Documentos Contables y No Contables Sena

FORMACION TECNOLOGIA EN GESTION DE
SENA NEGOCIOS
DISTRITO CAPITAL |DEPENDECIA DE ECONOMIA FINANCIERA Y DE GESTION
CENTRO DE SERVICIO FINANCIEROS

ÁREA DE ECONOMÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN/ GESTION DE NEGOCIOS COD 122133
DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU

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INTRODUCCION
Este documento se realiza con el objeto de lograr una guía basada en elementos
técnicos y normativos que sirva de consulta a los aprendices que utilicen esta
guía de aprendizaje, en ella encontrará los temas a tratar en cuanto a libros
contables su obligatoriedad, manejo de los mismos y prohibiciones al igual que
los casos especiales de algunas organizaciones que no son comerciantes pero
que deben llevar libros y registrarlos en entidades especiales de control.
También encontraremos los soportes contables clasificados de acuerdo con

relevancia contable; ellos dividieron en contables a saber: comprobante de
egreso, recibo de caja, nota contable, la factura, nota bancaria, salida de
almacén, entrada de almacén, recibo de caja menor, reembolso de caja menor
y los NO contables como: la cotización, la remisión y la orden de compra, así
mismo se incluye de forma independiente los títulos valores como: la letra de
cambio, el cheque, la factura, el pagaré y la libranza, estos como los que
comúnmente se manejan en las empresas.
Se aclara que en este documento se están utilizando y referenciando formas

minerva impresas por Legis S.A. y formas nessan, únicamente con fines didácticos
y académicos, que no existe vinculo comercial ni publicitario del mismo;
igualmente los aprendices pueden utilizar para sus prácticas diversos tipos de
formatos que ofrece el mercado o en su defecto crearlos.
Así mismo encontraremos elementos de desarrollo sobre la normatividad en el

manejo de archivo, observando que en un mundo donde la tecnología es la
herramienta de primera mano para el procesamiento de la información, es
importante destacar que esta, sin organización no sirve de nada o posiblemente
de poca utilidad, tanto para quien la posee como para quienes lo rodean, y que
por el contrario la información planificada, organizada y estructurada sirve para el
desarrollo personal, familiar, empresarial y social.

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DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE
De conformidad con lo establecido en el Código del Comercio articulo 48 el

cual manifiesta que: “todo comerciante conformará su contabilidad, libros,
registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones
de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar
el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y
correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos
de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones,
siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y
fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios”.
Lo anteriormente expuesto por la norma, nos hace pensar que los comerciantes a
manera voluntaria pueden llevar los libros que considere a bien tener, y esto
puede ser cierto siempre que se puedan reflejar las operaciones contables de su
empresa o negocio, el legislador ha hecho uso de otras normas que se deben
tener en cuenta para no dejar como una rueda suelta el proceso contable en las
empresas, de ahí que tengamos otras normas como los decretos 2649 y 2650 de
1993, que se convierte en la normas principales de la contabilidad en Colombia,
decretos que referencian un mínimo de requisitos a tener en cuenta para
presentar la contabilidad y los hechos económicos que ella representa, pero estos
no describen a ciencia cierta cuales son estos libros, la costumbre y algunos entes
de control nos ha venido estableciendo como necesarios los siguientes:
1. El Libro Diario; como su nombre lo indica en el se reflejan las operaciones

diarias del ente económico en un periodo no mayor a un mes, en el
observamos el traslado de la información que se registra en los
comprobantes de contabilidad con sus debidos soportes.

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DISTRIBUCIONES EL BUEN NOMBRE S.A.S
NIT: 900.531.028-9
LIBRO DIARIO DE OPERACIONES 1/11/2013
Subgrupo Nombre del Subgrupo Débitos Créditos
1105 Caja 3.000.000 1.500.000
1110 Bancos 6.000.000 3.000.000
1305 Cuentas por Cobrar 9.000.000 3.500.000
Anticipo de impuestos y contribuciones o
1355 saldos a favor 453.000 0
1380 Deudores varios 1.000.000 0
1705 Gastos pagados por anticipado 1.000.000 0
2205 Nacionales 3.000.000 7.000.000
2335 Costos y gastos por pagar 0 0
2365 Retención en la fuente 0 175.000
2368 Impuesto de industria y comercio retenido 0 30.000
2370 Retenciones y aportes de nómina 0 0
2408 Impuesto sobre las ventas por pagar 0 0
2505 Salarios por pagar 0 0
2510 Cesantías consolidadas 0 0
2520 Prima de servicios 0 0
2525 Vacaciones consolidadas 0 0
3105 Capital suscrito y pagado 0 0
4235 Ventas 0 10.000.000
5105 Gastos de personal 0 0
5110 Honorarios 500.000 0
5120 Arrendamientos 1.200.000 0
5135 Servicios 0 0
5140 Gastos legales 40.000 0
5155 Gastos de viaje 0 0
5195 Diversos 0 0
5205 Gastos de personal 0 0
5235 Servicios 0 0
5305 Financieros 12.000 0
5395 Gastos diversos 0 0
25.205.000 25.205.000
2. El Libro Mayor o Mayor y Balances; registra de manera resumida los valores

por cuenta o rubros de las transacciones del período respectivo. Se parte
de los saldos del período anterior, se muestran los valores del período
respectivo y luego se obtienen los nuevos saldos, que servirán de base a los
saldos anteriores para el período siguiente.

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NIT: 900.531.028-9
LIBRO MAYOR Y BALANCES ENTRE EL 1 DE NOVIEMBRE DE 2013 Y EL 30 DE
NOVIEMBRE DE 2013
OPERACIONES NOVIEMBRE
SALDO ANTERIOR MOVIMIENTO SALDOS
CUENTA DÉBITO CRÉDITO DÉBITO CRÉDITO DÉBITO CRÉDITO
CAJA 10.000.000 3.000.000 7.000.000 6.000.000
BANCOS 17.000.000 2.000.000 15.000.000
CLIENTES 10.000.000 4.000.000 6.000.000
MERCANCIAS 20.000.000 5.000.000 10.000.000 15.000.000

MAQUINARIA Y
EQUIPO 30.000.000 30.000.000
EQUIPO DE OFICINA 2.000.000 2.000.000

EQUIPO DE CÓMPUTO
Y COM. 10.000.000 10.000.000
PROVEEDORES 5.000.000 5.000.000

RTE FUENTE POR
PAGAR 125.000 125.000
IVA POR PAGAR 800.000 1.600.000 800.000
APORTES SOCIALES 72.000.000 72.000.000

COMERCIO AL POR
MAY. 20.000.000 20.000.000
GASTOS DE PERSONAL 8.000.000 8.000.000
HONORARIOS 1.000.000 1.000.000
SERVICIOS 4.925.000 4.925.000
SUMAS IGUALES 72.000.000 72.000.000 49.725.000 49.725.000 97.925.000 97.925.000


