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Programación de
Recogida de Mcía Solicitud Recogida Para mejorar los tiempos de recogidas con frecuencia se utiliza la práctica viable de
para realizar
en Vehículo en Vehículo
tramitar la documentación con personal en moto o de CRP y luego se solicita el vehículo.
Para disminuir el riesgo de que la mercancía lista para recoger no sea la misma que
se recoge, antes de culminar la gestión de documentación debe solicitarse el vehículo.
OPS-01-FL03
Planilla
'Programación
recogidas' impresa
recibida por tripulación

Programación de Planear recorrido Solicitud

Distribución Solicitud Recogida Recogida
y conducir
Mcía para realizar de Mcía
vehículo para
en Vehículo realizar la recogida

Tripulación Tripulación Dirección y/o Dirección y

Autoridad Se presenta
informada de informada de cliente a quien se cliente a quien se Solicitud directa
competente Nov ajena al
recogida recogida le va a recoger Mcía le va a recoger Mcía recibida durante el
retiene Mcía servicio que obstaculiza
a realizar a realizar no encontrado encontrados recorrido,aprobada
la Recogida de Mcía
y anotada en planilla
Confirmar
dirección y/o Reportar Novedad ajena al Saludar, presentar Elaborar y/o entregar
cliente con Nov a Of. Central Servicio que obstaculiza la Empresa, si el Orden de recogida
En la planilla se oficina central la Recogida y/o
Registrar en la planilla cliente no es conocido si el cliente así
registra, sólo la la Entrega de Mcía
'Programación y ofrecer servicio lo requiere
información
recogidas' la solicitud Oficina central Retención de Mcía,
necesaria para
para atender informada sobre durante el recorrido Orden de
realizar la recogida Servicio
dirección y/o cliente del Vehíc Ac Local recogida
(no se requiere llenar de recogida
Solicitud no encontrado reportada a Of entregada
todos los campos de ofrecido
la planilla) de recogida al cliente
para atender Verificar con el cliente
registrada en planilla registrar en sistema
y reportar a
tripulación ajustes Toda Mcía importada
Retención de Mcía
requiere documentación legal
por parte de
Información Autoridades
verificada, ingresada Competentes
al sistema y reportada Verificar: tipo de Verificar Verificar Verificar Doc
Verificar peso
a tripulación Mcía, población empaque si Mcía está legal
y/o volumen
destino, lugar de y estado rotulada según si la Mcía
de la Mcía
entrega (ver atributo) del mismo lo establecido lo requiere

Confirmar a Of
el recibo de la
información

Solicitud Cumple No cumple

recogida requisitos de requisitos
confirmada por recogida de recogida
tripulación
Asesorar al cliente
en requisitos y
consultar posibilidad
Verificar si la hora de cumplirlos
de recogida permite
que el despacho
salga el mismo día

Cliente hace ajuste Cliente

Despacho para cumplir requisitos no puede
Despacho sale sale el mismo y se continúa cumplir
al día siguiente día de la con el proceso requisitos
recogida

Informar al
Supervisor en Of para
que se comunique con
el cliente y le asesore

Supervisor
informado para
que asesore
al cliente

Informar al cliente
que,por la hora de
recogida, su Mcía
sale al día siguiente
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Cliente asesorado Cliente asesorado
y no acepta y acepta Identificar
continuar con continuar con tipo de cliente
el despacho el despacho

Cliente de contado
para cancelar Cliente FAC
en Ciud origen con autorización Cliente de Cta Cliente interno
o destino aprobada
Separar Mcía por
CD y dest, contar,
pesar y/o cubicar y Determinar
solicitar V/r Mcía si hay que
elaborar
Información Doc despacho
despachos
obtenida
Se requiere Doc despacho
elaborar elaborado por
Liquidar valor Doc despacho el cliente
del despacho
Separar Mcía por
Recibir La información
CD y dest, contar,
Valor del del cliente el del Doc despacho
pesar y/o cubicar y
despacho Doc despacho debe coincidir
solicitar V/r Mcía
liquidado con la del rótulo

Información
Informar al cliente V/r despachos Doc despacho
a pagar y asesorarlo obtenida recibido
si es necesario
en liquidación La información Cuando se realice la
digitación, es necesario Recibo de Mcía
del Doc despacho Elaborar
verificar que la información en CRP
debe coincidir Doc despacho
Cliente asesorado Cliente Cliente con la del rótulo digitada coincida con
en liquidación acepta el acepta el la del Doc despacho.
no acepta el V/r a pagar V/r a pagar
V/r a pagar en Ciud destino en Ciud origen Doc despacho
elaborado
Es requisito legal Documentación
Consultar Llega vehículo despachos y Mcía
Advertir: 'Si el que la Rem-factura
forma de pago y a CRP listas para entregar
destinatario no paga incluya el nombre y cédula
elaborar o imprimir al Vehic Ac Local
el Rte debe de quien cancela la factura
Rem-factura
responder por el flete'

