INFORME TABUACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOGIDA- EMPRESA SOLUGRAL

S.A.S

ERIKA TATIANA ROJAS RODRIGUEZ

JHON ALEXANDER OBANDO FORERO
DIEGO FERNANDO BUITRAGO ROJAS
MAYERLY ALEJANDRA CASTIBLANCO AVILA
FICHA: 1836034

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL
PROCESAR LA INFORMACIÓN
TUNJA
2019

1
 METODOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
ENCUESTA DIRIGIDA A SOLUGRAL S.A.S

La encuesta está dirigida a realizar un diagnóstico a la Empresa SOLUGRAL S.A.S, la

cual fue escogida por los aprendices del Programa Tecnología en Gestión Administrativa
ficha 1836034, del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA - Centro de Gestión
Administrativa y Fortalecimiento Empresarial. Agradecemos la disposición para
responder la misma de forma sincera.

TALENTO HUMANO
1. ¿Cómo considera usted la calidad del trabajo en equipo?
A. Buena
B. Regular
C. Mala

2. ¿Conoce la estructura de la empresa, es decir cómo se encuentra conformada?

A. Si
B. No

3. ¿Sabe usted si el personal conoce y tiene en cuenta el manual de funciones para

desarrollar sus actividades?

A. Si
B. No
C. No sabe

4. ¿conoce usted qué área de la empresa es la encargada de liderar las pausas activas
y el bienestar del personal?
A. Si Cuál? _____________________________________________
B. No

5. ¿cree usted que la inducción recibida al ingresar a la empresa fue la adecuada?

A. Sí
B. No
2
¿Por qué? _________________________________________________________

6. ¿Conoce usted el manual de procesos y procedimientos de la empresa?

A. Si
B. No

INTERVENIR
1. ¿Considera usted que se reinventan los procesos cuando hay una falla?
A. Sí
B. No
C. Algunas veces

2. ¿Sabe usted si la empresa cuenta con la opinión del cliente?

A. Si
B. No
C. No sabe

3. ¿Qué características cree que posee el trabajo en equipo?

A. Buenas comunicación “asertivo”
B. Sincronización
C. Retroalimentación
D. Empoderamiento
E. Todas las anteriores
F. No hay trabajo en equipo

4. ¿tiene conocimiento si la empresa cuenta con plataforma estratégica?

A. Sí
B. No
C. No sabe

5. Las estrategias planteadas por los directivos se llevan a cabo en un:

A. 100%
B. 75%

3
C. 50%
D. 25%

6. ¿Mencione con una X si hay?

A. Misión
B. Visión
C. Estrategias
D. Matrices de diagnóstico
E. Todas las anteriores

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

1. ¿La empresa conoce normatividad (Acuerdo 060) en la que se aplica el recibo y

despacho de correspondencia?

A. Si
B. No
C. No sabe

2. ¿Tiene conocimiento sobre el quehacer archivístico?

A. Si
B. No

3. ¿La empresa cuenta con una Tabla de Retención Documental que permite ubicar los
documentos, atendiendo el Ciclo vital del documento?
A. Si
B. No
C. No sabe

4. ¿La empresa cuenta con un archivo de gestión y un archivo central?

A. Si
B. No
C. No sabe

5. ¿La empresa cuenta con un comité de archivo?

A. Si
4
B. No
C. No sabe

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

1. ¿Sabe usted si la empresa genera documentos según criterio personal, normatividad

interna de la empresa o acorde a alguna norma?

A. Criterio personal
B. Normatividad interna
C. Alguna norma
D. No sabe

2. ¿Conoce la Guía Técnica Colombiana GTC-185?

A. Si
B. No
C. No sabe

3. ¿La empresa cuenta con un manual para el adecuado manejo y/o elaboración de
documentos?
A. Si
B. No
C. No sabe

4. ¿La empresa cuenta con personal capacitado para la elaboración de comunicaciones

internas y externas?
A. Si
B. No
C. No sabe

5. ¿La empresa cuenta con plantillas para la elaboración de documentos, que permitan
agilizar la realización de los mismos?
A. Sí
B. No
C. No sabe

5
APLICAR TECNOLOGÍAS

1. ¿Considera usted, que hay un buen manejo de las TIC (Tecnología de la información
y comunicación) en la empresa?

