Manejo fondos brigadas

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE FONDOS EN AVANCE EN BRIGADAS PARLAMENTARIAS DEPARTAMENTALES
ESTADO PLURINACIONAL DE BOLIVIA

ASAMBLEA LEGISLATIVA PLURINACIONAL
CÁMARA DE DIPUTADOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL

MANEJO DE FONDOS EN AVANCE EN BRIGADAS
PARLAMENTARIAS DEPARTAMENTALES
LA PAZ – BOLIVIA
2012
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE FONDOS EN AVANCE EN

BRIGADAS PARLAMENTARIAS DEPARTAMENTALES
1. ANTECEDENTES
Mediante Instructivo de Operatoria de Fondos en Avance aprobado en el mes de enero

de 2001, el Ministerio de Hacienda ahora Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
establece la operatoria de Fondos en Avance para Entidades Públicas que tengan
oficinas regionales ó dependencias desconcentradas en el interior del país. En tales
casos establece que las entidades deberán gestionar la apertura de una cuenta
corriente fiscal, por cada oficina regional.
Habiendo realizado la correspondiente gestión por Oficialía Mayor ante el

Viceministerio del Tesoro y Crédito Público del Ministerio de Economía y Finanzas
Públicas, se efectuó la apertura de 8 cuentas corrientes fiscales para el desembolso y
Manejo de Recursos en calidad de Fondos en Avance a las Brigadas Parlamentarias
Departamentales del Interior del País.
2. OBJETIVO
Establecer un marco normativo, efectivo y transparente del manejo y uso de los

recursos económicos otorgados mediante Fondos en Avance a las Brigadas
Parlamentarias Departamentales, que permitan proporcionar los requerimientos y
cubrir gastos de funcionamiento; durante la gestión administrativa.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
El presente Manual de Procedimientos para el Manejo de Fondos en Avance

constituye una norma interna que será de aplicación obligatoria y de estricto
cumplimiento por los funcionarios de las 8 Brigadas Parlamentarias dependientes de
la Cámara de Diputados, a quienes se desembolsan recursos en calidad de “Fondos en
Avance con cargo a Rendición de Cuentas”.
4. MARCO LEGAL
El presente Reglamento se encuentra dentro de las siguientes disposiciones:
Ley Nº 1178 ”Sistema de Administración y Control Gubernamentales” y las

Normas Básicas de los 8 Sistemas que la Componen
Ley Nº 004 Ley de lucha Contra la Corrupción, Enriquecimiento ilícito e
investigación de fortunas “Marcelo Quiroga Santa Cruz”.
D.S. 0181/2009 28 de Junio de 2009
Reglamento Especifico del sistema de Administración de Bienes y Servicios
(RESABS)
Ley Nº 843 Reforma Tributaria, actualizada al 31 de diciembre de 2005.
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Reglamento General de la Cámara de Diputados promulgado el 7 de febrero de

2009
5. PROCEDIMIENTOS PARA LA SOLICITUD DE DESEMBOLSOS
La solicitud de desembolso se la realizará trimestralmente y excepcionalmente de

acuerdo a la urgencia del caso, mediante:
Nota dirigida a él o la Oficial Mayor de la Cámara de Diputados, firmada por el

Secretario Técnico y el Presidente de la Brigada Parlamentaria Departamental
(Firmas Autorizadas), adjuntando a la misma :
o Formulario de Programación de Desembolso (ANEXO 3), identificando

la Cuenta Corriente Fiscal y partidas por objeto del gasto según
disponibilidad presupuestaria enmarcadas en el POA aprobado de la
gestión, cuya solicitud es aplicable a partir del grupo 20000 “Servicios
no Personales”, 30000 “Materiales y Suministros” y 40000 “Activos
Reales” y excepcionalmente los grupos 80000 “Impuestos, regalías y
tasas” y 90000 “Otros gastos”.
La solicitud deberá diferenciar la clase de gasto; es decir si corresponde para:
Cubrir Servicios Básicos (currier, agua, energía eléctrica, servicio telefónico,

internet).
Bienes y Servicios (fotocopias, transporte de personal, para mantenimiento y
reparaciones, comisiones bancarias, papelería, material de escritorio, material
de limpieza, periódicos y otros).
Activos reales ( Activos Fijos)
Los Fondos serán desembolsados a través de un comprobante de ejecución de gasto

C-31 mediante SIGMA a nombre de la cuenta corriente fiscal de la Brigada
Parlamentaria Departamental del interior del país, bajo los procedimientos
administrativos detallados en el Flujo grama de Proceso (ANEXO 1), previa
verificación de los descargos correspondientes a recursos entregados con
anterioridad.
6. PROCEDIMIENTOS Y REQUISITOS PARA LA EJECUCION DE FONDOS
Una vez viabilizada la transferencia de los recursos a la cuenta corriente fiscal de la

