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Manual de Sistema Integrado de Gestion PDF
Manual de Sistema Integrado de Gestion PDF
SANTA MARTA
20-AGOSTO-12
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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
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TABLA DE CONTENIDO
Pág.
1. INTRODUCCION 6
1.1 OBJETO 6
1.2 ALCANCE 6
1.3 EXCLUSIONES 6
1.4.2 Modificaciones 8
1.4.3 Distribución. 8
2. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL 11
2.4.1 Misión 14
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2.4.2 Visión 14
2.4.3 Valores 15
3 DEFINICIONES 21
4.2.1 Generalidades 22
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 25
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5.6.1 Generalidades 30
5.6.2 Información para la revisión 30
5.6.3 Resultados de la revisión 31
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8.1. Generalidades 41
8.5 MEJORA 44
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1. INTRODUCCIÓN
1.1 OBJETO
El presente Manual, describe los requisitos del Sistema Integrado de Gestión (SIG)
de la Calidad y Control de la Seguridad en EFICARGA, exigidos por las normas ISO
9001:2008 y BASC V3 de 2008, respectivamente.
Este manual estructura el SIG y tiene por objetivo orientar las actividades, hacia el
reconocimiento, por parte de nuestros clientes, como una empresa que brinda un
servicio Integral, Eficaz y Acorde con los Niveles de Calidad y Seguridad exigidos
en nuestro medio.
1.2 ALCANCE
1.3 EXCLUSIONES
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PARTE A:
PARTE B:
Los Jefes de procesos deben realizar una presentación periódica del cumplimiento
de los criterios establecidos en el SIG en el comité de gerencia a fin de que se
conozcan oportunamente los resultados y se establezcan acciones de mejora.
Además el SIG debe ser revisado por la gerencia anualmente, para asegurar su
conveniencia, adecuación y eficacia. Esta revisión incluye, entre otros aspectos, el
análisis de resultados de auditorías anteriores, las acciones de seguimiento
realizadas en revisiones anteriores, el estado de acciones correctivas y preventivas,
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los cambios que puedan afectar al SIG y recomendaciones de mejora será la base
para las mejoras y/o los cambios necesarios en los procesos.
1.4.2 Modificaciones
1.4.3 Distribución
El control de copias está a cargo del responsable del SIG, quien debe realizar
entregas a todo el personal pertinente, y registrar sus firmas como constancia de
recibo.
Las copias entregadas para un uso temporal o para fines de información son
consideradas copias no controladas por lo que no requieren actualización.
Este manual está dividido por numerales de la misma manera en que se divide la
Norma ISO 9001:2008, al lado de cada numeral, entre paréntesis, muestra el
numeral y/o estándar BASC que aplica, con su respectivo nombre. Además, está
soportado por una matriz de cumplimiento de numerales y estándares BASC, que
se muestra la forma y los documentos y/o registros que evidencia su cumplimiento y
su ubicación bien sea dentro o fuera de este manual.
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Detalla las etapas del ciclo de mejoramiento continuo: Planear, Hacer, Verificar y
Actuar las cuales se desarrollan estratégicamente en cada uno de los procesos del
SIG de la empresa, así:
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PAGINA: 1 DE 1
CODIGO: SIGC7MV
PROCESOS GERENCIALES
MEJORAMIENT
COMPRAS E SISTEMA DE GESTION
O CONTINUO
INVENTARIOS INTEGRADO (CALIDA D Y
FACTURACION Y MANTENIMIENTO
SEGURIDAD)
CARTERA
APROBADO POR:
2. INFORMACION INSTITUCIONAL
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Las funciones están definidas en los Manuales de Funciones, en los que se detallan
las responsabilidades, perfiles, y actividades propias de cada cargo.
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2.4.1 Misión
Nuestra mayor dedicación es para con los clientes, quienes usan nuestros servicios
para encontrar la satisfacción y beneficio que promulgamos desde el significado de
nuestra razón social: Servicios Eficientes a la Carga. Por lo cual trabajaremos con
calidad siendo oportunos y cuidadosos, con rendimientos y costos altamente
competitivos en las operaciones portuarias, manejo de cargas, alquiler de equipos,
asesorías y actividades compatibles con nuestras fortalezas.