A. Si
B. No
C. No sabe

2. ¿La empresa cuenta con un blog o página web?

A. Si
B. No
C. No sabe

3. ¿Conoce usted si actualmente cuenta con un sistema de gestión de seguridad de la

información en la empresa?

A. Si
B. No
C. No sabe
4. ¿La empresa cuenta con un software para el manejo de los inventarios?

A. Si
B. No
C. No sabe

5. ¿La empresa cuenta con personal para la realización del mantenimiento de los equipos
de cómputo?

A. Si
B. No
C. No sabe

6. ¿la empresa maneja recursos compartidos en red?

A. Si

6
B. No
C. No sabe

SERVICIO AL CLIENTE

1. Cree que el trato y relación con el cliente dentro de la empresa se podría

determinar cómo:

A. Bueno
B. Malo
C. Regular

2. ¿Sabe si la empresa realiza programas de capacitación de servicio al cliente?

A. Sí se realiza
B. No se realiza
C. No sabe

3. ¿En la empresa se realiza seguimiento el cliente para evaluar su grado de

satisfacción?

A. Sí
B. No
C. No sabe

4. ¿Considera necesario que el cliente pueda manifestar sus peticiones quejas,

reclamos, sugerencias o felicitaciones de la empresa a través de medios escritos o
digitales?

A. Sí
B. No

5. ¿En una escala de 1 a 5, donde 1 es muy insatisfecho y 5 es muy satisfecho;

¿Cómo califica la comunicación interna en la empresa?

A. 1
B. 2
C. 3
D. 4
7
E. 5

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

1. ¿Cómo maneja en la empresa las relaciones públicas con sus empleados,

clientes y proveedores?

A. Eventos
B. Descuentos
C. Otros
D. Todas las anteriores
E. Dependiendo del área

2. ¿Conoce si hay algún instructivo o protocolo para el desarrollo de eventos en la

organización?

A. Si
B. No
C. No sabe

3. ¿Qué medios utilizan en la empresa para promocionar los eventos?

A. Facebook
B. Whatsapp
C. Manera física
D. Todas las anteriores
E. No sabe

4. ¿Sabe usted si se cuenta con un cronograma de eventos para facilitar la planificación

de los mismos?

A. Si
B. No
C. No sabe

5. ¿Sabe usted si se cuenta con un grupo encargado de la logística para eventos?

A. Si
B. No
8
C. No sabe

6. ¿Sabe usted si se evalúa el impacto de los eventos en las relaciones públicas?

A. Si Cómo se evalúa ____________________________________

B. No

LISTA DE CHEQUEO AREA DE CONTABILIDAD

• El Rut tiene establecido las responsabilidades tributarias.

• El computador tiene clave y usuario para ingresar.

• Quien alimenta la información del software.

• ¿El formato de nómina esta personalizado con los datos de la empresa?

• ¿El formato de nómina describe el nombre del trabajador con número de documento?

• ¿El formato tiene los días laborados por el trabajador?

• ¿El formato tiene establecido el salario devengado?

• ¿El formato tiene establecido auxilio de transporte, horas extras dominicales

bonificaciones etc.?

• ¿El formato tiene establecido las deducciones a lugar?

• La caja menor cumple con las especificaciones estructurales (material, seguridad

etc.).

• ¿El dinero esta salvaguardado?

• ¿El funcionario responsable tiene claro el manejo?

• ¿El dinero solo es manejado por el responsable del fondo?

• ¿El responsable maneja los soportes cumpliendo con la normatividad?

9
• ¿Los documentos contables son en formato establecido? ¿Cuál?

• ¿Los documentos contables están personalizados con el nombre de la empresa?

• ¿Los documentos contables están separados por transacción?

• ¿Los estados Financieros están formados por el representante legal?

• Los estados financieros tienen los datos de la empresa quien emite (Nombre, Nit,
fecha de realización)

LISTA DE CHEQUEO

PREGUNTA SI NO

Está visible la misión y visión de la empresa

El organigrama está visible

La empresa cuenta con buzón de PQRSF.

Hay señalización de seguridad ocupacional.

Existe reglamento interno de trabajo visible.

