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Manual Modulo Finanzas Nisira V 2 PDF
Manual Modulo Finanzas Nisira V 2 PDF
NISIRA v.2.0
MÓDULO FINANZAS
Índice
Pág.
• Introducción ............................................................................................................ 02
• Configuración General
o Iniciar Sesión Nisira v.2.0….…………………..…………………………………… 04
o SubMenús del Sistema.……..…..………………………………………………….. 05
o El Submenú Utilitarios
Elegir Periodo…………………..………………………………………….. 07
Seleccionar Empresa……………………………………………………... 07
Configuración del Sistema………………………………………………… 08
Seguridad del Sistema ……………………………………………………. 12
Flujo de Documentos……………………………………………………… 13
Tablas Generales..………………………………………………………… 15
Procesos……………………………………………………………………. 17
Salir del Sistema……..……………………………………………………. 17
o Barra de Herramientas
Barra de Herramientas de los Submenús Tablas y Movimientos……. 18
Barra de Herramientas del Submenú Reportes..………………………. 20
o Operaciones Frecuentes
Mantenimiento de Registros de una Tabla …………………………….. 22
Búsqueda y Filtrado de Registros de una Tabla ………………………. 23
Asociar Documentos y Operaciones a una Ventana o Formulario…... 26
• Módulos de Finanzas
o El Módulo Cuentas por Cobrar…………………………………………………….. 30
o El Módulo Cuentas por Pagar……………………………….…………………….. 57
o El Módulo Caja y Bancos…………………………………………………………… 74
o El Módulo Activos Fijos……..…………………………………………………….... 97
o El Módulo Contabilidad….………………………………………………………….. 106
o El Módulo Presupuestos…….……………………………………………………… 156
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Manual de Operación
Introducción
NISIRA v.2.0 es un software administrativo para la pequeña y mediana empresa, que se compone
de distintos módulos de acuerdo a las necesidades de cada cliente y realidad de la empresa.
Los módulos son: Almacenes, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Caja y Bancos,
Contabilidad, Recursos Humanos y Planillas, Compras, Activos Fijos, Costos, Producción,
Presupuestos, Gestión de Ventas, Puntos de Venta, Fertilización y Riego, Maquinarias,
Fitosanidad y Acopio de Campo. Cada uno de estos módulos se conecta con el módulo
Contabilidad, ya sea para centralizar o para recuperar información.
Características Generales
• Multiusuario
Su diseño ofrece la flexibilidad de trabajar el sistema en un solo equipo (monousuario) y
en modo de red de área local (multiusuario), ofreciendo un control absoluto de la
operación.
• Multiempresa y multialmacenes
Permite la operación concurrente del control administrativo para diferentes empresas,
sucursales y almacenes.
• Control de Inventarios
El inventario será afectado desde el momento en el que registran los movimientos de
ingreso y salida de almacén, no obstante, el sistema permite la configuración de este
proceso a dos operaciones, es decir, grabar los documentos y luego hacer su respectivo
cierre afectando en ese momento el stock en el almacén.
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Manual de Operación
• Contabilidad Bimonetaria
El manejo de la información de los módulos de Cuentas Corrientes y Contabilidad se
realiza en dos tipos de monedas: un tipo de moneda oficial y un tipo de moneda
extranjera.
Cabe mencionar que, a parte de estas dos monedas que se registren como los tipos
mencionados (oficial y extranjera) el sistema tiene la flexibilidad de registrar sus
operaciones en cualquier otra moneda (Nuevos Soles, Dólares, Euros, Pesos, etc.),
registrándose tantas monedas como las necesidades de la empresa lo requieran.
• Diseño de Formatos
El sistema cuenta con un proceso que le facilitará el diseño de los documentos de mayor
uso en la gestión administrativa, su manejo resulta simple y ofrece la oportunidad de
obtener formatos de gran calidad. No requiere de programación, basta indicar la posición
de los datos.
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Manual de Operación
Una vez ingresado al sistema se visualizará la Ventana de Trabajo de NISIRA v.2.0 que contiene:
Barra de menú, barra vertical de módulos, barra de estado y área de trabajo.
En la barra de estado, parte inferior de la pantalla, se muestra el punto de emisión, usuario y
periodo de trabajo, mientras que en la parte superior, barra de título, aparece el nombre de la
empresa seleccionada.
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Manual de Operación
Módulos
Presenta los módulos que conforman el sistema: Almacenes, Cuentas por Cobrar, Cuentas por
Pagar, Caja y Bancos, Contabilidad, Planillas, Compras, Activos Fijos, Presupuestos, Costos,
Gestión de Ventas, Puntos de Ventas, Producción, Riego y Fertilización, Fitosanidad, Maquinaria y
Acopio.
Este submenú se puede visualizar también como una barra vertical a la izquierda de la pantalla
(Observar: Ventana de Trabajo de Nisira v.2.0). Para activar o desactivar esta barra seleccionar la
opción Barra de Módulos del submenú Ventana.
Tablas
Contiene los catálogos del sistema, es decir, las tablas maestras para cada uno de los módulos
del sistema. De acuerdo al módulo con el cual se está trabajando se presentarán las tablas
correspondientes al mismo, por ejemplo: el módulo Almacenes contiene las tablas Productos,
Unidades de Medida, Tipos de Insumo, Clientes y Proveedores, Sucursales y Almacenes,
Proyectos, etc..
Movimientos
Contiene opciones que hacen referencia a las transacciones o movimientos que se producen en la
empresa debido a las actividades u operaciones realizadas y de acuerdo a la naturaleza de éstas
se registrarán en el módulo respectivo; generalmente se registran, a través, de documentos como:
guías de recepción, facturas, órdenes de compra, etc., de lo contrario si no tuvieran documento
comprobatorio se registran los datos generados por la transacción.
Reportes
Presenta opciones de informes o reportes de interés a cada módulo del sistema. Estos reportes
pueden ser generales o específicos; previamente a la generación del reporte se muestra una
ventana para realizar la consulta respectiva visualizando los resultados en grillas o cuadrículas,
además esta ventana contiene botones que permiten abrir, guardar, dar una vista previa,
configurar, copiar al portapapeles, analizar el reporte con Excel, mostrar gráfico del reporte y
enviar el reporte por e-mail, etc.
Este submenú cuenta con la opción: Administrador de Reportes, el cual es común en todos los
módulos del sistema, permitiendo al usuario del sistema crear sus propios reportes, dándoles el
nivel de detalle adecuado, de acuerdo a sus necesidades específicas de información.
Procesos
Contiene opciones que permiten procesar la información ingresada en las tablas, dichos procesos
se realizan de acuerdo al módulo en el que se esté trabajando, para apertura/cierre de periodos y
procesos de cálculos, pero existen también otros procesos específicos como los procesos de
interfases con otros sistemas como el PDT (Programa de Declaración Telemática) y el COA
(Programa de Confrontación de Operaciones Autodeclaradas) de la SUNAT, así como, procesos
de transferencia de información a las AFP y Bancos.
Ventana
Agrupa las opciones de distribución y visualización de las ventanas abiertas en el sistema.
En cuanto a la distribución de las ventanas en la pantalla, éstas pueden ser en cascada, en capas
o mostrar todas las ventanas simultáneamente en forma horizontal o vertical. También se pueden
ocultar o visualizar una o todas a la vez de acuerdo a la necesidad del usuario.
Este submenú presenta en la parte inferior una lista de las ventanas abiertas, pudiéndose cambiar
fácilmente de una a otra seleccionando simplemente el nombre de la ventana en la lista.
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Manual de Operación
Aquí en este submenú, también se encuentra la opción Barra de Módulos que al seleccionarse
activa o desactiva la barra vertical de módulos del sistema que se visualiza en la parte izquierda
de la pantalla.
Este es un submenú común en todos los módulos del sistema.
Utilitarios
Agrupa las herramientas de configuración y parametrización del sistema para que trabaje en
concordancia con los procedimientos de trabajo establecidos por la empresa/usuario. Contiene
opciones que van desde la creación de una nueva empresa, la definición de seguridad del
sistema, establecimiento de la secuencia de flujo de documentos, asignación de valores a los
parámetros del sistema; así como también presenta un editor de menús, una ventana para el
manejo de tipo de cambio monetario, entre otras herramientas de utilidad del sistema.
Este es un submenú común en todos los módulos del sistema.
Ayuda
Contiene opciones que van a permitir a los usuarios disponer de una ayuda, en forma de
contenidos y guías, en cuanto a la implementación, manejo y operación del sistema; así como,
información acerca del mismo y del soporte técnico ofrecido.
Este es un submenú común a todos los módulos del sistema.
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Manual de Operación
El Submenú Utilitarios
El submenú Utilitarios contiene un conjunto de opciones que van a permitir configurar el sistema
NISIRA v.2.0 para su correcto uso, de acuerdo a los procedimientos de trabajo y las necesidades
de información de la empresa que está haciendo uso del sistema.
Elegir Periodo
Esta opción permite cambiar el periodo de trabajo del sistema, dicho Periodo está compuesto por
el año y el mes en curso, por ejemplo: 200501, que corresponde al mes de Enero del año 2005, el
mismo que se visualizará en todas las ventanas, documentos y reportes del sistema.
En caso el usuario desee ingresar, modificar o eliminar un documento con una fecha que no está
comprendida en el periodo de trabajo actual, será necesario cambiar el periodo por aquel en el
que se pueda trabajar el documento mencionado. Es importante elegir el periodo adecuado ya que
éste afecta directamente al numerador de las operaciones.
Observación: Sólo se podrán elegir o seleccionar Periodos de Trabajo que no se encuentren
cerrados en el módulo que esté trabajando (Opción Abrir/Cerrar Periodos – Submenú Procesos) o
que no estén cerrados contablemente (Opción Abrir/Cerrar Periodos Contables – Submenú
Procesos – Módulo Contabilidad).
Seleccionar Empresa
Dado que el sistema es multiempresa, esta opción permite seleccionar la empresa a la que se
desea acceder. Por ejemplo si nos encontramos en la empresa A y queremos ver la información
de la empresa B bastará con seleccionarla y se iniciará la sesión.
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Manual de Operación
Editor de Empresas
Dado que una de las características del sistema es ser multiempresa, es decir, poder manejar
información de varias empresas con el mismo sistema, esta ventana permite registrar las
empresas que van a trabajar con el sistema NISIRA v.2.0, permitiendo registrar datos generales
de la misma como: razón social, número de RUC, dirección, representante legal de la empresa,
entre otros.
Para registrar todos los datos necesarios de cada una de las empresas, referentes a la
información general de la misma, la ubicación de carpetas y archivos donde se guarda la
información de la empresa (por ejemplo: documentos, fotos, firmas, formatos de reportes), el
nombre de su base de datos, en esta ventana se cuenta con tres pestañas u hojas que permiten
registrar todos estos datos de acuerdo a la siguiente clasificación que se le ha dado a cada una:
Información General, Documentos Asociados y Origen de Datos.
Nota: Cada empresa puede tener su propio formato de reportes, razón por la cual es necesario
incluir como dato de la empresa la ruta donde se guardarán los formatos de los reportes. Esto se
hace en la pestaña Documentos Asociados de esta ventana, de manera similar a comos e
muestra en el siguiente gráfico:
(Ver ventana de ejemplo en la página siguiente)
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Manual de Operación
Editor de Menús
El sistema permite que el usuario pueda crear dinámicamente opciones de menú. En esta ventana
se pueden configurar las ubicaciones de las opciones y módulos ya existentes en el menú e
inclusive agregar o eliminar nuevas opciones y menús.
Se debe tener en cuenta que para crear opciones de menú tienen que haberse creado primero las
ventanas o formularios para poder indicar los archivos donde se encuentran guardados estos
formularios indicándose correctamente la ruta de acceso a los mismos.
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Manual de Operación
Para asignar o modificar un valor a un parámetro deberá realizar los pasos siguientes:
Importante: Esta ventana cuenta con una barra de herramientas especial, ubicada arriba de la
misma, la cual consta de los siguientes botones:
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Manual de Operación
- El primer botón, expande la lista de árbol, mostrando jerárquicamente todos los datos
contenidos en ella.
- El segundo botón, contrae los elementos de la lista de árbol, mostrando solamente las tres
categorías principales de esta lista.
- El tercer botón, graba los valores, nuevos o modificados, asignados a los parámetros.
- El cuarto botón, en caso el usuario lo desee, cancela los cambios asignados a los valores de
los parámetros.
- El quinto botón, permite cerrar esta ventana.
Parámetros de Organización
Dentro de la clasificación Organización, se encuentra la subclasificación Información General la
misma que agrupa los parámetros generales del sistema, necesarios para definir los procesos o
características generales del mismo.
Los parámetros que aquí se pueden definir son los que se presentan a continuación:
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Manual de Operación
Configuración de Avisos
Esta opción permite configurar características para los mensajes o avisos del sistema, las cuales
son: Mostrar ventana flash para mensajes pendientes, Frecuencia de flash (segundos),
Tiempo de duración del flash (milisegundos), Mostrar flash animado y Reproducir un Sonido
para los mensajes pendientes.
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Manual de Operación
Observación: Esta ventana presenta una casilla de verificación etiquetada como Es un Usuario
Tipo, la cual tiene la finalidad de crear un tipo de usuario modelo, cuyos privilegios que le han sido
asignados en las distintas opciones y módulos del sistema son guardados como una plantilla la
misma que podrá ser utilizada para la asignación de privilegios para otros usuarios.
Si marca con un check () esta casilla indicará que el usuario es un Usuario Tipo.
Cuando se encuentre registrando los datos de un usuario del sistema, y desee que éste tenga los
mismos privilegios que le fueron asignados a otro usuario, haga un click en el botón Usuario
Tipo visualizándose la ventana Buscar mostrando todos los Usuarios Tipos definidos en el
sistema, para que busque y seleccione el que se ajuste a las necesidades del usuario que está
registrando. Una vez hecho esto, en la caja contigua, se visualizará el nombre del usuario tipo
seleccionado y automáticamente se copiará la plantilla de sus privilegios asignados.
Nota: La plantilla de privilegios copiada de un Usuario Tipo para un usuario del sistema puede ser
editada o modificada.
Cambio de Clave
Esta ventana permite cambiar la clave o contraseña de los usuarios para efectos de seguridad.
Cada vez que se desee cambiar la clave del usuario es necesario primero ingresar la calve
anterior y luego confirmar la nueva clave ingresada para poder grabar los cambios.
Flujo de Documentos
Definición de Flujo de Documentos
Esta opción permite establecer la secuencia que tendrán los documentos (pendiente, visto bueno,
aprobado, etc.) hasta la generación de nuevos documentos.
Este flujo incrementa la consistencia de seguridad de las operaciones, puesto que en cada uno de
los estados en que se encuentre un documento será definido por el usuario o grupo de usuarios
quienes son los responsables de cambiar dichos estados.
La ventana muestra en la parte superior tres listas: la primera muestra los formularios que
definirán una secuencia de flujo de documentos, la segunda lista muestra la secuencia misma
incluyendo los estados por los que pasará el o los documentos implicados y la tercera lista
muestra los estados disponibles en el que puede encontrarse dicho documento.
La parte inferior muestra una lista de formularios disponibles para generar la secuencia y al lado
derecho se registran los datos del formulario a crear en caso este no se encuentre en la lista de
los disponibles.
Ejemplo: Definición de secuencia de flujo de documentos para un Pedido.
El pedido solo contará con los estados de Pendiente y Aprobado. Se selecciona uno por uno
estos estados en ese orden y en la lista central (Secuencia para formulario) se muestra al
formulario Pedido con dichos estados. En caso se deseara que el pedido generara una orden de
compra, se selecciona este documento de la lista de formularios disponibles el cuál por defecto
aparecerá con el estado Pendiente.
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Manual de Operación
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Manual de Operación
Tablas Generales
Tipo de Cambio
El sistema permite el registro de las equivalencias (compra/venta) entre la moneda oficial del
sistema y la extranjera, tanto en el nivel bancario, paralelo o tributario, presentados en los
diferentes días.
El sistema trabaja con el tipo de cambio tributario, según el valor que SUNAT publica diariamente.
(Ver Ventana Tipo de Cambio en la página siguiente)
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Manual de Operación
Monedas
El sistema NISIRA v.2.0, como ya se ha mencionado, tiene la característica de ser bimonetario,
esto es, capaz de manejar y mostrar la información de los módulos de Cuentas Corrientes y de
Contabilidad en dos tipos de monedas, un tipo de moneda oficial (ejemplo S/.) y un tipo de
moneda extranjera (ejemplo $), definiéndose estos tipos en esta ventana al momento de registrar
los datos de la moneda.
Dada su flexibilidad sistema brinda la posibilidad de registrar las operaciones y/o documentos en
cualquier moneda (Nuevos Soles, Dólares, Euros, Pesetas, Pesos, etc.) permitiendo utilizar tantas
monedas como el usuario requiera.
Al momento de registrar los documentos se indicará el tipo de cambio de la moneda utilizada en
base a la moneda extranjera. Por ejemplo: tenemos definido como tipo de moneda oficial al Nuevo
Sol y como tipo de moneda extranjera al Dólar y es necesario registrar un documento que tiene
como moneda el Euro; se permite el registro del documento en Euros, indicando el tipo de cambio
del Euro en base al Dólar, registrándose, por lo tanto, los importes del documento en euros y
además sus equivalencias en la moneda extranjera ($) y la moneda oficial (S/.).
En esta ventana entonces se hará el registro de las monedas necesarias para el trabajo en la
empresa. Como se trata de una ventana de mantenimiento de tablas, se permite la edición o
modificación de un registro, pero con las restricciones respectivas para el tipo de moneda ya que
sólo se acepta una moneda con tipo de moneda oficial y una moneda con tipo de moneda
extranjera, el resto de monedas deberán registrarse como de otro tipo.
(Ver Ventana Monedas en la página siguiente)
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Manual de Operación
Procesos
Verificar Productos con Stock Negativo
El sistema permite al usuario verificar, a través de este proceso, los movimientos de los productos
de almacén y los saldos históricos disconformes que se haya obtenido.
Nota: Para poder salir del sistema no debe haber ninguna ventana abierta, de lo contrario es
presentará un mensaje indicando: “Aún hay ventanas abiertas. Cierre todas antes de continuar la
operación”.
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Manual de Operación
Barras de Herramientas
Cada uno de los botones contenidos en esta Barra de Herramientas presentan íconos
representativos y un pequeño mensaje de orientación acerca de la tarea o acción que realizan,
incluyen además una combinación de teclas que al pulsarlas simultáneamente producirán el
mismo efecto que al dar un click en el botón. A continuación se hace una descripción de los
mismos:
o CTRL + W Para grabar un registro nuevo o las modificaciones del registro actual
o CTRL + Del Para eliminar una línea del detalle (cuadrícula) del documento.
o CTRL + S Para buscar un registro determinado, previa selección del campo por el
cual se va a realizar la búsqueda y la asignación del valor a buscar.
o CTRL + F Para filtrar o seleccionar registros que cumplan una o más condiciones.
