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ACTIVIDAD 1
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ADMINISTRACIÓN Y
CONTROL DE INVENTARIOS
ADMINISTRACIÓN Y MATERIAL
ACTIVIDAD 1
CONTROL DE INVENTARIOS
ÍNDICE
1. GENERALIDADES
1.1 Conceptos.
1.1.1 Los inventarios.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios
para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las
materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para
la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la
producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios;
empaques y envases y los inventarios en tránsito.
ADMINISTRACIÓN Y MATERIAL
ACTIVIDAD 1
CONTROL DE INVENTARIOS
1. GENERALIDADES
1.1 Conceptos.
1.1.2 Administración de los inventarios
Concepto: Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y
evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de inventario
tenga la empresa, ya que a través de todo esto determinaremos los resultados
(utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer su situación
financiera y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación.
1. GENERALIDADES
1.1 Conceptos.
1.1.2 Administración de los inventarios
2. Afrontando la demanda.
Si la finalidad de la administración de inventario fuera solo minimizar las ventas
satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría cantidades
excesivamente grandes del producto y así no incluiría en los costos asociados con una
alta satisfacción ni la pérdida de un cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente
costoso tener inventarios estáticos paralizando un capital que se podría emplear con
provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en términos
de la opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo
de mantenimiento del inventario que se requiere.
1. GENERALIDADES
1.1 Conceptos.
1.1.3 Control de los inventarios.
El control de los inventarios se realiza de diversas maneras:
• Control contable.
Este puede realizarse mediante Kardex hasta sistemas computarizados, el tipo de
control se realizara dependiendo del tamaño de la empresa y el proceso productivo en
su caso.
• Control físico.
Este debe ser seguro y eficiente para esto tendrá que cumplir con ciertos requisitos
como la fácil localización y un lugar de almacenamiento apropiado.
1. GENERALIDADES
1.1 Conceptos.
1.1.3 Control de los inventarios.
A. Planeamiento.
B. Compra u Obtención.
1. GENERALIDADES
1.1 Conceptos.
1.1.3 Control de los inventarios.
C. Recepción.
D. Almacenaje.
Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), así como los
productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento de almacenes.
La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente:
• Comprobación de las cantidades que se reciben para determinar que son correcta.
• Facilitar almacenaje adecuado, como medida de protección contra los elementos y las extracciones
no autorizadas.
• Extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de salida para producción o
embarque.
ADMINISTRACIÓN Y MATERIAL
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CONTROL DE INVENTARIOS
1. GENERALIDADES
1.1 Conceptos.
1.1.3 Control de los inventarios.
E. Producción.
Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control físico, control interno de los
inventarios, incluye lo siguiente:
La información rápida y precisa de parte de la fábrica, constituye una necesidad para el debido
funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de control de producción.
F. Embarques.
Todos los embarques, incluyéndose aquellas partidas que no forman parte de los inventarios, deben
efectuarse, preferiblemente, a base de órdenes de embarque, debidamente aprobadas y preparadas
independientemente.
G. Contabilidad.
Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los inventarios, a
medida que los materiales se mueven a través de los procesos de adquisición, producción y venta.
Es decir la administración del inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que
se debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que
se deberá ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son
esenciales para las utilidades.
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CONTROL DE INVENTARIOS
1. GENERALIDADES
1.1 Conceptos.
1.1.3 Control de los inventarios.
E. Producción.
Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control físico, control interno de los
inventarios, incluye lo siguiente:
La información rápida y precisa de parte de la fábrica, constituye una necesidad para el debido
funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de control de producción.
F. Embarques.
Todos los embarques, incluyéndose aquellas partidas que no forman parte de los inventarios, deben
efectuarse, preferiblemente, a base de órdenes de embarque, debidamente aprobadas y preparadas
independientemente.
G. Contabilidad.
Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los inventarios, a
medida que los materiales se mueven a través de los procesos de adquisición, producción y venta.
Es decir la administración del inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que
se debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que
se deberá ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son
esenciales para las utilidades.
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CONTROL DE INVENTARIOS
1. GENERALIDADES
1.2 Propósitos
Entre las razones más importantes para constituir y mantener un inventario se cuentan:
• Protección de precios: la compra acertada de los inventarios en los momentos adecuados ayuda
a evitar el impacto de la inflación de costos. Obsérvese que contratar para asegurar el precio no exige
necesariamente recibir las mercancías en el momento de la compra.