Cliente Rte
advertido sobre Rem-factura Rem-factura Rem-factura
el pago del flete elaborada o impresa elaborada o impresa elaborada o impresa
y Cliente cancela y cliente cancela y Cliente cancela
con efectivo Determinar
con tarjeta débito con cheque
tipo de chequeo
Elaborar o
imprimir Rem Recibir el dinero
para pago en y chequear la Digitar en datáfono Recibir,revisar
destino calidad y legalidad V/r flete a pagar cheque a nombre de
de este y solicitar al cliente Transportadora Comercial
digitar su clave Colombia SA. o TCC Chequeo de
Chequeo por
Rem para Unds por Centro
Dinero total Unds
pago en destino de Distribución
recibido V/r fletes y
elaborada o
correctamente clave del cliente Cheque Contar total Unds Contar y ubicar Unds
impresa
digitados correcto al cargar vehículo por CD al cargar
en datáfono y ubicar por CD, vehículo, verificando
verificando .vs. Doc .vs. Doc despacho
Imprimir en datáfono Colocar sello
'comprobante pago' restrictivo 'Páguese
y solicitar firma,cc y al primer beneficiario'
tel del cliente si no lo tiene

Comprobante
Cheque Avería presentada
datáfono con Hay No hay
con sello durante el proceso
firma, cc y Tel inconsistencias inconsistencias
restrictivo de recogida
del cliente
de la Mcía
Entregar Solicitar al cliente
Consultar
al cliente C.C y anotar al respaldo
inconsistencias Reportar a
copia del cheque: datos cliente
al cliente y solicitar Superv o Aux
comprobante y No. Rem
ajustes necesarios avería presentada
Copia del Cheque
comprobante con datos
entregada al del cliente Avería presentada
Inconsistencias
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Inconsistencias
cliente y No. Rem en bodega del
Cliente no aclaradas y ajustes
cliente o durante el
hace ajustes realizados por
recorrido del Vehiculo
el cliente
Solicitar al cliente
anotar en Doc Informar al Mcía con indicios
despacho nombre cliente que no se de Faltante interno
y cédula acepta el despacho o Avería en
y se devuelve la Mcía Verificar contenido Ciudad Origen
Doc despacho Doc despacho
con nombre Mcía devuelta Firmar por recibo,
y cédula al cliente Entregar copia del cliente
y no se concreta
el despacho
Solicitar al cliente Doc despacho
presentación de cc firmado por cliente y
e impresión TCC y copia del cliente
de huella en Doc entregada

Cédula presentada Determinar si

por el cliente y V/r Mcía Vehíc
Doc con huella supera topes
impresa establecidos

La información Verificar anotación, En la digitación, es necesario

del Doc despacho solicitar ajustes verificar que la información
debe coincidir necesarios y digitada coincida con
devolverle la Cédula la del Doc despacho. Valor Mcía Valor Mcía
con la del rótulo
supera topes no supera topes
Datos verificados, establecidos establecidos
ajustes necesarios
realizados y Seguir pautas
y C.C devuelta establecidas
para disminuir
Registrar venta los riesgos
en planilla
'Ventas y recaudos Pautas para
servicios especiales' disminuir
los riesgos
Venta registrada ejecutados
en planilla
de servicios
especiales

Consultar al
cliente si hay
recogidas para Actualizar planillas,
el día siguiente reportar a Of
y recibir
instrucciones

Hay recogidas No hay recogidas

para el para el
día siguiente día siguiente
Atender
Regreso
otra solicitud
Anotar nueva a bodega
recogida
recogida en planilla
'Programación
recogidas' Desplazar Vehíc Anotar solicitud
a bodega TCC en planilla
Nueva recogida y parquear en 'Programación
anotada sitio establecido Recogidas'
en planilla de
recogidas Solicitud de
Vehículo
recogida
Ac Local
anotada en
en bodega TCC
la planilla

Totalizar, cuadrar Determinar si hay Organizar y entregar Entregar planilla

Entregar a Resp
ventas y hacer el Mcía para recomendar Doc despachos para 'Programación recogidas'
documentación
respectivo registro por costosa, delicada procesar en sistema para actualizar
para el cargue
en la Planilla S.E o urgente liquidación de Rem sistema recogidas

Ventas Planilla 'Control Planilla

totalizadas, Mcía recibida', de recogidas
cuadradas y tiquetes y/o planilla recibida por Resp
registradas CRP recibidos Hay Mcía No hay
para Mcía para Recibo de Rln de envío, facturas y
Recibo de PTC Verificar si hay
Entregar a Resp Cargue Mcía recomendar recomendar información en Rem licom organizadas
con información información pendiente
y/o llevar a buzón Ruta Nal y medios magnéticos de menor a mayor
despachos por actualizar en
planilla S.E,dineros Documentación y su soporte en Doc para Digitar
recaudados y Doc(s) Informar y sistema recogidas
Viaje
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notificar (por escrito)
Planilla, dineros y a Resp en destino,
Doc(s) entregados Und a recomendar No hay
Hay información
a Resp o llevados información
pendiente
a buzón Und Procesamiento pendiente
por actualizar
recomendada y transmisión por actualizar
Recaudos y a Resp de Información
cuadre diario por Ver documento Word: Despachos Actualizar
ventas de contado, Recomendación de Mcía información
FCE y terceros pendiente en el
sistema de recogidas

Entregar a Resp Información

la Mcía que se recogidas
va a despachar actualizada

Mcía recibida
para su respectivo
chequeo en bodega
Analizar información
Cargue Mcía y tomar
Ruta Nal y decisiones
Documentación
Viaje Información de
Recolección
analizada para
posibles mejoras