursos necesarios para realizar las actividades en
Calidad, Seguridad y Control (BASC), Responsabilidad Social Empresarial RSE, RUC, OHSAS 18001,
Organización de Protección Reconocida OPR, Sistema de Gestión de La Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST y Ambiente, para lograr los objetivos y alcanzar las metas del SIG.
Tomaremos las medidas necesarias para garantizar que el trabajo que nuestros empleados hacen, no irá en
contra de las convenciones de derechos humanos aceptadas internacionalmente, y que se cumplirán todas las
disposiciones legales aplicables a la actividad económica en el territorio de la República de Colombia.
En constancia a lo anterior firman:
Firmado en Original en Sede Principal Firmado en Original en Sede Principal
________________________ ________________________
Mauricio Gutiérrez Archila Paula Milena Rodriguez
Gerente General Gerente Nacional Gestión Humana
________________________ ________________________
Oscar E. Melo Carlos Calderón
Gerente Nacional Administrativo Gerente Nacional Comercial
________________________ ________________________
Alexander Olaya Mauricio Rico Montes
Gerente Nac. Estand. Operaciones Gerente Sucursal Centro Oriente
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________________________ ________________________
Mauricio Gaviria Raul Pachón
Gerente Sucursal Sur Occidente Gerente Sucursal Eje Cafetero

________________________ ________________________
John Londoño Felipe Portilla
Gerente Sucursal Nor Occidente Gerente Sucursal Costa Sur
Firmado en Original en Sede Principal
________________________
Hugo Pelaez
Gerente Sucursal Costa Norte
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1.3. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA
1.3.1.Naturaleza Jurídica y Ubicación
ÍTEM DATOS DE LA EMPRESA

Razón Social G4S Secure Solutions Colombia S.A.
Dirección principal Bogotá – Colombia, Calle 25B No. 69a-51 Piso 2
Teléfono sede principal 7 05 40 40
Nit.: 860.013.951 - 6
Representante Legal Gutiérrez Archila Mauricio
G4s Secure Solutions Colombia S.A., es proveedor de soluciones
integrales de seguridad, brindando servicios de seguridad física,
Actividad Económica
consultorías en seguridad, acompañamientos a personas,
escoltas de personas y mercancías.
Otras sedes La compañía cuenta con sedes en: Medellín, Cali, Pereira,
Cartagena, Barranquilla, con las cuales da cobertura a los
servicios solicitados por los clientes en Colombia.
Clase de riesgo I, IV y V
G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., es parte del GROUP 4 SECURICOR con presencia en los 5
continentes en más de 110 países y casa matriz en Londres Inglaterra, es una empresa especializada en
prestar servicios para la disminución del riesgo en seguridad privada, cuyo objetivo es cubrir las necesidades de
todos los sectores. Desde 1967 WACKENHUT DE COLOMBIA S.A., ha venido desarrollando una serie de
servicios ofreciendo soluciones basadas en estudios profesionales de seguridad, hoy día y a partir de Julio de
2010, la organización WACKENHUT DE COLOMBIA S.A. y su línea de negocio MANNED SECURITY
SERVICES, por directriz de casa matriz toma la decisión de cambiar la razón social, por lo cual a partir de esta
fecha su nuevo nombre es G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., continuando con la prestación de
servicios de seguridad basados en la Nueva Filosofía de Gestión del Riesgo que integra los siguientes
elementos.
Tecnologías: Hace referencia a los medios utilizados para el buen funcionamiento del sistema y la interrelación
de todos los elementos.
Elementos Activos y Pasivos: Son todos los elementos que nos ayudan a disuadir los riesgos como son el
CCTV, monitoreo, controles de acceso, barreras perimetrales.
Recursos Humanos: Hace relación al personal que labora dentro de la compañía a nivel operativo y todas
aquellas que se ven involucradas con la seguridad de la empresa e inicia desde el proceso de selección,
verificación de información y contratación.
Materias primas e insumos: De acuerdo con su actividad económica la empresa G4S Secure Solutions
Colombia S.A. es por definición una empresa dedicada a la prestación de servicios de seguridad privada, por lo
tanto, dentro del giro normal de sus actividades no se incluye la transformación de materia prima sino el
desarrollo de actividades provenientes del Talento Humano, nuestro mayor Activo, para lo cual contamos con la
respectiva descripción y perfiles de los cargos existentes.
Maquinaria, Herramientas y Equipos utilizados: Los equipos utilizados por G4S Secure Solutions Colombia
S.A., para el desarrollo de su actividad se pueden enumerar así: Vehículos, equipos para la comunicación,
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motos, armas de fuego, armas de letalidad reducida, munición, equipos de computación, impresoras,
elementos de seguridad personal (chalecos, detectores de metales), entre otros. Es así como para efectos de
este programa en el área de contabilidad se encuentra el inventario de equipo con que cuenta la empresa.
ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO
La compañía G4S Secure Solutions Colombia S.A., dentro de su estructura orgánica tiene las siguientes
modalidades de contratación:
• Contrato a Término Indefinido

• Contrato a Término Fijo
• Contrato por Labor u Obra.
Distribución Socio Demográfica:
La compañía G4S Secure Solutions Colombia S.A., cuenta con su distribución socio demográfica, la cual se
puede consultar en los diagnósticos de condiciones de salud.
Horarios de trabajo:
En la siguiente tabla se presentan los horarios de trabajo que tiene G4S, en los diferentes centros de trabajo:
Horario de trabajo Días Periodos de descansos

Almuerzo, toma alimentos media
mañana, necesidades fisiológicas,
7:30 a.m. – 5:30
Administración Lunes a Viernes descansos otorgados según la
p.m.
legislación local. interrupción para
pausas activas,
Operativa Según Según Almuerzo y relevos para toma de
Programación. Programación. alimentos, necesidades
fisiológicas, descansos otorgados
según la legislación local.
Organigrama SG-SST.
Dicha estructura se presenta en el Anexo 6 de este manual
Comité Paritario de Salud Ocupacional:
El Comité Paritario de Salud Ocupacional, se conforma por representantes de los trabajadores y de la empresa
y funciona como organismo de promoción y vigilancia de las políticas, normas y reglamentos de seguridad y
salud en el Trabajo al interior de la empresa, haciendo uso del tiempo asignado legalmente para sus funciones
y previa capacitación de sus integrantes, de acuerdo con lo establecido en la resolución 2013 de 1986, y el
decreto 1295 de 1994.
El Comité Paritario de Salud ocupacional de G4S Secure Solutions Colombia S.A., es un comité a nivel nacional
conformado por integrantes de todas las sucursales, e instalado o establecido con su respectiva acta de
conformación (ver acta de conformación COPASO, en plataforma electrónica o PC Coordinador Nacional SIG).
Como mecanismo de divulgación de este comité la compañía tiene ubicado en cada puesto de trabajo donde se
presta el servicios de vigilancia y seguridad privada en el Manual Autodidáctico de Consulta el FSIG-23
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Divulgación COPASO, en el cual están todos los miembros que lo conforman con los respectivos correos
electrónico medio por el cual los trabajadores pueden hacer usos de este medio de comunicación.
Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial:
Es el documento público mediante el cual el empleador, hace saber la identificación de la empresa, declara
públicamente el cumplimiento de la reglamentación legal existente en seguridad y salud en el Trabajo y así
mismo hace la declaración de los riesgos laborales de la empresa.
La compañía G4S Secure Solutions Colombia S.A., cuenta con el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, el cual está publicado en cada una de las sucursales, donde los trabajadores y las partes
interesadas lo puedan consultar, adicionalmente este documento es divulgado y comunicado a los trabajadores
en la inducción corporativa y vía Web en la plataforma electrónica. (Ver Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial).
FILOSOFÍA ORGANIZACIONAL
Todos Nuestros Procesos Encaminados al Cliente
En nuestra organización el cliente es el centro de la operación y todo gira alrededor de él, apoyados en los
Vigilantes/Guardas, Operadores de Medios Tecnológicos, Supervisores, Escoltas, Coordinadores, Directores de
Proyectos, Directores y/o Jefes de Operaciones, Ejecutivos de Venta y Post Venta y demás personal
administrativo que hace parte de la organización.
La toma de decisiones está a nivel de Jefe de Operaciones, Supervisores y Ejecutivos de Venta y Postventa
quienes son los encargados de relacionarse con el cliente y conocerlo. Los otros procesos de la compañía
como Gestión Humana, Logística, etc., son los encargados de dar soporte a los Directores y/o Jefes de
Operaciones, Ejecutivos de Venta y Post Venta, Coordinadores y Supervisores para la implementación efectiva
de acciones correctivas y preventivas. Las Gerencias son un facilitador y guía para que estas decisiones sean
tomadas oportuna y eficazmente.
La compañía consciente de la importancia de la gestión de riesgos ocupacionales y que estos realmente se

deben tratar y controlar en cada proceso o sitio de trabajo donde se exponen los trabajadores a dichos peligros,
define una estrategia clara y precisa que busca identificar y controlar oportunamente los peligros y los riegos
presentes en cada puesto de trabajo; es así como dentro de su estrategia organizacional asigna la
responsabilidad de dicha gestión a los procesos de Operaciones y Gestión Humana, donde Operaciones será el
responsable por la gestión de peligros y riesgos que generan accidentes laborales y Gestión Humana será el
responsable por la gestión de los peligros y riesgos que pueden llegar a generar Enfermedad Laboral.
Soluciones en Seguridad
G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A. entrega soluciones en seguridad a su cliente, integrando distintos
factores como:
Vigilancia Física: Consiste en la prestación de servicios de vigilancia y seguridad privada a personas,