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Manual de Operación
o CTRL + P Exportar. Para enviar la información actual a otro programa, como por
ejemplo: MS Excel, previa conversión de la misma a otro formato.
o CTRL + H Para visualizar el historial del registro. Entiéndase por historial a todas
las modificaciones realizadas: nuevo, edición, eliminación y/o
anulación del registro.
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Manual de Operación
o CTRL + S Para buscar un dato o valor en el reporte. Una vez encontrado, para
continuar la búsqueda de este valor en el reporte presionar la tecla
<F3>.
o CTRL + F Para filtrar o seleccionar registros que cumplan una o más condiciones.
o CTRL + PgDn Para ordenar los registros del reporte en forma ascendente de acuerdo
a la columna seleccionada.
o CTRL + PgUp Para ordenar los registros del reporte en forma descendente de acuerdo
a la columna seleccionada.
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Manual de Operación
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Manual de Operación
Operaciones Frecuentes
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Manual de Operación
varios estados (pendiente, V°B°1, V°B°2, V°B°3, cer rado, aprobado, atendido, etc.) esta
operación cambiaría el estado actual por el estado ANULADO.
Los pasos para realizar esta operación son los siguientes:
1. Hacer click en el botón Anular Registro o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + Z.
2. Se visualizará una ventana de confirmación donde deberá hacer click en SI para confirmar
la anulación del registro o en NO para cancelar la operación.
Observaciones:
- Normalmente, un documento con estado Aprobado no se puede anular, sólo podrá ser
anulado por el usuario que aprobó dicho documento.
- Se puede cambiar el estado Anulado de un registro o documento, presionando el mismo
botón Anular Registro y respondiendo afirmativamente a la pregunta: El registro está
anulado. Desea activarlo? automáticamente el estado del registro cambiará a Activo
(Ejemplo: Tabla Productos) y si se trata de un documento cambiará a Pendiente (Ejemplo:
Tabla Facturas).
Búsqueda de Registros
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Manual de Operación
5. Ubicarse en el registro buscado y hacer un click en el botón Aceptar o hacer doble click
sobre el mismo.
Observaciones:
Es conveniente aclarar las diferencias entre los procesos de Búsqueda y Búsqueda
Avanzada:
Búsqueda
Constituye una búsqueda simple pues sólo se permite establecer una condición de
búsqueda. Para seleccionar el campo por el cual se va a realizar la búsqueda, no se
dispone de todos los campos que componen la estructura de la tabla, sino de aquellos que
generalmente se usan más en este tipo de proceso.
Los pasos a seguir para realizar este proceso son:
o En la ventana Buscar elegir la página Búsqueda.
o Seguir los pasos 3, 4 y 5 explicados en Búsqueda de un Registro.
Búsqueda Avanzada
Esta es una búsqueda compleja, por cuanto se permite establecer una o más condiciones
de búsqueda, disponiendo para ello de todos los campos de la tabla. Para realizar esta
búsqueda se trabaja como condiciones de filtrado.
Los pasos a seguir para realizar este proceso son:
o En la ventana Buscar elegir la página Búsqueda Avanzada.
o Establecer la condición de búsqueda, para ello: seleccionar el campo de búsqueda, el
operador relacional y asignar el valor de búsqueda.
o Hacer click en el botón Filtrar para que esta condición pase a formar parte de la lista
de condiciones.
Si fuese necesario eliminar una condición de la lista, deberá ubicarse en esa condición
y hacer click en el botón Quitar Filtro.
o En caso se requiera agregar otra condición deberá seleccionar el tipo de operador
lógico para unir las condiciones. Se dispone de los operadores AND y OR, los cuales
se deben seleccionar haciendo click en la casilla de verificación respectiva,
visualizándose activado por defecto el operador And.
o Repetir los tres últimos pasos hasta establecer todas las condiciones necesarias.
o Empezar la búsqueda haciendo click en el botón Buscar.
o Continuar con los pasos 4 y 5 de la explicación general de Búsqueda de un
Registro.
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Manual de Operación
Importante:
Esta operación de búsqueda puede realizarse en cualquier ventana de los diferentes
módulos del sistema. Siempre que se requiera de la búsqueda de un valor, por ejemplo,
cuando en un detalle de registros necesite ingresar un código o identificador y no recuerde
el valor exacto de éste, entonces deberá ubicarse en esta columna del código a buscar y
la presionar la tecla <F2> con lo que se presentará la Ventana Buscar para que realice
la búsqueda del registro de acuerdo a los campos especificados como se explicó
anteriormente.
Filtrado de Registros
Importante:
Filtro Predeterminado: En la parte inferior de la ventana se visualiza una casilla
etiquetada como Predeterminar en el formulario, por defecto está desactivada. La
utilidad de esta casilla es establecer que el filtro que se está realizando será considerado
como predeterminado en el formulario o Ventana de Lista donde se hizo click al botón
Filtrar, esto implica que este filtro quede grabado por usuario y por formulario; por lo tanto,
cada vez que se abra esta ventana de lista se activará también este filtro mostrando sólo
los registros seleccionados con esta operación.
Si desea activar un filtro como predeterminado en el formulario hacer click en la casilla
para que se active ().
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Manual de Operación
Quitar el Filtro
Para filtrados normales, no predeterminados, basta con hacer click en el botón Quitar Filtro o
presionar simultáneamente las teclas Ctrl + R, inmediatamente se desactivará el filtrado y se
visualizarán todos los registros de la tabla respectiva en la Ventana de Lista.
1° Seleccionar la opción del submenú Movimientos en cuya ventana de edición quiere asociar el
documento u operación, por ejemplo, la opción Orden de Compras del submenú Movimientos
del módulo Compras.
Luego de seleccionar esa opción se visualizará una ventana de lista de registros; siguiendo
con el ejemplo, se visualizará la Ventana de Lista de Órdenes de Compra.
3° Presionar la tecla Ctrl y simultáneamente hacer un click derecho en cualquier sitio de la parte
superior de dicha ventana de lista, tal como se indica en el gráfico siguiente:
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Manual de Operación
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Manual de Operación
Una vez seleccionados los documentos u operaciones, éstos se visualizarán en las listas de la
derecha: Lista de Documentos Asociados y Lista de Operaciones Asociadas,
respectivamente.
5° Finalmente, hacer un click en el botón para grabar estas asociaciones.
Importante: Verificar que tanto los tipos de documento (para el caso de documentos emitidos por
la empresa) así como las operaciones asociadas tengan sus numeradores generados para el año
en curso. Para el caso de los documentos, estos numerados se registran en la opción Tipos de
Documentos del submenú Tablas de los módulos de Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar y
Contabilidad; para el caso de las operaciones, los numeradores se registran en la opción
Operaciones del submenú Tablas del módulo de Contabilidad.
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Manual de Operación
Módulos de Finanzas
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Manual de Operación
Objetivo
Realizar el registro y control de los documentos emitidos a los clientes por concepto de venta de
productos y/o prestación de servicios que brinda la empresa, permitiendo agilizar los procesos
involucrados en la gestión de cobranza y de esta manera suministrar información rápida y
confiable en el momento que el usuario lo desee.
Características
Saldo de Apertura de Cuentas por Cobrar
Registro de Ventas y Control de la Facturación
Seguimiento de las Cuentas por Cobrar
Cálculo de Intereses para Cuentas Vencidas
Canjes de Facturas
Líneas de Crédito
Generación de Documentos de Venta
Opciones de Menú
Tablas
Clientes y Proveedores
Lista de Precios
Sucursales y Almacenes
Ámbito de Documentos por Cobrar
Proyectos
Vendedores
Rubros de Venta
Productos
Formas de Pago
Tipos de Movimiento
Tipos de Venta
Tasas de Interés
Documentos
Estado de Letras
Operaciones
Movimientos
Facturas
Boletas de Venta
Notas de Crédito
Notas de Débito
Otros Documentos de Venta
Letras por Cobrar
Saldos de Apertura de Cuentas por Cobrar
Cotización de Venta
Procesos
Abrir/Cerrar Periodos
Contabilizar Cuentas por Cobrar
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Manual de Operación
Reportes
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Manual de Operación
Opciones de Tablas
Clientes y Proveedores
Ver: Módulo Almacén – Submenú Tablas – Opción Clientes y Proveedores
Lista de Precios
El sistema permite al usuario, a través de esta ventana, ingresar los precios a los productos de
manera individual o aplicar aumentos o rebajas a estos precios de manera grupal.
Esta ventana cumple con la función de asignar precios actuales a los productos, permitiéndose
registrar diferentes tipos del mismo: Precio FOB, Precio Stock, Precio 1, Precio 2, Precio 3 y
Precio 4, en la moneda que el usuario elija.
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Manual de Operación
3° Hacer un click en el botón OK, para iniciar este proceso se solicita una confirmación.
Se visualiza también, en la parte inferior de la ventana, un Historial de Precios que permite
observar la evolución en el tiempo de los precios de un determinado producto, puesto que cada
vez que se graba un nuevo precio se guardará en la tabla Lista de Precios, así como también, en
el archivo histórico de precios.
Importante: Es necesario registrar precios a los productos, ya que los precios que aquí se
consignen se visualizarán de manera automática al momento de registrar las Guías de Remisión
que generen documentos de venta (Opción Guías de Remisión – Submenú Movimientos - Módulo
Almacén) y también en el registro de las Facturas o Boletas (Opciones Facturas o Boletas –
Submenú Movimientos - Módulo Cuentas por Cobrar).
De los precios considerados en la Lista de Precios (Precio Stock/Estándar, Precio 1, Precio 2,
Precio 3, Precio 4), el precio que se toma en cuenta para ser visualizado en forma automática al
momento de generar el documento de venta para un determinado cliente es aquel que se
seleccionó en Precio concedido al cliente al realizarle una venta en la página Clientes de la
Ventana Clientes/Proveedores (Opción Clientes/Proveedores – Submenú Tablas – Módulos:
Almacén y Cuentas por Cobrar); por lo general suele seleccionarse el Precio Estándar.
Sucursales y Almacenes
Ver: Módulo Almacén – Submenú Tablas – Opción Sucursales y Almacenes / Catálogo de
Sucursales y Almacenes
Proyectos
Ver: Módulo Almacén – Submenú Tablas – Opción Proyectos
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Manual de Operación
Vendedores
Esta opción permite el ingreso de los datos de los vendedores con los que cuenta la empresa, con
la finalidad de determinar el monto de ventas por vendedor o sucursal.
Los vendedores pueden ser agentes externos, trabajadores de la empresa, así como, la sucursal
misma.
Rubros de Venta
Los rubros de venta clasifican los diversos productos y/o servicios ofertados por la empresa. Estos
rubros se asignarán al cliente al momento de su registro o edición como Rubro de Productos que
se le vende al cliente (Opción Clientes & Proveedores – Submenú Tablas) con la finalidad de tener
una referencia de los tipos de productos/servicios adquiridos por determinado cliente.
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Manual de Operación
Productos
Ver: Módulo Almacén – Submenú Tablas – Opción Productos
Formas de Pago
Las condiciones de pago son las diversas modalidades en que efectuarán los pagos los clientes,
cuando se trata de una venta al crédito, o la empresa, cuando se trata de la compra de productos
a los proveedores; diferenciándose unas de otras en relación al tiempo convenido para el pago.
Esta Ventana Formas de Pago permite registrar las formas o modalidades de pago, por ejemplo:
Contado, Crédito 15 días, Crédito 180 días, 50% con Orden – Saldo Contraentrega, 30% con
Orden de Compra y saldo a 45 días, etc.
Tipos de Movimiento
La tabla Tipos de Movimiento se utiliza para registrar las diferentes categorías en las que se han
clasificado las operaciones de Cuentas por Cobrar dentro de la empresa, por ejemplo: si se
considera una clasificación de ventas por sucursales se registrarán los tipos de movimientos:
sucursal A, sucursal B, etc.; en una clasificación de ventas por tipos de clientes se registrarán los
tipos de movimientos: ventas a socios, ventas a terceros; etc. Cualquier otra operación, no
necesariamente de ventas, puede clasificarse dentro de un tipo de movimiento general que podría
llamarse, por ejemplo: Diversos.
La clasificación de las operaciones de Cuentas por Cobrar de acuerdo a un Tipo de Movimiento se
realiza con fines contables, pues este tipo se utiliza para indicar cómo se va a generar el asiento
contable en el proceso de centralización del documento que registró la operación.
Específicamente, el tipo de movimiento asociado al tipo de documento de la operación
indica la cuenta a utilizar y si el importe de la misma se registrará en el Cargo o en el
Abono del asiento contable.
Por lo tanto, un mismo tipo de documento puede centralizarse de diferentes maneras, es decir,
utilizando diferentes cuentas, dependiendo del tipo de movimiento seleccionado al momento de
registrarlo.
(Ver Ventana Tipos de Movimiento en la página siguiente)
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Manual de Operación
Tipos de Venta
La tabla Tipos de Venta se utiliza para registrar las diferentes modalidades de una operación de
venta, por ejemplo: Adelanto según Cotización, Canje de Facturas por Letra, Descuento por
Pronto Pago, Venta Normal, etc.
La clasificación de las operaciones de ventas de acuerdo a un Tipo de Venta se realiza con fines
contables, pues este tipo se utiliza para indicar cómo se va a generar el asiento contable en el
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Manual de Operación
Observación: Cuando se edita el documento de una operación de venta se tiene que seleccionar
un Tipo de Venta, por ejemplo: Adelanto según cotización, pero éste puede registrarse en
diferentes documentos como: Facturas, Boletas, etc., dependiendo del caso. Entonces, para que
se pueda generar el asiento contable de un documento es indispensable conocer a qué cuenta
corresponde determinado tipo de venta registrado en determinado tipo de documento; por eso, no
basta con indicar el tipo de venta, sino que previamente este tipo de venta seleccionado haya sido
configurado de acuerdo a cada tipo de documento que utilice para asignarle una CUENTA, de
acuerdo al Plan de Cuentas que maneja la empresa, y también indicar si el importe asignado a
ésta deberá registrarse en el Cargo o en el Abono del asiento contable. Esta configuración de los
tipos de ventas asociados a los diferentes tipos de documentos se realiza en la opción Tabla de
Contabilización – Por Tipo de Venta del submenú Tablas del módulo de Contabilidad.
Ejemplo: Suponiendo que, en la edición de una Factura se selecciona Adelanto según Cotización
para Tipo de Venta y, de acuerdo a la Configuración de las Tablas de Contabilización por Tipo de
Venta, para Adelanto según Cotización con el tipo de documento asociado Facturas le
corresponde la cuenta asociada 1220200 (Cuenta en Moneda Oficial para Anticipos Recibidos) e
indica también que la misma se contabilice en el Abono. Por lo tanto, en el proceso de
centralización este documento generará un asiento contable que registrará el importe de la
Factura en el abono en la cuenta 1220200.
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Manual de Operación
Documentos
Los documentos se utilizan como medio comprobatorio de la realización de una transacción u
operación que serán emitidos o remitidos por las partes involucradas en dicha transacción; por lo
tanto, en los documentos quedarán registrados los datos de una operación específica en forma
detallada para su posterior utilización y control.
En esta Ventana Tipos de Documento se registrarán los diferentes documentos utilizados por la
empresa para el registro de sus operaciones, a los cuales se les asignará los siguientes datos:
- Documento: Se establecerá un código o identificación de acuerdo al tipo de documento, el
cual estará compuesto por tres caracteres.
- Descripción: Constituye el nombre descriptivo del documento, de acuerdo a la función o
utilización del mismo.
- Código Sunat: Es el código o identificador asignado al documento por la Sunat
(Superintendencia Nacional de Administración Tributaria) y que será de utilidad al momento
de realizar la transferencia de la información a la Sunat mediante los programas
proporcionados por dicha entidad.
- Registrar en: Dependiendo de la utilidad y el tipo de operación que registrará el documento, si
es un documento de venta se seleccionará Por Cobrar (Ventas,) si se trata de un documento
de compra se seleccionará Por Pagar (Compras) y si el documento se utiliza tanto para
registrar una venta o una compra se seleccionará Ambos. Esta selección determinará la forma
de realizar el asiento contable de este tipo de documento.
- Factor en cuenta corriente: Si el documento afecta la cuenta corriente del
cliente/proveedor/personal o cualquier otro se deberá ingresar un valor correspondiente a un
Factor el mismo que indicará donde se registrará el importe del documento dentro de la cuenta
corriente, es decir, si cargará o debitará esta cuenta corriente.
- Adicionalmente, se presentan ciertas características comunes a distintos tipos de documentos,
como por ejemplo: Es Honorarios?, Es documento de importación, Pide Documento de
Referencia, etc. y, que de acuerdo a la naturaleza del documento que está registrando podrá
seleccionarlas activando la casilla de verificación respectiva con un check ().
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Manual de Operación
Estado de Letras
Esta ventana permite registrar los posibles estados en los que se pueden encontrar las Letras.
Ejemplo: Cartera, Cobranza o Descuento.
Operaciones
Una operación tiene la finalidad de clasificar los documentos de acuerdo a la naturaleza de la
transacción, ya que se puede dar el caso de que uno o más documentos representen una
determinada operación, como por ejemplo: Una Factura, una Boleta, una Nota de Crédito son
documentos que pueden registrar una Operación de Venta. A esta clasificación se le suma el
objetivo de archivar estos documentos en forma ordenada y secuencial por lo que se le asigna un
número correlativo a cada operación.
Para asignar este número de operación correlativo se va contabilizando gracias al Numerador que
se va asignando a cada documento de acuerdo al tipo de operación que registra de las
operaciones clasificando los documentos con la finalidad de archivarlos en forma ordenada de
acuerdo a los numeradores asignados para cada tipo de operación. Las operaciones agrupan los
movimientos por documento siendo su numeración correlativa.
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Manual de Operación
Opciones de Movimientos
Facturas
La factura es un documento tributario de compra y venta que tiene por finalidad acreditar la
transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios.
En esta Ventana de Edición de Facturas se ingresarán los datos generales que se consignan en
un documento de este tipo, siendo indispensable registrar el Tipo de Movimiento y el Tipo de
Venta para posteriormente poder generar el asiento contable respectivo (proceso de
centralización). Es importante también seleccionar la Moneda con la que se trabajará en este
documento y la Condición de Pago, si es un pago a crédito el sistema calculará automáticamente
la Fecha de Vencimiento.
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Manual de Operación
Así mismo, se pueden registrar los documentos asociados a la Factura como es el caso de las
Guías de Remisión, para esto hacer click en el botón Buscar – Guía Remisión bajo la etiqueta
Documentos Referencia y se visualizará la Ventana Documentos de Referencia presentando
las Guías de Remisión emitidas al cliente especificado en la edición de la Factura, de las cuales
podrá elegir una o más; en caso este cliente no tenga Guías de Remisión no facturadas
aparecerá un mensaje indicando que no hay documentos para mostrar.
