INVERSIONES G.D.P.

Fecha: 20/06/2011
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Código: T4NB

AREA: DEPARTAMENTO DE COBRANZA

ASUNTO: DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE LA FRONTERA
IUFRONT
SEDE SAN CRISTOBAL

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Velazco D, Johan A.
Velazco D, Vanessa
Contreras G, Wuendy
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ASUNTO: DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS

INDICE
INDICE 2

INTRODUCCION 3

OBJETIVO DEL MANUAL 4

DEPARTAMENTO DE VENTA 5

OBJETIVO, ALCANCE Y NORMAS 6

PROCEDIMIENTO 1 7

DEPARTAMENTO DE ALMACEN 11

OBJETIVO, ALCANCE Y NORMAS 12

PROCEDIMIENTO 2 13

DEPARTAMENTO DE COBRANZA 16

OBJETIVO, ALCANCE Y NORMAS 17

PROCEDIMIENTO 3 18

INTRODUCCION

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Velazco D, Vanessa
Contreras G, Wuendy
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Por disposición de la Ley, se crea en la empresa Inversiones G.D.P que

está encargada en la distribución de Lubricantes para todo tipo de vehículos y por
ende un Manual de Normas y Procedimientos, que informa a los empleados de los
Departamentos y Funciones realizadas por los mismos, este es realizado de
manera minuciosa y rigurosa; tomando en cuenta que cada paso de los
procedimientos sea hecho al pie de la letra.
Igualmente todas las observaciones y sugerencias orientadas al
mejoramiento del siguiente manual, serán atendidas por los departamentos
pertinentes con el mayor compromiso institucional.

OBJETIVO DEL MANUAL

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GENERAL
Establecimiento de los lineamientos organizacionales, que controlen el
desarrollo y cumplimiento que las funciones que se lleven a cabo en Inversiones
G.D.P.

ESPECIFICO:
Organización en el manejo de las funciones de cada departamento y sus
empleados, para que no hayan mal funcionamiento, llevando a cabo con orden y
disciplina los pasos adecuados para realizar un proceso de manera concreta y
correcta.

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DEPARTAMENTO DE VENTAS

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OBJETIVO:
Este departamento se encarga en desarrollar y manipular el producto con la
responsabilidad de su distribución física, con estrategias, financiamientos, estudio
de mercadeo promociones y servicios.
Por lo cual debe establecer una organización y determinar los
procedimientos del personal su dirección y coordinación del trabajo.

ALCANCES:
Planear, ejecutar y hacer cumplir las funciones respectivas, siendo este uno
de los departamentos más importantes dentro de esta empresa, ya que las
gestiones del mismo son el equilibrio fundamental para el desarrollo a nivel
nacional y el éxito en las ventas.

NORMAS:

1. Fijarse metas y cumplirlas

2. Crearse propósitos claros y concisos
3. Flexibilidad a la hora de la elaboración de un plan estratégico acorde al
desarrollo de las ventas.
4. Debe procurarse contar con opiniones de diversas personas, sobre todo sus
puntos de vista representan ángulos distintos y complementarios

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PROCEDIMIENTO 1

VENTA DEL LUBRICANTE

RESPONSABLE ACCION
Vendedor •Visitar clientes para la venta del lubricante
•Revisar la lista de clientes
•Organizar a los clientes por zona
•Dirigirse al local para la visita del cliente
Cliente •Revisar el inventario
•Verificar si hace falta el producto o no
•Si hace falta pedir el producto al vendedor.
Vendedor •Llenar los datos del cliente y el producto que pidió
•Entrega al cliente original y copia del recibo de
pedido
Cliente •Revisa conforme y sella el original y copia,
aceptando el pedido
•Se queda con la copia
Vendedor •Lleva el original firmado y sellado.
•Entrega a la secretaria el pedido
Secretaria •Recibe el pedido, lo revisa y sella
•Saca una copia del pedido y el original lo archiva
•Entrega al vendedor la copia
Vendedor •Guarda la copia del pedido

VENDEDOR CLIENTE SECRETARIA

INICIO
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Visitar clientes para

la venta de
lubricante

Revisar lista
de clientes

Organizar los
clientes por
zona

Ir al local para
la visita del
cliente
Revisar el
inventario

Verificar si
hay producto

Mandar a
Pide
venir al
NO
vendedor otro
día SI
Pedir al
vendedor el
lubricante
A

VENDEDOR CLIENTE SECRETARIA

A

Elaborado por:
Llenar los Revisado por: Aprobado por:
Velazco D,
datos delA.
Johan
Velazco D,cliente
Vanessa
Contreras G, Wuendy
Entregar
Recibir
Recibo dely
original
conforme,
Llevar
copia
pedido original
Original
del Copia del
Entregar a la sella el
firmado
del
recibo del y
recibo recibo
secretaria original y
sellado
pedido
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VENDEDOR CLIENTE SECRETARIA

Recibir el
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
pedido,
Velazco D, Johan A.
Velazco D, Vanessa revisar y
Contreras G, Wuendy sellar

Original y P
Copia del
Recibir la copia
Copiadel
delal
Entregar
FIN
recibo
copia y recibo
recibo la
vendedor
guardar copia
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DEPARTAMENTO DE ALMACEN

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AREA: DEPARTAMENTO DE COBRANZA

ASUNTO: DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS

OBJETIVO:
Este departamento se encarga en el manejo de la mercancía, su embalaje,
inventario y organización a la hora del despacho del producto al cliente
correspondiente

ALCANCES:

Planear, ejecutar y hacer cumplir las funciones y el buen manejo del

producto para evitar daño y preparación de envío.