Brigada Parlamentaria Departamental, las instancias administrativas
correspondientes de la Brigada Departamental procederán a su ejecución aplicando
los siguientes procedimientos:
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A).- MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR (De Bs. 1.- a Bs. 20.000.-)
 Se aplicara a compras o contrataciones de bienes, obras y servicios cuando el

monto sea igual ó menor a Bs. 20.000.- (Veinte Mil 00/100 Bolivianos) elaborando
las órdenes de compra correspondientes (ANEXOS 5).
 Todo gasto debe reunir condiciones de calidad y cantidad que cumplan con
efectividad los fines para los que fueron requeridos.
 Deberán efectuarse considerando criterios de economía para la obtención de los

mejores precios de mercado.
 Deberá estar respaldado con el comprobante de “Orden de Pago” (ANEXO 8)

debidamente firmado por el Secretario Técnico, Presidente de la Brigada
Parlamentaria Departamental y el Beneficiario, adjunto al mismo, Fotocopia del
cheque y todos los antecedentes de respaldo de la adquisición del bien o servicio.
 Factura con el número de NIT 120281025 a nombre de la Cámara de Diputados.
 En el caso de adquisición o compra de Bienes ó Servicios se adjuntará el “Acta de

Recepción y Conformidad” (ANEXO 7) ó Informe Técnico de Conformidad
identificando la partida y denominación del Objeto del Gasto, cantidad, costo
unitario y otros datos que demuestren el pago realizado.
 En los casos de contratación de Obras y Servicios se adjuntará el “Informe Técnico

de Conformidad”, identificando el pago y denominación del Objeto del Gasto,
cantidad, costo unitario y otros datos que demuestren el pago realizado.
 En caso de adquisición de refrigerios destinados a eventos, se adjuntará la lista de

personas asistentes debidamente firmada; Cabe mencionar que los gastos por
alimentación y otros similares comprenden aquellos gastos de alimentación para
reuniones, seminarios y otros eventos, no incluye los gastos destinados a
refrigerios para el personal de las Brigadas Parlamentarias
Departamentales.
 En los casos de débitos automáticos realizados por el Banco por concepto de

comisiones bancarias, emisión de chequeras y otros, se debe exigir las facturas y/o
notas de debito al banco para registrar el gasto en el comprobante de Autorización
de Pago.
 Las facturas por concepto de publicaciones en medios de prensa, deben estar

respaldadas con la publicación del periódico correspondiente y en medios orales
con la carta de difusión de la publicación.
 En los casos de Contratación de Bienes y Servicios, se procederá mediante la

modalidad de contratación menor, a través del formulario de Solicitud de
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Contratación de Bienes, Obras y Servicios (Anexo 4), para cuyo efecto las
Brigadas Parlamentarias Departamentales deben presentar este documento de
manera obligatoria, debidamente firmado y adjuntando las especificaciones
técnicas, salvo otra instrucción de la Máxima Autoridad Ejecutiva.
 En los casos de Contratación de servicios básicos, se presentará el comprobante de

Orden de Pago” (ANEXO 8) debidamente firmado por el Presidente y Secretario
Técnico de la Brigada Parlamentaria Departamental y el Beneficiario, adjunto al
mismo, fotocopia del cheque emitido y todos los antecedentes de respaldo y el
correspondiente Informe Técnico de Conformidad.
 En el caso de envíos de correspondencia vía courier, adjuntar el contrato con el

tarifario y las guías de envío con sello de recepción como evidencia de la
prestación del servicio y verificación de peso y costo.
 En los casos de las facturaciones por concepto de servicios de agua y luz la factura
estará con el número de NIT 120281025 a nombre de la Cámara de Diputados, y
en el caso de alquiler de bienes alquilados, se deberá justificar con el contrato de
alquiler.
 En todos los rubros de servicios básicos se debe adjuntar el “Informe Técnico de

conformidad”, identificando el servicio, detalle del gasto y mes al que corresponda
el mismo.
 Cotización ó Proforma.- Este documento es la base del cálculo del precio

referencial del bien a ser adquirido, por lo tanto se debe establecer todos los
elementos de las especificaciones técnicas solicitadas, y ser emitido en una fecha
cercana pero no posterior al Formulario Solicitud de Contratación de Bienes,
Obras y Servicios (ANEXO 4) debiendo estar obligatoriamente firmado por el
Secretario Técnico y Presidente de la Brigada Parlamentaria Departamental.
7. PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

RECURRENTES.
La contratación de servicios recurrentes servicios básicos (currier, internet) ,

fotocopias, periódicos) que se enmarque a la cuantía de contratación menor
podrá realizar la Brigada departamental considerando lo establecido en el
Punto 6.
En el caso de que el producto de esta contratación requiera la firma de un

contrato de prestación del servicio, este deberá ser suscrito por los
responsables de la Brigada (Presidente de la Brigada y Secretario Técnico)
previa solicitud de autorización a la Máxima Autoridad Ejecutiva.
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8. PROCEDIMIENTOS PARA LA COMPRA DE ACTIVOS FIJOS.
IMPORTANTE: la compra de Activos Fijos se la podrá realizar en el Departamento

donde se encuentra ubicada la Brigada Parlamentaria Departamental ó se podrá
coordinar con la Unidad de Compras y Contrataciones, para que el proceso y compra
del activo se lo realice en la ciudad de La Paz.
En el caso que la compra se la realice en la Sede de la Brigada parlamentaria, el

procedimiento será el siguiente:
 Nota dirigida a él o la Oficial Mayor de la Cámara de Diputados, solicitando :
o Autorización para la adquisición de Activos Fijos (según detalle), para la