Una vez seleccionado(s) el(los) documento(s) de referencia, este(os) aparece(n) en la cuadrícula
correspondiente para Documentos de Referencia, si se ubica en uno de ellos y hace doble click
sobre el mismo se visualizará la Ventana de Edición de ese documento para poder observar los
datos consignados en el mismo.
En la parte inferior izquierda de esta ventana se presenta el botón Menos Anticipos que permite
registrar y aplicar los anticipos para este documento; al hacer click en este botón se visualizará la
Ventana Detalle de Aplicación de Anticipos:
Esta ventana muestra en la lista Documentos Emitidos todos los anticipos realizados por el
cliente especificado al momento de editar la factura, de los cuales se debe(n) seleccionar el(los)
anticipo(s) que se aplicará(n) a esta Factura, para esto:
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Manual de Operación
Observación: El importe del Total Anticipos a Aplicar siempre mostrará un valor negativo, pues
éste es el que se restará al Valor Venta de la Factura para calcularse luego el Importe Total de
la misma. Cabe mencionar que los Impuestos de la Factura (de acuerdo a % Afecto de los
productos) se calcularán después de aplicar los anticipos al documento, es decir, sobre el valor
venta menos el total de anticipos.
Nota: Tener presente que la Factura también puede ser generada al momento de registrar la
salida de los productos en las Guías de Remisión cuyo Motivo de Movimiento de Almacén esté
configurado para Generar Documentos de Venta (Opción Guías de Remisión – Submenú
Movimientos – Módulo Almacén).
Boletas de Venta
La boleta de venta tiene por finalidad acreditar o respaldar la transferencia de bienes, la entrega
en uso o la prestación de servicios a los consumidores o usuarios finales en operaciones
realizadas por los sujetos del Régimen Único Simplificado.
En esta Ventana de Edición de Boletas de Venta se ingresarán los datos generales que se
consignan en un documento de este tipo, siendo indispensable registrar el Tipo de Movimiento y
el Tipo de Venta para posteriormente poder generar el asiento contable respectivo (proceso de
centralización). Es importante también seleccionar la Moneda con la que se trabajará en este
documento y la Condición de Pago, si es un pago a crédito el sistema calculará automáticamente
la Fecha de Vencimiento.
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Manual de Operación
Así mismo, se pueden registrar los documentos asociados a la Boleta de Venta como es el caso
de las Guías de Remisión, para esto hacer click en el botón Buscar – Guía Remisión bajo la
etiqueta Documentos Referencia y se visualizará la Ventana Documentos de Referencia
presentando las Guías de Remisión emitidas al cliente especificado en la edición de la Boleta de
Venta, de las cuales podrá elegir una o más; en caso este cliente no tenga Guías de Remisión no
facturadas aparecerá un mensaje indicando que no hay documentos para mostrar.
Una vez seleccionado(s) el(los) documento(s) de referencia, este(os) aparece(n) en la cuadrícula
correspondiente para Documentos de Referencia, si se ubica en uno de ellos y hace doble click
sobre el mismo se visualizará la Ventana de Edición de ese documento para poder observar los
datos consignados en el mismo.
En la parte inferior izquierda de esta ventana se presenta el botón Menos Anticipos que permite
registrar y aplicar los anticipos para este documento; al hacer click en este botón se visualizará la
Ventana Detalle de Aplicación de Anticipos (Ventana mostrada en la opción Facturas de este
mismo submenú y módulo), la cual muestra en la lista Documentos Emitidos todos los anticipos
realizados por el cliente especificado al momento de editar la boleta, de los cuales se debe(n)
seleccionar el(los) anticipo(s) que se aplicará(n) a esta Boleta de Venta, para esto:
Observación: El importe del Total Anticipos a Aplicar siempre mostrará un valor negativo, pues
éste es el que se restará al Valor Venta de la Boleta de Venta para calcularse luego el Importe
Total de la misma. Cabe mencionar que los Impuestos de la Boleta de Venta (de acuerdo a %
Afecto de los productos) se calcularán después de aplicar los anticipos al documento, es decir,
sobre el valor venta menos el total de anticipos.
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Manual de Operación
Nota: Tener presente que la Boleta de Venta también puede ser generada al momento de registrar
la salida de los productos en las Guías de Remisión cuyo Motivo de Movimiento de Almacén esté
configurado para Generar Documentos de Venta (Opción Guías de Remisión – Submenú
Movimientos – Módulo Almacén).
Esta ventana precede a la Ventana de Edición de Boletas de Venta. Visualiza todos los registros
de Boletas de Venta almacenados en su respectiva tabla. En esta ventana de lista se pueden
producir los siguientes efectos:
Notas de Crédito
La Nota de Crédito es un documento que se emite a un cliente para modificar un comprobante de
pago expedido a éste con anterioridad, originando el descargo o disminución del importe
consignado al saldo de su cuenta corriente. Contablemente el importe de esta Nota de Crédito se
registrará en el abono, ya que se considera que el cliente ha abonado o acreditado este monto a la
empresa.
Algunos casos por los que se suele emitir este documento son: cuando al importe de una factura
no se le ha considerado oportunamente ciertos descuentos, cuando por pronto pago por parte del
cliente se le deba conceder un determinado descuento, cuando haya una devolución de productos
a almacén, cuando se tenga que anular una operación, entre otros.
En esta Ventana de Edición de Notas de Crédito se permite registrar, además de los datos
generales como: cliente, serie y número del documento, fecha de emisión, moneda, tipo de
movimiento, tipo de venta, etc.; los documentos asociados a esta Nota de Crédito. Estos
documentos asociados o Documentos de Referencia varían de acuerdo al Tipo de Venta
seleccionado y a la configuración al momento de registrarlo (Opción Tipos de Venta – Submenú
Tablas – Módulo Cuentas por Cobrar); por ejemplo: si el Tipo de Venta seleccionado se configuró
marcando () la característica Solicita Salida de Almacén, automáticamente se activará el botón
con el icono Buscar – Salida Almacén bajo la etiqueta Documentos Referencia.
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Manual de Operación
Notas de Débito
Nota de Débito es un documento emitido por la empresa a un cliente para modificar un
comprobante de pago extendido a éste con anterioridad, originando que se le cargue o aumente a
su cuenta corriente un importe determinado por concepto de intereses, fletes, moras,
devoluciones, etc.. Contablemente el importe de esta Nota de Débito se registrará en el cargo, ya
que se considera que el cliente contrae una deuda con la empresa, por lo tanto, se le carga o
debita a su cuenta.
Algunos casos por los que se suele emitir este documento son: cuando al importe de una factura
emitida no se le ha considerado oportunamente gastos adicionales, así como, por el cobro de
intereses, por gastos en el descuento de letras, por exceso en aplicación de anticipos, entre otros.
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Manual de Operación
En esta Ventana de Edición de Notas de Débito se permite registrar, además de los datos
generales como: cliente, serie y número del documento, fecha de emisión, moneda, tipo de
movimiento, tipo de venta, etc.; los documentos asociados a esta Nota de Débito. Estos
documentos asociados o Documentos de Referencia corresponden a Documentos de Venta
(Facturas o Boletas) a los cuales se le hará la respectiva modificación de acuerdo a la Nota de
Débito presentada.
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Manual de Operación
Además de los datos generales se permite registrar los anticipos registrados para este documento.
Para hacer esto se hace click en el botón Menos Anticipos donde aparecerán todos los anticipos
realizados por el cliente; a continuación se escogen los documentos para restar estos anticipos al
total del documento de venta.
De igual manera se pueden registrar los documentos asociados como es el caso de las guías de
remisión.
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Manual de Operación
En esta ventana se crea una letra que hace referencia al canje de ésta por uno o más documentos
por cobrar a un cliente.
Una vez centralizada la letra se puede ver el asiento contable generado haciendo click en el botón
Ver Asiento Contable que aparece en la barra de herramientas, así como, se puede ver el ajuste
por tipo de cambio haciendo click en Ver Ajuste por Tipo de Cambio.
Al momento de grabar se realizará la centralización y generación del asiento contable
correspondiente si en la configuración del sistema el parámetro CENTR_CXC tiene el valor
LINEA, en caso contrario deberá realizarse el proceso de centralización en el la opción
Centralización Contable del menú Procesos del módulo Contabilidad.
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Manual de Operación
Observación:
En la parte superior derecha de esta Ventana de Lista de Letras por Cobrar se visualiza el botón
que, permite cambiar el estado actual de una Letra por otro estado que elija
el usuario. Para realizar esto hacer:
2° Una vez ubicado en la Letra hacer click en el bo tón Cambiar Estado y se presentará la
siguiente ventana:
3° En esta Ventana Cambiar Estado de Letra se presenta el Estado Actual de la Letra, para
cambiarlo seleccionar uno de los valores que aparecen en la lista desplegable bajo la etiqueta
Cambiar A.
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Manual de Operación
Para registrar estos saldos de apertura es necesario indicar el Periodo de Apertura, que
comprende el mes y año del inicio de operaciones de la empresa con el Sistema NISIRA v.2.0, por
ejemplo, si el periodo de apertura es Enero – 2002, los saldos de apertura que se deben ingresar
en esta ventana serían los importes de los documentos pendientes de cobro hasta antes de ese
periodo, es decir, los pendientes de cobro hasta el 31 de Diciembre del 2001.
Después, del registro de los saldos de apertura de las cuentas por cobrar ya no será necesario
registrar saldos iniciales para los siguientes periodos, ya que el sistema calculará estos saldos de
manera automática al pasar de un periodo a otro.
Los datos a ingresar son el cliente, la sucursal, el tipo de movimiento, tipo de venta, proyecto
(opcional), el documento con su serie y número, la fecha del documento y fecha de vencimiento
del mismo, el tipo de cambio, la moneda, el tipo de cambio de la moneda y el saldo, calculándose
su equivalente en moneda oficial y moneda extranjera.
Cotización de Venta
Ver: Módulo Gestión de Ventas – Submenú Movimientos – Opción Cotización de Venta
Opciones de Procesos
Abrir/Cerrar Periodo
Ver: Módulo Almacén – Submenú Procesos – Opción Abrir / Cerrar Periodos
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Manual de Operación
Opciones de Reportes
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Manual de Operación
Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará el reporte Cuenta
Corriente del Cliente.
Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará el reporte Cuenta
Corriente del Cliente.
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Manual de Operación
Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará el mismo formato de
reporte pero con los documentos detallados para el cliente seleccionado.
Este reporte permite también seleccionar la moneda en que se desea visualizar los importes y si
se quiere para un rango de fechas determinado.
Nota: Al Hacer doble click sobre la columna Documentos de una línea de detalle se
visualizará los datos del documento registrado, y al hacer doble click sobre la columna
Referencia de una línea de detalle se visualizará los datos del documento de referencia.
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Manual de Operación
Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará los datos del documento
registrado.
Registro de Ventas
Este reporte presenta los documentos de venta de forma agrupada registrados entre un rango de
periodos y para un ámbito específico.
Al acceder a esta opción se presenta una ventana donde los usuarios pueden configurar el
reporte y asignarle características específicas de acuerdo a sus necesidades de información,
ejemplo: definir un rango de periodos (Desde el Periodo, Hasta el Periodo), la Moneda y el
Ámbito de documentos a visualizar (se selecciona un determinado ámbito con la finalidad de
visualizar en el reporte sólo los documentos contenidos en el mismo).
Esta ventana presenta también el botón , haciendo un click sobre él permite
visualizar la Ventana de Ámbito de Documentos por Cobrar para realizar nuevas
configuraciones de ámbito o modificar las ya existentes si así se requiere. (Opción Ámbito de
Documentos por Cobrar – Submenú Tablas – Módulo Cuentas por Cobrar).
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Manual de Operación
Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará los datos del documento
registrado.
Resumen de Ventas
Este reporte muestra un resumen de las ventas en un rango de fechas específico.
Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará un reporte con el detalle de
los documentos del cliente seleccionado.
Estadística de Ventas
El reporte muestra un resumen de ventas por periodo para un rango de fechas específico.
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Manual de Operación
Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará un reporte con el detalle de
los documentos del cliente seleccionado.
Detalle de Ventas
El reporte muestra un detalle de ventas mostrando criterios de búsqueda como: Por sucursal, por
tipo de movimiento, por cliente, etc. permitiendo además seleccionar más de un criterio y para un
rango de fechas específico.
Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará los datos del documento
registrado.
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Manual de Operación
Objetivo
Realizar el registro y control de todas las obligaciones que la empresa tiene con terceros.
Características
Saldos de Apertura de Cuentas por Pagar
Provisión de Facturas
Canjes de Letras por Pagar
Registro de Compras
Manejo de Cuenta Corriente de Proveedores
Opciones de Menú
Tablas
Clientes y Proveedores
Sucursales y Almacenes
Ámbito de Documentos por Pagar
Plan de Cuentas
Centros de Costo
Proyectos
Áreas de la Empresa
Rubros de Inversión
Tipos de Documentos
Tipos de Movimiento
Tipos de Régimen Tributario
Tipos de Detracción
Movimientos
Procesos
Abrir/Cerrar Periodo
Contabilizar Cuentas por Pagar
Reportes
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Manual de Operación
o Registro de Honorarios
o Libro Comprobantes de Retención
Resumen de Compras
o Compras por Fecha
o Compras por Tipo de Movimiento
o Compras por Operación
o Compras por Sucursal
o Compras por Área y Rubro de Inversión
o Compras por Proveedor
o Compras por Cuenta y Centro de Costo
o Resumen de Compras
Estadística de Compras
o Compras Mensuales por Tipo Movimiento
o Compras Mensuales por Operación
o Compras Mensuales por Sucursal
o Compras Mensuales por Proveedor
Consistencia de Compras
Documentos Programados por Pagar
Liquidaciones de Gastos
Opciones de Tablas
Clientes y Proveedores
Ver: Módulo Almacén – Submenú Tablas – Opción Clientes y Proveedores
Sucursales y Almacenes
Ver: Módulo Almacén – Submenú Tablas – Opción Sucursales y Almacenes – Subopción
Catálogo de Sucursales y Almacenes
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Manual de Operación
Plan de Cuentas
Ver: Módulo Contabilidad - Submenú Tablas – Opción Plan de Cuentas
Centros de Costo
Ver: Módulo Contabilidad - Submenú Tablas – Opción Centros de Costo
Proyectos
Ver: Módulo Almacenes - Submenú Tablas – Opción Proyectos
Áreas de la Empresa
Ver: Módulo Compras – Submenú Tablas – Opción Áreas para generar pedidos
Rubros de Inversión
Esta ventana permite registrar los diferentes rubros de inversión de la empresa para que sirvan de
clasificación al momento de registrar las provisiones por pagar. Posteriormente se cuenta con un
reporte de compras por Área y Rubro de Inversión. La finalidad es identificar los rubros de
inversión de la empresa por área.
Tipos de Documentos
Ver: Módulo Cuentas por Cobrar – Submenú Tablas – Opción Documentos
Tipos de Movimiento
Ver: Módulo Cuentas por Cobrar – Submenú Tablas – Opción Tipos de Movimiento
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Manual de Operación
Tipos de Detracción
Esta ventana permite registrar los diferentes tipos de detracción configurados por la Sunat.
Este dato será utilizado al momento de registrar la Provisión de los Documentos por Pagar, en
donde deberá activar la casilla Detracción e ingresar los datos requeridos para esta. (Opción
Provisión Documentos por Pagar – Submenú Movimientos – Módulo Cuentas por Pagar).
Nota: Los datos de Código Sunat y Tasa son requeridos al momento de hacer el envío de
información para el PDB – Programa de Declaración de Beneficios.
Opciones de Movimientos
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Manual de Operación
En la parte inferior izquierda de esta ventana se presenta el botón Aplicaciones que permite
registrar y aplicar los anticipos para este documento; al hacer click en este botón se visualizará la
Ventana Detalle de Aplicación de Anticipos, la que muestra en la lista Documentos Emitidos
todos los anticipos realizados al proveedor especificado de los cuales se debe(n) seleccionar
el(los) anticipo(s) que se aplicará(n) a esta Provisión, para esto:
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Manual de Operación
Observación: El importe del Total Anticipos a Aplicar siempre mostrará un valor negativo, pues
éste es el que se restará al Valor Venta de la Provisión para calcularse luego el Importe Total de
la misma.
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Manual de Operación
Liquidación de Gastos
Es el documento donde se registran los gastos incurridos por el personal de la empresa o por
agentes externos que brindan algún servicio, actualizando la cuenta corriente de este ente.
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Manual de Operación
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Manual de Operación
del mismo, el tipo de cambio, la moneda, el tipo de cambio de la moneda y el saldo, calculándose
su equivalente en moneda oficial y moneda extranjera.
Observe que, en la parte superior derecha de la grilla se visualiza el Total Programado, que
corresponde al importe total programado para pago en la Fecha especificada, resultante de la
suma del Importe de los documentos a pagar especificados en el detalle (grilla).
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Manual de Operación
Liquidaciones de Compras
Este documento permite registrar los gastos incurridos por motivo de compra de productos y/o
servicios a un determinado proveedor, actualizando la cuenta corriente de éste.
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Manual de Operación
Opciones de Procesos
Cabe recalcar que, la actualización de las cuentas corrientes de los proveedores se efectúa
automáticamente al momento de registrar cualquier movimiento de cuentas por pagar, lo que
implica que este proceso de Contabilizar Cuentas por Pagar no se necesita realizar
frecuentemente para mantener las cuentas corrientes actualizadas, sino, sólo en caso de
contingencia o seguridad, pudiéndose realizar una vez al mes o cuando el usuario lo estime
conveniente.
Por lo tanto, en esta Ventana Contabilizar Cuentas por Pagar se ingresarán los datos
requeridos para llevar a cabo este proceso, siendo necesario la elección de los Documentos a
contabilizar, pues se pueden contabilizar todos los documentos o sólo los que no se hayan
contabilizado o los que se presuma no hayan sido contabilizados correctamente; es necesario
también indicar el Rango de Fechas de los documentos a contabilizar, ingresando para ello las
fechas Desde y Hasta, lo que permitirá seleccionar los movimientos de Cuentas por Pagar que se
hayan registrado dentro de esas fechas. Desactivar la casilla Volver a generar la centralización
de los documentos procesados si y sólo si se quiere actualizar las cuentas corrientes por pagar
ya que por defecto cada vez que se contabilice el sistema vuelve a generar la centralización
contable si ésta ya fue procesada. Luego hacer click en el botón Procesar para iniciar el proceso
de contabilización, finalizado el mismo se presentará el siguiente mensaje “Proceso terminado
exitosamente”.
Opciones de Reportes
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Manual de Operación
Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará el reporte Cuenta
Corriente del Proveedor.
Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará un reporte Cuenta
Corriente de Proveedores por Cuenta Contable.
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Manual de Operación
Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará el mismo formato de
reporte pero con los documentos detallados para el proveedor seleccionado.