La empresa cuenta con una infraestructura adecuada

para realizar su actividad comercial.

Está ubicada en un sector comercial.

Hay estantes para la organización de los documentos.

Las diferentes dependencias están sectorizadas.

Cada área de la empresa cuenta con extintores.

Los accesos como escaleras y pasillos son amplios y

cuentan con barandas de apoyo.

Hay servicio de energía eléctrica.

Hay servicio de agua potable.

10
 Hay servicio de gas natural.

Hay una sala de espera.

Hay recepción.

Dentro de las bodegas utilizan los equipos de protección

personal.

Los servicios sanitarios están en buenas condiciones de

orden y aseo.

Hay baños independientes para hombres y mujeres.

Las condiciones de higiene y limpieza de los puestos de

trabajo son adecuadas.

Llevan registro del personal que ingresa y sale de las

instalaciones de la empresa.

Hay servicio de vigilancia privada.

Hay personal de servicios generales.

Cuentan con cafetería.

Cuentan con detector de humo.

Se encuentran demarcadas las zonas restringidas.

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

TAMAÑO DE LA MUESTRA
Para determinar el tamaño de la muestra, es decir, el número de encuestas que se
realizaron, se tomó en cuenta la siguiente información:
El mercado objetivo, el cual estuvo conformado por trabajadores de la empresa Solugral
S.A.S, conformado por una población de 26 personas, según fuentes internas de la
empresa.
Aplicando la fórmula de la muestra:
11
n = (Z²pqN) / (Ne² + Z²pq)
• Nivel de confianza (Z) = 1.96
• Grado de error (e) = 0.05
• Universo (N) = 26
• Probabilidad de ocurrencia (P) = 0.5
• Probabilidad de no ocurrencia (Q) = 0.5
n = ((1.96)² (0.5) (0.5) (26)) / ((26) (0.05)² + (1.96)² (0.5) (0.5))
n = ((3.84) (0.25) (26)) / ((26) (0.0025) + (3.84) (0.25))
n = 24,96 / 0.065 + 0.96
n = 24,96 / 1.025
n = 24, 35
Se realizó la encuesta a 24 empleados de la empresa.

RESULTADOS DE LA ENCUESTA.

Una vez realizada la encuesta, los resultados fueron los siguientes:

TALENTO HUMANO

1. ¿Cómo considera usted la calidad del trabajo en equipo?

A. Buena 18
B. Regular 6
C. Mala 0

Conclusión: un mayor porcentaje de trabajadores de la empresa, considera que el trabajo

en equipo es bueno, ninguno manifestó que fuera mala la calidad del trabajo en equipo.

12
 Trabajo en equipo

0%
25% 1
2
3
75%

2. ¿Conoce la estructura de la empresa, es decir cómo se encuentra conformada?

A. Si 22
B. No 2

Conclusión: la mayoría de los trabajadores conoce la estructura de la empresa, es mínima

la cantidad que no tiene conocimiento de su organización estructural.

Estructura de la empresa

8%
1
2

92%

3. Sabe usted si el personal conoce y tiene en cuenta el manual de funciones para

desarrollar sus actividades?

A. Si 15
B. No 7
C. No sabe 2
13
Conclusión: es mínima la cantidad de trabajadores que conoce y tiene en cuenta el
manual de funciones.

Manual de funciones

8%
1
29% 2
63%
3

4. Conoce usted qué área de la empresa es la encargada de liderar las pausas activas y
el bienestar del personal?

A. Sí cual? 19
B. No 5

Conclusión: el personal de la empresa conocer el área encargada del bienestar del

personal.

Bienestar

21%
1
2
79%

14
5. ¿cree usted que la inducción recibida al ingresar a la empresa fue la adecuada?

A. Sí 16
B. No 8

Conclusión: más de la mitad del personal considera que recibió una adecuada inducción,
cuando ingresó a laborar en la empresa.

Inducción

33% 1

67% 2

6. ¿Conoce usted el manual de procesos y procedimientos de la empresa?

A. Sí 9
B. No 15

Conclusión: es necesario dar conocer el manual de procesos y procedimientos a todo el

personal de la empresa; puesto que hay una cantidad considerable que lo desconoce.