establecimientos financieros, comerciales, residenciales, puertos, aeropuertos y complejos industriales, entre
otros; con Vigilantes/Guardas entrenados y continuamente capacitados bajo los principios de: Integridad
(honradez), mejor gente, experiencia, enfoque en el cliente y desempeño. El servicio es desarrollado en las
siguientes sucursales establecidas legalmente, según resolución de aprobación emitida por la
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada (SVSP): Centro Oriente (Bogotá – Sabana), Medellín, Cali,
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Barranquilla, Cartagena, Sabana y Pereira. Contamos con dos tipos de vigilantes, CPO (Costumer Protection
Officer) y Vigilantes / Guardas doble AA o estándar.
Asesorías: Dentro de los servicios que ofrece G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A. sobresalen los
Diagnósticos de Seguridad en donde se realiza un análisis de riesgos y vulnerabilidad con el fin de identificar
los factores críticos y debilidades de cada compañía para generar un mejoramiento continuo en la calidad del
servicio prestado.
Estos diagnósticos son realizados periódicamente por el responsable de operativo asignado a los clientes,
quien en conjunto con los miembros de la organizacióndesarrollan los diagnósticos para beneficio mutuo.
Escoltas: Servicio que se presta a mercancía o personas, en moto o en automóviles con o sin blindaje, con el
fin de prestar protección armada o sin armas de acuerdo con los requerimientos del cliente. Este servicio se
presta también a través de personas entrenadas y especializadas en protección de personas y/o mercancía
quienes a partir de evaluaciones o análisis de seguridad realizan gestión del riesgo ante posibles ataques
contra la vida, secuestro o hurto.
Meet And Greet: Servicio de acompañamiento que se realiza para clientes que se trasladan desde el exterior o
desde cualquier ciudad del país.
El servicio consiste en recibir las personas en los aeropuertos, bien sea en la sala de inmigración o en la salida
de vuelos internacionales o nacionales, apoyándoles y facilitándoles su llegada o salida de la ciudad. Este
servicio se puede complementar realizando el acompañamiento (escolta), de la persona hasta el hotel o el sitio
donde previamente se haya establecido. El servicio se presta en ciudades como Bogotá, Medellín, Cartagena,
a cualquier hora del día o de la noche.
Ingenierías de Seguridad: Es un servicio que integra Seguridad Física con Seguridad Electrónica, bajo un solo
concepto de Servicios de Seguridad por el cual se paga una cuota mensual por un periodo de tiempo
determinado en el contrato con el cliente. Este tipo de servicio es ejecutado conjuntamente con las otras
compañías del grupo G4S, brindando soluciones integrales de seguridad a los Clientes.
Otras actividades llevadas a cabo por G4S en Colombia son:
 Risk Management.
 Cash Solutions.
 Technology.
Actualmente nuestras oficinas principales se encuentran ubicadas en la Avenida el Dorado N° 69a-51 piso 2 ,
Bogotá - Colombia.
Para dar estricto cumplimiento a las actividades que enmarcan los servicios prestados por G4S SECURE
SOLUTIONS COLOMBIA S.A., contamos con la estructura Organizacional definida en el Anexo 3 para la
prestación de los servicios de seguridad y con la estructura del Anexo 6 Definida para el SG-SST.
1.3.2.Misión
La misión de G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., es proveer a sus clientes un conjunto de servicios y
productos que componen un sistema de protección, asegurando de esta manera un respaldo efectivo. Esta
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meta debe ser alcanzada en el marco de una relación de largo plazo y el cumplimiento de principios básicos de
integridad, beneficio mutuo y buena voluntad.
1.3.3.Visión
Nuestra visión es ser reconocidos como el líder global en proveer soluciones de seguridad. Esta visión de
liderazgo no se limita a contar con la mayor participación del mercado regional y mundial sino en ser
considerados por nuestros clientes como líderes por la calidad de servicio que les brindamos.
1.3.4.Tecnologías y Procesos de Servicio
Para la prestación de los servicios que puedan competir con los mercados nacionales por su calidad, la
empresa cuenta con tecnologías modernas dentro de su campo de acción, capaces de asegurar una
productividad eficiente.
CAPITULO 2. ALCANCE DEL SIG Y EXCLUSIONES
2.1. ALCANCE
El SIG (ISO 9001, BASC V:4-2012, Organización de Protección Reconocida OPR, RUC, OHSAS 18001, RSE y
SG-SST) cubre los procesos que se llevan a cabo en G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A. para la
prestación de servicios de vigilancia privada fija y móvil, con armas y sin armas, escolta a personas, vehículos y
mercancías. Consultoría en seguridad, monitoreo y respuesta a sistemas de alarma fijos y móviles.
2.2. EXCLUSIONES
 NTC ISO 9001
En este Manual Integrado de Gestión, se excluyen las disposiciones relacionadas con el cumplimiento de los
requisitos de la norma NTC ISO 9001 del numeral 7.3 Diseño y desarrollo, debido a que los servicios de
Vigilancia física no requieren de diseño alguno para su prestación. Los requisitos del numeral 7.6 Control de los
Dispositivos de Seguimiento y Medición, debido a que en los servicios prestados no intervienen equipos de
inspección, medición y ensayo.
 NORMA Y ESTANDARES BASC
 Norma BASC: numeral 4.4.3. El literal a) mantener una comunicación abierta y efectiva de la
información sobre control y seguridad en el comercio internacional, esto dado que la compañía
no realiza actividades de importación y exportación, como tampoco realiza actividades de
comunicación con el comercio internacional, la comunicación abierta y efectiva se realiza con el
cliente según el contrato de servicios acordado.
 Estándar: 5.4.1. con base a rol que cumple el personal de seguridad y dado que la mercancía
no está en custodia directa de la compañía de vigilancia y en la mayoría de las veces el
personal de seguridad no tiene la responsabilidad, ni el acceso el conteo e información de la
mercancía que sale o entra a la empresa cliente. Estándar: 5.5.1., 5.5.2., 5.5.3., 5.5.4.,estos
dado que solo se presta el servicio en cuanto a revisar la seguridad de la carga que ya ha sido
empacada y sellada por el cliente y quien revisa los manifiestos de la carga, por tanto la
empresa de vigilancia realiza la seguridad durante el desplazamiento de un lugar a otro para
evitar que los precintos sean violentados, con el objeto de evitar robo o contaminación de la
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carga durante el desplazamiento y en ningún momento se recibe carga bajo custodia que
implique cantidades, pesos, etiquetas, marcas o la identificación de conductores, esto último
dado que es el cliente quien coloca los respectivos conductores, los vehículos y las
instalaciones donde se realiza el manejo y transporte de dicha carga.
 Estándar: 6.8.3., las áreas de Lockers de empleados, almacenamiento y operación de carga en
las empresas de vigilancia y seguridad no se manejan, el diseño y construcción de dichas áreas
son del cliente donde se prestan los servicios de seguridad.
 SEGURIDAD INDUSTRIAL, SALUD OCUPACIONAL Y AMBIENTE RUC, OHSAS 18001, SG-SST:
Para estas normas no se han detectado requisitos, los cuales haya que excluir de este Sistema de Gestión
 ORGANIZACIÓN DE PROTECCIÓN RECONOCIDA OPR (DECRETO 730 DE 2004)
Para esta norma Legal y específicamente el Título V, Capitulo Único no se han detectado requisitos, los cuales
haya que excluir de este Sistema de Gestión
CAPITULO 3. CONTROL DEL MANUAL DEL SIG
3.1. PAGINACIÓN
El manual está dividido en Capítulos., Cada página contiene un encabezado donde se registra la información de
la versión correspondiente, la fecha de vigencia y el código del documento; igualmente tiene un pie de página
en la primera hoja que contiene el control, la revisión y la aprobación realizada.
3.2. REVISIÓN Y APROBACIÓN
Cada uno de los capítulos del Manual del SIG es elaborado, revisado y aprobado antes de ser distribuidos.
El Coordinador Nacional del SIG elabora y revisa, el Representante de la Dirección realiza la aprobación del
Manual del SIG; quien firma en las casillas correspondientes, en ausencia del Representante de la Dirección
esta actividad será asumida por el Gerente General.
3.3. CONTROL DE LA DISTRIBUCIÓN
Para controlar el Manual del SIG se señala con una equis (X), en la casilla controlado del pie de página
indicando si el documento es controlado o no, en la primera página del respectivo documento. Cuando se
realice una nueva versión resultante de una modificación, se remplaza la versión existente, por la nueva
versión. El nuevo original debe ser revisado y aprobado por los responsables. La versión desactualizada será
enviada a la carpeta obsoletos del PC del Coordinador Nacional del SIG, donde se almacenaran y en cuya
carpeta estarán mínimo por cinco (5) años y cumplido este tiempo se podrá eliminar el respectivo documento.
Contribuyendo con la preservación del medio ambiente, referente al consumo de papel, solo se emitirá y firmará
un original, el cual reposará en la Coordinación Nacional del SIG. Para la divulgación de los procesos, estos se
pueden consultar vía Internet en la página www.g4scrmco.com del CRM, en la cual se encuentran publicados
todos los documentos que hacen parte integral del SIG, para lo cual cada usuario es responsable de hacer
buen uso de esta herramienta, siguiendo las políticas para el manejo de la información (IT) de la compañía.
14

En caso de requerirse una copia física o en medio magnético de este manual para personal o entidades que no
hagan parte de la organización, esta se identifica en el pie de página en la casilla correspondiente como copia
No controlada, excepto las copias que se deben enviar para entes de control del estado o entes certificadores
de los Sistemas de Gestión, procesos de licitación y Clientes.
3.4. CONSULTA Y USO
El Manual del SIG, será publicado en la plataforma electrónica de la compañía, donde los jefes de proceso
pueden y deben consultarlo, así mismo estos son los responsables de facilitar la consulta y utilización de este a
las personas que trabajan en su proceso.
3.5. CONTROL DE LOS CAMBIOS
Las modificaciones del Manual del SIG pueden surgir de quienes tienen acceso a este documento como son:
 Gerente General.
 Gerente de Sucursal.
 Gerente Nacional Administrativo.
 Gerente Nacional de Gestión Humana
 Gerente Nacional Comercial.
 Gerente Nacional de Operaciones
 Coordinador Nacional SIG.
 Líderes SIG de las sucursales
 Jefes de procesos
Las solicitudes de modificación realizadas a este documento deberán tramitarese de acuerdo con lo establecido
en el procedimiento PSIG-02 Control de Documentos y Datos, teniendo presente que el responsable por la
revisión es el Coordinador Nacional del SIG y quien aprueba es el Representante por la Dirección o en su
ausencia el Gerente General
CAPITULO 4. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
En este capítulo se presenta la forma como se ha concebido y estructurado el SIG, para dar cumplimiento a
todos los requisitos legales aplicables y de las normas en las cuales está certificada la compañía con un
enfoque basado en procesos denominado Mapa de Procesos (Anexo1). Adicionalmente, se presenta la
estructura de la documentación del SIG, las disposiciones generales para el control de los documentos y para el
control de registros. De otra parte se puede evidenciar el cumplimiento de cada uno de los requisitos aplicables
a los procesos en el FSIG-10 Procesos vs Numerales, donde se han identificado todos los requisitos específicos
aplicables a cada proceso, es así como en estos se mantiene la evidencia y el cómo se cumplen los requisitos
de las respectivas normas.
4.1. REQUISITOS GENERALES
El SIG se ha concebido como un conjunto de procesos que se encuentran documentados, que utilizan:
recursos, responsables y autoridad específica para su ejecución de cada una de las actividades.
Se han identificado tres tipos de procesos que hacen parte del SIG:
 Procesos de Conducción: Los cuales dirigen el rumbo y toma de decisiones de la organización.

