PLAN DE CAPACITACION Y FORMACION DE LA EMPRESA

DISTRIBUIDORA LAP S.A.S.

STEPHANIE LOPEZ MANGONES

FICHA TECNICA
1881731

INSTRUCTORA
DIANA PAOLA CUELLAR

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA

BARRANQUILLA
2019
INTRODUCCIÓN

Una vez detectadas las necesidades de la organización y de los trabajadores, se elabora el

contenido del plan, actividades, cursos, talleres, conferencias. La correcta definición de los
objetivos del plan de capacitación conlleva tener en cuenta, la información obtenida sobre
las necesidades de la organización y los empleados.
Después de realizada la lectura del estudio de caso de la empresa LAP hemos podido
identificar que las necesidades de formación primordiales de esta organización son:
Como eliminar esa falta de iniciativa y de autoridad para la toma de decisiones por parte de
los directivos de la empresa pues no están asumiendo totalmente sus funciones
administrativas y están llevando todos los problemas sin dar soluciones a la junta directiva;
además una actualización en temáticas de la responsabilidades de cada una de sus áreas se
tenga conocimientos de cada una de las actividades, lo que libera de la excesiva carga al
gerente general de la entidad.
Este plan de capacitación organizará los temas que se deben transmitir a los directivos y las
diferentes metodologías que se llevaran a cabo para el incremento de la productividad de la
empresa.
La capacitación tendrá una duración total de 12 horas distribuidas en cuatro sesiones, una
sesión por día.
OBJETIVO GENERAL
Definir los lineamientos que orientan la formación y la capacitación de los directivos y del
personal de la empresa, a fin de mejorar la calidad de vida y profesional de la organización
en general en pro de fortalecer un buen servicio al cliente, para el bienestar general y la
consecución de los objetivos de la empresa.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Establecer las orientaciones conceptuales, temáticas y estratégicas de una política de
Formación y Capacitación en el marco de la mejora y la calidad de la organización.
2. Contribuir a la formación de directivos, administrativos y personal de apoyo,
mediante la implementación del modelo de gestión de recursos humanos bajo los
criterios de compromiso, eficacia, eficiencia y honestidad.
3. Gestionar mejores procesos de servicios administrativos con personal formado y
capacitado en la solución de necesidades institucionales y en la optimización de los
recursos.
METODOLOGIA UTILIZADA
CONTENIDO DE LAS SECIONES

Sesión Nº Tema Nº Beneficiarios Tipo de actividad

Sesión 1 Relaciones Interpersonales 4 Técnica didáctica
Asertivas para Directivos, audiovisual
basadas en Inteligencia
Emocional
Sesión 2 Trabajo En Equipo Para Crear 18 Taller de
Sinergia entrenamiento
Sesión 3 Fomentar la gestión de 18 Conferencia
desempeño
Sesión 4 Manejo de rotacional de 18 Seminario-Taller
personal y ausentismo

CUADRO DE PLAN DE FORMACION

Actividad a Duración Nº de Concepto Valor Valor total

Desarrollar beneficiarios Unitario (según la
(por hora) cantidad de
horas)
Técnica 3 hrs 4 Facilitador $100.000 $ 300.000
didáctica
audiovisual
Conferencia 3 hrs 18 Conferencista $ 250.000 $750.000
Taller de 3 hrs 18 Facilitador $ 100.000 $300.000
entrenamiento
Seminario- 3 hrs 18 Seminarista $200.000 $600.000
Taller
Total Plan de Capacitación $1´950.000
ANALISIS DE LA INFORMACION

La formación es uno de los procesos más importantes que se llevan a cabo en una
organización, logrando una mejora en el rendimiento y en la motivación de los empleados,
pero para que las acciones sean realmente eficientes debemos saber detectar las necesidades
de formación. A grandes rasgos existen dos formas de hacerlo: antes de que sea totalmente
necesaria y cuando ya es obligada.

Hacer gestión en capacitación también incluye el tomar decisiones para la mejora continua.
Tener una serie de indicadores es como contar con un GPS que te indica si vas por el camino
correcto y permite identificar con mayor precisión los desajustes a los estándares
establecidos, con beneficios en cuanto a la satisfacción de las personas, el nivel de
aprendizaje y al manejo de costos e inversión.

 Cobertura = %Cob = (NPO/TPUO)*100

Donde:

• NPO: Número de personas “objetivo” quienes presentan la brecha de competencia.

• TPUO: total de personas en la unidad organizacional.

 Porcentaje de aprobación = %Ap = (Ap/NPA)*100

Donde:

• Ap: número de personas aprobadas.