Manual De Procesos Y
Procedimientos

37% 1
63% 2

15
INTERVENIR

1. ¿Considera usted que se reinventan los procesos cuando hay una falla?

A. Sí 17
B. No 2
C. Algunas veces 5

Conclusión: la mayoría del personal tiene conocimiento de que la empresa busca mejorar
sus procesos, cuando detecta o se presenta una falla en los mismos.

Reinvención De Procesos

21% 1
8% 2
71% 3

2. ¿Sabe usted si la empresa cuenta con la opinión del cliente?

A. Si 17

B. No 1

C. No sabe 6

Conclusión: gran parte de los trabajadores de la empresa, consideran que la opinión del
cliente es importante para la empresa.

16
 Cliente

25% 1

4% 2
71% 3

3. ¿Qué características cree que posee el trabajo en equipo?

A. Buenas Comunicaciones “asertivo” 11

B. Sincronización 0
C. Retroalimentación 5
D. Empoderamiento 3
E. Todas las anteriores 1
F. No hay trabajo en equipo 3
A,B,D Buena comunicación, sincronización,
1
empoderamiento

Conclusión: Se deben incentivar las diferentes características positivas del trabajo en la

empresa, ya que, pese a que hay una buena sinergia en lo asertivo, las demás también
se deben aplicar, porque constituyen un elemento clave dentro de la organización.

Trabajo En Equipo
1
2
4%
13%
3
4%
46% 4
12%
5
21% 0% 6
7

4. ¿tiene conocimiento si la empresa cuenta con plataforma estratégica?

17
 A. Sí 5
B. No 9
C. No sabe 10

Conclusión: una parte considerable de la empresa no conoce la plataforma estrategia de

la empresa, por lo cual se debería crear una estrategia para darla a conocer.

Plataforma Estratégica

21% 1
42%
2

37% 3

5. Las estrategias planteadas por los directivos se llevan a cabo en un:

A. 100% 7
B. 75% 14
C. 50% 3
D. 25% 0

Conclusión: en la empresa se llevan a cabo un porcentaje considerable de las estrategias

planteadas, pero se debe propender por alcanzar al 85 ó 90%.

Estrategias Empresariales
0%
13%
1
29% 2
3
58% 4

18
6. ¿Mencione con una X si hay?

A. Misión 4
B. Visión 0
C. Estrategias 3
D. Matrices de diagnóstico 0
E. Todas las anteriores 4
A.B. Misión y visión 3
A.B.C Misión, visión y estrategias 10

Conclusión: se debe hacer énfasis en la visión de la empresa, puesto que algunos

mencionan conocer las estrategias, pero no la visión y las estrategias, van encaminadas
al logro de la visión.

Plataforma Estrategica
1
2
17%
0% 3
42% 12% 4
0%
5
17%
12% 6
7

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

1. ¿La empresa conoce normatividad (Acuerdo 060) en la que se aplica el recibo y

despacho de correspondencia?

A. Si 10
B. No 4
C. No sabe 10

19
Conclusión: el 42% de la población encuestada afirma conocer sobre la normatividad
(acuerdo 060), y el otro 42% afirma que no sabe sobre este acuerdo.

Acuerdo 060

1
42% 42%
2
3
16%

2. ¿Tiene conocimiento sobre el quehacer archivístico?

A. Si 10
B. No 14

Conclusión: El 58% de las personas encuestadas dicen no tener conocimiento del

quehacer archivístico, lo cual indica que se puede realizar una charla o capacitación de
la conservación, administración, clasificación y ordenación de documentos.

Quehacer Archivistico

42% 1
58% 2

20
3. ¿La empresa cuenta con una Tabla de Retención Documental que permite ubicar los
documentos, atendiendo el Ciclo vital del documento?

A. Si 13
B. No 3
C. No sabe 8

Conclusión: Se observa un 54% de la población encuestada que, SI se cuenta con una

Tabla de Retención Documental, en los cuales se asigna el tiempo de permanencia en
cada etapa del ciclo vital de los documentos, dando importancia a la conservación y
preservación que debe hacerse en los documentos una vez finalice su vigencia o utilidad.

Tabla De Retencion Documental

33% 1

54% 2
3
13%

4. ¿La empresa cuenta con un archivo de gestión y un archivo central?