Nuestra obligación final es para con los socios, gestionando negocios que renten
sólidas utilidades y permitan crear reservas para los tiempos difíciles y el
engrandecimiento de EFICARGA y su entorno.
2.4.2 Visión
Queremos ser apreciados por nuestros trabajadores como el entorno familiar que
les brinda estabilidad, superación y satisfacción a sus necesidades en forma
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2.4.3 Valores
SERVICIO
RESPETO POR EL TIEMPO
CREATIVIDAD
EQUILIBRIO ECONOMICO
HONESTIDAD
RESPONSABILIDAD
DEDICACION AL TRABAJO
CONFIANZA
SOLIDARIDAD
JUSTICIA
CULTURA
ESTABILIDAD
FAMILIA
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8. Cumplir con todos los requisitos aplicables a EFICARGA, bien sea de tipo
Legal, Normativo, Organizacional, o de cualquier otro tipo.
Política:
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Objetivos:
Indicador de Gestión:
Política:
2. Operar adecuadamente la carga, con seguridad, dentro del tiempo previsto, con
valor agregado, rendimientos y costos competitivos.
Objetivo:
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Indicador de Gestión:
Política:
Objetivos:
Indicadores de gestión:
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Política:
Objetivo:
Desarrollar programas internos que propicien las sanas costumbres, la Paz, las
convivencia, etc. donde se involucre tanto al empleado como a su núcleo
familiar.
Indicador de gestión:
Política:
Objetivo:
Indicador de gestión:
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Política:
Objetivo:
Indicador de gestión
% de ausentismo del personal: Meta hasta el 20% total horas hombre trabajadas
en el trimestre. Frecuencia de medición trimestral.
Política:
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Objetivo:
Indicador de gestión
3. DEFINICIONES
Responsabilidad de la dirección
Gestión de recursos
Realización del servicio
Gestión del Riesgo
Medición, análisis y mejora.
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Enfoque al cliente
Liderazgo
Participación del personal
Enfoque basado en procesos
Enfoque de sistemas para la gestión
Toma de decisiones basadas en hechos
Mejora continua
Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor
4.2.1 GENERALIDADES
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Para ello:
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Con el fin de evaluar periódicamente la satisfacción de los clientes tanto internos como
externos, EFICARGA, realiza anualmente un proceso de evaluación de satisfacción de
clientes.
Eficarga, se asegura que los requisitos de los clientes se determinan mediante las
caracterizaciones de procesos, las cartas tecnológicas, las descripciones del servicio,
las cotizaciones realizadas a clientes, los contratos firmados, los e-mails que envía el
cliente con las características del servicio.
Asimismo, antes de asumir los compromisos con sus clientes, EFICARGA, determina
claramente sus requisitos, resuelve las diferencias existentes respecto a lo solicitado y
se asegura de contar con la capacidad o disponer de los recursos pertinentes para
cumplir con los requisitos especificados.
Los requisitos del cliente son registrados en las órdenes de servicios que contienen
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firma de aceptación tanto de parte del cliente como de Eficarga, para algunos clientes
se cuenta con contratos escritos y se realizan visitas comerciales donde se dejan
actas con requisitos de clientes.
EFICARGA, demuestra que cumple con los compromisos asumidos con sus clientes,
a través de los resultados de las evaluaciones de clientes, realizadas anualmente.
Esta Política incluye entre otros aspectos el compromiso de cumplir con los requisitos,
gestionar los riesgos y mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión
Integrado. Proporcionan un marco de referencia adecuado para establecer y revisar
los Objetivos de Calidad y Seguridad.
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Los procesos necesarios para cumplir con los requisitos en materia de control y
seguridad, los legales o reglamentarios, los de las partes interesadas, los de las
Normas ISO 9001:2008 y BACS V3 de 2008 y todos los aplicables, han sido
cuidadosamente estudiados, planificados y clasificados de acuerdo a lo establecido
en el procedimiento para Manejo de Requisitos BSCV12IV.