15

 Procesos de prestación del servicio: Los cuales hacen parte de la Cadena de valor.
 Procesos de Apoyo: Que sirven de soporte o ayuda a los procesos de prestación del servicio
En el Anexo 1 Mapa de Procesos, se presentan los procesos que se han identificado como parte del SIG., así
como su secuencia.
Para cada uno de los procesos se han definido entradas y salidas con sus requisitos, los recursos de
información, Indicadores de Gestión, Variables Criticas, los controles, el proceso anterior y posterior, los
criterios y métodos de ejecución y control. Esto se encuentra en el Anexo 2 denominado Caracterización de
Procesos.
De esta manera en todos los procesos de G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., se ha logrado:
 Identificar los procesos que hacen parte del SIG, así como la manera como operan en la organización.
 Determinar su secuencia e interrelación de cada uno.
 Establecer los criterios de control y operación, así como los métodos que se encuentran documentados,
para garantizar la eficacia de cada proceso.
 Conocer cuál es la información y recursos mínimos con que se debe contar en cada proceso para
facilitar la operación y seguimiento.
 Establecer los controles para hacer seguimiento, medición y análisis de cada proceso.
 Poner en práctica actividades de mejoramiento para cada proceso, así como la forma de garantizar el
logro de los resultados planificados para cada proceso.
Cada uno de estos procesos cumple con los requisitos aplicables de las normas ISO 9001, BASC V: 4-2012,
OPR, SG-SST, OHSAS 18001 y RUC.
4.2. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN
4.2.1.Generalidades
4.2.1.1 Estructura Documental: El SIG se soporta en la siguiente estructura documental:
Primer Nivel
Manual SIG
Segundo Nivel
Documentos
Tercer Nivel
Registros
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El primer nivel está conformado por el Manual SIG, en el cual se relaciona la Política del SIG, la estructura
General del Sistema y los procedimientos que hacen parte de éste.
El Segundo Nivel está conformado por los Procedimientos, Instructivos, Programas de Gestión, Directrices,
Manuales necesarios para la operación del SIG, en los cuales se indica la forma en que se realizan las
actividades administrativas y operativas de cara al Cliente para la prestación de los servicios.
El Tercer Nivel está conformado por los registros del SIG generados a través de la prestación de los servicios
de la organización, los cuales dan evidencia del objetivo para funcionamiento del sistema.
Esta documentación ha sido elaborada teniendo en cuenta los procesos que se realizan en la prestación del
servicio y los requisitos específicos que establecen las Normas ISO 9001, BASC V:4-2012, OHSAS 18001,
RUC, OPR y Sistema de Gestión de La Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST y Ambiente para cada uno de
ellos.
4.2.2.Control de los Documentos
El SIG de G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., esta soportado por documentos, los cuales son
controlados con el fin de garantizar que el personal involucrado con las diferentes actividades del Sistema,
tenga acceso permanente a la documentación correspondiente y a la versión actualizada. Los elementos a los
que hace referencia, son los que se exponen en la estructura de la documentación expuesta en el numeral
4.2.1.1 del presente Manual.
Los Documentos de origen interno, externo, son controlados mediante los procedimientos: PSIG-02
Procedimiento para control de documentos y datos, PSIGM-03 Procedimiento para el control de registros y las
bases de datos controladas, se encuentran relacionadas en FSIG-02 Lista Maestra de Documentos,
almacenada en archivo electrónico y controlada por el Coordinador Nacional del SIG. Para los documentos
como son Norma ISO 9001, Norma y Estándares BASC, RUC, entre otros y que se pueden identificar como
documentos de origen externo y a la vez también son requisitos de otra índole; estos serán registrados en el
FSIG-02 Lista Maestra de Documentos (Externos) y FSIG-16 Matriz de Requisitos Legales y Otra Índole, con el
objeto de evitar hallazgos en las auditoria por este tema.
4.2.2.1. Elaboración de Documentos

Siempre que se documenten procedimientos, instructivos, manuales, programas o demás aspectos del SIG que
deban quedar definidos por escrito, se cumplirán las disposiciones establecidas en el PSIG-01 Procedimiento
para Elaborar Documentos.
4.2.2.2. Aprobación de Documentos

Para la inclusión al SIG de nuevos documentos o la actualización de documentos vigentes, se debe seguir lo
dispuesto en el procedimiento PSIG-02 Control de Documentos y Datos
4.2.2.3. Control de los Registros

El Control de Registros se realiza en todos los procesos de la compañía involucrados en el SIG. Las
disposiciones y responsabilidades por el Control de los Registros, se encuentran definidas en el FSIG-03 Lista
Control de Registros almacenada en el archivo electrónico a cargo del Coordinador Nacional del SIG, la cual
forma parte del PSIG-03 Procedimiento para Control de Registros.
17

4.2.2.4. Requisitos Legales y de Otra Índole

El cumplimiento de los requisitos legales y de otra índole se evidencia en la: vinculación al sistema de seguridad
social, existencia y divulgación del reglamento de Higiene y seguridad industrial, cumplimiento de los requisitos
del COPASO, cumplimiento de las obligaciones tributarias de la compañía, pago de la nómina a sus
trabajadores, cumplimiento de la legislación de la súper intendencia de vigilancia y seguridad privada, entre
otras y la ejecución del Sistema Integrado de Gestión, así mismo la compañía cuenta con la matriz de requisitos
legales y de otra índole que le aplica para la ejecución de su actividad económica.
Los Requisitos Legales que aplican para el SIG se identifican y controlan a través del PSIG-11 Procedimiento
de Requisitos Legales y de otra Índole. Dichos requisitos se encuentran identificados en el FSIG-16 Matriz de
Requisitos Legales y de otra índole.
CAPITULO 5. RESPONSABILIDAD GERENCIAL
En este capítulo se presenta como la alta dirección ha asumido su compromiso con el desarrollo e
implementación del Sistema de Integrado de Gestión, así como su mejora continua.
El compromiso con el Sistema de Integrado de Gestión involucra a nuestros clientes, empleados,

proveedores, contratistas, accionistas, entes de control y comunidad, a través de la determinación de los
Requisitos del servicio que se les suministre, la medición de su satisfacción, atención personalizada, asesoría
continua y tiempo de respuesta oportuno a solicitudes.
Este compromiso también involucra: El establecimiento de políticas y objetivos, la planificación del sistema para
alcanzar la política, objetivos y metas, la definición de responsabilidad, autoridad, comunicación y disposiciones
sobre comunicación interna y finalmente la revisión por la Dirección.
Con lo anterior se mide la adecuación, conveniencia y eficacia del SIG para cumplir los requisitos de las
normas, la política y los objetivos.
5.1. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
La Gerencia de G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., da evidencia de su compromiso con el SIG en
cuanto a su desarrollo, implementación, mantenimiento y mejora continua a través de:
 Determinando permanentemente y comunicando a todos los miembros de la organización la prioridad

que se debe tener en la satisfacción de los requisitos del cliente, la gestión de la seguridad integral y la
minimización de los impactos ambientales, así como el cumplimento de requisitos legales y de otra
índole adoptados por la compañía.
 Estableciendo y manteniendo la Política del SIG (Ver numeral 5.3)
 Asegurando que se establezcan los Objetivos y metas del SIG (Ver numeral 5.4)
 Llevando a cabo la revisión Gerencial abarcando los resultados de desempeño (Ver numeral 5.6)
 Asegurando la disposición de recursos para el SIG, que involucran:
Personas
Equipos e Instalaciones
18

Recurso económico
 Realizando reuniones bimensuales para tratar temas del Sistema Integrado de Gestión, con el fin de
realizar seguimiento, monitoreo y mantenimiento del Sistema e identificar situaciones o eventos que
afecten el bienestar de los trabajadores y demás partes interesadas. A estas reuniones asiste el
personal responsable del sistema, dejando evidencia en el acta de la reunión.
 Los gerentes, realizan inspecciones de seguridad integral a los contratos vigentes de acuerdo a lo
establecido en el PROP-02 Programa de Inspecciones de Seguridad Integral y se aplica el FSIG-20
Inspecciones de seguridad.
 Realiza revisiones por la dirección de acuerdo con el numeral 5.6 de este Manual.
 Establecimiento de los cinco focos de acción sobre los que G4S se interesa: Bienestar Laboral,
Vivienda, Educación, Salud y Ambiente. El trabajo en estas áreas se desarrollará con miras a dar
respuesta a necesidades de sus grupos interés para RSE: Colaboradores y Familias de los
Colaboradores (Comunidad), donde dichos programas se pueden consultar en el PRGH-01 Programa
RSE y Bienestar Laboral.
5.2. ENFOQUE AL CLIENTE

La Gerencia de G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., asegura que las expectativas y necesidades de
los clientes se determinen y se atiendan con el propósito de aumentar su satisfacción.
Para esto se da prioridad a la identificación de los requisitos relacionados con los servicios de acuerdo con lo
descrito en el numeral 7.2.1., obtención de Información antes de iniciar la prestación de servicios y además se
evalúa permanentemente con el equipo de supervisión, Ejecutivas Post Venta y cada dos (2) años la
satisfacción de los clientes se evalúa a nivel nacional, mediante el uso de encuestas como se indica en el
numeral 8.2.1. Satisfacción del Cliente.
5.3. POLÍTICA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

La compañía ha definido su política del sistema de gestión en la cual enmarca las directrices y lineamientos
corporativos a seguir por los procesos de la compañía: Ver Anexo 4 Política Sistema Integrado de Gestión.
5.4. PLANIFICACIÓN
G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., considera la planificación como un conjunto de actividades que
consisten en determinar los objetivos y metas, así como los recursos y procesos que se deben suministrar para
alcanzar esos objetivos y metas.
5.4.1.Objetivos y Metas del SIG

Para darle cumplimiento a la Política del Sistema Integrado de Gestión se han trazado los respectivos objetivos
y metas que busca alcanzar la compañía: ver Anexo 5 Objetivos SIG y respecto a las metas ver Indicadores de
Gestión de cada proceso, donde también están incluidas las respectivas metas.
5.4.2.Planificación del SIG
Con el fin de alcanzar los objetivos del SIG, la compañía ha establecido en cada una de las caracterizaciones
de los procesos que hacen parte del SIG, los controles, criterios, métodos, variables críticas, indicadores de
gestión y recursos que permiten planificar el logro de los objetivos del SIG.
19

Adicionalmente, con el propósito de lograr el mejoramiento, las caracterizaciones de los procesos también
involucran las acciones de mejora que se deben hacer en cada uno de ellos.
De otro lado, para mantener la integridad del SIG cuando se presentan cambios internos o externos en la
organización que le puedan afectar, se aplica el procedimiento para la planeación del sistema integrado de
gestión (PPR-01) en el cual se tienen en cuenta cambios que afecten la documentación, los recursos, los
peligros, riesgos, los procesos o la estructura organizacional de la compañía entre otros aspectos. De esta
forma es posible mantener un SIG actualizado frente a los cambios que se presenten dentro o fuera de la
organización.
5.5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN
5.5.1.Responsabilidad y Autoridad
La Estructura Organizacional y los documentos de cada uno de los procesos de la compañía describen la
interrelación y la autoridad que tiene el personal frente al SIG, a través del desempeño de algún rol o función.
Adicionalmente, las responsabilidades específicas están definidas en cada uno de los procedimientos que
forman parte del SIG y en los perfiles de cada cargo.
En el Anexo No. 3 Organigrama se presenta la Estructura Organizacional relacionada con G4S SECURE
SOLUTIONS COLOMBIA S.A., como también el Organigrama para el SG-SST.
5.5.2.Representante de la Dirección
La Gerencia General ha designado su representante de la dirección a nivel nacional, delegando esta función al
cargo de Gerente de Estandarización de Operaciones, quien se encarga de representar a la Gerencia en cuanto
a la: Implementación, mantenimiento del SIG, de acuerdo con los requisitos de las normas ISO 9001, BASC
V:4-2012, OPR, SG-SST, OHSAS 18001 y RUC y de informar a la Gerencia General acerca del desempeño del
SIG para efectos de su revisión y mejoramiento continuo.
Igualmente, se encarga de representar a la organización ante terceros en lo relacionado con el SIG, así mismo
y teniendo en cuenta la operación nacional que ejecuta la compañía en Colombia, ha delegado también esta
representación del SIG en los Gerentes de Cada Sucursal, quienes tienen bajo su responsabilidad la
implementación y mantenimiento del SIG en cada sucursal, para lo cual estos se apoyaran con los Líderes del
SIG de cada sucursal.
5.5.3.Comunicación Interna
La Gerencia cuenta con un sistema de comunicación interna que tiene en cuenta el grado de eficacia del SIG.
Este proceso de comunicación se apoya en la conformación y aplicación de un Plan de Comunicación Interna
(FSIG-17), el cual contempla informar a las personas de la organización en temas relacionados con:
 Comunicados corporativos
 Aspectos estratégicos.
 Forma de concepción y actualización del SIG.
 Nivel de Desempeño del SIG (Nivel de Quejas y Reclamos, nivel de producto no conforme, resultados
de evaluación de clientes, entre otros).
 Mejora Continua (resultado de acciones correctivas y preventivas, reconocimiento y recompensa al
personal que se ha involucrado correctamente en las actividades de mejora con resultados
satisfactorios).
20

