Protocolo Uso de Vehículos

PR-07 Institucionales VERSION-0112062019

Elaborado por: Ing. Paula Zeledón Chavarría Aprobado: Ing. Miguel Cortés Fecha emisión: 12/06/2019

1. OBJETIVO

1.1. Regular el uso, mantenimiento y salvaguarda de la flota vehicular

perteneciente a la ASADA San Rafael de Ojo de Agua; así como,
reglamentar la asignación, provisión y control de combustible, con la
finalidad de:
1.1.1. Disponer el uso racional de la flota vehicular de la ASADA San Rafael
de Ojo de Agua, implementando un sistema adecuado de control.
1.1.2. Evitar que los vehículos de uso institucional, puedan ser destinados
para uso privado o beneficio particular.
1.1.3. Suprimir gastos por el uso irracional de vehículos.
1.1.4. Establecer un sistema de control interno para el uso de la flota
vehicular perteneciente a la ASADA San Rafael de Ojo de Agua.

2. UBICACIÓN

2.1. Será de uso en el ámbito nacional según la naturaleza de la gestión y

necesidad de la organización.

3. ALCANCE

3.1. ASADA San Rafael de Ojo de Agua.

 Miembros de Junta Directiva

 Administrativo.
 Operativo.

4. DEFINICIONES

4.1. Para fines del presente Protocolo se debe considerar las siguientes
definiciones:

 Bitácora: Documento que permite llevar un registro escrito del control del
kilometraje del vehículo y el uso de gasolina en forma cronológica.

Página1 de 6
 Protocolo Uso de Vehículos
PR-07 Institucionales VERSION-0112062019

Elaborado por: Ing. Paula Zeledón Chavarría Aprobado: Ing. Miguel Cortés Fecha emisión: 12/06/2019

 Conductor: Funcionario designado como responsable de conducir un

vehículo de la entidad para transportar al personal administrativo, operativo,
miembros de la junta directiva o material, cuando así se lo requiera.
 Asignación: Acto administrativo mediante el cual se entrega a un servidor
un vehículo de la entidad generando responsabilidad sobre su uso y custodia.
 Previsión: Etapa del proceso administrativo para prever o preparar con
anticipación los medios necesarios para prevenir posibles contingencias o
necesidades de la flota vehicular de la entidad.
 Flota Vehicular: Está constituido por todos los vehículos de propiedad de la
ASADA San Rafael de Ojo de Agua, que circulan por las vías del territorio
nacional con fines y/o actividades laborales.
 Mantenimiento: Función especializada de conservación que se efectúa a los
vehículos de la entidad para que permanezcan en condiciones de uso y evitar
su deterioro.
 Póliza de Seguro: Conjunto de documentos que contiene un Contrato entre
el asegurado y una Compañía de Seguros, donde se establecen los derechos
y obligaciones de ambas partes, en el mismo se incluye el valor atribuido y
declarado por el asegurado para el vehículo y sus accesorios.
 Salvaguarda: Protección de los vehículos de propiedad de la entidad contra
pérdidas, robos, daños y accidentes
 Requisición: Documento que permite la realización de una solicitud de
adquisición de un producto o servicio a nivel interno de una organización.

5. RESPONSABLES

5.1. Conductor
5.1.1 Contar con la licencia respectiva para el vehículo que le sea asignado
e informar a su jefatura directa las fechas de caducidad de la misma.
5.1.2 Revisar el estado mecánico mínimo del vehículo (niveles de fluidos y
líquidos).
5.1.3 Cerciorarse que el vehículo tenga el combustible necesario para cumplir
su cometido de traslado.
5.1.4 Mantener limpio y aseado el vehículo, si no lo recibiese en esas
condiciones debe informar a su jefatura directa.

Página2 de 6
 Protocolo Uso de Vehículos
PR-07 Institucionales VERSION-0112062019

Elaborado por: Ing. Paula Zeledón Chavarría Aprobado: Ing. Miguel Cortés Fecha emisión: 12/06/2019

5.1.5 Orientar formativamente a los pasajeros para que no dañen el interior

de los vehículos.
5.1.6 Considerar las rutas más seguras para los traslados.
5.1.7 Dar fiel cumplimiento a las disposiciones de la Ley del Tránsito.
5.1.8 Abstenerse de comunicarse por celular, a no ser utilizando el sistema
de manos libres o sistema de bluetooth.
5.1.9 Asumir el pago de partes por no portar la licencia de conducir o tenerla
vencida, o por dejar el vehículo mal estacionado.
5.1.10 Informar oportunamente cualquier avería de los vehículos y no proceder
a arreglos “informales” o “precarios”, dado que los vehículos cuentan
con seguro orientado para ello.
5.1.11 Entregar al término de su ruta los comprobantes de eventuales gastos:
boletas de peaje, estacionamiento, combustible y cual gasto adicional
que se presente.

6. PREVISIÓN
6.1. Deberá comprobarse:
6.1.1. El vehículo debe estar dotado de dispositivos apropiados de lucha
contra incendios.
6.1.2. Se debe tener chaleco reflectante y dos triángulos reflectantes
plegables.
6.1.3. En las operaciones de mantenimiento o reparación se tendrá especial
cuidado con los distintos elementos móviles.
6.1.4. En las operaciones de mantenimiento o reparación, siempre que sea
posible, con el motor parado.
6.1.5. Antes de iniciar las maniobras de carga y descarga del material además
de haber sido instalado el freno de mano, si fuese preciso, se instalarán
calzos de inmovilización de las ruedas.
6.1.6. Colocar las cargas en el interior de la caja de forma uniforme,
compensando los pesos.
6.1.7. Respetar las normas de circulación.