Brigada parlamentaria y El desembolso de recursos con cargo al Grupo
4000 “Activos Reales” adjuntando a la misma el Formulario de
Programación del Desembolso (ANEXO 3), identificando el monto
presupuestado por objeto de gasto según Programa Operativo Anual y
Presupuesto Aprobado.
o En el caso de que no se cuente con su registro en el POA o el presupuesto
necesario, previo a la solicitud de desembolso; se deberá realizar las
gestiones necesarias en el Área de Planificación y Presupuestos para el
cambio de requerimiento o ajustes en la estructura presupuestaria o el
monto presupuestado.
 Formulario SABS-02: “Solicitud de Contratación de Bienes, Obras y Servicios”

(ANEXO 4) en 5 copias originales, debidamente firmado por el Secretario Técnico y
Presidente de la Brigada Parlamentaria Departamental; respaldando con la
siguiente documentación:
o Especificaciones Técnicas del Bien o Servicio.- Estas deben describir breve

y puntualmente la característica del bien, cantidad, garantía, plazo de
entrega, forma y medio de pago, lugar de entrega, etc., validada mediante
firma de autoridad competente (Presidente de la Brigada o Secretario
Técnico).
o Respaldo del Precio Referencial.- Cotización ó Proforma, este documento
es la base del cálculo del precio referencial del bien a ser adquirido, por lo
tanto debe establecer todos los elementos de las especificaciones técnicas
solicitadas, y ser emitido en una fecha cercana pero no posterior a la
Solicitud de Contratación de Bienes, Obras y Servicios (ANEXO 4)
debiendo estar obligatoriamente firmado y sellado por el proveedor.
Una vez autorizada la solicitud de compra y viabilizado la transferencia de los

recursos a la Cuenta Fiscal de la Brigada; las instancias administrativas de la Cámara
de Diputados remitirán a la Brigada Parlamentaria Departamental los antecedentes
del desembolso ( comprobante C-31) y la documentación de la solicitud de la compra
con la certificación presupuestaria (Formulario SABS -02); a objeto de que la Brigada
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Parlamentaria Departamental prosiga con el proceso de contratación tomando en

cuenta los siguientes procedimientos a seguir.
 Cotizar o Re cotizar el bien o servicio para la compra
 Informe Técnico que exponga las condiciones de calidad, considerando criterios de

economía en la obtención del mejor precio de mercado en la adjudicación.
 Para la compra de bienes o servicios cuyo plazo no supere los 15 días calendario se
elaborara la Orden de Compra u Orden de Servicio; que deberá ser firmado por el
Secretario Técnico, Presidente de la Brigada, previo a notificar al ó a los
proveedores.
 Nota de Remisión (Emitida por el proveedor o la Empresa).
 Factura con el número de NIT 120281025 a nombre de la Cámara de Diputados.
 Acta de Recepción y Conformidad (ANEXO 7).
 Comprobante de “Orden de Pago” (ANEXO 8) debidamente firmado por el

Secretario Técnico, Presidente de la Brigada Parlamentaria Departamental y el
Beneficiario.
 Fotocopia del cheque emitido.
 Fotocopia del NIT de la empresa proveedora.
Considerando que la adquisición de Activos Fijos, debe seguir procedimientos

estrictos respectos al proceso de contratación, registro e incorporación del activo al
patrimonio del Estado de acuerdo a las Normas Básicas del Sistema de Administración
de Bienes y Servicios (D.S. No.0181), Después de haber procesado los documentos
descritos en líneas precedentes, la Brigada Parlamentaria Departamental remitirá
éstos documentos como parte del descargo a la Dirección Administrativa a través de
Oficialía Mayor para fines de registro en el Sistema de Administración de Activos
Fijos, conclusión del proceso y posterior descargo.
9. CONTROL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
Para el Control de la Ejecución Presupuestaria los Secretarios Técnicos de las Brigadas

Parlamentarias Departamentales podrán utilizar las matrices de Ejecución
Presupuestaria (ANEXO 13), mediante las cuales llevarán un control de lo
programado, ejecutado y saldos disponibles.
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10. MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS
Según el Decreto Supremo Nº 29881 “Reglamento de Modificaciones

