ManualSIEC Ingreso SIEC Estudiantes Titularse Graduados Temporal

Manual de usuario dirigido a estudiantes a titularse y graduados UTPL para el
ingreso al Sistema de Información Estratégica Centralizada (SIEC)

Version 1.2
Sistema de
Información
Estratégica
Centralizada
Manual dirigido a estudiantes a titularse y graduados UTPL para el ingreso al Sistema de

Información Estratégica Centralizada (SIEC)
Unidad de Gestión Unificada de Datos Académicos (UGDA)
Unidad de Gestión Unificada de Datos Académicos – UGDA

Página oficial: gestiondatos.utpl.edu.ec/ pág. 1
Correo oficial: datos@utpl.edu.ec
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ÍNDICE
1 COMUNICADO ESPECIAL 3
2 FINALIDAD 3
3 SOPORTE O DUDAS 3
4 ACCEDER AL SIEC 4
5 INGRESO POR PRIMERA VEZ AL SIEC 4
6 INGRESO SEGUNDA VEZ EN ADELANTE AL SIEC 8
7 INGRESO O ACTUALIZACIÓN DE LOS DATOS DEL ESTUDIANTE A

TITULARSE/GRADUADO 9
7.1 FORMULARIO DE DATOS PERSONALES 11
7.2 FORMULARIO DE DATOS DE REFERENCIA O DE CONTACTO 12
7.3 FORMULARIO DE DATOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA 14
7.4 FORMULARIO DE DATOS DE INFORMACIÓN LABORAL 16
8 PREGUNTAS FRENCUENTES 19
8.1 GENERALES 19

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1 COMUNICADO ESPECIAL
Desde la coordinación de la Unidad de Graduados y de la Unidad de Gestión Unificada de Datos Académicos

(UGDA) les extendemos un cordial y afectuoso saludo, agradeciéndoles su colaboración y disposición para el ingreso
y actualización de los datos que conforman la ficha académica de los estudiantes Utepelinos, dentro del Sistema de
Información Estratégica Centralizada (SIEC).
Los campos solicitados en la funcionalidad de ficha académica han sido solicitados por organismos de regulación
académica, o son parte del seguimiento a los titulados que la UTPL realiza con la finalidad de llevar un
acompañamiento-comunicación continua con sus exalumnos. Forman también parte del proceso de titulación del
estudiante, es por ello la importancia de la recolección de datos (ingreso y actualización de datos), así como la
veracidad de los mismos. La calidad de la información debe ser el principal requisito que como integrantes de
la comunidad Utepelina debemos promover.
2 FINALIDAD
 Comunicar sobre cómo acceder a la herramienta SIEC

 Indicar el proceso para ingresar por primera vez
 Indicar el proceso para cambiar o resetear su clave
 Indicar el proceso para el ingreso de preguntas de seguridad personalizadas (es obligatorio el registro de
estas preguntas por cada usuario)
 Brindar información sobre los formularios de información que deben ser llenados/actualizados.
3 SOPORTE O DUDAS
 Escribir a nuestro correo: datos@utpl.edu.ec:

o Si la aplicación presenta un error, realice una captura y envíela con una descripción detallada del
error que se le presente. Esto facilitará el soporte requerido.
o Si faltara alguna opción en las listas de valores que se le presentan en la aplicación por favor
solicitarla al correo antes mencionado. Puede solicitar la creación de Especialidades del
Bachillerato; Universidades; Instituciones en las que Labora; Títulos Universitarios que posea;
Tipo de discapacidad; etc.
o Tiempo de respuesta: 24 horas laborables.

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Sistema de Información Estratégica Centralizada (SIEC)
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4 ACCEDER AL SIEC
Estimado(a) estudiante a titularse/ titulado
Durante estas semanas puede ingresar al sistema SIEC:
 Si se encuentra dentro del campus UTPL ingresar AQUÍ
 Si desea ingresar fuera del campus UTPL ingresar AQUÍ
Sentimos las molestias ocasionadas,
Un cordial saludo,
Equipo de la Unidad de Gestión Unificada de Datos Académicos (UGDA)
5 INGRESO POR PRIMERA VEZ AL SIEC

El proceso que se describe a continuación debe realizarlo sólo la primera vez que ingresa al aplicativo SIEC, luego debe
seguir los pasos que se indica en el apartado F. INGRESO SEGUNDA VEZ EN ADELANTE AL SIEC.
El sistema presentará la página de autenticación, por favor presionar el botón CAMBIAR CLAVE, obsérvese la Ilustración
1.
Ilustración 1 Formulario de autenticación
Se le presentará el siguiente formulario en donde debe llenar los campos de la siguiente forma:
Recuerde que el campo clave nueva y

confirmar clave nueva deben contener la
misma información
Ilustración 2 Formulario para personalizar/cambiar clave
 Ingresa por primera vez.- Seleccionar la opción SI