• NPA: Número de personas efectivamente asistieron al curso.

 Porcentaje de efectividad de costos = %EFCo = ((CE-CR)/CE)*100

Donde:

• CE: Costo estimado total de la actividad de capacitación.

• CR: costo real de la actividad de capacitación.
Diagnóstico de Necesidades - Análisis de los recursos humanos

Con el fin de identificar si las personas tienen las competencias técnicas (de conocimiento
específico para el cargo) y personales (habilidades blandas para gestionar el cargo) para llevar
a cabo las actividades actuales y futuras de la organización. Se revisará:
• Número de empleados necesarios en cada cargo
• Nivel de calificación exigida para cada puesto de trabajo
• Nivel de conocimiento exigido por el trabajo
• Actitud de cada empleado para la gestión de su cargo
• Nivel de desempeño cualitativo y cuantitativo por empleado
• Habilidades y conocimientos específicos y genéricos
• Potencial de cada empleado dentro de la organización
• Tiempo de entrenamiento para alcanzar el nivel esperado
• Índice de ausentismo y rotación (Turnover) del personal

Análisis de las operaciones y tareas

Con el fin de analizar los requisitos (Descripción y perfil del cargo) que pide el cargo para
ser gestionada de forma exitosa y determinar las habilidades, conocimientos, actitudes,
aptitudes y experiencia, necesarios para desempeñarse en un cargo; mediante la revisión de:
• Patrones de desempeño para la tarea.
• Identificación de procesos, procedimientos y tareas que hace el cargo.
• Cómo desempeñar cada tarea para cumplir estándares del cargo.
• Habilidades, conocimientos, actitudes para el desempeño del cargo.

De acuerdo a la información detectada el 64% de la empresa indica que no se recibe cursos

de formación y el 54% considera que invierte poco en capacitación.

Matriz de prioridades

CAPACITACIÓN PRIORIDAD SIN PRIORIDAD

1 2 3 4 5 6 7
Capacitaciones que en mayor promedio se requieren
Manejo archivo
Relaciones humanas
Normatividad vigente

Actualización manejo de herramientas específicas para cada cargo

Normas ICONTEC
Sistemas (office, sistemas operativos, otro software dependiendo del
cargo)

Gestión calidad
Servicio al cliente
Trabajo en equipo
Liderazgo
Gestión documental
Integración Organización de eventos
 Capacitaciones requeridas sin tan alto número de demanda
Orientación
Compromiso institucional
Motivación
Cooperativismo
Planificación
Evaluación de desempeño
Redes informática
Contabilidad
Almacén
Manejo base de datos
Sistemas de información
Derecho laboral

Derecho
Ingles
Bibliotecología
Presupuestos
Reforma pensional
Tributaria
Desarrollo web
Software de diseño
Inventarios
Seguridad
Técnicas de redacción
Clima organizacional
Talento humano
Alta gerencia
Ética laboral
Danzas
Psicología empresarial
Cultura general
Mejoras públicas
Mantenimiento de equipos

CONCLUSIONES

1. Según el estudio de caso LAP hemos encontrado que hay una gran falla en las
relaciones interpersonales en los directivos con los demás trabajadores, por lo cual se
planteó capacitación para fomentar el entusiasmo, el trabajo en equipo y liderazgo
asertivo al trasmitir claridad y orientación en el desarrollo de las actividades de cada
proceso.
2. Se evidencio un gran problema en la directiva de la empresa LAP es el no trabajo en
equipo, buscando cooperación entre sí para mejorar las labores diarias.
3. La capacitación realizada requirió de bastante esfuerzo económico, de tiempo y
disposición brindada por cada uno de los participantes, pero se rectifica que es una
buena inversión ya que se han visto cambios en la eficiencia y eficacia de cada uno
de los trabajadores que hacen parte de la empresa.
Gozar de un plan formativo concreto y con un calendario definido con una cierta
antelación permitirá a los trabajadores organizar su tiempo y te facilitará la colaboración
entre departamentos, así como la implicación de estos. De esta forma, les estarás aportando
a tus compañeros todos los medios para que aprovechen sus cursos al máximo.

Definitivamente, sólo de un análisis exhaustivo de las necesidades de la empresa y de una

cuidada planificación derivará un Plan de Formación adecuado para los trabajadores, del cual
puedan sacar partido para mejorar en sus labores diarias.