Presupuestarias”, se constituye modificaciones presupuestarias, las variaciones de las
asignaciones presupuestarias contempladas en el Presupuesto General Aprobado.
Estas modificaciones se clasifican en traspasos intrainstitucionales, traspasos
interinstitucionales y presupuestos adicionales, incluyendo cambios de fuente y
organismo financiador.
Traspasos Presupuestarios Intrainstitucionales.- Son reasignaciones

presupuestarias al interior de cada entidad, que no incrementan ni disminuyen el
monto total del presupuesto inicial. Por tanto las Brigada Parlamentaria
Departamental, según su competencia solo podrán solicitar traspasos presupuestarios
intrainstitucionales entre las partidas de gasto de los Grupos 20000 “Servicios no
Personales”, 30000 “Materiales y Suministros” y 40000 “Activos Reales” y
excepcionalmente los Grupos 80000 “Impuestos, regalías y tasas” y 90000 “Otros
gastos”, del Presupuesto Aprobado de la gestión, para Gastos de Funcionamiento,
considerando el Programa Operativo Anual y Presupuesto Aprobado; cumpliendo los
siguientes requisitos:
 Nota de solicitud dirigida al Oficial Mayor justificando el traspaso.
 Formulario de Modificaciones Presupuestarias (ANEXO 12).
 Reprogramación del Programa Operativo Anual
Por otro lado; en el caso de que las Brigadas Parlamentarias Departamentales

pudieran solicitar presupuestos adicionales al techo asignado por la Entidad que estén
debidamente justificados. Oficialía Mayor, viabilizara dicho requerimiento ante el
Ministerio de Economía y Finanzas Públicas (M.E.F.P.), gestionando para que se
contemple en la reformulación del Presupuesto General de la Nación a ser aprobados
mediante Ley de la República en aplicación al artículo 9. (MODIFICACIONES
PRESUPUESTARIAS QUE REQUIERE APROBACIÓN MEDIANTE LEY DE LA
REPÚBLICA) del Decreto Supremo Nº 29881 “Reglamento de Modificaciones
Presupuestarias”,
11. DOCUMENTACION A SER PRESENTADA A TRAVÉS DE VENTANILLA ÚNICA
PARA DESCARGO.
 Nota dirigida al Oficial Mayor de la Cámara de Diputados por la presentación

del descargo documentado.
 Formulario de Descargo (ANEXO 9), donde se resume los gastos efectuados
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 Documentación de respaldo original, según lo descrito en los puntos 4 y 5.
NOTA.- Asimismo, las facturas que componen el descargo deben cumplir con la
normativa vigente del Servicio de Impuestos Nacionales, Nuevo Sistema de Facturación
(NSF-07) aprobada con Resolución Normativa de Directorio Nº 10.0016.07 de fecha
17 de mayo de 2007, de acuerdo al Capitulo V EFECTOS TRIBUTARIOS, Art. 41
VALIDEZ DE LAS FACTURAS Y NOTAS FISCALES que dispone los siguiente:
i. Sea el original del documento.
ii. Consignar la fecha de emisión.
iii. Consignar el monto facturado (numeral y literal).
iv. Consignar la fecha límite de emisión.
v. No presentar enmiendas, tachaduras, borrones e interlineaciones.
Los descargos que contengan facturas que incumplan lo descrito en la normativa

antes mencionada; no serán reconocidos.
La documentación de respaldo por toda transacción económica, en el marco del

artículo 24 de las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada debe
contener las siguientes características:
La documentación presentada como descargo debe ser suficiente, consistente,

tener relación cronológica y ser coherente,
Contener la documentación mínima requerida (autorización del gasto, planillas
firmadas, facturas, y/o recibos con la retención impositiva si corresponde, en
este caso la retención debe ser depositado a la cuenta del Banco de la Unión e
informado a la unidad de contabilidad dentro el mes de su retención, para que
sea considerado en la declaración impositiva que mes a mes se realiza), tal cual
se establece en el segundo párrafo del punto 17 del presente Manual.
Aclarando además que en el marco del ámbito de aplicación de la Ley 1178 (artículo
4); es responsabilidad de los Secretarios Técnicos, como representantes del Área
administrativa la correcta presentación del descargo el cual debe ser transparente,
verídico y confiable.
12. OTRAS OBLIGACIONES
Con la finalidad de contar con información útil y oportuna los descargos presentados
por los desembolsos efectuados trimestralmente deben ser presentados por la
Brigada Parlamentaria Departamental de manera mensual, para cuyo efecto se
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requiere la presentación hasta el día 10 del mes siguiente., aclarándose que se

constituirán en descargos parciales acumulativos.
Cabe aclarar, que como los desembolsos son trimestrales, los saldos no ejecutados
durante este periodo, deben ser revertidos procediéndose al depósito de los importes
correspondientes a la Cuenta Única de Tesoro (CUT), con el fin de cerrar el cargo de
cuenta.
13. DOCUMENTACION A SER PRESENTADA EN LA UNIDAD DE TESORERIA
En cumplimiento a procedimientos respecto al manejo de Cuentas Corrientes fiscales,

recomendaciones de Auditoría Interna y con la finalidad de contar con la
documentación oportuna y pertinente en la Unidad de Tesorería de la Cámara de
Diputados, las conciliaciones bancarias de las Cuentas Corrientes Fiscales deben
realizarse de forma mensual, para cuyo efecto se requiere la presentación hasta el día
10 del mes siguiente, la siguiente documentación:
 Conciliación Bancaria Original. (ANEXO 10)

