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Herramientas para la gestión de

proyectos colaborativos: Trello


Herramientas para la gestión de proyectos colaborativos: Trello

Módulo 2
Trasladando tu tablero
Kanban a Trello
Índice
Módulo 2: Trasladando tu tablero Kanban a Trello
1.1. Versiones y compatibilidades de Trello.
1.2. Introducción a Trello: tableros y tipos, listas y tarjetas.
1.3. Creación de un tablero.
1.4. Añadiendo listas.
1.5. Agregando tarjetas.
1.6. Gestión de equipos.
- Aplicación práctica: crea tu primer tablero Trello.

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Introducción
En esta unidad te iniciarás en el funcionamiento
de la herramienta Trello.

Aprenderás cuáles son funcionalidades más


básicas (conocerás las más avanzadas en
unidades posteriores) y crearás tu primer tablero.

Además, crearás un equipo de trabajo para


comenzar juntos el viaje de trasladar lo aprendido
sobre la filosofía Kanban al ámbito digital,
haciendo uso de las distintas versiones de Trello.

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Objetivos
1. Conocer los elementos básicos de la herramienta Trello.

2. Crear tableros con la herramienta.

3. Añadir las listas y tarjetas que tu proyecto necesita.

4. Gestionar equipos y asignarles tableros.

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1. Versiones y compatibilidades de Trello

Trello cuenta con las siguientes versiones:


1. Versión web.
2. Versiones móviles para Android e iOS.
3. Versiones de escritorio para Windows y Mac.
La versión web (que es sobre la que se basa el curso)
es compatible con:
1. Chrome.
2. Firefox.
3. Internet Explorer.
Definición
4. Safari. Trello es una
plataforma/aplicación
pensada para la gestión de
proyectos colaborativos con el
enfoque o paradigma del Kanban.

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1. Versiones y compatibilidad de Trello
Es muy habitual que se usen simultáneamente
varias versiones de Trello para sacarle todo el
partido.
Por ejemplo, la versión web y la de la aplicación.

Cada cambio que realices en una de las versiones


se sincronizará automáticamente en las demás,
así que, si dispones de smartphone y/o tablet
además de un ordenador, no olvides descargarlo en
tu/s dispositivo/s.

Ponlo en práctica

Para comenzar a usar Trello, entra en este


enlace y regístrate.

En este otro enlace, podrás acceder a las


aplicaciones móviles y de escritorio.

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2. Introducción a Trello

En cuanto te hayas registrado en Trello, podrás ver que el diseño de la versión web está claramente
inspirado en Kanban:

Trello te ofrece su ayuda


nada más empezar.
Como ves en la imagen, a
la derecha tienes una
opción llamada “Venga,
vamos”.
Si pulsas sobre ella, Trello
te da algunos consejos
para conocerlo y organizar
tus tableros.

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Tableros
En Trello existen cuatro tipos de tableros:

Recientes Marcados

Personales/
Cerrados
por equipos

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Tableros

Recientes Marcados Los tableros recientes serán los que


estés usando en el momento o los que
hayas modificado hace poco.
Ten en cuenta que lo habitual es llevar
varios tableros a la vez, generalmente
uno por proyecto (ya seas tú o tu
Personales/ empresa).
Cerrados
por equipos
Nunca mezcles distintos proyectos en
un mismo tablero.

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Tableros

Recientes Marcados Como Trello sabe que llevarás


muchos proyectos a la vez y, por lo
tanto, muchos tableros, te facilita el
acceso a los más usados o a los más
importantes mediante la opción de
marcarlos.
Personales/ Así, a la hora de acceder a los
Cerrados
por equipos tableros, los marcados aparecerán
los primeros de la lista, por delante
de los otros cuatro tipos.

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Tableros

Recientes Marcados Los tableros personales serán aquellos


que no compartas con otras personas,
mientras que los tableros por equipos
serán los que uses en colaboración con
otras personas.
En la lista de tableros, en los
Personales/ colaborativos, se mostrará primero el
Cerrados
por equipos nombre del equipo que hayas
establecido para colaborar.