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3. El Libro de Inventarios y Balances; se usa para registrar por lo menos una vez al
año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones del ente
económico o el balance general en forma detallada, de tal manera que se
presente una descripción mayor a la que se encuentra en los otros libros. Este
libro hace referencia a lo preceptuado por en el Código del Comercio en el
articulo 52. “<OBLIGATORIEDAD DE ELABORAR PERIODICAMENTE UN
INVENTARIO Y UN BALANCE GENERAL>. Al iniciar sus actividades comerciales y,
por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un
balance general que permitan conocer de manera clara y completa la
situación de su patrimonio”.
LIBRO DE INVENTARIOS Y DE BALANCES

NIT: 900.531.028-9
Inventario General Inicial al 1 de Julio de 2.013
CODIGO CUENTA PARCIAL DÉBITO CRÉDITO

1 ACTIVO
1105 CAJA 10.000.000
110505 Caja General 10.000.000
1435 Inventario de M/cias 20.000.000
158805 Maquinaria y Equipo 30.000.000
158810 Equipo de Oficina 2.000.000

Equipo de cómputo y
158815 Com. 10.000.000
2 PASIVO 0
3 PATRIMONIO
3130 Capital 72.000.000
SUMAS IGUALES 72.000.000 72.000.000


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4. Los Libros Auxiliares; Estos libros son el apoyo de los demás libros y se utilizan
para saber de manera detallada que ha sucedido en cada uno de los
registros efectuados por el ente económico, son impresos en la medida en
que se requiera de su comprobación, porque dado su gran volumen no se
imprimen, solo que son una herramienta de soportes a los anteriormente
descritos, entre ellos podemos tener: Auxiliar de Caja, de Bancos, de
Clientes, de ventas, de proveedores, de ingresos, etc.
Casos Especiales De Libros De Contabilidad
Existen casos especiales de libros de contabilidad para determinadas empresas,

por ejemplo, para la empresa unipersonal, los entes vinculados a la
Superintendencia Bancaria, las entidades sin ánimo de lucro, las asociaciones de
juntas de acción comunal, los sindicatos, etcétera.
 Entidades sin ánimo de lucro

Las entidades sin ánimo de lucro deberán llevar, con carácter obligatorio,
los libros Mayor y Balances, el Diario y el libro de actas.
 Asociaciones de juntas de acción comunal

De conformidad con el art. 61 del D.R. 2851 de 1984, las asociaciones
llevarán, por lo menos, los siguientes libros: Registro de Juntas Afiliadas,
Actas de la Asamblea General, Actas de la Junta Directiva, Inventarios,
Tesorería, Presupuesto y Contabilidad.
 Sindicatos
Todo sindicato debe llevar por lo menos los siguientes libros: Actas de la
Asamblea General, Actas de la Junta Directiva, Inventarios y Balances e
Ingresos y Egresos. Los anteriores libros deberán estar registrados, foliados y
rubricados por el inspector de trabajo respectivo.
 Partidos políticos
Deberán llevar los libros de contabilidad que señale el Consejo Nacional
Electoral, que sean necesarios para registrar el origen y cuantía de todos
los ingresos y recursos, y el valor de los gastos que efectúen.
En el libro de ingresos y egresos se indicará el nombre y Nit de toda persona
natural o jurídica que haga donaciones o reciba pagos durante el año por
valor superior a $200.000. Además, presentarán un balance anual con un
informe detallado de la situación financiera, suscrito por el contador
público al Consejo Nacional Electoral.

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 Bolsas de valores
De conformidad con el art. 25 del Decreto 2969 de 1960, las bolsas de
valores deberán llevar además de los libros de contabilidad exigidos por el
C. de Co., libro Diario, Mayor e Inventarios y Balances; asimismo, un libro
para el registro de todas las operaciones que celebren, indicando en
orden cronológico los valores negociados, precio, plazo, nombre del
cliente o comitente y número del comprobante de transacción.
 Comisiones de bolsas
Es obligación de los comisionistas de bolsa llevar, además de la
contabilidad indicada por la Comisión Nacional de Valores, un libro para el
registro de todas las operaciones que celebren.
Todas las transacciones de compra y venta que ejecuten las sociedades

de comisionistas de bolsa deberán quedar registradas en un libro
denominado “libro de operaciones”; este libro deberá mantenerse
actualizado diariamente especificando fecha, valor negociado, precio,
banco, nombre del cliente o comitente y número del comprobante de
transacción.
De esta forma se ha podido apreciar que a través de diversos entes de control y

vigilancia se exige el manejo de algunos libros que junto con la costumbre se
genera obligación, el articulo 49 del Código del Comercio nos manifiesta que:
“Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se
entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares
necesarios para el completo entendimiento de aquéllos”; la ley no definió
exactamente cuales, pero la costumbre si nos ha referenciado cuales debemos
estar utilizando para el registro de las operaciones contables; y dado que existen
los mismos la ley a exigido unos parámetros o requisitos mínimos a tener en cuenta
para su conservación y exhibición de los mismos.
Conservación de los libros de contabilidad1
 Los libros y papeles de comercio deberán conservarse por lo menos 10

años, contados a partir del cierre de aquéllos o de la fecha del último
asiento, documento o comprobante (art. 60 del C. de Co.).
1
Curso Contabilidad Básica; Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales Subsecretaría de
Desarrollo Humano División Escuela de Impuestos y Aduanas

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 Para las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, el conjunto
de libros y papeles puede conservarse por seis años a partir de la fecha del
último asiento, documento o comprobante.
 El comerciante podrá destruir estos libros y papeles siempre y cuando
garantice su reproducción exacta por cualquier medio técnico adecuado.
 Para efectos tributarios del control de los impuestos nacionales, las
personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes, deberán
conservar por un período mínimo de cinco años, contados a partir del
primero de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o
recibo, los libros de contabilidad junto con los comprobantes de orden
interno y externo que originaron los registros contables.
 Cuando un establecimiento de comercio extravía o destruye sus libros y
papeles, debe denunciarlo ante las autoridades competentes.
 Los libros y papeles de comercio pueden reconstruirse tomando como
base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los
estados financieros, certificados, informes de terceros y demás
documentos. Esta diligencia deberá hacerse dentro de los seis meses
siguientes a su pérdida o destrucción.
 Los libros de contabilidad y papeles de comercio constituirán plena prueba
de las cuestiones mercantiles que comerciantes, debatan entre sí, judicial o
extrajudicialmente.
 Los libros de contabilidad del contribuyente constituyen prueba a su favor,
siempre y cuando se lleven en debida forma, es decir, que estén
registrados en la cámara de comercio o en la administración de impuestos
nacionales según le corresponda, que estén respaldados por
comprobantes internos y externos, como reflejo de la situación real de la
entidad o del comerciante.
 Cuando un comerciante lleve doble contabilidad, los libros y papeles
tendrán valor en su contra. De conformidad con el art. 74 del C. de Co.,
“existe doble contabilidad cuando un comerciante lleva dos o más libros
iguales en los que registre en forma diferente las mismas operaciones, o
cuando tenga distintos comprobantes sobre los mismos actos.”
Prohibiciones en los libros de contabilidad
El articulo 57 del Código del Comercio, establece: “En los libros de comercio se
prohíbe:

