Proceso Gestión de Talento Código: PA-TH-G02

Humano
Versión: 01
Guía para la conformación y
seguimiento del COPASST Fecha: 12 de mayo de 2015

Objetivo

Establecer los pasos a seguir para la conformación de los Comités Paritarios en Seguridad y Salud en el Trabajo -
COPASST en cada una de las sedes y Establecimientos de Reclusión del Orden Nacional del INPEC de acuerdo a
lo establecido por el Ministerio de Trabajo en la Resolución 2013 de 1986.

Marco Legal

Ver normograma Proceso Gestión de Talento Humano

Glosario

ARL: Administradora de Riesgos Laborales

COPASST: Comité Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo

Vigía: Funcionario que cumple las labores del COPASST en Establecimientos de Reclusión que tienen menos de 10
trabajadores.

1. Socialización conformación COPASST

1.1 Divulgar

La socialización de la conformación del COPASST, estará a cargo en la Dirección General la Subdirección de

Talento Humano – Grupo Salud Ocupacional, en las oficinas regionales y establecimientos de reclusión a cargo del
responsable de talento Humano. Esta tarea implica la socialización a todos los funcionarios del Instituto en cuanto a
la obligación de conformar el COPASST, comprende tres aspectos, sensibilizar, inscribir e informar:

1.2 Sensibilizar

Cuando el COPASST este próximo a cumplir su periodo de vigencia (2 años), se debe proceder a sensibilizar a los
funcionarios (Administrativos y Cuerpo de Custodia), sobre la importancia para el Instituto y la obligatoriedad legal
de participar en la conformación de este comité; se deben dejar registros de calidad de la metodología implementada
(Carteleras, afiches, volantes, plegables, videos, pancartas).

1.3 Inscribir

Una vez terminada la sensibilización, se debe abrir la convocatoria para que los funcionarios (administrativa o en
provisionalidad) que deseen se puedan inscribir como candidatos. Se debe informar sobre las fechas, los requisitos
mínimos que se describen a continuación, así como dejar registros de calidad de la metodología implementada.

1.4 Informar

Una vez se cuenta con la lista de de candidatos inscritos para hacer parte del nuevo Comité se procede a informar
a los electores sobre los inscritos y las fechas de las elecciones. Recuerde dejar registro de calidad de la
metodología implementada.

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Así mismo se debe publicar de perfiles de los candidatos en áreas visibles del establecimiento para que
los votantes tengan mayor criterio para elegir el candidato.

2. Logística para la conformación del COPASST

2.1 Elaboración de Tarjetones

Cuando ya se cuente con la lista definitiva de los candidatos se debe proceder a elaborar los tarjetones
correspondientes para realizar la respectiva votación; tener en cuenta el número estimado de población electora de
tal manera que no se presenten dificultades por falta de tarjetones para sufragar. Ver f PA-TH-G02- F01 Formato de
Tarjetones.

2.2 Elección de jurados para las elecciones

En la Dirección General la Subdireccion de Talento humano será la encargada de nombrar los jurados de votación,
en las Direcciones Regionales y Establecimientos de Reclusión del Orden Nacional los nombrara los respectivos
Directores, los cuales deben ser notificados mediante oficio de tal manera que se dejen registros de calidad del
proceso.

3. Actividades para la votación

3.1 Disponer la logística necesaria para realizar el proceso votación

Se debe disponer de la logística necesaria, e implementarla en lo posible por dos días seguidos (en los ERON, pero
si se puede realizar en una sola jornada no hay inconveniente) para garantizar la participación de todos los
funcionarios; en la Dirección General, Dirección Regional y Escuela de Formación, se debe disponer de la logística
pertinente para realizar el proceso de elección por espacio de medio día, para ello se debe dejar registros de calidad.

3.2. Votación

El jurado de votación solicitara al sufragante el documento de identidad o carnet del INPEC, y verificara a través del
diligenciamiento del Formato de “Registro de Votantes” que los datos personales coincidan con los del documento,
luego de esto, el jurado entregara el tarjetón al sufragante para que este realice la selección y deposite el voto en la
urna, y el sufragante procederá a firmar el registro de votantes.

3.3 Cierre del proceso de Votación

Cerrado el proceso de votación los jurados procederán a hacer el escrutinio y anotar en la correspondiente acta el
número de votos emitidos a favor de cada candidato, así como el de los votos en blanco. Los votos que no permitan
identificar claramente la decisión del votante serán nulos.

3.4 terminación del escrutinio

Una vez terminado el escrutinio se leerá en voz alta y el jurado o jurados entregarán al encargado del Área de
Talento Humano o quien este haya dispuesto los votos y los demás documentos utilizados. Dejando constancia en
el acta de escrutinio.