Nota: Al Hacer doble click sobre la columna Documentos de una línea de detalle se
visualizará los datos del documento registrado, y al hacer doble click sobre la columna
Referencia de una línea de detalle se visualizará los datos del documento de referencia.
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Manual de Operación
Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará los datos del documento
registrado.
Registro de Compras
Este reporte presenta los documentos registrados por las compras realizadas por la empresa en
un periodo determinado y según moneda especificada.
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Manual de Operación
Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará los datos del documento
registrado.
Registro de Honorarios
El reporte muestra todos los recibos por honorarios por pagar para un periodo y moneda
específicos.
Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará los datos del documento
registrado.
Resumen de Compras
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Manual de Operación
Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará un reporte con el detalle de
los documentos del proveedor seleccionado.
Estadística de Compras
Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará un reporte con el detalle de
los documentos del proveedor seleccionado.
Consistencia de Compras
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Manual de Operación
Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará los datos del documento
registrado.
Liquidaciones de Gastos
El reporte muestra la lista de documentos de liquidaciones de gastos registrados para un periodo
determinado, indicando los nombres e importes de dichas liquidaciones.
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Manual de Operación
Objetivo
Realizar el registro y control de todas las operaciones financieras a nivel de la empresa, con el fin
de obtener la disponibilidad monetaria.
Características
Registro de Operaciones Bancarias: Ingresos y Salidas
Conciliación Bancaria
Comprobantes de Retención
Manejo de transferencias entre cuentas de bancos de la misma empresa.
Liquidación de Caja.
Opciones de Menú
Tablas
Operaciones Bancarias
Bancos
Formato de Cheques
Plan de Cuentas
Centros de Costo
Cobradores
Beneficiarios – Pagos Masivos Interbank
Beneficiarios – Pagos Masivos Wiese
Clientes y Proveedores
Sucursales y Almacenes
Proyectos
Documentos
Tipos de Transacción
Tipos de Gasto
Chequeras por Cuenta Corriente
Movimientos
Ingreso a Bancos
Egreso de Bancos
Ingreso a Bancos – Varios
Liquidación de Caja
Comprobante de Retención
Requerimiento de Gastos
Advance
Warrants
Conciliación de Bancos
Saldos de Apertura
Pagos Masivos
Registro de Entrega de Cheques
Procesos
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Manual de Operación
Reportes
Flujo de Caja
Libro Bancos
Libro Bancos por Selección
Saldos Conciliados
Movimiento por Operación de Banco
Relación de Cheques Emitidos
Resumen de Liquidación de Cobranza
Consolidado de Saldos Conciliados
Consolidado de Bancos
Arqueo de Caja Chica
Entrega de Cheques al Cobrador
Saldos Conciliados por Moneda
Advances
Opciones de Tablas
Operaciones Bancarias
Las operaciones bancarias son aquellas transacciones de un determinado bien económico y/o
servicio que las personas realizan a través de cuentas bancarias. En el sistema se entiende por
operación bancaria al tipo de movimiento que se realiza en los bancos y describen el motivo de los
ingresos y salidas de dinero de las cuentas bancarias.
Esta opción, por lo tanto, permite registrar las diferentes operaciones que realiza la empresa en los
bancos, así como, definir las características de cada una de ellas. Al elegir esta opción se
presenta la siguiente ventana:
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Manual de Operación
Para registrar una nuevo Operación Bancaria debe realizar los siguientes pasos:
- 76 -
Manual de Operación
Nota: En esta ventana puede no establecerse la Cuenta Contable por defecto a la que se
asociará una Operación Bancaria, por lo tanto, el usuario tendrá que ingresarla
manualmente en el documento donde se especifique esta operación bancaria.
Observación: Una vez grabado el registro, éste se visualizará inmediatamente en la lista que se
presenta en la parte izquierda de esta ventana, la cual muestra el Código y Descripción de todas
las Operaciones Bancarias matriculadas en el sistema.
Bancos
Desde el punto de vista contable, se entiende por Banco al nombre de la cuenta que representa a
la institución financiera en donde la empresa tiene depositado su dinero. El sistema registra los
datos necesarios de los bancos en los cuales se matricularán las cuentas bancarias de la
empresa.
Formato de Cheques
Esta opción permite configurar los formatos de cheques para diferentes entidades bancarias,
indicando para ello las medidas: para las distancias horizontales y verticales para la Ubicación de
Fecha, Ubicación del Monto, Ubicación del Titular, Ubicación Descripción Monto, así como
también, se muestra una casilla de verificación etiquetada como Debe imprimir ‘ / / ‘ para
indicar si se imprimirán o no los slachs como separadores de fechas.
(Ver Ventana de Configuración de Formatos de Cheques en la página siguiente)
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Manual de Operación
Plan de Cuentas
Ver: Módulo Contabilidad - Submenú Tablas – Opción Plan de Cuentas
Centros de Costo
Ver: Módulo Contabilidad - Submenú Tablas – Opción Centros de Costo
Cobradores
Un cobrador es la persona, natural o jurídica, que se encarga de realizar las cobranzas a los
clientes. Esta ventana permite registrar a los diferentes cobradores que la empresa asigna para la
realización de sus cobranzas.
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Manual de Operación
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Manual de Operación
Clientes y Proveedores
Ver: Módulo Almacén – Submenú Tablas – Opción Clientes y Proveedores
Sucursales y Almacenes
Ver: Módulo Almacén – Submenú Tablas – Opción Sucursales y Almacenes – SubOpción
Catálogo de Sucursales y Almacenes
Proyectos
Ver: Módulo Almacén – Submenú Tablas – Opción Proyectos
Documentos
Ver: Módulo Cuentas por Cobrar – Submenú Tablas – Opción Documentos
Tipos de Transacción
Esta ventana registra los tipos de transacción que serán utilizados al momento de editar un
documento de retención (Opción Comprobante de Retención – Submenú Movimientos – Módulo
Caja y Bancos).
Tipos de Gasto
Indica los diferentes tipos de gastos tales como, hospedaje, movilidad, etc. en los que puede
incurrir la empresa. A cada uno de estos gastos se le asigna una cuenta.
Estos tipos de gastos aquí registrados podrán ser utilizados al momento de editar un documento
Requerimiento de Gastos (Opción Requerimiento de Gastos – Submenú Movimientos – Módulo
Caja y Bancos) o un documento de Liquidación de Gastos (Opción Liquidación de Gastos –
Submenú Movimientos – Módulo Cuentas por Pagar).
(Ver Ventana Tipos de Gasto en la página siguiente)
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Manual de Operación
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Manual de Operación
Opciones de Movimientos
Ingreso a Bancos
Son los movimientos realizados que representan ingreso de dinero a las cuentas bancarias de la
empresa. Por ejemplo cobranzas a clientes, ganancia por tipo de cambio, etc. Estos ingresos
además de actualizar los movimientos en bancos, actualiza los datos en la(s) cuentas(s)
corrientes(s), por ejemplo: en el caso ingreso por cobranza a un cliente.
Al momento de grabar se realizará la centralización y generación del asiento contable
correspondiente si en la configuración del sistema el parámetro CENTR_CAJA tiene el valor
LINEA, en caso contrario deberá realizarse el proceso de centralización en el menú Procesos.
Egreso de Bancos
Son los movimientos realizados que representan salida de dinero de las cuentas bancarias de la
empresa. Por ejemplo pago a proveedores, pérdida por tipo de cambio, etc.
Al momento de grabar se realizará la centralización y generación del asiento contable
correspondiente si en la configuración del sistema el parámetro CENTR_CAJA tiene el valor
LINEA, en caso contrario deberá realizarse el proceso de centralización en el menú Procesos.
(Ver Ventana Edición de Egresos de Bancos en la página siguiente)
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Manual de Operación
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Manual de Operación
Liquidación de Caja
Son los movimientos realizados que representan salida de dinero de las cuentas bancarias de la
empresa con la diferencia de que en este documento se pueden registrar egresos para el pago de
varios proveedores, trabajadores u otros; mientras que, en un documento de Egreso de Bancos
sólo se puede registrar un egreso para una empresa/persona específica.
Al momento de grabar se realizará la centralización y generación del asiento contable
correspondiente si en la configuración del sistema el parámetro CENTR_CAJA tiene el valor
LINEA, en caso contrario deberá realizarse el proceso de centralización en el menú Procesos.
Comprobantes de Retención
Mediante Resolución de Superintendencia No. 037-2002/SUNAT, que regula el régimen por el
cual, los sujetos designados por la SUNAT como Agentes de Retención deberán retener parte del
Impuesto General a las Ventas que le es trasladado por algunos de sus proveedores, para su
posterior entrega al Fisco según la fecha de vencimiento de sus obligaciones tributarias que les
corresponda.
La tasa de la retención es el seis por ciento (6 %) del importe total de la operación gravada. Se
exceptúa de la obligación de retener cuando el pago efectuado es igual o inferior a setecientos y
00/100 nuevos soles (S/.700.00) y la suma del importe de la operación de los comprobantes
involucrados, ajustados por las notas de contabilidad que correspondan, no supera dicho importe.
Por lo tanto, esta Ventana de Edición de Comprobantes de Retención será utilizada por las
empresas que sean consideradas por la SUNAT como Agentes de Retención para registrar el
documento comprobatorio de la retención del % de I.G.V. a aquellos proveedores sujetos de
retención, tal como lo estipula la Resolución citada anteriormente.
Se ingresarán los datos necesarios como Tipo de Movimiento, Tipo, Serie y Número del
Documento, Fecha de Emisión del Documento, T. Cambio, Cliente, Sucursal y Moneda.
El % de Retención se visualiza de manera automática, debido al registro de este impuesto en la
tabla Impuestos (Opción Impuestos – Submenú Tablas – Módulo Contabilidad).
(Ver Ventana de Edición de Comprobantes de Retención en la página siguiente)
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Manual de Operación
También se ingresará el detalle de los documentos (por ejemplo: Facturas) a los cuales se les
aplicará el % de Retención, para lo cual deberá:
3° En la columna Doc. Presionar la tecla F2 (Buscar) para que se visualice la ventana que
nos permita seleccionar el documento, una vez seleccionado se presentará el Tipo del Doc.,
Serie, Número, Fecha de Emisión y Monto de Pago del documento en sus respectivas
columnas.
Requerimiento de Gastos
Este documento es utilizado con la finalidad de hacer un comparativo de los gastos registrados a
priori con los gastos incurridos al momento de registrarse una Liquidación de Gastos.
Al momento de registrarse una Liquidación de Gastos se indicará el respectivo Requerimiento de
Gastos para poder verificar ambos documentos y tomar las medidas de ajuste correspondientes.
(Ver Ventana de Edición de Requerimientos de Gastos en la página siguiente)
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Manual de Operación
Advance
Esta opción permite registrar documentos Advance, que relacionan los préstamos de
financiamiento con Bancos con las facturas que respaldarán dicho préstamo.
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Manual de Operación
guardar el Advance. No pudiendo ser modificada ni eliminado este Advance una vez
grabado el desembolso.
Observación:
En el caso de que se desee modificar los Datos del Desembolso, tendrá que eliminar
manualmente el Ingreso a Bancos y la Provisión generados al momento de grabar los datos del
desembolso. Para ello podrá acceder desde el mismo Advance a estos Documentos, haciendo
doble click en las respectivas Referencias.
Además, cabe señalar que la Fecha de Pago se llenará automáticamente en el momento de hacer
el pago del Advance mediante un Egreso de Bancos.
Referencias
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Manual de Operación
Para registrar un Nuevo Documento Advance se deben realizar los siguientes pasos:
En un primer Momento:
Se ingresaran los datos de la presentación del Advance al banco.
- Banco: Banco al cual se le solicitara el Financiamiento.
- Cuenta Corriente: Especificar la cuenta corriente se hará el deposito del financiamiento.
- Cliente: Cliente del cual se tomaran las Facturas o Warrants para ser usadas como sustento
para solicitar el Financiamiento.
- Post Embarque: Esta opción estará marcada con un check por defecto, con lo cual se
buscara facturas como sustento; en el caso se desee utilizar Warrants, se deberá de quitar
el check.
- Fecha Presentación: Fecha en la que se presentó el documento al banco para el
financiamiento.
- : Este botón nos servirá para abrir una ventana auxiliar en la que se podrá seleccionar
los documentos a utilizar como sustento.
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Manual de Operación
En un Segundo Momento:
Se ingresaran los datos del desembolso una vez que el banco hizo el depósito del efectivo.
- Fecha de Pago: Se registra la fecha de pago del Advance al banco. Este campo se llenará
automáticamente cuando se haga el pago del Advance mediante un Egreso de Bancos.
- Doc. Ingreso Banco: Se guarda la referencia al Documento Ingreso de Banco que se
genera al grabar los datos del Desembolso.
- Doc. Provisión: Se guarda la referencia al Documento de Provisión que se genera al grabar
los datos del Desembolso.
Nota:
Una vez grabados los datos del desembolso usted puede ingresar a los documentos
generados haciendo doble clic en cada referencia, en el caso desee ver los datos del
documento.
4° Posteriormente, hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas para
guardar este Registro de Advance.
Warrants
Esta opción permite registrar documentos de productos que posteriormente servirán como
garantía de un préstamo o financiamiento con una entidad financiera.
En este documento se registra los productos de un determinado almacén, con sus respectivas
cantidades, precios, que se registrarán como garantía.
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Manual de Operación
Conciliación de Bancos
La conciliación consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las constancias
que surgen de los resúmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un básico ejercicio de
control, basado en la oposición de intereses entre la empresa y el banco.
Las diferencias generalmente se generan al haber demoras en registrar algunas operaciones por
falta de información. Por ejemplo, uno de los casos más comunes es cuando la empresa entrega
un cheque a un tercero, inmediatamente lo contabiliza en sus registros y en el libro Banco, pero el
Banco recién lo registrará cuando el beneficiario se presente a cobrarlo o lo deposite. Esta
diferencia se conoce con el nombre de cheque pendiente o cheque no debitado.
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Manual de Operación
Saldos de Apertura
En esta ventana se registran los saldos de apertura de cada banco, así como, también los
cheques girados y no cobrados al periodo de apertura.
Para registrar saldos iniciales del banco, se especificará la Operación “Ingreso a Bancos” y el
Tipo “Ingreso”, omitiéndose el número de Cheque, si el Saldo del banco es negativo, se ingresa
el total en negativo. Estos se visualizarán en el reporte de Libro Bancos como saldo inicial del
banco.
Para registrar los cheques girados y no cobrados, se especificará la Operación “Egreso de
Bancos” y el Tipo “Egreso”, debe especificarse obligatoriamente el número de Cheque. Estos
cheques registrados se usarán en la Conciliación de Bancos.
Pagos Masivos
Esta opción permite registrar los pagos masivos a los proveedores, el mismo, que se hará
mediante la emisión de un cheque de una determinada cuenta bancaria de una entidad financiera.
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Manual de Operación
Opciones de Procesos
Abrir/Cerrar Periodo
Ver: Módulo Almacén – Submenú Procesos – Opción Abrir / Cerrar Periodos
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Manual de Operación
Por lo tanto, en esta Ventana Contabilizar Movimientos de Bancos se ingresarán los datos
requeridos para llevar a cabo este proceso, debiendo seguir los siguientes pasos:
1° Elegir los Documentos a contabilizar, pues se pueden contabilizar todos los documentos o
sólo los que no se hayan contabilizado o se presuma no hayan sido contabilizados
correctamente.
2° Indicar también el Rango de Fechas de los documentos a contabilizar, ingresando para ello
las fechas Desde y Hasta, lo que permitirá seleccionar los movimientos de Ingresos y
Egresos de Bancos que se hayan registrado dentro de esas fechas.
3° Luego hacer click en el botón Procesar para iniciar el proceso de contabilización de
movimientos de Bancos, finalizado se presentará el siguiente mensaje “Proceso terminado
exitosamente”.
Una vez procesado se visualizará un vista previa de los documentos que se exportarán (botón
Exportar) al archivo de texto que será procesado por el banco.
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Manual de Operación
Una vez procesado se visualizará un vista previa de los documentos que se exportarán (botón
Exportar) al archivo de texto indicado, el mismo que será procesado por el banco.
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Manual de Operación
Opciones de Reportes
Flujo de Caja
Libro Bancos
Presenta todos los movimientos realizados en un rango de fechas para un banco y una cuenta
específica.
Saldos Conciliados
El reporte presenta la conciliación bancaria de un banco y una cuenta específica dentro de un
rango de fecha dado; es decir, los saldos, cheques girados, depósitos y egresos no registrados.
Consolidado de Bancos
El reporte presenta los saldos de los bancos y sus cuentas, saldo inicial así como los ingresos y
egresos en la moneda nacional y extranjera para un rango de fechas específico.
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Manual de Operación
Advances
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Manual de Operación
Objetivo
Realizar el registro y control de cada unos de los activos fijos que posee la empresa y permitir
realizar la depreciación contemplando los ajustes por inflación de los mismos.
Características
Manejo de Activos Fijos por Tipo de Activo
Depreciación de Activos Fijos.
Baja de Activos.
Estrictos niveles de validación y control en la información enviada al Módulo
Contable.
Genera reportes de:
o Análisis de Activos Fijos
o Libro de Activos Fijos.
Opciones de Menú
Tablas
Tipos de Activos
Activos Fijos
Centros de Costo
Factor de Ajuste de Activos
Movimientos
Reportes
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Manual de Operación
Opciones de Tablas
Tipos de Activo
El sistema registra los diferentes tipos de activo que agruparán a los activos fijos según su
naturaleza. Por ejemplo: unidades de transporte, muebles y enseres, equipos de cómputo, etc.
Para registrar un nuevo Tipo de Activo deberá realizar los pasos siguientes:
Activos Fijos
Representan la inversión que tiene la empresa en bienes con materia corpórea, como son:
maquinarías, instalaciones, muebles y enseres, terrenos, edificios, equipos, etc. o intangibles
como por ejemplo licencias de uso de software; necesarios para desarrollar las funciones de una
empresa.
Al adquirir el activo fijo el sistema le dará entrada en los libros o su valor de costo, según factura
de compras más los desembolsos realizados por estas compras (transporte, seguros, derechos de
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Manual de Operación
aduana etc.). Es decir, cargamos directamente a la cuenta que representa el bien adquirido todos
los desembolsos realizados correspondientes a su compra.
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Manual de Operación
3° En esta ventana también se presentan tres pestañ as para que ingrese información detallada
del activo que está registrando. Estas pestañas son:
- Informes Técnicos: Se visualizan los informes técnicos del activo registrado en el
sistema.
- Características: Se registran todas las características y /o especificaciones técnicas del
activo.
- Compras para el Activo: Se registran todas las compras que van a provocar mejoras al
activo incrementando su valor y al mismo tiempo su vida útil. Por ejemplo un banco de
memoria para un computador. No se registran compras por reemplazo, por ejemplo si un
computador se le compra un disco duro nuevo para sustituir otro por falla no es
considerado mejora sino mantenimiento.