ANEXOS
SESIÓN 1
RELACIONES INTERPERSONALES ASERTIVAS PARA DIRECTIVOS,
BASADAS EN INTELIGENCIA EMOCIONAL
1. Descripción general de la capacitación
En esta sesión se recordarán las diferentes formas de relacionarse entre los individuos de una
organización por medio de una exposición y una película con la que se deberán identificar y
exponer sus conclusiones y reflexiones.
2. Especificaciones

Nº Participantes Duración Fecha y Lugar

4 3 horas Salón de
capacitaciones

3. Objetivo
Por medio de diferentes actividades se iniciará la capacitación de forma didáctica, lo que
ayudará a la generación de interés por parte de los participantes y su unión como grupo

4. Metodología
- Técnicas audiovisuales
- Conferencia
 5. Cuadro Descriptivo
HORAS MOMENTO OBJETIVO DESCRIPCIÓN MATERIALES

15 min Introducción Describir Se hablará brevemente Elementos

concretamente de del tema por cada uno tecnológicos
que se va a tratar la de los participantes. audiovisuales.
sesión y su
finalidad.
1:30 min Película Cambiar las tareas Se presentará una Televisor, DVD,
normales dentro del película a los Película.
puesto de trabajo, lo participantes en la que
que incrementa su se verán los modelos
interés y de liderazgo y
participación en comunicación asertiva
una cinta que está y que aspectos de
llena de reflexiones estos se deben retomar
e información en el presente y para
acerca de modelos cada uno de los
empresariales. puestos que ocupan.
35 min Reflexión Retomar los Por parejas se reunirán Hojas, Esferos
aspectos más a comentar cuales
importantes vistos fueron los momentos
en la película y más importantes para
hacer un escrito en cada uno y de estos
el que resaltarán momentos destacaran
los aspectos que que aspectos deben
tomarán en cuenta tomar en su vida
para sus labores cotidiana que permita
una eficiencia y
eficacia asegurada.
Estos aspectos los
escribirán y los
comentaran con sus
otros dos compañeros
de trabajo.
30 min Conferencia Se compartirá un Se entregara un Textos
texto que documento a cada proporcionados,
conceptualizará a persona el cual deberá Resaltadores
los participantes leer completamente,
con respecto a los para después resaltar
modelos los aspectos que
gerenciales más considere más
usados en la importantes.
actualidad.
 10 min Conclusiones Se compartirá la El conferencista Elementos
conclusión del expresara sus ideas tecnológicos
expositor y dará su con respecto a los audiovisuales.
punto de vista de temas tratados
acuerdo con la anteriormente y dará
importancia del algunos consejos que
tema tratado en las podrán servirles a
actividades todos los
anteriores participantes.

6. Grupo Capacitador
 Conferencista 1
 Colaborador 1

SESIÓN 2
TRABAJO EN EQUIPO PARA CREAR SINERGIA
1. Descripción general de la capacitación
En esta sesión por medio de diferentes actividades se desarrollaran técnicas para el buen
trabajo en equipo y así permitir la participación de todos en la organización.
2. Especificaciones

Nº Participantes Duración Fecha y Lugar

18 3 horas Salón de
capacitaciones

3. Objetivo
Instruir a los directivos para tomar decisiones oportunas a través del trabajo en equipo y
cooperación entre las partes.

4. Metodología
- Conferencia
- Juego de Rol
 5. Cuadro Descriptivo
HORAS MOMENTO OBJETIVO DESCRIPCIÓN MATERIALES

30 min Introducción Describir Se hablará brevemente Elementos

concretamente de del tema por cada uno tecnológicos
que se va a tratar la de los participantes. audiovisuales.
sesión y su
finalidad.
30 min Conceptualiza Contextualizar a El expositor se referirá Elementos
ción todos los y explicara los tecnológicos
participantes con diferentes conceptos y audiovisuales.
los diferentes temas que
términos que tienen corresponden al
que ver en el trabajo trabajo equipo
en equipo
30 min Estudio de Identificar los Describir la enseñanza Elementos
casos criterios para el que le dejo el análisis tecnológicos
desarrollo de la de casos y como audiovisuales.
actividad contribuye a la
organización
60 min Juego de Rol Desarrollar la Cada persona tendrá Mesas y sillas
perspectiva social y un rol dentro del
la empatía grupo y deberá
mediante la responder de acuerdo
representación de a la ficha que le
los diferentes corresponde en el
papeles en juego
situaciones
conflictivas de
trabajo en equipo
30 min Conclusiones Llegar a diferentes Se tomarán idea de
conclusiones con todos los participantes
los participantes identificando
acerca de la coincidencias y
importancia de un llegando a acuerdos.
personal de la Además, se dará
cooperación en el espacio para resolver
desarrollo de las algunas dudas que
actividades hayan quedado.