 Libreta Bancaria (Detalle de Ingresos y gastos en el mes). (ANEXO 11)
 Detalle de cheques pendientes de cobro.
 Extracto Bancario Original.
14. DOCUMENTACIÓN A SER PRESENTADA EN LA UNIDAD DE CONTABILIDAD
En cumplimiento a Instructivo y procedimientos emitidos por el Servicio Nacional de

Impuestos Nacionales en nuestra calidad de agentes de Información, la Unidad de
Contabilidad mensualmente debe declarar los Libros de Compra, en tal sentido; para
cuyo efecto se requiere la presentación hasta el día 10 del mes siguiente, la siguiente
documentación:
Fotocopia de las Facturas recibidas durante el mes producto de los pagos

realizados, para su registro en el libro de compras.
En el caso que las facturas recibidas sean presentadas posterior al mes de
compra y el plazo establecido en el siguiente mes; las sanciones pecuniarias
establecidas en las normas tributarias por su incumplimiento se aplicara al
Secretario Técnico responsable del uso y aplicación de los recursos asignados
en calidad de Fondo en Avance.
15. FIRMAS AUTORIZADAS
De acuerdo a procedimientos establecidos para el Manejo de Cuentas Corrientes

Fiscales, se establece como firmas autorizadas para la emisión de cheques a los
siguientes funcionarios:
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 Secretario Técnico
 Presidente y/o Vicepresidente de la Brigada Parlamentaria Departamental.
16. EXCEPCIONES
En casos excepcionales, se procederá a aceptar pagos realizados mediante recibos y

con las retenciones impositivas que ameriten, previo análisis justificado.
La inexistencia de una factura para respaldar un gasto origina la obligación de

retención por parte del comprador del bien o servicio, de un porcentaje sobre el
monto total que se paga, el mismo está en función al servicio o bien que se brinda.
¿QUIÉNES SON AGENTES DE RETENCIÓN?
a).- Personas Jurídicas (S.R.L., S.A., etc.)
b).- Empresas Unipersonales, Asociaciones y Similares.
c).- Instituciones del Estado y Similares.
¿QUIENES SON SUJETOS DE RETENCIÓN?
a).- Personas naturales que prestan servicios, en forma eventual.
b).- Personas naturales que venden bienes, en forma eventual.
¿CUALES SON LAS CLASES DE RETENCIONES, QUE PUEDO APLICAR?
Las siguientes clases de retenciones:
a) POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS:
Sobre el total pagado se retiene los siguientes impuestos
Impuesto sobre las utilidades de las empresas (IUE) 12.5%

Impuesto a las transacciones (IT) 3%
TOTAL 15.5%
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Ejemplo: Si la Brigada Parlamentaria Departamental contrata los servicios eventuales

de un plomero por Bs. 200.- (Doscientos 00/100), por conexión de tuberías, y por este
servicio el plomero no emite factura, la Brigada Parlamentaria Departamental debe
proceder a la retención de 15.5 % sobre el total a pagar, es decir Bs. 31.- (Treinta y
uno 00/100), y el importe pagable será Bs.169.- (Ciento sesenta y nueve 00/100).
b) POR COMPRA DE BIENES:
La adquisición de bienes, no respaldados por la factura, del importe total pagado se

retiene el 8%, de acuerdo al siguiente detalle:
Impuesto sobre las utilidades de las empresas (IUE) 5%

Impuesto a las transacciones (IT) 3%
TOTAL 8%
Ejemplo.- Si la Brigada Parlamentaria Departamental compra alimentos por el valor

de Bs. 150.- (Ciento cincuenta 00/100), y este proveedor no emite factura, se debe
proceder a la retención del 8% sobre el total a pagar, es decir Bs.12.- (Doce 00/100), y
el importe pagable será Bs.138.- (Ciento treinta y ocho 00/100).
c) POR ALQUILERES Y OTROS SIMILARES:
Se realiza por pagos efectuados a personas naturales que no cuentan con el siguiente
documento:
1.- Factura por alquileres de maquinaria y/o equipos (automóviles, vajillas,

computadoras, sillas, etc.).
En estos casos se retiene sobre el total pagado los siguientes impuestos:
Impuesto al régimen complementario al IVA (RC-IVA) 13%

Impuestos a las transacciones (IT) 3%
TOTAL 16%
Ejemplo.- Si la Brigada Parlamentaria Departamental alquila en forma eventual un

salón, por el valor de Bs. 1.000.- (Un mil 00/100), para la realización de un evento y el
dueño de casa no le emite el recibo oficial de alquiler (adquirido en el Servicio de
Impuestos Nacionales), la Brigada Parlamentaria Departamental debe retener el 16 %
sobre el total a pagar es decir Bs. 160.- (Ciento sesenta 00/100), y el importe a pagar
será Bs. 840.- (Ochocientos cuarenta 00/100).
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17. RESPONSABLE DEL PAGO DE RETENCIONES IMPOSITIVAS Y FECHA DE