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Tableros

Los tableros cerrados serán aquellos


Recientes Marcados cuyos proyectos hayan llegado a su
fin.
No es recomendable eliminar nunca
un tablero, ya que la información que
contiene es muy útil para replicarlo
Personales/ (si terminó con éxito absoluto), para
Cerrados
por equipos aprender de tus errores (si no salió
bien) y para enriquecerlo (recuerda
que el Kanban busca la mejora
continua).
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Listas

El tablero predefinido de Trello viene configurado por defecto por tres columnas o listas:

Lista de tareas En proceso Hecho


La primera columna sería Sería la columna de Kanban "En Sería la columna "Finalizadas“ de
la que en Kanban se
curso“. Kanban.
denominan "Pendientes".

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Tarjetas
La manera de reflejar las tareas o subtareas en
Trello es exactamente igual que en Kanban,
mediante las tarjetas.
Trello te permite usar toda la misma creatividad
que un tablero físico a la hora de representar con
colores o dibujos aspectos esenciales de la tarjeta.
Como verás más adelante, podrás añadirle color,
tipos de texto, imágenes, etc.

Importante
Las tarjetas de Trello tienen una cara delantera y un reverso,
exactamente igual que una colocada en un tablero físico.

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3. Creación de un tablero

Para crear un tablero, debes seguir 3 pasos básicos:

Entra en el menú Escoge “Crear un Aporta toda la


“Tableros” tablero nuevo” información
básica

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3. Creación de un tablero

Entra en el menú “Tableros”

Al abrir tu cuenta por primera vez


en Trello, tendrás un tablero
predefinido, pero es necesario que
aprendas a crear tus sucesivos
tableros.

En el menú “Tableros” (arriba a la


izquierda) podrás ver los que
tienes por el momento disponibles
y acceder a la opción de crear uno
nuevo.

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3. Creación de un tablero

Escoge “Crear un tablero nuevo”

Es importante que, una vez


desplegado el menú “Tableros” te
fijes bien en los tableros que ya
tienes creados.
Al principio no será necesario, pero
posteriormente tendrás más
tableros y no deberás repetir
nombres.
Hechas estas comprobaciones,
pulsa sobre “Crea un tablero
nuevo”, que verás en la imagen de
la derecha.

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3. Creación de un tablero

Aporta toda la información básica

Lo primero será ponerle un título explicativo,


significativo y único, que esté asociado al
proyecto (1).
Ten en cuenta que pronto tendrás varios
tableros (tantos como proyectos lleve tu
empresa) y sería de poca ayuda que, por
ejemplo, numeraras los tableros, ya que
luego no recordarías cuál es cuál.
Después elige el fondo (2) a tu gusto y pulsa
sobre “Crear tablero” (3).

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4. Añadiendo listas

Trello te ofrece la posibilidad de añadir más listas


o columnas al tablero predefinido para, como
estudiaste en la unidad anterior, perfeccionar tu
método incluyendo estados intermedios.
Para hacerlo, solo tendrás que hacer clic sobre
“Añada otra lista”, introducir un título que la
defina y pulsar sobre “Añadir lista”.
Para que todo el equipo trabajéis al unísono, es
muy importante que todos los miembros del
equipo sepan para qué sirve esta nueva lista.

Importante
Una columna que se suele añadir es la de “Externalizadas”, para tareas que se
han encargado a terceros. De esta manera, llevarás un control y podrás saber
cuántas, cuáles y a quién se han encargado.
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4. Añadiendo listas

Sin embargo, al crear un tablero nuevo, como


acabas de hacer, las listas no están predefinidas y
tendrás que crearlas tú desde el principio.
Por supuesto, puedes optar por utilizar las
mismas listas que propone Trello en su tablero
predefinido, pero es posible que te interese crear
columnas distintas adaptadas a tu proyecto.
De cualquier manera, el proceso va a ser el
mismo: hacer clic sobre “Añada una lista”,
introducir un título que la defina y pulsar sobre
“Añadir lista”.
Definición
Una lista o columna deberá representar siempre un estado de
una tarea o subtarea. Dependiendo de la empresa y el tipo de
proyectos, estos estados serán 3 o más. Lo importante es
que el estado sea inequívoco.

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4. Añadiendo listas
Aquí puedes ver un tablero alternativo creado para una empresa en la que la toma de decisiones
involucra a varias personas y, por lo tanto, no existe una sola figura que pueda determinar
directamente cuáles son las tareas a realizar. Por eso hay columnas denominas “Tareas por
decidir” y “Tareas pendientes de asignación”:

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5. Agregando tarjetas

Para crear una tarjeta, sigue los siguientes


pasos:

1. Decide en qué lista irá (no todas las subtareas


tienen que pasar por todas las columnas).
2. Pulsa sobre “Añada una tarjeta”.
3. Escoge un título ilustrativo que aporte toda la
información necesaria al equipo de trabajo.
4. Haz clic en “Añadir tarjeta”.

