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Documento propiedad de INDUSTRIAS PROMI DE OCCIDENTE, S.A DE C.V.

PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL SIN AUTORIZACIÓN


OBJETIVO
Documentar el procedimiento llevado a cabo actualmente por la administración de la compañía para la
adquisición de materias primas y materiales que por sus importes se decide canalizar la misma vía ‘Caja
Chica’ con proveedores nacionales solicitadas por los clientes internos, cumpliendo las políticas de
compras, precio, calidad, servicio y fechas de entrega, buscando la reducción de costos, mejores
condiciones de negocio con los proveedores para satisfacer las necesidades de la compañía.

ALCANCE
Este procedimiento aplica al personal del Departamento de Compras Nacionales, Almacén, Tesorería; así
como el Jefe de Administración y Finanzas de Industrias Promi de Occidente, S.A. de C.V.

DEFINICIONES
Sistema SAP. Es un sistema ERP (Enterprise Resource Planning: Planeación de Recursos Empresariales)
cuyas siglas significan, Systems, Applications, Products in data processing (Sistemas, Aplicaciones y
Productos para procesamiento de datos), desde el cual se puede administrar toda una empresa, teniendo
cada departamento su módulo correspondiente, lográndose con esto que toda la compañía este integrada
y relacionado entre sí.

Transacción (SAP). Llamado a la ejecución de un programa en el campo de comandos definidos por el


sistema dentro del sistema SAP especificados por el usuario o basados en roles.

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PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL SIN AUTORIZACIÓN
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PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL SIN AUTORIZACIÓN
RECEPCION DE LIBERACION DE ASIGNACION DE COMPROBACION RECOPILACION
SOLICITUD DE Vía compra
SOLICITUDES DE COMPRA caja chica
RUTA RECEPCION DE MERCANCIA DE COMPRAS DE
PEDIDO DE COMPRA Criterio REALIZADAS DOCUMENTOS
Se revisan antes de autorización según Encargada de compras Auditor/Almacen recibe Diariamente
Según necesidades de cada que no les hagan falta datos en importancia asigna ruta a Mensajero materiales al Mensajero Mensajero entrega Depto. de compras
departamento los formatos (fecha, y firma vale de caja de
del gasto comprobación del día reenvía facturas a
descripción, depto., firmas, etc.) dinero entregado a Encargada de Depto.Contabilidad
Compras. (pdf –xml)
Vía Compra Normal

PROCESO
NORMAL DE
COMPRA
Vía generación
de Orden de
compra por
sistema SAP

CAMBIO DE REGISTRO DE FACTURAS


CHEQUE POR FIRMA DE CHEQUE ENTREGA DE LIBRO DE
ENTREGA DE ENTREGA DE LIBRO DE Y CAJA CHICA (SAP)
TESORERIA ENTREGA EFECTIVO CAJA A TESORERIA CAJA A CONTABILIDAD
EFECTIVO A ENCARGADA EFECTIVO A Depto. Compras realiza sus
Gerencia de pagos recibe toda la
DE COMPRAS TESORERIA Mensajero documentación soporte, Revisa y valida XML de cada respectivos procesos en SAP
Tesorería recibe documentación
personalmente autoriza y firma cheque una de las facturas que para registrar y compensar el
y procederá a elaborar cheque.
cambia cheque en el bancario. integran la caja a comprobar saldo de la caja chica.
banco.
Proceso detallado paso a paso de acuerdo a mapeo.

1) RECEPCION DE SOLICITUD DE PEDIDO DE COMPRA


De acuerdo a las necesidades de cada departamento (clientes internos), cada usuario o solicitante elaborara una
solicitud de pedido y/o requisición de compra vía sistema SAP, que por lo regular para los casos de compras
nacionales por medio de caja chica pueden ser (papelería, insumos pequeños de computo, materiales varios,
refacciones, materias primas auxiliares para la producción, paquetería, servicios, etc.).