 Usuario.- Ingresar el usuario enviado a su correo
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 Clave enviada .- Ingresar la clave enviada a su correo
 Clave nueva .- Ingresar la clave nueva o personalizada que desee.
 Confirmar clave nueva.- Ingresar la misma clave que se ingresó en el campo clave nueva.
El formulario debe quedar como se indica a continuación:
Ilustración 3 Ejemplo de llenado de los campos para el cambio de clave. Luego presione el botón Actualizar clave
Luego presionar el botón ACTUALIZAR CLAVE (recuadro de color verde de la Ilustración 2). Si todo se realiza de forma correcta el
sistema confirmará la actualización de la clave. Observe la Ilustración 4.
Mensaje de confirmación de que la clave ha sido

actualizada con éxito
Ilustración 4 Confirmación de cambio/personalización de la clave
Luego presione el botón REGRESAR para realizar el ingreso al aplicativo con la clave nueva o personalizada.
Botón para regresar

a la página de
ingreso
Ingrese los datos de acceso: usuario y clave nueva o personalizada (la que ingresaron en los pasos anteriores).
Si el usuario y clave son correctos se ingresará al sistema, en donde se mostrará las funcionalidades a las que tiene acceso, observe
la Ilustración 5.

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Nombre de usuario
que ingresa
Clic aquí para cerrar la sesión

Funcionalidades
a las que puede
acceder
Ilustración 5 Cierre de sesión
Al ingresar a la funcionalidad lo primero que debe hacer es agregar al menos una pregunta de seguridad para poder recuperar su
clave en caso que lo necesite. Para ello siga los siguientes pasos:
 Acceda a la sección ADMINISTRACIÓN SIEC, y luego a la funcionalidad PREGUNTAS DE SEGURIDAD.
 Si es primera vez que va a ingresar se le mostrará una pantalla como la que se presenta en la Ilustración 6.
 Presione el botón AGREGAR PREGUNTA.
Ilustración 6 Agregar pregunta de seguridad
 Ingrese la pregunta y la respuesta de seguridad que usted desee. Recuerde que esta pregunta es sólo para su usuario y le
permitirá recuperar su clave, cuando lo necesite.
EJEMPLO: ¿MI LIBRO FAVORITO?
EJEMPLO: EL PRINCIPITO
Seleccione SI cuando desee que la pregunte esté

vigente, caso contrario NO.
Ilustración 7 Formulario para crear pregunta de seguridad
 Luego presione el botón GUARDAR. Si la información es correcta se presentará un mensaje indicando que la pregunta ha
sido almacenada correctamente. Observe la Ilustración 8. Luego presione el botón CANCELAR/REGRESAR
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Ilustración 8 Confirmación de la creación de una pregunta de seguridad
 Finalmente se nos listará nuestra pregunta ingresada. Si deseamos editarla, hacemos clic en el botón EDIT en la columna
EDITAR.
Ilustración 9 Listado de preguntas de seguridad creadas por el usuario autenticado/logeado en el sistema
Recuerde al menos debe registrar una pregunta de seguridad. Se notificará a los usuarios que no tengan registrado su pregunta de
seguridad. Si desea puede agregar varias preguntas, y puede colocar no vigente a las preguntas que desea inactivar.

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6 INGRESO SEGUNDA VEZ EN ADELANTE AL SIEC
1. Ingresar su usuario y clave personalizada. Luego presionar el botón INGRESAR
Ilustración 10 Ejemplo de llenado del formulario de autenticación/logeo
Si no recuerda su clave, debe resetear su clave, para ello presione el botón CAMBIAR CLAVE ubicado en la parte
superior derecha, luego llenar los campos que se solicitan en el formulario, y seleccionar la pregunta de seguridad que
desee responder. Para que se listen las preguntas de seguridad que usted ha creado debe presionar el botón QUIERO VER
MIS PREGUNTAS.
Obsérvese un ejemplo en la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.. Si la respuesta es correcta se procederá
con el cambio de su clave y el sistema le notificará que el cambio fue realizado satisfactoriamente (Ilustración 12).
Ilustración 11 Ejemplo de llenado del formulario para resetear clave de acceso, luego presionar el botón Actualizar clave
Ilustración 12 Confirmación de cambio/reseteo de clave