Importante
Si te equivocas a la hora de decidir en qué lista irá, arrastra la tarjeta a la
columna que corresponda como harías si cambiase de estado. Simplemente,
púlsala y acompáñala con el ratón o el dedo.

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6. Gestión de equipos

Para poner a tu equipo a colaborar en un tablero, debes hacer lo siguiente:

Cambia de Escoge el Crea un equipo Asígnale Añade


personal a equipo nuevo tableros miembros al
equipo equipo

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6. Gestión de equipos

Cambia de personal a equipo

Los tableros de Trello vienen por


defecto configurados para ser
gestionados por una sola persona, a
pesar de que suele ser más utilizado
por equipos colaborativos.

Para compartirlo con un equipo, debes


cambiarlo pulsando sobre la opción
“Personal”.

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6. Gestión de equipos

Escoge el equipo

Si tienes equipos ya creados, te


aparecerán al pulsar sobre la flecha del
menú desplegable.
De ser así, haz clic sobre el equipo con
el que quieras compartir ese tablero en
particular y después pulsa sobre
“Añadir”.
También podrás crear un equipo nuevo
(con la opción marcada con una flecha),
como verás en el siguiente paso.

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6. Gestión de equipos

Crea un equipo nuevo

Si no has creado aún ningún equipo


o quieres colaborar con un equipo
nuevo, pulsa sobre la opción “Crear
equipo” (marcada en la imagen
anterior con una flecha) y:
1. Ponle un nombre representativo.
2. Añade una descripción y pulsa
sobre “Crear”.

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6. Gestión de equipos

Asígnale tableros

Pulsa sobre el tablero que acabas de crear


(1) y que querías compartir con el equipo
para asignárselo. Ya ha quedado asignado
al equipo.
También puedes crear un tablero nuevo
(2), algo muy conveniente teniendo en
cuenta que lo normal será que un
departamento o equipo lleve varios
tableros a la vez. Una vez pulsada este
opción, debes crear el tablero nuevo como
ya has aprendido antes.

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6. Gestión de equipos

Añade miembros al equipo

Entra en la pestaña “Miembros” y haz lo


siguiente:
1. Introduce el correo electrónico del
miembro que quieras añadir en el espacio
habilitado para ello.
2. Pulsa sobre “Invitar equipo”.
Podrás ir añadiendo uno por uno a más
miembros en la opción “Invitar a
miembros del equipo” que aparecerá tras
invitar al primero.

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Actividad opcional. Caso práctico
Crea tu primer tablero en Trello trasladando el tablero Kanban que creaste en la primera
unidad y siguiendo los siguientes pasos:

1. Crea un tablero y escoge un nombre descriptivo.


2. Genera todas las columnas que incluiste en el tablero Kanban y las que pensaste
luego que podrían mejorar tu sistema.
3. Incluye tantas tarjetas como tareas y subtareas tenías en el tablero Kanban.
4. Crea tu equipo, añade a todos los miembros que necesites y asígnale el tablero.

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Conclusiones
• Podrás usar Trello desde cualquiera de tus dispositivos y navegadores y todos tus
tableros se sincronizarán automáticamente.
• En Trello existen cuatro tipo de tableros: recientes, marcados, personales/por equipos y
cerrados.
• Aunque en el tablero predefinido vienen establecidas las listas o columnas “Listas de
tareas”, “En proceso” y “Hecho”, puedes poner las listas que tú quieras o necesites.
• Es importante que tableros, listas y tarjetas tengan nombres que los describan bien para
que todo el mundo los entienda sin dificultad.
• Podrás mover una tarjeta de columna simplemente arrastrándola.
• Con Trello podrás crear equipos añadiendo miembros. Simplemente, debes añadir su
dirección de correo electrónico.

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Recursos adicionales
• Gestrón. (2016). Optimiza tu forma de trabajo y la de tu equipo ¿Qué es Trello?.
21/10/2018, de Gestrón Sitio web: http://gestron.es/que-es-trello/#Como_usar_Trello
• Useit. (2017). Trello y su workflow. 21/10/2018, de Useit Sitio web:
https://www.useit.es/es/blog/trello-y-su-workflow

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