La interacción entre los procesos del Sistema de Gestión Integrado, se han definido en
el Mapa y Caracterizaciones de procesos.
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Los principales medios de comunicación utilizados por EFICARGA son: Comités por
procesos, Reuniones generales, Página Web, Correos electrónicos por procesos,
Carteleras, Folletos informativos, Red interna, Memorandos, Radios, Telefotos fijos
con extensiones en cada puesto de trabajo y Celulares.
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5.6.1 GENERALIDADES
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Los resultados obtenidos en las revisiones gerenciales, son utilizados para la toma
de decisiones en lo referente a la mejora de la eficacia del Sistema Integrado de
Gestión y de sus procesos, a la mejora del servicio en relación a los requisitos de los
clientes y a las necesidades de recursos.
6.2.1 GENERALIDADES
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EFICARGA, se asegura que la infraestructura sea la más adecuada para cumplir con
los objetivos de la organización y los requerimientos de los clientes. La infraestructura
incluye las edificaciones, espacios de trabajos, equipos para los procesos y servicios
de apoyo, necesarios para desarrollar sus actividades.
Para prevenir el acceso no autorizado tanto a las instalaciones como a los diferentes
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Listado con registro fotográfico del personal autorizado para ingresar a las
operaciones.
Carne de identificación de empleados
Uniformes debidamente marcado con un código único para cada empleado
Cámaras de seguridad en las instalaciones de Eficarga
Carne de identificación de visitante por piso
Registro de visitantes
Rejas y cerraduras
Magnetos de seguridad
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Talento Humano, con base en los resultados de las visitas domiciliarias, las quejas y/o
reclamos de clientes, las incapacidades, etc., desarrolla programas de bienestar
social con el objetivo de mejorar la salud física y mental de los trabajadores y su
entorno familiar, para esto se apoya en el Comité Paritario de Salud Ocupacional, el
cual, Planifica y Coordina la Ejecución de las actividades relacionadas con la
Prevención de Riesgos Profesionales y la Mejora de los Ambientes Laborales al
interior de EFICARGA.
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Asegurarse que cada persona que interviene en los procesos tenga libre
acceso a los documentos que le dan información sobre su ejecución, control y
registro.
EFICARGA, determina y controla todos los requisitos aplicables bien sea de tipo
legal, de norma, de clientes, y/o otras partes interesadas, para satisfacer al cliente
con base en el procedimiento manejo de requisitos legales BSCV12IV, el cual busca
garantizar la existencia y funcionamiento de mecanismos que le permitan
mantenerlos identificados y controlados.
Los requisitos relacionados con el servicio se definen en: las cartas tecnológicas: para
tarja SERE11TV, para Halado de pallets de banano e izado a bodega de buque
SERE7TV, para halado de pallets de uchuva y llenado de contenedores SERE8TV,
llenado de contenedor con banano a granel SERE9TV, el instructivo programación de
operaciones SEREP14IV y las descripciones de servicio, las órdenes de servicios, las
cotizaciones de servicios, los reclamos, sugerencias, los comités operativos donde se
tiene participación de clientes, entre otros,
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Fecha de última revisión: 20-Ags-12 Página 36 de 48
Los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para las
actividades de entrega y las posteriores a la misma,
Los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para el uso
especificado o para el uso previsto, cuando sea conocido,
Los requisitos legales y reglamentarios relacionados con los servicios.
Cualquier requisito adicional determinado por EFICARGA.
Antes de asumir un compromiso con sus clientes, EFICARGA, realiza una revisión de
los requisitos establecidos y resuelve las diferencias respecto a lo solicitado y se
asegura de disponer de la capacidad y de los recursos necesarios para que la
organización tenga la capacidad de cumplir con los requisitos definidos.