6. Grupo Capacitador
 Conferencistas 2
 Colaborador 1
 SESIÓN 3
FOMERTAR LA GESTION DE DESEMPEÑO
1. Descripción general de la capacitación
Ayudar a que los empleados conozcan la gestión de desempeño y como esta puede ayudar a
la organización a cumplir sus metas
2. Especificaciones

Nº Participantes Duración Fecha y Lugar

18 3:00 Salón de
capacitaciones

3. Objetivo
Promover el desarrollo de los empleados en la empresa, además, el trabajo en
equipo y con ello cumplir las metas de la organización
4. Metodología
- Sesiones de formación

5. Cuadro Descriptivo
HORAS MOMENTO OBJETIVO DESCRIPCION MATERIALES

15 min Introducción Describir brevemente de Explicar

que se va a tratar la brevemente el tema
capacitación y sus central de la
beneficios para la capacitación
organización
30 min Explicar la Mejorar los Expresar los Elementos
responsabilidad de conocimientos que tienen diferentes tecnológicos
los empleados los empleados sobre los responsables que audiovisuales.
responsables tiene los cargos de
la organización
30 min Explicar los Ayudar a que los Explicar a los Elementos
diferentes empleados conozcan los empleados los tecnológicos
beneficios diferentes benéficos si benéficos audiovisuales.
realizan bien su trabajo (económicos,
laborales)que tiene
si cumplen las
metas propuestas
por la empresa
30 Explicación sobre Aumentar el Se hará una Elementos
min el tipo de conocimientos que tiene explicación donde tecnológicos
evaluación se darán a conocer audiovisuales.
 el empleado sobre cómo el medio por el cual
será evaluado va a hacer evaluado
para que con ello
mejore el
rendimiento
20 min Actividad Fomentar el trabajo en Por medio de una Elementos
equipo dinámica tecnológicos
fortaleceremos el audiovisuales
trabajo en equipo de Marcadores
los empleados de la Pañuelos
empresa.
15 min Actividad Fomentar la motivación e Mostrar los Elementos
iniciativa de los trabajadores que tecnológicos
empleados hasta el momento audiovisuales
han ganado los
benéficos
(económicos,
laborales, etc.) y
explicándoles que
los demás también
pueden
15 min Conclusiones Explicar brevemente los Retomar los más
puntos importantes importante y
escuchar las
preguntas que
tienen los
participantes

6. Grupo Capacitador

 Facilitador 1
 Colaborador 1
 SESIÓN 4
MEJORAR LA ROTACION DEL PERSONAL
7. Descripción general de la capacitación
Fomentar la interrelación entre los empleados ayudándolos a tener sentido de pertenencia
hacia la empresa aumentado su satisfacción y motivación
8. Especificaciones

Nº Participantes Duración Fecha y Lugar

18 3:00 Salón de
capacitaciones

9. Objetivo
Aumentar la satisfacción y la motivación además el sentido de partencia que tiene
los empleados de la empresa
10. Metodología
- Seminarios

11. Cuadro Descriptivo

HORAS MOMENTO OBJETIVO DESCRIPCION MATERIALE
S
15 min Introducción Describir concretamente de Se hablará brevemente Elementos
que se va a tratar la del tema central de la tecnológicos
capacitación y su finalidad. capacitación. audiovisuales
30 min Historia de Mejorar los conocimientos Se hará una breve Elementos
la empresa que tiene el empleado sobre la reseña histórica de la tecnológicos
empresa para generar sentido evolución de la audiovisuales.
de pertenencia. empresa.
20 min Actividad Aumentar la motivación del Se realizará un taller Documentos
empleado. que ayudará a cumplir con
el objetivo. información y
sus respectivos
ejercicios y
esferos.
30 min Descripción Mejorar el conocimiento que Describir brevemente Elementos
de cargos el empleado tiene sobre el los deferentes cargos, tecnológicos
cargo que desempeñe en la explicando la audiovisuales
empresa importancia que tiene
el mismo
30 min Actividad Fomentar la interacción entre Se realizara un cambio Sillas
el personal. de roles para que el Mesas
empleado conozca en Elementos
la práctica la tecnológicos
importancia de los audiovisuales
diferentes cargos
30 min Describir los Aumentar la satisfacción en el Describir los Elementos
beneficios empleado beneficios que tiene tecnológicos
realizar bien su audiovisuales.
trabajo.
15 min Conclusione Retomar los puntos más Escuchar brevemente
s importantes algunas opiniones de
los participantes

12. Grupo Capacitador

 2 Conferencistas