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1) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se
refieren;
2) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los

asientos o a continuación de los mismos;
3) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier

error u comisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere;
4) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y
5) Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros”.
Este articulo se ratifica en el Decreto 2649 de 1993 en su articulo 128, con lo cual
se presenta una clara advertencia a no llevar de forma herrada la contabilidad;
hoy día con la sistematización del proceso contable se hace mas fácil el manejo
de los libros de contabilidad ya que antes de realizar su impresión se pueden
efectuar los ajustes pertinentes y el cierre contable en aras de presentar uno libros
de manera impecable.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales “DIAN”, hace claridad en el

Estatuto Tributario sobre el manejo irregular de la contabilidad y los libros de
contabilidad en los siguientes artículos:
ARTICULO 654. HECHOS IRREGULARES EN LA CONTABILIDAD. Habrá lugar a aplicar

sanción por libros de contabilidad, en los siguientes casos:
a. No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos.
b. No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación
de registrarlos.
c. No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo
exigieren.
d. Llevar doble contabilidad.
e. No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar
los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o
retenciones.
f. Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el
último día del mes anterior a aquél en el cual se solicita su exhibición, existan más
de cuatro (4) meses de atraso.
ARTICULO 655. SANCIÓN POR IRREGULARIDADES EN LA CONTABILIDAD. <Ajuste de

las cifras en valores absolutos en términos de UVT por el artículo 51 de la Ley 1111
de 2006 (A partir del año gravable 2007). El texto con el nuevo término es el
siguiente:> Sin perjuicio del rechazo de los costos, deducciones, impuestos
descontables, exenciones, descuentos tributarios y demás conceptos que

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carezcan de soporte en la contabilidad, o que no sean plenamente probados de
conformidad con las normas vigentes, la sanción por libros de contabilidad será
del medio por ciento (0.5%) del mayor valor entre el patrimonio líquido y los
ingresos netos del año anterior al de su imposición, sin exceder de 20.000 UVT.
Cuando la sanción a que se refiere el presente artículo, se imponga mediante
resolución independiente, previamente se dará traslado del acta de visita a la
persona o entidad a sancionar, quien tendrá un término de un (1) mes para
responder.
PARAGRAFO. No se podrá imponer más de una sanción pecuniaria por libros de
contabilidad en un mismo año calendario, ni más de una sanción respecto de un
mismo año gravable.
ARTICULO 656. REDUCCIÓN DE LAS SANCIONES POR LIBROS DE CONTABILIDAD.
<Título y primer inciso modificado por el artículo 46 de la Ley 223 de 1995. El nuevo
texto es el siguiente:> Las sanciones pecuniarias contempladas en el artículo 655
se reducirán en la siguiente forma:
a. A la mitad de su valor, cuando se acepte la sanción después del traslado de
cargos y antes de que se haya producido la resolución que la impone, y
b. Al setenta y cinco por ciento (75%) de su valor, cuando después de impuesta se
acepte la sanción y se desista de interponer el respectivo recurso.
Para tal efecto, en uno y otro caso, se deberá presentar ante la oficina que está
conociendo de la investigación, un memorial de aceptación de la sanción
reducida, en el cual se acredite el pago o acuerdo de pago de la misma.
DE LOS SOPORTES DE CONTABILIDAD
Como su nombre los dice son aquellos documentos que sirven para dar apoyo o
soporte al registro de la contabilidad en desarrollo de las operaciones
comerciales del ente económico; estos documentos deben estar adheridos a los
comprobantes contables para su posterior archivo de acuerdo con la
normatividad para este proceso.
Dentro de los soportes contables necesarios para el buen manejo de las

operaciones de la organización encontramos que estos tienen diversos tipos de
clasificación entre ellos encontramos internos: los que sirven para registrar
operaciones que no afectan a terceros y los externos aquellos que afectan
operaciones con terceros (recibo de caja, consignación, facturas, recibo de caja
menor, títulos valores, etc.), esta no obedece a una normatividad, sino a

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voluntades de quienes han escrito en materia de los mismos, a continuación se
presenta una de las diversas formas de clasificación:
Documentos NO contables; aquellos documentos que son necesarios pero que no

alteran de forma inmediata el proceso contable, sirven de soporte al proceso de
comercialización.
Documentos contables; se les da esta categoría porque tienen incidencia directa

con operaciones que de manera inmediata y mueven el aparato contable de la
empresa.
Títulos Valores; son documentos negociables que requieren especial cuidado por
su valor comercial ya que se pueden convertir en dinero efectivo de manera
inmediata, por tal motivo deben tener un lugar seguro para su custodia,
observaremos los más utilizados y de fácil manejo en las empresas.
- Orden de Compra
NO CONTABLES - Remisión
- Cotización
- Comprobante de Ingreso o Recibo de

Caja
- Comprobante de Egreso o de Pago
- Factura de Venta (T. Valor)
- Nota Contable
CONTABLES - Nota Bancaria
- Entrada de Almacén
- Salida de Almacén
- Reembolso de Caja Menor
- Recibo de Caja Menor
- Consignación

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- Factura de Compra – Venta

- Letra de cambio
- Cheque
TITULOS VALORES - Pagaré
- Libranza
- CDT
- Acciones
NO CONTABLES
Cotización

ARCHIVO
Imagen de cotización http://yaesvali.blogspot.com/2010/07/formato-de-
cotizacion.html
Este documento que se observa en la imagen presentada es solicitado por los

empresarios en su proceso de adquisición de bienes y servicios, ello le permite
realizar un análisis del mercado para poder tomar una opción de compra, la
empresa que emite la cotización debe procurar que como mínimo esta contenga
los siguientes elementos: Numero de Cotización, descripción y precio del bien o
servicio, forma de pago, tiempo de validez de la cotización
Orden de Compra

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Este documento referenciado en la figura por Formas Minerva con No. 30-03 se
utiliza una vez efectuadas las diferentes cotizaciones y de ellas seleccionada la
mejor el comprador emite este documento dando soporte a la posterior compra
de productos, este documento garantiza la futura venta al proveedor y la
disposición de productos al comprador; debe reunir los siguientes requisitos: Lugar
y fecha de emisión, nombre del comprador y lugar de despacho, forma de pago,
nombre del proveedor e identificación, teléfono, ciudad, dirección y para
cuando requiere el despacho.
Remisión

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Documento referenciado en la figura por formas minerva con No. 30-15 el cual se
utiliza una vez realizada la Orden de Compra y conforme a lo acordado en a
orden de compra se emitirá este documento para hacer entrega de los
productos solicitados en ella encontraremos los siguientes aspectos: Nombre de
los artículos despachados con todas sus característica, la cantidad despachada,
el número de la orden de compra o pedido con el cual se solicitaron los
productos, el transportador, conductor y placa del vehículo que efectuó el
servicio.
CONTABLES
Comprobante de Ingreso o Recibo de Caja
Este documento contable esta referenciado en la figura por formas minerva con
el No. 20-14 y es utilizado por el ente económico en el proceso de recepción de

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dineros ya sea en efectivo, cheque u otro medio; debe contener como mínimo la
siguiente información: fecha de pago, nombre de quien recibe el pago,
concepto del pago, valor del pago en número y letras, este recibo es
prenumerado por tanto, si se daña en el momento de su elaboración, debe ser
anulado y conservarse completo, es decir, en original y copias; este evento se da
cuando han sido elaborados previamente por un litógrafo, hoy día se hace con
plantillas que el mismo sistema contable ya trae predeterminando y sus errores en
la elaboración son mínimos o no existen.
Comprobante de Egreso o Recibo de Pago
El egreso es un documento referenciado en la figura por formas minerva con No.

