PROCEDIMIENTO PARA FACTURACION

1) OBJETIVO: Centralizar la facturación por convenios y matrículas, , eventualmente

también proventos.

a) Implementar el software para la impresión de facturas integrado al sistema de

contabilidad, que la emisión de la factura se refleje automáticamente como un ingreso y
una cuenta por cobrar.

b) Se deberá optar por la impresión de las facturas al emitir o imprimir sobre facturas
pre-impresas. Inicialmente se trabajará con carta-factura.

2) PROCEDIMIENTO

a) Cada responsable del convenio, curso o provento involucrado, envía al Dpto. de

Contaduría (Unidad de recursos extrapresupuestales en el horario de 9:00 a 14:00 hrs), una
nota donde se especificará:

- Convenio o Curso o Provento (una referencia escueta)

- Organismo, empresa o institución a quien se le debe facturar

- Dirección física y a la atención de quien se debe dirigir (contraparte técnica para que apruebe
dando el visto bueno o autorización para que se pague)

-Descripción, concepto por el cual se factura e importe.

b) El Dpto. de Contaduría, una vez confeccionada la factura, inmediatamente se le entrega o

envía a la persona de referencia. Efectuada la entrega se informa al responsable designado del
Convenio, Curso o Provento, para el seguimiento de parte y contra-parte técnica para lograr la
autorización del pago de la factura..

c) Conformada la factura que pasa a las áreas administrativo-financieras del organismo,

empresa o institución, desde el Dpto. de Contaduría se la da el seguimiento hasta lograr el
pago efectivo de acuerdo a los procedimientos del “cliente” (eso es lo que generalmente ya se
está haciendo).

d) Luego de verificado el pago se informa al responsable del recurso que generó el trámite.
Y se asienta automáticamente en la cuenta.

3) COMUNICACIÓN

Luego de puesta en marcha el procedimiento se dará amplia difusión del mismo y se informará
a los organismos, empresas e instituciones que correspondan, estableciendo con especial
énfasis que el único documento válido para el pago por servicios prestados por la Facultad de
Ingeniería será la factura oficial de la misma, deslindando responsabilidad en caso contrario.
Ejemplo:

Contraparte:

Administración Nacional de Puertos

A la atención de:

Sr. XXXXXXX XXXXXXX.

Unidad Técnica de Gestión Ambiental

Of. 506 – 5to. piso edificio sede de ANP.

Monto y Concepto:

Pago de $U XXXXX (XXXXXXXX pesos) correspondiente a la tercera cuota de la actividad

especifica del convenio “EVALUACION AMBIENTAL PROSPECTIVA DE LA BAHIA DE
MONTEVIDEO”, Contrato N° 793 – UDELAR / Facultad de Ingeniería / ANP.