SST-FT-004
ROLES Y RESPONSABILIDADES SG-SST Versión: 002
Fecha: Marzo 2019
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del Cargo Asistente administrativo
Área o dependencia Administrativo
Cargo del jefe inmediato Gerente General
Personal a cargo Personal operativo y administrativo
Realizar actividades correspondientes a la gestión
administrativa dentro de las cuales van dirigidas a:
Organizar y administrar los recursos a su cargo para
Objetivo General del Cargo
proporcionar los elementos y condiciones que
garanticen el normal funcionamiento de STOCKALU
CALI SAS.
Calle 8 No. 36 - 15 Bodega No. 2 Menga Teléfono: 57-(2) 665 80 64 Celular: 316 877 02 97
E-mail: stockalucal@gmail.com – Yumbo, Valle del Cauca - Colombia
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ROLES Y RESPONSABILIDADES SG-SST Versión: 002
Fecha: Marzo 2019
PERFIL DEL CARGO
Profesional en administración de empresas y/o
contaduría pública, postgrado en Administración o
Formación académica afines. Si no posee ningún título se validará con 5
años de experiencia desarrollando labores referentes
al cargo.
Experiencia mínima de 3 años en cargos
Experiencia requerida administrativos, vinculación mínima de 2 años con la
empresa.
Liderazgo, planeación y organización, análisis de
problemas/toma de decisiones, trabajo en equipo,
Habilidades específicas
compromiso, liderazgo, iniciativa e innovación,
relaciones interpersonales, comunicación.
Manejo del paquete contable, conocimientos básicos
de contabilidad, riesgos en el SG-SST a los que está
expuesto en las actividades a desempeñar y medidas
de control asociadas, principales aspectos e
Conocimientos específicos impactos ambientales de las actividades a
desempeñar y medidas de control asociadas,
liquidación de nómina, seguridad social y
parafiscales, administración de empresas y recursos
humanos, conocimiento manejo de office.
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ROLES Y RESPONSABILIDADES SG-SST Versión: 002
Fecha: Marzo 2019
Competencias y habilidades
Habilidades Análisis y manejo Iniciativa
administrativas X de Información X X
Habilidad comercial Trabajo en equipo Tolerancia a
X X presiones X
Negociación Seguimiento de Atención al detalle
X normas y X X
procedimientos
Toma de decisiones Capacidad Análisis de problemas
X comercial y X X
asesora
Servicio al cliente Competencia Capacidad de
X técnica X aprendizaje X
Orientación al resultado Comunicación Energía (Fuerza)
X X
Conocimiento del Capacidad para Liderazgo de grupos
negocio X enseñar X X
Pensamiento Organización Sociabilidad
estratégico X X X
Control y seguimiento Manejo de Escucha
X conflictos X X
REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS Y ADMINISTRATIVOS
Office X Navegación Internet* X
Correo electrónico X Teléfono Móvil X
Oficina y computador X Plataformas, Intranet X
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ROLES Y RESPONSABILIDADES SG-SST Versión: 002
Fecha: Marzo 2019
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
RESPONSABILIDADES GENERALES
Administrar los activos: inventarios (compras, asignación, control), instalaciones,
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equipos, vehículos, muebles, insumos, etc.
Preparar ofertas, cotizaciones y demás, de acuerdo a los procedimientos
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establecidos.
Velar por el cuidado y el buen manejo de la herramienta informática y de
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comunicaciones.
4 Administración contractual: Jurídico, pólizas, soportes, etc.
5 Apoyar actividades inherentes a seguridad, salud ocupacional y medio ambiente.
6 Manejo de caja menor.
7 Elaboración y revisión de nómina.
Revisar los aportes a la seguridad social y parafiscales: Fondos de pensiones y
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cesantías, EPS, ARL, cajas de compensación familiar.
Apoyar las actividades relacionadas con la Gestión de Talento Humano como:
legalización de ingreso de personal oficina administrativa (afiliaciones a la
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seguridad social y parafiscal, verificación de la documentación completa en las
hojas de vida del personal y contrato de trabajo).
10 Administrar y archivar documentos.
Tramitar ante las entidades financieras, las operaciones crediticias aprobadas por
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la Gerencia.
12 Elaborar presupuestos y proyecciones.
13 Realizar seguimiento y análisis del presupuesto de ejecución.
Atender los requisitos de información de los clientes externos, proveedores,
14
organismos de vigilancia y control, entre otros.
Gestionar la consecución oportuna de los recursos necesarios y promover la
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utilización racional de los disponibles.
Ejecutar o mediante la intervención del asesor jurídico, según el caso, los cobros
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de las deudas pendientes con la empresa, para agilizar su recaudo.
17 Presentar de forma oportuna los informes de gestión y financieros establecidos.
Elaboración, presentación y seguimiento a los flujos de caja y alternativas
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financieras.