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7 INGRESO O ACTUALIZACIÓN DE LOS DATOS DEL ESTUDIANTE A TITULARSE/GRADUADO
Luego de actualizar su clave y crear las preguntas de seguridad, debe ingresar o actualizar sus datos, para ello siga los siguientes
pasos:
1.- Clic sobre la funcionalidad “Ficha del estudiante y graduado”
Ilustración 13 Icono de la funcionalidad Ficha del estudiante y graduado
2.- Para continuar debe aceptar los términos y condiciones, observe la Ilustración 14

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Ilustración 14 Política de privacidad de información

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3.- Haga clic en el botón EDIT en la columna EDITAR, que está junto a su identificación y nombres completos. Observe la Ilustración
15
Ilustración 15
4.- Llenar la información de las opciones de los recuadros de color verde que son: Datos personales, Datos de referencia o
contacto, Formación académica e Información laboral. Recuerde que cada formulario posee un botón GUARDAR o GUARDAR
CAMBIOS, por lo tanto debe ir almacenando los datos ingresados en cada formulario. Observe la Ilustración 16
Ilustración 16 Grupo de formularios que debe ser llenados
1.- Para los estudiantes a titularse es obligatorio llenar los formularios de:
* Datos personales
* Datos de referencia o contacto (al menos ingresar un registro)
* Formación académica (ingresar el título previo que se presentó para el ingreso a la titulación)
* Información laboral (si actualmente no se encuentra laborando indicarlo en este formulario)
2.- El formulario de "Formación académica UTPL" es llenado sólo por

* Secretarias de titulación o integrantes de la Unidad de Graduación
7.1 FORMULARIO DE DATOS PERSONALES
En este formulario se recolectan datos personales de los estudiantes a titularse o titulados. Recuerde ingresar la información
correctamente, los nombres y número de identificación deben ser tal como se presenta en su cédula de ciudadanía o en su pasaporte.

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Ilustración 17 Formulario de recolección de datos personales
 ¿Qué debo hacer si la información que presentan como IDENTIFICACIÓN, APELLIDOS Y NOMBRES no
corresponden a mi persona?
 No debe realizar ningún cambio en los datos
 Notificar a datos@utpl.edu.ec, con copia al correo del cual recibió el usuario y clave de acceso, indicando como:
o ASUNTO DEL CORREO: Usuarios no corresponden
o CUERPO DEL CORREO:
 Enviar el nombre de usuario con el que ingresó al sistema
 Enviar su número de identificación
 Enviar su correo institucional (UTPL)
7.2 FORMULARIO DE DATOS DE REFERENCIA O DE CONTACTO

En este formulario se recolecta información sobre contactos de referencia del estudiante a titularse o titulado.
 Para ingresar en esta sección, presione el icono DATOS DE REFERENCIA O CONTACTO en el menú, observe el recuadro
de color verde de la Ilustración 18
 Para agregar un nuevo estudio presione el botón rojo AGREGAR REFERENCIA O CONTACTO PERSONAL observe el
recuadro de color azul de la Ilustración 18

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Ilustración 18 Sección datos de referencia o de contacto
Si en los listados no existiera tipo de relación/grupo étnico/ País, provincia o cantón de nacimiento/ título obtenido de su contacto
de referencia por favor solicitarlo al correo datos@utpl.edu.ec
Ilustración 19 Ejemplo de llenado del formulario de datos de contacto

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7.3 FORMULARIO DE DATOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA
Este formulario es uno de los más importantes, en el cual se debe ingresar los estudios que culminó así como los estudios que está
cursando.
 Para ingresar en esta sección, presione el icono FORMACIÓN ACADÉMICA en el menú, observe el recuadro de color
verde de la Ilustración 20.
 Para agregar un nuevo estudio presione el botón rojo AGREGAR ESTUDIO ACADÉMICO, observe el recuadro de color
azul de la Ilustración 20.
Ilustración 20 Sección formación académica
1.- Si usted es un estudiante a titularse en una carrera de pregrado/grado/tercer nivel debe ingresar de forma obligatoria la
información referente al título de bachiller que obtuvo. Ejemplo observe la Ilustración 21
2.- Si es estudiante a titularse en posgrado/cuarto nivel debe llenar de forma obligatoria el título de pregrado/grado/tercer nivel
presentado para el ingreso al posgrado. Estos datos se consideran como títulos previos para la obtención del nuevo título. Ejemplo
observe la Ilustración 22
3.- El NOMBRE DEL TÍTULO o ESPECIALIDAD DEL BACHILLERATO que va a ingresar debe ser completamente igual al que
se encuentra en el título físico.
4.- Si tiene más títulos obtenidos puede colocarlos pero es obligatorio ingresar un título dependiendo de lo mencionado
anteriormente.
5.- Si en los listados que se presentan no estuviera registrada la Universidad en el que usted terminó sus estudios, o la
Especialidad del Bachillerato o título obtenidos, por favor enviar un correo a datos@utpl.edu.ec, con el NOMBRE COMPLETO
DE LA INSTITUCIÓN o el NOMBRE COMPLETO DE LA ESPECIALIDAD DE BACHILLERATO o del TÍTULO que necesite, esto
con la finalidad de agregarlos a nuestras listas.
Para poder agregar una institución EDUCATIVA/ACADÉMICA por favor indicar:

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• Tipo de Institución (FISCAL, FISCOMISIONAL, PARTICULAR, MUNICIPAL, etc.)
• Cantón donde se ubica
• Provincia donde se ubica
6.- Luego que la información es enviada a la SENESCYT no se permite realizar cambios en los registros de formación académica.
Por lo tanto antes de almacenarla asegúrese de que la información ingresada es correcta.
A continuación se presentan dos ejemplos de cómo llenar este formulario para estudios culminados o finalizados:
 Si usted es estudiante a titularse en una carrera de pregrado/grado/tercer nivel debe ingresar de forma obligatoria la
información referente al título de bachiller que obtuvo. Observe la Ilustración 21
Ilustración 21 Ejemplo formulario formación académica para estudiantes a titularse/titulados en carreras de grado/pregrado/tercer nivel
 Si es estudiante a titularse en posgrado/cuarto nivel debe llenar de forma obligatoria el título de pregrado/grado/tercer
nivel, el cual presentó como titulo previo o requisito para ingresar al posgrado. Estos datos se consideran como títulos
previos para la obtención del nuevo título. Observe la Ilustración 22
Ilustración 22 Ejemplo formulario formación académica para estudiantes a titularse/titulados en programas o carreras de posgrado/cuarto nivel

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7.4 FORMULARIO DE DATOS DE INFORMACIÓN LABORAL
En este formulario se recolectan datos laborales de los estudiantes a titularse y titulados, recuerde que esta información debe ser
real/verídica.
 Para ingresar en esta sección, presione el icono INFORMACIÓN LABORAL en el menú, observe el recuadro de color verde
de la Ilustración 23
 Para agregar un nuevo estudio presione el botón rojo AGREGAR INFORMACIÓN LABORAL, observe el recuadro de color
azul de la Ilustración 23
Los campos que se solicitan en este formulario dependen del estado laboral.
Ilustración 23 Sección información laboral

Version 1.2
 Si en los listados que se presentan no estuviera registrada la empresa o institución en la que usted labora o laboró, por
favor enviar un correo a datos@utpl.edu.ec, con el NOMBRE COMPLETO DE LA INSTITUCIÓN que necesite, esto con
la finalidad de agregarla a nuestras listas. Para las instituciones educativas se debe indicar
o Tipo de Institución (FISCAL, FISCOMISIONAL, PARTICULAR, MUNICIPAL, etc.)
o Cantón donde se ubica
o Provincia donde se ubica
 ¿Qué empresa debe ingresa si tengo mi propio emprendimiento y esta no tiene un nombre registrado en el SRI?
o Debe seleccionar la empresa denominada: EMPRESA PRIVADA O PERSONAL
 ¿Qué empresa debe ingresa si trabajo en casa y no pertenezco a ninguna empresa?
o Debe seleccionar la empresa denominada: NO PERTENEZCO A NINGUNA EMPRESA - TRABAJO EN CASA
 ¿No encuentro la Actividad económica de la Empresa CIIU de mi empresa, que debo hacer? o ¿No encuentro la
Ocupación CIIU que corresponda a mi función dentro de la empresa, que debo hacer?
o En el tema de las actividades económicas y las ocupaciones del CIIU, por favor seleccionar la que más
englobe su profesión, puesto que este catálogo CIIU (Clasificación Internacional Industrial Uniforme es
otorgado por la Organización de las Naciones Unidas (ONU).
o Si tiene dudas sobre cual seleccionarla por favor enviar un correo a exalumnos_utpl@utpl.edu.ec para recibir
una mayor orientación.
Ilustración 24 Ejemplo de llenado del formulario de información laboral.