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3.5 Reclamaciones

Los candidatos podrán en el acto mismo del escrutinio presentar las reclamaciones por escrito, las cuales serán
resueltas por el encargado del Área de Talento Humano o quien éste disponga.

Nota: Serán elegidos como representantes de los funcionarios ante el COPASST, los candidatos que obtengan
mayoría de votos en estricto orden como suplentes seguirán los candidatos postulados a elección que sigan en
votación, quienes en su orden remplazarán a los principales.

3.6 Publicación de resultados

Resueltas las reclamaciones o solicitudes, se publicará los resultados de las votaciones.

4 Designación de representantes del COPASST por la dirección general

La designación de los representantes principales y suplentes del COPASST, en la Dirección General, Direcciones
Regionales y Establecimientos de Reclusión, se efectuará conforme a lo establecido en el acto administrativo
emitido por la Dirección General. Los representantes deben ser notificados mediante oficio.

En el acto administrativo se reglamenta la conformación, funciones, obligaciones del empleador y funcionarios, así
como la operatividad del Comité Paritario de Seguridad y salud en el Trabajo (COPASST) en el INPEC.

5 Conformación del COPASST

El Comité Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST), estará conformado por los funcionarios
elegidos por votación y los funcionarios designados por la Dirección General mediante acta de constitución
debidamente numerada teniendo en cuenta el formato establecido.

Así mismo, los integrantes del Comité deben establecer de entre sus miembros el secretario técnico, funciones que
se encuentran en el acto administrativo de conformación del COPASST.

5.1 Designación por ausencia o cambio de integrante del COPASST

Cuando se dé la ausencia (por renuncia, retiro, traslado u otra novedad administrativa) de alguno los representantes
de los trabajadores faltando un período superior a un año, se debe proceder a realizar la nueva designación del(los)
integrante(s) que haga(n) falta, buscando en la lista de elegibles (de la votación), por el período restante.

De no existir lista de elegibles se debe realizar una nueva convocatoria, para la cual deben inscribirse al menos un
candidato más de los requeridos. En caso de no presentarse candidatos suficientes, los integrantes del COPASST
vigentes postularan la cantidad necesaria de aspirantes; y entre estos postulados será(n) elegido(s) por votación
general, dejando evidencia en acta, de los nuevos integrantes, aclarando la nueva composición que incluya los
delegados por el empleador y los representantes por los trabajadores.

Si el período es menor a un año, los integrantes del COPASST vigentes nombraran el(los) reemplazo(s) y dejaran
constancia en acta de la totalidad de integrantes que incluya los delegados por el empleador y los representantes
por los trabajadores.

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6 Seguimiento al funcionamiento del COPASST

6.1 Enviar registros de calidad Seguimiento COPASST al grupo de Salud Ocupacional de la Dirección
General.

Los Directores de Establecimientos de Reclusión remitirán mediante Oficio copia de las actas de apertura, cierre y
constitución del COPASST, a las Direcciones Regionales, quienes consolidarán y actualizarán la información de los
Establecimientos de Reclusión de su jurisdicción, la cual a su vez se remitirá a la Subdirección Talento Humano –
Grupo Salud Ocupacional, mediante Oficio, en el cual se debe establecer la fecha de conformación de los Comités y
nombres completos de los integrantes. La Escuela de Formación y el Grupo Salud Ocupacional remitirán de igual
forma a la Subdirección Talento Humano los respectivos informes y soportes.

Así mismo, se debe informar a la Subdirección de Talento Humano, las novedades en la conformación del
COPASST, mediante oficio.

Nota: Cada COPASST saliente debe entregar un informe de su gestión con los respectivos soportes.

6.2 Verificar la operatividad de los COPASST

Enviar los soportes de las reuniones mensuales o extraordinarias en los casos donde se presenten contingencias.
En el caso de Los Establecimientos de Reclusión a la Dirección regional y de las Direcciones regionales a la
Subdirección de Talento Humano Grupo Salud Ocupacional.

El Grupo de Salud Ocupacional de la Subdirección de Talento Humano, es el encargado de realizar seguimiento a la

aplicación de la presente guía y documentar las acciones necesarias para asegurar el cumplimiento de la misma.

7 Anexos

PA-DO-G01-F01 “Acta” (Acta de apertura de elecciones del Comité Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo/
Acta de cierre de elecciones/ Acta de Constitución del COPASST)
PA-TH-G02-F01 “Tarjetón de elección para integrar el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo”
PA-TH-G02-F02 “Registro de Votantes”
Versiones
Motivo de la
Versión Fecha Modificación
modificación
Versión 1 Abril 2015 Creación del documento No Aplica
Elaboró Revisó Aprobó

Juan Manuel Riaño Vargas

Jefe Oficina Asesora de Planeación

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