20-14 y que se utiliza para la comprobación de pagos efectuados por la empresa

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ya sea en efectivo o en cheque tanto a proveedores como a terceros a quienes
se les adeude obligaciones al igual que el comprobante de ingreso estos
documentos son prenumerados y exigen un consecutivo para su control, de igual
forma ya existen en los programas contables y su elaboración de forma
automática contabiliza todo el evento de salida de dinero; este documento debe
contener el nombre de la entidad o persona a quien se le hace el pago,
concepto del pago, su valor en números y letras, debe firmar quien es el
beneficiario del pago con su número de identificación y de ser una empresa con
sello y nit.
Factura de Venta
Este documento que se observa en la figura ya diligenciado, nos da la

apreciación de los requisitos de la misma, a su vez que cuenta con elementos de
valor para el análisis de los mismos en el cumplimiento de una operación
contable, además de ser un soporte contable cuenta con la calidad de ser un
título valor que se asimila a la letra de cambio dados los elementos que ella
incorpora; el artículo 772 del Código del Comercio establece: “Factura es un título

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valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al
comprador o beneficiario del servicio.
No podrá librarse factura alguna que no corresponda a bienes entregados real y

materialmente o a servicios efectivamente prestados en virtud de un contrato
verbal o escrito.
El emisor vendedor o prestador del servicio emitirá un original y dos copias de la

factura. Para todos los efectos legales derivados del carácter de título valor de la
factura, el original firmado por el emisor y el obligado, será título valor negociable
por endoso por el emisor y lo deberá conservar el emisor, vendedor o prestador
del servicio. Una de las copias se le entregará al obligado y la otra quedará en
poder del emisor, para sus registros contables.
PARÁGRAFO. Para la puesta en circulación de la factura electrónica como título

valor, el Gobierno Nacional se encargará de su reglamentación”.
Igualmente este artículo se complementa con el artículo 616-1 del Estatuto

Tributario el cual manifiesta: “La factura de venta o documento equivalente se
expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o
prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
Son documentos equivalentes a la factura de venta: El tiquete de máquina
registradora, la boleta de ingreso a espectáculos públicos, la factura electrónica
y los demás que señale el Gobierno Nacional….”.
Así mismo el legislador ha establecido los requisitos que debe tener una factura
para que tenga validez a la luz del artículo 617 del Estatuto Tributario el cual dice
“Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615
consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes
requisitos:
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c. <Literal modificado por el artículo 64 de la Ley 788 de 2002. El nuevo texto es el
siguiente:> Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o
servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva
de facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados.

ARCHIVO
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y
h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos,
tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el
contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas
registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden
cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá
numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios
necesarios para su verificación y auditoría.
PARAGRAFO. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no
será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente
entregar copia de la misma.
PARÁGRAFO. <Parágrafo adicionado por el artículo 45 de la Ley 962 de 2005. El
nuevo texto es el siguiente:> Para el caso de facturación por máquinas
registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica,
siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita
individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya
sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos
similares.
Nota Contable o de Contabilidad


ARCHIVO
Documento referenciado por formas minerva con No. 40-10 es utilizado para
ajustar, corregir o modificar valores de algunas cuentas, bien sea por errores, por
omisión o ajustes que tengan que aparecer en los asientos contables, con ella se
logra dar claridad a la contabilidad y a los saldos de las cuentas; también se
informa a los clientes de situaciones que se den en los procesos de negociación o
en garantías; de ellas existen débito o crédito según sea el caso.
Nota Bancaria
Este documento se encuentra ajustado a nota bancaria su referente de formas

minerva es la No. 40-13 y es un medio informativo que puede utilizar la entidad
financiera para dar a conocer un hecho que afecta el movimiento bancario del
cliente, a través de esta el cliente debe afectar la contabilidad utilizándola como

ARCHIVO
soporte ya sea para acreditar o debitar su cuenta; con ella se informa sobre el
cobro de interés por sobregiro, cobro de chequeras, comisiones por remesas,
consignaciones de créditos bancarios, etc.
Entrada de Almacén
Documento referenciado por formas minerva con No. 30-17 el cual da soporte al
manejo del kàrdex en su control de mercancías, cada vez que exista un ingreso
de mercancía al almacén se debe realizar una Entrada de Almacén quedando
una copia como soporte para la comprobación contable de la factura o la nota
que se haya realizado al respecto, debe contener como mínimo los siguientes
datos de quien se recibe la mercancía, numero de documento, fecha del

ARCHIVO
documento, descripción del producto, cantidad y firma de quien recibe la
mercancía.
Salida de Almacén
La referencia para este documento de formas minerva es la No. 30-07, al igual

que la entrada de almacén este documento soporta evidencia en el kàrdex de la
salida de mercancías y da soporte contable a las facturas o a las notas que se
emitan o se reciban en determinado momento; debe contener los siguientes
datos de quien se recibe la mercancía, numero de documento, fecha del
documento, descripción del producto, cantidad y firma de quien recibe la
mercancía.

ARCHIVO
Recibo de Caja Menor
Este documento esta referenciado por formas minerva con No. 20-02 es un
documento que diligenciaron en el momento del pago para gastos menores, y
por lo general son transportes en buses y taxis y aquellos en que no hay la
posibilidad de realizar una cuenta de cobro o documento equivalente para el
pago inmediato, debe contener la ciudad y fecha de expedición, el nombre de
quien recibe el pago, el concepto el valor en números y letras la firma de recibido
y cédula.

ARCHIVO
Reembolso de Caja Menor
Este documento lo referencia formas minerva con el No. 20-04C y es utilizado para
la solicitud de la Caja Menor, en él se resume todo el movimiento que se realizó
con los dineros dispuestos para gastos menores de la dependencia asignada, sus
soportes son facturas y los recibos de Caja Menor firmados por los beneficiarios;
debe contener el nombre del beneficiario de los pagos, el concepto, valor y
código de contabilización, la ciudad y fecha de realización, el valor del fondo
asignado, el valor ejecutado que será el reembolso y el saldo pendiente en caja.

ARCHIVO
La Consignación
Documento contable que se aprecia es emitido por formas minerva con el No. 70-
03 de forma didáctica, ya que este es exigido por las entidades financieras para
el depósito de efectivo o de cheques cada entidad posee su propio formato que
esta disponible en forma gratuita en las oficinas del banco.
TITULOS VALORES
La Factura de Compra
Se encuentra relacionada dentro de los documentos contables vistos

anteriormente; es un titulo valor por su similitud con la letra de cambio al prestar
merito ejecutivo en caso del no pago, puede ser endosable para su cobro y es
negociable.