A. Si 14
B. No 4
C. No sabe 6

Conclusión: En la encuesta realizada nos arroja un 58% que, si cuentan con un archivo
de gestión y un archivo central, ya que los documentos tienen diferentes trámites para la
gestión de cada una de las dependencias.

21
 Archivo De Gestion Y Archivo
Central

25% 1
2
58%
17% 3

5. ¿La empresa cuenta con un comité de archivo?

A. Si 5
B. No 7
C. No sabe 12

Conclusión: El 50% de las personas encuestadas responden que no saben si cuentan

con un comité de archivo, por ende, no se puede determinar cómo la empresa organiza
la documentación de la misma.

Comite De Archivo

21% 1
50% 2
29% 3

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

1. ¿Sabe usted si la empresa genera documentos según criterio personal,

22
normatividad interna de la empresa o acorde a alguna norma?

A. Criterio personal 4
B. Normatividad interna 9
C. Alguna norma 7
D. No sabe 4

Conclusión: Según los resultados el 37% de los encuestados, indican que manejan
normatividad interna para la realización de documentos

Como Se Generan Los Documentos

17% 17% 1
2

29% 3
37%
4

2. ¿Conoce la Guía Técnica Colombiana GTC-185?

A. Si 3
B. No 21

Conclusión: Casi el total del publico encuestado afirma no conoce la Guía Técnica
Colombiana GTC – 185, ya que ellos elaboran los documentos con normatividad interna.

23
 Guia Tecnica Gtc- 185

12%
1
2
88%

3. ¿La empresa cuenta con un manual para el adecuado manejo y/o elaboración
de documentos?

A. Si 10
B. No 5
C. No sabe 9

Conclusión: se evidencia que el 58% de los empleados encuestados no tiene

conocimiento del manual de elaboración de documentos.

Manual Elaboracion De
Documentos

1
37% 42% 2

21% 3

4. ¿La empresa cuenta con personal capacitado para la elaboración de comunicaciones

internas y externas?

A. Si 18

24
B. No 3

C. No sabe 3

Conclusión: El 78% de los encuestados dicen que si hay personal capacitado para la
elaboración de comunicaciones internas y externas de la empresa.

Comunicaciones Internas Y Externas

13%
1
12%
2

75% 3

5. ¿La empresa cuenta con plantillas para la elaboración de documentos, que permitan
agilizar la realización de los mismos?

A. Sí 17
B. No 2
C. No sabe 5

Conclusión: el 71% de los empleados encuestados afirman que, si cuentan con plantillas
para la elaboración de documentos, que les permite agilizar la realización de los mismos.

Plantillas Para La Elaboracion De

Documentos

21% 1
8% 2
71% 3

25
APLICAR TECNOLOGIAS

1. ¿Considera usted, que hay un buen manejo de las TIC (Tecnología de la información
y comunicación) en la empresa?

A. Si 17
B. No 3
C. No sabe 4

Conclusión: De acuerdo a la respuesta en la empresa tienen un buen manejo de las TIC

ya que la mayor parte respondió SI y el resultado de las personas que respondieron NO
Y NO SABE fue muy bajas pero la organización debería implementar charlas a estas
personas para que tenga el conocimiento de estas.

Manejo de las TIC

17%
1
12% 2
71% 3

2. ¿La empresa cuenta con un blog o página web?

A. Si 9
B. No 8
C. No sabe 7

Conclusión: De acuerdo al resultado existe un problema ya que un porcentaje de

personas dice que si existe un blog de la empresa y otro porcentaje que es casi igual a
la opción SI respondieron que no hay un blog, por lo tanto, la empresa debería realizar
una reunión y aclarar las dudas

26
 Blog o página web

29% 1
38%
2
3
33%

3. ¿Conoce usted si actualmente cuenta con un sistema de gestión de seguridad de la

información en la empresa?

A. Si 10
B. No 7
C. No sabe 7

Conclusión: Existe un porcentaje de la opción sí que equivale a 10 personas que dice la

empresa cuenta con un sistema de gestión de seguridad de la información en la empresa
y un porcentaje de 7 personas que dicen NO entonces la organización debería esclarecer
las dudas.