 Lecciones aprendidas
Este plan de comunicación interna es supervisado por la Gerencia G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA
S.A., y se renueva en la medida en que las actividades propuestas se vayan ejecutando.
5.6. REVISIÓN POR LA ALTA DIRECCIÓN
5.6.1.Generalidades
El Gerente General, en reunión con las Gerencias de Sucursal, Coordinador Nacional del SIG, Gerente
Nacional Administrativo, Gerente Nacional de Gestión Humana, Gerente Nacional Comercial y Gerente
Nacional de Operaciones realiza anualmente la revisión del SIG para asegurar su conveniencia, adecuación y
efectividad permanente.
En esta revisión se incluye la evaluación de oportunidades de mejora de los procesos y la necesidad de realizar
cualquier cambio del SIG, incluyendo modificaciones a la Política y Objetivos del SIG, entre otros.
De la revisión del Sistema se deja constancia en el Acta (FSIG-19) la cual forma parte de los registros del SIG.
5.6.2.Información de Entrada para la Revisión
Para la reunión se utilizan: Desempeño Global del Sistema, Política SIG, Grado de cumplimiento de los
objetivos y metas, Resultado de auditorías internas y externa, evaluaciones de cumplimiento con los requisitos
legales aplicables y con los otros requisitos que la organización suscriba, Retroalimentación del Cliente y
comunicación de partes externas interesadas incluyendo las Quejas y Reclamos, Resultados de la participación
y consulta, Desempeño individual de los procesos y la conformidad del producto (Indicadores de Gestión),
Desempeño de S&SO, Ambiental y Securiy de la organización, Estado de las investigaciones de Incidentes,
acciones correctivas, preventivas y mejora, Acciones de seguimiento de revisiones previas o anteriores por la
dirección, Resultado de la gestión de riesgos en Security, Resultados de la gestión de sostenibilidad de la
empresa, Análisis estadístico de accidentalidad y enfermedad laboral, Estado del cumplimiento de requisitos
legales y otra índole, Cambios que podrían afectar el SIG, incluidos los cambios en los requisitos legales y otros
relacionados con S&SO y con los aspectos de seguridad, verificando su cumplimiento y recomendaciones para
la mejora, los cuales son presentados por el Coordinador Nacional SIG a través del FSIG-18 Informe de
Revisión por la Dirección.
5.6.3.Resultados de la Revisión
Estas revisiones quedan consignadas en el FSIG-19 Acta de Revisión SIG, donde se indican las decisiones y
acciones impartidas por la Gerencia General, así como los responsables y las fechas de ejecución.
Esta acta con sus respectivos planes de acción es archivada por el Coordinador Nacional del SIG, quien
mantendrá las tres (5) últimas actas como evidencia de la revisión y las acciones de mejora que se tomen, se
podrán evidenciar según el proceso o procesos responsable por la ejecución.
Las decisiones y acciones que aparecen en el acta están enfocadas principalmente a los siguientes aspectos:
La mejora de la eficacia del SIG para cumplir con la política; los objetivos y metas del SIG; análisis estadístico
de Accidentalidad; peligros o riegos en las actividades que se ejecutan, los requisitos del cliente; los requisitos
legales y reglamentarios, así como los planes de acción para la mejora de la eficacia para alcanzar resultados
en los procesos. Adicional a esto, la necesidad de recursos humanos, físicos, tecnológicos o administrativos
que permitan el desarrollo del SIG de la organización.
21

CAPITULO 6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
Este capítulo presenta los tipos de recursos que utiliza la organización para: la implementación y mantenimiento
del SIG, así como para su mejora continua, prevención y control de los peligros o riesgos en las actividades
laborales de la compañía, incremento de la satisfacción de nuestros clientes, empleados, proveedores,
accionistas, entes de control, comunidad y partes interesadas mediante cumplimiento de sus requisitos.
Lo descrito en este capítulo involucra la determinación y provisión de recursos humanos, infraestructura y

demás recursos necesarios para un ambiente de trabajo apropiado que permita el logro de la conformidad con
los requisitos de calidad del servicio, brindando las mejores condiciones de trabajo y salud para los empleados,
contratistas, proveedores, visitantes, comunidad, partes interesadas, cuidando el ambiente en el desarrollo de
sus actividades.
6.1. PROVISIÓN DE RECURSOS

Las Gerencias Nacional Administrativa y Gerencia General, suministran los recursos humanos, económicos y
técnicos identificados en cada proceso del SIG, necesarios para llevar a cabo las actividades de administración,
gestión de peligros o riesgos, ejecución del trabajo y las actividades de verificación incluyendo las auditorias
internas y externas del SIG, asignación de personal capacitado, entre otros.
El SIG cuenta con la dirección permanente del Coordinador Nacional del SIG soportado por todos los Líderes
Funcionales del SIG de cada Sucursal y los responsables de los procesos que hacen parte integral de este.
Adicionalmente, se cuenta con un grupo de Auditores Internos capacitados y calificados para el cumplimiento
de su labor dentro del SIG y cuando sea necesario Auditores Externos.
Las responsabilidades son asignadas al personal en forma precisa y la Gerencia facilita los medios de
información y los materiales necesarios para su cabal cumplimiento.
Por lo anterior, la Gerencia cuenta con el Presupuesto anual, en el cual se establecen y se aprovisionan los
recursos que deben ser suministrados para el mantenimiento del SIG y poder así lograr la mejora continua del
sistema.
De esta forma G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., ha identificado y asignado los recursos necesarios
para la implementación del SIG. En la medida en que se identifiquen recursos adicionales para el
mantenimiento del SIG, la Gerencia General se compromete a evaluarlos y asignarlos de acuerdo con la
priorización que esta realice.
6.2. RECURSOS HUMANOS
6.2.1.Generalidades
En G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., ha determinado que el personal que afecta la calidad,
Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente, Seguridad y Control BASC, OPR., es el establecido en el
Organigrama anexo 3. Como son:
 Vigilantes
 Operador C4I
 Supervisores
 Coordinadores
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 Jefe de Operaciones
 Coordinador Nacional SIG
 Auditores internos
A este personal se les ha realizado actividades de verificación de sus competencias, teniendo en cuenta los
requisitos que deben cumplir según el perfil del cargo que ocupe en la compañía, en cuanto a educación,
formación, habilidades y experiencia, los cuales son verificados comparando los registros de sus hojas de vida y
otra información disponible.
6.2.2.Diagnóstico de Condiciones de Salud

El diagnóstico de las condiciones de salud se obtiene de las estadísticas de accidentes de trabajo, ausentismo
por enfermedad general (ver registros estadísticos de accidentes de trabajo y ausentismo por enfermedad
general) y la aplicación del procedimiento PGH-13 Procedimiento para la Elaboración de Exámenes Médicos
Ocupacionales. La información registrada en la Historia Clínica se manejará de acuerdo a la resolución 2346 de
2007.
6.2.3.Estudio Epidemiológico
En la parte epidemiológica del diagnóstico de salud se establece la distribución de las enfermedades de

acuerdo con los resultados recolectados en el panorama de factores de riesgos, con los resultados de los
exámenes médicos ocupacionales, análisis estadístico de ausentismo y el análisis estadístico de Accidentes de
trabajo, con la anterior información son elementos de entrada para el programa de vigilancia epidemiológica
ver: PRGH-03 Programa de Vigilancia Epidemiológico Osteomuscular.
6.2.4.Medicina Preventiva y del Trabajo
Conjunto de actividades dirigidas a la promoción y control de la salud de los trabajadores. En este

Subprograma se integran las acciones de Medicina Preventiva y Medicina del Trabajo, teniendo en cuenta
que las dos tienden a garantizar óptimas condiciones de bienestar físico, mental y social de las personas,
protegiéndolos de los factores de riesgo laborales, ubicándolos en un puesto de trabajo acorde con sus
condiciones psicofísicas y manteniéndolos en aptitud de producción laboral.
Condiciones de salud: Contempla las acciones sobre el proceso salud – enfermedad que incluye a la
MEDICINA LABORAL Y DEL TRABAJO que están dirigidas específicamente al individuo.
OBJETIVOS:
1. Conocer la situación de salud de los trabajadores para su correcta ubicación en puestos de trabajo
acorde con sus habilidades y condiciones físicas y mentales, así como el seguimiento de patologías o
lesiones que puedan repercutir en el adecuado desarrollo de sus labores y evitar agravamiento de las
mismas cuando hayan sido detectadas.
2. Promover la salud de los trabajadores con programas organizados de estilos de vida y trabajo
saludables, con base en el conocimiento de condiciones de salud de la población trabajadora de la
empresa.
3. Prevenir la ocurrencia de accidentes y enfermedades que puedan ser ocasionadas por el trabajo o
medio ambiente laboral.
23

Actividades
De acuerdo con las estrategias que ha implementado la compañía con relación a las actividades desarrolladas
en la empresa, relacionadas con el Programa de Medicina Preventiva y del Trabajo, estas se concretan con la
ejecución del: PGH-13 Procedimiento para la Elaboración de Exámenes Médicos Ocupacionales, FGH-23
Profesiograma, sistemas de vigilancia epidemiológica, análisis estadístico de accidentes de trabajo y
ausentismo, primeros auxilios, PRGH-12 Programa de Gestión Preventivo para Fumadores Consumo de
Alcohol y Sustancias Psicoactivas, FSIG-26 plan de trabajo SIG, plan de vacunación para proyectos o contratos
con riesgo de Fiebre Amarilla, HB y Tétano, PRGH-22 Programa Estilos de Vida, Trabajo Saludable y Salud
Pública, seguimiento y acompañamiento a trabajadores que tengan ausentismo mayor a 30 días, ausencias
por salud repetidas, diagnósticos positivos de enfermedad resultante de los exámenes periódicos, entre otros.
6.2.5. Competencia, toma de Conciencia y Formación
En G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., se llevan a cabo las siguientes actividades:
Se determina la competencia necesaria del personal que realiza actividades dentro de la organización que
afecta el SIG, mediante el uso de los procedimientos: PGH-01 Procedimiento para Administración de Cargos,
SCFGH-01 Perfil, PGH-02 Procedimiento de reclutamiento y selección de personal, PGH-04 Procedimiento de
contratación y Retiro de personal, con el fin de garantizar la idoneidad del personal para el desempeño de cada
cargo y eficacia del sistema.
Se acude a determinar si el cumplimiento de otro requisito como la experiencia y las habilidades, se puede
homologar con los requisitos de educación y formación, a partir del perfil del cargo, evaluación de desempeño
se determina las necesidades de capacitación y entrenamiento.
Durante el desarrollo de la prestación del servicio se identifican las necesidades para estructurar el programa
de inducción, capacitación y entrenamiento para el año, el cual para su desarrollo utiliza las siguientes fuentes:
necesidades de los clientes, sistemas de gestión implementados, necesidades de los procesos, peligros y
riesgos en seguridad integral, identificación de aspectos e impactos ambientales, disposiciones legales y de otra
índole, evaluación de desempeño, donde para cada tema ejecutado se deja evidencia en el formato SCFGH-13
Registro de Asistencia Inducción y Capacitación; y aplicando el procedimiento PGH-07 Procedimiento de
inducción y capacitación; adicionalmente a lo anterior, se llevan a cabo otras acciones para hacer que el
personal cumpla con el perfil del cargo tal como:
La terminación de estudios para mejorar nivel académico (si el empleado está dispuesto a realizarlo), obtener
experiencia a través de la supervisión del trabajo por parte de personal antiguo y conocedor de los procesos, el
desarrollo de nuevas habilidades a través de experiencia que se comparte entre las personas.
El cumplimiento de las responsabilidades y compromisos de los empleados, es evaluado a través de la