ARCHIVO
La Letra de Cambio
Es un título negociable emitido por formas minerva con el No. 60-00 que consiste
en dar una orden incondicional de pago por una suma determinada de dinero a
una persona llamada girado, aceptante u obligado, en una fecha cierta
previamente acordada por las partes a otra llamada beneficiario. El artículo 671
del Código del Comercio establece su contenido así: “Además de lo dispuesto en
el artículo 621, la letra de cambio deberá contener:
1) La orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero;
2) El nombre del girado;
3) La forma del vencimiento, y
4) La indicación de ser pagadera a la orden o al portador”.
Artículos 621 C.Co. “Además de lo dispuesto para cada título-valor en particular,

los títulos-valores deberán llenar los requisitos siguientes:

ARCHIVO
1) La mención del derecho que en el título se incorpora, y
2) La firma de quién lo crea.
La firma podrá sustituirse, bajo la responsabilidad del creador del título, por un
signo o contraseña que puede ser mecánicamente impuesto.
Si no se menciona el lugar de cumplimiento o ejercicio del derecho, lo será el del

domicilio del creador del título; y si tuviere varios, entre ellos podrá elegir el
tenedor, quien tendrá igualmente derecho de elección si el título señala varios
lugares de cumplimiento o de ejercicio. Sin embargo, cuando el título sea
representativo de mercaderías, también podrá ejercerse la acción derivada del
mismo en el lugar en que éstas deban ser entregadas.
Si no se menciona la fecha y el lugar de creación del título se tendrán como tales

la fecha y el lugar de su entrega”.
El Cheque

ARCHIVO
Este titulo valor, esta realizado por forma minerva con referencia No. 70-01de
forma didáctica, su realización compete a la entidad financiera en donde se
tenga la cuenta bancaria, en el, el titular de la cuenta (girador) ordena a un
banco (girado), que se pague a una persona determinada - natural o jurídica
(beneficiario), una determinada suma de dinero.
Este título valor se encuentra regulado por el artículo 712 del C.Co. así: “El
cheque sólo puede ser expedido en formularios impresos de cheques o
chequeras y a cargo de un banco. El título que en forma de cheque se expida en
contravención a éste artículo no producirá efectos de título-valor”.
Igualmente su contenido se encuentra establecido en el articulo 713 del C.Co. “El

cheque deberá contener, además de lo dispuesto por el artículo 621:
1) La orden incondicional de pagar una determinada suma de dinero;
2) El nombre del banco librado, y
3) La indicación de ser pagadero a la orden o al portador.
El girador de un cheque cobrado a tiempo y no pagado cancelara al tenedor,

como sanción, el 20% del importe del cheque, sin perjuicio de que dicho tenedor
cobre por las vías judiciales la indemnización de los daños que le ocasione. El
término de vencimiento de un cheque después de la fecha de giro es de 6
meses.
Tipos de Cheques:
Cheque de Gerencia; Cheque bancario para garantizar el pago de una deuda

tiene la calidad de efectivo; Cruzado sencillo se cruza atravesando dos líneas en
la parte superior del cheque es únicamente para consignar en cuenta del
beneficiario o de quien endose el titulo; Cruzado primer beneficiario, únicamente
lo puede consignar el beneficiario directo no es endosable, Nominativo: son
aquellos que van destinados a una persona determinada con o sin la cláusula a
la orden. Estos cheques se han de pagar a la persona física o jurídica que los
presente al cobro (la ventanilla del banco). Esta modalidad de cheque es
transferible por endoso.

ARCHIVO
El Pagaré
Titulo valor que esta emitido por formas nessan con referencia No. 94-940,
mediante el cual una persona se compromete a pagar una suma de dinero en un
plazo estipulado de forma total o fraccionada junto con unos intereses
previamente acordados se utiliza para garantizar el pago de créditos u otras
obligaciones, su diferencia con la letra de cambio se establece en que este se
compromete a pagar y en el otro se obliga a pagar una suma de dinero.

ARCHIVO
Los requisitos del pagare se encuentran establecidos en el artículo 709 del C.Co.,
El cual expresa: “El pagaré debe contener, además de los requisitos que
establece el Artículo 621, los siguientes:
1) La promesa incondicional de pagar una suma determinante de dinero;
2) El nombre de la persona a quien deba hacerse el pago;
3) La indicación de ser pagadero a la orden o al portador, y
4) La forma de vencimiento.
La Libranza
Este título valor esta emitido por formas nessan con referencia No. 13 se utiliza
como respaldo a deudas contraídas por los empleados con sus empleadores ya

ARCHIVO
sea de forma directa o a través de un tercero como un fondo de empleados o
una cooperativa, la entidad empleadora se compromete a retener dichas sumas
de dinero previa autorización del empleado y trasladarlas a estas entidades
donde previamente se han establecidos estos acuerdos; debe contener los datos
del deudor, los datos del responsable de retener los valores acordados o
pagador, ciudad y fecha, la cantidad objeto del crédito, las cuotas que se
cancelaran en números y letras, los datos del trabajador o asociado a la
cooperativa con sueldo y tiempo de servicio, la firma de los responsables y la
orden de descuento de los valores acordados en la nómina.
EL CERTIFICADO DE DEPÓSITO A TERMINO - CDT
Recuperado de http//:www.bancoccidente.com.pa/deps_plazo.html
Es un título valor expedido por las entidades financieras y vigiladas por la

Superintendencia Financiera, cuya finalidad es recaudar fondos con el pago de
una tasa de interés que atrae a los inversionistas o ahorradores, esto se hace para
posteriormente colocar el dinero en el mercado, es decir, a quienes requieran
créditos, los términos de vencimiento son de 30, 60, 90 o más días, pueden
renovarse o prorrogarse por tiempos similares, son negociables antes de su
redención

ARCHIVO
LA ACCION
Recuperado de: http://www.educaconta.com/2013/08/formato-de-certificado-de-accion.html
Es un título valor emitido por empresas que se constituyen a través de este medio,
además de ser usted un inversionista se convierte en accionista de la empresa
que las emitió, algunas son negociables en la bolsa de valores previa
autorización de la Superintendencia de Sociedades, como inversionista usted
tiene una renta variable, la cual está supeditada a la buena marcha de la
empresa, es decir, a que hayan utilidades de la empresa que las emitió, para
recibir beneficios. Hoy día muy pocas se emiten de forma tangible dado que en el
mercado público de valores se maneja de forma electrónica.

ARCHIVO
EL ARCHIVO
Alguna de las definiciones que podríamos validar seria aquella de que el archivo
es el resumen de experiencias de la empresa a través del tiempo, que
proporciona la base para una continuidad en sus acciones. Es también el lugar
donde se guarda la documentación constituida por el conjunto de papeles,
documentos y correspondencia que proviene de las actividades legales o de
negocios de una persona natural o jurídica y que se convierten en la memoria de
la organización. Es, además, la ciencia que enseña las técnicas mas adecuadas
para llevar a cabo la labor de archivar2.
De acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000 en su articulo 3 escribe:

“… conjunto de documentos, sea la cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad publica o privada,
en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir
como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos o como fuentes de la historia…”
CLASES DE ARCHIVO
En el artículo 23. de la ley 594 de 2000 encontramos: ”Teniendo en cuenta el ciclo

vital de los documentos, los archivos se clasifican en:
a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a

continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras
que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a
los asuntos iniciados;
b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos

archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente
pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias
oficinas y particulares en general.
c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los

documentos de archivo de conservación permanente”.
Otra forma de disponer las clases del archivo será:
2
Técnicas de archivo a su alcance, Editorial Norma, pag. 7

