UNIDAD 1. ¿Qué es Open Office Calc?

Índice de contenido
1. Introducción........................................................................................................................2
2. ¿Para qué sirve Open Office Calc?...................................................................................2
3. ¿Cómo ejecutar Open Office Calc?...................................................................................2
4. ¿Cómo es el entorno de trabajo?......................................................................................4
5. La barra de título en OpenOffice Calc...............................................................................4
6. La barra de menú en OpenOffice Calc..............................................................................5
7. Los menús de OpenOffice Calc.........................................................................................6
8. Las barras de herramientas en OpenOffice Calc..............................................................8
9. El cuadro de nombres en OpenOffice Calc.....................................................................10
10. La barra de fórmulas en OpenOffice Calc.....................................................................10
11. La barra de estado en OpenOffice Calc.........................................................................11
12. La herramienta de Zoom en OpenOffice Calc...............................................................12
13. El área de trabajo en OpenOffice Calc..........................................................................13
14. El selector y el navegador de hojas en OpenOffice Calc..............................................14
15. ¿Qué es la celda activa?...............................................................................................14
16. Moverse por la hoja de cálculo en OpenOffice Calc.....................................................15

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1. Introducción.

OpenOffice Calc forma parte del paquete ofimático Apache OpenOffice. Calc es una
potente hoja de cálculo, compatible con Microsoft Excel en todas sus versiones y además
nos proporciona nuevas funcionalidades que iremos descubriendo a lo largo de éste
manual.

Toda la suite Ofimática es multiplataforma, esto quiere decir que se puede ejecutar en la
mayoría de los sistemas operativos actuales (GNU/Linux, MacOS X, FreeBSD, Microsoft
Windows, etc.)

2. ¿Para qué sirve Open Office Calc?

OpenOffice Calc es una magnífica aplicación de hojas de cálculo que dispone de múltiples
herramientas que aumentarán tu productividad en el trabajo. Además de otros formatos
estándares y ampliamente utilizados, puede abrir y guardar en el formato propietario .xls
de MSO Excel en todas sus versiones y guardar en formato propietario .xls (aunque
todavía no en .xlsx), así como exportar en formato PDF sin usar programas intermedios.

Dispone de cientos de funciones para su programación, permite proteger hojas y/o

documentos con contraseña, crear tablas dinámicas, aplicar filtros, usar firmas digitales,
insertar gráficos, hiperenlaces, marcadores, formularios, macros, incluye Solver, etc.

3. ¿Cómo ejecutar Open Office Calc?

En el entorno Windows, esta aplicación se puede lanzar desde:

• El acceso directo en el Escritorio. Ejecutará el menú principal de Apache

OpenOffice desde el que podrás elegir Hoja de cálculo.

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 • El Menú Inicio de Windows > Todos los programas > OpenOffice 4.0.x >
OpenOffice Calc.

En Windows XP

En Windows Vista & 7

• Si ha sido activado, desde el menú contextual del botón Inicio rápido seleccionando
Hoja de cálculo

Menú contextual Inicio Rápido

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4. ¿Cómo es el entorno de trabajo?

Al abrir la aplicación vemos una pantalla similar a la aquí mostrada:

Como podemos apreciar en el entorno de Calc disponemos de los siguientes elementos:

• La barra de Título
• La barra de Menú
• Las barras de Herramientas
• El cuadro de nombres
• La barra de fórmulas
• El selector y el navegador de hojas
• La barra de Estado
• La herramienta de zoom
• El área de trabajo

Y la gran novedad de la versión 4.0, la nueva Barra de herramientas lateral o panel

lateral.

5. La barra de título en OpenOffice Calc

En la Barra de Título de OpenOffice Calc encontraremos el nombre del archivo actual de

trabajo y el nombre de la aplicación que lo trata (OpenOffice Calc).

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También encontramos los controles básicos de manejo de la aplicación (minimizar,
maximizar/restaurar y cerrar).

6. La barra de menú en OpenOffice Calc

En la Barra de Menú de OpenOffice Calc encontraremos todas las opciones disponibles

para la aplicación, distribuidas en 9 menús.

Algunas de las opciones que podemos utilizar son:

• Archivo para crear, abrir, guardar, cerrar y exportar documentos (en formato PDF y
XHTML), gestionar las plantillas, activar la vista preliminar, imprimir y configurar la
impresora.