Centros de Costo
Ver: Módulo Cuentas por Pagar – Submenú Movimientos – Opción Pedidos para Compra
Factor de Ajuste
Valor utilizado para el cálculo del ajuste por inflación. Este valor se deriva del índice de precios al
por mayor y menor y cambia cada fin de mes; dividiendo el índice actual del mes con el último
índice a diciembre del año anterior.
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Manual de Operación
Opciones de Movimientos
Movimientos de Activos
El sistema permite el registro de los centros de costo a los cuales el activo fue asignado en una
fecha determinada. Esto permite que al momento de la distribución se conozca a cuál centro de
costo se asignó el activo en ese periodo.
Al elegir esta opción se presentará la siguiente ventana:
Para registrar un nuevo Movimiento de Activo deberá realizar los siguientes pasos:
1° Especificar el Activo Fijo para el cual se desea registrar el movimiento. Para esto, debe
ingresar el código del Activo, si no lo recuerda haga click en el botón o presione la tecla F2
en la primera caja, con lo que se visualizará la ventana Buscar para que en ella busque y
seleccione el Activo Fijo deseado.
Observación: Los Activos Fijos que se visualizan en esta ventana Buscar son los que se
registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción
Activos Fijos - Submenú Tablas – Módulo Activos Fijos).
Nota: Al salir de esta caja, presionando la tecla <Tab> o la tecla <Enter> o haciendo un click
en cualquier parte de esta ventana, se visualizarán en la grilla Movimientos del Activo los
movimientos de este Activo Fijo a diferentes Centros de Costo registrados en el sistema.
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Manual de Operación
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Manual de Operación
Para registrar un nuevo Informe Técnico de Activos deberá realizar los siguientes pasos:
Depreciación de Activos
Teniendo en cuenta el principio contable de "Aplicación en el Tiempo" el cual sostiene que los
gastos e ingresos deberán reflejarse en el periodo al cual corresponden, la depreciación es un
procedimiento de distribución y tiene por objeto distribuir las perdidas de valores de nuestros
activos sujetos a depreciación entre los períodos en los cuales se realicen estas perdidas.
Todos nuestros bienes tangibles son susceptibles al desgaste aún no usándolos la sola acción del
tiempo modifica, altera o desgasta los bienes del activo fijo. Puede entenderse que al ser usados
aceleramos su desgaste.
La depreciación que realiza el sistema contempla la inflación a la que puede estar sujeta la
realidad económica, solo tiene que haberse registrado los factores de ajuste del periodo
respectivo.
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Manual de Operación
Opciones de Reportes
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Manual de Operación
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Manual de Operación
El Módulo Contabilidad
Objetivo
Es el módulo receptor de la información contable de los demás módulos del sistema. También se
puede realizar el registro de operaciones de diario. Su finalidad es emitir los Estados Financieros
de la empresa para el análisis de los resultados.
Características
Maneja un Plan de Cuentas.
Realiza el Registro de Asiento Contable.
Realiza el Registro de Asiento de Apertura.
Genera reportes contables:
o Libro Diario, Libro Mayor
o Estados Financieros
o Gastos
o Saldos de Cuentas
Opciones de Menú
Tablas
Plan de Cuentas
Centros de Costo
Subdiarios Contables
Operaciones
Configuración de Estados Financieros
o Balance General
o Estado de Ganancias y Pérdidas por Función
o Estado de Ganancias y Pérdidas por Naturaleza
o Flujo Efectivo
o Presupuesto
o Flujo de Caja
Tabla de Contabilización
o Por Motivos de Almacén
o Por Tipo de Movimiento
o Por Tipo de Venta
o Por Concepto de Planillas
o Definición por Cuenta y Centro de Costo
Excepciones de Cuentas
Puntos de Emisión
Clientes y Proveedores
Proyectos
Tipos de Venta
Tipos de Movimiento
Tipos de Documento
Impuestos
Funciones de Distribución de Costos (Drivers)
Configurar Distribución de Gastos por Centro de Costo
Movimientos
Asiento de Apertura
Registro de Asientos de Diario
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Manual de Operación
Aplicación de Documentos
Ajustes por Diferencia de Cambio
Reclasificación de Cuentas de Cobranza Dudosa
Asientos de Cierre
Administración de Errores
Procesos
Centralización Contable por Módulo
Descentralización Contable
Contabilización de Movimientos
Revisión de Asientos Contables
Abrir/Cerrar Periodo Contable
Distribuir Costos
Centralizar Distribución de Costos
Interfases PDT
o DAOT - Operaciones con Terceros
o PDB - Programa de Declaración de Beneficios
o PDT - Retenciones
o PDT - Honorarios y Dietas
o PDT - Liquidaciones de Compras
Reportes
Balance de Comprobación Columnado
Libros Contables:
o Libro Diario: General y Analítico
o Libro Mayor: General y Analítico
o Libro Bancos
o Libro Caja Bancos
o Libro de Retenciones
o Libro de Inventarios y Balances
Estados Financieros:
o Balance General
o Estado de Ganancias y Pérdidas: Por Función, Por Naturaleza y Por Sucursal
o Flujo Efectivo
Balance de Saldos
Reportes de Gastos:
o Por Centro de Costo
o Por Proyecto
o Por Sucursal
o Comparativo Naturaleza VS Función
o Acumulados por Cuenta
o Naturaleza de Gastos
Reportes de Análisis
o Análisis de Cuentas
o Análisis de Almacén VS Contabilidad
o Cuenta Corriente de Cliente por Cuenta
o Cuenta Corriente de Proveedor por Cuenta
Reportes de Costos
o Resumen de Costos Directos
o Resumen de Costos Distribuidos
o Detalle de Costos Distribuidos
o Origen de Costos Distribuidos
o Resumen de Costos por Tipo de Costos
o Resumen de Costos de Consumidor por Periodo
Reportes de Saldos y Resúmenes
o Cuentas por Documento
o Resumen por Cuenta
o Resumen por Cuenta por año
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Manual de Operación
Opciones de Tablas
Plan de Cuentas
Un Plan de Cuentas es un listado que contiene todas las cuentas que son necesarias para
registrar los hechos contabilizables, es decir, es la ordenación sistemática de la totalidad de las
cuentas que integran el sistema contable.
El Plan de Cuentas sirve:
Como estructura básica en la organización y diseño del sistema contable
Como medio para obtener información
Para utilizar la misma cuenta frente a hechos similares
Facilita la confección de los estados contables
Para registrar una nueva cuenta deberá realizar los pasos siguientes:
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Manual de Operación
- La Cuenta Exige: De manera similar, en esta lista desplegable deberá seleccionar los
datos que deben exigirse cuando en el registro de alguna operación o movimiento del
sistema se digite esta cuenta. Las opciones posibles son:
. Sólo cuenta contable, no será necesario indicar otro dato más que la cuenta
contable.
. Cuenta y código de persona, aparte de ingresar la cuenta contable será obligatorio
ingresa el código de la persona, sea ésta un cliente, un proveedor, un
cliente/proveedor o un trabajador de la empresa.
. Cuenta, código de persona y número de documento, además de ingresar la cuenta
contable, será necesario y obligatorio ingresar el código de la persona (cliente,
proveedor, cliente/proveedor o trabajador) y el número del documento que origina o
hace referencia a la transacción u operación.
. Cuenta y código de producto, además de ingresar la cuenta contable se exigirá
obligatoriamente ingresar el código del producto que origina o referencia la operación
que se está registrando.
- Moneda Origen: Se deberá especificar la moneda origen en que se expresarán los
importes que se registren para esta cuenta contable. Para esto deberá hacer un click en el
botón con lo que se presentará la ventana Buscar para que en ella busque y
seleccione la moneda deseada.
- Naturaleza: Seleccionar la naturaleza de la cuenta, dependiendo si se trata de una cuenta
de Activo o Pasivo.
- De los Asientos Automáticos: Si se trata de las cuentas de la clase 6 o la clase 9, se
deberán especificar las cuentas de cargo y de abono que generarán los asientos de
destino del registro de estas operaciones. La exigencia de estos datos dependerá de la
configuración de los siguientes parámetros:
. Definición de cuentas Automáticas: Por Cuenta
. Definición de Cuentas de Gastos, (Función (clase 9) o Naturaleza (clase 6)).
- Ajustar por Tipo de Cambio: Esta casilla se utiliza para indicar si la cuenta deberá
ajustarse por las diferencias presentadas a causa del tipo de cambio de la moneda.
Ver: Módulo Contable - Submenú Movimientos – Opción Ajustes por Tipo Cambio
- Tipo de Cambio: Seleccionar el tipo de cambio de la moneda: Compra o Venta, que se
utilizará en las operaciones que utilicen esta cuenta.
- Como Ajustar: Se indicará la forma como se procederá al proceso de ajuste por tipo de
cambio, la cual normalmente suele ser Por Saldo de Cuenta.
- Cuenta de Ganancia: Se indicará la cuenta donde se registrarán las ganancias por
diferencia de cambio
- Cuenta de Pérdida: Se indicará la cuenta donde se registrarán las pérdidas por diferencia
de cambio
3° Finalmente, hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas para
grabar los datos ingresados para la nueva cuenta contable.
Centros de Costo
Un Centro de Costo es una unidad orgánica u operativa, con relación al cual se busca agrupar o
concentrar los costos, por ejemplo, un centro de costo puede ser una camioneta la cual consume
recursos como combustible, mantenimiento, etc., por tanto los centros de costo son segmentos de
la empresa, perfectamente delimitados, que permiten identificar los costos de las operaciones
realizados bajo su responsabilidad específica.
Para registrar un nuevo Centro de Costo se deben realizar los pasos siguientes:
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Manual de Operación
Subdiarios Contables
Los subdiarios contables son agrupaciones de operaciones, que permiten conocer la naturaleza
contable del documento.
Esta ventana presenta en la parte izquierda una lista con todos los subdiarios contables
registrados en el sistema y en la parte derecha se muestran los datos registrados para el subdiario
sobre el cual se encuentre ubicado en dicha lista.
Para registrar un nuevo subdiario contable se deben realizar los pasos siguientes:
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Manual de Operación
- Pedir Importes en Moneda Oficial y Moneda Extranjera: Por defecto los vouchers
contables se registran en la moneda seleccionada y el sistema genera los importes en la
moneda oficial o extranjera según sea el caso. Pero si se desea registrar manualmente los
importes en ambas monedas hay que marcar esta opción.
- Numeradores del Punto de Emisión: Se deberá registrar los numeradores por periodo
para que se lleve el control del mismo. Puede dejar de registrar los numeradores y usar el
botón “Generar Numeradores para todos los subdiarios”.
Importante:
Este botón generará numeradores para todos los subdiarios. Si el subdiario ya tiene numeradores
asignados éstos ya no se generarán.
Operaciones
Ver: Módulo Cuentas por Cobrar - Submenú Tablas – Opción Operaciones
Tipos de Venta
Ver: Módulo Cuentas por Cobrar - Submenú Tablas – Opción Tipos de Venta
Tipos de Movimiento
Ver: Módulo Cuentas por Cobrar - Submenú Tablas – Opción Tipos de Movimiento
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Manual de Operación
Balance General
Es el estado financiero que muestra, en una fecha determinada, la estructura y el valor del Activo,
así como, la composición y el valor del Pasivo y del Patrimonio de una empresa.
Esta Ventana Definición de Columnas para Balance permite establecer la estructura de un
Balance General, a través, de un Formato de Balance, en el que se detallará la composición de las
columnas que lo conforman: Activo, Pasivo y Patrimonio. En la ventana se distribuyen las
columnas del Balance de la siguiente manera: la columna del Activo a la izquierda y las columnas
del Pasivo y Patrimonio a la derecha.
Para crear un nuevo Formato de Balance se deben seguir los pasos siguientes:
1° Hacer click en el botón Nuevo de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las
teclas Ctrl + N.
2° En la parte superior izquierda de esta ventana b ajo la etiqueta Formatos de Balance ingresar
la Descripción o nombre por el cual se identificará al nuevo formato, el Código se generará
en forma automática. Una vez ingresada la descripción hacer un click en cualquier parte de la
cuadrícula de Formatos de Balance y se visualizará en ella una línea conteniendo los datos de
este nuevo formato.
3° Proceder a establecer la estructura de este form ato, creando las líneas (de título, de detalle o
de suma) que definirán las columnas del Activo, Pasivo y Patrimonio del Balance General.
Para crear una Línea de Balance, siga los siguientes pasos:
a) Estando ubicado en la línea de este nuevo formato dentro de la cuadrícula respectiva,
hacer click en el botón Nueva Línea de Detalle de la barra de herramientas.
b) Se observa en la parte superior derecha los casilleros agrupados bajo la etiqueta Datos
para la Línea de Balance se activan; proceda a ingresar los datos requeridos:
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Manual de Operación
Esta ventana tiene la finalidad de definir las cuentas que estarán asociadas a una respectiva
línea de detalle. En esta ventana se observa, en la parte superior:
- Descripción, que muestra el nombre de la línea de detalle a la que se le asociará(n) la(s)
cuenta(s).
- Columna, que indica el nombre de la columna (Activo, Pasivo o Patrimonio) en la que está
registrada esta línea.
- Lista de Cuentas por Definir, contiene la relación de las cuentas registradas en el Plan
de Cuentas de la empresa, que todavía no han sido asociadas a una línea de detalle.
- Lista de Cuentas Definidas, se visualizará la relación de cuentas asociadas para esta
línea de detalle. Inicialmente, cuando recién se ha creado la línea de detalle o habiéndola
creado no se le ha asignado cuentas, esta lista aparecerá en blanco.
Para asociar una o más cuentas a la línea de detalle, se procederá a:
a) En la Lista de Cuentas por Definir ubicarse en la cuenta que se desea asociar.
b) Hacer click en el botón , que permitirá seleccionar esta cuenta, visualizándose ahora
en la Lista de Cuentas Definidas o asociadas para esta línea de detalle.
En caso desee desasociar una cuenta de la línea de detalle hacer click en el botón ,
que permitirá que la cuenta seleccionada pase de la Lista de Cuentas Definidas a la
Lista de Cuentas por Definir.
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Manual de Operación
c) Repetir los pasos a) y b) las veces que sean necesarias para definir las cuentas
apropiadas a esta línea de detalle.
d) Una vez definidas las cuentas hacer click en el botón Aceptar, quedando asociadas estas
cuentas a esta línea de detalle.
5° Repetir los pasos 3 y 4 para seguir agregando l íneas a la estructura del formato que está
trabajando, tantas veces como sean necesarias.
6° Finalmente, hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas para
grabar el Formato de Balance creado.
Nota: Hacer doble click sobre una línea de detalle tiene el mismo efecto que hacer click sobre
el botón Detalle de Cuentas, visualizará la Ventana de Definición de Cuentas con el objetivo de
asociar cuentas a esta línea.
Observación: Una vez grabado el Formato de Balance puede accederse a él, para editar o
modificar su estructura, para lo cual en la cuadrícula de Formatos de Balance deberá ubicarse en
la línea del formato que desea editar y hacer click en el botón Modificar registro, luego de lo
cual podrá agregar o eliminar líneas en las columnas del Activo, Pasivo o Patrimonio, e incluso
asociar o desasociar cuentas a las líneas de detalle. Después de las modificaciones realizadas
hacer click en el botón Grabar registro.
Para crear un nuevo Formato de EE. GG. y PP. se deben seguir los pasos siguientes:
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Manual de Operación
Nota: Hacer doble click sobre una línea de detalle tiene el mismo efecto que hacer click sobre
el botón Detalle de Cuentas, visualizará la Ventana Definición de Cuentas con el objetivo de
asociar cuentas a esta línea.
Observación: Una vez grabado el Formato de EE. GG. y PP. puede accederse a él para editar o
modificar su estructura, para lo cual en la cuadrícula de Formatos de EE. GG. y PP. deberá
ubicarse en la línea del formato que desea editar y hacer click en el botón Modificar
registro, luego de lo cual podrá agregar o eliminar líneas, e incluso asociar o desasociar cuentas
a las líneas de detalle. Después de las modificaciones realizadas hacer click en el botón
Grabar registro.
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Manual de Operación
Esta Ventana Definición de Columnas para Estado de Ganancias y Pérdidas por Naturaleza
permite establecer la estructura de este estado financiero, a través, de un Formato de EE. GG. y
PP. en el que se detallan las líneas que lo conformarán.
Para crear un nuevo Formato de EE. GG. y PP. se deben seguir los pasos siguientes:
1° Hacer click en el botón Nuevo de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las
teclas Ctrl + N.
2° En la parte superior izquierda de esta ventana b ajo la etiqueta Formatos de EE. GG. y PP.
ingresar la Descripción o nombre por el cual se identificará al nuevo formato, el Código se
generará en forma automática. Una vez ingresada la descripción hacer un click en cualquier
parte de la cuadrícula de Formatos de EE. GG. y PP. y se visualizará en ella una línea
conteniendo los datos de este nuevo formato.
3° Proceder a establecer la estructura de este form ato, para lo cual deberán crearse las líneas
(de título, de detalle, de subtotal detalle o de subtotal) que lo conformarán. Para crear una
Línea del EE. GG. y PP., siga los siguientes pasos:
a) Estando ubicado en la línea de este nuevo formato dentro de la cuadrícula respectiva,
hacer click en el botón Nueva Línea de Detalle de la barra de herramientas.
b) Se observa que, en la parte superior derecha, los casilleros agrupados bajo la etiqueta
Datos para la Línea del EE. GG. y PP. se activan; proceda a ingresar los datos
requeridos:
En Número de Línea se ingresará un valor numérico que indique la ubicación de ésta
dentro del Estado de Ganancias y Pérdidas al momento de generar el reporte.
En Tipo de Etiqueta se visualizarán los valores: Título, Detalle, Subtotal detalle y
Subtotal; seleccionar uno de ellos dependiendo de la utilidad de la línea.
En Descripción ingrese un nombre significativo para esta línea, que represente a las
cuentas que agrupará.
El Tipo de Operación, que se debe indicar solamente en el caso de que se haya
especificado una línea de detalle, permite seleccionar la operación (Suma o Resta) a
realizar con el importe total de esta línea (este importe resulta de la suma de los
importes de las diferentes cuentas agrupadas bajo esta línea) en relación con las
otras líneas que conforman la estructura del formato al momento de generar el reporte
de este estado financiero.
En los datos adicionales que se solicitan a través de casillas de verificación, hacer un
click sobre las mismas para activar () la casilla si así lo requiere.
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Manual de Operación
c) Finalizado el ingreso de datos hacer un click en el botón Aceptar, para agregar esta línea
a la estructura del Formato del EE. GG. y PP.
4° Si se trata de una línea de detalle se le deben asociar una o más cuentas.
El modo de trabajo para esta tarea es igual a la explicada anteriormente en la opción Balance
General de la opción Configuración de Estados Financieros del submenú Tablas de este
módulo de Contabilidad.