Evaluación de desempeño de acuerdo con los lineamientos del grupo G4S incentivando al personal mediante el
programa PRGH-01 Programa RSE y Bienestar Laboral establecido por G4S SECURE SOLUTIONS
COLOMBIA S.A.
Adicionalmente, el personal que afecta el SIG es concientizado mediante la divulgación del Manual
Autodidáctico de Consulta “MAC”, de cada puesto donde se presta servicios de seguridad privada y para el
personal Administrativo se realiza a través de la plataforma electrónica o presencialmente, mostrando su
correlación con el cumplimiento de los objetivos y metas del SIG y con el cumplimiento de los requisitos legales
y de los clientes.
24

6.3. INFRAESTRUCTURA
El SIG, además de la infraestructura organizacional, los procesos y la documentación, requiere de recursos que
permitan lograr el cumplimiento de la Política, los objetivos del SIG, los requisitos del cliente y los requisitos
legales y reglamentarios, para lo cual la compañía cuenta con infraestructura disponible de acuerdo a su
operación que ejecute en cada una de las sucursales donde tiene operación a nivel nacional.
La infraestructura involucra no solamente los equipos para la prestación del servicio, sino también, las zonas de
archivo, áreas para bienestar del personal, servicios sanitarios, aulas de capacitación, salas para reunión,
salidas de emergencias y todo el soporte físico y tecnológico, para poder lograr la conformidad con los
requisitos del servicio.
Dentro de la infraestructura, también se tienen en cuenta las facilidades o recursos de comunicación y

transporte que tienen en la empresa.
Toda la infraestructura que pueda llegar a afectar la conformidad con los requisitos del servicio ha sido
claramente definida, ha sido adecuada y en los casos que fuera insuficiente, se ha venido complementando y
se mantiene mediante la aplicación de los procedimientos: Entrega y Recepción de Vehículos y Motos (POP-
08), Procedimiento Administración de Avanteles (PL-09), Procedimiento Administración de Armamento (POP-
09) y Procedimiento de Mantenimiento Preventivo (PL-03).
Con la aplicación de estos procedimientos se logra una infraestructura apropiada y disponible para llevar a cabo
los diferentes procesos que afecten la calidad, seguridad, salud ocupacional, ambiente y el desempeño como
Organización de Protección reconocida OPR, la cual involucra:
 Los edificios en cada sede Administrativa a nivel nacional, espacios de trabajo y servicios asociados
como suministro de energía, comunicaciones, etc.
 Equipos para los procesos; tanto hardware como software.
 Los servicios de apoyo tales como transporte o las telecomunicaciones.
6.4. AMBIENTE DE TRABAJO
En G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., se han establecido cuales son los factores de ambiente de
trabajo que pueden llegar a afectar la conformidad del servicio.
Con el fin de, hasta donde sea posible, minimizar los peligros y riesgos identificados que causen lesión o
enfermedad al personal, daño a la propiedad o instalaciones e impacto ambiental, G4S SECURE SOLUTIONS
COLOMBIA S.A., realiza las siguientes actividades para las partes interesadas:
1. Identifica los peligros, vulnerabilidades y amenazas, evalúa y controla los riesgos a través del procedimiento
POP-14 Procedimiento para la Continua Identificación de Peligros, Evaluación y Control de los Riesgos,
POP-10 Procedimiento para Elaborar Evaluaciones y Planes de Protección de Seguridad, con los cuales
se establecen los programas de gestión, planes de protección, evaluación de instalaciones de los clientes y
buques.
2. Establecen, desarrollan y controlan los Subprogramas de medicina preventiva y del trabajo, Higiene
Industrial y Seguridad Industrial (hoy SG-SST).
25

3. Define y desarrolla un Plan de Emergencias para las sedes Administrativas y un Plan de Emergencias
Operativo el cual está incluido en el Manual de Operaciones de Seguridad MOP-02, donde este último está
alineado con los planes de Emergencias de nuestros clientes.
4. Desarrolla el Programa para la minimización de los impactos Ambientales.
5. Determina los criterios de seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para selección de Proveedores y
contratistas a través del procedimiento SCPLSOP-02 Evaluación Selección y control de proveedores y
contratistas.
6.4.1.Seguridad Industrial
Definición: La Seguridad Industrial comprende el conjunto de técnicas y actividades destinadas a la

identificación, valoración y al control de las causas que pueden generar Accidentes Laborales.
Objetivo general:
Mantener un ambiente laboral seguro, mediante el control de las causas básicas que potencialmente pueden
causar una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte, del trabajador
o daños económicos en los recursos de la empresa.
Objetivos específicos:
• Establecer mecanismos tendientes a prevenir e identificar las condiciones que pueden generar
accidentes de trabajo o que representen un potencial de pérdida para la Empresa.
• Establecer normas y procedimientos seguros de trabajo y difundirlos a los empleados.
• Implementar mecanismos periódicos de monitoreo y control permanente de los factores que tengan un
alto potencial de pérdida para la seguridad de los trabajadores y para la empresa.
Actividades
Notificación y Reporte de Accidentes de Trabajo
Dando cumplimiento a la legislación local la compañía ha establecido y documento, lo relacionado con este
tema para lo cual estableció el POP-13 Procedimiento para Reporte e Investigación de Accidentes e
Incidentes de Trabajo, en el cual esta los pasos a seguir cuando se presente un evento de este tipo.
Con el fin de garantizar el cumplimiento de la política, objetivos metas de la compañía se desarrolla el POP-13
Procedimiento para la Investigación de Accidentes e Incidentes de Trabajo, al cual se le realiza seguimiento
bimensual en la reunión gerencial y a través del COPASO para verificar su cumplimiento y tomar las acciones
que sean necesarias para evitar que vuelvan a suceder.
Estadísticas Accidentes Laborales
La compañía registra mensualmente los accidentes de trabajo que se presentan en la compañía a nivel
nacional, realiza seguimiento de dichas estadísticas a través del COPASO y las reuniones Gerenciales
bimensuales, donde se toman acciones y decisiones para el control de los peligros y riesgos que impactan los
respectivos indicadores de accidentalidad.
26

Normas y procedimientos administrativos
La empresa cuenta con procedimientos, instructivos de trabajo documentados para la ejecución de sus
procesos de su actividad económica, descripción de cargos, manuales, programas, folletos y formatos, para el
desarrollo propio de sus labores, y así mismo poder minimizar los peligros y riesgos inherentes a las
actividades propias de la organización. Ver: FSIG-02 Lista Maestra de Documentos, FSIG-03 Lista Control de
Registros, a los cuales los procesos pueden tener acceso a la información vía Web. Así mismo en cada puesto
de trabajo del personal operativo se ubica un Manual Autodidáctico de Consulta en el cual están ubicados los
procedimientos y protocolos a seguir en el desarrollo de sus tareas y los respectivos controles para los peligros
y riesgos laborales presente en su puesto de trabajo.
Inspecciones de seguridad:
Las Inspecciones que realiza la compañía se realizan siguiendo el PROP-02 Programa de Inspecciones de
Seguridad Integral, tratando de identificar el mayor número de condiciones de riesgo o peligro (Incidentes).
Consiste en realizar un Recorrido por los diferentes procesos de la compañía o instalaciones de los clientes,
con un enfoque amplio e integral, que busca detectar los métodos y las prácticas peligrosas que poseen un
potencial de riesgo.
Investigación y Análisis de Accidentes e Incidentes de Trabajo
La investigación de los accidentes e incidentes de trabajo en la compañía se realiza siguiendo el PGH-05

Procedimiento para Reporte e Investigación de Accidentes e Incidentes de Trabajo, esta es la técnica que
busca identificar las causas básicas e inmediatas de dichos eventos, es realizada con el fin de identificar las
causas reales que dieron origen al incidente y poder tomar las acciones preventivas, tendientes a disminuir al
máximo la ocurrencia de eventos con características similares. La efectividad de los procesos de análisis e
investigación consisten en la identificación de las causas básicas e inmediatas que dieron origen a los mismos.
Reportes de Incidentes, Actos y Condiciones Inseguras
La compañía consiente que debe adelantarse al acontecimiento de los hechos que generen perdidas, ha
establecido el programa PROP-01 Programa para Reporte de Incidentes, Condiciones Peligrosas y Actos
Inseguros, en el cual se establecen las directrices para el reporte de dichos eventos.
Señalización y Demarcación
La señalización de G4S Secure Solutions Colombia S.A., tienen en cuenta los principios básicos de
señalización así:
• Atraer la atención de quien lo reciba (contraste – tamaño)

• Dar a conocer el mensaje con suficiente antelación
• Ser clara y fácil de interpretar
• Posibilidad real en la práctica de cumplir lo indicado.
De acuerdo con su actividad económica G4S Secure Solutions Colombia S.A., presenta necesidades de
señalización de seguridad industrial de: tipo preventivo, salvamento, prohibición y obligación, la cual está
instalada en cada centro de trabajo o sucursal o en los proyectos que lo ameriten.
La señalización es una técnica de tipo preventivo la cual no elimina el riesgo y G4S Secure Solutions Colombia
S.A., la utiliza cuando:
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• No sea posible eliminar el riesgo

• Sea necesario proteger al trabajador
• Como complemento a la protección ofrecida por dispositivos de seguridad y protección ambiental.
• Se requiera informar transitoriamente de un peligro.
• Transmitir un mensaje de los riesgos presentes en el área de trabajo
• Informar de una acción a seguir
Es importante recordar que “LA SEÑALIZACIÓN NUNCA ELIMINA EL RIESGO”.
Programa de Mantenimiento
El mantenimiento comprende el trabajo para la conservación de las edificaciones, las plantas eléctricas,
herramientas, equipo (vehículos, motos, bicicletas), entre otros, buscando mantener un orden de trabajo
seguro y herramienta para el trabajo eficaz, para ello se revisará la hoja de vida de cada uno de ellos y el
cumplimiento de las fechas propuestas de mantenimiento, para lo cual se sigue el PLSOP-03 Procedimiento de
Mantenimiento Preventivo.
Prevención y Control de Emergencias Empresariales
Con la asesoría de la ARL, junto con los líderes de los procesos de cada sucursal o centro de trabajo de la
compañía y clientes, se establecen los planes de emergencias para los eventos identificados en el análisis de
vulnerabilidad, el cual se divulga a todos los empleados y se realizan los simulacros correspondientes, (ver plan
de emergencia y simulacros), donde dicho plan contempla plan estratégico, plan operativo, plan informativo,
divulgación del plan de emergencias, así mismo y con el objeto de contribuir en la prevención de emergencias
en las instalaciones de los clientes en el MOP-02 Manual de Operaciones de Seguridad, ubicado en el Manual
Autodidáctico de consulta, ubicado en cada puesto de trabajo del personal operativo, se estableció el plan de
emergencia que debe aplicar el personal operativo en las instalaciones de los clientes o puestos de trabajo
donde estén ubicados.
Los brigadistas de emergencias en las sedes administrativas y operativas son trabajadores debidamente
motivados, entrenados y capacitados, quienes en razón de su permanencia y nivel de responsabilidad, asumen
la ejecución de procedimientos administrativos u operativos necesarios para prevenir y controlar las
emergencias que se puedan presentar en las instalaciones de la compañía o de los clientes.
6.4.2.HIGIENE INDUSTRIAL
Definición: La Higiene Industrial es la disciplina dedicada al reconocimiento, evaluación y control de aquellos