• Editar nos permite copiar, cortar y pegar celdas, objetos, texto y hojas; también
podremos buscar y reemplazar texto dentro la hoja de trabajo activa o en todas las
hojas del documento, deshacer y rehacer acciones, gestionar la modificaciones
realizadas y administrar vínculos.

• Ver nos permite mostrar las barras de herramientas, la barra de estado, definir la
escala de visualización del documento (zoom) y cambiar a la vista Previsualización
del salto de página.

• Insertar para insertar saltos manuales, símbolos, celdas, filas, columnas, hojas,
hiperenlaces, notas, referencias, imágenes, sonidos y vídeos, funciones...

• Formato para formatear los caracteres y los párrafos del texto, las celdas, filas,
columnas y hojas, conversión de mayúsculas a minúsculas y viceversa, aplicación
de estilos y formatos, formato condicional, autoformato, definir alineaciones y
manejar objetos.

• Herramientas en donde encontraremos las opciones para comprobar ortografía y

gramática, el detective, solver, buscar objetivo, cambiar el idioma, acceder a la
galería de imágenes, el administrador de extensiones, grabar y ejecutar macros y
definir opciones generales del programa.

• Datos desde donde definiremos rangos de datos, estableceremos ordenación,

filtros, criterios de validez, subtotales, piloto de datos (tablas dinámicas), texto a
columnas, agrupación y esquema...

• Ventana, con la cual podemos ir cambiando entre los diversos documentos que
tengamos abiertos en la aplicación o abrir nuevas ventanas para ver un mismo

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 documento, además de dividir la vista actual o de fijar rangos de celdas que no se
desplacen.

• Ayuda desde donde podrás activar la ayuda de Calc y la herramienta ¿Que es

esto?. Dispone de opciones para que registres tu licencia de OpenOffice.org,
compruebes y descargues e instales actualizaciones y te da información de la
versión actual de OpenOffice.org que tienes instalada.

Si el documento que vemos en pantalla es el único documento abierto con la suite

(independientemente de la aplicación de la que se trate), se presenta a la derecha un
botón con forma de aspa que permite cerrar el documento activo sin salir de la suite. Tras
hacer clic sobre él, se presentará la pantalla de inicio de OpenOffice.
Atajos de teclado en OpenOffice Calc

Las combinaciones de teclas que se ven a la derecha de cada opción del menú son los
llamados atajos de teclado (también conocidos como combinaciones de teclas,
comandos, teclas rápidas o teclas de acceso directo).

Pulsar esa combinación de teclas es equivalente a seleccionar la opción del menú con el
ratón. Aprender y utilizar los atajos de teclado puede ahorrarte tiempo y muchos clics de
ratón.

Este aprendizaje no tiene por qué ser forzado. Sencillamente, aquellas órdenes que
repites mucho (copiar, pegar, deshacer...) puedes aprenderlas poco a poco, tal y como las
vayas utilizando.

En todas las aplicaciones OpenOffice, las opciones que en el menú poseen un icono a la
izquierda pueden ser integradas en las barras de herramientas (o bien ya lo están).

7. Los menús de OpenOffice Calc

Los menús pueden activarse con el ratón o con el teclado. Para activarlos con el teclado,
mantén pulsada la tecla Alt mientras pulsas la letra que se muestra subrayada en el
nombre del menú. Para activar cualquier opción del menú abierto, pulsa la letra que se
muestra subrayada, pero en esta ocasión sin mantener pulsada la tecla Alt. Puedes
utilizar también las flechas del cursor.

En los menús debes de contemplar las siguientes particularidades:

• Las opciones que aparecen en gris indican que están inactivas, si bien eso
depende del momento. Por ejemplo, pegar no puede estar activo si no has copiado
o cortado algo antes.

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• También dependen del objeto que has seleccionado: por ejemplo, no puedes
combinar dos celdas si sólo has seleccionado una celda.

• Si la opción del menú muestra a su derecha tres puntos suspensivos significa que
abrirá una ventana de diálogo.

• Si la opción del menú muestra a su izquierda un icono significa que la podrás

encontrar en alguna de las barras de herramientas de la aplicación.

• Algunas opciones del menú muestran a su derecha una combinación de teclas.

Son los llamados atajos de teclado, que veremos más tarde.