Página3 de 6
 Protocolo Uso de Vehículos
PR-07 Institucionales VERSION-0112062019

Elaborado por: Ing. Paula Zeledón Chavarría Aprobado: Ing. Miguel Cortés Fecha emisión: 12/06/2019

6.1.8. Prohibido conducir si se ha ingerido alguna bebida alcohólica o

cualquier otra sustancia que pueda alterar la condición física o psíquica
del conductor.
6.1.9. Abróchese el cinturón de seguridad.
6.1.10. Salga siempre con el tiempo suficiente.
6.1.11. Avise siempre con antelación suficiente antes de realizar una
maniobra.
6.1.12. Respete siempre los límites de velocidad establecidos.
6.1.13. Mantenga la distancia de seguridad con el vehículo que circula delante
suyo.
6.1.14. Conduzca con prudencia evitando riesgos innecesarios.
6.1.15. Haga lo posible por aparcar su vehículo al margen de la carretera, para
repararlo o esperar la llegada de auxilio, y póngase el triángulo delante
de su cuerpo para protegerse, mientras va a colocarlo en el suelo, a 50
m. como mínimo delante o detrás del vehículo dependiendo del tipo de
carretera.

7. PROHIBICIONES Y SANCIONES

Los conductores responsables de los vehículos oficiales, quedan terminantemente

prohibidos de:
7.1. Conducir bajo influencia del alcohol o estupefacientes.
7.2. Usar el vehículo oficial para beneficio particular, privado o de recreo.
7.3. Usar el vehículo oficial en días sábados, domingos o feriados sin observar
el procedimiento de autorización expresa para estas situaciones
especiales.
7.4. Transportar en los viajes a personas ajenas a la institución sin autorización
expresa.
7.5. Poner en riesgo la seguridad del vehículo oficial.
7.6. Prestar o transferir el vehículo sin conocimiento de las autoridades
competentes.
7.7. Enajenar el vehículo oficial.
7.8. Dañar o alterar sus características físicas o técnicas del vehículo oficial.

Página4 de 6
 Protocolo Uso de Vehículos
PR-07 Institucionales VERSION-0112062019

Elaborado por: Ing. Paula Zeledón Chavarría Aprobado: Ing. Miguel Cortés Fecha emisión: 12/06/2019

7.9. Sacar el vehículo de la entidad sin previa autorización.

7.10. Conducir a velocidades excesivas de acuerdo al reglamento de tránsito.
7.11. Circular, sin tener placas oficiales, póliza de seguro vigente, e inspección
técnica vehicular.

8. MANTENIMIENTO

8.1. Los conductores designados de los vehículos de uso oficial de la ASADA,

estarán encargados de detectar posibles deficiencias mecánicas que
requieran el mantenimiento correctivo, para lo cual deben informar a la
Administración, para que se efectué el mantenimiento requerido, con la
finalidad de evitar accidentes, fallas y desperfectos imprevistos.
8.2. Las políticas de mantenimiento que se deben tomar en cuenta, son las
siguientes:
8.2.1. Elaborar una programación anual de mantenimiento para cada vehículo
perteneciente a la flota vehicular de la ASADA.
8.2.2. Registro cronológico del mantenimiento realizado a cada uno de los
vehículos.
8.2.3. Se contratará los servicios de un taller especializado en mecánica
automotriz y de reconocida experiencia técnica, para la realización del
mantenimiento periódico.
8.2.4. La Administración gestionará la realización del mantenimiento de los
vehículos, previa solicitud del conductor designado.

9. FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES ASIGNADOS

9.1. Los responsables de la conducción de la flota vehicular perteneciente a la

ASADA, tendrán las siguientes funciones:
9.1.1. Finalizado el día laboral, obligatoriamente deberán llevar los vehículos
al garaje y/o Parqueo asignado ubicado en los ambientes de la ASADA.
9.1.2. Presentarán mensualmente un informe detallado sobre el estado físico
del vehículo.
9.1.3. En caso de accidentes de tránsito, el conductor deberá informar de
inmediato a la Administración

Página5 de 6
 Protocolo Uso de Vehículos
PR-07 Institucionales VERSION-0112062019

Elaborado por: Ing. Paula Zeledón Chavarría Aprobado: Ing. Miguel Cortés Fecha emisión: 12/06/2019

9.1.4. Controlar el estado del vehículo, al inicio de cada día laborable y revisar
los aspectos mecánicos básicos, para garantizar su funcionamiento.
9.1.5. Coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo con el responsable
de la Administración
9.1.6. Desde el momento que recepciona la movilidad, es responsable de la
misma, por lo que debe precautelar por su perfecto estado de
funcionamiento.

10. DESCARGO DE VALES DE COMBUSTIBLE

10.1. La Recepcionista tiene la función de conciliar las entregas de vales de

combustible, con los registros de cada conductor y placa de cada vehículo.

Página6 de 6