ARCHIVO
a) Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales
y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades
privadas.
b) Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la
investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal
por el legislador.
c) Archivo privado. Aquel que poseen los particulares y forma referencia a
elementos privados del cual hace uso para su diario desarrollo.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital
CONCEPTOS GENERALES
Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una

entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer

archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente.
Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor

histórico o cultural.
Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los

materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos
audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
Tabla de retención documental – T.R.D. Listado de series con sus correspondientes

tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos.
Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y

características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
PRINCIPIOS GENERALES
Según lo establecido por la Ley 594 de 2000 en su ARTICULO 4o. PRINCIPIOS

GENERALES. “Los principios generales que rigen la función archivística son los
siguientes:
a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la
documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea

ARCHIVO
recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como
fuente de la historia;
Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular
los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos
y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la
comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los
términos previstos por la ley;
b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la
administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su
vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y
de la identidad nacional;
c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las
decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta
indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del
Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras;
documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de
información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las
entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano;
d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización,
conservación, uso y manejo de los documentos.
Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.
e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la
Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función
archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y
salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural
de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título
I de los principios fundamentales de la Constitución Política;
f) Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los
archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo
las excepciones que establezca la ley;
g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la
racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la
acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos
informativos de aquélla;
h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la
infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo
programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos;
i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una
función probatoria, garantizadora y perpetuadora;
j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de
los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la
administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria
cualquier otra práctica sustitutiva;

ARCHIVO
k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos
reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los
tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado
colombiano”.
ASISTENCIA A LOS ARCHIVOS PRIVADOS.
De acuerdo con lo establecido por la ley 594 de 2000 en el articulo 37 “El Estado
estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos
privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural. En
consecuencia, el Archivo General de la Nación brindará especial protección y
asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigación y
enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las
iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos familiares y
de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la
política”.
METODOS BASICOS PARA ARCHIVAR Y CONSERVAR LOS DOCUMENTOS

COMERCIALES:
 Método Manual
 Método Computarizado
METODO MANUAL
Es el arreglo sistemático de equipo y materiales que permiten la conservación de
documentos de acuerdo a un plan establecido y siguiendo unos procedimientos
específicos.
Hay varios métodos o sistemas relacionados al archivo manual
• Sistema alfabético
• Sistema por asunto
• Sistema de archivo numérico
• Sistema geográfico
SISTEMA: es un conjunto de reglas o principios relacionados entre si, que se según

para poder realizar una actividad esencial en la oficina.
SISTEMA ALFABETICO: Los expedientes se rotulan con los nombres de los individuos
o las instituciones
SISTEMA POR ASUNTO: Los rótulos corresponden a los nombres de los demás.

ARCHIVO
SISTEMA NUMERICO: El rotulo corresponde al numero asignado al individuo,
organización o asunto, se utiliza en instituciones bancarias, para archivar cheques,
facturas etc.
SISTEMA GEOGRAFICO: El rotulo indica los nombres de las localidades y luego el
nombre del corresponsal.
METODO COMPUTARIZADO
Existen varios programas y sistemas diseñados específicamente para el manejo de

información, dentro de ellos tenemos el programa de gestión documental ORFEO,
el cual es manejado por algunas entidades tanto públicas como privadas para el
manejo de sus archivos tanto de medio magnético como físico.
Los sistemas electrónicos de administración de documentos permiten un manejo

de documentos eficiente y economía en cuanto al gasto del papel que con el
uso se deteriora, le permite a las organizaciones recuperación de documentos,
evitando su manejo en papel; el proceso apoya el manejo del archivo físico y el
control de los procesos documentales.
Los programas de base de datos se pueden utilizar para mantener información

de:
• Empleados y computarizar la nomina
• Productos o piezas y obtener el inventario
• Ventas y preparar las facturas de los clientes
• Compras para el análisis de costos
CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS
• DOCUMENTOS VITALES: son esenciales para la existencia de una

organización, no deben distribuirse mientras estén vigentes ejemplo: títulos de
propiedad, planos, contratos, testamentos.
• DOCUMENTOS UTILES: su utilidad es temporal y se puede reemplazar a bajo
costo ejemplo: correspondencia, memorandos, estados de cuentas bancarias.
• DOCUMENTOS NO ESCENCIALES: se pueden destruir tan pronto se trasmitan
ejemplo: información y rutina, invitaciones, hojas de tramites, material publicitario.
MANTENIMIENTO Y CONTROL EN EL ACCESO DE LOS ARCHIVOS
• Crear claves de acceso a la información confidencial

• Rotular adecuadamente las gavetas
• Mantener un sistema adecuado para la codificación y ordenación,
clasificación de los documentos en las carpetas o en medios magnéticos.

ARCHIVO
CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO
• Creación o recibo
• Distribución
• Archivo
• Protección
• Localización y uso
• Transferencia
• Disposición
SOPORTE DOCUMENTAL
La ley 594 de 2000 en el artículo 19. Expresa: “Las entidades del Estado podrán
incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su
archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o
telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
a) Organización archivística de los documentos;
b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en

cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y
operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información
contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.
PARAGRAFO 1o. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de
la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos
exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e
inalterabilidad de la información.
PARAGRAFO 2o. Los documentos originales que posean valores históricos no

podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados
mediante cualquier medio”.
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
De acuerdo con lo establecido en el acuerdo 04 de 2013 en el ARTÍCULO 19

establece: “OBLIGATORIEDAD DE LAS ENTIDADES PRIVADAS. Es responsabilidad de
las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, solicitar a las
entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo
establecido en la Ley General de Archivos y en el presente acuerdo, la
elaboración de las tablas de retención documental, y las tablas de valoración

ARCHIVO
documental para lo cual deberán coordinarse con el Archivo General de la
Nación”.
Constituye un instrumento que guía la organización de los documentos de una

institución en cada una de sus dependencias y oficinas de acuerdo con los
siguientes elementos que deben tener:
• CODIGO: número que identifica cada serie y subserie y las ubica de

acuerdo con la estructura orgánica y funcional de la institución.
• SERIE: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos emanados de un mismo órgano sujeto productor como
consecuencia de sus funciones especificas.
• SUBSERIE: parte integral de un asunto especifico que por sus características
forma parte de la serie documental.
• TIPO DOCUMENTAL: unidad mínima que reúne todas las características
necesarias para ser considerada documento.
• RETENCION: es el plazo en términos de tiempo en que los documentos
pueden pertenecer el archivo de gestión o en el archivo general.
• DISPOSICION: consiste en asignarle el valor al documento con miras a su
conservación temporal, permanente a su eliminación.
• PROCEDIMIENTO: explica la disposición final de los documentos.
• UTILIDADES: racionalizan, administran, controlan accesibilidad seleccionan
y conservan las transferencias documentales de archivos.
SISTEMA DE ARCHIVO
Conjunto estructurado de dependencias de la institución, cuerpos y

componentes del índole archivística, jurídica y técnica que de forma sistemática,
estructuran y desarrollan en todos los niveles de forma ordenada, la
administración de archivos de acuerdo con los Archivos Totales Desarrollados por
la institución a través de su red de Archivos Totales de Gestión, satélites,
especiales, centrales e históricos.
REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVO
Régimen de responsabilidades y acciones que le corresponden asumir a las

dependencias y funcionarios frente a los documentos y a la información se aplica
a todos los archivos y servidores. La dirección y coordinación de la función
archivística está a cargo de acuerdo a los estatutos o reglamentos de la
institución.
TIPOS DE ARCHIVOS
DE GESTION