Menú Archivo Menú Editar Menú Ver

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 Menú Insertar Menú Formato Menú Herramientas

Menú Datos Menú Ventana Menú Ayuda

8. Las barras de herramientas en OpenOffice Calc

Desde las diversas Barras de Herramientas podemos utilizar las funciones más
importantes de la aplicación a manera de atajo en lugar de ir directamente a los menús
que explicamos con anterioridad, de una forma más rápida e intuitiva.

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La barra de herramientas denominada Estándar es la siguiente:

La barra de herramientas denominada Formato es la siguiente:

Cuando seleccionamos una imagen, la barra de formato que se presenta es como ves
aquí:

En la zona inferior, justo encima de la barra de estado, podemos ver la Barra de

Herramientas de Dibujo, con opciones para insertar distintos gráficos, cuadros de texto,
llamadas y otros elementos.

Esta barra se muestra u oculta con el icono de la barra de herramientas Estándar.

Puedes mover las barras de herramientas de posición situando el cursor del ratón sobre la
línea de puntos que hay al principio de todas ellas. El cursor toma la forma de una cruz
de flechas. Haz clic y arrastra la barra hasta su nueva posición.

Puedes seleccionar los botones visibles de la barra, o personalizarla fácilmente haciendo

clic en el desplegable que aparece al final de cada barra.

TRUCO: Personaliza las barras de herramientas mostrando botones ocultos fácilmente

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9. El cuadro de nombres en OpenOffice Calc

Situado en la barra de fórmulas (o línea de entrada), nos indica el nombre de la celda

seleccionada.

Permite también definir un nombre para una celda o rango de celdas, así como saltar a
una celda o rango de celdas con nombre.

10. La barra de fórmulas en OpenOffice Calc

Llamada también Línea de entrada, presenta el cuadro de nombres y dispone de tres

botones y un área de edición.
◾El primer botón llamado Asistente de Funciones invoca al asistente de funciones.
◾El segundo, llamado Suma, permite introducir una fórmula con la función SUMA.
◾El tercero, llamado Función activa el modo edición de fórmulas.

El área de edición presenta el valor real (sin aplicar formato alguno) o la fórmula contenida
en una celda.

El modo edición de fórmulas

Al activar el modo edición de fórmulas haciendo clic sobre el botón Función, la barra de
fórmulas presenta el siguiente aspecto:

Ahora, el cuadro de nombres se ha convertido en un selector donde se muestran las

últimas funciones utilizadas, y se muestran dos nuevos botones:

• El botón Cancelar, que permite cancelar la edición de la fórmula

• El botón Aplicar que validará la fórmula escrita y si es correcta la almacenará en la

celda, mostrando su resultado.

La fórmula contenida en el área de edición puede ser editada desde ésta o directamente
en la misma celda.

Para finalizar la edición de la fórmula puedes pulsar el botón Aplicar o puedes pulsar la

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tecla Intro.

El modo edición de fórmulas puede ser activado también:

◾Pulsando la tecla de función F2

◾Haciendo doble clic sobre la celda
◾Haciendo un clic sobre el área de edición

En estos casos, aunque el área de edición se encuentre vacía, no se inserta

automáticamente el símbolo =.

11. La barra de estado en OpenOffice Calc

La Barra de Estado nos brinda varios paneles en los que encontraremos información,
entre otras cosas, sobre el formato de hoja actual, cuál es la hoja activa, el modo de
escritura activo, así como una operación de resumen para las celdas seleccionadas.
Puedes mostrarla u ocultarla a voluntad desde el menú Ver / Barra de estado

La barra de estado se muestra dividida en 9 segmentos.

• Si hacemos doble clic sobre el primer segmento se presenta el Navegador, que

permite desplazarnos rápidamente a cualquier parte del documento.

• Si hacemos doble clic sobre el segundo segmento, se presenta el cuadro de

diálogo Estilo de hoja que nos permite definir el estilo de las páginas donde se
imprimirá la actual hoja de cálculo.

• El tercer segmento se muestra vacío, salvo que estemos escribiendo el contenido

de la celda, en cuyo caso muestra el modo de inserción / sobreescritura activo (ver
Sobrescribir texto).

• Un clic sobre el cuarto segmento alterna el modo de selección actual: STD =

estándar, EXT = extendido, AGR = Agregar.

• El quinto segmento mostrará un asterisco * si los cambios actuales en el

documento no se han guardado aún.

• El sexto segmento permite agregar y borrar firmas digitales al documento.