5° Repetir los pasos 3 y 4 para seguir agregando l íneas a la estructura del formato en el cual
está trabajando, tantas veces como sean necesarias.
6° Finalmente, hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas para
grabar el Formato del Estado de Ganancias y Pérdidas creado.
Nota: Hacer doble click sobre una línea de detalle tiene el mismo efecto que hacer click sobre
el botón Detalle de Cuentas, visualizará la Ventana Definición de Cuentas con el objetivo de
asociar cuentas a esta línea.
Observación: Una vez grabado el Formato de EE. GG. y PP. puede accederse a él para editar o
modificar su estructura, para lo cual en la cuadrícula de Formatos de EE. GG. y PP. deberá
ubicarse en la línea del formato que desea editar y hacer click en el botón Modificar
registro, luego de lo cual podrá agregar o eliminar líneas, e incluso asociar o desasociar cuentas
a las líneas de detalle. Después de las modificaciones realizadas hacer click en el botón
Grabar registro.
Flujo Efectivo
Esta Ventana Definición de Columnas para Flujo de Efectivo permite establecer la estructura
de este estado financiero, a través, de un Formato de Flujo de Efectivo en el que se detallan las
líneas que lo conformarán, la información a mostrar será extraída de los movimientos del módulo
de Caja y Bancos.
Para crear un nuevo Formato de Flujo de Efectivo se deben seguir los pasos siguientes:
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Manual de Operación
cuadrícula de Formatos de Flujo de Efectivo y se visualizará en ella una línea conteniendo los
datos de este nuevo formato.
3° Proceder a establecer la estructura de este form ato, se deberá crear las líneas (de título, de
detalle, de subtotal detalle o de subtotal) que los conformarán. Para crear una Línea del Flujo
de Efectivo, siga los siguientes pasos:
a) Estando ubicado en la línea de este nuevo formato dentro de la cuadrícula respectiva,
hacer click en el botón Nueva Línea de Detalle de la barra de herramientas.
b) Se observa en la parte superior derecha, los casilleros agrupados bajo la etiqueta Datos
para la Línea del Flujo; proceda a ingresar los datos requeridos:
En Número de Línea se ingresará un valor numérico que indique la ubicación de ésta
dentro del Flujo de Efectivo al momento de generar el reporte.
En Tipo de Etiqueta se visualizarán los valores: Título, Detalle, Subtotal detalle y
Subtotal; seleccionar uno de ellos dependiendo de la utilidad de la línea.
En Descripción ingrese un nombre significativo para esta línea, que represente a las
cuentas que agrupará.
El Tipo de Operación, que se debe indicar solamente en el caso de que se haya
especificado una línea de detalle, permite seleccionar la operación (Suma o Resta) a
realizar con el importe total de esta línea (este importe resulta de la suma de los
importes de las diferentes cuentas agrupadas bajo esta línea) en relación con las
otras líneas que conforman la estructura del formato al momento de generar el reporte
de este estado financiero.
En los datos adicionales que se solicitan a través de casillas de verificación, hacer un
click sobre las mismas para activar () la casilla si así lo requiere.
c) Finalizado el ingreso de datos hacer un click en el botón Aceptar, para agregar esta línea
a la estructura del Formato del Flujo de Efectivo.
5° Repetir los pasos 3 y 4 para seguir agregando l íneas a la estructura del formato en el cual
está trabajando, tantas veces como sean necesarias.
Nota: Hacer doble click sobre una línea de detalle tiene el mismo efecto que hacer click sobre
el botón Detalle de Cuentas, visualizará la Ventana Definición de Cuentas con el objetivo de
asociar cuentas a esta línea.
Observación: Una vez grabado el Formato del Flujo de Efectivo puede accederse a él para editar
o modificar su estructura, para lo cual en la cuadrícula de Formatos de Flujo de Efectivo deberá
ubicarse en la línea del formato que desea editar y hacer click en el botón Modificar
registro, luego de lo cual podrá agregar o eliminar líneas, e incluso asociar o desasociar cuentas
a las líneas de detalle. Después de las modificaciones realizadas hacer click en el botón
Grabar registro.
Flujo de Caja
Esta Ventana Definición de Columnas para Flujo de Caja permite establecer la estructura de
este estado financiero, a través, de un Formato de Flujo de Caja en el que se detallan las líneas
que lo conformarán.
(Ver Ventana de Definición de Columnas para Flujo de Caja en la página siguiente)
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Manual de Operación
Para crear un nuevo Formato de Flujo de Caja se deben seguir los pasos siguientes:
1° Hacer click en el botón Nuevo de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las
teclas Ctrl + N.
2° En la parte superior izquierda de esta ventana b ajo la etiqueta Formatos de Flujo de Caja
ingresar la Descripción o nombre que identificará al nuevo formato, el Código se generará en
forma automática. Una vez ingresada la descripción hacer un click en cualquier parte de la
cuadrícula de Formatos de Flujo de Efectivo y se visualizará en ella una línea conteniendo los
datos de este nuevo formato.
3° Proceder a establecer la estructura de este form ato, para lo cual deberán crearse las líneas
(de título, de detalle, de subtotal detalle o de subtotal) que lo conformarán. Para crear una
Línea del Flujo de Caja, siga los siguientes pasos:
a) Estando ubicado en la línea de este nuevo formato dentro de la cuadrícula respectiva,
hacer click en el botón Nueva Línea de Detalle de la barra de herramientas.
b) Se observa que, en la parte superior derecha, los casilleros agrupados bajo la etiqueta
Datos para la Línea del Flujo se activan; proceda a ingresar los datos requeridos:
En Número de Línea se ingresará un valor numérico que indique la ubicación de ésta
dentro del Flujo de Efectivo al momento de generar el reporte.
En Tipo de Etiqueta se visualizarán los valores: Título, Detalle, Subtotal detalle y
Subtotal; seleccionar uno de ellos dependiendo de la utilidad de la línea.
En Descripción ingrese un nombre significativo para esta línea, que represente a las
cuentas que agrupará.
El Tipo de Operación, que se debe indicar solamente en el caso de que se haya
especificado una línea de detalle, permite seleccionar la operación (Suma o Resta) a
realizar con el importe total de esta línea (este importe resulta de la suma de los
importes de las diferentes cuentas agrupadas bajo esta línea) en relación con las
otras líneas que conforman la estructura del formato al momento de generar el reporte
de este estado financiero.
c) Finalizado el ingreso de datos hacer un click en el botón Aceptar, para agregar esta línea
a la estructura del Formato del Flujo de Caja.
4° Si se trata de una línea de detalle se le deben asociar una o más cuentas.
El modo de trabajo para esta tarea es igual a la explicada anteriormente en la opción Balance
General de la opción Configuración de Estados Financieros del submenú Tablas de este
módulo de Contabilidad.
5° Repetir los pasos 3 y 4 para seguir agregando l íneas a la estructura del formato en el cual
está trabajando, tantas veces como sean necesarias.
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Manual de Operación
Nota: Hacer doble click sobre una línea de detalle tiene el mismo efecto que hacer click sobre
el botón Detalle de Cuentas, visualizará la Ventana Definición de Cuentas con el objetivo de
asociar cuentas a esta línea.
Observación: Una vez grabado el Formato del Flujo de Efectivo puede accederse a él para editar
o modificar su estructura, para lo cual en la cuadrícula de Formatos de Flujo de Efectivo deberá
ubicarse en la línea del formato que desea editar y hacer click en el botón Modificar
registro, luego de lo cual podrá agregar o eliminar líneas, e incluso asociar o desasociar cuentas
a las líneas de detalle. Después de las modificaciones realizadas hacer click en el botón
Grabar registro.
Tabla de Contabilización
Esta opción se utiliza con la finalidad de configurar la Tabla de Contabilización la que será de
utilidad al momento de generar el asiento contable de un determinado documento u operación.
De acuerdo a la naturaleza de las operaciones esta configuración se puede realizar tomando en
cuenta: los Motivos de Almacén, el Tipo de Movimiento, el Tipo de Venta y el concepto de
remuneración.
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Manual de Operación
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Manual de Operación
1° En la Lista de Tipos de Movimiento ubicarse en la línea del tipo que se desea configurar, ya
sea utilizando las teclas de desplazamiento o haciendo un click sobre la línea.
2° Hacer click en el botón Modificar registro de la barra de herramientas o presionar
simultáneamente las teclas Ctrl + E.
3° Observe, que en la parte central de la ventana se visualiza una lista de Documentos
Disponibles, tanto Por Cobrar, como Por Pagar así como, los impuestos asociados.
4° Se procede a digitar las cuentas para la moneda oficial y para la moneda extranjera en las
grillas correspondientes así como el tipo de operación
Cargo o Abono y el tipo de cambio asociado.
En algunos casos, de acuerdo a la naturaleza del tipo de documento que se está
configurando, se procederá a ingresar el detalle de las Cuentas para Impuestos, para esto
deberá ubicarse en esta cuadrícula y, seleccionar si se registrará en el Cargo o Abono e
indicar la Cuenta M.N. (Cuenta en Moneda Nacional) y la Cuenta M.E. (Cuenta en Moneda
Extranjera) que se utilizarán para registrar el importe de la deducción de este impuesto.
5° Una vez que se han configurado todos los documen tos asociados para el tipo de movimiento
seleccionado hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas para
guardar la configuración contable de este tipo de movimiento.
En esta Ventana Configurar Contabilización por Tipos de Venta se observa la lista de Tipos
de Venta (los cuales fueron registrados en la opción Tipos de Venta – Submenú Tablas – Módulo
Cuentas por Cobrar). A cada uno de estos tipos de venta se le debe realizar la configuración
contable respectiva, para esto:
1° En la Lista de Tipos de Venta ubicarse en la línea del tipo que se desea configurar, ya sea
utilizando las teclas de desplazamiento o haciendo un click sobre la línea.
2° Hacer click en el botón Modificar registro de la barra de herramientas o presionar
simultáneamente las teclas Ctrl + E.
3° Observe, que en la parte central de la ventana se visualiza una lista de Documentos
Asociados, donde aparecen todos los documentos registrados en el sistema (Opción
Documentos – Submenú Tablas – Módulo Cuentas por Cobrar.
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Manual de Operación
4° Ahora si proceda a configurar por cada documento los datos requeridos, los cuales son:
Contabilizar en que indicará la columna del asiento contable (Cargo/Abono) en que se
registrará el importe del documento a contabilizar y, las cuentas para Moneda Nacional y
Moneda Extranjera. Estas cuentas que aquí se registran establecen la configuración
contable para todos los grupos de productos, pero si se presentara el caso de que un(os)
grupo(s) de productos requiere(n) de una contabilización distinta, en este tipo de documento
y tipo de venta que se está configurando, se utilizará la cuadrícula Grupo de Productos
con contabilización distinta en la cual se ingresará el grupo de productos y las cuentas
para moneda nacional y para moneda extranjera que se utilizarán para contabilizar este
grupo.
5° Una vez que se han establecido las cuentas para todos los documentos asociados al tipo
de venta seleccionado hacer click en el botón Grabar registro de la barra de
herramientas para guardar esta configuración contable que acaba de realizar.
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Manual de Operación
contable para los descuentos de ley, en lo que respecta a los concepto de pago de los
trabajadores se utilizará la cuadrícula Centros de Costo Asociados a Conceptos en la
cual se ingresará el grupo de productos y las cuentas para moneda nacional y para moneda
extranjera que se utilizarán para contabilizar este centro de costo.
5° Una vez que se han establecido las cuentas para todos los documentos asociados al tipo
de venta seleccionado hacer click en el botón Grabar registro de la barra de
herramientas para guardar esta configuración contable que acaba de realizar.
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Manual de Operación
Excepciones de Cuentas
Dada la configuración del parámetro Definición de Cuentas de Gastos: Por función o Naturaleza el
sistema restringirá el uso de estas cuentas en los diferentes formularios de ingreso de datos. Pero
si se necesita de igual forma trabajar con cuentas que no pertenecen a esta forma de trabajo
preestablecida, estas cuentas son las que deberán ser ingresadas en este formulario.
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Manual de Operación
Puntos de Emisión
Un Punto de Emisión identifica a un lugar físico-geográfico de la empresa. Generalmente, se usa
para designar a una sucursal de la empresa.
La utilidad de trabajar con Puntos de Emisión es que éstos permiten identificar en que lugar físico
o sucursal de la empresa se han emitido o registrado los documentos de las operaciones
realizadas.
Esta ventana, por lo tanto, se utiliza para registrar los diferentes puntos de emisión de la empresa,
consignándose su Código, Descripción y Estado de los mismos.
Nota: El trabajar con un Punto de Emisión específico no implica que no se pueda registrar un
documento con una sucursal distinta a ese punto de emisión. Por ejemplo: Si se está trabajando
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Manual de Operación
con el Punto de Emisión: Trujillo, se puede registrar una Guía de Remisión del almacén de Ica,
por lo tanto en el documento se indicará la Sucursal: Ica, tal como se observa en la siguiente
ventana, y el Punto de Emisión: Trujillo se observará también en la ventana del documento así
como en la barra de estado (parte inferior de la pantalla).
Observe
Proyectos
Ver: Módulo Almacén – Submenú Tablas – Opción Proyectos
Documentos
Ver: Módulo Cuentas por Cobrar – Submenú Tablas – Opción Documentos
Impuestos
Esta ventana permite registrar los diversos impuestos de ley que gravan las transacciones u
operaciones comerciales. Observe que, en la parte izquierda de la ventana se visualiza una lista
que contiene el código y la descripción de los impuestos ya registrados; si aún no se registraron
impuestos, la lista aparecerá en blanco.
(Ver Ventana de Impuestos en la página siguiente)
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Manual de Operación
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Manual de Operación
Nota: El usuario puede generar sus propios drivers programando estos en la base de datos a
través de un store procedure y agregarlo a esta lista indicando en el campo Stored Procedure el
nombre del mismo.
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Manual de Operación
Opciones de Movimiento
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Manual de Operación
- Fecha: Se visualiza la fecha actual del sistema, pero puede ser modificada.
- Tipo de Cambio: Muestra, solo en modo de consulta, el tipo de cambio del día de la
moneda extranjera en relación con la moneda nacional (Según a lo registrado en la
subopción Tipo de Cambio de la opción Tablas del submenú Utilitarios).
- Moneda: Permite seleccionar la moneda, oficial o extranjera, que se utilizará para el
registro de los importes o cantidades monetarias en este asiento contable.
- Observaciones: De manera opcional, se permite incluir ciertas observaciones respecto al
asiento contable que se está registrando, que pueden consistir en el tipo y número del
documento que origina el asiento y/o la razón social del cliente, proveedor, personal, etc. a
quien se emite o quien emite el documento, o cualquier otra observación que se estime
conveniente.
3° Luego, en la cuadrícula que se presenta en esta ventana se ingresarán las líneas de detalle
del asiento contable, es decir, las líneas que registran las cuentas e importes del Cargo y del
Abono. Para esto deberá:
a) Ubicarse en la cuadrícula o grilla correspondiente.
b) Hacer clic en el botón Nueva línea de detalle de la barra de herramientas, para
crear una línea donde ingresará los datos correspondientes en cada una de las
columnas.
4° Finalmente, hacer clic en el botón Grabar registro de la barra de herramientas. Si el
asiento no está cuadrado tanto en moneda oficial como moneda extranjera se visualizará un
mensaje indicando el error y evitando la grabación del registro y obligando a que el usuario
corrija el(los) error(es); de lo contrario, si no hay errores en los datos, este asiento contable
registrado quedará grabado en su respectiva tabla.
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Manual de Operación
Para registrar un nuevo voucher o asiento contable realizar los siguientes pasos:
1° Hacer clic en el botón Nuevo registro de la barra de herramientas o presionar
simultáneamente las teclas Ctrl + N.
2° En la parte superior de esta ventana se ingresar án los datos generales del voucher contable,
los cuales se detallan a continuación:
- Subdiario: Los subdiarios contables se utilizan para clasificar los vouchers o asientos
contables de acuerdo al tipo de operación que registrarán, por ejemplo: Compras, Caja y
Bancos, Personal, Ventas, Aplicación, etc.
Si no recuerda el código del subdiario puede hacer un clic en el botón Buscar.
- Número Voucher: Corresponde al número correlativo del voucher de acuerdo al subdiario
seleccionado. No es necesario ingresar este dato, pues se genera automáticamente al
momento de seleccionar el subdiario.
- Fecha: Se visualiza la fecha actual del sistema, pero puede ser modificada.
- Tipo de Cambio: Muestra, solo en modo de consulta, el tipo de cambio del día de la
moneda extranjera en relación con la moneda nacional (Según a lo registrado en la
subopción Tipo de Cambio de la opción Tablas del submenú Utilitarios).
- Moneda: Permite seleccionar la moneda, oficial o extranjera, que se utilizará para el
registro de los importes o cantidades monetarias en este asiento contable. Después de
realizar la selección, observe que en la parte superior de esta ventana, bajo la etiqueta
Mostrar en, se activa la opción correspondiente a la moneda seleccionada.
- Observaciones: De manera opcional, se permite incluir ciertas observaciones respecto al
asiento contable que se está registrando, que pueden consistir en el tipo y número del
documento que origina el asiento y/o la razón social del cliente, proveedor, personal, etc. a
quien se emite o quien emite el documento, o cualquier otra observación que se estime
conveniente.
3° Luego, en la cuadrícula que se presenta en esta ventana se ingresarán las líneas de detalle
del asiento contable, es decir, las líneas que registran las cuentas e importes del Cargo y del
Abono. Para esto deberá:
a) Ubicarse en la cuadrícula o grilla correspondiente.
b) Hacer clic en el botón Nueva línea de detalle de la barra de herramientas, con lo
que se crea una línea donde ingresará los datos correspondientes en cada una de las
columnas. Es necesario precisar detalles de algunas de ellas:
Las columnas Operación Banco y Descripción Operación Banco se utilizan
cuando se trabaja con las cuentas de la Clase 10: Caja y Bancos, es decir, cuando
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Manual de Operación
se selecciona un Subdiario que incluya estas cuentas, por ejemplo, subdiario Caja y
Bancos Ingresos o subdiario Caja y Bancos Egresos.
Las columnas Código y Razón Social, TD (Tipo de Documento), Serie y Número
de Documento, y Centro de Costo no necesariamente requieren el ingreso de
datos, pues dependen de cómo la cuenta con la cual se está trabajando (columna
Cuenta) haya sido configurada al momento de su registro en el Plan de Cuentas
(Opción Plan de Cuentas – Submenú Tablas – Módulo Contabilidad). Por ejemplo:
Si al momento de registrar una cuenta se indica que ésta deberá exigir Centro de
Costo cuando se trabaje con la misma, entonces cuando se proceda al registro de
un voucher o asiento contable en el cual se utilice esta misma cuenta,
obligatoriamente en la columna Centro de Costo se deberá ingresar un valor
(código del Centro de Costo); y, por el contrario, si en la edición de un voucher
contable se emplea una cuenta, la cual registra que no deberá exigir Centro de
Costo al momento de su utilización y, se ingresa un valor en la columna Centro de
Costo se visualizará el mensaje: “Inconsistencia de datos. La cuenta contable NO
EXIGE Centro de Costo. Verifique en el Plan de Cuentas”, que indica que en esta
columna no se deberá ingresar un valor de Centro de Costo ya que este dato no es
necesario para la cuenta que se está utilizando.