Sistema de gestión de
seguridad de la información

1
29%
42% 2

29% 3

27
4. ¿La empresa cuenta con un software para el manejo de los inventarios?

A. Si 20
B. No 2
C. No sabe 2

Conclusión: La empresa maneja un software para el manejo de los inventarios ya que el

mayor porcentaje de personas que respondió SI es mayor

Software para el manejo de

los inventarios

8% 1
9%
2
83% 3

5. ¿La empresa cuenta con personal para la realización del mantenimiento de los equipos
de cómputo?

A. Si 17
B. No 0
C. No sabe 7

Conclusión: Teniendo en cuenta las respuestas de la pregunta la empresa si cuenta con

su personal para la realización del mantenimiento de los cómputos

28
 Personal para el
mantenimiento de los
equipos de cómputo

29% 1
2
0%
71% 3

6. ¿La empresa maneja recursos compartidos en red?

A. Si 9
B. No 5
C. No sabe 10

Conclusión: Evidenciamos de acuerdo a las respuestas la empresa debería realizar una

charla con sus empleados para hablar acerca del manejo de los recursos compartidos en
red.

Recursos compartidos en red

1
42% 37%
2
3
21%

29
SERVICIO AL CLIENTE
1. Cree que el trato y relación con el cliente dentro de la empresa se podría determinar
cómo:

A. Bueno 22
B. Malo 2
C. Regular 0

Conclusión: De acuerdo a la encuesta la empresa si tiene un buen trato a sus clientes ya

que el mayor porcentaje respondió bueno.

Relación con el cliente

8%
1
0%
2
3
92%

2. ¿Sabe si la empresa realiza programas de capacitación de servicio al cliente?

A. Sí se realiza 12
B. No se realiza 6
C. No sabe 6

Conclusión: La empresa SOLUGRAL la mayor parte de sus empleados tiene

conocimiento que en esta se hace programas de capacitación de servicio al cliente ya
que la mayor parte respondió SI SE REALIZA

30
 Capacitación de servicio al
cliente

1
25%
50% 2
25% 3

3. ¿En la empresa se realiza seguimiento el cliente para evaluar su grado de satisfacción?

A. Sí 10
B. No 6
C. No sabe 8

Conclusión: La empresa realiza seguimiento al cliente para evaluar sus clientes de

acuerdo a la encuesta ya que la mayor parte respondió SI

Grado de satisfacción del

cliente

1
33% 42% 2

25% 3

4. ¿Considera necesario que el cliente pueda manifestar sus peticiones quejas, reclamos,
sugerencias o felicitaciones de la empresa a través de medios escritos o digitales?

A. Sí 24

31
B. No 0

Conclusión: De acuerdo a la respuesta los clientes pueden hacer llegar sus respectivas
peticiones, quejas, reclamos o felicitaciones por medio virtual o escrito

PQRSF

0%
1
2

100%

5. ¿En una escala de 1 a 5, donde 1 es muy insatisfecho y 5 es muy satisfecho ¿Cómo

califica la comunicación interna en la empresa?

A. 1 1
B. 2 0
C. 3 8
D. 4 8
E. 5 7

Conclusión: La comunicación interna en la empresa es buena de acuerdo a la respuesta

de la encuesta.

32
 Comunicación interna en la
empresa

4%
1
0% 2
29%
34%
3
4
33%
5

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

3. ¿Cómo maneja en la empresa las relaciones públicas con sus empleados,

clientes y proveedores?

A. Eventos 5
B. Descuentos 2
C. Otros 9
D. Todas las anteriores 4
E. Dependiendo del área 3
A.B. Eventos y Descuentos 1

Conclusión: La mayor estrategia de relación con el cliente, es por medio de

Eventos que realizan, así mismo el 8% de los encuestados manifiesta que lo
hacen por medio de los descuentos.

33
 Relaciones públicas

A
4% B
13% 21%
C
17% 8%
D
E
37%
A,B

4. ¿Conoce si hay algún instructivo o protocolo para el desarrollo de eventos en la

organización?

A. Si 8
B. No 6
C. No sabe 10

Conclusión: El 25% de las personas correspondiente a 1º personas encuestadas,

no saben si se maneja un instructivo de protocolo, no obstante, se indago en dicho
tema y se concluye que no cuentan con uno.