• El séptimo segmento presenta una operación de resumen sobre las celdas

seleccionadas. Haciendo clic sobre el mismo con el botón secundario del ratón
podremos seleccionar que muestre el resultado de aplicar una de las siguientes
operaciones de resumen sobre las celdas seleccionadas: Ninguna, Suma,
Mínimo, Máximo, Cantidad, Cantidad2 y Promedio.

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 • El octavo segmento alberga la herramienta deslizante de zoom, que cambia la
escala de visualización desde el 20% hasta el 400%. Dispone de una marca
especial que define un nivel de zoom del 100%.

• El último segmento contiene el indicador de porcentaje de zoom. Con un doble clic

sobre él, abriremos el cuadro de diálogo de Diseño de vista y escala.

12. La herramienta de Zoom en OpenOffice Calc

El nivel de zoom actual se muestra a la derecha de la barra de estado, junto al cursor de

zoom.

Cursor de zoom e indicador del nivel de zoom en la barra de estado

Puedes ajustar el nivel de zoom:

• Mediante el cursor de zoom. Puedes deslizar el botón, o hacer clic sobre los
botones – o +. La marca central representa la opción 100%.

• Desde el indicador de porcentaje de zoom, haciendo clic con el botón secundario

del ratón se presenta un menú que te permite seleccionar distintos

Menú contextual del indicador de porcentaje de zoom

• Desde el indicador de porcentaje de zoom, haciendo doble clic con el botón

principal del ratón, se muestra el diálogo Diseño de vista y escala.

Diálogo Diseño de vista y escala

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Las opciones atenuadas mostradas a la derecha del diálogo no están disponibles para
Calc.

• Optimo: Se muestra activado si se ha seleccionado un rango de celdas; si es la

opción elegida, se ampliará la zona seleccionada de forma que se muestre
ocupando toda el área de trabajo.

• Ajusta de ancho y alto: Ajusta el factor de zoom para encajar al menos una página
en el área de trabajo, en función del Estilo de hoja definido.

• Ajustar a ancho: Ajusta el factor de zoom para encajar el ancho de la página actual
en el área de trabajo, en función del Estilo de hoja definido.

• Variable: Permite introducir el nivel de zoom deseado; admite valores entre el 20%
y el 400%.

13. El área de trabajo en OpenOffice Calc

El Área de trabajo es el lugar principal donde escribimos datos, textos y fórmulas en las
celdas, insertamos imágenes, objetos, etc., y damos formato a los mismos.

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Podemos desplazarnos rápidamente por ella utilizando las barras de desplazamiento, la
rueda del ratón, y determinadas teclas que estudiaremos más adelante en Moverse por la
hoja de cálculo.

14. El selector y el navegador de hojas en OpenOffice Calc

El selector de hojas presenta varias pestañas en donde se muestra el nombre de cada

hoja. Haciendo clic sobre una pestaña activamos esa hoja, que pasa a un primer plano
para ser editada o consultada.

A veces no hay espacio suficiente para mostrar todas las pestañas, bien por que tienen
nombres muy largos bien por que el documento posee un gran número de hojas. Para
presentar las pestañas de las hojas que no se muestran podemos utilizar los botones del
navegador de hojas, que desplazará las pestañas que se muestran a la primera hoja, una
hoja anterior, una hoja posterior o a la última hoja.

Situando el ratón sobre el separador existente entre las pestañas y la barra de

desplazamiento podemos cambiar el espacio destinado a unas y a otra, mostrando mayor
o menor número de
pestañas

15. ¿Qué es la celda activa?

El elemento que define la posición de edición en una hoja de Calc es la celda activa.

La celda activa es la celda que se encuentra actualmente activada y recibe todo el foco
de atención de la aplicación.

Se muestra como un marco grueso alrededor de la celda de color negro, con un punto
cuadrado situado el el extremo inferior derecho.

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La celda activa será el lugar donde se va a escribir la siguiente letra o número que
tecleemos, o donde se insertarán los nuevos elementos en la hoja (imágenes, gráficos,
símbolos, etc.).

Para cambiar de celda activa basta con hacer un clic sobre otra celda, o desplazarnos por
la hoja con las flechas del cursor

16. Moverse por la hoja de cálculo en OpenOffice Calc

Para desplazarnos por la hoja de cálculo podemos utilizar el ratón y las barras de
desplazamiento, pero también podemos hacerlo utilizando teclas y combinaciones de
teclas.

Las indicadas en la siguiente tabla se aplican cuando estamos en modo selección de

celda; al desplazarnos, desplazaremos la celda activa:

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