factores y agentes ambientales originados en o por el lugar de trabajo, que puedan causar enfermedad laboral
entre los trabajadores o entre los ciudadanos de una comunidad.
Objetivos General:
Mantener un ambiente laboral seguro, mediante el control de las causas básicas que potencialmente pueden
causar cualquier estado patológico permanente o temporal a los trabajadores.
Objetivos Específicos:
• Identificar y evaluar los factores de riesgo presentes en el lugar de trabajo que puedan generar efectos
adversos sobre la salud y el bienestar de los empleados.
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• Establecer medidas de control con el fin de minimizar los factores de riesgo identificados y proveer
mejores condiciones, tanto en las instalaciones de G4s Secure Solutions Colombia S.A., clientes como en
protección al ambiente.
• Evaluar la magnitud de los riesgos, para determinar su real peligrosidad y nivel de Actividad.
Actividades:
La identificación, evaluación de factores de riesgo generadores de enfermedad laboral se realiza de acuerdo

con el POP-14 Procedimiento para la identificación y Valoración de Aspectos Ambientales y Peligros,
Evaluación y Control de los Impactos Ambientales y Riesgos. Con la información obtenida en el Panorama de
Factores General de Riesgos, con el apoyo de la ARL, se realizan mediciones ambientales de aquellos riesgos
que ameriten dichas mediciones, y se establecen las medidas de control requeridas teniendo en cuenta la
siguiente jerarquía de intervención: eliminación, sustitución, controles de ingeniería, señalización, advertencias,
controles administrativos y por ultimo equipo de protección personal EPP.
6.4.3.SANEAMIENTO BÁSICO Y PROTECCION AMBIENTAL
Control de servicios sanitarios, vestieres y lockers.
Para minimizar las consecuencias por estos riesgos, se realiza, aseo y desinfección en cada una de las
sucursales o centros de trabajo, con empresas externas dedicadas a estas tareas, adicionalmente en las
instalaciones de los clientes los trabajadores tienen acceso a estos servicios y en aquellos donde no se cuenta
con estos, la compañía le suministra estos elementos esenciales para su bienestar.
Control de plagas y Roedores
La compañía para el control de este riesgo ha definido que los responsables de mantenimiento de cada
sucursal de la compañía, son los responsables de coordinar la realización de las fumigaciones en las
instalaciones para control de plagas y roedores, de acuerdo con las necesidades que se identifiquen en cada
sede.
Ambiente
La compañía consciente de la importancia de cuidar el ambiente en el desarrollo de sus actividades, se

compromete a identificar los aspectos e impactos ambientales y controlarlos sus impactos significativos, con el
fin de prevenir impactos negativos para el medio ambiente, disminuir los residuos y optimizar el manejo de los
recursos naturales, generando y promoviendo cultura ambiental al interior de la compañía y hacia los clientes,
para lo cual aplicara lo establecido en el POP-14 Procedimiento para la identificación y Valoración de Aspectos
Ambientales y Peligros, Evaluación y Control de los Impactos Ambientales y Riesgos y el PRL-02 Programa
de Gestión Ambiental y Plan de Gestión de Residuos.
CAPITULO 7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O PRESTACIÓN DEL SERVICIO
En este capítulo se presentan las disposiciones que se han puesto en práctica en G4S SECURE SOLUTIONS
COLOMBIA S.A., relacionadas con todos los procesos para la prestación del servicio, así como las
disposiciones relacionadas con el control de los dispositivos de seguimiento y control.
Los procesos de prestación del servicio involucran el recibo de información con las necesidades del cliente y
creación del mismo en el sistema, así como la aprobación del sistema, compras, el proceso de servicio que
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involucra el control de las actividades como tal, la identificación y trazabilidad del producto, la preservación de la
información cuando esta archivada y el control de los dispositivos de seguimiento y medición.
Con el cumplimiento de las disposiciones establecidas en esta sección del Manual, se pretende tener claras las
reglas de manejo de información necesaria, disponer de los servicios que se necesitan y adicionalmente, llevar
a cabo los procesos con la mínima variabilidad, de modo que garantice el cumplimiento de los requisitos de
calidad del servicio, Seguridad Privada, Ambiental y SG-SST.
7.1. PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., ha planificado la forma de prestar el Servicio de Vigilancia en
Seguridad mediante las siguientes herramientas:
 Mapa de Procesos
 Caracterización de cada uno de los procesos
 Documentación de cada proceso (procedimientos, manuales, instructivos, programas)
 Identificación de peligros y riesgos durante la prestación del servicio
Mediante estas actividades de documentación, se cumple con los documentos y se establecen los recursos
específicos para cada servicio, así como el seguimiento, la inspección durante los procesos de prestación del
servicio, siguiendo para esto el método PHVA.
Los registros proporcionan la evidencia de que los procesos de prestación del servicio están cumpliendo con los
requisitos, establecidos por la compañía.
7.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE
7.2.1.Determinación De Los Requisitos Relacionados Con El Producto
G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., realiza las negociaciones a través de la venta directa a los
clientes o por la participación directa en licitaciones. Ofrece directamente sus servicios a clientes potenciales,
entregándole información del servicio.
G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., investiga el mercado de licitaciones mediante la información
publicada en prensa, periódicos especializados, invitaciones directas o solicitudes de oferta.
G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., establece los contratos de servicios para sus clientes, los cuales
contienen su mecanismo de aprobación y contenidos en: PCVEN-01 Procedimiento Venta Servicio.
7.2.2.Revisión de los Requisitos Relacionados con el Servicio

A partir de las evaluaciones previas de los planes de protección de instalaciones, identificación de peligros,
necesidades y expectativas de cada cliente, se analiza la capacidad de cumplir con los requisitos establecidos
por los clientes. Los parámetros de servicio bajo los cuales se pueden realizar los mismos están definidos en el
PCVEN-01 Procedimiento Venta Servicio.
7.2.3.Comunicación con el Cliente
G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., ha establecido y ha puesto en práctica unas reglas eficaces para
la comunicación con los clientes relacionadas con:
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 El suministro de la información relacionada con el servicio requerido.

 La forma de tramitar las consultas, contratos, atención de pedidos incluyendo modificación.
 Cualquier retroalimentación del cliente, incluyendo sus quejas, peticiones, solicitudes y reclamos.
 Visitas con Supervisores, Coordinadores, Jefes de Operaciones y Ejecutivo (a) de Ventas y Post Venta.
La comunicación se lleva a cabo vía telefónica fijo, Avantel, Celular, correo electrónico y presencialmente.
7.3. DISEÑO Y DESARROLLO
Los servicios ofrecidos de Vigilancia Seguridad no contienen diseño. Dado lo anterior, este elemento de la
Norma ISO 9001 no se considera aplicable para el SIG.
7.4. COMPRAS
Este numeral establece los procedimientos para evaluar, seleccionar y controlar los proveedores y contratistas
de productos y servicios críticos de la compañía, para asegurar que están en capacidad de cumplir con los
requisitos establecidos por la organización. Adicionalmente, garantizar que los documentos de compra,
contengan la descripción clara de los productos y servicios adquiridos o contratados, al igual que cumplen con
requisitos legales, seguridad, confiabilidad, Seguridad y Salud Ocupacional.
Se ha considerado como productos, equipos y herramientas críticos para la prestación de los servicios:
 Aquellos productos indispensables para la prestación del servicio y cuya ausencia genera
inconformidad frente al cliente o incumplimiento de algún requisito legal o normativo, tales como,
Hardware, Comunicaciones, Garret, Armamento, Munición, Dotaciones (Uniformes), EPP, Papelería
con manejo de marca.
Se ha considerado como servicios críticos para la prestación de los servicios:
 Aquellos servicios indispensable para el desarrollo de la operación y cuya ausencia genera

inconformidad frente al cliente o incumplimiento de algún requisito legal o normativo, tales como
Mantenimiento parque automotor, Mantenimiento Planta eléctrica, Mantenimiento Armamento,
Mantenimiento Garret, Consultoría en Seguridad, Selección de Personal, Servicio de Supervisión
motorizada, Servicio Caninos, Alquiler de vehículos, Servicio de Capacitación, Servicio de
Combustible, Servicio de Transporte..
Los proveedores y contratistas se encuentran seleccionados, evaluados y controlados, de acuerdo con las
disposiciones establecidas en los procedimientos para Realizar Pedidos (PLSOP-01) y Evaluación, Selección y
Control de Proveedores y Contratistas (PLSOP-02).
7.5. PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO
G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., busca asegurar la ejecución de las actividades propias de los
servicios prestados de Vigilancia y Seguridad, y la permanente capacidad de los servicios utilizados en el
proceso mismo.
31

7.5.1.Control de la Producción y Prestación del Servicio
Para el control y operación de los procesos, la organización cuenta con procedimientos establecidos que
definen la metodología para llevar a cabo las diferentes actividades de cada proceso. Por otro lado, cuenta con
aplicaciones de software y hardware para la prestación del servicio, las cuales facilitan la ejecución y el control
de las actividades del proceso operativo.
Para asegurar la permanente capacidad de los equipos y sistemas operativos utilizados en la prestación de los
servicios, se cuenta con programas de mantenimiento realizados y controlados por el proceso de Operaciones y
Logística según corresponda.
Para prestación del servicio, la evaluación, identificación de peligros y riesgos, establecimiento de planes de
protección de instalaciones, control del proceso y el mantenimiento de equipos y sistemas operativos que
intervienen en la operación, se cuenta con los procedimientos relacionados a continuación.
CODIGO PROCEDIMIENTO
SCPLPYF-02 Procedimiento de Programación y Facturación
PLCAR-05 Procedimiento para Gestión de Cartera
POP-01 Procedimiento para Instalación y Levantamiento de Servicios
MOP-02 Manual de Operaciones de Seguridad
POP-02 Procedimiento Visitas a Clientes
POP-04 Procedimiento Realización Actividad C4I
POP-05 Procedimiento para realizar visitas diarias de Supervisión
POP-06 Procedimientos para Atender las Solicitudes de Clientes
POP-07 Procedimiento Comité Primario
POP-08 Procedimiento para Entrega y Recepción de Vehículos
POP-09 Procedimiento Administración Operativa de Armamento
Procedimiento para Elaborar Evaluaciones y Planes de Protección de
POP-10
Seguridad
Procedimiento Ingreso y Salida de Funcionarios, Visitantes, Vendedores,
POP-12
Proveedores y Contratistas
POPURB-01 Procedimiento Meet & Greet
Procedimiento para Reporte e Investigación de Accidentes e Incidentes de
POP-13
Trabajo
Procedimiento identificación y Valor de Aspectos Ambientales y Peligros,
POP-14
Evaluación y Control de los Impactos Ambientales y Riesgos
Procedimiento para el Manejo, Entrega, Recepción y Destrucción de
PL-04
Dotación
PL-09 Procedimiento Administración de Avanteles
PL-10 Procedimiento Seguros y Controles de Llaves
PGH-07 Procedimiento de inducción y capacitación
PGH-13 Procedimiento para la Elaboración de Exámenes Médicos Ocupacionales
PGH-15 Procedimiento Evaluación de Desempeño
Programa para Reporte de Incidentes, Condiciones Peligrosas y Actos
PROP-01
Inseguros
PROP-02 Programa de Inspecciones de Seguridad Integral
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PROP-04 Programa de Gestión para Riesgo de Transito