NORMAS:

1. Seguir paso a paso las normas para despachar y almacenar producto.

2. Organización y buen desempeño del inventario de los productos en

existencias y los que ya se han despachados.

3. Portar el equipo reglamentario que se utilizan en el almacén.

4. Todos los informes deber estar firmados y con letra legible

PROCEDIMIENTO 2

DESPACHO DEL LUBRICANTE

RESPONSABLE ACCION
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ASUNTO: DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS

Almacén • Revisa el pedido de mercancía

• Verifica el pedido lo firma y envía al depósito.
Deposito • Revisa el pedido y saca copia para archivar
• Busca en stock el producto
• Si hay hace el recibo de depósito sino lo hay lo
archiva
• Hacen un recibo de entrega de lubricantes
• Envían el lubricante a almacén con recibo original y
copia
Almacén • Recibe original y copia de entrega de mercancía y
el pedido de lubricante
• Verifican la mercancía con el pedido
• Si esta correcto firman y sella.
• Cargan la mercancía al transporte
• Envían la mercancía surtiendo los puestos de
ventas del lubricante

ALMACEN DEPOSITO

INICIO

Elaborado por: Revisar el

Revisado por: Aprobado por:
Velazco D, Johanpedido
A.
Velazco D, Vanessa
Contreras G, Wuendy
Verificar, firmar y
enviar al depósito
Revisar
Buscar
el en
pedido
Stoc el stock
y P
Copia del pedido
saca el
copia
producto
k para
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AREA: DEPARTAMENTO DE COBRANZA

ASUNTO: DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS

NO
T

SI
Hacer un recibo de
entrega del
producto

Enviar el lubricante
con recibo a
almacén original+y
copia
A

ALMACEN DEPOSITO

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Recibo de
Velazco D, Johan A. entrega
Velazco D, Vanessa
Recibir
Contreras G, Wuendyoriginal y
copia del recibo con
el producto
Cargar
Enviar
Firmar
Verificar
mercancía
mercancía,
y sellar
la al
FIN
mercancía
surtiendo
transporte
con
a losel
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OBJETIVO:
Los responsables y administradores de este departamento, deben disponer
y asignar los recursos y la autoridad, para el logro de la meta y la recaudación
entera de los créditos de las ventas.

ALCANCES:

La recuperación optima de las ventas a crédito, esto conlleva a la mejor

eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos obteniendo así una buena
planificación y ganancias de la empresa

NORMAS:

1. Servicio insuperable en el manejo de las líneas de crédito

2. Excelencia en el servicio tanto en los usuarios internos como externos

3. Calidad, responsabilidad al trabajo y comunicación entre los encargados

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PROCEDIMIENTO 3

COBRO DE LA MERCANCIA
RESPONSABLE ACCION
Secretaria • Facturar el pedido
• Imprimir original y copia
• Entrega a los vendedores
Vendedor • Recibe las facturas
• Organiza por zona el cobro
• Dirigirse al cliente
Cliente • Revisar la factura si concuerda con la orden de
entrega
• Cancelar el pedido
Vendedor • Hacer la factura de cancelación y entregar copia
firmada y sellada al cliente
• Lleva a la secretaria el cobro de la factura
Secretaria • Revisar el cobro y la copia de la factura
• Enviar al banco para deposito de la factura
Mensajero • Recibir dinero en efectivo o cheque
• Dirigirse al banco y depositar
• Entregarle a la secretaria el bauche con el deposito
Secretaria • Recibe y envía el bauche por correo a la oficina
principal.

SECRETARIA VENDEDOR CLIENTE MENSAJERO

INICIO

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Facturar
Velazco el A.
D, Johan
Velazcopedido
D, Vanessa
Contreras G, Wuendy
Imprimir
original y copia
Entregar a los Hacer la factura
Organizar por
vendedores
Factura Ir donde
Recibir el
la
y entregar
zonas el cobro Cancelar
Revisar la
el
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SECRETARIA VENDEDOR CLIENTE MENSAJERO

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Velazco D, Vanessa
Contreras G, Wuendy
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AREA: DEPARTAMENTO DE COBRANZA

ASUNTO: DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS

Copia de
la factura

Llevar a la
secretaria
cobro de la
factura
Revisar el
cobro y la
copia de la
factura

Enviar al
banco para el
depósito del
dinero
Recibir dinero

Ir al banco a
depositar

Entregar el
bauche a la
secretaria

SECRETARIA VENDEDOR CLIENTE MENSAJERO

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Recibir
Velazco el
D, Johan A.
Velazco D,
bauche yVanessa
Contreras
enviarloG,
porWuendy
Bauche
correo
bauche
electrónico a la
a la
FIN
secretari