VENCIMIENTO
La Unidad de Contabilidad en coordinación con la Unidad de Tesorería de la Cámara

de Diputadas, son las Unidades responsables de consolidar todas las retenciones que
efectuaren las Áreas Organizacionales durante el mes en una sola DECLARACION
JURADA a ser presentada en la fecha establecida en función a la terminación del
Número de Identificación Tributaria (NIT) de la Cámara de Diputados.
Para el cumplimento de la presentación de la DECLARACION JURADA consolidada,

las Brigadas Parlamentarias Departamentales son responsables de enviar a la Unidad
de Contabilidad de la Cámara de Diputados el detalle de las retenciones efectuadas
durante el mes adjunto la boleta de depósito del importe retenido en la Cuenta
Operativa No 1-5485590 “Asamblea Legislativa Plurinacional de Bolivia Cámara de
Diputados” del Banco Unión S.A. hasta el 5to día hábil del mes siguiente
impostergablemente, para la incorporación en los formularios de SIN.
18. PROHIBICIONES
Se describen las siguientes prohibiciones:
a) Cubrir préstamos, gastos particulares, cambio de cheques, sea cual fuere la

jerarquía solicitada.
b) Ejecutar gastos extrapresupuestarios
c) Pagos a clínicas y médicos particulares, atenciones odontológicas, obsequios,

premios, gastos de prensa por salutaciones, homenajes, padrinazgos, agasajos,
festejos, ayudas económicas, subsidios, subvenciones, donaciones de cualquier
naturaleza, concesiones de préstamos y anticipos de sueldo a personal, gastos
extrapresupuestarios y otros utilizados indebidamente de acuerdo al Art. 25,
capítulo IV, del D.S. 21364 del 20 de agosto de 1986.
19. PROCEDIMIENTOS PARA EL CIERRE DE LOS FONDOS EN AVANCE.
Según instructivos para el Cierre Presupuestario y Contable de cada ejercicio Fiscal

emitidos por el Ministerio de Economía y Finanzas e Instructivos internos emitidos
por la Cámara de Diputados; se deben seguir los siguientes pasos:
a) Los responsables de los Fondos en Avance de las Brigadas Parlamentarias

Departamentales, deberán presentar sus descargos hasta el 20 de diciembre de
cada gestión fiscal.
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b) En caso de existir saldos no utilizados en las Cuentas Corrientes Fiscales, los

Responsables de los Fondos en Avance procederán a depositar este importe a la
Cuenta Única del Tesoro hasta el día 20 de diciembre de cada gestión fiscal, cuya
papeleta de depósito será remitida a la Cámara de Diputados.
c) En base al descargo presentado, la Unidad de Presupuestos elaborará un

Comprobante de Modificación a la ejecución de Gastos C-31 con imputación
presupuestaria opción de “reversión” de acuerdo a la boleta de Deposito y
solicitará el cierre del fondo en avance.
d) Los saldos no rendidos al 31 de diciembre de cada gestión fiscal, de los Fondos en

Avance, serán de responsabilidad directa de los Responsables de las Brigadas
Parlamentarias Departamentales.
Según los instructivos de cierre fiscal, las entidades que operan con el SIGMA y que no
cierren sus Fondos en Avance a la conclusión de cada gestión fiscal, estarán
imposibilitadas para abrir los mismos en el nuevo periodo fiscal.
20. OTRAS DISPOSICIONES
Cabe aclarar que los servidores públicos responsables del manejo económico de
Fondos transferidos a las Brigadas Parlamentarias Departamentales que efectúen
manejos indebido de los recursos, y presenten facturas falsificadas o alteradas y que
sus actos no se ajusten estrictamente a la regulación presupuestaria (partidas y
grupos presupuestarios), INCURRIRAN EN EL DELITO DE MALVERSACION DE
FONDOS y/o FALSEDAD MATERIAL E IDIOLOGICA Y USO DE INSTRUMENTO
FALSIFICADO, siendo pasibles a las sanciones previstas en el Código Penal y el
consecuente resarcimiento civil.
Independientemente de la responsabilidad que pueda seguir por la función pública y
la aplicación de las sanciones previstas por el Art. 29, 31 y 34 de la Ley 1178.
21. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS SEGUIDOS POR

INSTANCIAS ADMINISTRATIVAS DE LA CAMARA DE DIPUTADOS EN EL
DESCARGO DE BRIGADAS PARLAMENTARIAS DEPARTAMENTALES.
 La Brigada Parlamentaria Departamental presenta el trámite de descargo en

Ventanilla Única de la Cámara de Diputados.
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 Ventanilla Única, adjunta hoja de trámites, registra y envía la documentación a