PRGH-22 Programa Estilos de Vida, Trabajo Saludable y Salud Pública
PRGH-03 Programa de Vigilancia Epidemiológico Osteomuscular
PROPINS-03 Plan de Emergencias
7.5.1.1. Alianzas Estratégicas de Seguridad Integral
G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., ha establecido alianzas en materia de seguridad Integral con
autoridades locales, gremios y otras instituciones, buscando hasta donde sea razonable ayudar a mejorar la
seguridad de las operaciones, así:
 Comité de la Red de Apoyo de la Policía Nacional. Periodicidad: Trimestral
 Comité de Seguridad ANDI. Periodicidad: Quincenal
 Comité de Empresas Americanas. Periodicidad: Trimestral
 Contactos permanentes con diferentes instituciones de Seguridad del Estado:

 Sijin.
 Dijin.
 Gaula.
 Ejército Nacional.
 Policía Nacional (Red de Apoyo)
En estos comités participan Gerentes y Jefes de Seguridad de las Compañías inscritas a cada gremio.
7.5.2.Validación de los Procesos de la Producción y Prestación del Servicio
La validación del servicio es realizada por G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., inicialmente con la
elaboración del FOPINS-37 Evaluación Requisitos de Seguridad Para Prospectos (evaluación de los planes de
protección de instalaciones, identificación peligros, riesgos necesidades Seguridad y Salud Ocupacional) y una
vez contratado el servicio, es controlado a través de los procedimientos de Reclutamiento y Selección de
Personal, contratación de personal y el comité de preinstalación, así mismo se realiza la validación de la
prestación del servicio una vez instalado a través de la visitas de los Supervisores, Jefes de Operaciones,
Ejecutivos de Post - Venta, entre otros y monitoreo constate a través del C4I.
7.5.3.Identificación y Trazabilidad
Debido a que los servicios que presta G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., son intangibles, la
trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros (Ver Procedimiento de Control de
Registros (PSIG-03) y demás documentos asociados (Listado Maestro de Documentos) a través de los cuales
es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio o exposición a peligros y riesgos del personal desde la
solicitud hasta el cierre del mismo.
La trazabilidad puede ser lleva a cabo a través de registros electrónicos o físicos. A través de registros
electrónicos utilizando el Avantel, plataforma SAES y Centor y a través de registros físicos, en la carpeta del
cliente, de acuerdo a los procedimientos POP-02 Procedimiento Visitas a Clientes, POP-05 Procedimiento
33

para realizar visitas diarias de Supervisión y el POP- 04 Procedimiento Realización Actividad C4I y demás
actividades documentadas en los diferentes procesos de la compañía.
7.5.4.Propiedad del Cliente
Los elementos, instalaciones o equipos que son propiedad del cliente son registrados en el contrato y acta de
instalación o levantamiento de puestos FOP-04, en dicho documento se deja constancia del estado de los
mismos. El mantenimiento preventivo y correctivo es realizado por el Cliente y cualquier novedad que ocurra
con dichos elementos relacionada con el deterioro o que presente peligro o riesgo para el personal de
seguridad, es notificada al cliente y se deja registro en el libro de control del puesto, actas de vistas o informes
presentados.
7.5.5.Preservación del Producto
Este numeral establece las políticas y procedimientos referentes a evitar el deterioro y la pérdida de
documentos del cliente. En el servicio que presta G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., se preserva la
conformidad del producto a través del Manual de Funciones (MOP-01) y Manual de Operaciones de Seguridad
(MOP-02), este último que se encuentra ubicado en cada puesto, en cual se establecen los diferentes
procedimiento a seguir para el personal relacionado con la prestación de servicios de seguridad privada,
seguridad y salud ocupacional y ambiente.
7.6. CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
En ninguno de los servicios prestadas por G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., intervienen equipos
de inspección, medición y ensayo, por consiguiente este requisito no aplica.
CAPITULO 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
8.1. GENERALIDADES
En G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., se planifican los procesos de seguimiento, medición, análisis
y mejora mediante:
 La preparación de proyectos para llevar a cabo la investigación de la satisfacción de los clientes

 La programación de auditorías internas del SIG.
 Indicadores de Gestión para medir el desempeño de los procesos que se consideran claves dentro del
SIG
 El establecimiento de planes de mejora continua mediante la aplicación del FSIG-05 Solicitud y
Seguimiento de Acción Correctiva - Preventiva
 Estadísticas de Accidentes Laborales y Enfermedad General
Para poner en práctica lo que se ha planificado, se utilizan métodos de trabajo en grupo, el uso de técnicas y
herramientas estadísticas lo cual permite:
 Demostrar la conformidad del servicio

 Asegurarse de la conformidad del SIG
 Mejorar continuamente la eficacia del SIG
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8.2. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
8.2.1.Medición de la Satisfacción de los Clientes – Evaluación Pos-contrato
Para G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., una de las principales medidas del desempeño del SIG es
la percepción del cliente en cuanto a la Calidad, la efectividad en el control y mantenimiento de la Seguridad ,
Salud Ocupacional y Ambiente del servicio que suministra la empresa.
Para obtener la información relacionada con la satisfacción de los clientes, se realiza mediante el uso de
encuestas realizadas cada 2 años, por una firma contratada para este fin, con lo cual se obtienen los datos
sobre las variables que considera más importante la Gerencia como claves para determinar el desempeño de la
prestación del servicio desde el punto de vista del cliente.
Esta información, una vez reunida, se analiza y los resultados de la encuesta se presentan un informe, en el
cual se incluyen los objetivos de la encuesta que se pretendía medir, la herramienta de encuesta utilizada
(formulario), las conclusiones las cuales son apoyadas en gráficas estadísticas y las recomendaciones, con el
fin de establecer acciones concretas de mejoramiento.
8.2.2.Auditoría Interna
En G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., se programan las Auditorías Internas del SIG, de modo que
una vez al año se examine cada uno de los procesos que hacen parte del SIG, tomando en consideración el
estado y la importancia de los procesos, sucursales y procesos a auditar, resultados de auditorías anteriores y
la naturaleza de los peligros y riesgos en seguridad integral.
Estas Auditorías Internas del SIG tienen como propósito:
 Evaluar la conformidad y efectividad del SIG de acuerdo con los requisitos especificados en las normas
ISO 9001; BASC, OPR, Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Ambiente (RUC), OHSAS 18001 el
Manual del SIG y los Procedimientos del SIG.
 Determinar si se ha puesto en práctica la documentación del SIG, se están ejerciendo los controles en
cada proceso, se están haciendo las mediciones de cada proceso y finalmente, si el SIG y cada uno de
los procesos están operando de forma eficaz para alcanzar la política, los objetivos y metas de la
Compañía.
Las actividades anteriormente descritas se encuentran en el procedimiento PSIG-07 Procedimiento para

Auditorías Internas del SIG.
Los auditores internos para participar en la ejecución de auditorías internas, deben estar certificados y haber
aprobado el curso de auditor interno en ISO 9001, BASC, OHSAS o RUC y haber participado como auditor en
formación en una de las auditorías internas de la compañía, con relación a la participación como auditor en
formación se excluye: cuando en la sucursal todos los auditores internos sean nuevos para el periodo que se
van a realizar las auditorías internas, para lo cual bastara con que cuenten con la certificación aprobada como
auditor interno.
35

8.2.3.Seguimiento y Medición de los Procesos
En G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., se adecuó el uso de indicadores de Gestión para cada uno de
los procesos como el método principal para medir su desempeño.
Mediante el uso de los indicadores de gestión se puede observar la capacidad de los procesos para alcanzar
los resultados que se planifican en cada uno de ellos.
8.2.4.Seguimiento y Medición del Producto
El seguimiento y la medición de las características claves que pueden tener impacto significativo en el control y
seguridad se lleva a cabo a través de registros electrónicos o físicos. A través de registros electrónicos
utilizando el sistema C-Rondas de Avantel y Centor; a través de registros físicos según el siguiente
Procedimiento:
 Los funcionarios del Proceso de Operaciones deben aplicar el POP-02 Procedimiento Visitas a
Clientes, POP-05 Procedimiento para realizar visitas diarias de Supervisión y el POP-04
Procedimiento Realización Actividad C4I.
 Periódicamente el personal de operaciones debe realiza inspecciones de seguridad integral en las
sedes de G4S y sus cliente con el objeto de detectar peligro, riesgos, amenazas y vulnerabilidades.
 El Operador del C4I que este de turno debe permanente monitorear los Vigilantes, Supervisores y
Escoltas que están en servicio utilizando para este fin el avantel y la respectiva plataforma.
 Los ejecutivo (a) de Post Venta periódicamente deben realizan visitas a los clientes con los cuales se
tiene contrato de servicios de seguridad, donde deben realizar seguimiento a los acuerdos y requisitos
contratados con el cliente, dichas visitas deben ser registradas en la plataforma del CRM.
 Todos los procesos cada año deben recibir la auditoria interna de la compañía, en el Sistema Integrado
de Gestión la cual es realizada por el equipo auditor interno.
 Todos los procesos deben realizar las respectivas mediciones mediante los indicadores de Gestión
definidos y según la periodicidad establecida en el FSIG-30 Ficha Técnica Indicadores de Gestión.
 Los Gerentes de sucursal semanalmente realizan reuniones con sus equipos de trabajo donde se
analiza los resultados y novedades de la gestión en la prestación de servicios de vigilancia y seguridad
privada, compromisos adquiridos con el cliente en temas de servicios, seguridad y salud ocupacional,
etc.
 También a nivel nacional la Gerencia General realiza bimensualmente reuniones, con gerentes de
sucursal, lideres SIG sucursal, gerencias nacionales, coordinador nacional SIG, realizar seguimiento y
medición de los temas de prestación del servicio, administrativos y seguridad y salud ocupacional.
8.3. CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
En G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., se toman las acciones necesarias para detectar los servicios
No Conformes para tomar acciones correctivas y prevenir la recurrencia.
El Servicio No Conforme Directo se detecta a través de los propios procesos de la compañía, mediante el cual
se busca tener un control exhaustivo de dicho producto para evitar que este llegue al cliente.
El Servicio No Conforme Indirecto es el relacionado con la prestación del servicio de los proveedores y
contratitas, que se manifiestan a través de las siguientes fuentes:
 Proveedores de productos o servicios críticos.
36

 Ordenes de Servicio de Mantenimiento Vehicular.

 Recepción de Quejas y Reclamos de Clientes.
Las disposiciones para el manejo de las No Conformidades tanto directas como indirectas se definen en los
procedimientos PSIG-06 Control de Producto o Servicio No Conforme.
8.4. ANÁLISIS DE DATOS
G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., analiza los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la
eficacia de los servicios suministrados y evaluar las oportunidades de mejora continua del sistema, para ello, se
parte entre otros, de las siguientes fuentes de información:
 Resultados obtenidos, a través de las encuestas de satisfacción de cliente.