Lo anterior, con el objetivo de que cuando se cambien los requisitos de alguno de los
servicios, la organización se asegure que la documentación pertinente es modificada y
que el personal correspondiente sea consciente de los requisitos modificados, para lo
cual se mantienen los registros de los resultados de la revisión y de las acciones
originadas por la misma.
Para tener una comunicación eficaz con los clientes, empleados, proveedores, y otras
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Fecha de última revisión: 20-Ags-12 Página 37 de 48
Los procesos operativos cuentan con un comité donde participan los jefes de
operaciones, los supervisores de operaciones, la gerencia, los responsables de
equipos y el representante de la gerencia ante el SIG, y cuando es necesario se tiene
la participación del cliente quien expone sus quejas, reclamos o felicitaciones y
solicita acciones de mejoramiento del servicio.
7.4 Compras (Estándar A 1.b Asegurando que los proveedores sigan las
recomendaciones BASC)
Eficarga, a través del proceso de compras establece los criterios para garantizar que el
producto y/o servicio adquirido cumpla con los requisitos de calidad y seguridad
requeridos. Los criterios de selección, evaluación y reevaluación para proveedores, se
encuentran definidos en el procedimiento de compras CMPV2PV.
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Todas las compras que superen los dos SMLV y afecten los resultados de los
procesos se realizan en cumplimiento al procedimiento de compras CMPV9P3.
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Fecha de última revisión: 20-Ags-12 Página 39 de 48
EFICARGA, identifica, verifica, protege y salvaguarda los bienes que son propiedad
del cliente, suministrados para su utilización, almacenaje o incorporación en la
elaboración de informes, reportes o sistemas.
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Fecha de última revisión: 20-Ags-12 Página 40 de 48
Con el fin de poder responder ante situaciones críticas, Eficarga simulará situaciones
de emergencia en las que deberá participar no sólo el personal de Eficarga, sino
también clientes, proveedores, Defesa Civil, bomberos, policía antinarcóticos,
capitulo BASC, Sociedad Portuaria, etc., La empresa tendrá en cuenta las
recomendaciones que como producto del simulacro de emergencia realicen las
partes involucradas. Los simularos se efectuaran respetando la integridad de las
personas y sin exponerlas a un riesgo real.
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8.1 GENERALIDADES
EFICARGA, a través de la mejora continua busaca la eficacia del SIG, para ello ha
establecido en cada uno de los procesos, actividades de seguimiento, medición,
análisis y mejora que permiten:
Los capítulos 8.2, 8.3 y 8.4 sirven para optimizar los requerimientos de seguimiento,
medición de los procesos y servicios relativos al SIG implementado y permiten
realizar mejoras en la gestión, a través de la Revisión por la Dirección.
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Fecha de última revisión: 20-Ags-12 Página 42 de 48
Las quejas y/o reclamos de los clientes deben ser utilizados como mecanismos de
medición de satisfacción de clientes.
Cada jefe de proceso debe velar por el buen funcionamiento de ellos, a través de los
indicadores de gestión, registros, acciones correctivas y preventivas, para lo cual
genera informes periódicos.
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Fecha de última revisión: 20-Ags-12 Página 43 de 48
EFICARGA, trata los servicios no conformes, ejecutando una o más de las siguientes
alternativas:
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Fecha de última revisión: 20-Ags-12 Página 45 de 48
EFICARGA, entiende por acciones preventivas aquellas realizadas para evitar que se
produzcan situaciones no deseadas o para eliminar causas de no conformidades
potenciales. El procedimiento Acciones Preventivas MEJC1IV está dirigido a
revisar los procesos y procedimientos con el objeto de detectar y eliminar las causas
de potenciales problemas.
Eficarga gestiona los riesgos que pueden afectar las actividades, funciones y/o
procesos de la empresa de acuerdo en lo estipulado en el procedimiento BSCV12IV, el
cual contempla las siguientes actividades:
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CONTROL DE CAMBIOS
Descripción del cambio Responsable del Propuesto Aprobado Fecha Versión del
área involucrada por: por: Cambio
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NIVELES DE TRÁMITE
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