La columna TD (Tipo de Documento): En el caso de que la cuenta que se está
utilizando en el registro del asiento contable obligue a solicitar Código de Persona y
Número de Documento (esto depende de cómo la cuenta se haya registrado en el
Plan de Cuentas; ver Opción Plan de Cuentas – Submenú Tablas – Módulo
Contabilidad), después de haber ingresado el Código de la Persona (Cliente,
Proveedor, Personal, etc.) tal como se solicita, deberá ubicarse en esta columna TD
y presionar la tecla F2 (Buscar) con lo que se visualizará la Ventana de Lista de
Documentos Pendientes de la persona que se consignó.
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Manual de Operación
Observaciones:
- En la parte superior de la ventana se presentan dos opciones Moneda Nacional y Moneda
Extranjera agrupadas bajo la etiqueta Mostrar en, estas opciones se utilizan para seleccionar
el tipo de moneda en que se desea se visualicen los importes del Cargo y Abono y el Total
Voucher cuando se accede a un registro de un voucher o asiento contable en modo de
consulta.
- Así mismo, en la parte superior de la ventana, se visualiza Referencia que muestra el
documento centralizado que origina este asiento contable. Haciendo doble click sobre el
documento de referencia se podrá acceder a la Ventana de Edición de este documento.
- Cuando se registra un asiento contable que utiliza cuentas de función (6 y 9), el usuario
registra el Asiento por Naturaleza y al momento de grabar el mismo, el sistema realiza la
Generación Automática de los Asientos de Destino, visualizándose inmediatamente en la
ventana de edición.
Aplicación de Documentos
Una aplicación de documentos consiste en cancelar los saldos de documentos entre sí, por
ejemplo:
• Una Entrega a Rendir contra una Liquidación de Gastos
• Una Nota de Crédito contra una Factura
• Un Anticipo contra una factura, boleta, etc.
La aplicación puede hacerse entre documentos de un mismo Cliente/Proveedor o entre
documentos de distinto Cliente/Proveedor entre sí.
El manejo de esta ventana es similar al manejo de la Ventana de Edición de Asiento de Diario de
Contabilidad explicada anteriormente (Opción Registro de Asiento de Diario – Submenú
Movimientos – Módulo Contabilidad), seleccionando por supuesto el Subdiario correspondiente al
asiento de aplicación.
La finalidad de utilizar esta Ventana de Aplicación de Documentos consiste en dar un nivel
adicional de seguridad al ingreso de datos al momento de registrar un asiento contable, pues un
usuario que tiene privilegios para registrar aplicaciones de documentos (por ejemplo: registrar una
aplicación de un anticipo a proveedor) no necesariamente tiene privilegios para editar vouchers
contables.
(Ver Ventana de Aplicación de Documentos en la página siguiente)
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Manual de Operación
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Manual de Operación
En la parte superior de esta ventana se ingresarán los datos necesarios para registrar este asiento
contable de ajuste, entre los que se requieren:
- Tipo de Cuenta: Indica el tipo de cuenta: Por Cobrar, Por Pagar o Por Cuenta
- Moneda a Ajustar: Seleccionar la moneda cuyo tipo de cambio se ajustará en los documentos
del Tipo de Cuenta seleccionado.
- Documento, Serie y Número: Seleccionar el tipo de documento de ajuste y la serie del mismo,
así como ingresar el número del mismo.
- Fecha: Fecha de registro del documento de ajuste que se está editando. Por defecto se
visualiza la fecha actual del sistema pero la misma podrá ser modificada.
- T. Cambio: Visualiza de manera automática el tipo de cambio de la moneda seleccionada de
acuerdo a la fecha de registro ingresada.
- Ajustar a la Fecha: Indicar la fecha de ajuste de los documentos
- Tipo Cambio Compra y Tipo Cambio Venta: Estos valores se visualizan de manera
automática después de ingresada la fecha de ajuste (Ajustar a la Fecha) y corresponden a los
tipos de cambio de compra y venta de la moneda en la fecha de ajuste.
- Centro de Costo: Seleccionar el Centro de Costo para el cual se realizará el ajuste de los
documentos del tipo de cuenta seleccionada, por defecto aparecerá el Centro de Costo
configurado en el parámetro: Diferencias por Tipo de Cambio – Centro de Costo
Una vez ingresados los datos requeridos, deberá hacer un click en el botón para
que se generen automáticamente los ajustes a los documentos que así lo requieran del Centro de
Costo especificado. Los ajustes generados se visualizarán en la cuadrícula o grilla que presenta la
ventana, mostrando por cada documento ajustado el saldo del mismo, el tipo de cambio al que se
facturó el documento (de acuerdo a la moneda especificada), el saldo ajustado (saldo después del
proceso de ajuste) y el importe de pérdida o ganancia que se haya producido.
Así mismo, después de este proceso de ajuste se visualizan, en la parte derecha de la ventana
encima de la cuadrícula, los importes de Total Ganancia y Total Pérdida
En la parte inferior se muestran todos los documentos que hacen referencia al centro de costo,
mostrando el ajuste (saldo) y monto de la pérdida o ganancia el cuál irá a la cuenta de pérdidas o
ganancias respectivamente.
Finalmente, hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas para
guardar los datos del ajuste generado y generar el asiento contable respectivo.
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Manual de Operación
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Manual de Operación
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Manual de Operación
Administración de Errores
En esta ventana se presentan todos los errores ocurridos durante la centralización de los módulos,
es decir, muestra los documentos que no se pudieron centralizar para su corrección y su
reprocesamiento.
Opciones de Procesos
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Manual de Operación
Descentralización Contable
Este proceso descentraliza los documentos de uno o todos los módulos del sistema de un periodo
determinado, es decir, revierte el proceso de centralización de documentos realizado previamente.
Contabilización de Movimientos
Este proceso sirve para actualizar las cuentas corrientes por cobrar y/o pagar dados los
movimientos en asientos de diario o aplicaciones que afectaron a documentos por cobrar y/o
pagar.
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Manual de Operación
Distribuir Costos
Esta opción permite generar la distribución de los gastos hacia los centros de costo finales por
periodo, previa configuración de los drivers para el periodo a procesar.
Nota: Al hacer doble clic sobre una línea de detalle se visualizará el asiento contable de la
distribución de costos respectivo.
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Manual de Operación
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Manual de Operación
PDT – Retenciones
PDT – Honorarios
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Manual de Operación
Opciones de Reportes
Libros Contables
Los Libros Contables son los que están obligados a tener las empresas, los profesionales y los
comerciantes para anotar la entrada y salida de dinero. Esta opción nos permite obtener los
reportes de los diferentes libros contables generados por el sistema.
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Manual de Operación
Libro de Retenciones
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Manual de Operación
Estados Financieros
Balance General
Nota: Al doble click sobre una línea de detalle se muestra el análisis de la cuenta tal como se
haya definido en la configuración del estado financiero.
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Manual de Operación
Flujo de Efectivo
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Manual de Operación
Reportes de Gastos
Nota: Al doble clic sobre una línea de detalle se muestra el reporte de Gastos por Centro de
Costo Detallado.
Nota: Al doble clic sobre una línea de detalle se muestra el reporte de Gastos por Sucursal
Detallado.
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Manual de Operación
Naturaleza de Gastos
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Manual de Operación
Nota: Al doble clic sobre una línea de detalle se muestra el voucher contable.
Nota: Al doble clic sobre una línea de detalle se muestra el voucher contable.
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Manual de Operación
Reportes de Costos
Nota: Al hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará un reporte detalle de costos
distribuidos.
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Manual de Operación
- 152 -
Manual de Operación
Nota: Al hacer doble clic sobre una línea de detalle se visualizará un reporte detallado de
Costos por Consumidor, como el siguiente:
- 153 -
Manual de Operación
Nota: Al hacer doble clic sobre una línea de detalle se visualizará un reporte detallado de
Costos por Consumidor.
Nota: Al doble clic sobre una línea de detalle se muestra el análisis de la cuenta tal como se
observa en la imagen siguiente:
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Manual de Operación
- 155 -
Manual de Operación
El Módulo Presupuestos
Objetivo
Este módulo tiene por objetivo manejar los presupuestos definidos por la empresa, registrando las
partidas presupuestales asignadas a cada departamento o área de la empresa a través de sus
diferentes periodos presupuestales; así mismo, permite controlar el gasto presupuestal en los
diferentes módulos del sistema. Permite obtener información, en cualquier momento, acerca de
los Presupuestos, el Gasto Presupuestal, Comparativos entre lo Presupuestado y lo Gastado,
Comparativos entre el Presupuesto y los Estados Financieros, para su respectivo análisis y toma
de decisiones.
Características
Registro del Presupuesto de la empresa mediante Partidas Presupuestales por
Jerarquías/Orígenes Presupuestales y Periodos Presupuestales.
Registro de Partidas Presupuestales Adicionales a un Presupuesto aprobado.
Registro detallado de los Tipos de Gastos Presupuestales, clasificando y subclasificando
los mismos.
Transferencia de Saldos entre las mismas Partidas y Partidas diferentes.
Permite la acumulación de saldos de los distintos periodos presupuestales de una Partida.
Consulta de saldos de las diferentes Partidas Presupuestales en cualquier momento, de
forma general o por periodos presupuestales.
Registro y Control del Gasto Presupuestal en los diferentes módulos del sistema, por
Partidas y Periodos Presupuestales.
Aprobación del gasto presupuestado, a través del flujo de documentos.
Reportes Comparativos, generales y detallados, entre los importes presupuestados e
importes gastados.
Reportes Comparativos del Presupuesto con los Estados Financieros.
Opciones de Menú
Tablas
Presupuesto
Jerarquía/Origen Presupuestal
Tipo de Gasto Presupuestal
Destino del Gasto
Asociar Presupuesto vs. Tipo de Gasto
Orígenes por Usuario
Movimientos
Partidas del Presupuesto
Partidas Adicionales
Transferencia de Partidas
Aplicación de Gastos al Presupuesto
Reportes
Presupuesto General
Por Partidas Presupuestales
Por Periodos Presupuestales
Por Tipo de Gasto
Partidas Presupuestales por Cuenta (Plan de Cuentas)
Saldos de Partidas Presupuestales
Reportes de Gastos, Comprometidos y Saldos
Comparativo Presupuesto – Gasto
Comparativo General
Comparativo Detallado – Por Periodos Presupuestales
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Manual de Operación
Opciones de Tablas
Presupuesto
Esta opción permite registrar los presupuestos que manejará la empresa. En la ventana que se
presenta para esta opción se ingresarán los datos del Presupuesto y los de sus correspondientes
Periodos Presupuestales, no ingresándose aún sus Partidas Presupuestales, éstas se registrarán
posteriormente en la opción Presupuesto del submenú Movimientos.
En la parte izquierda de la ventana se muestra una lista con todos los presupuestos registrados en
el sistema y, en la parte derecha, los datos de cada presupuesto según se vaya desplazando en
los registros de dicha lista.
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Manual de Operación
3° A continuación deberá definir los Periodos Presu puestales que tendrá el Presupuesto. Estos
periodos se definirán en base al tiempo que comprenda el Calendario Presupuestal de la
empresa, el cual, dependiendo del tipo de organización, puede ser mensual, trimestral,
semestral, anual, etc. Para esto deberá realizar lo siguiente:
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Manual de Operación
Jerarquía/Origen Presupuestal
Esta opción permite crear Jerarquías u Orígenes Presupuestales, entendiendo que éstas son los
entes responsables de la elaboración de sus partidas presupuestales y la asignación de montos
para éstas en los diferentes periodos del presupuesto. Estas Jerarquías/Orígenes Presupuestales
pueden ser una gerencia, un área o un trabajador de la empresa.
La ventana que se presenta al elegir esta opción muestra, al lado izquierdo, una lista que visualiza
de manera jerárquica las Jerarquías y Orígenes Presupuestales creados en el sistema, mostrando
claramente el nivel de dependencia entre cada uno de ellos. Se pueden crear Jerarquías y
Orígenes Presupuestales hasta el cuarto nivel de dependencia.
El trabajo en esta ventana se inicia con la creación de las Jerarquías Presupuestales (primer nivel)
y luego, si es necesario, se crearán sus correspondientes Orígenes Presupuestales (segundo,
tercer y cuarto nivel).
Para crear una nueva Jerarquía/Origen Presupuestal deberá realizar los siguientes pasos:
Nota: Para visualizar todas las Jerarquías y Orígenes Presupuestales definidas para la empresa,
en forma jerárquica o a modo de árbol, en la lista que se presenta al lado izquierdo de la ventana
deberá hacer un click en el botón que se encuentra ubicado en la parte superior
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Manual de Operación
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Manual de Operación
c) Observar que en esta grilla se agrega y visualiza una línea de color amarillo, que indica
que en ella se deberán ingresar los datos: Código y Descripción del nuevo registro de la
clasificación del tipo de gasto
d) Si desea seguir ingresando más registros de clasificación de este tipo de gasto tendrá que
hacer un click en el botón Nueva línea de detalle por cada registro nuevo que desee
agregar.
4° Si inmediatamente desea ingresar registros para clasificar un SubTipo de Gasto (registrado en
la grilla Clasificación del Tipo de Gasto) deberá:
a) En la grilla superior Clasificación para el Tipo de Gasto Seleccionado ubicarse en la
línea del subtipo de gasto en donde desea hacer la clasificación. Para ubicarse en dicha
línea puede hacer un click sobre la línea deseada o puede desplazarse hasta ella
utilizando las teclas de cursor ↑ ↓.
b) Luego, ubicarse en la grilla etiquetada como Clasificación para el SubTipo de Gasto
Seleccionado. Para ubicarse sobre esta grilla haga un click en cualquier parte de la
misma. Si no se ubica en una grilla se visualizará el siguiente mensaje “Sitúese en la
grilla correspondiente para añadir una nueva línea”.
c) Hacer un click en el botón Nueva línea de detalle o presionar simultáneamente las
teclas Ctrl + Ins.
d) Observar que en esta grilla se agrega y visualiza una línea de color amarillo, que indica
que en ella se deberán ingresar los datos: Código y Descripción del nuevo registro de la
clasificación del subtipo de gasto
e) Si desea seguir ingresando más registros de clasificación de este subtipo de gasto tendrá
que hacer un click en el botón Nueva línea de detalle por cada registro nuevo que
desee agregar.
5° Una vez ingresados los datos requeridos deberá hacer un click en el botón Grabar de
la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas <Ctrl>+ <W>, para guardar
estos datos en su respectiva tabla.
Nota: Si no desease crear las clasificaciones del tipo de gasto y de los subtipos de gastos al
momento de crear el Tipo de Gasto podrá obviar los pasos 3° y 4°, y grabar directamente el
tipo de gasto realizando el paso 5°.
Observación: Para crear, modificar o agregar registros de clasificación de un Tipo de Gasto
ya creado deberá ubicarse en la línea que contiene este tipo de gasto en la grilla de la
izquierda y luego hacer un click en el botón Modificar Documento o presionar
simultáneamente las teclas Ctrl + E de la barra de herramientas.
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Manual de Operación
Para registrar un nuevo Destino de Gasto deberá realizar los siguientes pasos:
1° Hacer un click en el botón Nuevo Documento de la barra de herramientas o
presionar simultáneamente las teclas <Ctrl> + <N>.
2° En la parte derecha de esta ventana ingresar los siguientes datos requeridos:
- Código: Corresponde al código de identificación de cada Destino de Gasto registrado en el
sistema. La longitud máxima de este código es de diez caracteres.
- Descripción: Es el nombre o descripción asignado al Destino de Gasto, el mismo que
deberá ser lo más representativo o explicativo posible.
3° En la grilla etiquetada como Consumidor (Opcional) deberá registrar, de manera opcional,
los Consumidores asociados a este Destino de Gasto con la finalidad de distribuir los gastos
presupuestales por Consumidor y Centro de Costo, pues como se explicó en la ventana
Consumidores a cada Consumidor se le asigna un Centro de Costo específico. Para esto
deberá:
a) Ubicarse en esta grilla haciendo un click sobre la misma.
b) Hacer un click en el botón Nueva línea de detalle de la barra de herramientas o
presionar simultáneamente las teclas Ctrl + Ins.
c) Observe que en la grilla se pintará una línea de color amarillo para que en ella ingrese los
siguientes datos:
- Código: Especificar el código del Consumidor, si no lo recuerda presione la tecla F2 con
lo que se visualizará la ventana Buscar para que en ella busque y seleccione el
consumidor deseado.
- Descripción: Corresponde al nombre o descripción asignado al Centro de Costo. Se
visualizará automáticamente después de especificar su código en la columna anterior.
También puede hacer un click en el botón desplegable que se presenta en esta
columna, con lo que se desplegará una lista de Consumidores donde deberá seleccionar
uno de ellos haciendo un click, una vez hecho esto automáticamente se visualizará el
código del Consumidor elegido en la columna Código.
d) Repetir los pasos b) y c) por cada Consumidor que desee asociar a este Destino de
Gasto.
4° Finalmente, hacer un click en el botón Grabar de la barra de herramientas o presionar
simultáneamente las teclas <Ctrl>+ <W> para guardar los datos registrados para este nuevo
Destino de Gasto.
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Manual de Operación
Para asociar Productos/Mano de Obra a un Tipo de Gasto Presupuestal deberá realizar los
pasos siguientes:
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Manual de Operación
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Manual de Operación
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Manual de Operación
Observación: Los usuarios que se visualizan en la lista Usuarios del Sistema son los que se
encuentran almacenados en su respectiva tabla y que fueron registrados mediante la ventana
Lista de Usuarios del Sistema (Opción Seguridad del Sistema/Definición de Usuarios y
Privilegios – Submenú Utilitarios).
Para asignar una Jerarquía u Origen Presupuestal a un Usuario del Sistema deberá realizar
los siguientes pasos:
1° En la lista Usuarios del Sistema, ubicada en la parte izquierda de la ventana, seleccionar,
haciendo un click, el usuario al cual desea asignar una o más Jerarquías/Orígenes
Presupuestales. Observe que, el código y el nombre del usuario seleccionado se visualizan al
lado derecho de la ventana en las cajas de texto precedidas por la etiqueta Usuario.
2° En la lista Jerarquías/Orígenes, ubicada en la parte superior derecha de la ventana,
seleccionar, haciendo un click, la jerarquía u origen presupuestal que desea asignar al
usuario elegido. Observe que, el código y la descripción de la jerarquía/origen presupuestal
seleccionado se visualizan al lado derecho de la ventana en las cajas de texto precedidas por
la etiqueta Jerarquía/Origen.