19 Recepción personal y telefónica.
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Fecha: Marzo 2019
20 Elaboración y entrega de cartas solicitadas por el área administrativa.
Preparar, liquidar y presentar impuestos e información referente a organismos de
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control (DIAN, Municipio) y demás requerimientos legales.
Revisión de documentos: Facturas de venta, facturas de compra, recibos de caja,
22 notas Internas, comprobantes de egreso, comprobantes de transferencia,
órdenes de pago, etc.
Generar otros informes según solicite la Junta Directiva, la Gerencia General y
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Operativa.
Verificar el archivo y conservación de los soportes contables según lo que estipula
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la ley.
25 Elaborar ajustes, amortización de diferidos y depreciación.
26 Actualizar e imprimir los libros oficiales.
27 Revisión de activos fijos contables.
28 Realizar conciliaciones bancarias
Realizar actividades de control interno (arqueos, inventarios, pruebas selectivas,
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revisión a conciliaciones, etc.)
30 Realizar la planeación tributaria.
Establecer métodos y/o modelos administrativos, que permitan obtener la
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información necesaria para el óptimo manejo de los recursos financieros.
32 Análisis de obligaciones financieras.
33 Revisar e implementar los procedimientos contables de la empresa.
Avalar con su firma los comprobantes, facturas, cheques y demás documentos
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asociados con la gestión financiera de la empresa.
Preparación y realización de certificaciones soporte para las licitaciones a
35
presentar.
36 Portar los elementos de protección personal, en las tareas que lo requieran.
37 Cumplir con las demás funciones inherentes a su cargo que le asigne la Gerencia.
38 Atención y servicio al cliente.
39 Atender los requerimientos y necesidades de papelería y suministros de oficina.
40 Coordinación de pago a proveedores, contratistas y otros.
Efectuar desplazamientos en misión, para el desarrollo de tareas requeridas por
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su jefe inmediato, según la necesidad de la empresa.
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Fecha: Marzo 2019
42 Realizar cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
RESPONSABILIDADES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Participar en la actualización de la identificación de peligros, evaluación y
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valoración de riesgos.
2 Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión y aplicación práctica de la política en los
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colaboradores, contratistas y partes interesadas.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento en seguridad y
4
salud en el trabajo.
5 Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo.
6 Participar en las inspecciones de seguridad.
Garantizar la participación activa de su equipo de trabajo en las sesiones de
7 sensibilización, formación y apropiación del sistema de gestión en seguridad y
salud en el trabajo.
Garantizar información oportuna sobre la gestión de la seguridad y salud en el
8 trabajo y canales de comunicación que permitan recolectar información
manifestada por los colaboradores.
Evaluar por lo menos una vez al año la gestión de la seguridad y salud en el
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trabajo.
REQUERIMENTOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
FACTORES DE RIESGO EN EL PUESTO DE TRABAJO
(C: Continuo; F: Frecuente; O Ocasional)
Exposición Exposición
FISICOS QUIMICOS
C F O C F O
Ruido X Particulado X
Vibración Neblinas
Radiación ionizante Vapores X
Radiación no
X Humos
ionizante
Altas temperaturas Líquidos cáusticos
Bajas temperaturas Gases
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Fecha: Marzo 2019
Disconfort térmico Cancerígenos
Presiones Alérgenos
Iluminación X
Exposición Exposición
BIOLOGICOS BIOMECANÍCO
C F O C F O
Contacto con, e Bipedestación
inhalación de
X
microorganismos Inclinado
(virus, bacterias, etc.)
Contacto con macro Sentado X
organismos
(roedores, serpientes, X Acuclillado
perros, gatos, etc.)
Desplazamiento
Movimientos repetitivos X
Manipulación de cargas X
Exposición Exposición
SEGURIDAD PSICOLABORAL
C F O C F O
Altura Personal a cargo
Espacio confinado Trabajo diurno X
Transito X Trabajo nocturno
Locativos (Superficies
X Carga laboral excesiva
irregulares)
Eléctricos alta y baja Desplazamiento extenso del
X
tensión sitio de trabajo a la casa
Mecánicos
(Elementos y
X Jornada extensa de trabajo
herramientas de
oficina)
Tecnológico
(Explosión, fuga, X Trabajo en equipo X
derrame, incendios)
Publico X Labor de alta concentración
EXAMENES OCUPACIONALES REQUERIDOS
Examen médico ocupacional X Colesterol total- Hdl
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ROLES Y RESPONSABILIDADES SG-SST Versión: 002
Fecha: Marzo 2019
Examen médico con énfasis
X Perfil lipídico
en osteomuscular
Optometría X Examen para trabajo en alturas
Audiometría X Otros:
Espirometria
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Nombre del Trabajador Nombre de quien entrega
CC. CC.
Fecha: Fecha:
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