2) LIBERACION DE SOLICITUDES DE COMPRA


Los días viernes de cada semana entre las 08:30 y 10:30 horas es el día asignado para recibir las requisiciones de
compra generadas por las diferentes áreas o deptos. de la compañía; están serán revisadas de manera conjunta
entre la Auxiliar de compras y la Encargada y/o responsable del departamento, de manera que estás
requisiciones puedan ser entregadas, durante el transcurso del mismo día, personalmente al Gerente de
Administración y finanzas para su autorización, dejándose como evidencia la rúbrica de esta persona en el
mismo formato de la requisición, durante esta autorización estará presente la responsable del departamento
de compras para que de surgir alguna duda sea aclarada en ese momento y así agilizar el proceso, de lo contrario
no será autorizada la misma.

CRITERIO DE SELECCIÓN
Si la requisición es por un monto mayor a $1,500 aproximado y la prioridad del material o servicio no es con
carácter de urgente y requiere características muy específicas para su cotización, se procederá a canalizar esta
requisición como una compra vía orden de compra por sistema SAP (véase Procedimiento de Compra Nacional)

De lo contrario si la requisición es por un monto menor a $1,500 aproximado y la prioridad del material es con
carácter de urgente, aunado a que no es un material o servicio que requiera la realización de cotizaciones por el
mismo valor o importe no considerable se procederá a canalizar esta requisición como una compra por medio
de caja chica.

3) ASIGNACION DE RUTA
Ya una vez autorizada y seleccionada la requisición por este canal de compra, la Encargada del Depto. le asignara
una ruta al Mensajero en base a las prioridades del día, dándole dinero en efectivo a esta persona para cubrir
las compras a realizarse, dejándose como evidencia de esto un vale de caja a manera de responsiva de la entrega
del efectivo a comprobar posteriormente.

4) RECEPCION DE MERCANCIA
Después de que el Mensajero realizo su ruta asignada, este regresara a las instalaciones de la compañía para
entregar los materiales o productos comprados, será recibida la misma por una persona diferente al Mensajero
realizando una doble función (Auditoria y Resguardo) dejándose como evidencia de esta recepción sello con
fecha y firma del mismo en la nota o factura que ampare la mercancía.

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5) COMPROBACION DE COMPRAS REALIZADAS
Ya una vez recibida la mercancía con su respectivo soporte, el Mensajero entregara al Depto. de Compras
Nacionales la comprobación en documentos o facturas de las compras hechas y así proceder a destruir el vale
de caja firmado al momento de la asignación de la ruta.

Cabe mencionar que si de la comprobación a entregar hubo sobrante de dinero en efectivo este será devuelto
a la Responsable del Depto. para su resguardo; en caso contrario si hubo faltante y el Mensajero tuvo que poner
de su propio dinero este tendrá que comprobar el mismo para su reembolso que por lo regular será en el
momento, de no ser así por no disponerse de efectivo en caja chica será repuesto a la brevedad.

6) RECOPILACION DE DOCUMENTOS
Ya una vez realizada la comprobación respectiva, el Departamento de Compras recopilara toda esta
documentación con su respectivo soporte; y reenviara las facturas electrónicas (pdf y xml) recibidas, al correo
electrónico del Departamento de Contabilidad proveedores@promi.com.mx.

7) REGISTRO DE FACTURAS Y CAJA CHICA (SAP)


Ya recopilada la información, el Departamento de Compras procederá a realizar el proceso de registro de todas
estas facturas, de la caja chica y de su compensación de las mismas por medio de sus respectivas transacciones
en su módulo de compras de sistema SAP, que se describen a continuación en el siguiente orden:

7.1. FB60 Registrar factura de acreedor. En esta transacción se registraran todas y cada una de las facturas que
soporten el valor de la caja a pagar y/o reembolsar asignándole el sistema un número de cuenta de acreedor
por cada proveedor y sus respectivas facturas, es decir la creación del pasivo.

Capturar la transacción en el recuadro subrayado

Se presenta la siguiente pantalla:

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Llenar los siguientes datos en la pestaña de Datos básicos:

Acreedor: Buscar en catalogo el número de cuenta.


Referencia: Numero de factura.
Fecha factura: Fecha de la misma.
Importe: Según factura.

Habilitar generalmente opción V4 o según sea el caso.


Texto: Concepto del gasto.