3° Hacer un click en el botón para proceder a asignar la Jerarquía/Origen
Presupuestal seleccionado al Usuario seleccionado. Observe que la Jerarquía/Origen que se
acaba de seleccionar se visualiza en una nueva línea de la grilla, la misma que contiene todas
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Manual de Operación
Importante: Sólo tendrá acceso para asignar las Jerarquías u Orígenes Presupuestales a los
usuarios del sistema el usuario Administrador o algún otro usuario con los mismos privilegios de
éste.
Opciones de Movimientos
Las partidas presupuestales permiten asignar los recursos a las distintas Jerarquías/Orígenes
Presupuestales, dependencias de la empresa, que directa o indirectamente ayudan al plan de
operaciones.
Esta opción presenta la ventana Edición de Partidas del Presupuesto la misma visualiza, en la
parte izquierda, una lista que muestra de manera jerárquica todas las Jerarquías y Orígenes
Presupuestales registrados en el sistema, notándose claramente el nivel de dependencia entre
cada una de ellas. Esta lista también permite observar las Partidas Presupuestales que se han ido
creando para un determinado Presupuesto dentro de las Jerarquías u Orígenes a los que
pertenecen, tal como se puede apreciar en la siguiente ventana:
Para crear una nueva Partida Presupuestal deberá realizar los siguientes pasos:
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Manual de Operación
Jerarquía
Presupuestal
Orígenes
Presupuest.
Partida
Presupuestal
Área: Especificar el área de la empresa para la cual se está editando la presente Partida
Presupuestal. Para esto deberá hacer un click en el botón o presionar la tecla <F2> en
la caja adjunta a ésta, con lo que se mostrará la ventana Buscar para que en ella
seleccione el Área deseada.
Observación: Las Áreas que se visualizan en la Ventana Buscar son las que se
registraron en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Áreas para Generar
Pedidos – Submenú Tablas – Módulo Compras).
Tipo de Gasto: Indicar el tipo de gasto presupuestal que genera la Partida. Para esto
deberá hacer un click en el botón o presionar la tecla <F2> en la caja adjunta a éste,
con lo que se mostrará la Ventana Buscar para que en ella seleccione el Tipo de Gasto
Presupuestal deseado.
Observación: Los Tipos de Gastos Presupuestales que se visualizan en la Ventana
Buscar son los que se registraron en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción
Tipo de Gasto Presupuestal – Submenú Tablas – Módulos Presupuestos).
Clasificación del Gasto: Si lo desea puede detallar el tipo de gasto presupuestal
seleccionado anteriormente especificando la clasificación de este gasto. Para esto deberá
hacer un click en el botón o presionar la tecla <F2> en la caja adjunta a éste, con lo
que se mostrará la ventana Buscar para que en ella seleccione la Clasificación del Gasto
requerido.
Observación: Las Clasificaciones del Gasto para un Tipo de Gasto Presupuestal
específico que se visualizan en la Ventana Buscar son las que se registraron previamente
en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Tipo de Gasto Presupuestal –
Submenú Tablas – Módulo Presupuestos).
SubClasificación del Gasto: Si lo desea puede especificar en mayor detalle la
clasificación del tipo de gasto presupuestal seleccionado anteriormente ingresando una
subclasificación para este gasto. Para esto deberá hacer un click en el botón o
presionar la tecla <F2> en la caja adjunta a ésta, en donde se mostrará la ventana Buscar
para que en ella seleccione la SubClasificación del Gasto requerido.
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Manual de Operación
Observación: Las SubClasificaciones del Gasto para una Clasificación del Gasto
específica que se visualizan en la Ventana Buscar son las que se registraron previamente
en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Tipo de Gasto Presupuestal –
Submenú Tablas – Módulo Presupuestos).
Destino del Gasto: Se utiliza para indicar un área, unidad, proyecto (la misma que
opcionalmente estará asociada a uno o más Consumidores) a donde se destinará el gasto
ejecutado por esta Partida Presupuestal. Para esto deberá hacer un click en el botón o
presionar la tecla <F2> en la caja adjunta a éste, con lo que se mostrará la ventana
Buscar para que en ella seleccione el Destino del Gasto deseado.
Observación: Los Destinos del Gasto que se visualizan en la Ventana Buscar son los que
se registraron en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Destino del Gasto –
Submenú Tablas – Módulo Presupuestos).
Descripción: Corresponde a la descripción o glosa que se asigne a la Partida
Presupuestal. Si se trata de una Partida de tipo Gasto, el sistema genera automáticamente
esta descripción en base a la descripción del tipo de gasto y su respectiva clasificación y/o
subclasificación del gasto que se haya especificado para la Partida, anteponiendo a las
mismas las palabras “GASTO POR”. Por ejemplo: GASTO POR PAGO DE
EMPLEADOS – OF. CENTRAL. La descripción generada automáticamente es editable.
Cuenta Asociada: Permite asociar una Cuenta Contable a la Partida Presupuestal con la
finalidad de comparar los Presupuestos con los Estados Financieros de la empresa. Para
esto deberá hacer un click en el botón o presionar la tecla <F2> en la primera caja,
con lo que se mostrará la ventana Buscar para que en ella busque y seleccione la Cuenta
Contable deseada.
Observación: Las Cuentas Contables, pertenecientes al Plan de Cuentas de la empresa,
que se visualizan en esta ventana Buscar son las que se registraron previamente en el
sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Plan de Cuentas – Submenú
Tablas – Módulo Contabilidad).
Acumula Saldos de Periodos Presupuestales: Esta casilla de verificación permite
indicar si la Partida acumulará los saldos de los diferentes periodos presupuestales al
siguiente periodo. Por defecto, la casilla está desmarcada lo que indica que la Partida no
acumulará el saldo de un periodo presupuestal para el siguiente, así ésta tenga saldo éste
ya no podrá ser utilizado en el siguiente periodo, a menos que sea transferido a cualquier
otro periodo o a otra Partida Presupuestal, si la definición de esta Partida así lo permitiese.
Si desea que la Partida acumule los saldos de los periodos presupuestales al periodo
presupuestal actual que se está trabajando deberá marcar esta casilla haciendo un click
sobre la misma, con lo cual se marcará con un check ().
Partida Transferible: Esta casilla de verificación indica si los importes asignados a cada
periodo de la Partida Presupuestal podrá ser asignado a otros periodos de la misma
Partida o incluso a periodos de otra Partida Presupuestal. Por defecto, la casilla aparece
desmarcada que indica que se trata de una Partida No Transferible, si desease definirla
como una Partida Transferible marque la casilla haciendo un click sobre la misma con lo
cual se marcará con un check ().
Nota: La transferencia de importes entre diferentes periodos presupuestales de una
Partida o entre diferentes Partidas Presupuestales se realiza en la opción Transferencia de
Partidas del submenú Movimientos de este módulo.
4° A continuación, luego de haber defendido las car acterísticas de la Partida, deberá detallar los
importes asignados a cada Periodo Presupuestal de esta Partida. No es necesario especificar
todos los Periodos Presupuestales que comprende el Presupuesto con el que se está
trabajando sólo los que sean necesarios y se hayan planificado presupuestar.
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Manual de Operación
Donde deberá especificar en Ruta de Datos el archivo Excel que contienen los registros a
importar al sistema NISIRA. Si no recuerda exactamente el nombre del archivo o la ruta, hacer
click en el botón con lo que se presentará una ventana para que en ella busque y seleccione la
carpeta y archivo adecuados, una vez seleccionado éste se visualizará en la caja respectiva
mostrando la ruta completa del archivo.
Partidas Adicionales
Esta opción permite ingresar nuevas Partidas Presupuestales para un determinado Presupuesto
Aprobado, o modificar una Partida de un Presupuesto ya aprobado, para asignarle importes a
nuevos periodos presupuestales o incrementar el monto de periodos presupuestales ya existentes
para la Partida.
Esta opción presenta la ventana Edición de Partidas Adicionales, donde se visualiza en la parte
izquierda, una lista que muestra las Jerarquías y Orígenes Presupuestales registrados en el
sistema, notándose claramente el nivel de dependencia entre cada una de ellas. Esta lista también
permite observar las Partidas Presupuestales que se han ido creando para un determinado
Presupuesto dentro de las Jerarquías u Orígenes a los que pertenecen.
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Manual de Operación
Para crear una nueva Partida Adicional deberá realizar los siguientes pasos:
4° Especificar los datos que se requieren para defi nir las características de la nueva Partida
Adicional, con sus correspondientes periodos presupuestales e importes asignados, de la
misma manera que se hace para una Partida Presupuestal normal (Opción Partidas del
Presupuesto – Submenú Movimientos – Módulo Presupuestos).
5° Finalmente, hacer un click en el botón Grabar de la barra de herramientas o presionar
simultáneamente las teclas <Ctrl>+ <W>, para guardar estos datos en sus respectivas tablas.
Transferencia de Partidas
Esta opción permite realizar la transferencia del saldo de un periodo presupuestal de una
determinada Partida hacia otro periodo presupuestal de la misma Partida o de una Partida
diferente.
Al elegir esta opción se presenta la ventana Transferencia de Partidas Presupuestales, la cual
presenta al lado izquierdo la lista de las Partidas Presupuestales a Transferir y, al lado derecho,
la lista de las Partidas Presupuestales donde Transferir.
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Manual de Operación
Para realizar la Transferencia de Saldos de una Partida deberá realizar los siguientes pasos:
1° Observe que en la parte superior izquierda se vi sualiza el Presupuesto del año en curso, lo
que indica que sólo se podrán realizar transferencias de saldos entre periodos presupuestales
de la misma Partida o de diferentes Partidas sólo para el presupuesto en ejecución.
2° De la lista de Partidas Presupuestales a Transferir ubicarse en la Partida de la cual se
desea transferir y desplegar la misma haciendo un click en que se presenta al lado
izquierdo del código de la Partida, con lo que se visualizarán sus distintos Periodos
Presupuestales con sus correspondientes saldos.
Observación: Los Periodos Presupuestales que se visualizarán para la Partida desplegada
corresponderán a periodos anteriores al periodo presupuestal actual, según la fecha del
sistema, ya que sólo se podrán transferir importes de los saldos de periodos ya ejecutados.
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Manual de Operación
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Manual de Operación
- Documento: Especificar el tipo de documento que se utilizará en esta ventana para registrar
la aplicación del gasto al documento.
- Serie: Seleccionar una serie del documento.
- Número: Número del documento. Se visualiza automáticamente según el numerador de
documentos de acuerdo al Tipo de Documento y Serie especificados. Este valor es editable.
- Fecha: Fecha de registro del documento.
- T.Cambio: Tipo de cambio de la moneda extranjera en relación con la moneda oficial.
- Moneda: Seleccionar el tipo de moneda con la cual trabajará este documento y, por lo tanto,
en la cual se expresarán los importes monetarios aquí registrados. Para esto debe ingresar
el código de la moneda en la primera caja, si no lo recuerda presione la tecla F2 o haga click
en el botón , con lo que se presentará la ventana Buscar para que en ella busque y
seleccione la Moneda deseada.
3° A continuación especificar los datos solicitados en las columnas de la grilla que se presenta en
esta ventana, los cuales son:
Item: Número correlativo del registro de detalle. Se genera automáticamente.
Partida Psptal.: Especificar la Partida Presupuestal a la cual se aplicará el gasto de esta
línea de detalle. Para esto debe ingresar el código de la Partida en esta columna, si no lo
recuerda presione la tecla F2 con lo que se visualizará la ventana Buscar para que en ella
busque y seleccione la Partida Presupuestal deseada.
Descripción Partida: Se visualizará automáticamente el nombre o descripción de la Partida
Presupuestal cuyo código se especificó en la columna anterior.
Glosa: Ingresar el motivo, razón o descripción del gasto registrado en esta línea de detalle.
Periodo: Seleccionar el periodo presupuestal en el cual se aplicará el gasto de la Partida.
Importe: Es el importe o monto que se aplicará al gasto de la Partida Presupuestal por el
concepto indicado en la Glosa.
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Manual de Operación
Opciones de Reportes
Presupuesto General
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Manual de Operación
- 176 -
Manual de Operación
- 177 -
Manual de Operación
Nota: Para poder obtener la información adecuada en este reporte, se debió haber asignado
previamente la cuenta contable asociada a la Partida Presupuestal al momento de registrar
dicha partida en el presupuesto a la cual pertenece (Opción Partidas del Presupuesto – Submenú
Movimientos – Módulo Presupuestos).
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Manual de Operación
Comparativo General
Esta opción permite generar una consulta y/o reporte comparativo de los importes presupuestados
y los importes gastados de cada una de las Partidas Presupuestales de un determinado
Presupuesto de manera genérica, es decir, presentará el importe total presupuestado para la
partida y el importe total gastado a la fecha de la generación de la consulta.
Esta ventana permite seleccionar el Presupuesto y la Cuenta contable
La información generada visualizará el código de la Partida Presupuestal en IdPartidaPstal, su
correspondiente Glosa, la descripción del Tipo de Gasto registrada para la Partida, el Área a la
cual pertenece la Partida, la descripción de la Cuenta contable y el Importe de la Partida
asignado en el Presupuesto seleccionado.
- 179 -
Manual de Operación
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Manual de Operación
Nota: En este reporte el gasto presupuestal reflejado en los Estados Financieros se puede
generar, siempre y cuando se haya registrado la Cuenta Contable Asociada a la Partida
Presupuestal, al momento de editar las Partidas del Presupuesto (Opción Partidas del
Presupuesto – Submenú Movimientos – Módulo Presupuestos).
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Manual de Operación
Como se mencionó en las características del módulo Presupuestos, el sistema NISIRA v.2.0
permite el Control del Gasto Presupuestal en los diferentes módulos donde se registre egreso de
dinero.
El Control del Gasto Presupuestal es parametrizable, dependiendo de si la empresa desea o no
controlar sus gastos de acuerdo a lo presupuestado, para lo cual se deberá configurar el
parámetro CONTROL DEL GASTO PRESUPUESTAL realizando los pasos siguientes:
1° Seleccionar la opción Configuración del Sistema del submenú Utilitarios.
2° Se presenta la ventana Configuración del Sistema. En la parte izquierda de esta ventana
deberá elegir la clasificación de Parámetros Iniciales (haciendo un click sobre ella) y luego
seleccionar la subclasificación de Presupuestos.
3° Observe que, después de realizar el paso anterio r, en la parte derecha de esta ventana se
presentan los parámetros utilizados en el Módulo de Presupuestos, debiendo configurar acá
el parámetro Control del Gasto Presupuestal asignándole el valor SI.
4° Una vez configurado este parámetro deberá hacer un click en el botón Grabar de la barra
de herramientas que se presenta para esta ventana.
El Control del Gasto del Presupuesto se hará en todas aquellas ventanas donde se registren
egresos de dinero para la empresa, siendo éstas:
Pedidos para Compras
Pedidos de Servicios
Órdenes de Compra
Órdenes de Servicio
Provisiones de Documentos por Pagar
Liquidaciones de Gastos
Egresos de Bancos
Orden de Pago
Planillas
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Manual de Operación
En el detalle (grilla) de cada una de estas ventanas se presentará una columna etiquetada como
Partida Pstal., como en el siguiente ejemplo:
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Manual de Operación
En esta ventana Buscar se visualiza la descripción del Presupuesto que se corresponde según la
fecha del documento, es decir, el Presupuesto en ejecución, el mismo que no se podrá editar.
Luego en Área podrá seleccionar el área de la empresa para la cual desea visualizar las Partidas
que se le han presupuestado.
Opcionalmente, podrá especificar el Tipo de Gasto, la Clasificación del Gasto, la
SubClasificación del Gasto y el Destino del Gasto, para filtrar los registros de las Partidas por
esos datos. Para realizar esas especificaciones deberá digitar el código en la primera caja, si no lo
recuerda presione la tecla F2 en esta caja o haga un click en el botón , con lo que se mostrará
la ventana Buscar para que en ella busque y seleccione el Tipo de Gasto, la Clasificación del
Gasto, la SubClasificación del Gasto o el Destino del Gasto deseado, de acuerdo al dato que esté
buscando.
Observaciones:
Los Tipos de Gasto, las Clasificaciones del Gasto y las SubClasificaciones del Gasto que se
visualizan en la ventana Buscar son los que se registraron previamente en el sistema en su
respectiva ventana de mantenimiento (Opción Tipo de Gasto Presupuestal – Submenú Tablas –
Módulo Presupuestos).
Los Destinos de Gasto que se visualizan en la ventana Buscar son los que se registraron
previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Destino del
Gasto – Submenú Tablas – Módulo Presupuestos).
Luego hacer click en el botón con lo que se visualizarán en la grilla las Partidas
Presupuestales que se hayan registrado en el sistema para el Área y Presupuesto especificados,
de las cuales deberá seleccionar una de ellas haciendo doble click sobre la misma o ubicándose
en ella, haciendo un click sobre la misma, y luego dando un click en el botón .
Una vez seleccionada la Partida Presupuestal en la ventana Buscar se visualizará el código de
esta Partida en la columna Partida Psptal. y su correspondiente nombre o descripción en la
columna Descripción Partida Psptal de la grilla del documento.
El sistema valida la Partida Presupuestal especificada, para determinar si efectivamente el importe
del gasto indicado en esta línea de detalle podrá ser cubierto por dicha Partida, pudiéndose dar el
caso de que se presenten los siguientes mensajes:
Si la Partida Presupuestal pasa todas las validaciones contempladas por el sistema, entonces el
importe del gasto de la línea de detalle afectará a dicha Partida disminuyendo el saldo de la
misma.
En las ventanas donde se especifican Partidas Presupuestales se visualiza el botón ,
situado arriba de la grilla, cuya función es mostrar un resumen de las Partidas Presupuestales que
se han utilizado al presupuestar las líneas de detalles del documento, mostrando para cada
Partida su correspondiente código, descripción, el importe total presupuestado para la partida, el
importe ejecutado o gastado de la partida, el importe gastado de la partida en el documento y el
saldo de la partida.
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Manual de Operación
Observación: Al hacer click derecho sobre una las líneas de la grilla se visualizará un menú
emergente o menú contextual que incluye la opción Kardex de Partida, la cual nos permita
acceder al reporte del Kardex de la Partida Presupuestal seleccionada, el mismo que puede ser
accedido también desde la opción Kardex de Partida Presupuestal del submenú Reportes del
módulo de Presupuestos.
Nota: Sólo se visualizarán datos en esta grilla de la ventana auxiliar de Partidas Aplicadas
después de que el documento haya sido Presupuestado.
Como ya se sabe para aprobar un documento tiene que hacer click en el botón
Presupuestado
Para esto el documento donde se controle el gasto presupuestal tiene que incluir el estado
Presupuestado en su flujo de documentos (Opción Flujo de Documentos – Definición de Flujo de
Documentos – Submenú Utilitarios), tal como se muestra en el ejemplo siguiente, donde se
visualizan los estados definidos para el documento de Orden de Compra:
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Manual de Operación
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