Protocolo de eventos

A
33%
42%
B
C
25%

3. ¿Qué medios utilizan en la empresa para promocionar los eventos?

A. Facebook 3
B. Whatsapp 6
C. Manera física 1
D. Todas las anteriores 6
34
E. No sabe 3
A.B. Facebook y Whatsapp 3
B.C. Whatsapp y Manera física 2

Conclusión: La empresa no cuenta con medios de comunicación externos como

facebook, es por esta razón que se concluye que el mayor medio para promocionar los
eventos es whatsapp ya que cuentan con un grupo.

Medios de promoción de
eventos
A
8% 12% B
13%
C
13% 25%
D
25% 4% E
A,B

4. ¿Sabe usted si se cuenta con un cronograma de eventos para facilitar la planificación

de los mismos?

A. Si 18
B. No 2
C. No sabe 4

Conclusión: Un cronograma de eventos es aquel en el que se programan todas

actividades que la empresa realizará durante el año, como son fechas especiales y
demás; el 75% de los encuestados manifiestan que si cuentan con uno.

35
 Cronograma de eventos

17% A
8%
B

75% C

5. ¿Sabe usted si se cuenta con un grupo encargado de la logística para eventos?

A. Si 12
B. No 8
C. No sabe 4

Conclusión: Las respuestas estuvieron equitativas, ya que el 50% considera que, si hay
un grupo encargado de la logística de eventos, mientras que el otro 50% considera que
no o no sabe.

Grupo de logistica para

eventos

17%
A
50% B
33% C

6. ¿Sabe usted si se evalúa el impacto de los eventos en las relaciones públicas?

A. Si 10
B. No 14

36
Conclusión: Una de las partes más importantes en un evento, es el postevento, donde se
evalúa el impacto de este, la mayoría de encuestados afirman que no se realiza dicha
retroalimentación.

Impacto de los eventos

42% A
58% B

ANALISIS LISTA DE CHEQUEO AREA DE CONTABILIDAD

• El Rut tiene establecido las responsabilidades tributarias: SI

• El computador tiene clave y usuario para ingresar: SI

• Quien alimenta la información del software: CADA AREA LO REALIZA

• ¿El formato de nómina esta personalizado con los datos de la empresa? SI

• ¿El formato de nómina describe el nombre del trabajador con número de documento?
SI

• ¿El formato tiene los días laborados por el trabajador? SI

• ¿El formato tiene establecido el salario devengado? SI

• ¿El formato tiene establecido auxilio de transporte, horas extras dominicales

bonificaciones etc.? SOLO BONIFICACIONES

• ¿El formato tiene establecido las deducciones a lugar? SI

• La caja menor cumple con las especificaciones estructurales (material, seguridad

etc.).SI

37
• ¿El dinero esta salvaguardado? SI

• ¿El funcionario responsable tiene claro el manejo? SI, SOPORTADO

• ¿El dinero solo es manejado por el responsable del fondo? SI

• ¿El responsable maneja los soportes cumpliendo con la normatividad? SI, TODO
TIENE SOPORTE

• ¿Los documentos contables son en formato establecido? ¿Cuál? SI, FACTURAS Y

FORMATOS DE CAJA MENOR

• ¿Los documentos contables están personalizados con el nombre de la empresa? SI

• ¿Los documentos contables están separados por transacción? SI

• ¿Los estados Financieros están formados por el representante legal? SI

• Los estados financieros tienen los datos de la empresa quien emite (Nombre, Nit,
fecha de realización) SI

Conclusión de la lista de chequeo del área contable:

Se realizó una lista de chequeo directamente a la contadora de la empresa, ya que es la

persona que sabe con mayor claridad lo que concierne al área, y realizar dichas
preguntas a otros empleados sería perjudicial para la investigación ya que se adulteraría.
Se trataron temas importantes como lo es, el manejo de nómina, la empresa cuenta con
un formato especializado para la nomina que se realiza mensualmente, dicho formato
contiene datos tales como: nombre del trabajador, número de documento, días laborados,
salario devengado, bonificaciones y deducciones, pero no relacionan el auxilio de
transporte y horas extras.