Version 1.2
Finalizado el ingreso o actualización de la información solicitada en cada opción, notificar a la secretaria por correo
(responder a la dirección del correo de la cual recibió el usuario y clave asignada) la finalización del mismo para que
ella puede validar la información ingresada y notificarle si existiera alguna inconsistencia.
No debe enviar un correo de finalización a datos@utpl.edu.ec. Recibirá una notificación SÓLO si la información
ingresada esté INCOMPLETA o INSCONSISTENTE

Version 1.2
8 PREGUNTAS FRENCUENTES
8.1 GENERALES
 ¿Cómo puedo eliminar los datos de algún formulario?
o Sólo se podrán eliminar los registros que no hayan sido declarados al SENESCYT. Para solicitar una eliminación
debe enviar su número de identificación, una captura de pantalla del registro a eliminar y una descripción del
registro que se desea quitar a datos@utpl.edu.ec
 ¿Qué tiempo debo esperar para recibir una respuesta sobre el soporte técnico del sistema SIEC?
 La respuesta a su petición o duda técnica sobre el sistema SIEC será en un rango de 24 horas laborables luego
de hacer su pedido a través del correo datos@utpl.edu.ec
 ¿Al finalizar de ingresar la información de los 4 formularios que debo hacer?
 Debe responder a la dirección del correo de la cual recibió el usuario y clave asignada, indicando que el proceso
de ingreso/actualización de datos en el sistema SIEC ha sido realizado completamente.
 Recibirá una notificación SÓLO si la información ingresada esté INCOMPLETA o INSCONSISTENTE

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ingreso al Sistema de Información Estratégica Centralizada (SIEC)

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Unidad de Gestión Unificada de Datos Académicos – UGDA

5 INGRESO POR PRIMERA VEZ AL SIEC 4

6 INGRESO SEGUNDA VEZ EN ADELANTE AL SIEC 8

7 INGRESO O ACTUALIZACIÓN DE LOS DATOS DEL ESTUDIANTE A

7.1 FORMULARIO DE DATOS PERSONALES 11

7.2 FORMULARIO DE DATOS DE REFERENCIA O DE CONTACTO 12

7.3 FORMULARIO DE DATOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA 14

7.4 FORMULARIO DE DATOS DE INFORMACIÓN LABORAL 16

Unidad de Gestión Unificada de Datos Académicos – UGDA

Desde la coordinación de la Unidad de Graduados y de la Unidad de Gestión Unificada de Datos Académicos

 Comunicar sobre cómo acceder a la herramienta SIEC

 Escribir a nuestro correo: datos@utpl.edu.ec:

Unidad de Gestión Unificada de Datos Académicos – UGDA

5 INGRESO POR PRIMERA VEZ AL SIEC

Ilustración 1 Formulario de autenticación

Recuerde que el campo clave nueva y

Ilustración 2 Formulario para personalizar/cambiar clave

 Ingresa por primera vez.- Seleccionar la opción SI

El formulario debe quedar como se indica a continuación:

Mensaje de confirmación de que la clave ha sido

Ilustración 4 Confirmación de cambio/personalización de la clave

Botón para regresar

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Clic aquí para cerrar la sesión

Ilustración 5 Cierre de sesión

Ilustración 6 Agregar pregunta de seguridad

EJEMPLO: ¿MI LIBRO FAVORITO?

Seleccione SI cuando desee que la pregunte esté

Ilustración 7 Formulario para crear pregunta de seguridad

Ilustración 8 Confirmación de la creación de una pregunta de seguridad

Ilustración 9 Listado de preguntas de seguridad creadas por el usuario autenticado/logeado en el sistema

Unidad de Gestión Unificada de Datos Académicos – UGDA

Ilustración 10 Ejemplo de llenado del formulario de autenticación/logeo

Ilustración 12 Confirmación de cambio/reseteo de clave

Unidad de Gestión Unificada de Datos Académicos – UGDA

Ilustración 13 Icono de la funcionalidad Ficha del estudiante y graduado

Unidad de Gestión Unificada de Datos Académicos – UGDA

Ilustración 14 Política de privacidad de información

Unidad de Gestión Unificada de Datos Académicos – UGDA

Ilustración 16 Grupo de formularios que debe ser llenados

2.- El formulario de "Formación académica UTPL" es llenado sólo por

7.1 FORMULARIO DE DATOS PERSONALES

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Ilustración 17 Formulario de recolección de datos personales

7.2 FORMULARIO DE DATOS DE REFERENCIA O DE CONTACTO

Unidad de Gestión Unificada de Datos Académicos – UGDA

Ilustración 18 Sección datos de referencia o de contacto

Ilustración 19 Ejemplo de llenado del formulario de datos de contacto

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Ilustración 20 Sección formación académica

Para poder agregar una institución EDUCATIVA/ACADÉMICA por favor indicar:

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Ilustración 23 Sección información laboral

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Ilustración 24 Ejemplo de llenado del formulario de información laboral.

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ella puede validar la información ingresada y notificarle si existiera alguna inconsistencia.

ingresada esté INCOMPLETA o INSCONSISTENTE

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