• Descuentos por cantidad: Con frecuencia ofrecen descuentos cuando se compran cantidades
grandes.
• Menores costos de pedido: Si se compra una cantidad mayor de un artículo, pero con menor
frecuencia, los costos de pedido son menores que si se compran en pequeñas cantidades una y otra
vez ( sin embargo los costos de mantener un artículo por un periodo de tiempo serán más altos).
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CONTROL DE INVENTARIOS
1. GENERALIDADES
1.3 Funciones
En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra manera
no existiría. En fabricación, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a
menos que cada parte individual se lleve de maquina a máquina y que estas se preparen para
producir una sola parte. Entre sus funciones encontramos:
Algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una parte del inventario de manufactura
en proceso es inevitable. Al momento de llevar a cabo el recuento del inventario, parte de él estará
en las máquinas otra parte estará en la fase de traslado de una máquina a otra, o en tránsito del
almacén de materias primas a la línea de producción o de ésta, al almacén de artículos terminados.
Si van a tener producción es inevitable tener inventarios en proceso. Sin embargo, frecuentemente
podemos minimizar este inventario mediante una mejor programación de la producción, o bien
mediante una organización más eficiente de la línea de producción Como una alternativa, pueden
pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal manera que la carga de llevar dicho inventario en
proceso fuera para el subcontratista.
En ocasiones conviene acumular inventario en proceso para evitar problemas relacionados con la
programación y planeación de la producción. Si se trata de una política bien pensada, está bien; sin
embargo frecuentemente resulta ser un camino fácil para obviar una tarea difícil.
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CONTROL DE INVENTARIOS
1. GENERALIDADES
1.4 Características
Es necesario realizar un análisis de las partidas que componen el inventario. Debemos identificar
cuáles son las etapas que se presentaran en el proceso de producción, las comunes o las que se
presenta en su mayoría son:
• Materia Prima.
• Productos en proceso.
• Productos terminados.
• Suministros, repuestos.
Se debe conocer la política de administración de los inventarios: con quienes se abastecen; que
tan seguro es, preocupación por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas
mantienen en materia prima, productos en procesos y productos terminados; cual es la rotación
de los inventarios fijada o determinada; áreas involucradas en la administración ya sea el Gerente
de Producción, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc.; como se realiza el
control de los inventarios en forma manual o computarizada; tecnología empleada; naturaleza y
liquidez de los inventarios; características y naturaleza del producto; características del mercado;
canales de distribución; analizar la evolución y la tendencia.
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CONTROL DE INVENTARIOS
1. GENERALIDADES
1.5 Clasificación
• Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el
almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar,
donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos
cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades
o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física. Los registros
perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o
provisionalmente.
• Inventario Intermitente: Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre a él,
por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable
permanente, al que se trata de suplir en parte.
• Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico,
generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en
ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.
• Inventario Físico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de
las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del
inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada
de las existencias.
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CONTROL DE INVENTARIOS
1. GENERALIDADES
1.5 Clasificación
• Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo, del
peso o a la medida real obtenidos. Calculo del inventario realizado mediante un listado
del stock realmente poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad,
convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el
valor del activo principal. La preparación de la realización del inventario físico consta de
cuatro fases, a saber:
1. GENERALIDADES
1.5 Clasificación
• Inventario de Previsión: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los
de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.
• Inventario de Seguridad: Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en
dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores
como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a
fluctuaciones inciertas de la demanda.
• Inventario de Mercaderías: Son las mercaderías que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un momento determinado.
• Inventario de Fluctuación: Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones
en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo
no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de producción de manera que los niveles de producción no tengan que
cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda.
• Inventario de Anticipación: Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de promoción comercial o aun periodo
de cierre de planta. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las
tasas de producción.
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CONTROL DE INVENTARIOS
1. GENERALIDADES
1.5 Clasificación
• Inventario de Lote o de tamaño de lote: Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote
porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda.
Por ejemplo, puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en
grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los
artículos adquiridos.
• Inventario Estaciónales: Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir más
económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer
fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de producción de
las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse
frecuentemente.