Oficialía Mayor.
 Oficialía Mayor remite a la Dirección Administrativa Financiera para revisión,

aprobación o rechazo de la documentación de descargo, a través de las instancias
correspondientes.
 El Departamento Financiero en coordinación con la Unidad de Contabilidad,

realiza el proceso de revisión de la documentación de descargo y aprueba o
rechaza la documentación de rendición de cuentas y elabora y remite reportes
periódicos a los Secretarios Técnicos de las Brigadas Parlamentarias
Departamentales para su conocimiento y control.
 El Departamento Financiero deriva el trámite de descargo aprobado a la Unidad de

Presupuestos.
 La Unidad de Presupuestos verificara la correcta apropiación presupuestaria de

las partidas de acuerdo al clasificador presupuestario vigente, bajo los siguientes
preceptos:
Si las partidas por objeto de gasto y montos ejecutados con el fondo en avance
corresponden exactamente con los montos indicados en el comprobante C-31
SIGMA de desembolso, se procederá a la remisión de la apropiación presupuestaria
y los antecedentes de la Unidad de Contabilidad para su archivo posterior.
La Unidad de Contabilidad revisa la documentación y elabora el comprobante de

traspaso contable y remite para firmas.
 El Departamento Financiero (Sello y Vº Bº al comprobante de traspaso)
 La Dirección Administrativa Financiera revisa la documentación, firma el

comprobante de traspaso y deriva a OFMA para firmas.
 Oficialía Mayor firma el comprobante y remite a la Unidad de Tesorería para su

archivo.
Los procedimientos administrativos seguidos por la Cámara de Diputados, para la

aceptación de los descargos se muestran a detalle en el Flujograma de Proceso
(ANEXO 3).
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22. ACTUALIZACIÓN
La Dirección Administrativa y Financiera con el Departamento de Bienes y Servicios y

Departamento Financiero, propondrán la actualización del presente manual en
coordinación con la División de Planificación dependiente de Oficialía Mayor, de la
experiencia de su aplicación y su funcionamiento; las modificaciones totales o
parciales, deberán ser efectivizadas en concordancia con las disposiciones legales en
vigencia, para su posterior aprobación.
23. APROBACIÓN
El Manual de Procedimientos para el Manejo de Fondos en Avance en Brigadas

Parlamentarias Departamentales, será aprobado por la ó el Oficial Mayor de la Cámara
de Diputados como Máxima Autoridad Ejecutiva mediante Resolución Administrativa.
24. DIFUSIÓN
Oficialía Mayor, queda encargada de la difusión del presente Manual a partir de su

aprobación.
25. VIGENCIA
El presente Manual entrará en vigencia a partir de su aprobación mediante Resolución

Administrativa emitida por la Máxima Autoridad Ejecutiva.
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ANEXOS
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ANEXO Nº 1
FLUJOGRAMA DE DESEMBOLSO
BRIGADA
PARLAMENTARIA DIRECCION MINISTERIO DE
DEPARTAMENTO UNIDAD DE UNIDAD DE UNIDAD DE
DEPARTAMENTAL VENTANILLA UNICA OFICIALIA MAYOR ADMINISTRATIVA ECONOMIA Y
FINANCIERO PRESUPUESTOS CONTABILIDAD TESORERIA
SOLICITANTE FINANCIERA FINANZAS PUBLICAS
INICIO
SOLICITUD DE VERIFICACION ELABORACION REMITE Y FIRMA

REMISION DE LA VERIFICA Y REMITE AUTORIZACION
FONDOS EN DE DEL C - 31 EN EL C - 31
DOCUMENTACIN LA SOLICITUD DEL PROCESO
AVANCE
SOLICITTUD Y SIGMA
DISPONIBILID
AD
FINANCIERA
FIRMA APROBACION VERIFICACIÓN

ELECTRONICA ELECTRONICA ELECTRONICA
DEL C-31 DEL C-31 DEL C-31
DESEMBOLSO
RECEPCIÓN DE
RECURSOS
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ANEXO 2
FLUJOGRAMA DE DESCARGOS
BRIGADA
DIRECCIÓN
PARLAMENTARIA DEPARTAMENTO UNIDAD DE UNIDAD DE
VENTANILLA ÚNICA OFICIALÍA MAYOR ADMINISTRATIVA Y UNIDAD DE TESORERIA
DEPARTAMENTAL FINANCIERO PRESUPUESTO CONTABILIDAD
FINANCIERA
SOLICITANTE
INICIO Autoriza a RRHH Informe de no

FIN el descuento por aceptación del
Planilla gasto
Compra del Bien ó (2da Instancia)

Activo (1ra Instancia) Descuento
Devolución
NO
Solicitud de Verificación SI Apropiación