Cta. mayor: Importe moneda: Centro coste:


Cuenta de mayor a la El importe según factura Subcuenta contable
que será contabilizado
ese gasto

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En la pestaña de Detalle:

Txt.cabec: Concepto del gasto


Status de este icono en verde

Dar click en simular verificar datos correctos

y finalmente dar click en contabilizar

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7.2. FBCJ Libro de caja. Posteriormente se procederá a ingresar a esta transacción donde se creara la caja a
reembolsarse, asociándose los números de acreedores registrados en la anterior transacción para así integrar
factura por factura el total del valor de la caja, imprimiéndose este documento llamado libro de caja que servirá
como caratula de todo el paquete de la documentación soporte y en el mismo se deje evidencia de su revisión,
o acuse de recibido con la rúbrica y/o firma de la persona involucrada.

Capturar la transacción en el recuadro subrayado

Se presenta la siguiente pantalla:

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Dar click en Cambiar libro caja

Sociedad: 1000

Libro de caja: Según aplique

Llenar los siguientes datos:

Acreedor: Buscar en catalogo el número de cuenta.


Referencia: Numero de factura.
Fecha factura: Fecha de la misma.
Importe: Según factura.
Habilitar generalmente opción V4 o según sea el caso.
Texto: Concepto del gasto.

7.3. F-44 Compensar acreedor. Finalmente se ingresara a esta transacción con el número de cuenta de acreedor
que le corresponda a cada proveedor y sus respectivas facturas, para así proceder a realizar la compensación de
las mismas y/o eliminación del pasivo y el sistema libere los saldos de cada proveedor y/o facturas.

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Llenar los siguientes datos:

Cuenta: Buscar en catalogo el número de cuenta.


Sociedad: Numero de factura.
Fe. compensación: Fecha de la misma.

Continuar

Se seleccionaran las partidas a compensar que siempre estarán en azul y buscar los mismos importes pero en

negativo e irlos seleccionando a modo de ir saldando esos importes, continuar así sucesivamente hasta
compensar todas las partidas que integren el importe total del libro de caja.

8) ENTREGA DE LIBRO DE CAJA A CONTABILIDAD


Ya realizadas y cerradas todas estas transacciones y con la impresión del libro de caja y su documentación
soporte, se entrega el paquete al Depto. de Contabilidad y este valida que estén debidamente respaldas con sus
XML correspondientes enviados al correo del departamento con anterioridad.

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9) ENTREGA DE LIBRO DE CAJA A TESORERIA
Continuando con el proceso, el departamento de Contabilidad entregara la documentación del libro de caja ya
validado al departamento de Tesorería, para que este únicamente proceda a elaborar el cheque para el
reembolso de la caja a pagar con la correspondiente impresión de la póliza de cheque; haciendo uso de su
respectiva transacción en sistema SAP que corresponde al módulo autorizado de este departamento.

10) FIRMA DE CHEQUE


Ya realizado este proceso en sistema SAP la Encargada de Tesorería entregara la documentación soporte del
libro de caja a la Gerencia de pagos y esta autorice y proceda a firmar el cheque emitido anteriormente para su
posterior cambio en efectivo, fungiendo este proceso como el ultimo filtro de revisión y/o visto bueno por parte
de esta Gerencia.

11) CAMBIO DE CHEQUE POR EFECTIVO


Ya una vez autorizado y firmado el cheque, este le será entregado al Mensajero para que se dirija al banco
correspondiente y realice el cambio a efectivo.

12) ENTREGA DE EFECTIVO A TESORERIA


El Mensajero ya con el efectivo en mano se lo entregara a la Encargada de Tesorería como medida de control
para que esta persona valide la cantidad en efectivo entregada.

13) TESORERIA ENTREGA EFECTIVO A ENCARGADA DE COMPRAS


Ya teniendo en su poder el dinero en efectivo, la Encargada de tesorería se pondrá en contacto con la Encargada
de Compras y entregarle personalmente el mismo, dejándose como evidencia de esta entrega la firma o rubrica
de la Encargada de compras en la póliza de cheque impresa anteriormente durante el proceso.

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