ARCHIVO
Conformados por los documentos producidos por una oficina durante su gestión
son documentos activos, en circulación resguardada y organizada por la misma
oficina.
HISTORICO
Donde se preservan de forma permanente los documentos posteriores a la frase

de archivo central se hace selección y una valoración para determinar el valor
histórico que representa para la investigación extensión y formación.
ACUMULADOS
Documentación acumulada en el transcurso de los años y que en su mayoría

yace en depósitos inapropiados sin que hayan sido objetos de conservación,
identificación, valoración, selección, eliminación y transferencias de documentos
al archivo histórico.
ARCHIVO SATELITE
Son los mismos archivos de gestión, pero se encuentra en un espacio físico

diferente al de la oficina.
ARCHIVOS FACILITATIVOS
Se encuentran en diferente lugar al de la oficina y son exclusivamente de guía,

consulta y ayuda para el cumplimiento de las labores, de los funcionarios de
cada oficina pero en ningún momento se constituye documentos generados por
la oficina.
Los documentos de gestión son parte del archivo histórico, las oficinas utilizaran
para archivo solamente los insumos autorizados como los ganchos plásticos
carpetas no perforadoras de documentos y se abstendrán de utilizar elementos
metálicos de agarre directo sobre el documento archivadores tipo AZ legajadores
y en general mecanismo que requieran de la perforación.
En cuanto al acceso al publico las oficinas atenderán las solicitudes de
información que repose en su archivo de gestión, en los términos de la ley 57 de
1985 y las normas que la modifique reglamente o deroguen. En virtud del principio
de economía de tiempo y de recursos se evitara la reproducción de documentos
cuando esta no sea absolutamente indispensable.
ARCHIVOS ESPECIALES
Corresponde a documentos de la gestión resguardados y utilizados por la misma

oficina productora de manera especial acorde con el soporte en que se
encuentran como filmes, fotografías, entre otros, salvo que la unidad de archivo

ARCHIVO
de la sede asuma su manejo previa entrega inventariada del material
componente del archivo.
PAUTAS PARA EL DIAGNOSTICO GENERAL DE ARCHIVO
a) identificación
b) infraestructura física del archivo
c) características del documento
Reunión y organización de series: interno, natural de producción, rotulación de
unidades de conservación.
• Unidad documental
• Año de producción
• Numero de carpeta
REQUISITOS MINIMOS
Tabla
1. requisitos mínimos para hacer un diagnostico de archivo
a) estructura orgánica, funcional de la empresa (organigrama).
b) manual de funciones y procedimientos
c) conocer la parte misional de la empresa misión, visión, valores corporativos
2. pasos metodológicos
a) 385 fijar políticos documentales, se creo el sistema de archivo y realiza comités
de archivos
b) reglamentos de archivos
c) manual de funciones y procedimientos archivísticos
d) guía aplicación TRD tabla de retención documental
e) diagnostico
f) mapa de riesgo
g) evidencias (fílmicos, digitales, testimonios)
RELACION DE SERIES Y SUBSERIES POR GAVETA
• 110.105-01 ACTAS
• 110.105-01.01 COMITÉ DE ARCHIVOS U.N.
• 110.105-01-02 COMITÉ DE ARCHIVO
• 110.105-02 ASESORIAS
• 110.105-02.01 INTERNAS
• 110.105-02.02 EXTERNAS
• 110.105-03 INFORMES
• 110.105-03.01 DE GESTION
• 110.105-03.02 INTERNOS
• 110.105-02 PROYECTOS DE ARCHIVO

ARCHIVO
ORGANIZACIÓN FISICA DE LAS SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
Se hace de forma alfabética o numérica según las características de la serie, se

deben distinguir de manera cronológica, de la fecha mas antigua- que quedara
en la parte superior de la carpeta hasta la más reciente, manteniendo el orden
natural de producción.
UNIDADES DE CONSERVACION EN LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION
CARPETA DE ARCHIVO
Los documentos que conforman el archivo de gestión de las oficinas y que no se

encuentren empastados, el comité de archivo debe aprobarlos modelos de
carpetas que por sus características evitan el deterioro y perdida de los
documentos.
Los modelos de carpetas llevan impresos el escudo y el nombre de la institución

como representación de su imagen institucional.
Los documentos que por su formato sobrepasan los tamaños corrientes, deben
depositarse de forma horizontal sin doblarse, para esto se requiere muebles
especiales en las oficinas, estos también pueden guardarse enrollados en tubos
recubiertos de tela de algodón o papel neutro, protegiendo el exterior con papel
libre de acido
ROTULACION E IDENTIFICACION DE HOJAS DE VIDA
Para identificación y delimitación del espacio entre serie y subserie, se utilizan

laminas de cartulina de un grosor aproximado de 2 mm, de forma y dimensiones
archivadores verticales y horizontales, dichas laminas deben marcarse con letra
imprenta- mayúscula y negrilla, con el código y el nombres de la respectiva serie
letra ARIAL 18, las subseries al igual que la anterior se marca, pero sin negrita y
con letra ARIAL 16.
Para la identificación de las hojas de vida que se encuentran dentro de las
carpetas de archivo, se rotulan cada una de estas con la siguiente información:
• El nombre de la unidad documental, con base en la T.R.D .

• La fecha o el año en que estos documentos se generaron y si los
documentos de una misma hoja de vida sobrepasan la capacidad de una
carpeta, el numero que tiene como parte de la hoja de vida. Por ejemplo 1
de 2, carpeta 2 de 2, la rotulación se efectúa sobre los marbetes con los
que cuentan la a carpetas.

ARCHIVO
NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS
NTC 4095: Norma general para la descripción archivística

NTC3723: Micrografía, micro información, de documentos sobre películas de tipo
gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm.tecnicas de operación
NTC4080: Micrografía. símbolos gráficos para su uso en microfilme con su
significado, aplicación y localización. Clasificación de microfilmes.
NTC4436: Información y documentación. Papel para documentos de archivos

requisitos para la permanencia y durabilidad.
NTC5029: normas sobre la medición de archivos
NTC 5174: normas sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo
gelatina y plata
NTC5238: normas sobre la reprografía. Microfilmación series. Procedimiento de

filmación
ESTUDIO DE CASO
La empresa Buen Camino Ltda, el día 30 de Noviembre de 2.013 requiere una

asesoría en algunos inconvenientes que ha tenido por la elaboración de
documentos contables, la empresa recibió un cheque el día 28 de Mayo de 2013
por valor de $30.000.000.oo en la ciudad de Cali, otro cheque lo recibió 20 de
Noviembre de 2013 a nombre de Makro S.A. por $20.000.000.oo quien endoso el
cheque cruzado para su correspondiente cobro, recoge un cheque para cobro
el día 12 de enero de 2014; igualmente recibió una letra de cambio el día 25 de
Octubre de 2010 por concepto de una indemnización; la empresa requiere dinero
para cancelar las obligaciones laborales del mes de noviembre, que le puede
aconsejar Usted como asesor.