• Inventario Intermitente: Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final
del periodo contable.
• Inventario Cíclico: Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según
tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios
de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden
a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema.
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CONTROL DE INVENTARIOS
Una de las características de los inventarios de producto en proceso es que va aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en el
producto terminado como consecuencia del proceso de producción.
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CONTROL DE INVENTARIOS
3. Sistemas de inventario.
3.1 Periódico.
En el sistema de inventario periódico el negocio no mantiene un registro
continuo del inventario disponible, más bien, al fin del período, el
negocio hace un conteo físico del inventario disponible y aplica los
costos unitarios para determinar el costo del inventario final. Ésta es la
cifra de inventario que aparece en el Balance General. Se utiliza también
para calcular el costo de las mercancías vendidas.
3. Sistemas de inventario.
3.2 Permanente
En el sistema de Inventario Permanente, el negocio mantiene un
registro continuo para cada artículo del inventario. Los registros
muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los
registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros
mensuales, trimestral o provisionalmente. EL negocio puede
determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías
vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el
inventario.
Ejemplo 2: La empresa comercial Don Pepe presenta los siguientes datos para ser ingresada
en la tarjeta kardex usando el método promedio ponderado.
Ejemplo 2: La empresa comercial Don Pepe presenta los siguientes datos para ser ingresada en la tarjeta kardex
usando el método promedio ponderado.
COSTOS
530.000 332.150
En pocas palabras entendemos que, el método LIFO es el inverso del método FIFO porque éste,
contrario a aquél, parte de la suposición de que las últimas unidades en entrar son las que primero
se venden y; en consecuencia, el costo de ventas quedará registrado por los precios de costo más
altos, disminuyendo así la utilidad y el impuesto a pagar, pero subvaluando el monto monetario de
los inventarios, que aparecerá valorizado a los precios más antiguos.
Bajo éste método la valorización de los inventarios finales y el costo de ventas arrojará resultados
diferentes según se lleve sistema periódico o permanente. Y esto ocurre porqué, en tanto que en el
sistema periódico las últimas entradas corresponderán a fechas cercanas al último día del período
que se esté valorizando, en el sistema permanente cada vez que ocurra una venta se tomarán los
últimos costos sólo hasta ésa fecha. Lo que significa que durante el periodo que se esté valorizando
habrá liquidaciones parciales de inventarios, si se lleva sistema permanente; lo que no ocurre bajo
sistema de inventarios periódicos.
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Ejemplo 1:
Ejemplo 2: La empresa comercial Don Pepe presenta los datos usados en el Ejemplo 2 Costo Promedio
Ponderado para ser ingresada en la tarjeta kardex usando el método LIFO.
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CONTROL DE INVENTARIOS
Este sistema asume que las primeras mercancías que entraron por la compra son las primeras mercancías
que salen en la venta.
Se ha considerado conveniente este método porque da lugar a una valuación del inventario concordante con
la tendencia de los precios; puesto que se presume que el inventario está integrado por las compras más
recientes y esta valorizado a los costos también más recientes, la valorización sigue entonces la tendencia
del mercado.
Por supuesto, éste método de valoración de inventarios se emplea para efectos contables más no para
propósitos tributarios, pues a mayor utilidad también mayor impuesto a pagar.
Ejemplo 1:
Ejemplo 2: La empresa comercial Don Pepe presenta los datos usados en el Ejemplo 2 Costo Promedio
Ponderado para ser ingresada en la tarjeta kardex usando el método FIFO.
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5. Bibliografía:
Müller, M. (2005). Fundamentos de Administración de Inventarios. Editorial norma.
Guerrero Salas, H. (2009). Inventarios Manejo y Control. (1ª edición). Editorial. Ecoe ediciones.
Rubio Ferrer, José Villarroel Valdemoro, Susana. (2012). Gestión y pedido de stock. Madrid, España: Editorial .Ministerio de Educación de España.
Rubén Suarez, L. (2012). Monografía, universidad veracruzana. Veracruz, México: Editorial. Editorial. Universidad Veracruzana.
6. Webgrafía:
Online Bussines School. (2013). Master en Dirección Financiera. Consultado el 01 de junio de 2014, en
http://www.gestiopolis.com/recursos2/documentos/fulldocs/fin/contab.htm