Así mismo se trato el tema de caja menor, en la cual afirma que hay una persona
responsable de esta, quien tiene claro el manejo que se le debe dar, dicha caja cumple
con todas las especificaciones y seguridad que lo requiere para poder tener el dinero
salvaguardado, de igual forma todo el dinero que se maneja, tiene el respectivo soporte
con la normatividad requerida.

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Es una empresa que cuenta con un software el cual es alimentado por cada área de la
empresa, y cada uno es responsable de subir la información; manejan facturas y
documentos de caja menor con formatos, los documentos contables y estados financieros
están debidamente separados por transacción y contienen todos los datos requeridos.

ANALISIS LISTA DE CHEQUEO

PREGUNTA SI NO

Está visible la misión y visión de la empresa X

El organigrama está visible X

La empresa cuenta con buzón de PQRSF. X

Hay señalización de seguridad ocupacional. X

Existe reglamento interno de trabajo visible. X

La empresa cuenta con una infraestructura adecuada X

para realizar su actividad comercial.

Está ubicada en un sector comercial. X

Hay estantes para la organización de los documentos. X

Las diferentes dependencias están sectorizadas. X

Cada área de la empresa cuenta con extintores. X

Los accesos como escaleras y pasillos son amplios y X

cuentan con barandas de apoyo.

Hay servicio de energía eléctrica. X

Hay servicio de agua potable. X

Hay servicio de gas natural. X

Hay una sala de espera. X

Hay recepción. X

Dentro de las bodegas utilizan los equipos de protección X

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 personal.

Los servicios sanitarios están en buenas condiciones de X

orden y aseo.

Hay baños independientes para hombres y mujeres. X

Las condiciones de higiene y limpieza de los puestos de X

trabajo son adecuadas.

Llevan registro del personal que ingresa y sale de las X

instalaciones de la empresa.

Hay servicio de vigilancia privada. X

Hay personal de servicios generales. X

Cuentan con cafetería. X

Cuentan con detector de humo. X

Se encuentran demarcadas las zonas restringidas. X

Conclusión de la lista de chequeo

Por lo general en la infraestructura y organización de una empresa se establece que la

visión, misión, así como todos los objetivos planteados, deben estar visibles tanto para el
público como para los empleados con el fin de ponerlos en práctica diariamente. En
Solugral S.A.S no tienen misión, visión, organigrama, señalización de seguridad
ocupacional, reglamento interno ni buzón de PQRSF visibles a los empleados. La
infraestructura de la empresa es la adecuada para realizar las actividades comerciales,
contando con dependencias sectorizadas, extintores en cada área y estantería
especializada para la organización de los documentos, de igual modo cuentan con los
servicios de agua potable, energía eléctrica, excepto gas natural y vigilancia privada; La
recepción y sala de espera esta en adecuadas condiciones. Respecto al tema de higiene
y aseo, existe una persona que realiza dichos trabajos, pero no esta bajo un contrato fijo,
los baños se encuentran en buenas condiciones de orden y aseo tanto para hombres
como para mujeres, Dentro del área de la empresa cuentan con una pequeña cafetería o
cocineta, la cual es utilizada para calentar alimentos o tomar bebidas.

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 CONCLUSION GENERAL

De los resultados que nos arrojaron las encuestas podemos concluir las diferentes
situaciones que ocurren en la empresa, principalmente hay una buena calidad de trabajo
en equipo ya que cada trabajador sabe y conoce sus funciones a desarrollar. Cuando hay
fallas en los diferentes procesos se pueden dar soluciones satisfaciendo la necesidad de
los mismos; nos permitió ver que los empleados tienen en cuenta la opinión del cliente
ya que es vital para el crecimiento de cualquier negocio, si el empleado tiene presente
cual es la Visión de la empresa donde labora puede visualizar los cambios o resultados
que ha tenido frente a la buena atención el cliente.
Asimismo, con dicha encuesta podemos visualizar las falencias que tienen frente a unos
procesos o procedimientos que se vienen desarrollando a diario, viendo la factibilidad de
hacer unos entregables frente a cada situación encontrada.
Finalmente, con esta encuesta podemos ver las debilidades y fortalezas de la empresa.

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