Una vez realizada la votación sin vicios de los representantes de los trabajadores y la

dirección ha elegido los representantes del empleador en el comité paritario de seguridad y

salud en el trabajo, se debe realizar un acta de conformación del COPASST.

El acta de conformación del COPASST se realiza en la primera reunión del periodo para el
cual fueron elegidos los miembros del comité. En esta primera reunión se recomienda citar
tanto a principales como a suplentes puesto que el objetivo de la reunión es capacitar
sobre las funciones del COPASST y acordar cómo se van a manejar las citaciones a
reunión, elaboración de actas, recepción de sugerencias o quejas de parte de los
trabajadores y elegir presidente y secretario del comité.

Encabezado del acta de conformación del COPASST

En el encabezado del acta de conformación del COPASST o al final, antes de las firmas, se
debe incluir información sobre:

 Fecha de la reunión
 Lugar de la reunión (cuando la empresa tiene varias sedes)
 Hora de inicio y finalización de la reunión
 Periodo del comité
 Especificar que es un acta de conformación

Quórum
De acuerdo con el artículo 8 de la Resolución 2013 de 1986, el quórum se logra con la
mitad más uno de los miembros del comité. El acta de conformación del COPASST debe
incluir en primer lugar, si se cumplió el quórum de asistencia teniendo en cuenta:

 Listar cada una de las personas que asistió a la reunión

 Determinar si el asistente representa a los trabajadores o al empleador
 Identificar si el asistente es principal o suplente

Ejemplo: Si el comité está conformado por dos representantes del empleador y dos
representantes de los trabajadores, el quórum será de tres personas.

Capacitación en las funciones del COPASST

Se debe realizar una introducción a las funciones del COPASST las cuales están
determinadas por la Resolución 2013 del 1986. Esta introducción la puede realizar un
miembro del COPASST saliente, un miembro que haya sido reelegido, el responsable del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo o un asesor de la ARL o cualquier
persona capacitada para esta actividad.

En el acta de conformación del COPASST se debe establecer que se realizó una explicación
de cada una de las funciones y se aclararon las dudas que surgieron a los miembros con
respecto a sus funciones. Las funciones deben quedar explícitas dentro del acta para que
con la firma se establezca la aceptación de las mismas por parte de los trabajadores.

Tanto en el acta de conformación del COPASST como en la capacitación que reciban sus
miembros, se debe explicar cuáles son las responsabilidades del presidente y del secretario
del comité.

Secretario(a) y presidente(a) del COPASST

En el COPASST, el presidente del comité es elegido por la dirección, durante la reunión se
anuncia quién fue la persona que eligió el empleador como presidente del comité, esto debe
quedar especificado en el acta.

El secretario es elegido por votación al interior del comité, en el Acta debe quedar quién
fue la persona que quedó elegida como secretario(a) del comité. Si la elección se realizó en
forma unánime, se puede escribir: “… de forma unánime los miembros del comité eligen
como secretario(a) a … “. En caso de tener varios candidatos, se debe establecer quiénes
fueron, el número de votos que cada uno obtuvo y al final determinar quién será el
secretario o secretaria del comité.

Reuniones del comité

Una vez finalizada la elección del presidente y el secretario, se debe establecer cuál es el
mecanismo de citación a las reuniones ordinarias y extraordinarias. La normatividad
establece que el comité se debe reunir como mínimo una vez al mes y de forma
extraordinaria, cuando suceda algún accidente de trabajo o alguna situación que requiera el
apoyo del comité.

Se deben tener en cuenta las características del personal que conforma el comité. Por
ejemplo, si todos los miembros del comité tienen un correo electrónico corporativo, se
puede establecer que las citaciones a las reuniones, se realicen a través del correo
electrónico corporativo o de la agenda electrónica que utilice la empresa.

Si por el contrario, algunos miembros del comité no tienen acceso a un correo electrónico
corporativo, se puede establecer que las citaciones a reunión se realicen a través de una
carta o circular enviada a los trabajadores en la cual ellos reciben la información de cuándo
se realizará la reunión del comité (lugar, fecha y hora).

De ser posible, también se debe establecer en qué momento se realizará la reunión del
Comité. Por ejemplo, se puede establecer que el comité se reunirá el último viernes de cada
mes o se reunirá el primer día hábil de cada mes o establecer fechas exactas. Esto lo
determinan los miembros del comité de acuerdo con sus actividades laborales.

Comunicación con los trabajadores

Al interior del comité se debe establecer el mecanismo de comunicación con los
trabajadores, es posible que la empresa ya tenga definido un mecanismo y lo que se haga
sea socializarlo con los nuevos representantes, pero es posible que la empresa no lo tenga,
en este caso el COPASST determinará cuál será el mecanismo de comunicación con los
trabajadores.

En empresas que tienen acceso a medios tecnológicos por parte de sus trabajadores, es
posible generar una cuenta de correo, por ejemplo, copasst@miempresa.com y esta cuenta
de correo ser difundida a todos los trabajadores, para que conozcan cómo reportar
condiciones o actos inseguros.

Cuando todos los empleados no tienen acceso a Internet, se pueden ubicar buzones en las
instalaciones de la empresa en los cuales los empleados puedan depositar un papel con su
reporte de la situación que desean comunicar el COPASST.

También se puede utilizar una estrategia mixta, por ejemplo, se pueden utilizar los buzones
para depositar las situaciones en papel y contar con una herramienta tecnológica como un
correo electrónico, un foro de discusión o un sistema de tiquetes o PQRS.

Avance en la implementación del SG-SST

De ser posible, se recomienda que en el acta de conformación del COPASST quede
registrada una presentación del Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el Trabajo en la cual comunique a los miembros del COPASST el avance en la
implementación, esto con el fin de que los miembros estén enterados de cuáles son los
estándares mínimos del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo que ya cumple la
empresa y cuáles son las actividades que están próximas a desarrollar.

Compromisos de la reunión
De acuerdo con las estructura de la empresa, las características del personal, el tiempo
disponible y el avance en la implementación del SG-SST se pueden incluir otros temas en
el acta de conformación del COPASST.

Al finalizar la reunión, en el acta deben quedar los compromisos adquiridos, para cada uno
de ellos incluir:

 Descripción de la actividad a realizar

 Responsable de ejecutar la actividad
 Fecha en que debe estar finalizada la actividad

Por último, en la última hoja del acta deben quedar las firmas de todos los que asistieron a
la reunión.