Revisión y Remisión Elaboración de
Descargo con la Remisión de la Remisión de la de Solicitud y presupuestaria y
de la comprobante de
documentación Documentación Documentación VoBo al elaboración de C-
Documentación traspaso contable
Adjunta descargo 32
Firma del Revisión y Firma Aceptación y

comprobante de del Comprobante VoBo al
traspaso de traspaso Comprobante
Resguardo de la
Documentación
FIN
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Manejo fondos brigadas

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE FONDOS EN AVANCE EN BRIGADAS PARLAMENTARIAS DEPARTAMENTALES

ESTADO PLURINACIONAL DE BOLIVIA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE FONDOS EN AVANCE EN

Mediante Instructivo de Operatoria de Fondos en Avance aprobado en el mes de enero

Habiendo realizado la correspondiente gestión por Oficialía Mayor ante el

Establecer un marco normativo, efectivo y transparente del manejo y uso de los

El presente Manual de Procedimientos para el Manejo de Fondos en Avance

El presente Reglamento se encuentra dentro de las siguientes disposiciones:

Ley Nº 1178 ”Sistema de Administración y Control Gubernamentales” y las

Reglamento General de la Cámara de Diputados promulgado el 7 de febrero de

5. PROCEDIMIENTOS PARA LA SOLICITUD DE DESEMBOLSOS

La solicitud de desembolso se la realizará trimestralmente y excepcionalmente de

Nota dirigida a él o la Oficial Mayor de la Cámara de Diputados, firmada por el

o Formulario de Programación de Desembolso (ANEXO 3), identificando

La solicitud deberá diferenciar la clase de gasto; es decir si corresponde para:

Cubrir Servicios Básicos (currier, agua, energía eléctrica, servicio telefónico,

Los Fondos serán desembolsados a través de un comprobante de ejecución de gasto

6. PROCEDIMIENTOS Y REQUISITOS PARA LA EJECUCION DE FONDOS

Una vez viabilizada la transferencia de los recursos a la cuenta corriente fiscal de la

A).- MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR (De Bs. 1.- a Bs. 20.000.-)

 Se aplicara a compras o contrataciones de bienes, obras y servicios cuando el

 Deberán efectuarse considerando criterios de economía para la obtención de los

 Deberá estar respaldado con el comprobante de “Orden de Pago” (ANEXO 8)

 Factura con el número de NIT 120281025 a nombre de la Cámara de Diputados.

 En el caso de adquisición o compra de Bienes ó Servicios se adjuntará el “Acta de

 En los casos de contratación de Obras y Servicios se adjuntará el “Informe Técnico

 En caso de adquisición de refrigerios destinados a eventos, se adjuntará la lista de

 En los casos de débitos automáticos realizados por el Banco por concepto de

 Las facturas por concepto de publicaciones en medios de prensa, deben estar

 En los casos de Contratación de Bienes y Servicios, se procederá mediante la

 En los casos de Contratación de servicios básicos, se presentará el comprobante de

 En el caso de envíos de correspondencia vía courier, adjuntar el contrato con el

 En todos los rubros de servicios básicos se debe adjuntar el “Informe Técnico de

 Cotización ó Proforma.- Este documento es la base del cálculo del precio

7. PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

La contratación de servicios recurrentes servicios básicos (currier, internet) ,

En el caso de que el producto de esta contratación requiera la firma de un

8. PROCEDIMIENTOS PARA LA COMPRA DE ACTIVOS FIJOS.

IMPORTANTE: la compra de Activos Fijos se la podrá realizar en el Departamento

En el caso que la compra se la realice en la Sede de la Brigada parlamentaria, el

 Nota dirigida a él o la Oficial Mayor de la Cámara de Diputados, solicitando :

o Autorización para la adquisición de Activos Fijos (según detalle), para la

 Formulario SABS-02: “Solicitud de Contratación de Bienes, Obras y Servicios”

o Especificaciones Técnicas del Bien o Servicio.- Estas deben describir breve

Una vez autorizada la solicitud de compra y viabilizado la transferencia de los

Parlamentaria Departamental prosiga con el proceso de contratación tomando en

 Cotizar o Re cotizar el bien o servicio para la compra

 Informe Técnico que exponga las condiciones de calidad, considerando criterios de

 Nota de Remisión (Emitida por el proveedor o la Empresa).

 Factura con el número de NIT 120281025 a nombre de la Cámara de Diputados.

 Acta de Recepción y Conformidad (ANEXO 7).

 Comprobante de “Orden de Pago” (ANEXO 8) debidamente firmado por el

 Fotocopia del cheque emitido.

 Fotocopia del NIT de la empresa proveedora.

Considerando que la adquisición de Activos Fijos, debe seguir procedimientos

9. CONTROL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

Para el Control de la Ejecución Presupuestaria los Secretarios Técnicos de las Brigadas

10. MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

Según el Decreto Supremo Nº 29881 “Reglamento de Modificaciones

Traspasos Presupuestarios Intrainstitucionales.- Son reasignaciones

 Nota de solicitud dirigida al Oficial Mayor justificando el traspaso.

 Formulario de Modificaciones Presupuestarias (ANEXO 12).