ARCHIVO
TALLER
1. El 1 de Marzo del 2013 se crea la empresa comercializadora de televisores

zenit S.A.S. Con NIT No. 900.450.567-8 de Dirección Cra 13 No. 17 – 24 de la
ciudad de Bogotá, Tel: 6214513, con un capital inicial de $ 40.000.000 de
pesos aportados por 3 socios y distribuidos así:
Socio 1 Calos Gutiérrez C.C. 5.001.234: $15.000.000 en equipo de cómputo
Socio 2 Juan Roa C.C. 13.215.567: $10.000.000 vehículo
Socio 3 Rosa Huertas C.C. 28.424.434: $10.000.000 en efectivo y una letra de

cambio por $5.000.000.oo respaldada por el socio 1.
2. El día 2 de Marzo la DIAN emite resolución de facturación No. 100000002

para la numeración del 1al 1.000.
3. El 2 de se entrega anticipo del 50% para la fabricación de factura a LS

Tipógrafos SAS, Nit: 900.456.876-1 Dir. Cl 54 No. 15 – 49 Tel: 3216677; para la
realización de 1000 facturas por valor de $100.000.
4. El 3 de marzo se consigna el efectivo recibido en el banco de Bogotá a la

cuenta 492- 37274-3 de la sucursal la independencia.
5. El 4 de marzo compra a crédito a Electrodomésticos la décima S.A.S, Nit:

860.531.454-1 Dir. Cra 38 No. 6 – 45 Tel. 2359033 250 neveras a razón de
$800.000 cada una.
6. El 5 de marzo compra a crédito 35 neveras a razón de $850.000 cada a

ICASA LTDA. NIT 900.315.400-2 Dir. Cl 17 No. 13 – 67 Tel: 5123456.
7. El 10 de marzo vende 110 neveras a $1.800.000 cada Juan Pérez C.C.

4.567.890 Dir. Cra 69 B 14 – 21 Tel 2880065 a crédito.
8. El 12 de marzo Paga por concepto de arriendo $800.000 a Carlos Saavedra

C.C. 13.987.654. Dir cra No. 17 – 24 Tel: 5678922 del mes de marzo.
9. El 15 de Marzo presta a Alberto Sánchez C.C. 79.345.678 empleado la

suma de $1.000.000 para que le sea descontado en mensualidades de
$200.000. y lo respalda con una libranza.

ARCHIVO
10. El 17 de Marzo nos devuelven 10 Neveras del señor Juan Pérez.
11. El 25 de Marzo nos cancelan el saldo de la cartera del señor Juan Pérez.
12. El 30 de marzo el banco nos reporta nota bancaria por venta de chequera
valor $300.000.
13. Hacer los soportes contables necesarios en cada una de los puntos
señalados incluyendo la apertura de la empresa y contabilizar las
operaciones requeridas.

ARCHIVO
Referencias bibliográficas
 Coral Delgado Lucy del Carmen, (2008). Contabilidad Universitaria.Sexta

Edicion. Colombia: Mc Graw Hill.
 Bolaño A. Cesar A, (1994). Contabilidad Comercial. Grupo Editorial Norma.
Colombia.
 Código del Comercio.
 Ley 594 de 2000 ley General de archivos.
 Acuerdo 04 de 2013; regula la tabla de retención documental.
 Acuerdo 039 de 2002 regula el procedimiento para la elaboración y

aplicación de T.R.O en desarrollo del Art 24 de la ley 594 de 2000.
 Acuerdo 042 de 2002 establece criterios para la organización de los archivos

de gestión (Art 2, 3, 4).
 Decretos 2578 y 2609 de 2012.


ARCHIVO
Control de documento
Control Nombre Cargo Dependencia Fecha
ABDEL
Autor HERNANDO Instructor Área de
FAJARDO Economía
RAMOS Financiera y
de Gestión
Revisión Dilia Del Coordinadora
Rosario Académica
Ceballos
Figueroa
Aprobación Jorge Alberto Subdirector

Bethancur General

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FORMACION TECNOLOGIA EN GESTION DE

DISTRITO CAPITAL |DEPENDECIA DE ECONOMIA FINANCIERA Y DE GESTION

CENTRO DE SERVICIO FINANCIEROS

DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU

También encontraremos los soportes contables clasificados de acuerdo con

Se aclara que en este documento se están utilizando y referenciando formas

Así mismo encontraremos elementos de desarrollo sobre la normatividad en el

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DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE

De conformidad con lo establecido en el Código del Comercio articulo 48 el

1. El Libro Diario; como su nombre lo indica en el se reflejan las operaciones

DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU

2. El Libro Mayor o Mayor y Balances; registra de manera resumida los valores

DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU

DISTRIBUCIONES EL BUEN NOMBRE S.A.S

CAJA 10.000.000 3.000.000 7.000.000 6.000.000

BANCOS 17.000.000 2.000.000 15.000.000

CLIENTES 10.000.000 4.000.000 6.000.000

MERCANCIAS 20.000.000 5.000.000 10.000.000 15.000.000

EQUIPO DE OFICINA 2.000.000 2.000.000

PROVEEDORES 5.000.000 5.000.000

IVA POR PAGAR 800.000 1.600.000 800.000

APORTES SOCIALES 72.000.000 72.000.000

GASTOS DE PERSONAL 8.000.000 8.000.000

HONORARIOS 1.000.000 1.000.000

SERVICIOS 4.925.000 4.925.000

SUMAS IGUALES 72.000.000 72.000.000 49.725.000 49.725.000 97.925.000 97.925.000

DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU

LIBRO DE INVENTARIOS Y DE BALANCES

DISTRIBUCIONES EL BUEN NOMBRE S.A.S

CODIGO CUENTA PARCIAL DÉBITO CRÉDITO

1105 CAJA 10.000.000

110505 Caja General 10.000.000

1435 Inventario de M/cias 20.000.000

158805 Maquinaria y Equipo 30.000.000

158810 Equipo de Oficina 2.000.000

3130 Capital 72.000.000

SUMAS IGUALES 72.000.000 72.000.000

DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU

Casos Especiales De Libros De Contabilidad

Existen casos especiales de libros de contabilidad para determinadas empresas,

 Entidades sin ánimo de lucro

 Asociaciones de juntas de acción comunal

DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU

Todas las transacciones de compra y venta que ejecuten las sociedades

De esta forma se ha podido apreciar que a través de diversos entes de control y

Conservación de los libros de contabilidad1

 Los libros y papeles de comercio deberán conservarse por lo menos 10

DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU

Prohibiciones en los libros de contabilidad

DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Y SU

2) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los

3) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier

4) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y

5) Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros”.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales “DIAN”, hace claridad en el

ARTICULO 654. HECHOS IRREGULARES EN LA CONTABILIDAD. Habrá lugar a aplicar

ARTICULO 655. SANCIÓN POR IRREGULARIDADES EN LA CONTABILIDAD. <Ajuste de

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DE LOS SOPORTES DE CONTABILIDAD

Dentro de los soportes contables necesarios para el buen manejo de las

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Documentos NO contables; aquellos documentos que son necesarios pero que no