 De la conformidad con los requisitos del servicio.
 Resultados de los indicadores de gestión de los procesos.
 Resultados de las auditorías internas.
 Evaluación de los proveedores y contratistas.
 Resultados de Siniestralidad.
 Resultados de Accidentes de Laborales, Enfermedades Laborales, reportes de incidentes y
condiciones inseguras, Ausentismo.
 Aspectos e impactos ambientales.
 Diagnósticos de riesgos en seguridad integral (elaboración de evaluaciones y planes de protección de
instalaciones, Identificación de peligros y riesgos)
 Plataforma SAES y Avantel, entre otras.
8.5. MEJORA
8.5.1. Mejora Continua
G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., ha asumido un compromiso con la mejora continua de la eficacia
del SIG, tomando como base los resultados de las Auditorías internas, como el análisis de datos, las acciones
preventivas y correctivas, las sugerencias de empleados, sugerencias del COPASO, sugerencias de clientes, la
medición de la satisfacción del cliente, los niveles de no conformidad, resultados de la revisión Gerencial,
estadísticas de AL, EL, reportes de incidentes, siniestros presentados en la operación y condiciones inseguras,
evaluación de riesgos en seguridad integral, planes de protección, entre otros.
Con esta información y en reuniones periódicas del SIG la Gerencia determina en qué medida se está
cumpliendo la Política y los Objetivos del SIG y al encontrarse deficiencias se generan acciones de
mejoramiento continuo.
Como principio básico para el mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión se promueve el liderazgo a nivel
directivo y operativo de modo que se les permita participar a todos los trabajadores en la dirección o involucrar
en programas o proyectos específicos de mejoramiento. Para lo cual en la compañía se puede utilizar las
siguientes metodologías para el mejoramiento continuo entre otras:
 Lluvia de Ideas: Se invita un grupo de mejoramiento que colabore en la lluvia de ideas con el fin de lograr
encontrar propuestas que permitan el mejoramiento continuo. Posteriormente se puede utilizar otras
metodologías tales como la Ruta de la Calidad, el Método de las 5W / 1H, Diagrama de Pareto, Diagrama
causa efecto, entre otras.
37

 Ruta de La Calidad: Es una secuencia normalizada de actividades, que permite solucionar problemas o
llevar a cabo proyectos en cualquier proceso de trabajo de la empresa y que, al aplicarse sistemáticamente
genera un proceso de mejoramiento continuo.
Objetivos de la Ruta de Calidad
a) Lograr que los problemas o proyectos que se analizan en los grupos de mejoramiento y se solucionen
exitosamente.
b) Seguir una secuencia lógica de las actividades que se requieren para desarrollar un proyecto
c) Estandarizar la metodología de solución de problemas en las organizaciones
Origen de la Ruta de Calidad:
El ciclo Deming constituye una de las herramientas vitales del sistema integrado de Gestión, para asegurar el
mejoramiento continuo. Posteriormente se aplica en las actividades y operaciones diarias en el entorno de
trabajo. El resultado fue denominado “Ciclo P.H.V.A.”
P = PLANEAR: Establecer planes para el propósito

del proyecto.
P H H = HACER: Ejecutar lo planeado.
V = VERIFICAR: Verificar si los resultados

Concuerdan con lo planeado.
A V A = ACTUAR: Actuar para corregir o eliminar

Los problemas en la fase de verificación
Cómo aplicar el Ciclo Deming o Ciclo P.H.V.A.
38

Estas actividades pueden llevar a aceptar los resultados obtenidos o bien al diseño de un nuevo plan y el ciclo
avanza girando, generando la mejora continua.
AL
ID
D
A
A P
V H
A P
MANTENER
V H
MEJORAR
A P
MANTENER
V H
MEJORAR
MANTENER
TIEMPO
Método de las 5W / 1H
QUÉ: Realizar el listado de los problemas o situaciones que se puedan mejorar en sus actividades o en su área
de trabajo.
Seleccionar los problemas prioritarios, es decir, los más importantes. Recordar que todos los problemas no
tienen el mismo grado de importancia (los pocos vitales y los muy triviales).
Seleccionar aquel problema que se convertirá en proyecto, al cual le trabajará el grupo de Mejoramiento.
POR QUÉ: Definir con el grupo claramente las razones de importancia del problema seleccionado.
a) Herramientas a utilizar:
b) Definición del tema
c) Lluvia de Ideas
d) Análisis de las ideas producidas
DÓNDE: Determinar la ubicación del proyecto. Por ejemplo, dado un programa circunscribirlo a una de las
áreas específicas.
QUIÉN: Determinar los responsables de llevar a cabo una o varias de las etapas del proyecto.
CUÁNDO: Definir la fecha límite para alcanzar la solución del problema, esto es, la terminación del proyecto. Un
proyecto que no tiene un cronograma de trabajo bien definido, será un proyecto con bajo nivel de prioridad.
CÓMO: Reunir toda la información disponible cualitativa y cuantitativa, que nos permita:
39

a) Mostrar el comportamiento histórico del problema.

b) Señalar la importancia que tiene, sus defectos y las consecuencias
Diagrama de Pareto: Es una forma especial de grafica de barras verticales, el cual ayuda a determinar qué
problemas resolver y en qué orden, nos ayuda a dirigir nuestra atención y esfuerzos a los problemas realmente
importantes, obtendremos mejores resultados al analizar los problemas en orden de importancia. Se basa en la
regla 80-20, según la cual el 80% de los problemas se puede atribuir al 20% de las causas. Por lo tanto, de las
causas que provocan un problema el 20% de ellas contribuyen en un 80% al problema. Los problemas o
eventos más frecuentes o más costosos no son siempre los más importantes.
Diagrama Causa Efecto: Es una técnica de análisis de causa y efectos para la solución de problemas,
relaciona un efecto con las posibles causas que lo provocan. Se utiliza cuando se necesite encontrar la causa
raíz de un problema. Simplifica el análisis y mejora la solución de cada problema; ayuda a visualizarlos mejor y
hacerlos más entendibles, a su vez agrupa el problema o situación a analizar y las causas y subcausas que
contribuyen a este problema o situación.
Registro de acciones de mejoramiento: se recopilan todas las conclusiones definidas para el mejoramiento y
se diligencia el formato FSIG-05 Solicitud y Seguimiento de Acción Correctiva – Preventiva.
Implementación: El responsable del proceso junto con el personal que éste determine, implementan las
acciones propuestas, en las fechas establecidas.
Seguimiento: El equipo auditor mediante las auditorías internas, debe revisar los resultados obtenidos en la
FSIG-05 solicitud y seguimiento de acción correctiva - preventiva, registrando el nombre y fecha cada vez que
realice un seguimiento a dicha acción.
8.5.2.ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
En G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A., se toman acciones correctivas con el fin de eliminar las
causas de las no conformidades y evitar que vuelvan a ocurrir. La complejidad y el grado de detalle al que se
llegue en el planteamiento de una acción correctiva están relacionadas directamente con la gravedad y la
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frecuencia de las no conformidades que se encuentren, siguiendo los lineamientos del Procedimiento PSIG-04
Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas.
De otro lado para las acciones preventivas se tienen en cuenta otras fuentes de información tales como las
tendencias de los procesos, las no conformidades relacionadas con el SIG pero que no han generado no
conformidades en el producto, los riesgos que se pueden presentar en proyectos que lleva a cabo la
Organización, entre otros, siguiendo los lineamientos del Procedimiento PSIG-04 Procedimiento de Acciones
Correctivas y Preventivas.
Se implementan acciones correctivas y preventivas cuando la magnitud de la no conformidad tenga incidencia

en la calidad final del producto, cuando represente riesgo de incumplimiento con los clientes o cuando
representen peligros o riesgos para la salud y seguridad de los trabajadores.
Anexos:
Anexo 1: Mapa de Procesos

Anexo 2: Caracterización de Procesos
Anexo 3: Organigrama
Anexo 4: Política Sistema Integrado de Gestión
Anexo 5: Objetivos SIG.
Anexo 6: Organigrama SG-SST.
41

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MANUAL SIG V10 17-02-14

MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION (SIG) EN:

 CALIDAD NTC ISO 9001:2008

G4S SECURE SOLUTIONS COLOMBIA S.A.

CONTROLADO: ELABORADO: REVISADO: APROBADO:

SI X NO Firmado en Original en Sede Principal Firmado en Original en Sede

G4S – VIGILADO Supervigilancia R. 20121200088927 de 28-11-2012

CAPITULO 1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................ 5

G4S – VIGILADO Supervigilancia R. 20121200088927 de 28-11-2012

5.5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN ......................................... 20

G4S – VIGILADO Supervigilancia R. 20121200088927 de 28-11-2012

7.5.3. Identificación y Trazabilidad ................................................................................ 33

G4S – VIGILADO Supervigilancia R. 20121200088927 de 28-11-2012

1.1. PRESENTACIÓN DEL MANUAL

G4S – VIGILADO Supervigilancia R. 20121200088927 de 28-11-2012

G4S – VIGILADO Supervigilancia R. 20121200088927 de 28-11-2012

El Gerente General manifiesta su compromiso y suministra recursos necesarios para la implementación y el

En constancia a lo anterior firman:

Firmado en Original en Sede Principal Firmado en Original en Sede Principal

Firmado en Original en Sede Principal Firmado en Original en Sede Principal

Firmado en Original en Sede Principal Firmado en Original en Sede Principal

G4S – VIGILADO Supervigilancia R. 20121200088927 de 28-11-2012

Firmado en Original en Sede Principal Firmado en Original en Sede Principal

Firmado en Original en Sede Principal Firmado en Original en Sede Principal

Firmado en Original en Sede Principal

G4S – VIGILADO Supervigilancia R. 20121200088927 de 28-11-2012

1.3. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

1.3.1.Naturaleza Jurídica y Ubicación

ÍTEM DATOS DE LA EMPRESA

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ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

• Contrato a Término Indefinido

Distribución Socio Demográfica:

Horario de trabajo Días Periodos de descansos

Dicha estructura se presenta en el Anexo 6 de este manual

Comité Paritario de Salud Ocupacional:

G4S – VIGILADO Supervigilancia R. 20121200088927 de 28-11-2012

Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial:

Todos Nuestros Procesos Encaminados al Cliente

La compañía consciente de la importancia de la gestión de riesgos ocupacionales y que estos realmente se

Vigilancia Física: Consiste en la prestación de servicios de vigilancia y seguridad privada a personas,

G4S – VIGILADO Supervigilancia R. 20121200088927 de 28-11-2012

Otras actividades llevadas a cabo por G4S en Colombia son:

G4S – VIGILADO Supervigilancia R. 20121200088927 de 28-11-2012

1.3.4.Tecnologías y Procesos de Servicio

CAPITULO 2. ALCANCE DEL SIG Y EXCLUSIONES

 NTC ISO 9001

 NORMA Y ESTANDARES BASC

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 SEGURIDAD INDUSTRIAL, SALUD OCUPACIONAL Y AMBIENTE RUC, OHSAS 18001, SG-SST:

 ORGANIZACIÓN DE PROTECCIÓN RECONOCIDA OPR (DECRETO 730 DE 2004)

CAPITULO 3. CONTROL DEL MANUAL DEL SIG

3.2. REVISIÓN Y APROBACIÓN

3.3. CONTROL DE LA DISTRIBUCIÓN

G4S – VIGILADO Supervigilancia R. 20121200088927 de 28-11-2012

3.4. CONSULTA Y USO

3.5. CONTROL DE LOS CAMBIOS

CAPITULO 4. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

4.1. REQUISITOS GENERALES

 Procesos de Conducción: Los cuales dirigen el rumbo y toma de decisiones de la organización.

G4S – VIGILADO Supervigilancia R. 20121200088927 de 28-11-2012

4.2. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN

4.2.1.1 Estructura Documental: El SIG se soporta en la siguiente estructura documental: